Cara Membuat Analisis Win-Loss dengan AI: Langkah demi Langkah

Analisis win-loss membandingkan kesepakatan yang berhasil Anda tutup dengan kesepakatan yang gagal, lalu menjelaskan perbedaannya. Buat analisis ini dari ekspor closed-deals. Hitung kemenangan dan kekalahan berdasarkan segmen, bagi untuk mendapatkan win rate, lalu kelompokkan alasan kekalahan ke dalam daftar singkat. Proses penghitungan hanya memakan waktu beberapa menit. Bagian pengelompokan inilah yang biasanya membuat analisis win-loss berantakan.

Panduan ini akan membahas metode spreadsheet terlebih dahulu, menunjukkan dengan tepat di mana hambatan yang sering terjadi, lalu membangun kembali analisis yang sama dari hasil ekspor dalam tiga langkah.

Apa yang sebenarnya diungkapkan oleh analisis win-loss kepada Anda

Tiga pertanyaan, diurutkan berdasarkan seberapa sering pertanyaan tersebut memengaruhi keputusan.

Seberapa sering kita menang? Win rate adalah jumlah kemenangan dibagi dengan closed deals dalam suatu periode. Angka ini sendiri hanyalah papan skor, bukan sebuah wawasan.

Di mana kita menang? Tingkat persentase yang sama jika dibagi berdasarkan segmen, produk, atau ukuran kesepakatan biasanya lebih fluktuatif daripada angka keseluruhan. Perusahaan dengan tingkat win rate keseluruhan sebesar 35% mungkin memiliki tingkat win rate 41% di mid-market dan 22% di enterprise, dan kedua angka tersebut menunjukkan dua masalah yang berbeda.

Mengapa kita kalah? Ini adalah bagian yang diinginkan semua orang tetapi hampir tidak ada yang mendapatkannya dengan bersih. Jawabannya ada di kolom teks bebas yang diisi oleh lima perwakilan penjualan dengan lima cara berbeda.

Analisis win-loss yang hanya menjawab pertanyaan pertama hanyalah sebuah laporan. Analisis yang menjawab ketiganya adalah dokumen keputusan, dan ini sangat layak untuk meluangkan waktu ekstra satu jam.

Apa yang Anda butuhkan sebelum memulai

• Ekspor closed-deals yang mencakup setidaknya dua kuartal, satu baris per peluang.
• Minimal empat kolom: tanggal penutupan, hasil, segmen atau produk, dan nominal.
• Kolom alasan kekalahan, meskipun berantakan. Ini adalah kolom yang menentukan apakah analisis tersebut berguna atau tidak.
• Satu definisi periode. Tanggal penutupan atau tanggal pembuatan, yang dipilih sekali dan dicatat.

Panduan PivotTable dari Microsoft menetapkan persyaratan format dengan jelas: "Data Anda harus diatur dalam kolom dengan satu baris header." Ekspor CRM sering kali menyertakan dua baris header atau bilah judul yang digabungkan, jadi perbaiki hal tersebut sebelum melakukan hal lain.

Satu hal lagi yang perlu disepakati sebelum pembuatan pertama: siapa yang memiliki kolom alasan tersebut. Di sebagian besar tim, perwakilan penjualan menutup kesepakatan dan memilih labelnya. Para perwakilan penjualan lebih mengutamakan penutupan kesepakatan berikutnya daripada taksonomi yang rapi. Itu bukanlah kelemahan karakter. Itu hanya berarti kumpulan label harus cukup singkat sehingga pilihan yang tepat dapat terlihat jelas dalam tiga detik. Satu orang harus bertanggung jawab atas daftar tersebut setiap kuartal.

Cara melakukan analisis win-loss di spreadsheet

Opsi 1: hitung kemenangan dan kekalahan dengan COUNTIFS

COUNTIFS "menerapkan kriteria ke sel di berbagai rentang dan menghitung berapa kali semua kriteria terpenuhi." Itulah seluruh perhitungan win-rate. Hitung baris di mana hasil adalah Won dan segmen adalah Mid-Market, hitung semua baris yang ditutup untuk segmen tersebut, lalu bagi.

Dua detail terdokumentasi ini akan menghemat waktu di kemudian hari. Microsoft mencatat bahwa "setiap rentang tambahan harus memiliki jumlah baris dan kolom yang sama dengan argumen criteria_range1." Oleh karena itu, pemilihan rentang yang tidak rata akan merusak rumus secara diam-diam. Dan hingga 127 pasangan rentang dan kriteria diperbolehkan, yang jauh lebih banyak daripada yang dibutuhkan oleh analisis mana pun.

Ada satu jebakan di halaman yang sama. Jika argumen kriteria mengarah ke sel kosong, COUNTIFS "memperlakukan sel kosong tersebut sebagai nilai 0." Oleh karena itu, segmen yang kosong akan dihitung sebagai sesuatu alih-alih tidak ada apa-apa, yang menyebabkan segmen yang tidak pernah ditargetkan oleh siapa pun justru memiliki kesepakatan di dalamnya.

Opsi 2: ringkas dengan PivotTable

Masukkan outcome ke dalam Rows dan amount ke dalam Values, dan Anda akan mendapatkan pipeline kemenangan dan kekalahan berdasarkan segmen. Untuk menampilkan win rate sebagai persentase bagian alih-alih jumlah hitungan, buka Value Field Settings dan gunakan tab Show Values As, tempat % of Grand Total berada.

Anda juga dapat menampilkan nilai sebagai perhitungan sekaligus persentase. Instruksi dari Microsoft adalah untuk "menyeret item ke bagian Values sebanyak dua kali," lalu mengatur Summarize Values By dan Show Values As untuk masing-masing item. Ini memberi Anda jumlah kesepakatan dan persentase bagian dari total secara berdampingan tanpa memerlukan pivot kedua.

Opsi 3: tambahkan alasan kekalahan

Now drag the loss-reason column into the PivotTable and watch what happens. Microsoft documents the behaviour precisely: "By default, PivotTable fields placed in the Values area are displayed as a SUM. If Excel interprets your data as text, the data is displayed as a COUNT."

Hal itu benar dan memang sudah diperkirakan. Kolom alasan berupa teks, jadi kolom tersebut dihitung. Masalahnya adalah apa yang dihitungnya.

Di mana metode spreadsheet mulai melambat

Kolom alasan Anda mungkin berisi Price, price, Too expensive, Budget, No budget this year, dan Lost on cost. Itu adalah satu alasan yang ditulis dengan enam cara berbeda. Hitungan string yang berbeda memberi tahu Anda bahwa ada enam hal yang terjadi, padahal sebenarnya satu hal yang sama terjadi sebanyak enam kali.

Jadi, seseorang harus duduk memeriksa daftar tersebut dan memutuskan label mana saja yang memiliki arti yang sama. Penilaian tersebut adalah analisis yang sebenarnya, dan dilakukan secara manual, serta harus diulang setiap kuartal seiring dengan perwakilan penjualan yang membuat frasa baru.

Tiga kendala kecil lainnya memperumit hal ini.

Alasan sebenarnya sering kali ada di catatan. Daftar pilihan hanya berisi jawaban seadanya dan kolom teks bebas berisi cerita sebenarnya, dan tidak ada orang yang mengagregasikan teks bebas secara manual.

Segmen kecil terbaca sebagai tren. Empat kesepakatan dalam suatu segmen hanyalah sebuah anekdot, tetapi persentase di sampingnya terlihat seperti sebuah temuan penting.

Pivot menjadi usang. Dokumentasi PivotTable juga penting di sini. Ketika ada baris baru yang masuk, "setiap PivotTable yang dibuat berdasarkan sumber data tersebut perlu diperbarui." Satu kali saja lupa memperbarui, analisis kuartal lalu akan disajikan sebagai analisis kuartal ini.

Cara membuat analisis win-loss dengan AI

Langkah 1: Unggah ekspor closed-deals

Buka Powerdrill Bloom dan unggah hasil ekspor tersebut. Excel, CSV, PDF, dan dokumen semuanya terdaftar sebagai unggahan yang didukung pada paket gratis, sehingga unduhan CRM mentah dapat langsung digunakan tanpa perlu dibersihkan terlebih dahulu.

Jangan hapus kolom alasan yang berantakan, dan jangan hapus juga kolom catatan. Keduanya adalah dua kolom paling berharga dalam file tersebut, dan biasanya merupakan dua kolom yang sering kali dihapus orang sebelum mereka mulai.

Langkah 2: Minta penghitungan dan pengelompokan alasan dalam satu prompt

Deskripsikan analisis dalam bahasa sehari-hari. Mintalah win rate berdasarkan segmen selama dua kuartal terakhir, ditambah ukuran rata-rata kesepakatan untuk kesepakatan yang menang dan kalah. Kemudian mintalah alasan kekalahan dikelompokkan ke dalam daftar singkat, lengkap dengan label mentah yang dimasukkan ke dalam setiap kelompok.

Mintalah pemetaan tersebut, bukan hanya totalnya saja. Dengan melihat bahwa Lost on cost dan No budget this year digabungkan, Anda dapat menerima atau menolak keputusan tersebut. Itu adalah keputusan penilaian subjektif dan bukan sekadar perhitungan, dan merupakan bagian yang ingin Anda tinjau sendiri alih-alih didelegasikan.

Tambahkan batas minimum selagi Anda melakukannya. Mintalah agar segmen di bawah jumlah kesepakatan minimum ditampilkan dengan jumlahnya, atau disembunyikan sepenuhnya. Hal ini mencegah segmen dengan empat kesepakatan dibaca sebagai sebuah tren.

Setiap angka yang dihasilkan akan disertai dengan baris data di baliknya. Anda dapat membuka jumlah yang mencurigakan dan membaca kesepakatan yang menghasilkannya sebelum dimasukkan ke dalam slide presentasi.

Langkah 3: Ubah menjadi dokumen yang akan dibaca orang

Mintalah tata letak secara langsung. Win rate utama, tren terhadap periode sebelumnya, win rate berdasarkan segmen, pengelompokan alasan kekalahan, dan satu baris tentang pergerakan terbesar.

Simpan prompt tersebut. Kuartal berikutnya, Anda tinggal mengunggah hasil ekspor baru dan menjalankan kata-kata yang sama, yang mengubah analisis sekali pakai menjadi analisis yang dapat diulang. Jika output-nya harus menjadi dokumen publikasi berkala, halaman AI report generator membahas metode tersebut. Halaman make graphs from Excel membahas bagian pembuatan grafik.

Apa saja yang termasuk dalam analisis win-loss

Blok	Apa yang dijawabnya	Kesalahan umum
Win rate utama	Apakah konversi kita lebih baik daripada periode lalu?	Mencampur kesepakatan yang masih terbuka ke dalam penyebut
Win rate berdasarkan segmen	Di mana kekuatan kita terkonsentrasi?	Melaporkan segmen dengan tiga kesepakatan seolah-olah segmen tersebut stabil
Ukuran rata-rata kesepakatan, menang vs kalah	Apakah kita kehilangan kesepakatan besar atau kecil?	Menggunakan median di satu baris dan rata-rata di baris lain
Pengelompokan alasan kekalahan	Apa yang terus mengalahkan kita?	Menghitung label mentah alih-alih label yang sudah dikelompokkan
Panjang siklus penjualan	Apakah kekalahan terjadi secara lambat atau cepat?	Mengukur dari tanggal pembuatan di satu baris, dan tanggal penutupan di baris lain
Kekalahan kompetitif	Kepada siapa sebenarnya kita kalah?	Membiarkan kolom kompetitor kosong pada setengah dari total baris
Satu sorotan pergerakan	Apa yang berubah sejak kuartal lalu?	Mencantumkan setiap perubahan alih-alih satu perubahan yang paling penting

Jaga agar dokumen yang sudah selesai tetap dalam satu halaman saja. Analisis win-loss yang mencapai sembilan slide hanya akan dibaca sekali.

Ada satu kolom yang hilang dari sebagian besar versi tabel ini, dan kolom ini adalah yang paling mudah untuk ditambahkan: tanggal ekspor. Dua orang yang membandingkan file kuartal lalu dengan kuartal ini pada akhirnya akan berselisih paham tentang kesepakatan mana saja yang masih terbuka pada saat itu. Satu baris kalimat yang menyatakan kapan data tersebut ditarik akan mengakhiri perdebatan tersebut sebelum dimulai.

Contoh kasus nyata

Katakanlah sebuah kuartal ditutup dengan 180 kesepakatan: 63 menang, 117 kalah. Win rate keseluruhan adalah 35%. Jika dibagi berdasarkan segmen, enterprise berada di angka 22% dari 27 kesepakatan, sementara mid-market berada di angka 41% dari 96 kesepakatan.

Alasan yang dikelompokkan jauh lebih penting daripada kedua angka tersebut. Katakanlah 44 dari 117 kekalahan disebabkan oleh harga dan 31 disebabkan oleh integrasi yang hilang. Itu adalah dua percakapan berbeda dengan dua tim yang berbeda. Daftar mentah yang tidak dikelompokkan akan menunjukkan sebelas alasan berbeda dan tidak akan menghasilkan tindakan apa pun.

Now add the deal-size row. Say the 44 price losses average $12k and the 31 integration losses average $58k. The integration problem is then worth roughly twice the revenue, despite having fewer deals behind it. That reversal is the single most common thing a count-only analysis hides.

Siapa yang membacanya, dan seberapa sering

Tiga audiens menggunakan dokumen ini dengan cara yang berbeda, dan tata letak dokumen harus menyesuaikan hal tersebut.

Kepemimpinan penjualan membaca win rate utama dan sorotan pergerakan, lalu berhenti di situ kecuali ada perubahan yang signifikan. Produk dan pemasaran membaca pengelompokan alasan, karena dari sanalah peta jalan dan argumen pesan pemasaran dimulai. Keuangan membaca ukuran kesepakatan, karena win rate yang meningkat pada kesepakatan yang nilainya mengecil bukanlah kemenangan yang sesungguhnya.

Buatlah dokumen untuk audiens pertama dan berikan anotasi untuk dua audiens lainnya. Satu halaman, tiga lapisan informasi yang mudah dibaca.

Mendapatkan daftar alasan yang dapat digunakan

All of the above depends on a loss-reason field somebody can group. Three habits fix most of the mess at source.

Batasi daftar pilihan maksimal tujuh opsi. Daftar yang lebih panjang menjamin pemilihan yang tidak konsisten, karena tidak ada orang yang mau menggulir menu dropdown di akhir kesepakatan yang gagal.

Pisahkan alasan dari cerita detailnya. Satu daftar pilihan wajib untuk kategori, satu kotak teks bebas opsional untuk detailnya. Jika Anda menggabungkannya, Anda tidak akan mendapatkan keduanya dengan baik.

Buat satu opsi yang jujur. Sertakan pilihan eksplisit seperti Unknown atau No decision. Tanpa pilihan tersebut, setiap kekalahan yang ambigu akan dimasukkan ke dalam kategori harga, dan harga akan menjadi jawaban untuk segalanya.

Tinjau pemetaannya, bukan kolom datanya. Anda tidak akan pernah mendapatkan data yang bersih saat pertama kali dimasukkan. Apa yang bisa Anda dapatkan adalah pemetaan yang stabil dari label yang berantakan ke dalam tujuh kelompok, yang ditinjau sekali dalam satu kuartal oleh satu orang.

Kesalahan umum

Menghitung kesepakatan yang masih terbuka ke dalam penyebut. Win rate adalah kemenangan dibagi dengan closed deals. Memasukkan peluang yang masih terbuka akan selalu membuat angka tersebut terlihat lebih bagus dari yang sebenarnya.

Membiarkan daftar alasan bertambah tanpa batas. Jika kuartal ini memiliki sebelas alasan dan kuartal lalu memiliki enam alasan, Anda sebenarnya sedang melihat pergeseran kosakata alih-alih perubahan pasar. Perbaiki pengelompokannya, lalu bandingkan.

Membaca segmen kecil sebagai tren. Tampilkan jumlah hitungan di samping setiap persentase agar pembaca dapat menilainya sendiri secara proporsional.

Menyajikan pivot yang usang. Baris baru pada sumber data tidak akan memperbarui PivotTable secara otomatis, dan tata letak yang tampak baru dengan angka-angka lama justru lebih buruk daripada tidak ada analisis sama sekali.

Menyembunyikan pemetaan. Siapa pun yang membaca ini pada akhirnya akan bertanya apa saja yang dihitung sebagai "harga." Publikasikan pengelompokan tersebut di samping grafik dan percakapan itu hanya akan memakan waktu sepuluh detik.

Hanya menjalankannya setelah kuartal yang buruk. Analisis win-loss yang Anda buat saat angka penjualan turun tidak memiliki tolok ukur untuk dibandingkan. Menjalankannya setiap kuartal, termasuk di kuartal yang baik, adalah hal yang membuat kuartal yang buruk dapat dipahami dengan jelas.

Melaporkan persentase tanpa volume. Segmen yang bergerak dari 20% ke 40% berdasarkan lima kesepakatan tidak berarti melipatgandakan apa pun. Cantumkan jumlah hitungan di samping setiap persentase agar pembaca dapat menilainya sendiri secara proporsional.

Kesimpulan

Perhitungan aritmetika dalam analisis win-loss sebenarnya sangat sederhana: COUNTIFS untuk menghitung jumlah, PivotTable untuk ringkasan, dan % of Grand Total untuk persentase bagian. Pekerjaan yang menyita waktu sepanjang sore adalah memutuskan apa arti sebenarnya dari alasan kekalahan Anda.

Serahkan bagian tersebut ke alat yang dapat mengelompokkan label, menunjukkan pemetaan kepada Anda, dan merujuk kembali ke kesepakatan di balik setiap angka. Coba Powerdrill Bloom pada ekspor closed-deals kuartal lalu dan lihat seberapa banyak daftar alasan Anda yang dapat disederhanakan.

Untuk melihat tampilan pipeline di tahap awal sebelum ini, silakan baca panduan kami tentang mengubah ekspor CRM menjadi laporan pipeline. Rangkuman alat AI untuk analisis pipeline penjualan membahas dari sisi alat yang digunakan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu analisis win-loss?

Ini adalah perbandingan terstruktur antara kesepakatan yang Anda menangkan dengan kesepakatan yang gagal dalam periode yang sama. Analisis ini mencakup win rate, perbedaan tingkat persentase tersebut berdasarkan segmen, dan pengelompokan alasan di balik kekalahan tersebut.

Bagaimana cara menghitung win rate?

Bagi jumlah kesepakatan yang menang dengan total jumlah kesepakatan yang ditutup pada periode yang sama. COUNTIFS menangani kedua penghitungan tersebut, karena rumus ini menghitung baris di mana setiap kriteria terpenuhi di seluruh rentang yang cocok.

Mengapa kolom alasan kekalahan saya menampilkan jumlah hitungan alih-alih total penjumlahan?

Karena kolom tersebut berupa teks. Microsoft mendokumentasikan bahwa kolom PivotTable di area Values secara default ditampilkan sebagai SUM. Kolom tersebut akan ditampilkan sebagai COUNT ketika Excel menafsirkan data tersebut sebagai teks.

Berapa banyak alasan kekalahan yang harus ada dalam analisis win-loss?

Cukup sedikit agar dapat dibandingkan antar kuartal, yang dalam praktiknya berarti sekitar lima hingga tujuh kelompok. Pertahankan label mentah di bawahnya agar siapa pun dapat memeriksa apa saja yang dimasukkan ke dalam setiap kelompok.

Seberapa sering Anda harus menjalankan analisis win-loss?

Analisis triwulanan cocok untuk sebagian besar tim, karena satu bulan jarang memiliki jumlah closed deals yang cukup per segmen untuk menghasilkan data yang stabil. Apa pun frekuensinya, buat ulang analisis tersebut dari hasil ekspor yang baru alih-alih mengedit file dari periode sebelumnya.