Wie man Datenfragen in einer Präsentation beantwortet (ohne zu raten)

Fast jede Frage, die Ihnen zu einem Diagramm gestellt wird, lässt sich in drei Kategorien einteilen: Was bedeutet diese Zahl, was steckt dahinter und könnte es eine andere Erklärung dafür geben? Bereiten Sie für jede Kategorie eine Antwort vor, und Sie haben den Großteil des Publikums im Griff.

Das Scheitern liegt selten an Unwissenheit. Es liegt vielmehr daran, dass die Präsentation Schlussfolgerungen enthält, während sich die Fragen auf die darunter liegende Ebene beziehen – und diese Ebene wurde bereits vor Stunden geschlossen.

Dieser Leitfaden zeigt, warum Live-Fragen so schwierig sind, welche drei Vorbereitungsmethoden es gibt und wann Vorbereitung allein nicht mehr ausreicht.

Warum Datenfragen live so schwer zu beantworten sind

Eine Folie ist eine Komprimierung. Sie haben einen Nachmittag damit verbracht zu entscheiden, welcher Ausschnitt wichtig ist, und dann das Ergebnis präsentiert. Die Argumentation dahinter blieb in Ihrem Kopf oder in einer Datei auf Ihrem Laptop.

Die Fragen beziehen sich auf diese komprimierte Ebene. Jemand fragt, ob Testversionen darin enthalten sind, wie dasselbe Diagramm nur für Großkunden aussieht oder ob der Rückgang nur saisonal bedingt ist. Jede dieser Fragen verlangt von Ihnen, etwas zu dekomprimieren, das Sie eigentlich schon abgelegt hatten.

Der Zeitdruck macht es noch schlimmer. Sie haben nur wenige Sekunden Zeit, ein Publikum schaut Ihnen zu, und es gibt keine Möglichkeit, eine Analyse neu zu starten, während alle warten.

Es gibt auch eine soziale Falle. Einmal „Ich weiß es nicht“ zu sagen, ist völlig in Ordnung und wirkt ehrlich. Es dreimal zu sagen, wirkt unvorbereitet. Die Leute fangen dann an, laut zu schätzen – und eine Schätzung, die sich als falsch herausstellt, kostet am Ende mehr Glaubwürdigkeit, als es ein kurzes Zögern getan hätte.

Es gibt noch einen vierten Grund, warum dies unterschätzt wird. Bei Datenfragen geht es eigentlich nicht um das Diagramm; es geht darum, ob der Präsentierende seine eigenen Zahlen versteht. Das Publikum testet den Analysten ebenso wie die Analyse.

Was Sie das kostet

Die Entscheidung wird vertagt. Das häufigste Ergebnis ist keine Uneinigkeit. Es ist der Satz „Kommen Sie wieder, wenn Sie diese Zahl haben“, was ein eigentlich entscheidungsreifes Meeting in ein weiteres Meeting verwandelt.

Ihre anderen Zahlen verlieren an Glaubwürdigkeit. Eine einzige unsichere Antwort verändert die Art und Weise, wie das Publikum den Rest der Präsentation wahrnimmt – selbst die Teile, die absolut solide waren.

Sie halsen sich ungeplante Folgeaufgaben auf. Jedes improvisierte Versprechen wird zu einer Aufgabe. Drei Fragen können einen ganzen Arbeitstag generieren, den schriftlich eigentlich niemand verlangt hat.

Diese drei Kostenpunkte hängen zusammen. Eine vertagte Entscheidung führt zu einer Folgeaufgabe, und diese Folgeaufgabe startet mit einer geringeren Glaubwürdigkeit, als das ursprüngliche Meeting sie hatte.

Die Workarounds, die versucht werden

Alle drei folgenden Ansätze versuchen dasselbe Problem zu lösen: Datenfragen von einer Live-Improvisation in etwas zu verwandeln, das Sie bereits aufgeschrieben haben.

Option 1: Pre-Mortem für die drei Fragetypen durchführen

Schreiben Sie vor dem Meeting für jedes gezeigte Diagramm die Antwort auf jede der drei Fragekategorien auf.

Notieren Sie bei Definitionen genau, was die Kennzahl beinhaltet und was nicht. Für die Tiefe sollten Sie die nächsttieferen Details kennen: Welche Segmente, welche Konten, welche Wochen machen die Zahl aus? Nennen Sie bei alternativen Erklärungen die eine konkurrierende These, die ein Skeptiker aufwerfen würde, und erklären Sie, ob Sie diese überprüft haben.

Dies ist die wertvollste Vorbereitung, die Sie treffen können, und sie kostet fast nichts. Ihre Grenze liegt in der Abdeckung, da Sie raten müssen, welche Datenschnitte gefragt sein werden, und Sie unweigerlich einige übersehen werden.

Option 2: Ein einseitiges Blatt mit Definitionen und Annahmen bereithalten

Legen Sie sich eine einzige Seite mit allen Kennzahlendefinitionen, Filtern und Ausschlüssen bereit. Datumsbereich, Währung, ob Rückerstattungen saldiert werden, welche Datensätze weggelassen wurden und warum.

Eine Definition von einem Blatt abzulesen ist schneller und glaubwürdiger, als sie aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Es verhindert auch das schleichende Abdriften, bei dem Sie dieselbe Frage in einem Meeting auf zwei verschiedene Arten beantworten.

Die Grenze hierbei ist, dass ein Definitionsblatt den ersten Fragetyp gut beantwortet, die anderen beiden jedoch kaum.

Option 3: Die darunter liegende Ebene mitbringen

Halten Sie die Details hinter jedem Diagramm in einem anderen Fenster geöffnet: die Tabelle, die Pivot-Tabelle, den Auszug auf Zeilenebene. Wenn jemand fragt, was in der Zahl steckt, zeigen Sie es, anstatt es nur zu beschreiben.

Richtig gemacht ist dies die stärkste Option, da sie eine Herausforderung in einen gemeinsamen Blick auf die Daten verwandelt. Unser Leitfaden zur Erstellung einer Präsentation für den monatlichen Geschäftsbericht beschreibt, wie Sie dieses Material parallel zu den Folien zusammenstellen.

Decide in advance how far down you will go. One level below the chart is usually enough, and two levels turns a meeting into a debugging session.

Der Nachteil ist die Vorbereitungszeit, und auch hier werden nur die Datenschnitte abgedeckt, die Sie vorhergesehen haben. Eine wirklich neue Frage erfordert eine neue Analyse – und das ist die Wand, gegen die alle drei Optionen stoßen.

Die gemeinsame Grenze. Jede der oben genannten Methoden hängt davon ab, die Frage vorherzusehen. Diese Vorhersage funktioniert vielleicht bei vier von fünf Fragen – und die fünfte ist meist diejenige, von der die Entscheidung abhängt.

So bereiten Sie sich mit Powerdrill Bloom auf Datenfragen vor

Schritt 1: Laden Sie Ihre Daten hoch

Laden Sie die Datei hoch, auf der die Präsentation basiert, nicht nur eine Zusammenfassung davon. Powerdrill Bloom analysiert die Spalten direkt beim Import, sodass die Definitionen, nach denen Sie gefragt werden, sichtbar sind, anstatt dass Sie sich an sie erinnern müssen.

Schritt 2: Stellen Sie die wahrscheinlichen Fragen in natürlicher Sprache

Hinterfragen Sie Ihre eigene Schlussfolgerung, bevor es das Publikum tut. Fragen Sie, wie dasselbe Diagramm ohne Testversionen aussieht und welche Segmente das Gesamtergebnis bestimmen. Fragen Sie dann, ob sich dieses Muster im gleichen Zeitraum des Vorjahres ebenfalls gezeigt hat.

Schreiben Sie die Antworten auf, denn einstudierte Antworten auf Datenfragen klingen ganz anders als improvisierte.

Stellen Sie dann direkt die Frage eines Skeptikers. Fragen Sie, mit welcher alternativen Erklärung die Daten vereinbar sind und was zutreffen müsste, damit die gegenteilige Schlussfolgerung gilt.

Schritt 3: Exportieren Sie das Diagramm, den Bericht oder die Präsentation

Exportieren Sie die Backup-Diagramme, eine kurze schriftliche Notiz zu Definitionen und Vorbehalten oder zusätzliche Folien für einen Anhang.

Warum das besser ist, als im Raum zu raten

	Manuelle Vorbereitung	Powerdrill Bloom
Vorhergesehene Datenschnitte	Jeden einzeln von Hand erstellen	Mehrere in einem Durchgang abfragen
Ein unvorhergesehener Datenschnitt	Eine Nachbereitung versprechen	Live auf Basis derselben Datei abfragen
Kennzahlendefinitionen	Ein separates Blatt pflegen	Direkt aus den analysierten Daten ersichtlich
Präsentation für den nächsten Monat	Vorbereitung wiederholen	Neuen Export hochladen

Die dritte Zeile ist wichtiger, als es aussieht, denn ein Streit über Definitionen kann ein Meeting schneller beenden als eine falsche Zahl.

Die zweite Zeile ist diejenige, die ein Meeting grundlegend verändert. Wenn eine neue Frage nur einen einzigen Satz statt einer Follow-up-E-Mail erfordert, fällt die Entscheidung, während noch alle im Raum sind.

Häufige Fehler

Lautes Schätzen. Eine Zahl, an die Sie sich nur vage erinnern, wird Ihnen später vorgehalten werden. Sagen Sie, dass Sie sie überprüfen werden, schreiben Sie sie auf und machen Sie weiter.

Eine Frage beantworten, die Sie nicht verstanden haben. Fragen Sie vor der Antwort nach, was genau mit dem Begriff gemeint ist. Wenn zwei Personen den Begriff „aktiver Nutzer“ unterschiedlich definieren, werden am Ende beide mit einem falschen Verständnis aus dem Meeting gehen.

Verteidigen statt Notieren. Wenn ein Einwand berechtigt ist, bringt das Eingeständnis mehr Glaubwürdigkeit als ein Rettungsversuch. Notieren Sie ihn und fahren Sie fort.

Vorbehalte verheimlichen, bis danach gefragt wird. Nennen Sie den Ausschluss direkt, wenn Sie das Diagramm zeigen. Ein freiwillig geäußerter Vorbehalt wirkt wie Gründlichkeit; derselbe Vorbehalt, der Ihnen erst entlockt werden muss, wirkt wie Vertuschung.

Die Rohdatei ohne Orientierung mitbringen. Vor Publikum eine Tabellenkalkulation zu öffnen, in der Sie sich selbst nicht zurechtfinden, ist schlimmer, als sie gar nicht erst dabei zu haben. Wissen Sie genau, wo die Antwort liegt.

Datenfragen als Angriff werten. Die meisten Fragen sind ehrliche Versuche, die Dinge zu verstehen. Eine defensive Antwort verwandelt ein neugieriges Publikum schnell in ein skeptisches.

Nachbereitungen versprechen, die Sie nicht einhalten. Drei beiläufige Versprechen summieren sich schnell zu einem Arbeitstag. Verpflichten Sie sich zu einem und erklären Sie, dass die anderen erst genauer definiert werden müssen.

Fazit

Fragen zu einem Diagramm lassen sich in drei Kategorien einteilen, und jede erfordert eine andere Vorbereitung. Schreiben Sie die Definition auf, kennen Sie die darunter liegende Ebene und nennen Sie die konkurrierende Erklärung, bevor es jemand anderes tut.

Üben Sie die drei Fragetypen vorher einmal laut. Das Durchspielen von Datenfragen ist weitaus günstiger, als sie unvorbereitet beantworten zu müssen.

Was die Vorbereitung nicht abdecken kann, ist die Frage, die niemand vorhergesehen hat – und das ist meist die entscheidende. Wenn Sie diese lieber live beantworten möchten, anstatt eine Nachbereitung zu versprechen, probieren Sie Powerdrill Bloom mit der Datei aus, die Ihrer nächsten Präsentation zugrunde liegt. Lesen Sie auch unsere Leitfäden zum Erzählen von Datengeschichten und zum Umwandeln einer CSV-Datei in ein Diagramm sowie die Seite zu Auto-Insights.

Häufig gestellte Fragen

Wie bereite ich mich auf Datenfragen in einer Präsentation vor?

Bereiten Sie für jedes Diagramm drei Antworten vor: was die Kennzahl beinhaltet, was die nächste Detailebene zeigt und welche alternative Erklärung Sie ausgeschlossen haben. Diese drei decken den Großteil der Fragen ab.

Was soll ich sagen, wenn ich eine Zahl nicht weiß?

Sagen Sie, dass Sie die Zahl überprüfen werden, und schreiben Sie die Frage auf. Lautes Schätzen führt zu einer Zahl, auf die man Sie später festnageln wird – und eine falsche Zahl kostet mehr Glaubwürdigkeit als ein kurzes Zögern.

Sollte ich Vorbehalte direkt auf der Folie platzieren oder warten, bis ich danach gefragt werde?

Platzieren Sie sie direkt auf der Folie, neben der Zahl, auf die sie sich beziehen. Ein offen genannter Ausschluss wirkt wie Gründlichkeit, während ein Ausschluss, der erst bei Nachfragen ans Licht kommt, so wirkt, als hätten Sie gehofft, ihn verschweigen zu können.

Wie viele Backup-Details sollte ich mitbringen?

Genug, um eine Ebene unter jedem präsentierten Diagramm darzustellen, aber nicht mehr. Die Menge ist nicht das Ziel; entscheidend ist, dass Sie die Antwort schnell finden können.

Was ist, wenn jemand meine Methode anzweifelt?

Erkennen Sie den Einwand offen an, wenn er berechtigt ist, notieren Sie ihn und machen Sie weiter. Der Versuch, eine Methode live zu verteidigen, kostet meist mehr Glaubwürdigkeit, als eine berechtigte Kritik zu akzeptieren.