Excel में Pivot Table कैसे बनाएं: 2026 में 4 आसान तरीके
एक pivot table आपके द्वारा चुनी गई श्रेणियों के आधार पर डेटा की एक बड़ी तालिका (table) को योग (totals), गिनती (counts), या औसत (averages) में संक्षिप्त करती है। Excel में pivot table बनाने के लिए, अपना डेटा चुनें, Insert पर जाएं, फिर PivotTable चुनें, और तय करें कि इसे कहाँ रखना है। इसके बाद, PivotTable Fields पेन में Rows, Columns, और Values में फ़ील्ड जोड़ें।
यह गाइड बताती है कि pivot table क्या है, इसका उपयोग कब करना है, और अपने डेटा को कैसे व्यवस्थित करना है। इसके बाद यह Excel में pivot table बनाने के चार तरीकों के बारे में बताती है: मैन्युअल रूप से, Recommended PivotTable के साथ, कई तालिकाओं (tables) से, और AI के साथ। अंतिम अनुभागों में मानों को संक्षिप्त करने (summarizing values), रीफ़्रेश करने और सामान्य गलतियों को शामिल किया गया है।
pivot table क्या है
Microsoft का सहायता पृष्ठ PivotTable को "डेटा की गणना करने, उसे संक्षिप्त करने और उसका विश्लेषण करने का एक शक्तिशाली उपकरण" कहता है। यह कहता है कि यह उपकरण "आपको अपने डेटा में तुलना, पैटर्न और रुझान देखने की अनुमति देता है।" Excel इस फ़ीचर को एक शब्द के रूप में PivotTable कहता है, जबकि अधिकांश लोग "pivot table" खोजते हैं।
यह आपके डेटा को नहीं बदलता है। Microsoft का कहना है कि "PivotTables आपके डेटा के एक स्नैपशॉट पर काम करते हैं, जिसे कैश (cache) कहा जाता है, इसलिए आपका वास्तविक डेटा किसी भी तरह से परिवर्तित नहीं होता है।"
प्रत्येक में चार क्षेत्र (areas) होते हैं:
- Rows. बाईं ओर नीचे की ओर सूचीबद्ध श्रेणियां, जैसे कि उत्पाद (product) या क्षेत्र (region)।
- Columns. ऊपर की ओर सूचीबद्ध श्रेणियां, जैसे कि महीना या तिमाही।
- Values. वे संख्याएँ जिन्हें संक्षिप्त किया जा रहा है, जैसे कि बिक्री (sales) या इकाइयाँ (units)।
- Filters. वैकल्पिक फ़ील्ड जो यह सीमित करते हैं कि पूरी तालिका क्या दिखाती है।
Field List के दो भाग होते हैं। Microsoft इसे "एक फ़ील्ड अनुभाग जिसमें आप उन फ़ील्ड को चुनते हैं जिन्हें आप दिखाना चाहते हैं" के रूप में वर्णित करता है। नीचे दिया गया Areas अनुभाग आपको उन्हें व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। यदि आप इसे नहीं देख पा रहे हैं, तो PivotTable में कहीं भी क्लिक करें, फिर Analyze चुनें, और फिर Field List चुनें।
Excel शुरुआत में आपके लिए इन क्षेत्रों में फ़ील्ड रखता है। Microsoft का कहना है कि "गैर-संख्यात्मक फ़ील्ड Rows में जोड़े जाते हैं, दिनांक और समय पदानुक्रम (hierarchies) Columns में जोड़े जाते हैं, और संख्यात्मक फ़ील्ड Values में जोड़े जाते हैं।"
pivot table का उपयोग कब करें
जब आपके पास कई पंक्तियाँ (rows) हों और आप श्रेणी के अनुसार सारांश चाहते हों, तो इसका उपयोग करें। यह कुछ ही क्लिक में "पिछली तिमाही में क्षेत्र के अनुसार कुल बिक्री कितनी थी?" जैसे प्रश्नों का उत्तर देता है।
| प्रश्न | क्या pivot table के लिए उपयुक्त है? |
|---|---|
| क्षेत्र और महीने के अनुसार कुल बिक्री | हाँ |
| ग्राहक प्रकार के अनुसार ऑर्डर की संख्या | हाँ |
| बिक्री प्रतिनिधि द्वारा औसत डील का आकार | हाँ |
| पूरी शीट के लिए एक एकल योग | नहीं, SUM का उपयोग करें |
| चित्र के रूप में दिखाया गया रुझान | एक pivot table का उपयोग करें, फिर एक PivotChart या लाइन चार्ट का उपयोग करें |
यह गिनती (counts) को भी संभालता है। Product जैसे टेक्स्ट फ़ील्ड को Values में ड्रैग करें, और Excel उन्हें जोड़ने के बजाय पंक्तियों की गिनती करता है।
यदि आपको केवल एक या दो योगों की आवश्यकता है, तो एक फ़ॉर्मूला अधिक तेज़ हो सकता है। pivot tables के बिना Excel डेटा को संक्षिप्त करने के तरीके पर हमारी गाइड में SUMIFS और अन्य विकल्पों को शामिल किया गया है।
Google Sheets के लिए, चरण अलग हैं। Google Sheets pivot tables पर हमारा लेख उन समूहीकृत फ़ील्ड (grouped fields) को कवर करता है जिन्हें Google ने 2026 में जोड़ा था।
पहले अपना डेटा कैसे व्यवस्थित करें
सारांश केवल उतना ही अच्छा होता है जितनी उसके पीछे की तालिका (table) होती है। Microsoft के डेटा फ़ॉर्मेट टिप्स आवश्यक चीज़ों को सूचीबद्ध करते हैं:
- "सर्वोत्तम परिणामों के लिए साफ़, सारणीबद्ध (tabular) डेटा का उपयोग करें।"
- "अपने डेटा को पंक्तियों (rows) में नहीं, बल्कि कॉलमों (columns) में व्यवस्थित करें।"
- एक हेडर पंक्ति का उपयोग करें। Microsoft का कहना है कि "हेडर की दोहरी पंक्तियों या मर्ज की गई कोशिकाओं (merged cells) से बचें।"
- डेटा को Excel तालिका (table) के रूप में फ़ॉर्मेट करें। आपके द्वारा बाद में जोड़ी जाने वाली पंक्तियाँ रीफ़्रेश करने पर शामिल हो जाती हैं।
- प्रत्येक कॉलम में एक ही डेटा प्रकार रखें। Microsoft का कहना है कि "आपको एक ही कॉलम में दिनांक और टेक्स्ट को नहीं मिलाना चाहिए।"
यहाँ एक उदाहरण तालिका दी गई है जिसे आप कॉपी कर सकते हैं। संख्याएँ काल्पनिक हैं.
| दिनांक | क्षेत्र | उत्पाद | इकाइयाँ | बिक्री |
|---|---|---|---|---|
| 2026-07-03 | उत्तर | Basic | 12 | 1,440 |
| 2026-07-05 | दक्षिण | Pro | 4 | 1,196 |
| 2026-07-09 | उत्तर | Pro | 6 | 1,794 |
| 2026-08-02 | पश्चिम | Basic | 20 | 2,400 |
| 2026-08-15 | दक्षिण | Basic | 9 | 1,080 |
| 2026-09-01 | पश्चिम | Pro | 5 | 1,495 |
शुरू करने से पहले खाली पंक्तियों (blank rows) और सबटोटल लाइनों को हटा दें। Microsoft का कहना है कि आपका डेटा "एक सारणीबद्ध (tabular) प्रारूप में व्यवस्थित होना चाहिए, और उसमें कोई भी खाली पंक्तियाँ या कॉलम नहीं होने चाहिए।"
तरीका 1: मैन्युअल रूप से pivot table बनाएं
यह मानक तरीका है, और यह Windows के लिए Excel के प्रत्येक हालिया संस्करण में काम करता है। Microsoft का सहायता पृष्ठ इन चरणों का वर्णन करता है:
- उन सेल को चुनें जिनसे आप PivotTable बनाना चाहते हैं।
- Insert चुनें, फिर PivotTable चुनें।
- चुनें कि PivotTable रिपोर्ट कहाँ जानी चाहिए: New Worksheet या Existing Worksheet।
- OK चुनें।
Excel एक खाली PivotTable बनाता है और PivotTable Fields पेन खोलता है। Microsoft का कहना है कि "अपने PivotTable में फ़ील्ड जोड़ने के लिए, PivotTables Fields पेन में फ़ील्ड नाम के चेकबॉक्स को चुनें।" किसी फ़ील्ड को स्थानांतरित करने के लिए, उसे दूसरे क्षेत्र में ड्रैग करें।
आप एक क्षेत्र में एक से अधिक फ़ील्ड रख सकते हैं। Microsoft का कहना है कि फ़ील्ड के क्रम के आधार पर, पंक्तियाँ "उन पंक्तियों के अंदर नेस्टेड हो सकती हैं जो स्थिति में उच्च हैं।" किसी फ़ील्ड को हटाने के लिए, उसे उसके क्षेत्र से बाहर ड्रैग करें या Remove Field चुनें।
उदाहरण तालिका के लिए, Region को Rows में, Date फ़ील्ड को Columns में, और Sales को Values में ड्रैग करें। Excel क्षेत्र और अवधि के अनुसार कुल बिक्री दिखाता है। उत्पाद के अनुसार समान योग देखने के लिए Region को Product से बदलें।
Rows में Region और Values में Sales के साथ, उदाहरण तीन योग उत्पन्न करता:
| क्षेत्र | बिक्री का योग (Sum of Sales) |
|---|---|
| उत्तर | 3,234 |
| दक्षिण | 2,276 |
| पश्चिम | 3,895 |
| कुल योग (Grand Total) | 9,404 |
पश्चिम (West) मुख्य रूप से इसलिए आगे है क्योंकि 20 इकाइयों का एक Basic ऑर्डर तालिका में सबसे बड़ा था। प्रत्येक क्षेत्र में दो ऑर्डर हैं, इसलिए यह अंतर ऑर्डर के आकार से आता है, न कि ऑर्डर की संख्या से। इस तरह के विवरण के कारण ही सारांश को आपको वापस पंक्तियों पर भेजना चाहिए। यह देखने के लिए कि किस उत्पाद ने प्रत्येक क्षेत्र के योग को संचालित किया, Columns में Product जोड़ें।
वेब के लिए Excel में, चरण समान हैं। एक तालिका या श्रेणी चुनें, फिर Insert, फिर PivotTable चुनें, जिससे Insert PivotTable पेन खुल जाएगा। अपना खुद का बनाने के लिए कार्ड पर New sheet या Existing sheet चुनें।
यह अन्य स्रोतों से भी शुरू हो सकता है। Insert PivotTable मेनू बाहरी डेटा स्रोतों (external data sources), एक वर्कबुक Data Model, और Power BI डेटासेट को सूचीबद्ध करता है।
तरीका 2: Recommended PivotTable का उपयोग करें
यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपको कौन सा लेआउट चाहिए, तो Excel को सुझाव देने दें। Microsoft का कहना है कि जब आप इस फ़ीचर के लिए नए हों, तो "एक Recommended PivotTable एक अच्छा विकल्प है।" Excel "डेटा को PivotTable में सबसे उपयुक्त क्षेत्रों के साथ मिलाकर एक सार्थक लेआउट निर्धारित करता है।"
Mac पर, चरण इस प्रकार हैं:
- स्रोत डेटा या तालिका श्रेणी में एक सेल चुनें।
- Go to Insert, then Recommended PivotTable.
- जो PivotTable आपको सबसे अच्छा लगे उसे चुनें, और OK दबाएं।
Excel इसे एक नई शीट पर बनाता है और Fields सूची खोलता है, ताकि आप इसे समायोजित कर सकें। वेब के लिए Excel में, Insert PivotTable पेन अपना खुद का बनाने के लिए कार्ड के बगल में अनुशंसित लेआउट (recommended layouts) दिखाता है।
वेब पर एक सीमा लागू होती है। Microsoft नोट करता है कि "Recommended PivotTables केवल Microsoft 365 ग्राहकों के लिए उपलब्ध हैं।"
तरीका 3: कई तालिकाओं (tables) से pivot table बनाएं
कभी-कभी डेटा एक से अधिक तालिकाओं में होता है, जैसे कि एक में ऑर्डर और दूसरे में ग्राहक। Excel उन्हें Data Model के माध्यम से जोड़ सकता है।
Microsoft कई तालिकाओं के लिए तीन बुनियादी चरणों का वर्णन करता है:
- संबंधित तालिकाओं को आयात (Import) करें। उन्हें SQL Server जैसे डेटाबेस से लाएं, या वर्कबुक से तालिकाओं को Data Model में जोड़ें।
- PivotTable में फ़ील्ड जोड़ें। Field List प्रत्येक तालिका को दिखाती है, और आप उनमें से किसी से भी फ़ील्ड ड्रैग कर सकते हैं।
- यदि आवश्यक हो तो संबंध (relationships) बनाएं। यदि Excel कहता है कि संबंध की आवश्यकता है, तो Create चुनें और एक सामान्य फ़ील्ड पर तालिकाओं का मिलान करें।
यदि वर्कबुक में पहले से ही एक Data Model है, तो Microsoft एक छोटा रास्ता बताता है। Insert चुनें, फिर PivotTable के नीचे तीर (arrow) पर क्लिक करें, फिर From External Data Source चुनें। Connection चुनें, फिर Tables in Workbook Data Model चुनें।
दो सीमाएँ जानने योग्य हैं। Microsoft नोट करता है कि "Excel for Mac पर Data Models समर्थित नहीं हैं।" कई डेटाबेस कनेक्शन भी Mac पर समर्थित नहीं के रूप में चिह्नित हैं।
तरीका 4: AI के साथ pivot table बनाएं
Excel स्वयं अब एक AI मार्ग प्रदान करता है। Microsoft का Copilot पृष्ठ कहता है "जब आप एक बड़े डेटा सेट को संक्षिप्त करना चाहते हैं, तो Copilot बिना मैन्युअल चरणों के एक PivotTable बना सकता है।" इसके नमूना प्रॉम्प्ट में "बिक्री के योग के साथ एक PivotTable बनाएं, जिसमें पंक्तियों (rows) में महीना और कॉलमों (columns) में श्रेणी हो" शामिल है। Copilot के लिए सही लाइसेंस की आवश्यकता होती है।
दूसरा मार्ग Excel के बाहर काम करता है, और यह तब मदद करता है जब डेटा कई फ़ाइलों में फैला हो। यहाँ Powerdrill Bloom का उपयोग करके तीन चरणों में विधि दी गई है। यह एक Excel PivotTable ऑब्जेक्ट के बजाय एक तालिका और चार्ट के रूप में समूहीकृत सारांश (grouped summary) लौटाता है।
चरण 1: अपनी स्प्रेडशीट अपलोड करें
साफ़ की गई प्रति के बजाय मूल निर्यात (raw export) से शुरुआत करें। Powerdrill Bloom का Excel AI Assistant पृष्ठ कहता है "अपनी Excel फ़ाइलें अपलोड करें और Powerdrill Bloom को स्वचालित रूप से डेटा का विश्लेषण करने, अंतर्दृष्टि उजागर करने और विज़ुअल रिपोर्ट बनाने दें।" Free प्लान में "Excel, CSV, PDF और दस्तावेज़ अपलोड करें" सूचीबद्ध है।
यदि फ़ाइल में कई शीट हैं, तो उस शीट का नाम बताएं जिसमें वे पंक्तियाँ हैं जिन्हें आप संक्षिप्त करना चाहते हैं।
चरण 2: प्राकृतिक भाषा (natural language) में सारांश मांगें
आप जो pivot table चाहते हैं उसका एक वाक्य में वर्णन करें। उदाहरण के लिए: "क्षेत्र और महीने के अनुसार कुल बिक्री और इकाइयों को संक्षिप्त करें, जिसमें पंक्तियों में क्षेत्र और कॉलमों में महीने हों।"
फिर तालिका क्या दिखाती है, इसके बारे में एक अनुवर्ती प्रश्न पूछें। "जुलाई से सितंबर तक कौन सा क्षेत्र सबसे तेज़ी से बढ़ा?" सारांश को एक उत्तर में बदल देता है। Vibe Data Analysis पृष्ठ कहता है "चाहे वह बार चार्ट हो, लाइन ग्राफ़ हो, या pivot table हो, Vibe तुरंत गतिशील विज़ुअल्स बनाता है।"
चरण 3: योगों की जाँच करें और उन्हें निर्यात (export) करें
कुछ भी साझा करने से पहले स्रोत के विरुद्ध दो या तीन योगों की जाँच करें। Powerdrill Bloom होमपेज कहता है "प्रत्येक संख्या पृष्ठ, पंक्ति और उसके पीछे के आंकड़े के साथ वापस आती है।"
फिर परिणाम को वहाँ ले जाएँ जहाँ आपको इसकी आवश्यकता है। Excel AI Assistant पृष्ठ कहता है कि आप "एक क्लिक में अंतर्दृष्टि को PowerPoint स्लाइड, इन्फोग्राफिक्स, या Notion पेजों के रूप में निर्यात कर सकते हैं।" रुझान के चार्ट के लिए, लाइन ग्राफ़ बनाने के तरीके पर हमारी गाइड अगले चरण को कवर करती है।
संक्षिप्त करें, मानों को इस रूप में दिखाएं, और रीफ़्रेश करें
एक बार जब यह बन जाता है, तो तीन सेटिंग्स बदलती हैं कि यह क्या दिखाता है।
Summarize Values By. Microsoft का कहना है कि "डिफ़ॉल्ट रूप से, Values क्षेत्र में रखे गए PivotTable फ़ील्ड SUM के रूप में प्रदर्शित होते हैं।" इट ऐड्स अ वार्निंग: "यदि Excel आपके डेटा को टेक्स्ट के रूप में व्याख्या करता है, तो डेटा COUNT के रूप में प्रदर्शित होता है।" आप औसत (average), न्यूनतम (minimum), अधिकतम (maximum) और अन्य फ़ंक्शनों पर स्विच कर सकते हैं।
Show Values As. कच्चे योगों (raw totals) के बजाय, आप प्रत्येक मान को एक हिस्से (share) के रूप में दिखा सकते हैं। Microsoft राशियों को "मानों के योग के बजाय Grand Total के % के रूप में" दिखाने का उदाहरण देता है। दोनों को दिखाने के लिए, उसी फ़ील्ड को Values में दो बार ड्रैग करें।
Refresh. तालिका अपने आप अपडेट नहीं होती है। Microsoft का कहना है कि "यदि आप अपने PivotTable डेटा स्रोत में नया डेटा जोड़ते हैं, तो उस डेटा स्रोत पर बनाए गए किसी भी PivotTables को रीफ़्रेश करने की आवश्यकता होती है।" इसके अंदर राइट-क्लिक करें और Refresh चुनें।
Group. तारीखों की लंबी सूचियों को पढ़ना कठिन होता है, इसलिए उन्हें समूहीकृत (group) करें। Microsoft की ग्रुपिंग गाइड कहती है कि आप "PivotTable में दिनांक और समय फ़ील्ड को तिमाहियों और महीनों में समूहीकृत कर सकते हैं।" किसी तारीख पर राइट-क्लिक करें, Group चुनें, और By के तहत अवधियों को चुनें। संख्याओं के लिए, एक अंतराल दर्ज करें, जैसे कि 100 इकाइयों का बैंड।
आप टेक्स्ट आइटम को मैन्युअल रूप से भी समूहीकृत कर सकते हैं। Ctrl दबाए रखें, दो या अधिक आइटम चुनें, फिर राइट-क्लिक करें और Group चुनें। यह उदाहरण के लिए, क्षेत्रों को बड़े क्षेत्रों (territories) में संयोजित करने के लिए काम करता है।
सामान्य pivot table गलतियाँ
परिणाम साझा करने से पहले इन गलतियों पर ध्यान दें।
- मर्ज की गई कोशिकाएं (Merged cells) या दोहरे हेडर। वे फ़ील्ड सूची को तोड़ देते हैं। अद्वितीय लेबल वाली एक हेडर पंक्ति का उपयोग करें।
- टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत संख्याएँ। Excel तब उन्हें जोड़ने के बजाय उनकी गिनती करता है। पहले कॉलम फ़ॉर्मेट को ठीक करें।
- रीफ़्रेश करना भूल जाना। जब तक आप रीफ़्रेश नहीं करते, नई पंक्तियाँ सारांश से बाहर रहती हैं।
- स्रोत में खाली पंक्तियाँ (Blank rows)। वे आपके डेटा को एक अपूर्ण श्रेणी में विभाजित कर सकती हैं।
- फ़ील्ड का नाम बहुत जल्दी बदलना। Microsoft सलाह देता है कि फ़ील्ड का नाम तब तक न बदलें "जब तक आप अपना PivotTable सेट करना समाप्त न कर लें।"
- तालिका (table) के बजाय श्रेणी (range) का उपयोग करना। एक Excel तालिका रीफ़्रेश करने पर नई पंक्तियों को ले लेती है; एक निश्चित श्रेणी ऐसा नहीं करती है।
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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
मैं Excel में pivot table कैसे बनाऊं?
अपने डेटा में सेल चुनें, फिर Insert पर जाएं और PivotTable चुनें। New Worksheet या Existing Worksheet चुनें और OK चुनें। PivotTable Fields पेन में, अपनी पसंद के फ़ील्ड को चेक करें, फिर उन्हें Rows, Columns, Values, या Filters में ड्रैग करें।
pivot table का उपयोग किस लिए किया जाता है?
एक pivot table श्रेणी के अनुसार बड़ी मात्रा में डेटा को संक्षिप्त करती है। यह क्षेत्र के अनुसार कुल बिक्री कर सकती है, ग्राहक प्रकार के अनुसार ऑर्डर की गिनती कर सकती है, या प्रतिनिधि द्वारा औसत डील का आकार निकाल सकती है। Microsoft इसे "डेटा की गणना करने, उसे संक्षिप्त करने और उसका विश्लेषण करने" और पैटर्न व रुझानों को पहचानने के उपकरण के रूप में वर्णित करता है।
मैं कई शीट से pivot table कैसे बनाऊं?
प्रत्येक तालिका को वर्कबुक के Data Model में जोड़ें, फिर एक सामान्य फ़ील्ड पर उनके बीच संबंध (relationships) बनाएं। Data Model से एक PivotTable डालें, और Field List प्रत्येक तालिका से फ़ील्ड दिखाती है। Microsoft नोट करता है कि Excel for Mac पर Data Models समर्थित नहीं हैं।
मेरी pivot table नया डेटा क्यों नहीं दिखा रही है?
एक pivot table स्रोत के स्नैपशॉट पर काम करती है, इसलिए नया डेटा जोड़ने के बाद इसे रीफ़्रेश करने की आवश्यकता होती है। pivot table के अंदर राइट-क्लिक करें और Refresh चुनें। यदि स्रोत एक निश्चित श्रेणी (fixed range) है न कि एक Excel तालिका, तो स्रोत श्रेणी को भी अपडेट करें।
क्या AI मेरे लिए pivot table बना सकता है?
हाँ। Excel में Copilot सही लाइसेंस के साथ "बिक्री के योग के साथ एक PivotTable बनाएं" जैसे अनुरोध से एक PivotTable बना सकता है। Powerdrill Bloom अपलोड की गई Excel या CSV फ़ाइल से एक तालिका और चार्ट के रूप में उसी प्रकार का समूहीकृत सारांश लौटाता है।
स्रोत: Microsoft Support, Create a PivotTable to analyze worksheet data · Microsoft Support, Use multiple tables to create a PivotTable in Excel · Microsoft Support, Visualize your data with Copilot in Excel · Microsoft Support, Use the Field List to arrange fields in a PivotTable · Microsoft Support, Group or ungroup data in a PivotTable.