अपने खुद के डेटा से KPI लक्ष्य कैसे निर्धारित करें (बिना अंदाज़ा लगाए)

एक तर्कसंगत KPI लक्ष्य के तीन हिस्से होते हैं। पहला आपके अपने इतिहास से तैयार की गई एक बेसलाइन है। दूसरा एक स्पष्ट तंत्र (mechanism) है जो यह बताता है कि संख्या में सुधार कैसे होगा। तीसरा एक एकल आंकड़े के बजाय एक रेंज (दायरा) है। अधिकांश टीमें इन तीनों को छोड़ देती हैं और पिछले साल के आंकड़े में बस बीस प्रतिशत जोड़ देती हैं।

यह शॉर्टकट आलस से ज्यादा बिना किसी ठोस आधार का होता है। इससे एक ऐसी संख्या सामने आती है जिसका कोई भी समीक्षा में बचाव नहीं कर सकता और न ही कोई इसके आधार पर योजना बना सकता है, क्योंकि इसके पीछे कोई ठोस तर्क नहीं होता।

यह गाइड बताती है कि सबसे पहले क्या इकट्ठा करना है, मैन्युअल रूप से लक्ष्य कैसे बनाना है, और किस बिंदु पर आकर मैन्युअल तरीका समय की बर्बादी लगने लगता है।

शुरू करने से पहले आपको क्या चाहिए

सामान्य उतार-चढ़ाव को समझने के लिए आपके पास पर्याप्त इतिहास होना चाहिए। व्यावहारिक रूप से कम से कम आठ से बारह पूर्ण अवधियां होनी चाहिए, और छह से कम होने पर यह पूरी प्रक्रिया केवल अतिरिक्त चरणों वाला एक अनुमान बनकर रह जाती है।

आपको मीट्रिक की परिभाषा को भी स्थिर रखना होगा। यदि मार्च में सक्रिय उपयोगकर्ता की परिभाषा बदल गई, तो मार्च से पहले और बाद की श्रृंखला एक ही नाम के तहत दो अलग-अलग मीट्रिक बन जाती हैं।

किसी भी गणना से पहले तीन चीजों को तय कर लेना बेहतर होता है।

अवधि। साप्ताहिक लक्ष्य और त्रैमासिक लक्ष्य अलग-अलग तरह से व्यवहार करते हैं। साप्ताहिक संख्याएं अधिक उतार-चढ़ाव वाली होती हैं, इसलिए साप्ताहिक लक्ष्य के लिए एक व्यापक रेंज की आवश्यकता होती.

चालक। एक ऐसा लक्ष्य जिसे आप प्रभावित नहीं कर सकते, वह केवल एक पूर्वानुमान है। यह लिख लें कि टीम संख्या को बदलने के लिए वास्तव में क्या करेगी, क्योंकि वह कार्रवाई ही वास्तव में उस लक्ष्य का मुख्य आधार है।

अधिकतम सीमा। कुछ मीट्रिक्स की एक निश्चित सीमा होती है। रूपांतरण दर 100 प्रतिशत से अधिक नहीं हो सकती, और एक सपोर्ट टीम उतने ही टिकट बंद कर सकती है जितने उसके पास आते हैं।

गणना से पहले एक और बात लिख लेना उपयोगी है: KPI लक्ष्य किसके लिए है। बजट आवंटित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले लक्ष्य का आत्मविश्वास स्तर टीम को प्रेरित करने वाले लक्ष्य से अलग होना चाहिए। पहला रूढ़िवादी होना चाहिए, और दूसरे में एक महत्वाकांक्षी आंकड़ा हो सकता है।

इसे मैन्युअल रूप से कैसे करें

विकल्प 1: बेसलाइन और उसकी सामान्य रेंज स्थापित करें

पिछली आठ से बारह अवधियों को लें और औसत के बजाय माध्यिका दर्ज करें। माध्यिका किसी एक असामान्य सप्ताह के प्रभाव से बची रहती है; औसत नहीं।

फिर उस अवधि के उच्चतम और न्यूनतम मानों को दर्ज करें। यह अंतर आपकी सामान्य रेंज है, और यह इस पूरी प्रक्रिया में सबसे उपयोगी संख्या है। रेंज के भीतर का लक्ष्य कोई लक्ष्य नहीं होता, और रेंज से तीन गुना बड़ा लक्ष्य केवल एक कोरी कल्पना है।

यदि श्रृंखला में मौसमी उतार-चढ़ाव है, तो समान अवधियों की तुलना करें। इस दिसंबर की तुलना पिछले दिसंबर से करें, न कि नवंबर से।

विकल्प 2: पहले तंत्र चुनें, फिर संख्या

तीन तंत्रों में से किसी एक को चुनें और बताएं कि आपने किसका उपयोग किया है।

ट्रेंड निरंतरता। हाल के ढलान को फिट करें और इसे आगे बढ़ाएं। यह तब काम करता है जब चालक स्थिर हो और कोई संरचनात्मक बदलाव न हो रहा हो।

क्षमता। टीम शारीरिक रूप से जो कर सकती है, उसके आधार पर काम करें। कर्मचारियों की संख्या और कार्यक्षमता का गुणनफल एक ऐसी सीमा तय करता है जिसे कोई भी महत्वाकांक्षा पार नहीं कर सकती।

अंतर को पाटना। आपके द्वारा पहले से हासिल की गई सबसे अच्छी अवधि को लें और अधिक निरंतरता के साथ उस तक पहुंचने का लक्ष्य रखें। यह सबसे तर्कसंगत तंत्र है, क्योंकि आपके पास इस बात का प्रमाण है कि वह संख्या प्राप्त की जा सकती है।

तंत्र चुनने के बाद ही आपको आंकड़ा लिखना चाहिए। बिना किसी तंत्र के लिखी गई संख्या केवल एक व्यक्तिगत पसंद होती है।

विकल्प 3: प्रतिबद्ध होने से पहले स्ट्रेस-टेस्ट करें

पूछें कि लक्ष्य को हासिल करने के लिए क्या सच होना चाहिए। यदि ईमानदारी से दिया गया उत्तर किसी ऐसे चैनल से जुड़ा है जो एक साल से स्थिर है, तो लक्ष्य पहले ही विफल हो रहा है।

फिर इसके विपरीत जांच करें। इतिहास की हर उस अवधि को देखें जिसने लक्ष्य को पार किया है और उन्हें गिनें। यदि किसी ने भी ऐसा नहीं किया है, तो आप पहली बार ऐसा होने की उम्मीद कर रहे हैं, और योजना में इसे स्पष्ट रूप से स्वीकार किया जाना चाहिए।

एक निश्चित बिंदु के बजाय एक रेंज निर्धारित करके समाप्त करें। एक प्रतिबद्ध संख्या और एक महत्वाकांक्षी संख्या पाठक को केवल एक आंकड़े की तुलना में कहीं अधिक जानकारी देती है, और वे किसी खराब महीने के प्रभाव को भी झेल सकती हैं।

मैन्युअल तरीका कहाँ धीमा पड़ जाता है

पहला लक्ष्य तय करने में एक दोपहर लग जाती है। समस्या यह है कि लक्ष्य कभी भी केवल एक बार तय नहीं किए जाते।

प्रत्येक खंड काम को कई गुना बढ़ा देता है। चार क्षेत्रों और तीन उत्पाद श्रेणियों के लिए लक्ष्य का मतलब है बारह बेसलाइन, बारह रेंज और बारह मौसमी जांच। कोई भी इसे हर तिमाही में दोबारा नहीं करता, इसलिए कुल लक्ष्य को विभाजित करके खंड लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं। इसी तरह किसी एक क्षेत्र को ऐसा आंकड़ा मिल जाता है जिसके वह कभी करीब भी नहीं पहुंचा होता।

संशोधन इसे और भी बदतर बना देता है। जब दूसरे महीने में योजना बदलती है, तो नई परिभाषा के अनुसार हर बेसलाइन की दोबारा गणना करनी पड़ती है। यह काम पूरी तरह से यांत्रिक होता है और अक्सर इसी काम को छोड़ दिया जाता है।

इसकी एक छिपी हुई कीमत भी चुकानी पड़ती है। चूंकि दोबारा निर्माण करना महंगा होता है, इसलिए पिछली तिमाही के KPI लक्ष्य को अक्सर बिना किसी बदलाव के आगे बढ़ा दिया जाता है। तब वह संख्या एक ऐसे व्यवसाय को दर्शाती है जो अब अस्तित्व में ही नहीं है, और समीक्षा काम के बजाय लक्ष्य को लेकर एक बहस बनकर रह जाती है।

इसका परिणाम अनुमानित होता है। लक्ष्य उस डेटा से दूर हो जाते हैं जिसने उन्हें सही ठहराया था, और समीक्षा इस बात पर बहस में बदल जाती है कि क्या वह संख्या कभी वास्तविक थी भी या नहीं।

Powerdrill Bloom के साथ KPI लक्ष्य कैसे निर्धारित करें

चरण 1: अपना ऐतिहासिक डेटा अपलोड करें

अपनी अवधि-दर-अवधि के इतिहास वाली फ़ाइल अपलोड करें। Powerdrill Bloom फ़ाइल प्राप्त होते ही कॉलम का विश्लेषण करता है, जिससे श्रृंखला में अंतराल और असंगत अवधि लेबल बेसलाइन को प्रभावित करने से पहले ही सामने आ जाते हैं।

चरण 2: प्राकृतिक भाषा में लक्ष्य तर्क का वर्णन करें

सीधे उत्तर के बजाय उसके घटकों के बारे में पूछें। पिछले बारह अवधियों के लिए खंड के अनुसार विभाजित माध्यिका और रेंज का अनुरोध करें, जिसमें किसी भी मौसमी पैटर्न को चिह्नित किया गया हो।

फिर सीधे तंत्र से जुड़ा प्रश्न पूछें। पूछें कि किन खंडों ने प्रस्तावित संख्या को पहले ही पार कर लिया है, और कितनी बार, ताकि अंतर को पाटने वाले लक्ष्य के पीछे ठोस सबूत हों।

चरण 3: चार्ट, रिपोर्ट या डेक निर्यात करें

बेसलाइन तालिका, रेंज दिखाने वाला एक ट्रेंड चार्ट, या एक संक्षिप्त लिखित तर्क निकालें जिसे आप योजना के साथ जोड़ सकें।

यह हर तिमाही में बेसलाइन को दोबारा बनाने से बेहतर क्यों है

	मैन्युअल तरीका	Powerdrill Bloom
प्रति खंड बेसलाइन	प्रत्येक के लिए एक-एक करके, हाथ से	एक ही बार में सभी खंडों के लिए पूछें
मौसमी तुलना	समान अवधि की विंडो को दोबारा बनाएं	समान-अवधि की तुलना के लिए कहें
यह जांचना कि लक्ष्य प्राप्त करने योग्य है या नहीं	इतिहास को मैन्युअल रूप से स्कैन करें	पूछें कि इसे पहले कितनी बार पार किया गया है
अगली तिमाही	पूरी प्रक्रिया को दोहराएं	नई अवधियां अपलोड करें

व्यवहार को बदलने वाली पंक्ति तीसरी है। जब पहुंच योग्यता की जांच करने में केवल एक प्रश्न का समय लगता है, तो आप हर खंड की जांच करते हैं। जब इसमें एक घंटा लगता है, तो आप केवल उसी की जांच करते हैं जिस पर आपको पहले से संदेह है, और बाकी बिना जांचे ही रह जाते हैं।

सामान्य गलतियाँ

पिछले वर्ष में एक सीधा प्रतिशत जोड़ना। इसके पीछे कोई तंत्र नहीं होता, इसलिए कोई भी यह नहीं कह सकता कि इसे कैसे हासिल किया जाएगा। यह पिछले वर्ष की किसी भी असामान्य स्थिति को भी अपने साथ ले आता है।

एकल संख्या प्रकाशित करना। एक निश्चित बिंदु वाला लक्ष्य आपकी वास्तविक अनिश्चितता को छुपा देता है। एक प्रतिबद्ध और एक महत्वाकांक्षी आंकड़ा समान महत्वाकांक्षा को दर्शाता है और एक खराब महीने के प्रभाव को झेल सकता है।

सामान्य रेंज की अनदेखी करना। ऐतिहासिक उतार-चढ़ाव के भीतर का लक्ष्य बिना कुछ किए भी हासिल हो जाएगा, जिससे टीम को यह सीख मिलती है कि लक्ष्य केवल दिखावे के लिए होते हैं।

केवल लैगिंग मीट्रिक्स पर लक्ष्य निर्धारित करना। राजस्व के लक्ष्य अकाट्य होते हैं लेकिन उन पर तुरंत कार्रवाई नहीं की जा सकती। प्रत्येक को किसी ऐसी चीज़ के साथ जोड़ें जिसे टीम इस सप्ताह बदल सके। सांख्यिकीय महत्व क्या है पर हमारा नोट छोटे बदलावों को बहुत अधिक महत्व देने के जाल को स्पष्ट करता है।

अवधि के बीच में मीट्रिक की परिभाषा बदलना। इससे तुलना का आधार चुपचाप टूट जाता, और लक्ष्य धीरे-धीरे अर्थहीन हो जाता है। परिभाषा को स्थिर रखें या पूरे इतिहास को दोबारा नए सिरे से तैयार करें।

एक ऐसा KPI लक्ष्य निर्धारित करना जिसे आप साप्ताहिक रूप से नहीं माप सकते। यदि संख्या केवल तिमाही के अंत में आती है, तो कोई भी सुधार नहीं कर सकता। अवधि के भीतर किसी ऐसी चीज़ को चुनें जिसे देखा जा सके, भले ही वह एक प्रॉक्सी ही क्यों न हो।

कंपनी के लक्ष्य को कर्मचारियों की संख्या से विभाजित करना। यह सुनने में तो सही लगता है लेकिन इस बात की अनदेखी करता है कि विभिन्न खंडों की बेसलाइन अलग-अलग होती हैं। आधी रूपांतरण दर वाले क्षेत्र को एक अलग संख्या की आवश्यकता होती है, न कि उसी समान संख्या की।

निष्कर्ष

लक्ष्य एक तर्क है, कोई संख्या नहीं। अपने इतिहास से माध्यिका और रेंज लें। उस तंत्र का नाम बताएं जो इसे बेहतर बनाता है। जांचें कि इस आंकड़े को पहले कितनी बार पार किया जा चुका है, और फिर एक निश्चित बिंदु के बजाय एक रेंज प्रकाशित करें।

इस अभ्यास को जो चीज़ बाधित करती है, वह है हर तिमाही में इसे दोबारा बनाना, विशेष रूप से तब जब खंड बढ़ जाते हैं। यदि आपकी योजना बनाने का समय इसी में जा रहा है, तो अपनी इतिहास फ़ाइल पर Powerdrill Bloom का उपयोग करके देखें। इसके अलावा, स्प्रेडशीट से KPI डैशबोर्ड बनाने, डेटा डैशबोर्ड क्या है, वर्णनात्मक सांख्यिकी चलाने, और ऑटो इनसाइट्स पेज पर हमारे गाइड देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मैं ऐतिहासिक डेटा के बिना KPI लक्ष्य कैसे निर्धारित करूँ?

ट्रेंड के बजाय क्षमता तंत्र का उपयोग करें। यह पता लगाएं कि टीम शारीरिक रूप से क्या दे सकती है, जानबूझकर एक विस्तृत रेंज निर्धारित करें, और पहले दो अवधियों को प्रदर्शन के बजाय केवल माप के रूप में मानें।

बेसलाइन निर्धारित करने के लिए मुझे कितने इतिहास की आवश्यकता है?

व्यावहारिक रूप से कम से कम आठ से बारह पूर्ण अवधियां होनी चाहिए। छह से कम होने पर सामान्य उतार-चढ़ाव का अनुमान लगाना असंभव हो जाता है, जिसका अर्थ है कि आपके द्वारा निर्धारित कोई भी लक्ष्य केवल एक अनुमान के समान होगा।

क्या KPI लक्ष्य एक संख्या होना चाहिए या एक रेंज?

एक रेंज। एक प्रतिबद्ध आंकड़ा और एक महत्वाकांक्षी आंकड़ा अनिश्चितता को दर्शाते हुए समान महत्वाकांक्षा को व्यक्त करते हैं। वे तब भी बेहतर स्थिति में रहते हैं जब कोई एक अवधि कम प्रदर्शन वाली होती है।

"पिछले वर्ष से 20% अधिक" एक खराब लक्ष्य क्यों है?

इसके पीछे कोई तंत्र नहीं होता, इसलिए कोई भी यह नहीं कह सकता कि इसे हासिल करने के लिए क्या कार्रवाई करनी होगी। यह पिछले वर्ष की किसी भी असामान्य स्थिति को भी आगे बढ़ाता है, जिसमें एक बार होने वाले उछाल भी शामिल हैं।

लक्ष्यों की समीक्षा कितनी बार की जानी चाहिए?

हर तिमाही में बेसलाइन की समीक्षा करें और जब भी मीट्रिक की परिभाषा या योजना बदले, तब लक्ष्य की समीक्षा करें। इससे अधिक बार समीक्षा करने से लक्ष्य केवल पूर्वानुमान बनकर रह जाते हैं और उनका योजना बनाने का मूल्य समाप्त हो जाता है।