Come creare un'analisi win-loss con l'IA: passo dopo passo

Un'analisi win-loss confronta le trattative chiuse con quelle perse, spiegandone la differenza. Creala a partire da un'esportazione delle trattative chiuse. Conta le vittorie e le perdite per segmento, dividi per ottenere il win rate, quindi raggruppa i motivi della perdita in un breve elenco. Il conteggio richiede pochi minuti. È nel raggruppamento che ogni analisi win-loss fallisce.

Questa guida illustra prima il percorso con il foglio di calcolo, mostrando esattamente dove si blocca, per poi ricostruire la stessa analisi dall'esportazione in tre passaggi.

Cosa ti dice davvero un'analisi win-loss

Tre domande, in ordine di frequenza con cui influenzano una decisione.

Quanto spesso vinciamo? Il win rate è dato dalle trattative vinte divise per le trattative chiuse in un periodo. Di per sé è solo un tabellone segnapunti, non un'intuizione utile.

Dove vinciamo? Lo stesso tasso suddiviso per segmento, prodotto o dimensione della trattativa di solito varia molto di più rispetto al dato complessivo. Un'azienda con un tasso complessivo del 35% potrebbe essere al 41% nel mid-market e al 22% nell'enterprise, e questi due numeri indicano due problemi diversi.

Perché perdiamo? Questa è la parte che tutti vogliono e che quasi nessuno ottiene in modo chiaro. La risposta si trova in un campo di testo libero che cinque commerciali hanno compilato in cinque modi diversi.

Un'analisi win-loss che risponde solo alla prima domanda è un semplice report. Una che risponde a tutte e tre è un documento decisionale, e vale l'ora di lavoro in più richiesta.

Cosa ti serve prima di iniziare

• Un'esportazione delle trattative chiuse che copra almeno due trimestri, con una riga per ogni opportunità.
• Almeno quattro colonne: data di chiusura, esito, segmento o prodotto e importo.
• Una colonna con il motivo della perdita, anche se disordinata. Questa è la colonna che determina se l'analisi sarà utile o meno.
• Una definizione univoca di periodo. Data di chiusura o data di creazione, scelta una volta e messa per iscritto.

La guida di Microsoft per le PivotTable stabilisce chiaramente il requisito di formato: "I dati devono essere organizzati in colonne con una singola riga di intestazione". Le esportazioni CRM arrivano spesso con due righe di intestazione o una barra del titolo unita, quindi risolvi questo problema prima di fare qualsiasi altra cosa.

Un'altra cosa su cui vale la pena concordare prima della prima creazione: chi è il proprietario del campo relativo al motivo. Nella maggior parte dei team, il commerciale chiude la trattativa e sceglie l'etichetta. I commerciali cercano di ottimizzare la chiusura della trattativa successiva piuttosto che mantenere una tassonomia pulita. Non è un difetto caratteriale. Significa solo che l'insieme di etichette deve essere abbastanza breve da rendere ovvia la scelta giusta in tre secondi. Una sola persona dovrebbe gestire quell'elenco ogni trimestre.

Come fare un'analisi win-loss in un foglio di calcolo

Opzione 1: contare vittorie e perdite con COUNTIFS

COUNTIFS "applica i criteri alle celle in più intervalli e conta il numero di volte in cui tutti i criteri sono soddisfatti". Questo è l'intero calcolo del win rate. Conta le righe in cui l'esito è "Vinto" e il segmento è "Mid-Market", conta tutte le righe chiuse per quel segmento, quindi dividi.

Due dettagli documentati fanno risparmiare tempo in seguito. Microsoft fa notare che "ogni intervallo aggiuntivo deve avere lo stesso numero di righe e colonne dell'argomento criteria_range1". Selezioni irregolari, di conseguenza, interrompono la formula senza segnalare errori. Inoltre, sono consentite fino a 127 coppie di intervalli e criteri, molte più di quante ne servano per qualsiasi analisi.

Una trappola si nasconde nella stessa pagina. Se un argomento dei criteri punta a una cella vuota, COUNTIFS "considera la cella vuota come un valore 0". Un segmento vuoto viene quindi conteggiato come qualcosa anziché come nulla, ed è così che un segmento a cui nessuno vende finisce per contenere delle trattative.

Opzione 2: riepilogare con una PivotTable

Trascina l'esito in Righe e l'importo in Valori, e otterrai la pipeline vinta e persa per segmento. Per mostrare il win rate come percentuale anziché come conteggio, apri Impostazioni campo valore e usa la scheda Mostra valori come, dove si trova % del totale complessivo.

Puedes anche mostrare un valore sia come calcolo che come percentuale. Le istruzioni di Microsoft dicono di "trascinare l'elemento nella sezione Valori due volte", quindi impostare "Riepiloga valori per" e "Mostra valori come" per ciascuno di essi. In questo modo otterrai il conteggio delle trattative e la quota sul totale affiancati, senza bisogno di una seconda pivot.

Opzione 3: aggiungere i motivi della perdita

Ora trascina la colonna del motivo della perdita nella PivotTable e guarda cosa succede. Microsoft documenta questo comportamento con precisione: "Per impostazione predefinita, i campi della PivotTable posizionati nell'area Valori vengono visualizzati come SOMMA. Se Excel interpreta i dati come testo, i dati vengono visualizzati come CONTEGGIO".

Questo è corretto e previsto. Una colonna di motivi è composta da testo, quindi viene conteggiata. Il problema è che cosa conta.

Dove il percorso con il foglio di calcolo rallenta

La tua colonna dei motivi probabilmente contiene Price, price, Too expensive, Budget, No budget this year e Lost on cost. Si tratta dello stesso motivo scritto in sei modi diversi. Un conteggio di stringhe distinte ti dice che sono successe sei cose diverse, quando in realtà la stessa cosa è successa sei volte.

Quindi qualcuno deve mettersi lì con l'elenco in mano e decidere quali etichette hanno lo stesso significato. Questa valutazione è la vera e propria analisi, ed è manuale, e deve essere rifatta ogni trimestre man mano che i commerciali inventano nuove espressioni.

Tre piccoli attriti complicano ulteriormente la situazione.

Il vero motivo è spesso nelle note. Il menu a discesa contiene una risposta sbrigativa e il campo di testo libero contiene la vera storia, e nessuno aggrega il testo libero a mano.

I piccoli segmenti vengono interpretati come tendenze. Quattro trattative in un segmento sono solo un aneddoto, mas una percentuale accanto ad esse le fa sembrare un dato significativo.

La pivot diventa obsoleta. Anche in questo caso la documentazione delle PivotTable è importante. Quando arrivano nuove righe, "tutte le PivotTable create su tale origine dati devono essere aggiornate". Basta un solo aggiornamento dimenticato e l'analisi del trimestre precedente verrà presentata come quella del trimestre in corso.

Come creare un'analisi win-loss con l'IA

Passaggio 1: Carica l'esportazione delle trattative chiuse

Apri Powerdrill Bloom e carica l'esportazione. Excel, CSV, PDF e documenti sono tutti elencati come caricamenti supportati nel piano gratuito, quindi un download CRM grezzo funziona senza bisogno di una pulizia preventiva.

Non eliminare la colonna disordinata dei motivi e non eliminare nemmeno il campo delle note. Sono le due colonne più preziose del file, e sono proprio le due che di solito si tendono a rimuovere prima di iniziare.

Passaggio 2: Richiedi i conteggi e i gruppi di motivi in un unico prompt

Descrivi l'analisi in linguaggio naturale. Richiedi il win rate per segmento negli ultimi due trimestri, oltre alla dimensione media delle trattative per quelle vinte e perse. Quindi, chiedi di raggruppare i motivi della perdita in un breve elenco, indicando le etichette grezze che sono confluite in ciascun gruppo.

Richiedi la mappatura, non solo i totali. Vedere che Lost on cost e No budget this year sono stati uniti ti consente di accettare o rifiutare tale decisione. Si tratta di una valutazione discrezionale piuttosto che di un calcolo, ed è la parte che vuoi esaminare personalmente anziché delegare.

Già che ci sei, imposta una soglia minima. Chiedi che i segmenti al di sotto di un numero minimo di trattative vengano mostrati con il loro conteggio o nascosti del tutto. Questo evita che un segmento con sole quattro trattative venga interpretato come una tendenza.

Ogni cifra viene restituita con la riga corrispondente. Puoi aprire un conteggio sospetto e leggere le trattative che lo hanno generato prima che finisca su una diapositiva.

Passaggio 3: Trasformalo nel documento che le persone leggeranno davvero

Richiedi direttamente il layout. Win rate principale, andamento rispetto al periodo precedente, win rate per segmento, motivi di perdita raggruppati e una riga sulla variazione più significativa.

Salva il prompt. Il trimestre successivo ti basterà caricare la nuova esportazione ed eseguire le stesse istruzioni, trasformando un'analisi occasionale in un processo ripetibile. Se l'output deve diventare un documento pubblicato periodicamente, la pagina del generatore di report IA illustra questo percorso. La pagina per creare grafici da Excel copre invece la parte relativa ai grafici.

Cosa includere in un'analisi win-loss

Sezione	A cosa risponde	Errore comune
Win rate principale	Stiamo convertendo meglio rispetto al periodo precedente?	Includere le trattative aperte nel denominatore
Win rate per segmento	Dove si concentra la nostra forza?	Riportare segmenti con tre trattative come se fossero stabili
Dimensione media della trattativa, vinte vs perse	Stiamo perdendo le trattative grandi o quelle piccole?	Usare la mediana in una riga e la media in un'altra
Motivi di perdita raggruppati	Cosa continua a sconfiggerci?	Contare le etichette grezze invece di quelle raggruppate
Durata del ciclo di vendita	Le perdite avvengono lentamente o rapidamente?	Misurare a partire dalla data di creazione in una riga e dalla data di chiusura in un'altra
Perdite contro i concorrenti	Contro chi stiamo effettivamente perdendo?	Lasciare vuoto il campo del concorrente nella metà delle righe
Un'evidenza sulle variazioni	Cosa è cambiato rispetto al trimestre precedente?	Elencare ogni singolo cambiamento invece di quello che conta davvero

Limita il documento finale a una sola pagina. Un'analisi win-loss che si estende su nove diapositive viene letta una volta sola.

C'è una colonna che manca nella maggior parte delle versioni di questa tabella, ed è la più semplice da aggiungere: la data dell'esportazione. Due persone che confrontano il file del trimestre scorso con quello di questo trimestre finiranno inevitabilmente per non trovarsi d'accordo su quali trattative fossero aperte all'epoca. Una singola riga che indica quando sono stati estratti i dati mette fine a questa discussione prima ancora che inizi.

Un esempio pratico

Ipotizziamo che un trimestre si chiuda con 180 trattative: 63 vinte, 117 perse. Il win rate complessivo è del 35%. Suddividendolo per segmento, l'enterprise si attesta al 22% su 27 trattative, mentre il mid-market si attesta al 41% su 96 trattative.

I motivi raggruppati contano più di entrambi i numeri. Supponiamo che 44 delle 117 perdite siano riconducibili al prezzo e 31 a un'integrazione mancante. Si tratta di due discussioni diverse con due team diversi. L'elenco grezzo, non raggruppato, avrebbe mostrato undici motivi diversi senza stimolare alcuna azione.

Ora aggiungi la riga relativa alla dimensione della trattativa. Ipotizziamo che le 44 perdite dovute al prezzo abbiano una media di $12k e le 31 perdite dovute all'integrazione una media di $58k. Il problema dell'integrazione vale quindi circa il doppio in termini di ricavi, nonostante abbia meno trattative alle spalle. Questa inversione di tendenza è l'aspetto più comune che un'analisi basata solo sui conteggi tende a nascondere.

Chi lo legge e con quale frequenza

Tre tipi di pubblico utilizzano questo documento in modo diverso, e il layout dovrebbe rispettare questa distinzione.

La direzione commerciale legge il tasso principale e l'evidenza sulle variazioni, e si ferma lì a meno che non ci siano stati cambiamenti significativi. I team di prodotto e marketing leggono i motivi raggruppati, perché è da lì che partono la roadmap e le argomentazioni sui messaggi. Il team Finance legge la dimensione delle trattative, perché un win rate in crescita su trattative sempre più piccole non è il successo che sembra.

Progetta il documento per il primo pubblico e aggiungi annotazioni per gli altri due. Una pagina, tre livelli di lettura.

Ottenere un elenco di motivi utilizzabile

Tutto ciò che è stato descritto sopra dipende da un campo relativo al motivo della perdita che sia possibile raggruppare. Tre buone abitudini risolvono la maggior parte del disordine alla fonte.

Limita il menu a discesa a un massimo di sette opzioni. Un elenco più lungo garantisce una selezione incoerente, perché nessuno scorre un menu a tendina infinito alla fine di una trattativa persa.

Separa il motivo dalla storia. Un menu a discesa obbligatorio per la categoria e una casella di testo libero facoltativa per i dettagli. Uniscili e non otterrai né l'uno né l'altro.

Rendi onesta almeno un'opzione. Includi un'opzione esplicita come Sconosciuto o Nessuna decisione. Senza di essa, ogni perdita ambigua verrà registrata sotto la voce prezzo, e il prezzo diventerà la risposta a tutto.

Esamina la mappatura, non il campo. Non otterrai mai dati puliti al momento dell'inserimento. Quello che puoi ottenere è una mappatura stabile da etichette disordinate a sette gruppi, esaminata una volta al trimestre da una sola persona.

Errori comuni

Contare le trattative aperte nel denominatore. Il win rate è dato dalle trattative vinte divise per le trattative chiuse. Includere le opportunità ancora aperte falsa positivamente il dato ogni volta.

Lasciare che l'elenco dei motivi cresca all'infinito. Se questo trimestre ha undici motivi e il trimestre scorso ne aveva sei, stai assistendo a una deriva terminologica piuttosto che a un cambiamento del mercato. Correggi il raggruppamento e poi confronta.

Interpretare i piccoli segmenti come tendenze. Mostra il conteggio accanto a ogni tasso, in modo che i lettori possano valutare autonomamente.

Presentare una pivot obsoleta. Le nuove righe nell'origine dati non aggiornano automaticamente una PivotTable, e un layout dall'aspetto aggiornato ma con numeri vecchi è peggio di nessuna analisi.

Nascondere la mappatura. Chiunque legga il documento finirà per chiedere cosa sia stato considerato come "prezzo". Pubblica il raggruppamento insieme al grafico e quella discussione durerà dieci secondi.

Eseguire l'analisi solo dopo un trimestre negativo. Un'analisi win-loss creata solo quando i numeri calano non ha un punto di riferimento con cui essere confrontata. Eseguirla trimestralmente, anche nei trimestri positivi, è ciò che rende comprensibile quello negativo.

Riportare il tasso senza il volume. Un segmento che è passato dal 20% al 40% su cinque trattative non ha raddoppiato nulla. Riporta il conteggio accanto a ogni percentuale e il lettore saprà come interpretare il dato.

Conclusione

L'aritmetica in un'analisi win-loss è davvero semplice: COUNTIFS per i conteggi, una PivotTable per il riepilogo, % del totale complessivo per la quota. Il lavoro che richiede l'intero pomeriggio consiste nel decidere cosa dicono effettivamente i motivi della perdita.

Affida questa parte a uno strumento in grado di raggruppare le etichette, mostrarti la mappatura e ricollegarsi alle trattative dietro ogni numero. Prova Powerdrill Bloom sull'esportazione delle trattative chiuse del trimestre scorso e scopri quanto si ridurrà il tuo elenco di motivi.

Per la visualizzazione della pipeline a monte di questo processo, consulta la nostra guida su come trasformare un'esportazione CRM in un report della pipeline. La rassegna degli strumenti IA per l'analisi della pipeline di vendita copre invece l'aspetto relativo agli strumenti.

Domande frequenti

Cos'è l'analisi win-loss?

Si tratta di un confronto strutturato tra le trattative vinte e quelle perse nello stesso periodo. Copre il win rate, le differenze di tale tasso per segmento e i motivi raggruppati alla base delle perdite.

Come si calcola il win rate?

Dividi il numero di trattative vinte per il numero totale di trattative chiuse nello stesso periodo. COUNTIFS gestisce entrambi i conteggi, poiché conta le righe in cui ogni criterio è soddisfatto in intervalli corrispondenti.

Perché il mio campo relativo al motivo della perdita mostra un conteggio invece di un totale?

Perché si tratta di testo. Microsoft documenta che i campi della PivotTable nell'area Valori vengono visualizzati come SOMMA per impostazione predefinita. Vengono invece visualizzati come CONTEGGIO quando Excel interpreta i dati come testo.

Quanti motivi di perdita dovrebbe avere un'analisi win-loss?

Abbastanza pochi da poter essere confrontati tra i vari trimestri, il che in pratica significa circa cinque-sette gruppi. Mantieni le etichette grezze sottostanti in modo che chiunque possa verificare cosa sia confluito in ciascun gruppo.

Con quale frequenza si dovrebbe eseguire un'analisi win-loss?

La cadenza trimestrale è adatta alla maggior parte dei team, poiché un mese raramente contiene abbastanza trattative chiuse per segmento da essere stabile. Qualunque sia la frequenza, rigenerala da una nuova esportazione piuttosto che modificare il file del periodo precedente.