كيفية إعداد تقرير المصروفات: الدليل الكامل
تُكتب معظم تقارير المصروفات في الأسبوع الذي تستحق فيه، وليس في الأسبوع الذي أُنفقت فيه الأموال. هذه العادة الفردية هي مصدر كل مشكلة تتبعها تقريبًا. الإيصال المفقود، وفاتورة الفندق التي لم يُقسمها أحد بشكل صحيح، والبند المسمى "عشاء عمل مع عميل" دون تحديد اسم العميل: كل هذا يبدأ من هناك.
الحل ليس في نموذج أفضل، بل في فهم ما يجب أن يثبته سجل المصروفات، ثم بناء التقرير بحيث يثبت ذلك بالفعل.
يغطي هذا الدليل ما يجب تضمينه في تقرير المصروفات وما تعتبره مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) سجلاً كافياً. كما يوضح كيفية إعداد تقرير من الإيصالات التي لديك بالفعل، وكيفية التعامل مع الفاتورة التي تدمج ثلاث فئات في رسوم واحدة.
ما هو تقرير المصروفات
يسرد تقرير المصروفات تكاليف العمل التي دفعها شخص ما شخصيًا، مع إرفاق الأدلة. والغرض منه هو السماح لصاحب العمل بتعويضهم، أو للشركة بخصمها ضريبيًا.
إنه يخدم جمهورين في وقت واحد، ولهذا السبب هو أصعب مما يبدو. يقرأه فريقك المالي ليقرر ما إذا كان سيدفع لك، بينما تقرأه سلطة الضرائب، إذا نظرت فيه، لتقرر ما إذا كانت المصروفات تجارية بالفعل. القارئ الثاني أكثر تطلبًا، والكتابة من أجله ترضي الطرفين.
المستند نفسه عادة ما يكون جدولاً. صف واحد لكل مصروف، وأعمدة للحقائق المتعلقة بهذا المصروف، مع إرفاق الإيصالات أو الإشارة إليها، ومجموع إجمالي.
ما يجب أن يحتويه تقرير المصروفات
مهما كان النموذج الذي تستخدمه، فإن الصف المكتمل يجيب عن خمسة أسئلة حول كل مصروف.
- التاريخ — وقت تكبد التكلفة، وليس وقت تقديم التقرير
- المبلغ — الرقم الدقيق، بالعملة المدفوعة
- الفئة — السفر، الوجبات، الإقامة، النقل، المستلزمات، وما إلى ذلك
- غرض العمل — سبب وجود هذه التكلفة، في جملة يمكن لشخص غريب فهمها
- علاقة العمل — بالنسبة للوجبات والترفيه، من كان حاضرًا وعلاقتهم بالعمل
بالإضافة إلى الصفوف، يحتاج التقرير نفسه إلى اسم الموظف، والفترة التي يغطيها، والمجموع الإجمالي. كما يحتاج أيضًا إلى أي مبالغ مدفوعة مقدمًا أو عبر بطاقة الشركة، بحيث يكون صافي التعويض واضحًا بلا غموض.
عمود غرض العمل هو العمود الذي يملأه الأشخاص في النهاية وبأسوأ طريقة. كلمة "غداء" ليست غرضًا. بينما "غداء مع الموزع الإقليمي لمراجعة أحجام طلبات الربع الثالث (Q3)" هو غرض بالفعل.
الاختبار بسيط. اقرأ السطر كما لو لم تكن لديك أي ذاكرة عن الرحلة. إذا لم يوضح سبب تحمل الشركة للتكلفة، فهو غير مكتمل. يكلف هذا المعيار حوالي عشر كلمات إضافية لكل صف ويزيل كل سؤال استفساري تقريبًا.
ما تعتبره مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) سجلاً كافياً
إذا كنت تقدم تقارير عن مصروفات العمل في الولايات المتحدة، فإن منشور مصلحة الضرائب الأمريكية رقم 463 (IRS Publication 463) يحدد الإثبات المتوقع. من المفيد قراءة النص الفعلي، لأنه أكثر مرونة مما يظنه معظم الناس من ناحية، وأكثر صرامة من ناحية أخرى.
السجلات المكتوبة، بما في ذلك الرقمية. ينص المنشور على أنه "يجب عليك عمومًا إعداد سجل مكتوب لكي يُعتبر كافيًا". ويوضح السبب: "الأدلة المكتوبة أكثر موثوقية من الأدلة الشفهية وحدها".
ثم يضيف السطر الذي يهم أي شخص يستخدم البرمجيات: "إذا قمت بإعداد سجل على جهاز كمبيوتر، فإنه يُعتبر سجلاً كافياً".
الأدلة المستندية. بشكل منفصل عن سجلك الخاص، يذكر المنشور 463 أنه "يجب أن يكون لديك عمومًا أدلة مستندية مثل الإيصالات، أو الشيكات الملغاة، أو الفواتير، لدعم مصروفاتك". وبالتالي، فإن التقرير والإيصالات هما متطلبان متميزان وليسا متطلبًا واحدًا.
التوقيت المناسب. هذا هو المتطلب الذي تفشل فيه معظم التقارير. التعليمات هي "تسجيل عناصر المصروفات أو استخدام العمل في وقت المصروفات أو الاستخدام أو قريبًا منه". ويتبع ذلك السبب: "السجل المحفوظ في الوقت المناسب له قيمة أكبر من البيان المعد لاحقًا عندما يكون هناك عمومًا نقص في التذكر الدقيق".
هناك مرونة مفيدة في كيفية تفسير "الوقت المناسب". السجل الذي يتم تحديثه أسبوعيًا "والذي يوضح الاستخدام خلال الأسبوع" يُعتبر، على حد تعبير المنشور، "سجلاً محفوظًا في الوقت المناسب". التسجيل الأسبوعي كافٍ، أما إعادة بناء التقارير فصليًا فهو ما يسبب المشاكل.
ما تحتاجه قبل البدء
اجمع هذه الأشياء قبل فتح النموذج. تقرير المصروفات الذي يتم إعداده من الذاكرة هو النوع الذي يصفه المنشور 463 بأنه يعاني من نقص في التذكر الدقيق.
كل إيصال عن تلك الفترة، سواء كان رقميًا أو ورقيًا. كشف حساب بطاقتك للفترة نفسها، وهو الطريقة التي تجد بها المصروفات التي اختفت إيصالاتها. تقويمك، الذي يوفر غرض العمل وأسماء الحاضرين للوجبات. أي مبالغ يومية أو مقدمة تم استلامها بالفعل. وسياسة صاحب العمل بشأن الحدود والفئات، حيث إن التقرير المتوافق الذي يخالف السياسة الداخلية ستتم إعادته على أي حال.
هناك شيء آخر يستحق أن تبقيه مفتوحًا: تقرير الفترة السابقة. فالمصروفات المتكررة تميل إلى التكرار، وتعتبر فئات وأغراض الشهر الماضي نموذجًا موثوقًا للشهر الحالي. كما أنه يكشف عن أي شيء توقف عن الظهور بهدوء، وهو ما يكون أحيانًا اشتراكًا ملغى لم يلاحظه أحد.
كيفية إعداد تقرير المصروفات باستخدام الذكاء الاصطناعي
الجزء البطيء في تقرير المصروفات ليس الحسابات الرياضية، بل قراءة ثلاثين إيصالاً بخمسة تنسيقات مختلفة واستخراج الحقائق الأربع نفسها من كل منها.
هذا الاستخراج هو المكان الذي تثبت فيه مساحة عمل الذكاء الاصطناعي جدارتها.
الخطوة 1: تحميل الإيصالات وكشف حساب البطاقة معًا
افتح Powerdrill Bloom وأنشئ مساحة عمل لفترة التقرير. قم بتحميل صور الإيصالات وملفات PDF، وكشف حساب البطاقة كملف مصدر بصيغة CSV أو Excel، ونموذج المصروفات الحالي إذا كان لديك واحد.
تحميل كشف الحساب جنبًا إلى جنب مع الإيصالات هو الخطوة التي يتخطاها الناس، وهي الخطوة التي تكشف السهو. كشف الحساب هو قائمة كاملة بما أنفقته؛ أما الإيصالات فهي قائمة غير كاملة بما يمكنك إثباته. وجود الاثنين في مكان واحد يحول سؤال "هل فاتني أي شيء؟" إلى سؤال يمكن الإجابة عليه.
الخطوة 2: وصف التقرير الذي تحتاجه
اطلب الجدول بلغة طبيعية وسمِّ أعمدتك — التاريخ، المبلغ، الفئة، غرض العمل، والحاضرين عند الاقتضاء.
أضف تعليمتين تقومان بمعظم العمل. أولاً، اطلب وضع علامة على أي سطر في كشف الحساب ليس له إيصال مطابق. ثانياً، اطلب إدراج أي إيصال يمزج بين فئات مختلفة بشكل منفصل بدلاً من تخصيصه لفئة واحدة. فاتورة الفندق التي تشمل الوجبات هي الحالة المعتادة.
إذا كان صاحب العمل يستخدم أسماء فئات ثابتة، فاذكرها في نفس التعليمة. الفئات التي تطابق القائمة المنسدلة للنظام المالي توفر جولة كاملة من التعديلات.
الخطوة 3: ملء الأغراض والتصدير
غرض العمل هو الحقل الوحيد الذي يتعين عليك تقديمه بنفسك، لأنه يعيش في ذاكرتك وليس في الإيصال. تتبع الصفوف التي تم وضع علامة عليها واكتب الغرض لكل منها، مستعينًا بالأسماء والأسباب من تقويمك.
ثم تحقق من المجموع الإجمالي مقارنة بالتعويض الذي تتوقعه، واطرح أي مبالغ مقدمة، وقم بالتصدير إلى Excel أو كمستند. يعود كل رقم إلى الإيصال الذي جاء منه، وهو ما يجعل التقرير قابلاً للدفاع عنه إذا استفسر عنه أي شخص.
كيفية إنشاء تقرير في Excel أو Google Sheets
بالنسبة لرحلة قصيرة، فإن استخدام جدول بيانات أمر معقول تمامًا.
قم بإعداد أعمدة للتاريخ، الفئة، الوصف، غرض العمل، المبلغ، طريقة الدفع، ومرجع الإيصال. عمود مرجع الإيصال هو ما تغفله معظم النماذج. وهو عبارة عن رقم بسيط أو اسم ملف يربط كل صف بالدليل الخاص به. وبذلك لن يضطر أحد لتخمين أي من الصور الأربعين ينتمي إلى الصف الثاني عشر.
أدخل المصروفات ترتيبًا زمنيًا وليس حسب الفئة. فالترتيب الزمني يطابق كشف حساب بطاقتك، مما يجعل التسوية مقارنة مباشرة بدلاً من عملية بحث.
أضف مجموعًا فرعيًا لكل فئة فوق المجموع الإجمالي. تقرأ الفرق المالية المجاميع الفرعية للفئات أولاً، وتوفيرها يمنع تكرار المراجعات ذهابًا وإيابًا.
احتفظ بالإيصالات في مجلد واحد مسمى باسم الفترة، بأسماء ملفات تطابق عمود المرجع الخاص بك. يجب أن يكون التقرير والأدلة قابلة للعثور عليها معًا بعد عام من الآن.
هل تقوم شركتك بالتعويض بعملة مختلفة عن العملة التي دفعت بها؟ أضف عمودًا للمبلغ الأصلي وسعر الصرف الذي استخدمته. التحويل الصامت يجعل من المستحيل التحقق من الصف مقارنة بالإيصال. كما أنه أول شيء سيتساءل عنه المراجع الدقيق.
كيفية تقسيم فاتورة تمزج بين فئات مختلفة
فاتورة الفندق التي تشمل العشاء هي النسخة الأكثر شيوعًا من هذا، ويتناولها المنشور 463 مباشرة.
يغطي المنشور مصروفًا واحدًا يشمل الوجبات والترفيه والخدمات الأخرى مثل الإقامة أو النقل. وفي هذه الحالة "يجب عليك تخصيص هذا المصروف" بين تلك الفئات.
المعيار الذي يحدده للتقسيم هو أنه "يجب أن يكون لديك أساس معقول لإجراء هذا التخصيص". ويقدم حالة الفندق الذي يشمل الوجبات كمثال خاص به.
من الناحية العملية، يعني ذلك استخدام بنود الفاتورة نفسها حيثما وجدت. عادةً ما تفصل فاتورة الفندق رسوم الغرفة والضرائب والمطعم بشكل منفصل، وتلك البنود هي أساسك المعقول. وحيثما تعطي الفاتورة رقمًا واحدًا إجماليًا، دوّن ملاحظة توضح كيف توصلت إلى التقسيم. يمكن استخدام سعر قائمة الطعام أو سعر الليلة المعلن، ويجب أن تظل الملاحظة مرافقة للإيصال.
الخطوة التي يجب تجنبها هي تخصيص الفاتورة بأكملها لأي فئة يسهل الحصول على الموافقة عليها.
كيفية التأكد من دقة تقارير المصروفات
أربع عمليات تحقق تكشف معظم الأخطاء، وتستغرق حوالي عشر دقائق.
طابق مع كشف الحساب، وليس مع الذاكرة. يجب أن يظهر كل سطر في كشف حساب البطاقة للفترة المعنية إما في التقرير أو يتم تحديده كمصروف شخصي. العمل من الإيصالات وحدها يضمن حدوث سهو، لأن الإيصال المفقود يزيل المصروف من العرض تمامًا.
تحقق من التواريخ مقارنة بالتقويم. الوجبة المؤرخة في يوم لم تكن تسافر فيه تعني إما تاريخًا خاطئًا أو مصروفًا خاطئًا. وكلاهما يستحق الاكتشاف قبل أن يكتشفه شخص آخر.
اقرأ عمود الغرض كشخص غريب. إذا كان السطر لا يفسر نفسه لشخص لم يكن موجودًا هناك، فسوف يثير تساؤلاً. أعد كتابته الآن بدلاً من الإجابة على بريد إلكتروني لاحقًا.
تأكد من الحسابات مقارنة بالتعويض الذي تتوقعه. إذا فاجأك المجموع الإجمالي، فهناك شيء تم احتسابه مرتين أو لم يتم طرح المبلغ المقدم.
أخطاء شائعة
التقديم المتأخر وإعادة البناء. المنشور 463 صريح في أن السجل المحفوظ في الوقت المناسب له قيمة أكبر من السجل المعد لاحقًا. التسجيل الأسبوعي يلبي المعيار ويزيل مشكلة إعادة بناء التقارير تمامًا.
معاملة الإيصال على أنه السجل بأكمله. الإيصال هو دليل مستندي. أما سجلك الخاص بالتاريخ والمبلغ والغرض والحاضرين فهو متطلب منفصل.
أغراض العمل الغامضة. عبارة "اجتماع الفريق" لا تصمد أمام أي تدقيق. اذكر أسماء الأشخاص والموضوع.
تخصيص الفواتير المختلطة لفئة واحدة. يجب تخصيص فاتورة الفندق التي تشمل الوجبات على أساس معقول، وعادة ما توفر بنود الفاتورة نفسها هذا الأساس.
فقدان الرابط بين التقرير والإيصال. لا يكلف الحفاظ على عمود مرجع الإيصال شيئًا ويوفر عليك عناء نصف يوم عمل أثناء التدقيق.
الأسئلة الشائعة
ما هو تقرير المصروفات؟ هو مستند يسرد تكاليف العمل التي دفعها الفرد شخصيًا، مع تحديد التاريخ والمبلغ والفئة وغرض العمل لكل منها. تدعم الإيصالات هذه المدخلات، بحيث يمكن لصاحب العمل تعويضها أو يمكن للشركة إثبات الخصم الضريبي.
ماذا تطلب مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) لسجلات المصروفات؟ يصف منشور مصلحة الضرائب الأمريكية رقم 463 الاحتفاظ بسجل مكتوب لكل مصروف، مدعومًا بشكل منفصل بأدلة مستندية مثل الإيصالات، أو الشيكات الملغاة، أو الفواتير. كما ينص على أن السجل المعد على جهاز كمبيوتر يُعتبر سجلاً كافياً.
ما هي السرعة التي أحتاجها لتسجيل المصروفات؟ ينصح المنشور 463 بتسجيل عناصر المصروفات في وقت حدوثها أو قريبًا منه. كما يشير إلى أن السجل الأسبوعي الذي يوضح الاستخدام خلال الأسبوع يُعتبر سجلاً محفوظًا في الوقت المناسب.
كيف أتعامل مع فاتورة فندق تشمل وجبات طعام؟ يذكر المنشور 463 أنه يجب عليك تخصيص المصروفات بين الوجبات والخدمات الأخرى، وأنه يجب أن يكون لديك أساس معقول للتخصيص. وعادة ما تكون البنود المفصلة في الفاتورة نفسها هي هذا الأساس.
هل تحتاج تقارير المصروفات إلى إيصالات لكل بند؟ يذكر المنشور 463 أن الأدلة المستندية مطلوبة عمومًا، ويسرد استثناءات محددة، بما في ذلك بعض ترتيبات البدل اليومي المحتسبة بموجب خطة خاضعة للمساءلة. قد تكون سياسة صاحب العمل أكثر صرامة من القاعدة الضريبية.
خاتمة
تقرير المصروفات هو مستند إثبات يبدو بالصدفة كجدول بيانات. الصفوف التي تسبب المشاكل ليست أبدًا تلك التي تحتوي على إيصال واضح وغرض محدد. بل هي الصفوف المعاد بناؤها، والغامضة، والفواتير المختلطة التي قام شخص ما بتقريبها إلى فئة واحدة.
سجل أولاً بأول، واحتفظ بمرجع الإيصال بجانب كل صف، وقسم الفواتير المختلطة على أساس يمكنك شرحه. هذا هو الجزء الأكبر من المهمة.
هل الجزء البطيء هو تحويل مجلد من الإيصالات وكشف حساب البطاقة إلى جدول تسوية واحد؟ جرب Powerdrill Bloom مجانًا وقم بتحميلهما معًا.
المصدر: منشور مصلحة الضرائب الأمريكية رقم 463، مصروفات السفر والهدايا والسيارات (IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses). هذا المقال مخصص للمعلومات العامة، وليس نصيحة ضريبية.