कैश फ्लो रिपोर्ट कैसे बनाएं: एक संपूर्ण गाइड

कैश फ्लो रिपोर्ट एक ही सवाल का जवाब देती है: कितना कैश आया, कितना बाहर गया और कितना बचा है। इसे तैयार करने के लिए, एक निश्चित अवधि के लिए अपने बैंक और पेमेंट ट्रांजैक्शन को एक्सपोर्ट करें। फिर प्रत्येक लाइन को ऑपरेटिंग, इन्वेस्टिंग या फाइनेंसिंग के रूप में वर्गीकृत करें, महीने के हिसाब से उनका नेट निकालें, और क्लोजिंग बैलेंस को अपने बैंक स्टेटमेंट से मिलाएँ।

इसका सबसे कठिन हिस्सा अंकगणित नहीं है। बल्कि यह तय करना है कि किस तारीख को वास्तविक तारीख माना जाए, और यह एक फैसला रिपोर्ट के हर आंकड़े को बदल देता है।

यह गाइड बताती है कि कैश फ्लो रिपोर्ट में क्या शामिल होना चाहिए और शुरू करने से पहले आपको कौन से दो फैसले लेने होते हैं। इसके बाद, इसमें बताया गया है कि एक्सपोर्ट की गई फाइल से रिपोर्ट कैसे तैयार की जाए।

कैश फ्लो रिपोर्ट क्या है, और क्या नहीं है

आपको जिस मैनेजमेंट रिपोर्ट की जरूरत है, वह किसी पब्लिक कंपनी के फाइलिंग वाले स्टेटमेंट जैसी नहीं होती है।

एक वैधानिक (statutory) कैश फ्लो स्टेटमेंट आपके अकाउंट्स से एक अकाउंटिंग फ्रेमवर्क के तहत तैयार किया जाता है, और यह आपके इनकम स्टेटमेंट से मेल खाता है। यह आपके अकाउंटेंट का काम है, न कि स्प्रेडशीट का।

किसी टीम को हर महीने आमतौर पर जिस चीज़ की ज़रूरत होती है, वह अधिक सीमित और उपयोगी होती है। यह इस बात का जवाब देती है कि क्या कैश वास्तव में आया, वह कहाँ गया, और इससे कितना रनवे बचता है।

विवरण	यह यहाँ क्यों है
ओपनिंग कैश बैलेंस	यदि यह वास्तविक बैलेंस से मेल नहीं खाता है, तो रिपोर्ट बेकार है
कैश इन, सोर्स के अनुसार	ग्राहकों से प्राप्तियां, रिफंड घटाकर नेट की गई राशि, फाइनेंसिंग को अलग रखा गया
कैश आउट, कैटेगरी के अनुसार	पेरोल, वेंडर, टैक्स, लोन चुकाना
अवधि के लिए नेट मूवमेंट	वह इकलौता आंकड़ा जिसे देखने लोग आते हैं
क्लोजिंग कैश बैलेंस	बैंक स्टेटमेंट से बिल्कुल एक-एक पैसे तक मेल खाना चाहिए
घोषित तिथि का आधार	प्रत्येक लाइन की गणना किस तारीख पर की गई थी
घोषित दायरा	कौन से अकाउंट और एंटिटीज शामिल हैं

यही आखिरी दो बातें एक रिपोर्ट को आंकड़ों के ढेर से अलग बनाती हैं। दो लोग एक ही एक्सपोर्ट डेटा निकाल सकते हैं और बिना किसी गलती के भी उनके आंकड़ों में हजारों का अंतर आ सकता.

यह आर्टिकल उस कैश की रिपोर्टिंग के बारे में है जो पहले ही ट्रांसफर हो चुका है। यदि आपको इसके बजाय अनुमान चाहिए, तो cash flow forecasting tools पर हमारा लेख उस कैटेगरी को कवर करता है, और उसका टूलिंग पहलू अलग है।

पहला फैसला: कैश बेसिस या एक्रूअल बेसिस

कुछ भी बनाने से पहले इसे स्पष्ट कर लें, क्योंकि ये दोनों आधार अलग-अलग सवालों के जवाब देते हैं।

IRS ने Publication 538 में दोनों को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया है। कैश मेथड के तहत, "आप आम तौर पर उस टैक्स वर्ष में आय की रिपोर्ट करते हैं जिसमें आपको वह प्राप्त होती है।" खर्चों को "उस टैक्स वर्ष में घटाया जाता है जिसमें आप उन खर्चों का भुगतान करते हैं।"

एक्रूअल मेथड समय को बदल देता है। इसमें, "आप आम तौर पर उस टैक्स वर्ष में आय की रिपोर्ट करते हैं जिसमें आप इसे कमाते हैं, चाहे भुगतान कभी भी प्राप्त हुआ हो," और खर्चों को उनके होने पर घटाया जाता है।

कैश फ्लो रिपोर्ट के लिए, कैश बेसिस ही सबसे सही विकल्प है। आप उस पैसे का विवरण दे रहे हैं जो ट्रांसफर हो चुका है, इसलिए जारी किया गया लेकिन अनपेड इनवॉइस इस टोटल में शामिल नहीं होना चाहिए।

सबसे बड़ी गलती अनजाने में दोनों को मिला देना है। बैंक से प्राप्तियां और अपने अकाउंटिंग सिस्टम के एक्रूअल लेज़र से खर्चों को निकालने पर एक ऐसा आंकड़ा मिलेगा जो किसी काम का नहीं होगा।

ध्यान रखें कि यह केवल रिपोर्टिंग का एक विकल्प है, कोई टैक्स सलाह नहीं। फाइलिंग के लिए आपका बिजनेस किस तरीके का उपयोग करता है, यह आपके अकाउंटेंट से जुड़ा सवाल है।

दूसरा फैसला: किस तारीख को गिना जाए

यहीं पर अधिकांश कैश फ्लो रिपोर्ट चुपचाप गलत हो जाती हैं, और पेमेंट प्रोसेसर इसका सबसे स्पष्ट उदाहरण हैं।

Stripe का payouts documentation इन दोनों घटनाओं को अलग करता है। इसमें कहा गया है कि "फंड उपलब्ध होने का समय आपके सेटलमेंट के समय पर निर्भर करता है।" बैंक "फंड प्राप्त करने के बाद उन्हें उपलब्ध कराने में अतिरिक्त समय ले सकता है।"

शुरुआत में यह अंतर बड़ा हो सकता है। Stripe "आमतौर पर पहले लाइव पेमेंट के बाद 7–14 दिनों के भीतर आपके शुरुआती पेआउट को पूरा करने का शेड्यूल बनाता है।" यह ध्यान दिलाता है कि "आपके उद्योग, संचालन के देश और जोखिम के स्तर के आधार पर इसमें अधिक समय लग सकता है।"

इसलिए एक बिक्री से कम से कम तीन संभावित तारीखें बनती हैं। ग्राहक ने एक दिन भुगतान किया, प्रोसेसर ने दूसरे दिन सेटल किया, और बैंक ने तीसरे दिन खाते में पैसे क्रेडिट किए।

चार्ज की तारीख पर बनाई गई कैश फ्लो रिपोर्ट वह कैश दिखाएगी जो अभी आपके पास नहीं है। बैंक क्रेडिट की तारीख पर बनाई गई रिपोर्ट आपके बैलेंस से तो मेल खाएगी लेकिन आपकी सेल्स से पीछे रहेगी।

जब रिपोर्ट को बैलेंस से मिलाना हो, तो बैंक क्रेडिट की तारीख चुनें। इसे एक बार चुनें, रिपोर्ट में लिखें, और हर लाइन के लिए इसी का उपयोग करें।

यही विकल्प अकाउंट्स पेएबल में भी आता है। 30 तारीख को लिखा गया और 3 तारीख को क्लियर हुआ चेक अलग-अलग नियमों के तहत अलग-अलग महीनों में गिना जाएगा।

तीनों बकेट में से प्रत्येक में क्या शामिल होता है

एक बार जब आप यह स्वीकार कर लेते हैं कि कुछ अस्पष्ट लाइनें भी होंगी, तो वर्गीकरण आपकी सोच से कहीं अधिक आसान हो जाता है।

ऑपरेटिंग. ग्राहकों से मिला कैश, सप्लायर्स और स्टाफ को किया गया भुगतान, चुकाया गया टैक्स, और ब्याज (यदि आपकी पॉलिसी इसे यहाँ रखती है)। यह वह बकेट है जो आपको बताती है कि क्या बिजनेस खुद को फंड कर पा रहा है।

इन्वेस्टिंग. लंबे समय तक चलने वाली संपत्तियों की खरीद और बिक्री, और निवेश में पैसे का आना-जाना। उपकरण, वाहन और कैपिटलाइज्ड सॉफ्टवेयर यहाँ आते हैं।

फाइनेंसिंग. लोन लेना और चुकाना, जुटाई गई इक्विटी, भुगतान किए गए डिविडेंड और डिस्ट्रीब्यूशन। वह पैसा जो ऑपरेशन्स के बजाय फंडर्स से आता है या उन्हें वापस जाता है।

दो कैटेगरी सबसे ज्यादा बहस का कारण बनती हैं। लोन का ब्याज और ओनर ड्राइंग्स दोनों को एक से अधिक बकेट में रखने के ठोस तर्क हो सकते हैं। हर महीने दोबारा फैसला करने के बजाय अपने विकल्प को डेफिनिशन टैब में लिख लें।

इंटरनल ट्रांसफर इनमें से किसी में भी शामिल नहीं होते हैं। अपने ही खातों के बीच कैश ट्रांसफर करने पर नेट वैल्यू जीरो हो जाती है, और दोनों पक्षों को गिनने से ग्रॉस इनफ्लो और आउटफ्लो दोनों एक साथ बढ़ जाते हैं।

इसे मैन्युअल रूप से कैसे करें

विकल्प 1: प्रति सोर्स एक टैब, फिर एक समरी

प्रत्येक बैंक अकाउंट, कार्ड और प्रोसेसर को अलग से एक्सपोर्ट करें, और उन्हें मिलाने से पहले अपने-अपने टैब पर रखें।

प्रत्येक टैब में एक क्लासिफिकेशन कॉलम और एक नॉर्मलाइज्ड डेट कॉलम जोड़ें। फिर सब कुछ एक ग्रिड में समेटने के लिए EOMONTH के साथ बनाई गई मंथ-एंड सीरीज के खिलाफ SUMIFS का उपयोग करें।

Microsoft, EOMONTH को "महीने के आखिरी दिन का सीरियल नंबर" वापस करने के रूप में परिभाषित करता है। यह सेल फॉर्मेटिंग द्वारा संकेतित होने के बजाय आपकी महीने की सीमाओं को स्पष्ट बनाता है।

इसकी सीमा रिकॉन्सिलिएशन है। यहाँ ऐसा कुछ भी नहीं है जो यह जांच सके कि आपका कंबाइंड क्लोजिंग बैलेंस बैंक से मेल खाता है या नहीं, इसलिए आपको हर महीने यह खुद करना होगा।

विकल्प 2: मैन्युअल के बजाय लुकअप टेबल से क्लासिफाई करें

ट्रांजैक्शन डिस्क्रिप्शन से कैटेगरी तक एक दो-कॉलम वाली मैपिंग टेबल बनाएं, फिर अलग-अलग पंक्तियों को टैग करने के बजाय प्रत्येक लाइन को लुकअप करें।

यह क्लासिफिकेशन को ऑडिट करने योग्य बनाता है। जब कोई पूछता है कि सॉफ्टवेयर रिन्यूअल ऑपरेटिंग में क्यों था, तो आपको याद रखने की जरूरत नहीं होती, आप सीधे टेबल की ओर इशारा कर सकते हैं।

मान कर चलें कि टेबल से कुछ चीजें छूट सकती हैं। अनमैच लाइनों को ऑपरेटिंग में डिफॉल्ट करने के बजाय "unclassified" बकेट में दिखाई देने दें, क्योंकि बिना बताए डिफॉल्ट करने से गलतियाँ बनी रहती हैं।

इसकी सीमा बदलाव है। वेंडर के विवरण बदलते हैं, नए सप्लायर आते हैं, और जैसे ही टेबल चीजों को पकड़ना बंद कर देती है, इसे मेंटेनेंस की आवश्यकता होती है।

विकल्प 3: सबसे ऊपर एक रिकॉन्सिलिएशन रो

ओपनिंग बैलेंस, नेट मूवमेंट, कंप्यूटेड क्लोजिंग बैलेंस और वास्तविक बैंक क्लोजिंग बैलेंस को चार पास-पास के सेल्स में रखें, और उनके बगल में एक डिफरेंस सेल रखें।

यदि वह अंतर शून्य नहीं है, तो उसके नीचे कुछ भी पढ़ने लायक नहीं है। पहले यह जांच करने से आप ऐसी रिपोर्ट पेश करने से बच जाते हैं जिसे आपने सत्यापित नहीं किया है।

स्प्रेडशीट में ट्रांजैक्शन को रिकंसाइल करने पर हमारी गाइड इसके मिलान वाले पहलू को अधिक विस्तार से कवर करती है।

इसकी सीमा यह है कि शून्य अंतर केवल टोटल को साबित करता है, क्लासिफिकेशन को नहीं। आप बैंक से पूरी तरह से मिलान कर सकते हैं और फिर भी आपका पेरोल फाइनेंसिंग में पड़ा रह सकता.

साझा सीमा। ये तीनों मानकर चलते हैं कि प्रत्येक सोर्स एक ही तारीख के आधार पर समान तारीख सीमा को कवर करता है। अलग-अलग टैब में तारीख सीमाओं का मेल न खाना इस रिपोर्ट में सबसे आम और छिपी हुई गलती है।

मैन्युअल तरीका कहाँ धीमा पड़ जाता है

पहली कैश फ्लो रिपोर्ट बनाने में एक दोपहर का समय लगता है। चौथी रिपोर्ट में अधिक समय लगता है, क्योंकि इनपुट बदल चुके होते हैं।

एक नया पेमेंट प्रोसेसर आ जाता है, जिससे अलग कॉलम लेआउट वाला चौथा एक्सपोर्ट तैयार होता है। एक कार्ड बदल जाता, जिससे डिस्क्रिप्शन स्ट्रिंग्स बदल जाती हैं और लुकअप टेबल में रो छूटने लगती हैं।

फिर तारीख के आधार का सवाल वापस आ जाता है। कोई पूछता है कि सेल्स का आंकड़ा कैश के आंकड़े से मेल क्यों नहीं खा रहा है, और ईमानदारी से जवाब देने के लिए सेटलमेंट में होने वाली देरी को फिर से समझाना पड़ता है।

एक चौथा नुकसान भी है जो केवल दबाव के समय सामने आता है। बोर्ड का कोई सदस्य पूछता है कि इस बदलाव की वजह क्या थी, और जवाब देने के लिए आपको तीन महीने के क्लासिफिकेशन्स को फिर से निकालना पड़ता है जिन्हें आपने कैसे किया था, यह अब आपको याद भी नहीं है।

इसी काम के वेरिएंस वाले पहलू के लिए, बजट बनाम वास्तविक रिपोर्ट बनाने पर हमारी गाइड देखें।

Powerdrill Bloom के साथ इसे कैसे बनाएं

स्टेप 1: अपने बैंक और पेमेंट एक्सपोर्ट्स अपलोड करें

बैंक स्टेटमेंट एक्सपोर्ट, कार्ड एक्सपोर्ट और प्रोसेसर पेआउट एक्सपोर्ट को एक साथ अपलोड करें। Powerdrill Bloom फाइल आने पर ही कॉलम का विश्लेषण कर लेता है, जिससे कोई भी टोटल बनने से पहले ही तारीख सीमाओं का मेल न खाना, डुप्लीकेट ट्रांजैक्शन आईडी और खाली अमाउंट जैसी चीजें सामने आ जाती हैं।

स्टेप 2: सामान्य भाषा में रिपोर्ट का विवरण दें

नियम बनाने के बजाय उन्हें सीधे बताएं। तारीख का आधार, अवधि, तीनों बकेट, दायरे में आने वाले अकाउंट्स और हटाए जाने वाले इंटरनल ट्रांसफर पेयर्स के नाम बताएं।

फिर वे सवाल पूछें जो गलतियों को पकड़ते हैं। पूछें कि कौन सी लाइनें क्लासिफाई होने से रह गईं। पूछें कि कौन से ट्रांजैक्शन दो सोर्स में दिखाई दे रहे हैं। पूछें कि क्या कंप्यूटेड क्लोजिंग बैलेंस आपके द्वारा दिए गए बैंक क्लोजिंग बैलेंस के बराबर है।

स्टेप 3: चार्ट, रिपोर्ट या डेक एक्सपोर्ट करें

मंथली कैश फ्लो ग्रिड, क्लोजिंग बैलेंस के मुकाबले नेट मूवमेंट का चार्ट, या ऐसी स्लाइड्स निकालें जिनमें टोटल के बगल में तारीख का आधार दिया गया हो।

AI cash flow analysis टूल पेज इसी काम को टूल के नजरिए से कवर करता है।

आम गलतियाँ

अलग-अलग सोर्स में तारीख के आधारों को मिलाना। प्रोसेसर से चार्ज की तारीखों और बैंक से क्रेडिट की तारीखों को एक साथ नहीं जोड़ा जा सकता।

इंटरनल ट्रांसफर को गिनना। दोनों पक्षों को गिन लिया जाता है, जिससे ग्रॉस इनफ्लो और आउटफ्लो दोनों बढ़ जाते हैं जबकि नेट वैल्यू सही रहती है।

अनक्लासिफाइड लाइनों को ऑपरेटिंग में डिफॉल्ट करना। जो बकेट सबसे ज्यादा मायने रखती है, वह चुपचाप उन सभी चीजों को अपने अंदर समाहित कर लेती है जिन्हें आप मैप करने में विफल रहे।

रिकॉन्सिलिएशन रो को छोड़ना। जो रिपोर्ट बैंक बैलेंस से मेल नहीं खाती, वह केवल फॉर्मेटिंग के साथ लगाया गया एक अनुमान है।

केवल एक महीने की रिपोर्ट पेश करना। कैश का प्रवाह उतार-चढ़ाव भरा होता है, और केवल एक महीना ऐसा निष्कर्ष दे सकता है जिसे तीन महीने के आंकड़े गलत साबित कर दें।

रिफंड को एक ही रेवेन्यू लाइन में नेट करना। इससे आप यह देखने की क्षमता खो देते हैं कि इनफ्लो कम हुआ या रिटर्न बढ़ा।

इसे स्टेटमेंट ऑफ कैश फ्लोज़ कहना। वैधानिक संस्करण आपके अकाउंट्स से एक अकाउंटिंग फ्रेमवर्क के तहत तैयार किया जाता है, और इसे पढ़ने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए यह अंतर मायने रखता है।

निष्कर्ष

तारीख का आधार तय करें, दायरा तय करें, टेबल से क्लासिफाई करें, इंटरनल ट्रांसफर को हटाएं, और रिकॉन्सिलिएशन चेक को बाकी सब चीजों से ऊपर रखें। इससे एक ऐसी कैश फ्लो रिपोर्ट तैयार होगी जिस पर कोई निर्णय लिया जा सके।

शुरुआत में लिए गए दो फैसले ही इसे ठोस बनाते हैं। कैश या एक्रूअल, और कौन सी तारीख गिनी जाए, यही बातें कैश के आंकड़ों को लेकर होने वाले लगभग हर मतभेद को स्पष्ट करती हैं।

इन दोनों को रिपोर्ट में ही स्पष्ट रूप से लिखें। जो पाठक आपके आधार को देख सकता है, वह आपके विकल्प पर चर्चा कर सकता है, जो कि चुपचाप किसी दूसरे आधार को मान लेने से कहीं बेहतर है।

यदि इसे हर महीने दोबारा बनाने में आपका पूरा दिन चला जाता है, तो अपने खुद के एक्सपोर्ट पर Powerdrill Bloom आज़माएं। AI report generator पेज भी देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

कैश फ्लो रिपोर्ट और स्टेटमेंट ऑफ कैश फ्लोज़ में क्या अंतर है?

एक स्टेटमेंट ऑफ कैश फ्लोज़ आपके अकाउंट्स से एक अकाउंटिंग फ्रेमवर्क के तहत तैयार किया जाता है और इनकम स्टेटमेंट से मेल खाता है। एक मैनेजमेंट कैश फ्लो रिपोर्ट बैंक और पेमेंट एक्सपोर्ट्स से तैयार की जाती है, जो किसी अवधि में वास्तव में ट्रांसफर हुए कैश का विवरण देती है।

क्या कैश फ्लो रिपोर्ट में कैश बेसिस का उपयोग करना चाहिए या एक्रूअल बेसिस का?

कैश बेसिस इसके लिए सही है, क्योंकि रिपोर्ट उस पैसे का विवरण देती है जो ट्रांसफर हो चुका है। IRS कैश मेथड को आय प्राप्त होने पर रिपोर्ट करने और भुगतान होने पर खर्चों को घटाने के रूप में परिभाषित करता है, और कैश रिपोर्ट को भी इसी समय-सीमा की आवश्यकता होती है।

कार्ड पेमेंट के लिए मुझे किस तारीख का उपयोग करना चाहिए?

जब रिपोर्ट को बैलेंस से मिलाना हो, तो उस तारीख का उपयोग करें जब पैसा आपके बैंक में पहुंचा। Stripe ध्यान दिलाता है कि फंड की उपलब्धता सेटलमेंट के समय पर निर्भर करती है और आपका बैंक उन्हें प्राप्त करने के बाद अतिरिक्त समय ले सकता है।

मैं अपने ही खातों के बीच होने वाले ट्रांसफर को कैसे संभालूं?

दोनों पक्षों को बाहर रखें। उन्हें गिनने से कुल इनफ्लो और कुल आउटफ्लो समान मात्रा में बढ़ जाते हैं, जिससे नेट तो सही रहता है लेकिन हर ग्रॉस आंकड़ा गलत हो जाता है।

कैश फ्लो रिपोर्ट के तीन सेक्शन कौन से हैं?

ऑपरेटिंग ग्राहकों से मिलने वाले कैश और सप्लायर्स, स्टाफ व टैक्स को किए जाने वाले भुगतान को कवर करता है। इन्वेस्टिंग लंबे समय तक चलने वाली संपत्तियों और निवेशों को कवर करता है। फाइनेंसिंग लोन, इक्विटी और डिस्ट्रीब्यूशन को कवर करता है।