Cara Membuat Laporan Penjualan: Panduan Lengkap

Untuk membuat laporan penjualan, tentukan siapa yang akan membacanya dan keputusan apa yang harus didukungnya. Kemudian tarik data penjualan untuk satu periode yang jelas, pilih lima hingga tujuh metrik, dan bandingkan masing-masing dengan target dan periode sebelumnya. Ringkas hasilnya dalam dua atau tiga kalimat di bagian atas, tambahkan satu bagan per poin utama, dan akhiri dengan tindakan yang diperlukan.

Panduan ini membahas apa itu laporan penjualan, metrik mana yang harus disertakan, struktur sederhana, dan cara membuatnya di Excel dengan PivotTable. Panduan ini juga menunjukkan cara membuat laporan penjualan dengan AI, ditambah contoh dan kesalahan yang harus dihindari.

Apa itu laporan penjualan

Laporan penjualan adalah ringkasan aktivitas dan hasil penjualan selama periode tertentu. Laporan ini memberi tahu manajer apa yang terjual, siapa yang menjualnya, dan apakah tim berada di jalur yang benar.

Sebagian besar tim menggunakan beberapa jenis umum:

• Laporan penjualan harian atau mingguan. Pembaruan singkat tentang aktivitas, kesepakatan baru, dan pendapatan sejauh ini.
• Laporan penjualan bulanan. Hasil terhadap target, tren, dan alasan di baliknya.
• Tinjauan penjualan triwulanan. Pandangan yang lebih luas tentang kinerja berdasarkan wilayah, produk, dan tim.
• Laporan pipeline. Kesepakatan terbuka berdasarkan tahapan, dengan nilai yang diharapkan dan tanggal penutupan.

Setiap jenis menjawab pertanyaan yang berbeda. Laporan mingguan menanyakan "Apakah kita sesuai kecepatan?" Tinjauan triwulanan menanyakan "Apa yang harus kita ubah?" Sesuaikan format dengan pertanyaan sebelum Anda membangun apa pun.

Sebelum Anda mulai: apa yang Anda butuhkan

Kumpulkan hal-hal ini sebelum Anda memulai:

• Data penjualan untuk periode tersebut. Ekspor CRM, daftar pesanan, atau ekspor point-of-sale bisa digunakan.
• Target. Kuota atau sasaran berdasarkan tim, wilayah, atau produk.
• Hasil periode terakhir. Anda memerlukan garis dasar untuk dibandingkan.
• Pembaca yang jelas. Manajer penjualan, pimpinan keuangan, dan eksekutif masing-masing menginginkan tingkat detail yang berbeda.
• Spreadsheet. Excel atau Google Sheets sudah cukup untuk sebagian besar laporan.

Bersihkan data terlebih dahulu. Hapus duplikat, perbaiki format tanggal, dan pastikan setiap baris adalah satu penjualan. Panduan Excel dari Microsoft menyatakan "Data Anda harus diatur dalam kolom dengan satu baris header." Aturan itu membuat setiap langkah selanjutnya menjadi lebih mudah.

Pilih metrik yang penting

Laporan penjualan gagal jika menampilkan setiap angka. Pilih lima hingga tujuh metrik yang terkait dengan keputusan pembaca.

Metrik	Apa yang ditunjukkan	Rumus umum
Revenue	Total penjualan dalam periode tersebut	Jumlah penjualan yang ditutup
Revenue vs. target	Apakah tim berada di jalur yang benar	Revenue / Target
Jumlah kesepakatan atau pesanan	Volume penjualan	Hitungan penjualan yang ditutup
Ukuran kesepakatan rata-rata	Nilai penjualan tipikal	Revenue / Jumlah kesepakatan
Win rate	Seberapa sering kesepakatan ditutup	Kesepakatan yang dimenangkan / Kesepakatan yang diputuskan
Nilai pipeline	Revenue yang mungkin segera ditutup	Jumlah kesepakatan terbuka
Revenue berdasarkan segmen	Dari mana penjualan berasal	Revenue dibagi berdasarkan wilayah, produk, atau perwakilan

Pilih berdasarkan audiens. Manajer penjualan peduli dengan win rate dan pipeline per perwakilan. Pimpinan keuangan peduli dengan revenue terhadap target dan perkiraan. Eksekutif menginginkan revenue, tren, dan satu atau dua alasan di baliknya.

US Small Business Administration (SBA) memberikan aturan yang berguna untuk pengukuran. Mereka menyarankan Anda untuk "konsisten dalam cara Anda mengukur efektivitas upaya pemasaran Anda." Hal yang sama berlaku untuk penjualan. Gunakan definisi yang sama setiap periode, sehingga tren tersebut memiliki arti.

Struktur laporan penjualan yang sederhana

Berikut adalah struktur yang berfungsi untuk sebagian besar laporan bulanan.

1. Ringkasan. Dua atau tiga kalimat: revenue, dibandingkan target, dan alasan utamanya.
2. Metrik utama. Tabel kecil berisi lima hingga tujuh metrik, dengan periode terakhir dan target.
3. Tren. Bagan garis revenue selama enam hingga dua belas periode terakhir.
4. Rincian. Revenue berdasarkan wilayah, produk, atau perwakilan, sebagai bagan batang.
5. Pipeline. Kesepakatan terbuka berdasarkan tahapan dan bulan penutupan yang diharapkan.
6. Kemenangan dan kekalahan. Kesepakatan terbesar yang dimenangkan dan kalah, dengan alasan singkat.
7. Tindakan. Apa yang akan dilakukan tim selanjutnya, dengan penanggung jawab dan tanggal.

Simpan ringkasan di bagian atas. Banyak pembaca berhenti di sana. Jika ringkasan menjawab pertanyaan mereka, laporan tersebut telah melakukan tugasnya.

SBA juga menyarankan Anda untuk "Menjelaskan setiap langkah yang diambil pelanggan Anda setelah mereka memutuskan untuk membeli." Catatan singkat tentang di mana kesepakatan terhenti membantu pembaca memahami bagian pipeline.

Format laporan penjualan untuk pembaca yang berbeda

Data yang sama dapat menghasilkan laporan yang sangat berbeda. Sesuaikan kedalaman dan periode dengan orang yang membacanya.

Untuk manajer penjualan: laporan mingguan. Batasi hingga satu halaman. Tunjukkan kesepakatan yang ditutup minggu ini, revenue sejauh ini terhadap target bulanan, dan pipeline per perwakilan. Tambahkan daftar singkat kesepakatan yang berisiko. Manajer membacanya untuk memutuskan siapa yang butuh bantuan minggu ini, jadi sebutkan kesepakatan dan pemiliknya.

Untuk keuangan: laporan bulanan. Awali dengan revenue terhadap target dan terhadap bulan lalu. Tambahkan ukuran kesepakatan rata-rata, pengurangan harga yang diberikan untuk menutup kesepakatan, dan pengembalian dana atau kredit besar apa pun. Keuangan menggunakannya untuk memperbarui perkiraan dan rencana kas, jadi angka pasti lebih penting daripada bagan. Sertakan catatan tentang perubahan apa pun dalam cara revenue dihitung.

Untuk kepemimpinan: tinjauan triwulanan. Mulailah dengan tren selama empat hingga delapan kuartal, bukan satu bulan. Tunjukkan revenue berdasarkan segmen, kemenangan dan kekalahan terbesar, serta dua atau tiga perubahan yang Anda rekomendasikan. Pemimpin membacanya untuk memutuskan di mana akan berinvestasi, jadi hubungkan setiap angka dengan sebuah keputusan.

Untuk klien atau mitra: laporan akun. Beberapa tim mengirimkan laporan penjualan ke luar perusahaan, seperti ke reseller. Tunjukkan hanya akun mereka, gunakan nama produk mereka, dan hapus target atau margin internal.

Apa pun formatnya, pegang satu aturan. Setiap angka butuh perbandingan, dan setiap perbandingan butuh alasan singkat. Laporan yang mengatakan revenue naik 8% kurang berguna dibandingkan laporan yang mengatakan naik 8% karena dua pesanan besar ditutup lebih awal.

Cara membuat laporan penjualan di Excel dengan PivotTable

PivotTable adalah cara manual tercepat untuk meringkas data penjualan. Microsoft menggambarkannya sebagai "alat yang ampuh untuk menghitung, meringkas, dan menganalisis data yang memungkinkan Anda melihat perbandingan, pola, dan tren dalam data Anda."

Berikut adalah proses dasar di Excel untuk Windows:

1. Pilih sel dengan data penjualan Anda.
2. Pilih Insert, lalu PivotTable.
3. Pilih New Worksheet, lalu pilih OK.
4. Di panel PivotTable Fields, centang bidang yang Anda butuhkan.

Microsoft menjelaskan ke mana bidang pergi secara default. Bidang teks masuk ke Rows, tanggal masuk ke Columns, dan "bidang numerik ditambahkan ke Values." Misalnya, letakkan Region di Rows, Month di Columns, dan Revenue di Values.

Dari sana, tambahkan filter untuk produk atau perwakilan. Kemudian masukkan PivotChart untuk menunjukkan ringkasan yang sama secara visual.

Satu langkah yang mudah dilupakan. Microsoft mencatat bahwa saat Anda menambahkan data baru, "setiap PivotTable yang dibangun di atas sumber data tersebut perlu disegarkan." Segarkan sebelum Anda mengirim laporan.

Panduan kami tentang cara membuat pivot table di Excel membahas PivotTable secara lebih mendalam.

Tambahkan bagan yang menceritakan kisahnya

Bagan membuat laporan penjualan lebih cepat dibaca. Gunakan bagan paling sederhana untuk setiap poin.

• Bagan garis untuk revenue dari waktu ke waktu.
• Bagan batang untuk revenue berdasarkan wilayah, produk, atau perwakilan.
• Batang bertumpuk untuk pipeline berdasarkan tahapan.
• Tabel untuk angka pasti yang mungkin disalin pembaca.

Beri setiap bagan judul yang menyatakan temuan. "Wilayah Barat tumbuh 18% dan mendorong sebagian besar keuntungan" lebih baik daripada "Revenue berdasarkan wilayah." Tambahkan target sebagai garis atau penanda sehingga pembaca melihat celah secara sekilas.

Batasi setiap halaman atau slide pada satu bagan. Jika sebuah bagan membutuhkan satu paragraf untuk menjelaskannya, itu mungkin bagan yang salah. Gunakan warna yang sama untuk wilayah atau produk yang sama di setiap bagan. Pembaca kemudian dapat mengenali wilayah secara sekilas, laporan demi laporan. Hindari efek 3D dan bagan pai dengan banyak irisan, yang membuat nilai yang berdekatan sulit dibandingkan.

Cara membuat laporan penjualan dengan AI

Membangun laporan yang sama dengan tangan setiap minggu memakan waktu. Alat AI dapat membaca ekspor, menghitung metrik, dan menyusun draf bagan serta ringkasan.

Berikut adalah metodenya dalam tiga langkah, menggunakan Powerdrill Bloom.

Langkah 1: Unggah data penjualan Anda

Mulailah dengan file yang sudah Anda miliki. Itu bisa berupa ekspor CRM, daftar pesanan, atau target kuartal terakhir di Excel atau CSV.

Alat AI Business Review Generator meminta Anda untuk "Unggah data kinerja KPI, keuangan, data pelanggan, dan kemajuan OKR." Paket Gratis mencantumkan "Unggah Excel, CSV, PDF, dan dokumen."

Langkah 2: Minta laporan dalam bahasa alami

Jelaskan laporan yang Anda butuhkan. Misalnya: "Buat laporan penjualan bulanan. Tunjukkan revenue terhadap target, win rate, dan ukuran kesepakatan rata-rata. Rinci revenue berdasarkan wilayah dan perwakilan, dan ringkas alasan utama untuk setiap perubahan."

Halaman tinjauan bisnis mencantumkan output seperti "MBR satu halaman dengan delta KPI dan sorotan akar penyebab." Ini juga menawarkan "Scorecard kepemimpinan mingguan dengan status berdasarkan fungsi."

Untuk laporan yang berorientasi ke depan, AI Revenue Forecast Generator dapat "Memperkirakan revenue tertimbang pipeline berdasarkan tim, segmen, dan tahapan."

Langkah 3: Periksa angka-angka dan tetapkan jadwal

Periksa dua atau tiga angka terhadap ekspor sumber, seperti total revenue dan total perwakilan teratas. Beranda menyatakan "Setiap angka kembali dengan halaman, baris, dan angka di baliknya."

Jika laporan berulang setiap minggu atau bulan, atur agar berjalan sesuai jadwal. Scheduled Agent-nya berjalan "harian, pada hari kerja, mingguan, atau bulanan." Log perubahan menyatakan "Setiap proses selesai sesuai jadwal dan memberikan hasil ke ruang kerja Anda."

Contoh laporan penjualan

Berikut adalah laporan bulanan singkat untuk perusahaan fiktif, Summit Outdoor Supply. Semua nama dan angka di bawah ini adalah rekaan.

Ringkasan: "Revenue bulan Oktober mencapai $412,000, 3% di atas target. Pertumbuhan datang dari wilayah Barat dan lini tenda baru. Win rate turun sedikit seiring volume kesepakatan yang naik."

Metrik	Oktober	September	Target
Revenue	$412,000	$385,000	$400,000
Kesepakatan ditutup	164	150	160
Ukuran kesepakatan rata-rata	$2,512	$2,567	$2,500
Win rate	31%	33%	32%
Pipeline terbuka	$930,000	$880,000	—

Rincian: Wilayah Barat tumbuh 18% bulan ke bulan dan sekarang menyumbang 36% dari revenue. Wilayah lain cenderung datar.

Kemenangan dan kekalahan: Kemenangan terbesar adalah pesanan senilai $24,000 dari pengecer regional. Kekalahan terbesar adalah kesepakatan senilai $19,000 yang hilang karena waktu pengiriman.

Tindakan: Tambahkan opsi pengiriman kedua untuk pesanan besar paling lambat 15 November. Tinjau penurunan win rate dengan tim Barat minggu depan.

Perhatikan apa yang dilakukan contoh tersebut. Ringkasan menjawab pertanyaan utama dalam tiga kalimat. Setiap metrik memiliki perbandingan, dan setiap tindakan memiliki tanggal.

Cara membagikan laporan penjualan dan menjaganya tetap mutakhir

Laporan hanya membantu jika orang membacanya dan mempercayainya.

Kirimkan pada hari yang tetap. Laporan mingguan hari Senin atau laporan bulanan Selasa pertama membentuk kebiasaan.

Jaga format tetap stabil. Pembaca belajar ke mana harus melihat. Ubah tata letak hanya jika pertanyaannya berubah.

Ubah menjadi slide saat dibutuhkan. Untuk tinjauan triwulanan, metrik yang sama menjadi dek singkat. Panduan kami tentang cara membuat presentasi penjualan membahas langkah tersebut.

Tutup siklusnya. Mulailah setiap laporan dengan mencatat apa yang terjadi pada tindakan periode terakhir. Itu menunjukkan bahwa laporan tersebut mengarah pada perubahan.

Kesalahan umum laporan penjualan

Terlalu banyak metrik. Dua puluh angka pada satu halaman menyembunyikan tiga angka yang penting.

Tidak ada perbandingan. Angka revenue saja tidak banyak berarti. Tunjukkan terhadap target dan periode terakhir.

Definisi yang berubah-ubah. Jika "revenue" menyertakan pengembalian satu bulan dan tidak pada bulan berikutnya, tren tersebut akan rusak.

Tidak ada penjelasan. Angka tanpa alasan membuat pembaca menebak-nebak. Tambahkan satu atau dua kalimat tentang alasannya.

Data basi. PivotTable yang tidak disegarkan menunjukkan angka minggu lalu. Segarkan sebelum Anda mengirim.

Tidak ada tindakan. Laporan yang diakhiri dengan tabel tidak mengundang perubahan. Akhiri dengan langkah selanjutnya.

Untuk analisis yang lebih mendalam di balik laporan tersebut, lihat panduan kami tentang cara menganalisis data penjualan dan pemasaran dengan AI.

Ingin draf pertama dari ekspor Anda sendiri? Coba Powerdrill Bloom dengan data penjualan bulan lalu, dan minta laporan penjualan bulanan dengan revenue terhadap target.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa yang harus disertakan dalam laporan penjualan?

Laporan penjualan harus mencakup ringkasan singkat, lima hingga tujuh metrik utama, dan tren revenue. Laporan ini juga harus merinci revenue berdasarkan wilayah, produk, atau perwakilan, dan menunjukkan pipeline. Bandingkan setiap metrik dengan target dan periode sebelumnya. Akhiri dengan tindakan yang diperlukan oleh hasil tersebut.

Bagaimana cara membuat laporan penjualan di Excel?

Atur data penjualan Anda dalam kolom dengan satu baris header. Pilih data, pilih Insert, lalu PivotTable, dan letakkan di lembar kerja baru. Tambahkan wilayah atau produk ke Rows dan revenue ke Values, lalu masukkan PivotChart. Segarkan PivotTable saat data baru tiba.

Apa perbedaan antara laporan penjualan dan prakiraan penjualan?

Laporan penjualan meringkas apa yang sudah terjadi dalam suatu periode. Prakiraan penjualan memperkirakan apa yang akan terjadi di periode mendatang, seringkali dari pipeline. Banyak laporan bulanan menyertakan bagian pipeline singkat yang menghubungkan keduanya.

Seberapa sering Anda harus membuat laporan penjualan?

Tergantung pada pembacanya. Manajer penjualan sering menginginkan laporan mingguan tentang aktivitas dan pipeline. Keuangan dan kepemimpinan biasanya menginginkan hasil bulanan terhadap target dan tinjauan triwulanan. Gunakan hari dan format yang sama setiap saat.

Bisakah AI membuat laporan penjualan?

Ya. Alat AI dapat membaca ekspor CRM atau pesanan, menghitung revenue, win rate, dan metrik lainnya, serta menyusun draf bagan dan ringkasan. Powerdrill Bloom menghubungkan setiap angka ke sumbernya dan dapat menjalankan laporan berulang sesuai jadwal. Periksa beberapa angka sebelum Anda membagikannya.

Sumber: Microsoft Support, Create a PivotTable to analyze worksheet data · US Small Business Administration, Manage your business. Detail dibaca pada 28 Oktober 2026.