Cara Membuat Laporan Arus Kas: Panduan Lengkap

Laporan arus kas menjawab satu pertanyaan: berapa banyak kas yang masuk, berapa banyak yang keluar, dan berapa sisanya. Untuk membuatnya, ekspor transaksi bank dan pembayaran Anda untuk periode tertentu. Kemudian klasifikasikan setiap baris sebagai operasional, investasi, atau pendanaan, hitung nilai bersihnya per bulan, dan sesuaikan saldo akhir dengan rekening koran bank Anda.

Bagian yang sulit bukanlah aritmetikanya. Melainkan memutuskan tanggal mana yang dihitung sebagai tanggal transaksi, dan keputusan tersebut mengubah setiap angka dalam laporan.

Panduan ini membahas apa saja yang termasuk dalam laporan arus kas dan dua pilihan yang harus Anda buat sebelum memulai. Selanjutnya, panduan ini akan membahas cara menyusun laporan tersebut dari data ekspor.

Apa itu laporan arus kas, dan apa yang bukan

Laporan manajemen yang mungkin Anda butuhkan bukanlah laporan keuangan dalam berkas pelaporan perusahaan publik.

Laporan arus kas wajib (statuter) disusun dari akun-akun Anda berdasarkan kerangka kerja akuntansi, dan disesuaikan dengan laporan laba rugi Anda. Itu adalah pekerjaan akuntan Anda, bukan tugas lembar kerja (spreadsheet).

Apa yang biasanya dibutuhkan tim setiap bulan lebih spesifik dan lebih berguna. Laporan ini menjawab apakah kas benar-benar masuk, ke mana perginya, dan berapa banyak sisa dana (runway) yang tersisa.

Elemen	Mengapa ada di sana
Saldo kas awal	Laporan tidak ada gunanya jika tidak sesuai dengan saldo riil
Kas masuk, berdasarkan sumber	Penerimaan pelanggan, pengembalian dana (refund) bersih, pendanaan dipisahkan
Kas keluar, berdasarkan kategori	Gaji (payroll), vendor, pajak, pembayaran utang
Pergerakan bersih untuk periode tersebut	Satu-satunya angka yang paling dicari orang
Saldo kas akhir	Harus cocok dengan rekening koran hingga sen terakhir
Dasar tanggal yang ditetapkan	Tanggal mana yang digunakan untuk menghitung setiap baris
Cakupan yang ditetapkan	Akun dan entitas mana saja yang disertakan

Dua poin terakhir itulah yang membedakan sebuah laporan dengan sekumpulan angka acak. Dua orang bisa menarik data ekspor yang sama dan menghasilkan selisih ribuan tanpa ada satu pun yang melakukan kesalahan.

Artikel ini membahas pelaporan kas yang sudah bergerak. Jika Anda membutuhkan proyeksi, rangkuman kami tentang alat peramalan arus kas membahas kategori tersebut, dan sisi alat yang digunakan berbeda.

Keputusan pertama: basis kas atau basis akrual

Tetapkan hal ini sebelum Anda membuat apa pun, karena kedua basis tersebut menjawab pertanyaan yang berbeda.

IRS mendefinisikan keduanya dengan jelas dalam Publication 538. Di bawah metode kas, "Anda umumnya melaporkan pendapatan pada tahun pajak saat Anda menerimanya." Pengeluaran dikurangkan "pada tahun pajak saat Anda membayar pengeluaran tersebut."

Metode akrual menggeser waktu tersebut. Di sana, "Anda umumnya melaporkan pendapatan pada tahun pajak saat Anda memperolehnya, terlepas dari kapan pembayaran diterima," dan pengeluaran dikurangkan saat terjadi.

Untuk laporan arus kas, basis kas adalah pilihan yang paling cocok. Anda sedang menggambarkan uang yang bergerak, jadi faktur (invoice) yang diterbitkan dan belum dibayar tidak termasuk dalam total tersebut.

Jebakannya adalah mencampurnya tanpa disadari. Menarik data penerimaan dari bank dan pengeluaran dari buku besar akrual sistem akuntansi Anda akan menghasilkan angka yang tidak menggambarkan apa pun.

Perlu dicatat bahwa ini adalah pilihan pelaporan, bukan saran pajak. Metode mana yang digunakan bisnis Anda untuk pelaporan pajak adalah pertanyaan untuk akuntan Anda.

Keputusan kedua: tanggal mana yang dihitung

Di sinilah sebagian besar laporan arus kas diam-diam salah, dan pemroses pembayaran adalah contoh paling jelas mengapa hal itu terjadi.

Dokumentasi pembayaran (payouts) Stripe memisahkan kedua peristiwa tersebut. Dokumentasi tersebut menyatakan bahwa "waktu saat dana tersedia bergantung pada waktu penyelesaian (settlement) Anda." Bank "mungkin memerlukan waktu tambahan untuk menyediakan dana setelah menerimanya."

Kesenjangan ini bisa sangat besar di awal. Stripe "biasanya menjadwalkan pembayaran awal Anda selesai dalam waktu 7–14 hari" setelah pembayaran langsung pertama. Stripe mencatat bahwa hal ini "bisa memakan waktu lebih lama tergantung pada industri, negara operasi, dan tingkat risiko Anda."

Jadi, satu penjualan menghasilkan setidaknya tiga kandidat tanggal. Pelanggan membayar pada hari pertama, pemroses menyelesaikan pembayaran pada hari kedua, dan bank mengkreditkan rekening pada hari ketiga.

Laporan arus kas yang dibuat berdasarkan tanggal penagihan (charge date) akan menunjukkan kas yang belum Anda miliki. Laporan yang dibuat berdasarkan tanggal kredit bank akan cocok dengan saldo Anda tetapi tertinggal dari penjualan Anda.

Pilih tanggal kredit bank ketika laporan harus disesuaikan dengan saldo. Pilih sekali, tulis di laporan, dan gunakan untuk setiap baris.

Pilihan yang sama juga muncul pada utang usaha (accounts payable). Cek yang ditulis pada tanggal 30 dan dicairkan pada tanggal 3 termasuk dalam bulan yang berbeda di bawah aturan yang berbeda.

Apa saja yang termasuk dalam masing-masing dari tiga kategori

Klasifikasi sebenarnya lebih sederhana daripada yang terlihat setelah Anda menerima bahwa baris yang ambigu itu pasti ada.

Operasional. Kas dari pelanggan, pembayaran kepada pemasok dan staf, pajak yang dibayarkan, dan bunga jika kebijakan Anda menempatkannya di sana. Ini adalah kategori yang memberi tahu Anda apakah bisnis tersebut mendanai dirinya sendiri.

Investasi. Pembelian dan penjualan aset berumur panjang, serta pergerakan uang masuk atau keluar dari investasi. Peralatan, kendaraan, dan perangkat lunak yang dikapitalisasi masuk ke sini.

Pendanaan. Penarikan dan pelunasan pinjaman, ekuitas yang diperoleh, dividen dan distribusi yang dibayarkan. Uang yang berasal dari atau kembali ke penyandang dana, bukan dari operasional.

Dua kategori sering kali menimbulkan perdebatan. Bunga pinjaman dan penarikan pemilik (prive) sama-sama memiliki alasan kuat untuk ditempatkan di lebih dari satu kategori. Tulis pilihan Anda di tab definisi daripada harus memutuskannya kembali setiap bulan.

Transfer internal tidak termasuk dalam kategori mana pun. Memindahkan kas antar rekening Anda sendiri menghasilkan nilai bersih nol, dan menghitung kedua sisi akan menggelembungkan arus masuk dan arus keluar kotor secara bersamaan.

Cara melakukannya secara manual

Opsi 1: Satu tab per sumber, lalu ringkasan

Ekspor setiap rekening bank, kartu, dan pemroses secara terpisah, dan simpan di tab masing-masing sebelum digabungkan.

Tambahkan kolom klasifikasi dan kolom tanggal yang dinormalisasi ke setiap tab. Kemudian gunakan SUMIFS terhadap rangkaian akhir bulan yang dibuat dengan EOMONTH untuk menyatukan semuanya ke dalam satu kisi (grid).

Microsoft menjelaskan EOMONTH mengembalikan "nomor seri untuk hari terakhir bulan tersebut." Hal ini membuat batas bulan Anda menjadi eksplisit, bukan sekadar tersirat oleh pemformatan sel.

Batasan terbesarnya adalah rekonsiliasi. Tidak ada bagian di sini yang memeriksa apakah saldo akhir gabungan Anda cocok dengan bank, jadi Anda harus melakukannya sendiri, setiap bulan.

Opsi 2: Klasifikasikan dengan tabel pencarian (lookup table), bukan secara manual

Buat tabel pemetaan dua kolom dari deskripsi transaksi ke kategori, lalu cari setiap baris alih-alih menandai baris satu per satu secara manual.

Hal ini membuat klasifikasi dapat diaudit. Ketika seseorang bertanya mengapa perpanjangan perangkat lunak berada di bagian operasional, Anda cukup menunjuk ke tabel tersebut alih-alih mencoba mengingat-ingatnya.

Bersiaplah jika ada data yang tidak cocok pada tabel. Biarkan baris yang tidak cocok terlihat di kategori "tidak terklasifikasi" daripada langsung memasukkannya ke operasional secara default, karena default yang tidak disadari adalah bagaimana kesalahan bisa terus bertahan.

Batasannya adalah perubahan data (drift). Deskripsi vendor berubah, pemasok baru bermunculan, dan tabel memerlukan pemeliharaan begitu tabel tersebut mulai gagal mendeteksi transaksi baru.

Opsi 3: Baris rekonsiliasi di bagian atas

Tempatkan saldo awal, pergerakan bersih, saldo akhir yang dihitung, dan saldo akhir bank yang sebenarnya dalam empat sel yang berdekatan, dengan sel selisih di sampingnya.

Jika selisih tersebut tidak nol, maka apa pun di bawahnya tidak layak dibaca. Membuat pemeriksaan ini terlebih dahulu mencegah Anda menyajikan laporan yang belum diverifikasi.

Panduan kami tentang cara merekonsiliasi transaksi di lembar kerja membahas sisi pencocokan ini secara lebih rinci.

Batasannya adalah bahwa selisih nol hanya membuktikan totalnya, bukan klasifikasinya. Anda bisa mencocokkannya dengan bank secara sempurna tetapi gaji karyawan masih berada di bagian pendanaan.

Batasan bersama. Ketiganya mengasumsikan setiap sumber mencakup rentang tanggal yang identik dengan dasar tanggal yang identik pula. Rentang tanggal yang tidak cocok di berbagai tab adalah kesalahan tersembunyi yang paling sering terjadi dalam laporan ini.

Di mana rute manual mulai melambat

Laporan arus kas pertama membutuhkan waktu satu sore. Laporan keempat membutuhkan waktu lebih lama, karena inputnya berubah.

Pemroses pembayaran baru muncul, sehingga ada ekspor keempat dengan tata letak kolom yang berbeda. Kartu diganti, sehingga string deskripsi bergeser dan tabel pencarian mulai melewatkan baris.

Kemudian pertanyaan tentang dasar tanggal muncul kembali. Seseorang bertanya mengapa angka penjualan tidak cocok dengan angka kas, dan jawaban jujurnya memerlukan penjelasan ulang tentang jeda penyelesaian (settlement lag).

Ada biaya keempat yang hanya muncul saat berada di bawah tekanan. Seorang anggota dewan bertanya apa yang mendorong pergerakan tersebut, dan jawabannya mengharuskan Anda menyusun ulang klasifikasi selama tiga bulan yang sudah tidak Anda ingat lagi.

Untuk sisi varians dari pekerjaan yang sama, lihat panduan kami tentang cara membuat laporan anggaran vs realisasi.

Cara membuatnya dengan Powerdrill Bloom

Langkah 1: Unggah ekspor bank dan pembayaran Anda

Unggah ekspor rekening koran bank, ekspor kartu, dan ekspor pembayaran pemroses secara bersamaan. Powerdrill Bloom akan memprofilkan kolom-kolom tersebut saat masuk, sehingga rentang tanggal yang tidak cocok, ID transaksi duplikat, dan jumlah kosong akan terdeteksi sebelum total apa pun dihasilkan.

Langkah 2: Deskripsikan laporan dalam bahasa alami

Nyatakan aturannya alih-alih menyusunnya secara manual. Sebutkan dasar tanggal, periode, tiga kategori, akun yang masuk dalam cakupan, dan pasangan transfer internal yang ingin dieliminasi.

Kemudian ajukan pertanyaan yang dapat mendeteksi kesalahan. Tanyakan baris mana yang gagal diklasifikasikan. Tanyakan transaksi mana yang muncul di dua sumber. Tanyakan apakah saldo akhir yang dihitung sama dengan saldo akhir bank yang Anda berikan.

Langkah 3: Ekspor grafik, laporan, atau dek presentasi

Dapatkan kisi arus kas bulanan, grafik pergerakan bersih terhadap saldo akhir, atau slide presentasi yang menampilkan dasar tanggal di samping angka total.

Halaman alat analisis arus kas AI membahas pekerjaan yang sama dari sisi alat.

Kesalahan umum

Mencampur dasar tanggal di berbagai sumber. Tanggal penagihan dari pemroses dan tanggal kredit dari bank tidak dapat dijumlahkan bersama.

Menghitung transfer internal. Kedua sisi terhitung, sehingga arus masuk dan arus keluar kotor sama-masing menggelembung sementara nilai bersihnya tetap benar.

Memasukkan baris yang tidak terklasifikasi ke operasional secara default. Kategori yang paling penting ini diam-diam menyerap semua hal yang gagal Anda petakan.

Melewatkan baris rekonsiliasi. Laporan yang tidak cocok dengan saldo bank hanyalah sebuah tebakan dengan pemformatan yang rapi.

Menyajikan satu bulan saja. Kas bersifat fluktuatif (lumpy), dan satu bulan saja dapat mengarahkan pada kesimpulan yang mungkin bertolak belakang jika melihat data tiga bulan.

Memasukkan pengembalian dana (refund) bersih ke dalam satu baris pendapatan. Anda akan kehilangan kemampuan untuk melihat apakah arus masuk menurun atau pengembalian barang (retur) meningkat.

Menyebutnya sebagai laporan arus kas (statement of cash flows). Versi statuter disusun dari akun-akun Anda berdasarkan kerangka kerja akuntansi, dan perbedaan ini penting bagi siapa pun yang membacanya.

Kesimpulan

Tetapkan dasar tanggal, tetapkan cakupan, klasifikasikan dari tabel, hilangkan transfer internal, dan tempatkan pemeriksaan rekonsiliasi di atas segalanya. Hal itu akan menghasilkan laporan arus kas yang dapat ditindaklanjuti oleh seseorang.

Dua keputusan di awal adalah apa yang membuatnya dapat dipertanggungjawabkan. Kas atau akrual, dan tanggal mana yang dihitung, menjelaskan hampir setiap perbedaan pendapat tentang angka kas.

Nyatakan keduanya di dalam laporan itu sendiri. Pembaca yang dapat melihat dasar Anda dapat mendebat pilihan Anda, yang jauh lebih baik daripada diam-diam mengasumsikan hal yang berbeda.

Jika menyusun ulang laporan ini setiap bulan menyita waktu seharian, coba Powerdrill Bloom pada data ekspor Anda sendiri. Lihat juga halaman pembuat laporan AI.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa perbedaan antara laporan arus kas (cash flow report) dan laporan arus kas statuter (statement of cash flows)?

Laporan arus kas statuter (statement of cash flows) disusun dari akun-akun Anda berdasarkan kerangka kerja akuntansi dan disesuaikan dengan laporan laba rugi. Laporan arus kas manajemen menggambarkan kas yang benar-benar bergerak dalam suatu periode, yang dibuat dari ekspor bank dan pembayaran.

Apakah laporan arus kas harus menggunakan basis kas atau basis akrual?

Basis kas adalah yang paling cocok, karena laporan tersebut menggambarkan uang yang bergerak. IRS menjelaskan metode kas sebagai pelaporan pendapatan saat diterima dan pengurangan pengeluaran saat dibayar, yang merupakan waktu yang sama yang dibutuhkan oleh laporan kas.

Tanggal mana yang harus saya gunakan untuk pembayaran kartu?

Gunakan tanggal saat uang masuk ke bank Anda ketika laporan harus disesuaikan dengan saldo. Stripe mencatat bahwa ketersediaan dana bergantung pada waktu penyelesaian (settlement) dan bank Anda mungkin menambahkan waktu lebih lanjut setelah menerimanya.

Bagaimana cara menangani transfer antar rekening saya sendiri?

Kecualikan kedua sisi. Menghitungnya akan menggelembungkan total arus masuk dan total arus keluar dengan jumlah yang sama, sehingga nilai bersihnya tetap benar sementara setiap angka kotor menjadi salah.

Apa saja tiga bagian dari laporan arus kas?

Operasional mencakup kas dari pelanggan dan pembayaran kepada pemasok, staf, dan pajak. Investasi mencakup aset berumur panjang dan investasi. Pendanaan mencakup pinjaman, ekuitas, dan distribusi.