Come creare un report dei flussi di cassa: una guida completa

Un report sui flussi di cassa risponde a una sola domanda: quanta liquidità è entrata, quanta è uscita e cosa rimane. Per crearne uno, esporta le transazioni bancarie e di pagamento per un periodo definito. Poi classifica ogni riga come operativa, di investimento o finanziaria, calcola il saldo netto mensile e raccorda il saldo finale con l'estratto conto bancario.

La parte difficile non è l'aritmetica. È decidere quale data considerare come riferimento, e questa decisione cambia ogni singolo numero del report.

Questa guida spiega cosa includere in un report sui flussi di cassa e le due decisioni da prendere prima di iniziare. Successivamente, illustra come creare il report a partire da un'esportazione.

Cos'è e cosa non è un report sui flussi di cassa

Il report gestionale di cui probabilmente hai bisogno non è il rendiconto finanziario presente nel bilancio di una società quotata.

Un rendiconto finanziario ordinario viene redatto a partire dalla contabilità secondo i principi contabili di riferimento e si raccorda con il conto economico. Questo è il lavoro del tuo commercialista, non un compito da foglio di calcolo.

Ciò di cui un team ha solitamente bisogno ogni mese è più circoscritto e utile. Risponde a domande come: la liquidità è arrivata davvero? Dove è andata? E quanta autonomia finanziaria ci rimane?

Elemento	Perché è presente
Saldo di cassa iniziale	Il report non ha valore se non si raccorda con un saldo reale
Entrate di cassa, per fonte	Incassi dai clienti, rimborsi al netto, finanziamenti separati
Uscite di cassa, per categoria	Stipendi, fornitori, tasse, servizio del debito
Movimento netto del periodo	L'unico dato che interessa davvero a tutti
Saldo di cassa finale	Deve corrispondere al centesimo all'estratto conto bancario
Un criterio di datazione dichiarato	Quale data è stata considerata per il conteggio di ciascuna riga
Un perimetro dichiarato	Quali conti ed entità sono inclusi

Quest'ultima coppia di elementi è ciò che distingue un report da una semplice pila di numeri. Due persone possono estrarre gli stessi dati e trovarsi con una differenza di migliaia di euro senza che nessuna delle due abbia commesso un errore.

Questo articolo si concentra sul monitoraggio della liquidità che si è già mossa. Se invece hai bisogno di previsioni, la nostra panoramica dei cash flow forecasting tools copre questa categoria, per la quale gli strumenti necessari sono diversi.

Prima decisione: principio di cassa o principio di competenza

Definisci questo aspetto prima di creare qualsiasi cosa, perché i due principi rispondono a domande diverse.

L'IRS definisce chiaramente entrambi nella Publication 538. Secondo il metodo di cassa, "in genere si dichiarano le entrate nell'anno fiscale in cui vengono ricevute". Le spese vengono dedotte "nell'anno fiscale in cui vengono pagate".

Il principio di competenza sposta la tempistica. In questo caso, "in genere si dichiarano le entrate nell'anno fiscale in cui vengono maturate, indipendentemente da quando viene ricevuto il pagamento", e le spese vengono dedotte quando vengono sostenute.

Per un report sui flussi di cassa, il principio di cassa è la scelta più naturale. Stai descrivendo denaro che si è effettivamente mosso, quindi una fattura emessa ma non pagata non deve far parte del totale.

La trappola consiste nel mescolarli senza rendersene conto. Estrarre gli incassi dalla banca e le spese dal libro mastro di competenza del sistema contabile produce un numero che non descrive nulla.

Tieni presente che si tratta di una scelta di reportistica, non di una consulenza fiscale. Il metodo utilizzato dalla tua azienda per la dichiarazione dei redditi è una questione da sottoporre al tuo commercialista.

Seconda decisione: quale data considerare

È qui che la maggior parte dei report sui flussi di cassa fallisce silenziosamente, e i processori di pagamento ne sono l'esempio più evidente.

La documentazione sui payout di Stripe distingue i due eventi. Specifica che "il momento in cui i fondi diventano disponibili dipende dai tempi di liquidazione". La banca "potrebbe richiedere ulteriore tempo per rendere disponibili i fondi dopo averli ricevuti".

All'inizio il divario può essere notevole. Stripe "di solito programma il completamento del payout iniziale entro 7–14 giorni" dopo il primo pagamento reale. Specifica inoltre che questo processo "può richiedere più tempo a seconda del settore, del paese in cui operi e del livello di rischio".

Quindi, una singola vendita genera almeno tre possibili date. Il cliente ha pagato in un determinato giorno, il processore ha liquidato i fondi in un altro e la banca ha accreditato il conto in un terzo.

Un report sui flussi di cassa basato sulla data di addebito mostrerà liquidità che non hai ancora a disposizione. Un report basato sulla data di accredito bancario corrisponderà al tuo saldo reale, ma mostrerà le vendite con un certo ritardo.

Scegli la data di accredito bancario quando il report deve raccordarsi con un saldo. Sceglila una volta, indicala nel report e usala per ogni singola riga.

La stessa scelta si presenta per la contabilità fornitori. Un assegno emesso il 30 e incassato il 3 appartiene a mesi diversi a seconda delle regole applicate.

Cosa rientra in ciascuna delle tre categorie

La classificazione è più semplice di quanto sembri, una volta accettato il fatto che esistono voci ambigue.

Attività operativa. Incassi dai clienti, pagamenti a fornitori e dipendenti, tasse pagate e interessi (se la tua politica aziendale prevede di includerli qui). Questa è la categoria che ti dice se l'azienda è in grado di autofinanziarsi.

Attività di investimento. Acquisti e vendite di beni a lungo termine e movimenti di denaro da o verso investimenti. Attrezzature, veicoli e software capitalizzati rientrano in questa categoria.

Attività finanziaria. Erogazioni e rimborsi di prestiti, aumento di capitale, dividendi e distribuzioni pagati. Denaro che proviene da o ritorna ai finanziatori, anziché derivare dalla gestione operativa.

Due categorie sono spesso fonte di discussione: gli interessi sui prestiti e i prelievi dei soci. Entrambi possono essere legittimamente inseriti in più di una categoria. Scrivi la tua scelta nella scheda delle definizioni, invece di dover decidere da capo ogni mese.

I trasferimenti interni non appartengono a nessuna di queste categorie. Spostare liquidità tra i propri conti ha un effetto netto pari a zero, e conteggiare entrambe le operazioni gonfia contemporaneamente le entrate e le uscite lorde.

Come farlo manualmente

Opzione 1: Una scheda per ogni fonte, poi un riepilogo

Esporta separatamente ogni conto bancario, carta e processore di pagamento, e mantienili su schede dedicate prima di unirli.

Aggiungi una colonna di classificazione e una colonna per la data normalizzata in ogni scheda. Poi usa SUMIFS rispetto a una serie di fine mese creata con EOMONTH per raggruppare tutto in un'unica griglia.

Microsoft descrive EOMONTH come la funzione che restituisce "il numero di serie che rappresenta l'ultimo giorno del mese". Questo rende i limiti mensili espliciti, anziché impliciti nella formattazione delle celle.

Il limite principale è la riconciliazione. Nulla in questo processo verifica che il saldo finale combinato corrisponda a quello della banca, quindi dovrai farlo manualmente, ogni mese.

Opzione 2: Classifica con una tabella di ricerca, non a mano

Crea una tabella di mappatura a due colonne che colleghi la descrizione della transazione alla categoria, quindi cerca ogni riga anziché etichettarle singolarmente.

Questo rende la classificazione verificabile. Quando qualcuno ti chiederà perché i rinnovi dei software sono finiti nella gestione operativa, potrai mostrare la tabella anziché dover fare affidamento sulla memoria.

Aspettati che la tabella non trovi corrispondenze per ogni voce. Lascia le righe non associate visibili in una categoria "non classificata" invece di assegnarle per impostazione predefinita alla gestione operativa, perché un'assegnazione automatica e silenziosa è il modo in cui gli errori passano inosservati.

Il limite è la deriva dei dati. Le descrizioni dei fornitori cambiano, ne compaiono di nuovi e la tabella richiede manutenzione non appena smette di intercettare le voci.

Opzione 3: Una riga di riconciliazione in alto

Inserisci il saldo iniziale, il movimento netto, il saldo finale calcolato e il saldo finale effettivo della banca in quattro celle adiacenti, con una cella per la differenza accanto ad esse.

Se quella differenza non è pari a zero, nulla di ciò che sta sotto merita di essere letto. Creare prima questo controllo ti impedisce di presentare un report che non hai verificato.

La nostra guida su come riconciliare le transazioni in un foglio di calcolo tratta questo aspetto del confronto in modo più dettagliato.

Il limite è che una differenza pari a zero certifica i totali, non la classificazione. Puoi raccordarti perfettamente con la banca e avere comunque gli stipendi inseriti nell'attività finanziaria.

Il limite comune. Tutte e tre le opzioni presuppongono che ogni fonte copra lo stesso intervallo di date in base allo stesso criterio temporale. Intervalli non corrispondenti tra le varie schede rappresentano l'errore silenzioso più comune in questo tipo di report.

Dove il processo manuale rallenta

Il primo report sui flussi di cassa richiede un pomeriggio. Il quarto richiede più tempo, perché gli input sono cambiati.

Compare un nuovo processore di pagamento, quindi c'è una quarta esportazione con un layout di colonne diverso. Una carta viene sostituita, quindi le stringhe di descrizione cambiano e la tabella di ricerca inizia a perdere righe.

Poi si ripresenta la questione del criterio temporale. Qualcuno chiede perché il dato delle vendite non corrisponde a quello della liquidità, e la risposta onesta richiede di spiegare nuovamente il ritardo di liquidazione.

C'è un quarto costo che si manifesta solo sotto pressione. Un membro del consiglio di amministrazione chiede cosa abbia guidato il movimento, e la risposta richiede di ricostruire tre mesi di classificazioni che non ricordi più di aver fatto.

Per l'analisi degli scostamenti dello stesso lavoro, consulta la nostra guida su come creare un report budget vs consuntivo.

Come crearlo con Powerdrill Bloom

Passaggio 1: Carica le esportazioni della banca e dei pagamenti

Carica contemporaneamente l'esportazione dell'estratto conto bancario, quella della carta e quella dei payout del processore. Powerdrill Bloom analizza le colonne al momento del caricamento, in modo che intervalli di date non corrispondenti, ID transazione duplicati e importi vuoti emergano prima che venga generato qualsiasi totale.

Passaggio 2: Descrivi il report in linguaggio naturale

Definisci le regole anziché costruirle. Indica il criterio temporale, il periodo, le tre categorie, i conti inclusi nel perimetro e le coppie di trasferimenti interni da eliminare.

Poi poni le domande che consentono di individuare gli errori. Chiedi quali righe non è stato possibile classificare. Chiedi quali transazioni compaiono in due fonti diverse. Chiedi se il saldo finale calcolato corrisponde al saldo finale bancario che hai fornito.

Passaggio 3: Esporta il grafico, il report o la presentazione

Esporta la griglia mensile dei flussi di cassa, un grafico del movimento netto rispetto al saldo finale o le diapositive che mostrano il criterio temporale accanto ai totali.

La pagina dello strumento AI cash flow analysis illustra lo stesso processo dal punto di vista del software.

Errori comuni

Mescolare criteri temporali diversi tra le fonti. Le date di addebito del processore e le date di accredito della banca non possono essere sommate tra loro.

Conteggiare i trasferimenti interni. Vengono registrate entrambe le operazioni, gonfiando sia le entrate che le uscite lorde, mentre il saldo netto rimane corretto.

Assegnare le righe non classificate alla gestione operativa per impostazione predefinita. La categoria più importante assorbe silenziosamente tutto ciò che non sei riuscito a mappare.

Saltare la riga di riconciliazione. Un report che non si raccorda con il saldo bancario è solo una supposizione ben formattata.

Presentare un solo mese isolato. La liquidità è discontinua, e un singolo mese può portare a conclusioni che un periodo di tre mesi smentirebbe.

Compensare i rimborsi in un'unica riga di ricavo. Si perde la possibilità di capire se sono diminuite le entrate o se sono aumentati i rimborsi.

Chiamarlo rendiconto finanziario. La versione ordinaria viene redatta a partire dalla contabilità secondo i principi contabili, e questa distinzione è importante per chiunque legga il documento.

Conclusione

Definisci il criterio temporale, stabilisci il perimetro, classifica partendo da una tabella, elimina i trasferimenti interni e metti il controllo di riconciliazione sopra ogni altra cosa. In questo modo otterrai un report sui flussi di cassa davvero utile per prendere decisioni.

Le due decisioni iniziali sono ciò che rende il report solido e difendibile. Principio di cassa o di competenza, e quale data considerare, spiegano quasi ogni discrepanza sui dati di cassa.

Dichiarali entrambi nel report stesso. Un lettore che conosce il tuo criterio può non essere d'accordo con la tua scelta, il che è di gran lunga preferibile rispetto al dare silenziosamente per scontato un criterio diverso.

Se ricostruire il report ogni mese ti porta via un'intera giornata, prova Powerdrill Bloom con le tue esportazioni. Vedi anche la pagina del AI report generator.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un report sui flussi di cassa e un rendiconto finanziario?

Un rendiconto finanziario viene redatto a partire dalla contabilità secondo i principi contabili e si raccorda con il conto economico. Un report gestionale sui flussi di cassa descrive la liquidità che si è effettivamente mossa in un determinato periodo, partendo dalle esportazioni della banca e dei pagamenti.

Un report sui flussi di cassa dovrebbe utilizzare il principio di cassa o quello di competenza?

Il principio di cassa è il più adatto, perché il report descrive il denaro che si è effettivamente mosso. L'IRS definisce il metodo di cassa come la rilevazione delle entrate quando vengono ricevute e la deduzione delle spese quando vengono pagate, che è esattamente la tempistica richiesta da un report di cassa.

Quale data dovrei usare per un pagamento con carta?

Usa la data in cui il denaro ha raggiunto la tua banca quando il report deve raccordarsi con un saldo. Stripe segnala che la disponibilità dei fondi dipende dai tempi di liquidazione e che la tua banca potrebbe richiedere ulteriore tempo dopo averli ricevuti.

Come devo gestire i trasferimenti tra i miei conti?

Escludi entrambe le operazioni. Conteggiarle gonfia le entrate totali e le uscite totali dello stesso importo, quindi il saldo netto rimane corretto ma tutti i dati lordi risultano errati.

Quali sono le tre sezioni di un report sui flussi di cassa?

L'attività operativa copre gli incassi dai clienti e i pagamenti a fornitori, dipendenti e tasse. L'attività di investimento copre i beni a lungo termine e gli investimenti. L'attività finanziaria copre prestiti, capitale proprio e distribuzioni.