Cómo crear un informe de flujo de caja: una guía completa

Un informe de flujo de caja responde a una sola pregunta: cuánto dinero entró, cuánto salió y cuánto queda. Para elaborar uno, exporte sus transacciones bancarias y de pago de un período determinado. Luego, clasifique cada línea como operativa, de inversión o de financiación, calcule el neto por mes y concilie el saldo de cierre con su extracto bancario.

La parte difícil no es la aritmética. Es decidir qué fecha cuenta como la fecha definitiva, y esa decisión cambia cada número del informe.

Esta guía detalla qué debe incluirse en un informe de flujo de caja y las dos decisiones que debe tomar antes de empezar. Luego, explica cómo elaborar el informe a partir de una exportación.

Qué es y qué no es un informe de flujo de caja

El informe de gestión que probablemente necesita no es el estado financiero que presenta una empresa pública.

Un estado de flujos de efectivo estatutario se prepara a partir de sus cuentas bajo un marco contable y se concilia con su cuenta de resultados. Ese es el trabajo de su contable, no una tarea de hoja de cálculo.

Lo que un equipo suele necesitar cada mes es más acotado y útil. Responde a si el dinero realmente llegó, a dónde fue y cuánto margen de maniobra deja.

Elemento	Por qué está ahí
Saldo de caja inicial	El informe no sirve de nada si no coincide con un saldo real
Entradas de efectivo, por fuente	Cobros de clientes, reembolsos netos, financiación separada
Salidas de efectivo, por categoría	Nóminas, proveedores, impuestos, servicio de la deuda
Movimiento neto del período	El único número que la gente realmente busca
Saldo de caja final	Debe coincidir al céntimo con el extracto bancario
Un criterio de fecha definido	En qué fecha se contabilizó cada línea
Un alcance definido	Qué cuentas y entidades están incluidas

Ese último par de elementos es lo que diferencia un informe de un montón de números. Dos personas pueden extraer la misma exportación y diferir por miles sin que ninguna de las dos haya cometido un error.

Este artículo trata sobre la elaboración de informes de efectivo que ya se ha movido. Si en su lugar necesita proyecciones, nuestra recopilación de herramientas de previsión de flujo de caja cubre esa categoría, y el tipo de herramientas que se utiliza es diferente.

Primera decisión: criterio de caja o criterio de devengo

Defina esto antes de construir nada, porque ambos criterios responden a preguntas diferentes.

El IRS define ambos claramente en la Publicación 538. Bajo el método de caja, "por lo general, usted declara los ingresos en el año fiscal en que los recibe". Los gastos se deducen "en el año fiscal en el que paga los gastos".

El método de devengo cambia los tiempos. En este caso, "por lo general, usted declara los ingresos en el año fiscal en que los devenga, independientemente de cuándo reciba el pago", y los gastos se deducen cuando se incurre en ellos.

Para un informe de flujo de caja, el criterio de caja es el más natural. Está describiendo dinero que se ha movido, por lo que una factura emitida y no pagada no debe incluirse en el total.

La trampa consiste en mezclarlos sin darse cuenta. Extraer los cobros del banco y los gastos del libro mayor de devengo de su sistema de contabilidad produce un número que no describe nada.

Tenga en cuenta que esta es una elección de presentación de informes, no un asesoramiento fiscal. El método que utilice su empresa para la declaración de impuestos es una cuestión que debe consultar con su contable.

Segunda decisión: qué fecha contabilizar

Aquí es donde la mayoría de los informes de flujo de caja fallan silenciosamente, y las pasarelas de pago son el ejemplo más claro de por qué.

La documentación de transferencias de Stripe separa ambos eventos. Señala que "el tiempo en que los fondos pasan a estar disponibles depende de los plazos de liquidación". El banco "podría tardar un tiempo adicional en poner los fondos a su disposición tras recibirlos".

La diferencia puede ser grande al principio. Stripe "suele programar su transferencia inicial para que se complete en un plazo de 7–14 días" después de un primer pago real. Señala que esto "can take longer depending on your industry, country of operation, and risk level."

Así, una sola venta genera al menos tres fechas candidatas. El cliente pagó un día, el procesador liquidó otro y el banco abonó la cuenta un tercero.

Un informe de flujo de caja basado en la fecha de cargo mostrará un dinero que aún no tiene. Un informe basado en la fecha de abono bancario coincidirá con su saldo, pero irá por detrás de sus ventas.

Elija la fecha de abono bancario cuando el informe deba coincidir con un saldo. Elíjala una vez, escríbala en el informe y utilícela para cada línea.

La misma elección se presenta en las cuentas por pagar. Un cheque emitido el día 30 y compensado el día 3 pertenece a meses diferentes según las distintas reglas.

Qué va en cada una de las tres categorías

La clasificación es más sencilla de lo que parece una vez que se acepta que existen líneas ambiguas.

Operativa. Efectivo de clientes, pagos a proveedores y personal, impuestos pagados e intereses (si su política los incluye aquí). Esta es la categoría que le indica si el negocio se financia a sí mismo.

Inversión. Compras y ventas de activos a largo plazo, y movimientos de dinero hacia o desde inversiones. Equipos, vehículos y software capitalizado entran aquí.

Financiación. Disposiciones y reembolsos de préstamos, capital captado, dividendos y distribuciones pagadas. Dinero que proviene de los financiadores o se les devuelve, en lugar de proceder de las operaciones.

Dos categorías causan la mayoría de las discusiones. Los intereses de los préstamos y los retiros de los propietarios tienen justificación en más de una categoría. Escriba su elección en la pestaña de definiciones en lugar de decidirlo de nuevo cada mes.

Las transferencias internas no pertenecen a ninguna de ellas. Mover efectivo entre sus propias cuentas da un neto de cero, y contabilizar ambos lados infla las entradas y salidas brutas a la vez.

Cómo hacerlo manualmente

Opción 1: Una pestaña por fuente y luego un resumen

Exporte cada cuenta bancaria, tarjeta y procesador por separado, y manténgalos en sus propias pestañas antes de combinarlos.

Añada una columna de clasificación y una columna de fecha normalizada a cada pestaña. Luego, use SUMIFS con una serie de fin de mes creada con EOMONTH para consolidar todo en una sola cuadrícula.

Microsoft describe EOMONTH como la función que devuelve "el número de serie del último día del mes". Esto hace que los límites de sus meses sean explícitos en lugar de estar implícitos por el formato de la celda.

El límite es la conciliación. Nada aquí comprueba que su saldo de cierre combinado coincida con el del banco, por lo que tendrá que hacerlo usted mismo, cada mes.

Opción 2: Clasificar con una tabla de búsqueda, no a mano

Cree una tabla de asignación de dos columnas que asocie la descripción de la transacción con la categoría, y luego busque cada línea en lugar de etiquetar las filas individualmente.

Esto hace que la clasificación sea auditable. Cuando alguien pregunte por qué las renovaciones de software estaban en la categoría operativa, podrá señalar la tabla en lugar de tener que hacer memoria.

Cuente con que la tabla tendrá omisiones. Deje las líneas no coincidentes visibles en una categoría de "no clasificados" en lugar de asignarlas por defecto a operativa, porque una asignación automática y silenciosa es la forma en que los errores sobreviven.

El límite es la desactualización. Las descripciones de los proveedores cambian, aparecen nuevos proveedores y la tabla requiere mantenimiento en el momento en que deja de detectar elementos.

Opción 3: Una fila de conciliación en la parte superior

Coloque el saldo inicial, el movimiento neto, el saldo de cierre calculado y el saldo de cierre bancario real en cuatro celdas adyacentes, con una celda de diferencia al lado.

Si esa diferencia no es cero, nada de lo que hay debajo vale la pena leerse. Crear esta comprobación primero le impide presentar un informe que no ha verificado.

Nuestra guía sobre cómo conciliar transacciones en una hoja de cálculo cubre este proceso de emparejamiento con más detalle.

La limitación es que una diferencia de cero demuestra los totales, no la clasificación. Puede conciliar perfectamente con el banco y aun así tener las nóminas en la categoría de financiación.

El límite común. Las tres opciones asumen que cada fuente cubre el mismo rango de fechas con el mismo criterio de fecha. Los rangos desparejados entre pestañas son el error silencioso más común en este informe.

Dónde se ralentiza la vía manual

El primer informe de flujo de caja lleva una tarde. El cuarto lleva más tiempo, porque los datos de entrada han cambiado.

Aparece un nuevo procesador de pagos, por lo que hay una cuarta exportación con un diseño de columnas diferente. Se reemplaza una tarjeta, por lo que las cadenas de descripción cambian y la tabla de búsqueda empieza a omitir filas.

Luego vuelve la pregunta sobre el criterio de fecha. Alguien pregunta por qué la cifra de ventas no coincide con la cifra de efectivo, y la respuesta sincera requiere explicar de nuevo el retraso en la liquidación.

Hay un cuarto coste que solo aparece bajo presión. Un miembro del consejo de administración pregunta qué impulsó el movimiento, y la respuesta requiere volver a deducir tres meses de clasificaciones que ya no recuerda haber hecho.

Para la parte de análisis de desviaciones de esta misma tarea, consulte nuestra guía sobre cómo elaborar un informe de presupuesto frente a la realidad.

Cómo elaborarlo con Powerdrill Bloom

Step 1: Upload your bank and payment exports

Suba la exportación del extracto bancario, la de la tarjeta y la de las transferencias del procesador juntas. Powerdrill Bloom analiza las columnas al recibirlas, por lo que los rangos de fechas desparejados, los ID de transacción duplicados y los importes en blanco salen a la luz antes de que se genere cualquier total.

Step 2: Describe the report in natural language

Defina las reglas en lugar de tener que construirlas. Indique el criterio de fecha, el período, las tres categorías, las cuentas incluidas en el alcance y los pares de transferencias internas que se deben eliminar.

Luego, haga las preguntas que detectan los errores. Pregunte qué líneas no se pudieron clasificar. Pregunte qué transacciones aparecen en dos fuentes. Pregunte si el saldo de cierre calculado coincide con el saldo de cierre bancario que proporcionó.

Step 3: Export the chart, report, or deck

Extraiga la cuadrícula mensual de flujo de caja, un gráfico del movimiento neto frente al saldo de cierre, o diapositivas que muestren el criterio de fecha junto a los totales.

La página de la herramienta de análisis de flujo de caja con IA cubre la misma tarea desde la perspectiva de la herramienta.

Errores comunes

Mezclar criterios de fecha entre fuentes. Las fechas de cargo del procesador y las fechas de abono del banco no se pueden sumar.

Contabilizar transferencias internas. Se cuentan ambas partes, por lo que las entradas y salidas brutas se inflan mientras que el neto sigue siendo correcto.

Asignar por defecto las líneas no clasificadas a operativa. La categoría más importante absorbe silenciosamente todo lo que no se ha logrado asociar.

Omitir la fila de conciliación. Un informe que no coincide con el saldo bancario es solo una suposición con formato.

Presentar un solo mes de forma aislada. El flujo de caja es irregular, y un solo mes invita a una conclusión que tres meses podrían contradecir.

Netear los reembolsos en una sola línea de ingresos. Se pierde la capacidad de ver si disminuyeron las entradas o si aumentaron las devoluciones.

Llamarlo estado de flujos de efectivo. La versión estatutaria se prepara a partir de sus cuentas bajo un marco contable, y la distinción es importante para cualquiera que lo lea.

Conclusión

Defina el criterio de fecha, defina el alcance, clasifique a partir de una tabla, elimine las transferencias internas y coloque la comprobación de conciliación por encima de todo lo demás. Eso produce un informe de flujo de caja sobre el que realmente se pueden tomar decisiones.

Las dos decisiones iniciales son las que lo hacen justificable. Caja o devengo, y qué fecha cuenta, explican casi cualquier discrepancia sobre una cifra de efectivo.

Indique ambas en el propio informe. Un lector que pueda ver su criterio puede debatir su elección, lo cual es mucho mejor que asumir silenciosamente una diferente.

Si reconstruirlo cada mes le quita un día de trabajo, pruebe Powerdrill Bloom con su propia exportación. Consulte también la página del generador de informes con IA.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un informe de flujo de caja y un estado de flujos de efectivo?

Un estado de flujos de efectivo se prepara a partir de sus cuentas bajo un marco contable y se concilia con la cuenta de resultados. Un informe de flujo de caja de gestión describe el efectivo que realmente se movió en un período, elaborado a partir de exportaciones bancarias y de pagos.

¿Debe un informe de flujo de caja utilizar el criterio de caja o el de devengo?

El criterio de caja es el adecuado, porque el informe describe el dinero que se ha movido. El IRS describe el método de caja como la declaración de ingresos cuando se reciben y la deducción de gastos cuando se pagan, que es el mismo criterio temporal que necesita un informe de caja.

¿Qué fecha debo utilizar para un pago con tarjeta?

Utilice la fecha en que el dinero llegó a su banco cuando el informe deba coincidir con un saldo. Stripe señala que la disponibilidad de los fondos depende de los plazos de liquidación y que su banco puede añadir tiempo adicional tras recibirlos.

¿Cómo gestiono las transferencias entre mis propias cuentas?

Excluya ambas partes. Contabilizarlas infla la entrada total y la salida total en la misma cantidad, por lo que el neto sigue siendo correcto mientras que todas las cifras brutas son erróneas.

¿Cuáles son las tres secciones de un informe de flujo de caja?

Operativa cubre el efectivo de los clientes y los pagos a proveedores, personal e impuestos. Inversión cubre los activos a largo plazo y las inversiones. Financiación cubre préstamos, capital y distribuciones.