Wie Sie einen Cashflow-Bericht erstellen: Ein vollständiger Leitfaden

Ein Cashflow-Bericht beantwortet eine einzige Frage: Wie viel Geld ist eingegangen, wie viel ist abgeflossen und was ist übrig geblieben? Um einen zu erstellen, exportieren Sie Ihre Bank- und Zahlungstransaktionen für einen bestimmten Zeitraum. Klassifizieren Sie dann jede Zeile als betrieblich (Operating), investiv (Investing) oder finanzierungsbezogen (Financing), saldieren Sie diese pro Monat und stimmen Sie den Endbestand mit Ihrem Kontoauszug ab.

Der schwierige Teil ist nicht die Arithmetik. Es ist die Entscheidung, welches Datum als das maßgebliche Datum gilt – und diese Entscheidung verändert jede einzelne Zahl im Bericht.

Dieser Leitfaden zeigt, was in einen Cashflow-Bericht gehört und welche zwei Entscheidungen Sie vor dem Start treffen müssen. Anschließend wird erklärt, wie Sie den Bericht aus einem Export erstellen.

Was ein Cashflow-Bericht ist – und was nicht

Der Management-Bericht, den Sie wahrscheinlich benötigen, ist nicht die Kapitalflussrechnung aus dem Geschäftsbericht eines börsennotierten Unternehmens.

Eine gesetzlich vorgeschriebene Kapitalflussrechnung wird auf Basis Ihrer Buchhaltung im Rahmen eines Rechnungslegungsstandards erstellt und mit Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung abgestimmt. Das ist die Aufgabe Ihres Steuerberaters, nicht eine Arbeit für eine Tabellenkalkulation.

Was ein Team normalerweise jeden Monat benötigt, ist pragmatischer und nützlicher. Es beantwortet die Fragen, ob das Geld tatsächlich eingegangen ist, wohin es geflossen ist und wie viel Runway (Finanzierungsreichweite) dadurch verbleibt.

Element	Warum es enthalten ist
Anfangsbestand an liquiden Mitteln	Der Bericht ist wertlos, wenn er nicht mit einem realen Kontostand übereinstimmt
Geldeingänge, nach Quelle	Zahlungseingänge von Kunden, erstattete Beträge saldiert, Finanzierungen separat ausgewiesen
Geldausgänge, nach Kategorie	Gehaltsabrechnung, Lieferanten, Steuern, Schuldendienst
Netto-Veränderung im Zeitraum	Die eine Zahl, auf die es allen ankommt
Endbestand an liquiden Mitteln	Muss auf den Cent genau mit dem Kontoauszug übereinstimmen
Eine definierte Datumsbasis	An welchem Datum jede Zeile erfasst wurde
Ein definierter Umfang	Welche Konten und Einheiten einbezogen sind

Dieses letzte Paar unterscheidet einen echten Bericht von einem bloßen Zahlenhaufen. Zwei Personen können denselben Export ziehen und am Ende Abweichungen im vierstelligen Bereich haben, ohne dass einer von beiden einen Fehler gemacht hat.

Dieser Artikel befasst sich mit der Berichterstattung über bereits geflossene Gelder. Wenn Sie stattdessen Prognosen benötigen, deckt unsere Übersicht über Tools zur Cashflow-Prognose diese Kategorie ab – die Werkzeuge dafür sind andere.

Entscheidung eins: Cash-Basis oder Accrual-Basis

Legen Sie dies fest, bevor Sie irgendetwas erstellen, da die beiden Ansätze unterschiedliche Fragen beantworten.

Die IRS definiert beide eindeutig in der Publication 538. Nach der Cash-Methode „erfassen Sie Einnahmen im Allgemeinen in dem Steuerjahr, in dem Sie sie erhalten“. Ausgaben werden „in dem Steuerjahr abgezogen, in dem Sie die Ausgaben bezahlen“.

Die Accrual-Methode verschiebt den Zeitpunkt. Hier gilt: „Sie erfassen Einnahmen im Allgemeinen in dem Steuerjahr, in dem Sie sie erwirtschaften, unabhängig davon, wann die Zahlung eingeht“, und Ausgaben werden abgezogen, wenn sie anfallen.

Für einen Cashflow-Bericht ist die Cash-Basis die natürliche Wahl. Sie beschreiben Geld, das sich bewegt hat, daher gehört eine ausgestellte, aber unbezahlte Rechnung nicht in die Gesamtsumme.

Die Falle besteht darin, beide unbemerkt zu vermischen. Wenn Sie die Einnahmen von der Bank und die Ausgaben aus dem Hauptbuch Ihres Buchhaltungssystems (auf Accrual-Basis) ziehen, erhalten Sie eine Zahl, die keinerlei Aussagekraft hat.

Bitte beachten Sie, dass dies eine Entscheidung für die Berichterstattung ist und keine Steuerberatung darstellt. Welche Methode Ihr Unternehmen für die Steuererklärung nutzt, ist eine Frage für Ihren Steuerberater.

Entscheidung zwei: Welches Datum zählt

Hier schleichen sich bei den meisten Cashflow-Berichten unbemerkt Fehler ein, und Zahlungsabwickler sind das beste Beispiel dafür.

Die Auszahlungsdokumentation von Stripe trennt diese beiden Ereignisse. Darin heißt es: „Wann Gelder verfügbar werden, hängt von Ihren Abrechnungszyklen ab.“ Die Bank „benötigt nach dem Erhalt der Gelder unter Umständen zusätzliche Zeit, um diese verfügbar zu machen.“

Zu Beginn kann diese Lücke groß sein. Stripe „plant Ihre erste Auszahlung in der Regel so, dass sie innerhalb von 7–14 Tagen“ nach der ersten echten Zahlung abgeschlossen ist. Es wird darauf hingewiesen, dass dies „je nach Branche, Betriebsland und Risikoniveau länger dauern kann“.

Ein einziger Verkauf erzeugt also mindestens drei mögliche Daten: Der Kunde hat an einem Tag bezahlt, der Zahlungsabwickler hat an einem anderen abgerechnet, und die Bank hat den Betrag an einem dritten Tag gutgeschrieben.

Ein Cashflow-Bericht, der auf dem Belastungsdatum (Charge Date) basiert, zeigt Geld an, das Sie noch gar nicht haben. Ein Bericht, der auf dem Datum der Bankgutschrift basiert, stimmt mit Ihrem Kontostand überein, hinkt jedoch Ihren Verkäufen hinterher.

Wählen Sie das Datum der Bankgutschrift, wenn der Bericht mit einem Kontostand übereinstimmen muss. Entscheiden Sie sich einmal dafür, vermerken Sie es im Bericht und verwenden Sie es für jede einzelne Zeile.

Dieselbe Entscheidung stellt sich bei den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Ein Scheck, der am 30. ausgestellt und am 3. eingelöst wird, gehört je nach Regelwerk zu unterschiedlichen Monaten.

Was in die drei verschiedenen Kategorien gehört

Die Klassifizierung ist einfacher, als es aussieht, sobald man akzeptiert, dass es uneindeutige Zeilen gibt.

Operating (Betriebliche Tätigkeit). Geldeingänge von Kunden, Zahlungen an Lieferanten und Personal, gezahlte Steuern sowie Zinsen (sofern Ihre Richtlinien dies so vorsehen). Dies ist die Kategorie, die Ihnen zeigt, ob sich das Unternehmen selbst trägt.

Investing (Investitionstätigkeit). Käufe und Verkäufe von langlebigen Vermögenswerten sowie Geldbewegungen in oder aus Investitionen. Ausrüstung, Fahrzeuge und aktivierte Software fallen in diese Kategorie.

Financing (Finanzierungstätigkeit). Kreditaufnahmen und -rückzahlungen, aufgenommenes Eigenkapital, gezahlte Dividenden und Ausschüttungen. Geld, das von Kapitalgebern stammt oder an diese zurückfließt, anstatt aus dem operativen Geschäft zu kommen.

Zwei Kategorien sorgen für die meisten Diskussionen: Darlehenszinsen und Privatentnahmen können beide berechtigterweise in mehr als einer Kategorie untergebracht werden. Schreiben Sie Ihre Entscheidung in den Reiter „Definitionen“, anstatt sie jeden Monat neu zu treffen.

Interne Überweisungen gehören in keine dieser Kategorien. Das Verschieben von Geld zwischen eigenen Konten saldiert sich zu Null. Wenn Sie beide Seiten mitzählen, bläht dies die Bruttozu- und -abflüsse gleichzeitig auf.

Wie man es manuell macht

Option 1: Ein Reiter pro Quelle, dann eine Zusammenfassung

Exportieren Sie jedes Bankkonto, jede Karte und jeden Zahlungsabwickler separat und behalten Sie diese auf eigenen Reitern, bevor Sie sie zusammenführen.

Fügen Sie jedem Reiter eine Spalte für die Klassifizierung und eine Spalte für das normalisierte Datum hinzu. Verwenden Sie dann SUMMEWENNFS im Vergleich zu einer Monatsend-Reihe, die mit MONATSENDE erstellt wurde, um alles in einer einzigen Tabelle zusammenzufassen.

Microsoft beschreibt MONATSENDE so, dass es „die fortlaufende Zahl für den letzten Tag des Monats“ zurückgibt. Dadurch werden Ihre Monatsgrenzen explizit definiert, anstatt nur durch die Zellformatierung impliziert zu werden.

Die Grenze ist die Abstimmung. Nichts an dieser Stelle prüft, ob Ihr kombinierter Endbestand mit der Bank übereinstimmt – das müssen Sie jeden Monat selbst tun.

Option 2: Klassifizierung über eine Zuordnungstabelle, nicht von Hand

Erstellen Sie eine zweispaltige Zuordnungstabelle von der Transaktionsbeschreibung zur Kategorie und schlagen Sie dann jede Zeile nach, anstatt die Zeilen einzeln zu taggen.

Dies macht die Klassifizierung nachvollziehbar. Wenn jemand fragt, warum Software-Verlängerungen unter „Operating“ verbucht wurden, verweisen Sie einfach auf die Tabelle, anstatt sich erinnern zu müssen.

Rechnen Sie damit, dass die Tabelle Lücken hat. Lassen Sie nicht zugeordnete Zeilen in einer Kategorie „Nicht klassifiziert“ sichtbar, anstatt sie standardmäßig „Operating“ zuzuordnen – denn durch solche stillschweigenden Standardwerte überleben Fehler.

Die Grenze ist die Veränderung im Laufe der Zeit. Anbieterbeschreibungen ändern sich, neue Lieferanten kommen hinzu, und die Tabelle muss gewartet werden, sobald sie Dinge nicht mehr richtig erfasst.

Option 3: Eine Abstimmungszeile ganz oben

Tragen Sie den Anfangsbestand, die Netto-Veränderung, den berechneten Endbestand und den tatsächlichen Bank-Endbestand in vier nebeneinander liegende Zellen ein, mit einer Differenzzelle daneben.

Wenn diese Differenz nicht Null ist, ist alles darunter nicht lesenswert. Wenn Sie diese Prüfung zuerst einbauen, verhindert dies, dass Sie einen Bericht präsentieren, den Sie nicht verifiziert haben.

Unser Leitfaden zum Abstimmen von Transaktionen in einer Tabellenkalkulation beschreibt diesen Abgleichprozess im Detail.

Die Einschränkung besteht darin, dass eine Differenz von Null zwar die Gesamtsummen beweist, nicht aber die Klassifizierung. Sie können eine perfekte Übereinstimmung mit der Bank erzielen, während die Gehaltsabrechnung fälschlicherweise unter „Financing“ verbucht ist.

Die gemeinsame Grenze. Alle drei Optionen setzen voraus, dass jede Quelle denselben Datumsbereich auf derselben Datumsbasis abdeckt. Ungleiche Zeiträume über verschiedene Reiter hinweg sind der häufigste unbemerkte Fehler in diesem Bericht.

Wo der manuelle Weg an seine Grenzen stößt

Der erste Cashflow-Bericht dauert einen Nachmittag. Der vierte dauert länger, weil sich die Eingangsdaten geändert haben.

Ein neuer Zahlungsabwickler kommt hinzu, sodass ein vierter Export mit einem anderen Spaltenlayout vorliegt. Eine Karte wird ausgetauscht, wodurch sich die Beschreibungen ändern und die Zuordnungstabelle Zeilen übersieht.

Dann stellt sich wieder die Frage nach der Datumsbasis. Jemand fragt, warum die Umsatzzahl nicht mit der Cash-Zahl übereinstimmt, und die ehrliche Antwort erfordert, dass die Verzögerung bei der Abrechnung (Settlement Lag) erneut erklärt werden muss.

Es gibt noch einen vierten Nachteil, der sich erst unter Druck zeigt: Ein Vorstandsmitglied fragt, was die Veränderung verursacht hat, und die Antwort erfordert, dass Sie die Klassifizierungen von drei Monaten mühsam rekonstruieren, an die Sie sich nicht mehr erinnern können.

Für den Soll-Ist-Vergleich derselben Aufgabe lesen Sie unseren Leitfaden zur Erstellung eines Soll-Ist-Vergleichsberichts (Budget vs. Actual).

Wie Sie ihn mit Powerdrill Bloom erstellen

Schritt 1: Laden Sie Ihre Bank- und Zahlungsexporte hoch

Laden Sie den Kontoauszugs-Export, den Karten-Export und den Auszahlungs-Export des Zahlungsabwicklers zusammen hoch. Powerdrill Bloom analysiert die Spalten direkt beim Import, sodass ungleiche Datumsbereiche, doppelte Transaktions-IDs und leere Beträge erkannt werden, noch bevor eine Gesamtsumme berechnet wird.

Schritt 2: Beschreiben Sie den Bericht in natürlicher Sprache

Formulieren Sie die Regeln, anstatt sie mühsam aufzubauen. Nennen Sie die Datumsbasis, den Zeitraum, die drei Kategorien, die relevanten Konten und die zu eliminierenden internen Überweisungen.

Dann stellen Sie die Fragen, mit denen sich Fehler aufdecken lassen. Fragen Sie, welche Zeilen nicht klassifiziert werden konnten. Fragen Sie, welche Transaktionen in zwei Quellen auftauchen. Fragen Sie, ob der berechnete Endbestand mit dem von Ihnen angegebenen Bank-Endbestand übereinstimmt.

Schritt 3: Exportieren Sie das Diagramm, den Bericht oder die Präsentation

Exportieren Sie die monatliche Cashflow-Tabelle, ein Diagramm der Netto-Veränderung im Vergleich zum Endbestand oder Folien, die die Datumsbasis direkt neben den Gesamtsummen ausweisen.

Die Tool-Seite zur KI-Cashflow-Analyse deckt dieselbe Aufgabe auf Tool-Ebene ab.

Häufige Fehler

Vermischung von Datumsbasen über verschiedene Quellen hinweg. Belastungsdaten (Charge Dates) vom Zahlungsabwickler und Gutschriften-Daten von der Bank können nicht einfach addiert werden.

Mitzählen interner Überweisungen. Beide Seiten werden erfasst, wodurch sowohl die Bruttozuflüsse als auch die Bruttoabflüsse künstlich aufgebläht werden, während der Nettowert zwar korrekt bleibt.

Standardmäßige Zuordnung nicht klassifizierter Zeilen zu „Operating“. Die wichtigste Kategorie absorbiert so stillschweigend alles, was Sie nicht zuordnen konnten.

Auslassen der Abstimmungszeile. Ein Bericht, der nicht mit dem Bankguthaben übereinstimmt, ist lediglich eine formatierte Schätzung.

Präsentation eines einzelnen Monats. Cashflows sind unregelmäßig, und ein einzelner Monat verleitet zu Schlussfolgerungen, die eine Dreimonatsbetrachtung widerlegen würde.

Saldierung von Rückerstattungen in einer einzigen Umsatzzeile. Sie verlieren dadurch die Möglichkeit zu erkennen, ob die Zuflüsse gesunken oder die Rückgaben gestiegen sind.

Es als „Kapitalflussrechnung“ bezeichnen. Die gesetzlich vorgeschriebene Version wird auf Basis Ihrer Buchhaltung im Rahmen eines Rechnungslegungsstandards erstellt – und dieser Unterschied ist für jeden Leser von Bedeutung.

Fazit

Legen Sie die Datumsbasis fest, definieren Sie den Umfang, klassifizieren Sie mithilfe einer Tabelle, eliminieren Sie interne Überweisungen und stellen Sie die Abstimmungsprüfung über alles andere. So entsteht ein Cashflow-Bericht, mit dem man tatsächlich arbeiten kann.

Die zwei Entscheidungen an der Spitze machen den Bericht belastbar. Cash- oder Accrual-Basis und welches Datum zählt – das erklärt fast jede Unstimmigkeit bei einer Cash-Zahl.

Weisen Sie beides im Bericht selbst aus. Ein Leser, der Ihre Basis kennt, kann Ihre Entscheidung hinterfragen – was weitaus besser ist, als stillschweigend von einer anderen auszugehen.

Wenn Sie die Neuerstellung jeden Monat einen ganzen Tag kostet, probieren Sie Powerdrill Bloom mit Ihrem eigenen Export aus. Siehe auch die Seite zum KI-Berichtsgenerator.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem Cashflow-Bericht und einer Kapitalflussrechnung?

Eine Kapitalflussrechnung wird auf Basis Ihrer Buchhaltung im Rahmen eines Rechnungslegungsstandards erstellt und mit der Gewinn- und Verlustrechnung abgestimmt. Ein Management-Cashflow-Bericht beschreibt das Geld, das sich in einem Zeitraum tatsächlich bewegt hat, und wird aus Bank- und Zahlungsexporten erstellt.

Sollte ein Cashflow-Bericht auf der Cash-Basis oder der Accrual-Basis basieren?

Die Cash-Basis ist am besten geeignet, da der Bericht Geld beschreibt, das sich bewegt hat. Die IRS beschreibt die Cash-Methode als Erfassung von Einnahmen bei Erhalt und den Abzug von Ausgaben bei Zahlung – genau dieser zeitliche Ablauf wird für einen Cash-Bericht benötigt.

Welches Datum sollte ich für eine Kartenzahlung verwenden?

Verwenden Sie das Datum, an dem das Geld auf Ihrer Bank eingegangen ist, wenn der Bericht mit einem Kontostand übereinstimmen muss. Stripe weist darauf hin, dass die Verfügbarkeit von Geldern von den Abrechnungszyklen abhängt und dass Ihre Bank nach dem Erhalt der Gelder zusätzliche Zeit benötigen kann.

Wie gehe ich mit Überweisungen zwischen meinen eigenen Konten um?

Schließen Sie beide Seiten aus. Wenn Sie sie mitzählen, werden die Gesamtzuflüsse und -abflüsse um denselben Betrag aufgebläht, sodass der Nettowert zwar korrekt bleibt, aber jede Bruttozahl falsch ist.

Welches sind die drei Abschnitte eines Cashflow-Berichts?

„Operating“ umfasst Geldeingänge von Kunden sowie Zahlungen an Lieferanten, Personal und Steuern. „Investing“ deckt langlebige Vermögenswerte und Investitionen ab. „Financing“ umfasst Kredite, Eigenkapital und Ausschüttungen.