Wie man ein Dashboard in Excel erstellt: Schritt für Schritt

Ein Dashboard in Excel bringt Ihre wichtigsten Zahlen und Diagramme auf ein Blatt, mit Filtern, die alles gleichzeitig aktualisieren. Um eines zu erstellen, formatieren Sie Ihre Daten als Tabelle und erstellen Sie für jede Ansicht eine PivotTable. Fügen Sie jeder ein PivotChart hinzu, und ergänzen Sie dann Datenschnitte und eine Zeitachse, um sie gemeinsam zu filtern. Schließen Sie ab, indem Sie das Layout auf einem Bildschirm anordnen.

Dieser Leitfaden erklärt, was ein Excel-Dashboard ist und wie man eines plant. Er führt dann durch den Aufbau mit PivotTables, PivotCharts, Datenschnitten und einer Zeitachse. Die späteren Abschnitte behandeln eine AI-Methode in drei Schritten, ein Beispiel-Layout, das Aktualisieren und Teilen sowie häufige Fehler.

Was ein Excel-Dashboard ist

Das Dashboard-Tutorial von Microsoft liefert eine klare Definition. „Ein Dashboard ist eine visuelle Darstellung wichtiger Kennzahlen, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Daten an einem Ort schnell anzuzeigen und zu analysieren.“

Es erklärt auch, warum Dashboards statischen Berichten überlegen sind. Sie bieten „eine Self-Service-Business-Intelligence-Möglichkeit, bei der Benutzer die Daten filtern können, um genau das anzuzeigen, was für sie wichtig ist.“ In der Vergangenheit erforderte das Excel-Reporting „oft die Erstellung mehrerer Berichte für verschiedene Personen oder Abteilungen.“

Ein Dashboard in Excel besteht unabhängig von den Daten meist aus vier Teilen:

• KPI-Kacheln. Ein paar Schlagzeilenzahlen, wie Umsatz, Bestellungen oder Marge.
• Diagramme. Drei bis sechs Diagramme, die Trends, Mix und Rankings zeigen.
• Filter. Datenschnitte und eine Zeitachse, die jedes Diagramm gleichzeitig ändern.
• Ein Datenblatt. Die Quelltabelle, oft auf einem ausgeblendeten oder separaten Blatt.

Die Methode in diesem Leitfaden folgt dem Ansatz von Microsoft. Sie verwendet „mehrere PivotTables, PivotCharts und PivotTable-Tools, um ein dynamisches Dashboard zu erstellen.“ Der Vorteil ist die Geschwindigkeit. Microsoft sagt: „Sie müssen den Dashboard-Bericht nur einmal erstellen“ und ihn dann aktualisieren, wenn sich die Daten ändern.

Planen Sie Ihr Dashboard, bevor Sie es bauen

Ein gutes Dashboard in Excel beantwortet ein paar Fragen präzise. Schreiben Sie diese Fragen auf, bevor Sie Excel öffnen. Die meisten schwachen Dashboards scheitern hier, nicht an den Diagrammen.

1. Wer liest es? Ein Vertriebsleiter, ein CFO und ein Betriebsleiter benötigen unterschiedliche Zahlen.
2. Welche Entscheidungen unterstützt es? Zum Beispiel, welche Region diese Woche Aufmerksamkeit benötigt.
3. Welche Metriken beantworten diese Fragen? Wählen Sie vier bis sechs aus. Mehr als das macht aus einem Dashboard einen Bericht.
4. Wie oft ändern sich die Daten? Tägliche Daten erfordern eine andere Aktualisierungsroutine als monatliche Daten.
5. Welche Filter benötigen die Leser? Gängige Optionen sind Region, Produkt, Verkäufer und Datum.

Skizzieren Sie dann das Layout auf Papier. Platzieren Sie die wichtigste Zahl oben links, wo das Auge zuerst landet. Setzen Sie Trends darunter und Aufschlüsselungen nach rechts.

Hilfe bei der Auswahl der richtigen Metriken finden Sie in unserem Leitfaden darüber, wie man ein KPI-Dashboard aus einer Tabellenkalkulation erstellt. Er behandelt, welche Metriken man streichen sollte und wie viele Kacheln ein Dashboard haben sollte.

Bereiten Sie Ihre Daten vor

Jede PivotTable auf dem Dashboard liest aus einer Quelle, daher muss die Quelle sauber sein. Das Tutorial von Microsoft besagt: „Überprüfen Sie, ob Ihre Daten ordnungsgemäß strukturiert sind, ohne fehlende Zeilen oder Spalten.“ Es fügt hinzu: „Jede Zeile sollte einen einzelnen Datensatz oder Artikel darstellen.“

Der PivotTable-Leitfaden von Microsoft gibt weitere Datentipps:

• „Organisieren Sie Ihre Daten in Spalten, nicht in Zeilen.“
• Geben Sie jeder Spalte eine Überschrift, „mit einer einzelnen Zeile eindeutiger, nicht leerer Beschriftungen für jede Spalte.“
• „Vermeiden Sie doppelte Kopfzeilen oder verbundene Zellen.“
• Formatieren Sie die Daten als Excel-Tabelle, indem Sie „Einfügen“ und dann „Tabelle“ wählen.

Hier ist ein Beispiel-Layout für Verkaufsdaten. Die Werte sind erfunden.

Bestelldatum	Region	Produkt	Verkäufer	Einheiten	Umsatz
2026-09-02	Nord	Schreibtischstuhl	A. Patel	12	$2,280
2026-09-02	Süd	Stehschreibtisch	J. Kim	4	$1,960
2026-09-03	West	Monitorarm	L. Moreno	20	$1,180

Behandeln Sie Zahlen als Zahlen. Microsoft warnt, dass Excel, wenn es ein Wertefeld als Text liest, eine Anzahl statt einer Summe anzeigt. Deshalb ist es „so wichtig sicherzustellen, dass Sie Datentypen für Wertefelder nicht mischen.“

Erstellen Sie die PivotTables

PivotTables übernehmen das Zählen und Summieren hinter jedem Diagramm.

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle in Ihrer Tabelle aus.
2. Wählen Sie „Einfügen“, dann „PivotTable“, dann „Neues Arbeitsblatt“.
3. Ziehen Sie Felder in „Zeilen“ und „Werte“. Zum Beispiel „Region“ in Zeilen und „Umsatz“ in Werte.
4. Formatieren Sie die Zahlen, sortieren Sie die Zeilen und wählen Sie ein Berichtslayout.

Microsoft schlägt vor, zuerst eine sorgfältige Master-PivotTable zu erstellen. Es heißt: „Diese PivotTable wird die Basis für andere sein.“ Legen Sie also Stil, Berichtslayout und Zahlenformate jetzt fest, bevor Sie sie kopieren.

Kopieren Sie als Nächstes den Master und fügen Sie ihn ein, um weitere Ansichten zu erstellen, und ändern Sie dann die Felder in jeder Kopie. Eine könnte den Umsatz nach Monat zeigen, eine andere den Umsatz nach Produkt und eine weitere die Einheiten nach Verkäufer.

Lassen Sie Platz zwischen ihnen. Microsoft warnt, dass „PivotTables sich nicht gegenseitig überlappen können.“ Planen Sie ein, dass sie wachsen können, wenn sich Filter ändern.

Benennen Sie schließlich jede PivotTable. Wählen Sie sie aus, gehen Sie zu „PivotTable-Analyse“, dann „PivotTable“ und geben Sie einen Namen ein. Microsoft sagt, die Namen seien wichtig, „wenn es an der Zeit ist, Ihre PivotTables mit Datenschnitten und Zeitachsen-Steuerelementen zu verbinden.“

PivotCharts hinzufügen

Ein PivotChart verwandelt jede PivotTable in ein Diagramm, das seinen Filtern folgt.

1. Klicken Sie in eine PivotTable.
2. Gehen Sie zu „PivotTable-Analyse“, dann „Tools“, dann „PivotChart“.
3. Wählen Sie einen Diagrammtyp und klicken Sie auf OK.
4. Größe und Format des Diagramms können Sie über die Registerkarten „PivotChart-Analyse“, „Entwurf“ und „Format“ anpassen.

Passen Sie das Diagramm an die Fragestellung an:

Frage	Diagrammtyp
Wie verändert es sich im Zeitverlauf?	Linien- oder Säulendiagramm
Wie schneiden Kategorien im Vergleich ab?	Balkendiagramm, sortiert
Wie sieht der Mix aus?	Gestapelte Balken oder ein Kreisdiagramm mit wenigen Segmenten
Wie hängen zwei Kennzahlen zusammen?	Verbunddiagramm mit einer Sekundärachse

Das Beispiel von Microsoft verwendet ein Verbunddiagramm. Verkäufe erscheinen als Säulen, und der Anteil am Gesamtwert erscheint als Linie auf einer Sekundärachse.

Benennen Sie auch jedes Diagramm um. Gehen Sie zu „PivotChart-Analyse“, dann „PivotChart“ und geben Sie einen Namen in das Feld „Diagrammname“ ein.

Datenschnitte und eine Zeitachse hinzufügen

Datenschnitte und Zeitachsen machen ein Dashboard interaktiv. Microsoft sagt: „Datenschnitte bieten Schaltflächen, auf die Sie klicken können, um Tabellen oder PivotTables zu filtern.“

Datenschnitte einfügen. Wählen Sie eine beliebige PivotTable aus, gehen Sie zu „PivotTable-Analyse“, dann „Filtern“, dann „Datenschnitt einfügen“. Markieren Sie die gewünschten Felder, wie „Region“ und „Produkt“.

Mit jeder Ansicht verbinden. Ein neuer Datenschnitt steuert zunächst nur eine PivotTable. Microsoft sagt: „Datenschnitte werden nur mit der PivotTable verbunden, die Sie zu ihrer Erstellung verwendet haben.“ Wählen Sie jeden Datenschnitt aus, gehen Sie zu „Datenschnitt“, dann „Berichtsverbindungen“ und markieren Sie jede PivotTable, die er steuern soll. Datenschnitte „können nur mit PivotTables verbunden werden, die dieselbe Datenquelle nutzen.“

Eine Zeitachse einfügen. Wählen Sie eine PivotTable aus, gehen Sie zu „PivotTable-Analyse“, dann „Filtern“, dann „Zeitachse einfügen“. Wählen Sie Ihr Datumsfeld aus. Eine Zeitachse filtert nach Jahren, Quartalen, Monaten oder Tagen mit einem Schieberegler.

Die Zeitachse verbinden. Microsoft sagt: „Sie können eine einzelne Zeitachse verwenden, um mehrere PivotTables zu filtern“, wenn sie eine Datenquelle teilen. Verwenden Sie auch bei der Zeitachse „Berichtsverbindungen“.

Wenn Sie einen Datenschnitt und eine Zeitachse für dasselbe Datumsfeld wünschen, ist eine Einstellung erforderlich. Aktivieren Sie „Mehrere Filter pro Feld zulassen“ im Dialogfeld „PivotTable-Optionen“.

Layout anordnen und fertigstellen

Bringen Sie nun alles auf ein Blatt. Hier werden die PivotTables zu einem Dashboard in Excel, das man auf einen Blick erfassen kann.

• Verschieben Sie die Diagramme und Datenschnitte auf ein neues Blatt namens „Dashboard“. Lassen Sie die PivotTables auf ihren eigenen Blättern.
• Fügen Sie KPI-Kacheln oben hinzu, indem Sie einfache Formeln verwenden, die auf die PivotTable-Summen verweisen.
• Fügen Sie einen Titel hinzu, der den Umfang angibt, z. B. „Vertriebs-Dashboard, September 2026“.
• Schalten Sie Gitternetzlinien und Überschriften aus. Im Beispiel von Microsoft wurden diese über die Registerkarte „Ansicht“ für ein saubereres Erscheinungsbild deaktiviert.
• Richten Sie die Elemente aus. Halten Sie Strg gedrückt, wählen Sie mehrere Datenschnitte aus und verwenden Sie die Ausrichtungswerkzeuge.
• Testen Sie jeden Filter. Microsoft empfiehlt, jeden Datenschnitt und jede Zeitachse zu testen, bevor Sie das Dashboard teilen.

Dieser letzte Check ist wichtig. Microsoft merkt an, dass einige Auswahlen dazu führen können, dass eine PivotTable versucht, in eine andere hineinzuwachsen. Excel zeigt dann einen Fehler an, und Sie sollten die Abstände korrigieren, bevor andere die Datei nutzen.

Wie man ein Dashboard in Excel mit AI erstellt

Die manuelle Methode ist der klassische Weg, ein Dashboard in Excel zu erstellen, und sie funktioniert gut, sobald die Daten sauber sind. Oft sind sie das nicht. Die Zahlen stecken in mehreren Exporten, oder die Spalten müssen zuerst korrigiert werden. Ein AI-Tool kann diese Vorbereitung übernehmen und die Diagramme in einer einzigen Anfrage entwerfen.

Hier ist die Methode in drei Schritten mit Powerdrill Bloom.

Schritt 1: Laden Sie Ihre Excel- oder CSV-Datei hoch

Beginnen Sie mit dem Roh-Export statt mit einer manuell bearbeiteten Kopie. Der kostenlose Plan listet „Excel, CSV, PDF und Dokumente hochladen“ auf.

Die Seite des Excel AI Assistant besagt, dass Sie „Ihre Excel-Dateien hochladen können und Powerdrill Bloom die Daten automatisch analysieren, Erkenntnisse gewinnen und visuelle Berichte erstellen lassen können.“ Wenn die Datei mehrere Blätter hat, nennen Sie das gewünschte in Ihrer Anfrage.

Schritt 2: Beschreiben Sie das Dashboard in natürlicher Sprache

Beschreiben Sie die Metriken, Diagramme und Filter in ein oder zwei Sätzen. Zum Beispiel: „Erstelle ein Vertriebs-Dashboard mit Umsatz nach Monat, Umsatz nach Region und den Top 10 Produkten. Lass mich nach Region und Quartal filtern.“

Sie können auch Folgefragen stellen, wie „Welche Region ist am weitesten unter das letzte Quartal gefallen?“ Die Seite besagt, dass das Tool „Trends, Korrelationen und Kennzahlen in Ihren Excel-Daten automatisch identifiziert.“

Schritt 3: Zahlen prüfen und Dashboard teilen

Bevor Sie das Dashboard teilen, prüfen Sie die Summen gegen die Quelle. Fragen Sie nach der Tabelle hinter jedem Diagramm und bestätigen Sie, dass die Umsatzsumme mit Ihrer Datei übereinstimmt. Die Powerdrill Bloom Homepage sagt: „Jede Zahl wird mit der Seite, der Zeile und der dahinterstehenden Ziffer zurückgegeben.“

Für Finanzdaten bietet der AI Finance Dashboard Builder eine CFO-Scorecard und ein P&L-Board an. Seine Seite listet das Teilen als „internen Link oder geplanten PDF-Snapshot“ auf. Für eine wiederkehrende Version kann der Scheduled Agent die Analyse täglich, wöchentlich oder monatlich erneut ausführen.

Ein Beispiel für ein Dashboard-Layout

Hier ist ein Layout für ein monatliches Vertriebs-Dashboard, das aus den obigen Beispieldaten erstellt wurde. Die Struktur ist ein Beispiel zur Anpassung.

Bereich	Inhalt
Obere Zeile	Vier KPI-Kacheln: Umsatz, Einheiten, Bestellungen, durchschnittlicher Bestellwert
Links, groß	Liniendiagramm: Umsatz nach Monat für die letzten 12 Monate
Rechts, oben	Balkendiagramm: Umsatz nach Region, sortiert
Rechts, unten	Balkendiagramm: Top 10 Produkte nach Umsatz
Unten	Tabelle: Umsatz nach Verkäufer, mit aktuellem Monat und letztem Monat
Filterleiste	Datenschnitte für Region und Produkt; eine Zeitachse für das Bestelldatum

Lesen Sie ein Dashboard in Excel von oben links, so wie Leser eine Seite scannen. Die Kacheln beantworten „Wie stehen wir da?“. Das Liniendiagramm beantwortet „In welche Richtung bewegt es sich?“. Die Balkendiagramme beantworten „Woher kommt es?“.

Weitere Diagrammideen finden Sie in unserem Leitfaden zu kostenlosen Excel-Dashboard-Tools. Er vergleicht andere Wege, Dashboards aus Tabellenkalkulationen zu erstellen.

Das Dashboard aktuell halten und teilen

Aktualisieren, wenn neue Daten eintreffen. Fügen Sie der Excel-Tabelle neue Zeilen hinzu und aktualisieren Sie dann. Microsoft sagt, man solle eine beliebige PivotTable auswählen, zu „PivotTable-Analyse“ gehen, den Pfeil unter „Aktualisieren“ wählen und „Alle aktualisieren“ anklicken.

Eine aktuelle Kopie teilen. Das Tutorial von Microsoft zeigt, wie man über eine Microsoft 365-Gruppe teilt. Sie speichern die Arbeitsmappe in der Dateibibliothek der Gruppe und heften sie dann oben in der SharePoint-Dokumentbibliothek an. Leser öffnen dann jedes Mal dieselbe aktuelle Version.

Das Layout schützen. Sperren Sie das Dashboard-Blatt, wenn andere es benutzen. Das verhindert, dass Diagramme und Datenschnitte versehentlich verschoben werden.

Einen Änderungshinweis hinterlassen. Fügen Sie ein kleines Textfeld mit dem Datumsstand hinzu, z. B. „Daten bis zum 30. September 2026“. So wissen die Leser, wie aktuell die Zahlen sind.

Mit einem Leser besprechen. Fragen Sie einmal im Quartal einen regelmäßigen Leser, welche Diagramme er tatsächlich nutzt. Entfernen Sie die, die niemand öffnet, und fügen Sie die Frage hinzu, die immer wieder gestellt wird. Ein Dashboard in Excel bleibt nur nützlich, wenn es mit den Entscheidungen Schritt hält, die es unterstützt.

Dashboard-Fehler, die man vermeiden sollte

Achten Sie auf diese Punkte, bevor Sie ein Dashboard in Excel teilen.

• Zu viele Diagramme. Mehr als sechs Ansichten auf einem Bildschirm verdecken die Hauptbotschaft. Kürzen Sie oder verschieben Sie Extras auf einen zweiten Tab.
• Nicht verbundene Datenschnitte. Ein Datenschnitt, der nur ein Diagramm filtert, verwirrt die Leser. Prüfen Sie die „Berichtsverbindungen“ für jeden Datenschnitt.
• Unordentliche Quelldaten. Verbundene Zellen, leere Überschriften und Text in Zahlenspalten bringen PivotTables zum Absturz. Reinigen Sie zuerst die Tabelle.
• Kreisdiagramme mit vielen Segmenten. Verwenden Sie ein sortiertes Balkendiagramm, sobald Sie mehr als fünf Kategorien haben.
• Keine Aktualisierungsroutine. Entscheiden Sie, wer die Datei wann aktualisiert. Ein veraltetes Dashboard ist schlimmer als gar keines.
• Fehlende Beschriftungen. Jedes Diagramm benötigt einen Titel, Achsenbeschriftungen und Einheiten.

Wollen Sie die Einrichtung überspringen? Probieren Sie Powerdrill Bloom mit einem Verkaufs-Export aus und fragen Sie nach einem Dashboard mit den Filtern, die Sie benötigen.

Häufig gestellte Fragen

Wie erstelle ich ein Dashboard in Excel?

Formatieren Sie Ihre Daten als Tabelle und erstellen Sie dann eine PivotTable für jede benötigte Ansicht. Fügen Sie jeder PivotTable ein PivotChart hinzu und fügen Sie dann Datenschnitte und eine Zeitachse ein. Verbinden Sie diese über „Berichtsverbindungen“ mit jeder PivotTable und ordnen Sie alles auf einem Blatt an.

Benötige ich PivotTables, um ein Excel-Dashboard zu erstellen?

Nein, aber sie machen es viel einfacher. PivotTables fassen die Daten zusammen und arbeiten mit Datenschnitten und Zeitachsen zusammen, sodass jedes Diagramm gemeinsam gefiltert wird. Ohne sie benötigen Sie Formeln wie SUMMEWENNS für jedes Diagramm, was bei der Aktualisierung länger dauert.

Wie sorge ich dafür, dass Datenschnitte alle Diagramme auf einem Dashboard steuern?

Wählen Sie einen Datenschnitt aus, gehen Sie zu „Datenschnitt“ und wählen Sie „Berichtsverbindungen“. Markieren Sie jede PivotTable, die der Datenschnitt steuern soll. Datenschnitte können nur mit PivotTables verbunden werden, die dieselbe Datenquelle nutzen.

Wie aktualisiere ich ein Excel-Dashboard mit neuen Daten?

Fügen Sie die neuen Zeilen der Excel-Quelltabelle hinzu. Wählen Sie dann eine beliebige PivotTable aus, gehen Sie zu „PivotTable-Analyse“, wählen Sie den Pfeil unter „Aktualisieren“ und wählen Sie „Alle aktualisieren“. Jede PivotTable, jedes Diagramm und jeder Datenschnitt wird aktualisiert.

Kann AI ein Dashboard aus meiner Excel-Datei erstellen?

Ja. AI-Tools können eine Excel- oder CSV-Datei lesen und Diagramme sowie Zusammenfassungen basierend auf einer Anfrage in natürlicher Sprache erstellen. Prüfen Sie die Summen gegen Ihre Quelldaten, bevor Sie das Ergebnis teilen.

Quellen: Microsoft Support, Erstellen und Teilen eines Dashboards mit Excel und Microsoft-Gruppen · Microsoft Support, Erstellen einer PivotTable zur Analyse von Arbeitsblattdaten · Microsoft Support, Erstellen eines PivotCharts · Microsoft Support, Verwenden von Datenschnitten zum Filtern von Daten · Microsoft Support, Erstellen einer PivotTable-Zeitachse zum Filtern von Daten.