प्रतिस्पर्धी डेटा को बेंचमार्किंग रिपोर्ट में कैसे बदलें (चरण-दर-चरण)

प्रतिस्पर्धियों का डेटा इकट्ठा करना तो आधा और आसान काम है। अंत में आपके पास कीमतों, प्लान की सीमाओं, फीचर लिस्ट और कर्मचारियों की संख्या के अनुमानों की एक स्प्रेडशीट आ जाती है। लेकिन यह अभी भी उस एक महत्वपूर्ण सवाल का जवाब नहीं दे सकती: क्या हम आगे हैं या पीछे?

एक बेंचमार्किंग रिपोर्ट इसका जवाब देती है। यह आपके आंकड़ों को एक समकक्ष समूह में रखती है और बताती है कि आप कहाँ खड़े हैं।

दो चीजें यह तय करती हैं कि आपकी रिपोर्ट कितनी सटीक है। पहला, समकक्ष समूह में कौन शामिल है, और दूसरा, क्या आपने तुलना किसी औसत से की है या वितरण से।

यह गाइड बताती है कि सबसे पहले क्या तय करना है, तीन मैन्युअल तरीके कौन से हैं, और वे कहाँ काम करना बंद कर देते हैं।

शुरू करने से पहले आपको क्या चाहिए

आपको एक ऐसा समकक्ष समूह चाहिए जिसका आप एक वाक्य में बचाव कर सकें। "समान बजट में खरीदार हमारे साथ जिन टूल्स को शॉर्टलिस्ट करेगा" एक सही परिभाषा है। "आठ सबसे बड़े नाम" सही परिभाषा नहीं है।

आपको प्रति प्रतिस्पर्धी एक रो (row) और प्रति विशेषता (attribute) एक कॉलम की आवश्यकता होगी, जिसमें विशेषता स्पष्ट रूप से परिभाषित हो। "AI फीचर्स" नाम का कॉलम एक अनुमान जैसा है। "अपलोड की गई फ़ाइल से स्लाइड जेनरेट करना" नाम का कॉलम एक तथ्य है।

आपको हर आंकड़े के लिए वह तारीख भी दर्ज करनी होगी जब उसे लिया गया था। कीमतें और प्लान की सीमाएं बदलती रहती हैं, और बिना तारीख वाली बेंचमार्किंग रिपोर्ट धीरे-धीरे बेकार हो जाती है।

दो फैसले सबसे पहले लेने होते हैं।

आप किस चीज़ की तुलना कर रहे हैं। कीमत, क्षमता, या परिणाम। इनके लिए अलग-अलग समकक्ष समूहों की आवश्यकता होती है, और इन्हें एक ही टेबल में मिलाना सबसे आम संरचनात्मक गलती है।

आप रैंक कर रहे हैं या स्कोर। रैंकिंग के लिए वितरण (distribution) की आवश्यकता होती है। स्कोरिंग के लिए वेटेज (weights) की आवश्यकता होती है, और वेटेज तय करने की जिम्मेदारी किसी एक की होनी चाहिए।

एक आदत दोबारा काम करने की मेहनत को सबसे ज्यादा बचाती है। हर सेल के बगल में ही सोर्स URL दर्ज करें, न कि किसी अलग नोट्स टैब में.

तुलना करना सबसे कठिन काम क्यों है

अधिकांश बेंचमार्किंग अभ्यासों में किसी आंकड़े की तुलना समकक्षों के औसत से की जाती है। यह डेटा को समझने का सबसे कमजोर तरीका है।

एक औसत आपको केवल बीच का हिस्सा बताता है। यह यह नहीं बताता कि बीच में भीड़ है या आप किसी किनारे के करीब हैं।

परसेंटाइल रैंक (Percentile rank) यह काम करती है। PERCENTRANK.INC यह बताती है कि कोई वैल्यू किसी सेट के अंदर कहाँ स्थित है। इससे आपको वह निष्कर्ष मिलता है जो आप वास्तव में चाहते हैं: हमारी कीमत शॉर्टलिस्ट के 30वें परसेंटाइल पर है।

क्वार्टाइल (Quartiles) आपको श्रेणियां (bands) देते हैं। QUARTILE.INC समकक्ष समूह को चार भागों में विभाजित करता है, जो आमतौर पर किसी ऐसी रिपोर्ट के लिए पर्याप्त स्पष्टता है जिसे कोई केवल एक बार पढ़ता है।

इसमें आकार (size) का एक ऐसा जाल है जिसमें लोग फंस जाते हैं। एक्सक्लूसिव परसेंटाइल वेरिएंट छोटे सैंपल पर चरम (extreme) परसेंटाइल की गणना नहीं कर सकते।

Microsoft ने PERCENTILE.EXC के व्यवहार को प्रलेखित (document) किया है। यह "तब इंटरपोलेट करेगा जब निर्दिष्ट परसेंटाइल का मान एरे (array) में दो मानों के बीच स्थित हो," और ऐसा न होने पर #NUM! एरर देता है।

आठ के समकक्ष समूह के साथ, इस तरीके से 95वें परसेंटाइल की गणना नहीं की जा सकती। छोटे सेट के लिए इंक्लूसिव वेरिएंट का उपयोग करें, और यह स्पष्ट करें कि आपने किसका उपयोग किया है।

सामान्यीकरण (Normalisation) भी उतना ही मायने रखता है। प्रति-सीट (per-seat) और प्रति-वर्कस्पेस (per-workspace) मूल्य निर्धारण की तुलना तब तक नहीं की जा सकती जब तक आप टीम का आकार तय नहीं कर लेते। वार्षिक और मासिक कीमतों की तुलना तब तक नहीं की जा सकती जब तक आप कोई एक आधार नहीं चुन लेते।

इसे मैन्युअल रूप से कैसे करें

विकल्प 1: पहले एट्रिब्यूट मैट्रिक्स बनाएं, फिर रैंक करें

किसी भी गणना से पहले टेबल को ठीक करें। प्रति प्रतिस्पर्धी एक रो, प्रति विशेषता एक कॉलम, और प्रति कॉलम एक परिभाषा।

फिर XLOOKUP का उपयोग करके अपने खुद के मानों को लाएं ताकि आपकी रो (row) टाइप होने के बजाय अपने आप जेनरेट हो। टाइप किए गए मान फ़ाइल में किसी भी अन्य चीज़ की तुलना में बहुत तेज़ी से पुराने हो जाते हैं।

केवल उसके बाद ही रैंक करें। प्रत्येक संख्यात्मक विशेषता के लिए एक परसेंटाइल कॉलम जोड़ें ताकि रिपोर्ट में किए गए हर दावे के पीछे एक ठोस स्थिति (position) हो।

इसकी सीमा यह है कि एक मैट्रिक्स कोई निष्कर्ष नहीं होता। यह बारह कॉलम दिखाता है लेकिन कोई प्राथमिकता नहीं बताता।

विकल्प 2: किसी भी चीज़ का औसत निकालने से पहले समकक्ष समूह को विभाजित (segment) करें

एक मिश्रित सेट पर निकाला गया एक ही औसत बेंचमार्किंग को गलत दिशा में ले जाता है। केवल एंटरप्राइज के लिए बने टूल्स और सेल्फ-सर्व टूल्स की कीमतें एक-दूसरे से मेल नहीं खातीं।

सेट को विभाजित करें और प्रत्येक सेगमेंट के लिए AVERAGEIFS का उपयोग करें। प्रत्येक सेगमेंट को आपस में मिलाने के बजाय अलग से रिपोर्ट करें।

विभाजित करते समय सैंपल साइज का ध्यान रखें। किसी सेगमेंट में चार प्रतिस्पर्धी होना केवल एक छोटी कहानी जैसा है, और चार बिंदुओं पर आधारित परसेंटाइल को केवल दिशात्मक (directional) माना जाना चाहिए।

यहाँ सीमा आपके निर्णय की है। टूल आपके द्वारा परिभाषित किसी भी सेगमेंट की गणना कर देगा, और उन्हें गलत तरीके से परिभाषित करने पर एक ऐसा गलत उत्तर मिलेगा जो सही प्रतीत होगा।

विकल्प 3: एक प्रामाणिकता (provenance) टैब रखें

प्रत्येक डेटा पॉइंट के लिए एक रो: विशेषता, प्रतिस्पर्धी, मान (value), सोर्स URL, और डेटा लेने की तारीख।

यही वह चीज़ है जो रिपोर्ट को अगली तिमाही में दोबारा उपयोग करने योग्य बनाती है। यह आपको बिना दोबारा रिसर्च किए इस सवाल का जवाब देने में भी मदद करती है कि "यह आंकड़ा कहाँ से आया"।

इसकी सीमा यह है कि प्रामाणिकता अपने आप अपडेट नहीं होती है। हर आंकड़े की एक समय-सीमा होती है, और किसी को उन्हें दोबारा जांचना पड़ता है।

साझा सीमा। ये तीनों विकल्प यह मानकर चलते हैं कि विशेषताएं तुलनीय हैं। जब एक वेंडर सीमाओं को प्रकाशित करता है और दूसरा कुछ भी प्रकाशित नहीं करता है, तो अनुमान लगाने के बजाय सेल में ईमानदारी से "प्रकाशित नहीं" लिखना बेहतर होता है।

मैन्युअल तरीका कहाँ धीमा पड़ जाता है

पहली रिपोर्ट बनाने में एक हफ्ता लगता है। दूसरी रिपोर्ट बनाने में भी लगभग उतना ही समय लगता है, क्योंकि मूल आंकड़े बदल चुके होते हैं और किसी ने यह रिकॉर्ड नहीं किया होता कि कौन से आंकड़े बदले हैं।

कीमतें अपने समय के अनुसार बदलती हैं। प्लान की सीमाएं, न्यूनतम सीटें और पैकेजिंग भी इसी तरह बदलते हैं, और प्रत्येक बदलाव चुपचाप एक सेल को अमान्य कर देता है।

फीचर कॉलम, प्राइस कॉलम की तुलना में अधिक तेज़ी से पुराने हो जाते हैं। पिछली तिमाही में जो क्षमता मौजूद नहीं थी, वह बिना किसी घोषणा के लॉन्च हो जाती है, और आपकी टेबल अब किसी प्रतिस्पर्धी के बारे में कुछ गलत जानकारी दिखा रही होती है।

बेंचमार्किंग के काम में यही असली जोखिम है। एक पुराना "नहीं" कोई सामान्य गलती नहीं है। यह किसी और के प्रोडक्ट के बारे में एक ऐसा दावा है जिसका आप समर्थन नहीं कर सकते।

एक दूसरी लागत भी है जो प्रेजेंटेशन के समय सामने आती है। कोई पूछता है कि किसी प्रतिस्पर्धी को क्यों शामिल किया गया था, और यदि समकक्ष समूह का नियम कभी लिखा ही नहीं गया था, तो पूरी रिपोर्ट पर सवाल उठाए जा सकते हैं।

Powerdrill Bloom के साथ रिपोर्ट कैसे बनाएं

स्टेप 1: अपने प्रतिस्पर्धी की स्प्रेडशीट अपलोड करें

आपके द्वारा एकत्र की गई मैट्रिक्स अपलोड करें, और यदि आपकी खुद की मैट्रिक्स फ़ाइल अलग है, तो उसे भी अपलोड करें। Powerdrill Bloom अपलोड होते ही कॉलम का विश्लेषण करता है, जिससे किसी भी रैंकिंग की गणना होने से पहले खाली सेल, मिश्रित इकाइयां और प्रतिस्पर्धियों के डुप्लिकेट नाम सामने आ जाते हैं।

स्टेप 2: तुलना का विवरण सामान्य भाषा में लिखें

फॉर्मूला बनाने के बजाय समकक्ष समूह और आधार का उल्लेख करें। बताएं कि कौन से प्रतिस्पर्धी किस सेगमेंट से संबंधित हैं, आप किस मूल्य आधार का उपयोग कर रहे हैं, और कौन सी विशेषताएं संख्यात्मक हैं।

फिर वे सवाल पूछें जो गलतियों को पकड़ते हैं। पूछें कि किन सेल्स में सोर्स या तारीख गायब है, और कौन सी विशेषताएं मिश्रित इकाइयों में दर्ज हैं। फिर पूछें कि आपकी खुद की रो (row) प्रत्येक सेगमेंट के भीतर किस परसेंटाइल पर स्थित है।

स्टेप 3: चार्ट, रिपोर्ट या डेक एक्सपोर्ट करें

परिणाम के साथ-साथ समकक्ष समूह की परिभाषा ले जाने वाली रैंकिंग टेबल, एक पोजिशनिंग चार्ट या स्लाइड्स को बाहर निकालें (export करें)।

यह हाथ से दोबारा मैट्रिक्स बनाने से बेहतर क्यों है

	मैन्युअल तरीका	Powerdrill Bloom
एक ही कॉलम में मिश्रित मूल्य आधार	हाथ से सामान्य (normalise) करें	आधार बताएं और पूछें
प्रति विशेषता परसेंटाइल स्थिति	प्रति कॉलम फॉर्मूला	रैंकिंग के लिए पूछें
बिना सोर्स या तारीख वाले सेल्स	टैब की औचक जांच (spot-check) करें	अपलोड करते ही सामने आ जाता है
अगली तिमाही में दोबारा चलाना	शीट को दोबारा बनाएं	फ़ाइल बदलें, नियम वही रखें

तीसरी रो (row) वह है जो आपकी रक्षा करती है। बेंचमार्किंग रिपोर्ट में बिना सोर्स वाला सेल एक बड़ी कमी (liability) है, और मैन्युअल रूप से उन्हें खोजना ही वह जांच है जो अक्सर छूट जाती है।

आम गलतियाँ

ब्रांड के आकार के आधार पर समकक्ष समूह चुनना। खरीदार बजट और किए जाने वाले काम (job to be done) के आधार पर शॉर्टलिस्ट करते हैं, न कि मार्केट कैप के आधार पर। समूह को उसी तरह परिभाषित करें जैसे आपका खरीदार करेगा।

वितरण के बजाय औसत से तुलना करना। औसत यह छुपाता है कि आप भीड़ में हैं या किनारे पर। परसेंटाइल और समकक्षों की संख्या को एक साथ रिपोर्ट करें।

कीमतों को अलग-अलग आधारों पर छोड़ना। प्रति सीट, प्रति वर्कस्पेस, मासिक और वार्षिक को एक ही कॉलम में नहीं रखा जा सकता। एक आधार तय करें और उसे नोट करें।

अनुपस्थित फीचर को स्थायी "नहीं" के रूप में दर्ज करना। नई क्षमताएं (capabilities) बिना किसी शोर-शराबे के लॉन्च हो जाती हैं। हर क्षमता वाले सेल में तारीख दर्ज करें, और किसी प्रतिस्पर्धी के बारे में दावा प्रकाशित करने से पहले दोबारा जांच लें।

छोटे समकक्ष समूह पर एक्सक्लूसिव परसेंटाइल फ़ंक्शंस का उपयोग करना। इस तरह से चरम (extreme) परसेंटाइल की गणना नहीं की जा सकती और एरर आता है। इंक्लूसिव वेरिएंट का उपयोग करें और ऐसा स्पष्ट रूप से बताएं।

बड़ा सैंपल प्राप्त करने के लिए सेगमेंट को आपस में मिलाना। एक बड़ा सेट जो एंटरप्राइज और सेल्फ-सर्व को मिलाता है, वह एक छोटे लेकिन ईमानदार सेट से बदतर है। उन्हें विभाजित करें और लेबल लगाएं।

बिना बताए गए वेटेज के साथ स्कोर रिपोर्ट करना। एक वेटेड स्कोर (weighted score) संख्यात्मक रूप में केवल एक राय है। वेटेज प्रकाशित करें या रैंक प्रकाशित करें, और परिणाम को उन leading and lagging indicators के साथ जोड़ें जिनके आधार पर आप वास्तव में प्रबंधन करते हैं।

निष्कर्ष

समकक्ष समूह को एक वाक्य में परिभाषित करें, प्रत्येक विशेषता कॉलम को परिभाषित करें, मूल्य आधार को सामान्य करें, और औसत के बजाय परसेंटाइल रिपोर्ट करें। यही वह चीज़ है जो एक बेंचमार्किंग रिपोर्ट को उसकी पहली समीक्षा में सफल बनाती है।

सबसे खर्चीला हिस्सा विश्लेषण नहीं है। बल्कि यह है कि हर सेल की एक समय-सीमा होती है, इसलिए रिपोर्ट को दोबारा लिखने के बजाय दोबारा चलाने योग्य (re-runnable) होना चाहिए।

यदि आपकी तिमाही उस मैट्रिक्स को दोबारा बनाने में ही बीत जाती है, तो आपके पास पहले से मौजूद स्प्रेडशीट पर Powerdrill Bloom का उपयोग करके देखें। इसके अलावा प्रतिस्पर्धी बेंचमार्किंग के लिए AI टूल्स का राउंडअप देखें, साथ ही AI प्रतिस्पर्धी विश्लेषण और AI प्रतिस्पर्धी इंटेलिजेंस पेज भी देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

बेंचमार्किंग रिपोर्ट में क्या शामिल होना चाहिए?

एक परिभाषित समकक्ष समूह, प्रत्येक परिभाषित विशेषता के लिए एक कॉलम, आपके डेटा से जेनरेट की गई आपकी खुद की रो (row), और प्रत्येक संख्यात्मक विशेषता के लिए एक परसेंटाइल स्थिति। हर सेल के लिए एक सोर्स और डेटा लेने की तारीख होना आवश्यक है।

मुझे कितने प्रतिस्पर्धियों की आवश्यकता है?

इतने प्रतिस्पर्धी होने चाहिए कि परसेंटाइल का कोई मतलब निकले, इसलिए एक सेगमेंट में आठ से बारह का लक्ष्य रखना उचित है। पांच से कम होने पर, परिणाम को सांख्यिकीय (statistical) के बजाय केवल दिशात्मक (directional) के रूप में लेबल करें।

क्या मुझे औसत (average) या माध्यिका (median) से तुलना करनी चाहिए?

अकेले किसी से भी नहीं। आप परसेंटाइल के रूप में कहाँ खड़े हैं, इसकी रिपोर्ट करें, क्योंकि यह वास्तविक प्रश्न का उत्तर देता है और एक विषम (skewed) समकक्ष समूह होने पर भी सटीक रहता है।

मुझे प्रतिस्पर्धियों का ऐसा डेटा कहाँ से मिल सकता है जिसका मैं बचाव कर सकूँ?

प्रकाशित मूल्य निर्धारण (pricing) पेज, आधिकारिक उत्पाद दस्तावेज़ और सार्वजनिक फाइलिंग सबसे अधिक विश्वसनीय और बचाव योग्य हैं, क्योंकि वे प्रमाणित और दिनांकित होते हैं। हर आंकड़े के बगल में URL और तारीख दर्ज करें।

रिपोर्ट को कितनी बार अपडेट किया जाना चाहिए?

कीमतों और पैकेजिंग के लिए त्रैमासिक (quarterly), और क्षमताओं (capabilities) के दावों के लिए उससे भी जल्दी। क्षमताएं बिना किसी घोषणा के बदल जाती हैं, और किसी फीचर की अनुपस्थिति की पुरानी जानकारी दिखाना एक ऐसी गलती है जो विश्वसनीयता को नुकसान पहुंचाती है।