So erstellen Sie einen Verkaufsbericht: Der komplette Leitfaden

Um einen Verkaufsbericht zu erstellen, entscheiden Sie zunächst, wer ihn lesen wird und welche Entscheidung er unterstützen soll. Rufen Sie dann die Verkaufsdaten für einen klaren Zeitraum ab, wählen Sie fünf bis sieben Kennzahlen aus und vergleichen Sie jede einzelne mit dem Zielwert und dem Vorzeitraum. Fassen Sie das Ergebnis in zwei oder drei Sätzen am Anfang zusammen, fügen Sie ein Diagramm pro Hauptpunkt hinzu und schließen Sie mit den daraus resultierenden Maßnahmen ab.

Dieser Leitfaden erklärt, was ein Verkaufsbericht ist, welche Kennzahlen enthalten sein sollten, zeigt eine einfache Struktur und erklärt, wie man einen Bericht in Excel mit einer PivotTable erstellt. Er zeigt außerdem, wie man einen Verkaufsbericht mit AI erstellt, liefert ein Beispiel und nennt Fehler, die es zu vermeiden gilt.

Was ein Verkaufsbericht ist

Ein Verkaufsbericht ist eine Zusammenfassung der Verkaufsaktivitäten und -ergebnisse über einen festgelegten Zeitraum. Er informiert Manager darüber, was verkauft wurde, wer es verkauft hat und ob das Team auf Kurs ist.

Die meisten Teams verwenden einige gängige Typen:

• Täglicher oder wöchentlicher Verkaufsbericht. Kurze Updates zu Aktivitäten, neuen Deals und dem bisherigen Umsatz.
• Monatlicher Verkaufsbericht. Ergebnisse im Vergleich zum Ziel, Trends und die Gründe dahinter.
• Quartalsweise Verkaufsanalyse. Ein umfassenderer Blick auf die Leistung nach Region, Produkt und Team.
• Pipeline-Bericht. Offene Deals nach Phasen, mit erwartetem Wert und Abschlussdatum.

Jeder Typ beantwortet eine andere Frage. Ein wöchentlicher Bericht fragt: „Sind wir im Zeitplan?“ Eine quartalsweise Analyse fragt: „Was sollten wir ändern?“ Passen Sie das Format an die Fragestellung an, bevor Sie mit der Erstellung beginnen.

Bevor Sie beginnen: Was Sie benötigen

Stellen Sie diese Informationen zusammen, bevor Sie anfangen:

• Verkaufsdaten für den Zeitraum. Ein CRM-Export, eine Bestellliste oder ein Export aus dem Kassensystem sind geeignet.
• Die Ziele. Quoten oder Ziele nach Team, Region oder Produkt.
• Ergebnisse des Vorzeitraums. Sie benötigen eine Baseline für den Vergleich.
• Ein klarer Leser. Ein Vertriebsleiter, ein Finanzleiter und eine Führungskraft wünschen jeweils eine unterschiedliche Detailtiefe.
• Eine Tabellenkalkulation. Excel oder Google Sheets reichen für die meisten Berichte aus.

Bereinigen Sie zuerst die Daten. Entfernen Sie Duplikate, korrigieren Sie Datumsformate und stellen Sie sicher, dass jede Zeile einem Verkauf entspricht. Die Excel-Anleitung von Microsoft besagt: „Ihre Daten sollten in Spalten mit einer einzigen Kopfzeile organisiert sein.“ Diese Regel erleichtert jeden weiteren Schritt.

Wählen Sie die Kennzahlen, auf die es ankommt

Ein Verkaufsbericht scheitert, wenn er jede einzelne Zahl zeigt. Wählen Sie fünf bis sieben Kennzahlen aus, die mit den Entscheidungen des Lesers verknüpft sind.

Kennzahl	Was sie zeigt	Gängige Formel
Umsatz	Gesamtverkäufe im Zeitraum	Summe der abgeschlossenen Verkäufe
Umsatz vs. Ziel	Ob das Team auf Kurs ist	Umsatz / Ziel
Anzahl der Deals oder Bestellungen	Verkaufsvolumen	Anzahl der abgeschlossenen Verkäufe
Durchschnittliche Deal-Größe	Wert eines typischen Verkaufs	Umsatz / Anzahl der Deals
Win rate	Wie oft Deals abgeschlossen werden	Gewonnene Deals / Entscheidungsreife Deals
Pipeline-Wert	Umsatz, der bald abgeschlossen werden könnte	Summe der offenen Deals
Umsatz nach Segment	Woher die Verkäufe kommen	Umsatz aufgeteilt nach Region, Produkt oder Mitarbeiter

Wählen Sie nach Zielgruppe aus. Ein Vertriebsleiter interessiert sich für die Win rate und die Pipeline pro Mitarbeiter. Ein Finanzleiter achtet auf den Umsatz im Vergleich zum Ziel und die Prognose. Eine Führungskraft möchte den Umsatz, den Trend und die ein oder zwei Gründe dahinter wissen.

Die US Small Business Administration (SBA) gibt eine nützliche Regel für Messungen vor. Sie rät dazu, „konsistent in der Art und Weise zu sein, wie Sie die Wirksamkeit Ihrer Marketingbemühungen messen“. Das Gleiche gilt für den Vertrieb. Verwenden Sie in jedem Zeitraum dieselben Definitionen, damit der Trend aussagekräftig bleibt.

Eine einfache Struktur für den Verkaufsbericht

Hier ist eine Struktur, die für die meisten monatlichen Berichte funktioniert.

1. Zusammenfassung. Zwei oder drei Sätze: Umsatz, Vergleich zum Ziel und der Hauptgrund.
2. Wichtige Kennzahlen. Eine kleine Tabelle mit den fünf bis sieben Kennzahlen, inklusive Vorzeitraum und Ziel.
3. Trend. Ein Liniendiagramm des Umsatzes über die letzten sechs bis zwölf Zeiträume.
4. Aufschlüsselung. Umsatz nach Region, Produkt oder Mitarbeiter als Balkendiagramm.
5. Pipeline. Offene Deals nach Phase und erwartetem Abschlussmonat.
6. Gewinne und Verluste. Die größten gewonnenen und verlorenen Deals mit kurzen Begründungen.
7. Maßnahmen. Was das Team als Nächstes tun wird, mit Verantwortlichen und Terminen.

Platzieren Sie die Zusammenfassung ganz oben. Viele Leser hören dort auf. Wenn die Zusammenfassung ihre Frage beantwortet, hat der Bericht seinen Zweck erfüllt.

Die SBA schlägt außerdem vor: „Erklären Sie jeden Schritt, den Ihr Kunde unternimmt, sobald er sich zum Kauf entschließt.“ Eine kurze Notiz dazu, wo Deals ins Stocken geraten, hilft den Lesern, den Pipeline-Abschnitt zu verstehen.

Formate für Verkaufsberichte für verschiedene Leser

Dieselben Daten können sehr unterschiedliche Berichte speisen. Passen Sie die Tiefe und den Zeitraum an die Person an, die ihn liest.

Für einen Vertriebsleiter: der wöchentliche Bericht. Beschränken Sie ihn auf eine Seite. Zeigen Sie die in dieser Woche abgeschlossenen Deals, den bisherigen Umsatz im Vergleich zum Monatsziel und die Pipeline pro Mitarbeiter. Fügen Sie eine kurze Liste gefährdeter Deals hinzu. Der Manager liest ihn, um zu entscheiden, wer diese Woche Hilfe benötigt – nennen Sie also die Deals und die Verantwortlichen.

Für die Finanzen: der monatliche Bericht. Beginnen Sie mit dem Umsatz im Vergleich zum Ziel und zum Vormonat. Ergänzen Sie die durchschnittliche Deal-Größe, gewährte Preisnachlässe zum Abschluss von Deals sowie alle großen Rückerstattungen oder Gutschriften. Die Finanzabteilung nutzt dies zur Aktualisierung von Prognosen und Liquiditätsplänen, daher sind exakte Zahlen wichtiger als Diagramme. Fügen Sie einen Hinweis zu Änderungen bei der Umsatzberechnung hinzu.

Für die Geschäftsführung: die quartalsweise Analyse. Beginnen Sie mit dem Trend über vier bis acht Quartale, nicht nur einen Monat. Zeigen Sie den Umsatz nach Segment, die größten Gewinne und Verluste sowie die zwei oder drei empfohlenen Änderungen. Führungskräfte lesen dies, um über Investitionen zu entscheiden – verknüpfen Sie also jede Zahl mit einer Entscheidung.

Für einen Kunden oder Partner: der Account-Bericht. Einige Teams senden Verkaufsberichte nach außen, etwa an Wiederverkäufer. Zeigen Sie nur deren Accounts, verwenden Sie deren Produktnamen und entfernen Sie interne Ziele oder Margen.

Unabhängig vom Format gilt eine Regel: Jede Zahl benötigt einen Vergleich und jeder Vergleich eine kurze Begründung. Ein Bericht, der besagt, dass der Umsatz um 8 % gestiegen ist, ist weniger nützlich als einer, der erklärt, dass er um 8 % stieg, weil zwei Großaufträge vorzeitig abgeschlossen wurden.

Wie man einen Verkaufsbericht in Excel mit einer PivotTable erstellt

Eine PivotTable ist der schnellste manuelle Weg, um Verkaufsdaten zusammenzufassen. Microsoft beschreibt sie als „ein leistungsstarkes Tool zum Berechnen, Zusammenfassen und Analysieren von Daten, mit dem Sie Vergleiche, Muster und Trends in Ihren Daten erkennen können“.

Hier ist der grundlegende Prozess in Excel für Windows:

1. Wählen Sie die Zellen mit Ihren Verkaufsdaten aus.
2. Wählen Sie Einfügen und dann PivotTable.
3. Wählen Sie Neues Arbeitsblatt und klicken Sie auf OK.
4. Aktivieren Sie im Bereich PivotTable-Felder die Felder, die Sie benötigen.

Microsoft erklärt, wo Felder standardmäßig landen. Textfelder kommen in Zeilen, Datumsangaben in Spalten und „numerische Felder werden zu Werten hinzugefügt“. Setzen Sie zum Beispiel Region in Zeilen, Monat in Spalten und Umsatz in Werte.

Fügen Sie von dort aus einen Filter für Produkt oder Mitarbeiter hinzu. Fügen Sie dann ein PivotChart ein, um dieselbe Zusammenfassung visuell darzustellen.

Ein Schritt wird oft vergessen. Microsoft weist darauf hin, dass beim Hinzufügen neuer Daten „alle PivotTables, die auf dieser Datenquelle basieren, aktualisiert werden müssen“. Aktualisieren Sie den Bericht, bevor Sie ihn versenden.

Unser Leitfaden dazu, wie man eine Pivot-Tabelle in Excel erstellt, behandelt PivotTables ausführlicher.

Fügen Sie Diagramme hinzu, die die Geschichte erzählen

Diagramme machen einen Verkaufsbericht schneller lesbar. Verwenden Sie für jeden Punkt das einfachste Diagramm.

• Liniendiagramm für den Umsatz im Zeitverlauf.
• Balkendiagramm für den Umsatz nach Region, Produkt oder Mitarbeiter.
• Gestapelte Balken für die Pipeline nach Phase.
• Tabelle für exakte Zahlen, die der Leser kopieren möchte.

Geben Sie jedem Diagramm einen Titel, der die Erkenntnis formuliert. „Region West wuchs um 18 % und trieb den Großteil des Gewinns“ ist besser als „Umsatz nach Region“. Fügen Sie das Ziel als Linie oder Markierung hinzu, damit die Leser die Lücke auf einen Blick sehen.

Beschränken Sie jede Seite oder Folie auf ein Diagramm. Wenn ein Diagramm einen Absatz zur Erklärung benötigt, ist es vielleicht das falsche Diagramm. Verwenden Sie in jedem Diagramm dieselbe Farbe für dieselben Regionen oder Produkte. Leser erkennen eine Region dann Bericht für Bericht auf einen Blick. Vermeiden Sie 3D-Effekte und Tortendiagramme mit vielen Segmenten, da diese den Vergleich ähnlicher Werte erschweren.

Wie man einen Verkaufsbericht mit AI erstellt

Den gleichen Bericht jede Woche von Hand zu erstellen, kostet Zeit. Ein AI-Tool kann den Export lesen, die Kennzahlen berechnen und die Diagramme sowie die Zusammenfassung entwerfen.

Hier ist die Methode in drei Schritten mit Powerdrill Bloom.

Schritt 1: Laden Sie Ihre Verkaufsdaten hoch

Beginnen Sie mit den Dateien, die Sie bereits haben. Das kann ein CRM-Export, eine Bestellliste oder die Ziele des letzten Quartals in Excel oder CSV sein.

Der AI Business Review Generator fordert Sie auf: „Laden Sie Leistungsdaten-KPIs, Finanzdaten, Kundendaten und OKR-Fortschritte hoch.“ Der kostenlose Plan listet auf: „Excel, CSV, PDF und Dokumente hochladen“.

Schritt 2: Fordern Sie den Bericht in natürlicher Sprache an

Beschreiben Sie den Bericht, den Sie benötigen. Zum Beispiel: „Erstelle einen monatlichen Verkaufsbericht. Zeige Umsatz gegen Ziel, Win rate und durchschnittliche Deal-Größe. Schließe den Umsatz nach Region und Mitarbeiter auf und fasse die Hauptgründe für Änderungen zusammen.“

Die Seite für Business Reviews listet Ergebnisse wie einen „MBR One-Pager mit KPI-Deltas und Ursachenanalyse“ auf. Sie bietet auch eine „Wöchentliche Scorecard für die Geschäftsführung mit Status nach Funktion“ an.

Für zukunftsorientierte Berichte kann der AI Revenue Forecast Generator den „Pipeline-gewichteten Umsatz nach Team, Segment und Phase prognostizieren“.

Schritt 3: Prüfen Sie die Zahlen und legen Sie einen Zeitplan fest

Prüfen Sie zwei oder drei Zahlen gegen den Quell-Export, wie den Gesamtumsatz und die Summe des Top-Mitarbeiters. Die Homepage besagt: „Jede Zahl wird mit der Seite, der Zeile und der dahinterstehenden Ziffer belegt.“

Wenn sich der Bericht jede Woche oder jeden Monat wiederholt, planen Sie ihn ein. Der Scheduled Agent läuft „täglich, an Wochentagen, wöchentlich oder monatlich“. Das Changelog besagt: „Jeder Durchlauf wird pünktlich abgeschlossen und liefert die Ergebnisse in Ihren Arbeitsbereich.“

Ein Beispiel für einen Verkaufsbericht

Hier ist ein kurzer Monatsbericht für ein fiktives Unternehmen, Summit Outdoor Supply. Alle Namen und Zahlen unten sind erfunden.

Zusammenfassung: „Der Umsatz im Oktober erreichte 412.000 $, 3 % über dem Ziel. Das Wachstum kam aus der Region West und der neuen Zeltlinie. Die Win rate sank leicht, da das Deal-Volumen stieg.“

Kennzahl	Oktober	September	Ziel
Umsatz	412.000 $	385.000 $	400.000 $
Abgeschlossene Deals	164	150	160
Durchschnittliche Deal-Größe	2.512 $	2.567 $	2.500 $
Win rate	31 %	33 %	32 %
Offene Pipeline	930.000 $	880.000 $	—

Aufschlüsselung: West wuchs im Monatsvergleich um 18 % und macht nun 36 % des Umsatzes aus. Andere Regionen blieben stabil.

Gewinne und Verluste: Der größte Gewinn war eine Bestellung über 24.000 $ von einem regionalen Einzelhändler. Der größte Verlust war ein Deal über 19.000 $, der aufgrund der Lieferzeit verloren ging.

Maßnahmen: Einführung einer zweiten Versandoption für Großaufträge bis zum 15. November. Analyse des Win-rate-Rückgangs mit dem Team West in der nächsten Woche.

Beachten Sie, was das Beispiel leistet. Die Zusammenfassung beantwortet die Hauptfrage in drei Sätzen. Jede Kennzahl hat einen Vergleich und jede Maßnahme ein Datum.

Wie man einen Verkaufsbericht teilt und aktuell hält

Ein Bericht hilft nur, wenn die Leute ihn lesen und ihm vertrauen.

Senden Sie ihn an einem festen Tag. Ein wöchentlicher Bericht am Montag oder ein monatlicher Bericht am ersten Dienstag schafft eine Routine.

Halten Sie das Format stabil. Leser lernen, wo sie hinschauen müssen. Ändern Sie das Layout nur, wenn sich die Fragestellungen ändern.

Wandeln Sie ihn bei Bedarf in Folien um. Für eine Quartalsanalyse werden dieselben Kennzahlen zu einem kurzen Deck. Unser Leitfaden dazu, wie man eine Verkaufspräsentation erstellt, behandelt diesen Schritt.

Schließen Sie den Kreis. Beginnen Sie jeden Bericht mit einem Hinweis darauf, was aus den Maßnahmen des letzten Zeitraums geworden ist. Das zeigt, dass der Bericht zu Veränderungen führt.

Häufige Fehler bei Verkaufsberichten

Zu viele Kennzahlen. Zwanzig Zahlen auf einer Seite verdecken die drei, auf die es ankommt.

Kein Vergleich. Eine Umsatzzahl allein sagt wenig aus. Zeigen Sie sie im Vergleich zum Ziel und zum Vorzeitraum.

Wechselnde Definitionen. Wenn „Umsatz“ in einem Monat Retouren einschließt und im nächsten nicht, bricht der Trend ab.

Keine Erklärung. Zahlen ohne Begründung lassen den Leser raten. Fügen Sie ein oder zwei Sätze zum „Warum“ hinzu.

Veraltete Daten. Eine PivotTable, die nicht aktualisiert wurde, zeigt die Zahlen der letzten Woche. Aktualisieren Sie sie vor dem Versenden.

Keine Maßnahmen. Ein Bericht, der mit einer Tabelle endet, lädt nicht zur Veränderung ein. Schließen Sie mit nächsten Schritten ab.

Für eine tiefere Analyse hinter dem Bericht lesen Sie unseren Leitfaden dazu, wie man Verkaufs- und Marketingdaten mit AI analysiert.

Möchten Sie einen ersten Entwurf aus Ihrem eigenen Export? Testen Sie Powerdrill Bloom mit den Verkaufsdaten des letzten Monats und fordern Sie einen monatlichen Verkaufsbericht mit Umsatz gegen Ziel an.

Häufig gestellte Fragen

Was sollte in einem Verkaufsbericht enthalten sein?

Ein Verkaufsbericht sollte eine kurze Zusammenfassung, fünf bis sieben Schlüsselkennzahlen und einen Umsatztrend enthalten. Er sollte den Umsatz zudem nach Region, Produkt oder Mitarbeiter aufschlüsseln und die Pipeline zeigen. Vergleichen Sie jede Kennzahl mit dem Ziel und dem Vorzeitraum. Schließen Sie mit den Maßnahmen ab, die sich aus den Ergebnissen ergeben.

Wie erstelle ich einen Verkaufsbericht in Excel?

Organisieren Sie Ihre Verkaufsdaten in Spalten mit einer einzigen Kopfzeile. Wählen Sie die Daten aus, klicken Sie auf Einfügen, dann auf PivotTable und platzieren Sie diese auf einem neuen Arbeitsblatt. Fügen Sie Region oder Produkt zu den Zeilen und den Umsatz zu den Werten hinzu und fügen Sie dann ein PivotChart ein. Aktualisieren Sie die PivotTable, wenn neue Daten eintreffen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Verkaufsbericht und einer Verkaufsprognose?

Ein Verkaufsbericht fasst zusammen, was in einem Zeitraum bereits geschehen ist. Eine Verkaufsprognose schätzt, was in zukünftigen Zeiträumen passieren wird, oft basierend auf der Pipeline. Viele monatliche Berichte enthalten einen kurzen Pipeline-Abschnitt, der beides verbindet.

Wie oft sollte man einen Verkaufsbericht erstellen?

Das hängt vom Leser ab. Vertriebsleiter wünschen oft wöchentliche Berichte über Aktivitäten und die Pipeline. Finanzen und Geschäftsführung benötigen meist monatliche Ergebnisse gegen Ziel und eine quartalsweise Analyse. Behalten Sie den gleichen Tag und das gleiche Format bei.

Kann AI einen Verkaufsbericht erstellen?

Ja. AI-Tools können einen CRM- oder Bestell-Export lesen, Umsatz, Win rate und andere Kennzahlen berechnen sowie Diagramme und eine Zusammenfassung entwerfen. Powerdrill Bloom verknüpft jede Zahl mit ihrer Quelle und kann einen wiederkehrenden Bericht nach Zeitplan erstellen. Prüfen Sie einige Zahlen, bevor Sie ihn teilen.

Quellen: Microsoft Support, Erstellen einer PivotTable zum Analysieren von Arbeitsblattdaten · US Small Business Administration, Verwalten Sie Ihr Unternehmen. Details gelesen am 28. Oktober 2026.