AI के साथ हितधारक अपडेट कैसे जेनरेट करें: मुफ्त और तेज़

आपके प्रोजेक्ट से बाहर के किसी व्यक्ति को यह जानने की ज़रूरत होती है कि काम कैसा चल रहा है। वे दो मीटिंग्स के बीच, अपने फ़ोन पर, लगभग नब्बे सेकंड के लिए आपका अपडेट पढ़ेंगे।

यह सीमा इस दस्तावेज़ के बारे में सब कुछ तय करती है। यह गाइड बताती है कि इसमें क्या शामिल होना चाहिए, इसे एक ही बार में एक्सपोर्ट से कैसे तैयार किया जाए, और इसका कितना हिस्सा फ्री टियर में कवर होता है।

स्टेकहोल्डर अपडेट क्या है, और क्या नहीं है

स्टेकहोल्डर अपडेट उन लोगों के लिए एक आवर्ती, बाहरी रूप से प्रस्तुत किया जाने वाला सारांश है जो सीधे तौर पर वह काम नहीं कर रहे हैं। स्पॉन्सर्स, आस-पास की टीमें और क्लाइंट्स, सभी इसे पढ़ते हैं।

यह दो अन्य दस्तावेज़ नहीं है जिनके साथ अक्सर लोग भ्रमित हो जाते हैं।

यह आपकी अपनी टीम के लिए स्टेटस रिपोर्ट नहीं है। आपकी टीम पहले से ही विवरण जानती है। इसे दोहराना उन नब्बे सेकंड को बर्बाद करना है।

यह कोई बोर्ड पैक नहीं है। बोर्ड इसे गवर्नेंस और पैसों के लिए पढ़ता है। स्टेकहोल्डर अपडेट को दिशा और जोखिम के लिए पढ़ा जाता है।

इसका व्यावहारिक परीक्षण सरल है। यदि कोई पाठक इसे पढ़ने के बाद कोई अलग कदम नहीं उठा सकता है, तो आपने स्टेकहोल्डर अपडेट के बजाय केवल एक लॉग लिखा है।

वे पांच ब्लॉक जो हर अपडेट में होने चाहिए

हर अवधि में इसका प्रारूप एक जैसा रखें। पाठकों को पता चल जाता है कि कहाँ देखना है, और आपको दस्तावेज़ को बार-बार रीडिज़ाइन नहीं करना पड़ता।

ब्लॉक	यह किस बात का उत्तर देता है	लंबाई
हेडलाइन	क्या हम सही रास्ते पर हैं (on track), जोखिम में हैं (at risk), या रास्ते से भटक गए हैं (off track)?	एक वाक्य
बदलाव (Movement)	पिछले अपडेट के बाद से क्या बदला है?	दो या तीन लाइनें
आंकड़ा (The number)	कौन सा एकल मीट्रिक इसे दर्शाता है?	एक चार्ट
जोखिम (Risks)	क्या गलत हो सकता है, और इसकी जिम्मेदारी किसकी है?	नाम के साथ दो आइटम
मांग (Asks)	आपको पाठक से क्या चाहिए?	एक या दो, विशिष्ट

'Asks' ब्लॉक वह है जिसे अधिकांश लोग छोड़ देते हैं, और यही कारण है कि अपडेट्स को अनदेखा कर दिया जाता है। जिस दस्तावेज़ में कोई अनुरोध नहीं होता, उसे किसी उत्तर की आवश्यकता नहीं होती।

एक चार्ट जानबूझकर रखा गया है। दो चार्ट ऐसी तुलना को आमंत्रित करते हैं जो आपका इरादा नहीं था, और तीन चार्ट अपडेट को एक डैशबोर्ड में बदल देते हैं।

'Movement' ब्लॉक पर एक और बात ध्यान देने योग्य है। इसे योजना के बजाय पिछले अपडेट के संदर्भ में लिखें। पाठक बदलावों को ट्रैक करते हैं, और पिछली अवधि की तुलना में आया अंतर ही वे वास्तव में अपने दिमाग में रख पाते हैं।

जोखिमों में एक व्यक्ति और तारीख का नाम होना चाहिए। "वेंडर की समयसीमा अनिश्चित है" कोई जोखिम नहीं है, यह केवल एक आशंका है। "वेंडर 12 तारीख तक स्कोप की पुष्टि करेगा, ओनर डाना है" एक ऐसी चीज़ है जिसमें पाठक मदद कर सकता है।

Powerdrill Bloom के साथ शुरुआत करना

चरण 1: उस अवधि में तैयार किए गए एक्सपोर्ट को अपलोड करें

साइन इन करें और काम से वास्तव में जो कुछ भी जनरेट हुआ है उसे अपलोड करें: एक प्रोजेक्ट ट्रैकर, एक सेल्स एक्सपोर्ट, एक सपोर्ट लॉग, या टिकटों की स्प्रेडशीट। फ्री प्लान में Excel, CSV, PDF और दस्तावेज़ों को अपलोड करने की सुविधा है।

साफ की गई कॉपी के बजाय रॉ एक्सपोर्ट अपलोड करें। सफाई वाले चरण में ही पिछली अवधि के निर्णय शामिल हो जाते हैं, और आप चाहते हैं कि इस अवधि का मूल्यांकन नए सिरे से किया जाए।

चरण 2: अपडेट का वर्णन करें, विश्लेषण का नहीं

प्राकृतिक भाषा में दस्तावेज़ की मांग करें, और दर्शकों का नाम बताएं। एक व्यावहारिक अनुरोध इस तरह दिखता है: एक ऐसे स्पॉन्सर के लिए एक-पेज का अपडेट जिसने डेटा नहीं देखा है। फिर ब्लॉक दर ब्लॉक सूची बनाएं कि इसमें क्या शामिल होना चाहिए।

दर्शकों का नाम तय करना ही आउटपुट को उपयोगी बनाता है। "टीम के लिए" संक्षेप की गई वही फ़ाइल दोगुनी लंबी और आधी उपयोगी साबित होगी।

यह भी बताएं कि क्या छोड़ना है। स्पष्ट रूप से बाहर रखी जाने वाली चीजें किसी भी अतिरिक्त निर्देश की तुलना में यहाँ अधिक प्रभावी काम करती हैं।

चरण 3: इसे एक्सपोर्ट करें और एक और चीज़ हटा दें

दस्तावेज़ को एक्सपोर्ट करें, फिर प्राप्तकर्ता के रूप में इसे एक बार पढ़ें। फ्री प्लान में जनरेट किए गए इनसाइट्स, चार्ट और सारांश के साथ-साथ बुनियादी दस्तावेज़ और शीट्स शामिल हैं।

फिर एक पैराग्राफ हटा दें। हमेशा ऐसा एक पैराग्राफ होता है, और आमतौर पर यह वही होता है जो यह समझाता है कि पिछली अवधि उम्मीद से अधिक कठिन क्यों थी।

हमारा AI report generator पेज लंबे रिपोर्ट फॉर्मेट को कवर करता है, और ad hoc reporting पेज उन एक बार के अनुरोधों को कवर करता है जो दोहराए नहीं जाते हैं।

"फ्री" में वास्तव में क्या शामिल है

यह महत्वपूर्ण है क्योंकि इस शब्द का उपयोग बहुत ढीले-ढाले ढंग से किया जाता, इसलिए यहाँ प्रकाशित सीमा दी गई है।

फ्री प्लान में रोजाना रीफ्रेश होने वाले 1,000 क्रेडिट और Excel, CSV, PDF और दस्तावेज़ों को अपलोड करने की सुविधा मिलती है। इसमें जनरेट किए गए इनसाइट्स, चार्ट और सारांश, इन-बिल्ट एजेंट स्किल्स और बुनियादी स्लाइड्स, दस्तावेज़ों, शीट्स और छवियों को बनाने की सुविधा भी शामिल है।

यह सेट पूरी तरह से एक स्टेकहोल्डर अपडेट को शुरू से अंत तक कवर करता है। आप बिना किसी पेड प्लान के एक्सपोर्ट अपलोड कर सकते हैं, चार्ट प्राप्त कर सकते हैं और दस्तावेज़ तैयार कर सकते हैं।

इस पर निर्भर रहने से पहले क्रेडिट मॉडल को समझना ज़रूरी है। दैनिक पूल जमा होने के बजाय रीफ्रेश होता है, इसलिए एक सिंगल अपडेट आसानी से हो जाता है लेकिन एक ही दोपहर में दस अपडेट का बैच शायद न हो पाए।

दो चीजें फ्री टियर में नहीं हैं, और इसके विपरीत दावा करना बेईमानी होगी। ऑफिस दस्तावेज़ निर्माण और Excel विश्लेषण Pro पर सूचीबद्ध हैं। गहन विश्लेषण और विज़ुअलाइज़ेशन टियर भी इसी में शामिल है।

दूसरी सीमा शेड्यूलिंग की है, जिसे अगला भाग कवर करता है, क्योंकि यही वह हिस्सा है जो यह तय करता है कि दूसरा अपडेट कितनी तेज़ी से तैयार होता है।

दूसरी बार इसे तेज़ी से तैयार करना

पहले अपडेट में वास्तविक सोच-विचार की आवश्यकता होती है। दसवें में नहीं होनी चाहिए।

गति तीन आदतों से आती है, और उनमें से केवल एक का संबंध टूल से है।

प्रारूप को स्थिर रखें। ऊपर दिए गए पांच ब्लॉक, उसी क्रम में, हर अवधि में। कोई रीडिज़ाइन नहीं।

प्रॉम्प्ट का पुनः उपयोग करें। चरण 2 के शब्दों को सहेजें और केवल अवधि बदलें। आउटपुट सभी अपडेट्स में तुलना करने योग्य रहता है, जो कि एक आवर्ती दस्तावेज़ का मुख्य उद्देश्य है।

इसे शेड्यूल पर रखें। प्राइसिंग पेज पर फ्री प्लान पर 1 शेड्यूल्ड टास्क और Pro पर 20 सूचीबद्ध हैं। एक साप्ताहिक अपडेट के लिए एक ही काफी है। बीस की आवश्यकता तब होती है जब कई अपडेट अलग-अलग अंतरालों पर चलते हैं।

हमारे auto reporting और data reporting पेज आवर्ती सेटअप को कवर करते हैं। व्यापक श्रेणी के लिए, AI tools for report generation का राउंडअप देखें।

वे तीन गलतियाँ जिनकी वजह से अपडेट्स को अनदेखा कर दिया जाता है

निष्कर्ष को छिपाना। यदि हेडलाइन चौथे पैराग्राफ में है, तो कोई भी वहां तक नहीं पहुंचता है। शुरुआत on track, at risk, या off track के साथ करें।

मीट्रिक बदलना। आप जिस संख्या की रिपोर्ट करते हैं उसे बदलने से पाठक की याददाश्त रीसेट हो जाती है। मीट्रिक को वही रखें और केवल कमेंट्री बदलें।

जोखिम को कम करके आंकना। सुरक्षित रहने के लिए अस्पष्ट रूप से लिखा गया जोखिम उतना ही अस्पष्ट और बेकार होता है। इसका नाम बताएं, ओनर का नाम बताएं, और वह तारीख बताएं जब आपको इसके बारे में अधिक जानकारी होगी।

जब अपडेट में बुरी खबर हो तो क्या करें

यह वह अवधि होती है जब लोग भेजने से बचते हैं, और न भेजना सबसे खराब विकल्प है।

छूटा हुआ अपडेट किसी समस्या को छिपाता नहीं है। यह पाठक को तब मदद करने का अवसर नहीं देता जब मदद करना आसान और कम खर्चीला होता है, और यह अगले अपडेट को लिखना दोगुना कठिन बना देता है।

चार चीजें एक कठिन अपडेट को बेहतर ढंग से प्रस्तुत करने में मदद करती हैं।

फिर भी इसी से शुरुआत करें। हेडलाइन ब्लॉक में अभी भी off track लिखा होना चाहिए। इसे छिपाने से आपकी वह विश्वसनीयता खत्म हो जाती है जो आपने अच्छे समय में कमाई थी।

कारण को परिणाम से अलग करें। एक लाइन इस पर कि क्या हुआ, और एक लाइन इस पर कि अब तारीख या संख्या के लिए इसका क्या अर्थ है। जब तक आप उन्हें अलग नहीं करते, पाठक दोनों को मिला देते हैं।

केवल समस्या ही नहीं, बल्कि निर्णय भी साथ लाएं। बताएं कि आप किस विकल्प की सिफारिश करते हैं और आपको क्या स्वीकृत कराना है। बिना किसी प्रस्तावित मार्ग के समस्या हर किसी को अपना रास्ता बनाने के लिए आमंत्रित करती है।

प्रारूप को समान रखें। खबर खराब होने के कारण दस्तावेज़ की संरचना में बदलाव न करें। एक परिचित लेआउट ही पाठक को किसी अप्रिय संख्या को जल्दी से समझने में मदद करता है।

एक और बात स्पष्ट रूप से कहने योग्य है। यदि परिभाषा बदलने के कारण मीट्रिक में बदलाव हुआ है, तो मूवमेंट ब्लॉक में ऐसा कहें। एक अस्पष्टीकृत उछाल को त्रुटि के रूप में पढ़ा जाता, और यह आपके अगले तीन अपडेट्स को प्रभावित करता है।

वास्तविक एक्सपोर्ट से अपना अगला अपडेट तैयार करने के लिए, pricing page देखें और Powerdrill Bloom आज़माएं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

स्टेकहोल्डर अपडेट कितना लंबा होना चाहिए?

एक पेज, या फोन पर एक स्क्रीन। यदि यह इससे लंबा होता है, तो विवरण को परिशिष्ट में ले जाएं और उसका लिंक दे दें।

मुझे इसे कितनी बार भेजना चाहिए?

भेजने के अंतराल को निर्णय लेने की लय से मिलाएं, न कि कैलेंडर से। साप्ताहिक अंतराल सक्रिय डिलीवरी के लिए उपयुक्त है, और मासिक अंतराल स्थिर संचालन के लिए। निर्णय लेने के बाद आने वाला स्टेकहोल्डर अपडेट केवल एक फाइलिंग है, संचार नहीं।

क्या मैं वास्तव में फ्री प्लान पर स्टेकहोल्डर अपडेट तैयार कर सकता हूँ?

हाँ। अपलोड, इनसाइट्स, चार्ट, सारांश और बुनियादी दस्तावेज़ सभी फ्री टियर में सूचीबद्ध हैं। ऑफिस दस्तावेज़ निर्माण और Excel विश्लेषण Pro फीचर्स हैं।

क्या होगा यदि इस अवधि में कुछ भी नहीं बदला?

इसे एक लाइन में कहें और अपडेट भेजें। बिना किसी बदलाव की अवधि भी अपने आप में एक जानकारी है, और इसे न भेजने से अगला अपडेट पढ़ना अधिक कठिन हो जाता है।

मैं हर बार इसे बिल्कुल शुरुआत से लिखना कैसे बंद करूँ?

पांच ब्लॉकों को स्थिर रखें, उसी प्रॉम्प्ट के शब्दों का पुनः उपयोग करें, और आवर्ती संस्करण को एक शेड्यूल्ड टास्क पर रखें। फ्री प्लान में एक शामिल है, और Pro में बीस सूचीबद्ध हैं।