Wie man eine Finanzpräsentation erstellt: Gliederung und Beispiele
Eine Finanzpräsentation erklärt, wie gut ein Unternehmen im Vergleich zu seinem Plan abschneidet, warum das so ist und was als Nächstes passiert. Beginnen Sie bei der Erstellung mit einer einseitigen Zusammenfassung der Kernbotschaften. Lassen Sie darauf die Ergebnisse im Vergleich zum Budget, die wichtigsten Abweichungen und deren Ursachen, den Cashflow, den Ausblick sowie die benötigten Entscheidungen folgen. Die detaillierten Aufstellungen gehören in den Anhang.
Dieser Leitfaden beschreibt, was eine Finanzpräsentation ist und wem sie dient. Anschließend bietet er einen Entwurf Folie für Folie, eine Methode zum Verfassen von Kommentaren sowie Möglichkeiten zur Darstellung von Abweichungen und Diagrammen. Die folgenden Abschnitte behandeln eine KI-Methode in drei Schritten, ein Beispiel, Designtipps und häufige Fehler.
Was eine Finanzpräsentation ist
Eine Finanzpräsentation verwandelt Finanzberichte in eine kurze Geschichte für Entscheidungsträger. Es kann sich um eine monatliche Ergebnisprüfung, ein vierteljährliches Board-Pack, einen Budgetvorschlag oder ein Investoren-Update handeln.
Das ICAEW, der Berufsverband der Wirtschaftsprüfer für England und Wales, beschreibt den Zweck eines Finanzberichts für den Vorstand. Er soll Vorstandsmitgliedern und der Geschäftsführung „die notwendigen Finanzinformationen und Analysen liefern, um eine fundierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen“.
Derselbe Artikel warnt davor, wie diese Berichte anwachsen. Berichte werden oft „stückweise entwickelt, wobei regelmäßig zusätzliche Informationen hinzugefügt (und selten ausgemistet) werden“. Mit der Zeit gehen die Kernbotschaften verloren.
Eine gute Finanzpräsentation leistet also drei Dinge, um es mit den Worten des ICAEW zu sagen:
- Zeigen, „wie wir im Vergleich zum Plan vorankommen“
- „Einige der wichtigsten Zahlen liefern, um Kontext und Größenordnung zu verdeutlichen“
- „Analytische Unterstützung für die erforderlichen Schlüsselentscheidungen bieten“
Alles andere gehört in den Anhang.
Wer die Zielgruppe ist und was sie fragt
Dieselbe Zahlenbasis benötigt je nach Zuhörerschaft ein anderes Framing.
| Zielgruppe | Was sie wissen wollen | Typische Länge |
|---|---|---|
| Vorstand / Aufsichtsrat | Sind wir auf Kurs, was hat sich geändert, was brauchen Sie von uns? | 8 bis 12 Folien plus Anhang |
| Führungsteam | Welche Abteilungen weichen vom Plan ab und wie sieht die Lösung aus? | 10 bis 15 Folien |
| Investoren | Wachstum, Margen, Cash Runway und der Ausblick | 10 bis 15 Folien |
| Abteilungsleiter | Ihr eigenes Budget im Vergleich zu den Ist-Zahlen, Zeile für Zeile | 5 bis 8 Folien |
Die Frage des Vorstands ist die schwierigste. Fathom, ein Unternehmen für Finanzberichterstattung, bezeichnet die Frage „Sind wir im Vergleich zum Plan auf Kurs?“ als die brisanteste Frage in einer Vorstandssitzung. In seiner Umfrage für 2026 nannte einer von fünf Finanzverantwortlichen den Soll-Ist-Vergleich des Budgets als eine der wichtigsten Fragen des Vorstands.
Kennen Sie die Hauptfrage Ihrer Zielgruppe, bevor Sie auch nur eine einzige Folie erstellen. Sie entscheidet darüber, was an erster Stelle steht.
Was enthalten sein sollte: Ein Entwurf Folie für Folie
Dieser Entwurf eignet sich für eine monatliche oder vierteljährliche Finanzpräsentation vor einem Vorstand oder Führungsteam. Passen Sie die Länge an Ihre Zielgruppe an.
| # | Folie | Was sie zeigt |
|---|---|---|
| 1 | Titel | Abgedeckter Zeitraum, Referent, Datum |
| 2 | Kernbotschaften | Drei bis fünf Schlagzeilen, jeweils mit einer Zeile Detailinformationen |
| 3 | Ergebnisse im Vergleich zum Plan | Umsatz, Bruttomarge, Betriebskosten und Gewinn im Vergleich zum Budget und zum Vorjahr |
| 4 | Umsatz | Trend nach Monat oder Quartal, aufgeteilt nach Produkt oder Segment |
| 5 | Kosten | Wichtigste Kostenpositionen im Vergleich zum Budget, wobei die größten Abweichungen hervorgehoben sind |
| 6 | Abweichungsbrücke | Ein Wasserfalldiagramm vom budgetierten zum tatsächlichen Gewinn |
| 7 | Cash | Kassenbestand, Cashflow und Runway |
| 8 | Ausblick | Ganzjahresprognose im Vergleich zum ursprünglichen Budget |
| 9 | Risiken und Maßnahmen | Was den Ausblick verändern könnte und was Sie dagegen tun |
| 10 | Erforderliche Entscheidungen | Jede Entscheidung mit einer empfohlenen Option |
| 11 | Anhang | Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Kapitalflussrechnung |
Das ICAEW schlägt ein Format für die Folie mit den Kernbotschaften vor: „Schlagzeilen links und Details rechts“. So können Leser, die die Unterlagen übersprungen haben, schnell aufholen.
Für Folie 10 ist der Rat direkt: „Fügen Sie für jede Entscheidung immer eine empfohlene Vorgehensweise bei, anstatt es dem Vorstand offen zu lassen, sich zu entscheiden.“
Schreiben Sie Kommentare, die das „Warum“ beantworten
Am Kommentar scheitern die meisten Finanzpräsentationen. Das ICAEW nennt ein Beispiel für einen schwachen Kommentar: „Wir liegen bei den Umsätzen um £X.000 unter dem Budget.“ Das wiederholt nur, was die Tabelle ohnehin schon zeigt.
Es schlägt stattdessen fünf Analyseebenen vor:
- Was passiert ist. Die Tatsache in einem Satz.
- Warum es passiert ist. Die Ursache hinter der Zahl.
- Welche Maßnahmen Sie ergreifen. Die Reaktion auf die Abweichung.
- Wie weit diese Maßnahmen gediehen sind. Der bisherige Fortschritt.
- Wann sich die Maßnahmen auszahlen werden. Der Zeitplan und die Auswirkung auf das Jahresende.
Fathom schlägt für jede wesentliche Abweichung eine kürzere, dreiteilige Version vor: Was ist passiert, warum und was bedeutet das. Zudem wird empfohlen, mit der Erzählung und nicht mit den Zahlen zu beginnen. Ein Vorstand, dem zuerst eine Abweichungstabelle gezeigt wird, „fixiert sich sofort auf die größte negative Zahl“.
Eine weitere Unterscheidung ist für Vorstände wichtig. Fathom trennt zeitliche Abweichungen von strukturellen. Eine zeitliche Abweichung bedeutet, dass sich ein Geschäft verschoben hat oder eine Rechnung verspätet verschickt wurde, das Jahresergebnis aber stabil bleibt. Eine strukturelle Abweichung bedeutet, dass sich etwas geändert hat, wie etwa ein verlorener Kunde oder Preisdruck.
Kennzeichnen Sie jede wesentliche Abweichung als das eine oder das andere. Zeigen Sie dann die aktualisierte Prognose daneben an. In den Worten von Fathom: „Die Abweichung sagt Ihnen, wo Sie waren. Die neue Prognose sagt Ihnen, wohin die Reise geht.“
Wie man Abweichungen klar darstellt
Abweichungstabellen sind das Herzstück der meisten Finanzpräsentationen. Einige wenige Regeln sorgen dafür, dass sie lesbar bleiben.
Wählen Sie eine Vorzeichenkonvention und kommunizieren Sie diese. Das ICAEW beschreibt zwei. Bei der ersten sind positive Zahlen eine gute Nachricht und negative Zahlen eine schlechte Nachricht. Bei der zweiten bedeutet positiv größer als das Budget. Es heißt, die erste Variante sei diejenige, die „die meisten Nicht-Finanzexperten am einfachsten interpretieren können“.
Nutzen Sie Ampelfarben für die Relevanz. Das ICAEW-Beispiel verwendet Rot für mehr als 10 % schlechter als das Budget, Grün für mehr als 10 % besser und Gelb für alles dazwischen. Zudem wird empfohlen, jedes rote Signal im Kommentar zu erklären.
Zeigen Sie Monat, das bisherige Jahr (YTD) und das Gesamtjahr. Jeder Block kann die Ist-Zahlen mit dem Budget und dem Vorjahr vergleichen. Eine Prognosespalte im Gesamtjahresblock zeigt, wie sich der Ausblick seit der Budgeterstellung verändert hat.
Listen Sie die größten Abweichungen auf. Das ICAEW schlägt vor, die fünf größten Abweichungen am Ende der Tabelle aufzuführen. In Excel finden KGRÖSSTE und KKLEINSTE diese, und XVERWEIS liefert die zugehörigen Beschreibungen.
Halten Sie die Spalten lesbar. Laut ICAEW sind etwa 14 Spalten das Maximum für eine gut lesbare Tabelle.
Diagramme, die für Finanzfolien funktionieren
Verwenden Sie ein Diagramm nur dann, wenn es die Botschaft schneller lesbar macht. Der Test des ICAEW ist einfach: „Ein Diagramm, dessen Interpretation länger als eine Minute dauert, muss vereinfacht und zusammengefasst werden.“
| Botschaft | Diagramm |
|---|---|
| Wie sich der Gewinn vom Budget zum Ist-Wert verändert hat | Wasserfalldiagramm (Abweichungsbrücke) |
| Wie sich Umsatz oder Kosten im Laufe der Zeit verändert haben | Linien- oder Säulendiagramm |
| Wie Segmente im Vergleich abschneiden | Balkendiagramm, nach Größe sortiert |
| Wie sich die Liquidität im Zeitraum verändert hat | Wasserfalldiagramm oder Liniendiagramm |
| Detaillierte Ergebnisse nach Geschäftsbereich | Eine Tabelle, nach Größe sortiert |
Das Wasserfalldiagramm ist das nützlichste Finanzdiagramm. Microsoft erklärt, dass es „eine fortlaufende Summe anzeigt, während Werte addiert oder subtrahiert werden“. Es fügt hinzu, dass „Wasserfalldiagramme auch als Brückendiagramme bezeichnet werden“. Wählen Sie in Excel die Daten aus, klicken Sie auf Einfügen, dann auf Wasserfalldiagramm einfügen und schließlich auf Wasserfall.
Das ICAEW schlägt vor, die Brücke eher nach Themen als nach einzelnen Posten aufzubauen. Beispielsweise betrifft eine Erhöhung der Lohnsteuer jede Abteilung. Stellen Sie diese als einen einzigen Block für das gesamte Unternehmen dar.
Tabellen haben nach wie vor ihre Berechtigung. Das ICAEW rät: „Scheuen Sie sich nicht vor Datentabellen.“ Es empfiehlt, Tabellen für Geschäftsbereiche nach Größe statt alphabetisch zu sortieren.
Wie man eine Finanzpräsentation mit KI erstellt
Die manuelle Erstellung einer Präsentation bedeutet, Zahlen aus Tabellenkalkulationen in Folien zu kopieren und anschließend jede einzelne Zahl zu überprüfen. Ein KI-Tool kann die Dateien einlesen, die Abweichungen finden und die Folien in einem Rutsch entwerfen.
Hier ist die Methode in drei Schritten unter Verwendung von Powerdrill Bloom.
Schritt 1: GuV-, Budget- und Cashflow-Dateien hochladen
Beginnen Sie mit den Dateien, die Ihr Finanzteam ohnehin erstellt. Die Seite des AI Financial Report Generator listet die Eingaben auf: „GuV, Bilanz, Cashflow und alle KPI-Tracker“. Fügen Sie die Budgetdatei hinzu, damit das Tool die Ist-Zahlen mit dem Plan vergleichen kann.
Laden Sie lieber die Rohdaten-Exporte als eine bereinigte Kopie hoch. Wenn eine Arbeitsmappe mehrere Tabellenblätter enthält, nennen Sie in Ihrer ersten Anfrage diejenigen, die die Ergebnisse dieses Zeitraums enthalten.
Schritt 2: Nach der Storyline in natürlicher Sprache fragen
Beschreiben Sie die benötigte Präsentation in ein oder zwei Sätzen. Zum Beispiel: „Erstelle eine 10-seitige vierteljährliche Finanzpräsentation für den Vorstand. Vergleiche die Ist-Zahlen mit dem Budget und dem Vorjahr, erkläre die drei größten Abweichungen und ende mit zwei Entscheidungen.“
Stellen Sie dann Folgefragen, bevor die Folien entworfen werden. „Welche Abweichungen sind zeitlich bedingt und welche strukturell?“ oder „Wie sieht der Ausblick für das Gesamtjahr aus, wenn die beiden verzögerten Deals im Januar abgeschlossen werden?“ Die Antworten werden zu Ihrem Kommentar.
Schritt 3: Folien, Diagramme und Sprechernotizen erstellen
Fordern Sie die Präsentation an, sobald die Storyline stimmt. Die Seite des AI Financial Report Generator listet eine „Vierteljährliche Finanzpräsentation für den Vorstand mit KPIs, Segmentansicht und Anfragen“ auf. Die Seite Excel to PPT besagt, dass Sie „mit einem Klick nach PowerPoint exportieren“ können.
Fragen Sie gezielt nach einer Abweichungsbrücke und einer Cash-Folie und fordern Sie Sprechernotizen für jede Folie an. Überprüfen Sie anschließend zwei oder drei Zahlen anhand der Quelldateien. Auf der Homepage von Powerdrill Bloom heißt es: „Jede Zahl wird mit der Seite, der Zeile und dem dahinter stehenden Wert belegt.“
Ein Beispiel für eine Finanzpräsentation
Hier ist ein kurzes Beispiel für eine vierteljährliche Vorstandssitzung. Das Unternehmen und die Zahlen sind frei erfunden, um die Struktur zu veranschaulichen.
- Kernbotschaften. „Der Umsatz im dritten Quartal liegt 6 % unter Plan, da sich zwei Großkunden-Deals in das vierte Quartal verschoben haben. Die Kosten liegen im Budget. Der Cash Runway beträgt 20 Monate. Der Jahresumsatz wird innerhalb von 2 % des Plans prognostiziert.“
- Ergebnisse im Vergleich zum Plan. Umsatz 4,7 Mio. $ gegenüber einem Budget von 5,0 Mio. $. Bruttomarge 71 % gegenüber 70 %. Betriebskosten 3,9 Mio. $, im Budget.
- Abweichungsbrücke. Budgetierter Gewinn, abzüglich 300k $ aus verzögerten Deals, zuzüglich 40k $ durch geringere Hosting-Kosten, ergibt den tatsächlichen Gewinn.
- Cash. Kassenbestand 9,2 Mio. $, monatliche Netto-Burn-Rate 460k $, Runway 20 Monate.
- Ausblick. Jahresumsatzprognose 19,6 Mio. $ gegenüber einem Budget von 20,0 Mio. $. Für beide verzögerten Deals liegen unterzeichnete Absichtserklärungen vor.
- Erforderliche Entscheidung. „Genehmigung der Einstellung von zwei Account Executives im vierten Quartal. Empfehlung: Genehmigen, finanziert durch die Hosting-Einsparungen und die verzögerten Deals.“
Jeder Folientitel bringt den Punkt auf den Punkt. Ein Leser, der nur die Titel sieht, versteht dennoch die Geschichte. Eine einseitige Version derselben Zahlen finden Sie in unserem Leitfaden für eine vorstandsreife Finanzzusammenfassung.
Designtipps für Finanzfolien
Finanzfolien enthalten mehr Zahlen als die meisten anderen Folien, daher ist die Lesbarkeit hier besonders wichtig.
- Verwenden Sie gut lesbare Schriftarten. Microsoft empfiehlt einfache Schriftarten wie Arial oder Calibri. Es fügt hinzu: „Vermeiden Sie nach Möglichkeit Schriftgrößen unter 18 Pt.“
- Runden Sie die Hauptzahlen. Das ICAEW empfiehlt „einige wenige signifikante Stellen anstelle von detaillierten Zahlen“ auf der ersten Seite.
- Beschriften Sie Diagramme klar. Microsoft rät dazu, „nur so viel Text zu verwenden, dass die Beschriftungselemente in einem Diagramm oder einer Grafik verständlich sind“.
- Halten Sie Hintergründe schlicht. Ein dezentes, einheitliches Design lenkt die Aufmerksamkeit auf die Zahlen.
- Nutzen Sie das Querformat für Berichte. Laut ICAEW eignet sich ein Querformat-Paket am besten für die vielen Spalten einer Gewinn- und Verlustrechnung oder eines Cashflows.
Wie Sie die Präsentation im Meeting halten
Die Präsentation ist nur die halbe Miete. Wie Sie das Meeting leiten, entscheidet darüber, ob die Zahlen zu Entscheidungen führen.
Vorab versenden. Teilen Sie die Präsentation einige Tage vor dem Meeting als Vorab-Lektüre. Viele Vorstandsmitglieder werden sie nur überfliegen, daher muss die Folie mit den Kernbotschaften für sich selbst stehen. Das ICAEW stellt fest, dass Vorstandsmitglieder „die Unterlagen möglicherweise nicht im Detail – oder überhaupt nicht – gelesen haben“.
Nutzen Sie die Zeit für das „Warum“. Lesen Sie die Zahlen nicht laut vor. Gehen Sie die Kernbotschaften, die Abweichungsbrücke und den Ausblick durch. Lassen Sie die detaillierten Berichte im Anhang und greifen Sie nur bei Fragen darauf zurück.
Bereiten Sie sich auf die naheliegenden Fragen vor. Wissen Sie bei jeder wesentlichen Abweichung, ob sie zeitlich oder strukturell bedingt ist und was die Prognose nun zeigt. Halten Sie für jede Abweichung eine Backup-Folie bereit.
Prüfen Sie den Raum. Der erste Präsentationstipp von Microsoft lautet: „Erscheinen Sie frühzeitig und vergewissern Sie sich, dass Ihre Ausrüstung ordnungsgemäß funktioniert.“ Zudem wird empfohlen, zu prüfen, ob die Auflösung des Projektors mit Ihrem Computer übereinstimmt.
Bitten Sie anschließend um Feedback. Das ICAEW empfiehlt, den Vorstand oder die Führungskräfte zu fragen, was sie am hilfreichsten fanden. Fragen Sie auch, welche Teile sie nicht lesen. Nutzen Sie die Antworten, um die nächste Finanzpräsentation zu straffen.
Häufige Fehler bei Finanzpräsentationen
Achten Sie vor Ihrer Präsentation auf diese Punkte.
- Mit der vollständigen Tabelle einsteigen. Beginnen Sie mit den Kernbotschaften und zeigen Sie erst dann die Zahlen, die diese stützen.
- Kommentare, die nur die Zahlen wiederholen. Erklären Sie das Warum, was Sie tun und wann das Problem behoben sein wird.
- Kein Ausblick. Eine Abweichung ohne neue Prognose lässt den Vorstand über das Jahresende im Unklaren.
- Gemischte Vorzeichenkonventionen. Legen Sie die Konvention einmal fest und verwenden Sie sie auf jeder Folie.
- Zu viele Diagramme. Ersetzen Sie jedes Diagramm, dessen Erfassung länger als eine Minute dauert, durch eine kurze Tabelle.
- Entscheidungen ohne Empfehlung. Geben Sie dem Vorstand eine Option zur Genehmigung an die Hand, keine offene Frage.
- Ungeprüfte Zahlen. Gleichen Sie vor dem Meeting jede Hauptzahl mit den zugrunde liegenden Berichten ab.
Möchten Sie einen ersten Entwurf auf Basis der Dateien dieses Quartals? Testen Sie Powerdrill Bloom mit Ihrer GuV und Ihrem Budget und fragen Sie nach einer 10-seitigen Finanzpräsentation.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte in einer Finanzpräsentation enthalten sein?
Beginnen Sie mit einer Folie für die Kernbotschaften und den Ergebnissen im Vergleich zum Budget und zum Vorjahr. Behandeln Sie dann die wichtigsten Abweichungen und deren Ursachen, den Cashflow, den Ausblick auf das Gesamtjahr, Risiken und die erforderlichen Entscheidungen. Fügen Sie die detaillierte Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung im Anhang bei.
Wie viele Folien sollte eine Finanzpräsentation haben?
Die meisten Finanzpräsentationen für den Vorstand und das Führungsteam umfassen 8 bis 15 Folien, zuzüglich eines Anhangs. Halten Sie den Hauptteil kurz genug, um ihn in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit zu präsentieren. Verschieben Sie detaillierte Berichte und ergänzende Aufstellungen in den Anhang.
Wie erklärt man eine Budgetabweichung in einer Präsentation?
Erklären Sie, was passiert ist, warum es passiert ist und was es für das Jahr bedeutet. Kennzeichnen Sie die Abweichung als zeitlich oder strukturell bedingt und zeigen Sie die aktualisierte Prognose daneben. Erklären Sie, welche Maßnahmen Sie ergreifen und wann diese Wirkung zeigen sollten.
Welche Diagramme eignen sich am besten für eine Finanzpräsentation?
Ein Wasserfalldiagramm zeigt, wie sich der Gewinn vom Budget zum Ist-Wert entwickelt hat. Linien- oder Säulendiagramme zeigen Trends im Zeitverlauf, und sortierte Balkendiagramme vergleichen Segmente. Verwenden Sie eine Tabelle, wenn die Leser exakte Zahlen nach Geschäftsbereichen benötigen.
Kann KI eine Finanzpräsentation erstellen?
Ja. KI-Tools können GuV-, Budget- und Cashflow-Dateien einlesen und die Folien, Diagramme und Kommentare entwerfen. Der AI Financial Report Generator von Powerdrill Bloom beschreibt eine vierteljährliche Finanzpräsentation für den Vorstand mit KPIs, einer Segmentansicht und Anfragen. Überprüfen Sie die Zahlen vor Ihrer Präsentation anhand Ihrer Quelldateien.
Quellen: ICAEW, Finanzberichte in Excel mit Visualisierung zum Leben erwecken: Erstellung des Berichts · Fathom, Wie man auf „Sind wir auf Kurs?“ antwortet · Microsoft Support, Ein Wasserfalldiagramm erstellen · Microsoft Support, Tipps zum Erstellen und Halten einer effektiven Präsentation.