Sparkline là gì? Các loại, trường hợp sử dụng và ưu điểm chính
Sparkline là một biểu đồ đủ nhỏ để nằm gọn trong một ô bảng tính duy nhất. Nó nằm ngay cạnh các con số mà nó mô tả và hiển thị xu hướng của chúng theo thời gian. Hướng dẫn này sẽ đề cập đến ba loại sparkline và cách hoạt động của tính năng chia tỷ lệ. Hướng dẫn cũng chỉ ra những trường hợp sparkline vượt trội hơn so với biểu đồ đầy đủ, và một cài đặt mặc định duy nhất khiến người dùng đọc hiểu sai chúng.
Sparkline là gì
Định nghĩa của Microsoft rất ngắn gọn và đáng để trích dẫn nguyên văn. Một sparkline "là một biểu đồ nhỏ trong một ô trang tính giúp cung cấp hình ảnh trực quan của dữ liệu."
Điểm mấu chốt là sự gần gũi. Một biểu đồ thông thường sẽ đưa các con số đi nơi khác và yêu cầu bạn nhìn vào đó. Còn sparkline thì nằm ngay trong hàng, giúp xu hướng và giá trị cùng nằm trong một tầm mắt. Trang sparkline của Microsoft cũng đưa ra lời khuyên tương tự: "để đạt hiệu quả tốt nhất, hãy đặt sparkline gần dữ liệu của nó."
Trang này cũng nêu rõ mục đích sử dụng. Hãy dùng chúng để "hiển thị xu hướng trong một chuỗi giá trị, chẳng hạn như sự tăng hoặc giảm theo mùa, chu kỳ kinh tế, hoặc để làm nổi bật các giá trị tối đa và tối thiểu."
Ba loại sparkline
| Type | What it draws | Best for |
|---|---|---|
| Line | Một đường liên tục chạy dọc theo phạm vi dữ liệu | Hướng đi và xu hướng theo thời gian |
| Column | Một cột nhỏ cho mỗi điểm dữ liệu | So sánh các khoảng thời gian riêng lẻ |
| Win/Loss | Một ký hiệu lên hoặc xuống cho mỗi điểm, không thể hiện độ lớn | Xác định mỗi khoảng thời gian là dương hay âm |
Win/Loss là loại thường bị mọi người bỏ qua. Nó cố tình loại bỏ độ lớn và chỉ hiển thị dấu âm/dương, giúp nó trở thành lựa chọn phù hợp cho các câu hỏi như "tài khoản này đã tăng trưởng trong bao nhiêu tháng?"
Hai tùy chọn định dạng sẽ thay đổi lượng thông tin mà người đọc có thể khai thác. Các điểm đánh dấu (Markers) giúp làm nổi bật các giá trị riêng lẻ trong chuỗi. Và Microsoft lưu ý rằng nếu dữ liệu có cả giá trị dương và âm, bạn có thể chọn Axis để hiển thị trục, giúp vẽ đường gốc số 0.
Cách sparkline hoạt động
Cơ chế hoạt động của nó đủ đơn giản để mô tả trong một đoạn văn, và sự đơn giản này rất quan trọng vì nó giải thích cho cạm bẫy được đề cập ở phần sau.
Bạn chọn một ô trống ở cuối hàng dữ liệu. Chọn Insert, chọn một loại sparkline, sau đó chọn các ô trong hàng đó. Để áp dụng cho toàn bộ bảng, bạn kéo tay cầm điền (fill handle) xuống dưới, thao tác này sẽ tạo ra một sparkline cho mỗi hàng.
Bước cuối cùng đó là lúc một bảng dữ liệu biến thành một bức tường chứa các biểu đồ nhỏ. Hai mươi hàng sẽ tạo ra hai mươi sparkline độc lập, và mỗi sparkline trong số đó chỉ được vẽ từ chính hàng của nó mà không liên quan đến gì khác.
Các tùy chọn cho trục hoành
Theo mặc định, các điểm dữ liệu được giãn cách đều nhau. Microsoft mô tả trục chung là vẽ biểu đồ cho từng điểm dữ liệu "trong mối tương quan với các điểm dữ liệu khác cấu thành nên sparkline đó."
Trục ngày tháng (date axis) hoạt động khác đi, vẽ biểu đồ cho từng điểm "trong mối tương quan với một ngày tháng cụ thể." Tài liệu hướng dẫn đưa ra một trường hợp thực tế: "để so sánh lượng hàng tồn kho theo từng tháng, bạn sẽ chọn một phạm vi tháng làm trục ngày tháng." Nếu các khoảng thời gian của bạn có khoảng trống, đây là cài đặt giúp ngăn khoảng trống đó bị biến mất.
Cạm bẫy chia tỷ lệ
Đây là phần đáng để đọc lại lần thứ hai, bởi vì nó có thể biến một hình ảnh trực quan hữu ích thành một hình ảnh gây hiểu lầm.
Microsoft cung cấp tài liệu về ba cài đặt trục tung. Cài đặt mặc định là Automatic for each sparkline. Microsoft mô tả cài đặt này như sau: "Các giá trị tối thiểu và tối đa là khác nhau đối với mỗi sparkline, và dựa trên dữ liệu cấu thành nên chính sparkline đó."
Hãy đọc lại điều đó trong bối cảnh của một bảng gồm hai mươi hàng. Mỗi hàng được chia tỷ lệ theo mức cao và thấp của riêng nó. Một sản phẩm tăng từ 3 lên 5 đơn vị và một sản phẩm tăng từ 3,000 lên 5,000 đơn vị sẽ tạo ra cùng một hình ảnh.
Tùy chọn thay thế là Same for all sparklines. Ở tùy chọn này, "các giá trị tối thiểu và tối đa là giống nhau cho tất cả các sparkline trong một nhóm." Cả hai giới hạn đều được lấy từ giá trị thấp nhất và cao nhất trong toàn bộ nhóm. Cài đặt Custom cho phép bạn tự cố định các giới hạn đó.
Vì vậy, quy tắc rất đơn giản. Nếu người đọc cần so sánh các hàng với nhau, hãy chuyển sang tỷ lệ chia sẻ chung. Nếu mỗi hàng được đọc độc lập theo các điều kiện riêng của nó, cài đặt mặc định là ổn. Điều gây rắc rối là việc bạn không đưa ra lựa chọn, bởi vì cài đặt mặc định sẽ âm thầm tự quyết định thay bạn.
Sparkline được dùng để làm gì
- Các cột xu hướng trong một bảng báo cáo. Một cột hiển thị mười hai tháng, nằm cạnh số liệu hiện tại.
- Bảng điều khiển (dashboard) bị giới hạn về không gian. Hiển thị xu hướng của bốn mươi chỉ số trong một không gian vốn chỉ đủ cho một biểu đồ duy nhất.
- Chuỗi Thắng/Thua (Win/Loss). Nhìn thoáng qua là biết các khoảng thời gian dương hoặc âm liên tiếp.
- Phát hiện điểm bất thường trước khi phân tích. Quét nhanh qua một loạt các biểu đồ nhỏ là cách nhanh nhất để tìm ra hàng dữ liệu đáng để điều tra.
Điểm chung là sparkline trả lời cho câu hỏi "xu hướng này có hình dạng thế nào?" thay vì "giá trị là bao nhiêu?". Giá trị vốn đã nằm ở ô bên cạnh rồi.
Sparkline so với biểu đồ đầy đủ
| Sparkline | Full chart | |
|---|---|---|
| Không gian | Một ô | Một khối trên trang |
| Khả năng đọc hiểu | Xu hướng và hướng đi | Các giá trị chính xác |
| Nhãn trục | Mặc định không có | Bắt buộc phải có |
| Tỷ lệ giữa các mục | Độc lập trừ khi được thay đổi | Được chia sẻ chung theo cấu trúc thiết lập |
| Số lượng tối ưu | Một cái mỗi hàng, áp dụng cho nhiều hàng | Một hoặc hai cái trên mỗi chế độ xem |
| Phù hợp với | Các bảng dữ liệu và bảng điều khiển dày đặc thông tin | Một luận điểm duy nhất mà bạn muốn trình bày |
Cả hai không phải là đối thủ cạnh tranh của nhau. Sparkline là một công cụ hỗ trợ đọc hiểu bên trong một bảng dữ liệu; còn biểu đồ là tài liệu trực quan trực tiếp mà bạn trình bày trước đám đông. Nếu vấn đề của bạn là hai chuỗi dữ liệu có tỷ lệ khác nhau, đó là câu hỏi dành cho biểu đồ, đã được đề cập trong hướng dẫn của chúng tôi về vẽ biểu đồ cho hai chỉ số có tỷ lệ khác nhau.
Lợi ích và hạn chế
Lợi ích. Mật độ thông tin cực kỳ cao. Không cần chuyển đổi ngữ cảnh giữa con số và xu hướng. Tạo nhanh chóng trên toàn bộ bảng chỉ bằng một thao tác kéo. Dễ đọc ngay cả ở kích thước nhỏ vì hầu như không có gì phức tạp cần hiển thị.
Hạn chế. Mặc định không có nhãn giá trị, vì vậy người đọc không thể khôi phục các con số chỉ từ hình ảnh. Chia tỷ lệ độc lập theo mặc định, như đã nêu ở trên. Khả năng hiển thị nhiều hơn một chuỗi dữ liệu rất kém. Và chúng thừa hưởng bất kỳ lỗi nào từ hàng dữ liệu, bao gồm cả các khoảng trống mà trục chung sẽ che giấu.
Không có điều nào trong số này thực sự là khuyết điểm, mà đúng hơn là hệ quả của kích thước. Một biểu đồ nằm gọn trong một ô thì bắt buộc phải đánh đổi một số thứ.
Cách tạo sparkline từ dữ liệu của riêng bạn
Phương pháp thủ công giả định rằng dữ liệu đã nằm gọn gàng trong một hàng cho mỗi mục, theo đúng thứ tự, với một cột cho mỗi khoảng thời gian. Các tệp xuất dữ liệu thực tế hiếm khi có sẵn ở dạng đó, và việc định hình lại chúng thường chiếm phần lớn thời gian làm việc.
Đó là phần việc đáng để bạn bàn giao lại. Hãy tải tệp xuất dữ liệu lên Powerdrill Bloom và mô tả cấu trúc bạn cần bằng ngôn ngữ tự nhiên. Hãy cho biết các hàng nên được nhóm như thế nào và cột nào chứa khoảng thời gian, sau đó yêu cầu nhận lại bảng đã được xoay (pivot). Trang bảng giá mô tả kết quả đầu ra là một câu trả lời có cơ sở đi kèm với "biểu đồ, bảng và tệp xuất dữ liệu." Do đó, bảng dữ liệu sau khi định hình lại sẽ sẵn sàng để bạn đưa vào trang tính.
Từ đó, việc tạo sparkline chỉ mất hai cú nhấp chuột trong Excel, và quyết định về tỷ lệ nêu trên hoàn toàn nằm ở sự chủ động của bạn. Đối với khía cạnh biểu đồ của cùng một dữ liệu đó, trang tạo biểu đồ từ Excel sẽ hướng dẫn bạn lộ trình đó. Các bài viết giải thích của chúng tôi về biểu đồ phễu và biểu đồ Pareto sẽ đề cập đến hai loại biểu đồ có mục đích chẩn đoán tương tự.
Kết luận
Sparkline là cách tiết kiệm nhất để đặt xu hướng trực quan ngay cạnh một con số. Nó chỉ tốn một ô duy nhất, có thể đọc hiểu ngay lập tức và áp dụng tỷ lệ cho toàn bộ bảng chỉ bằng một thao tác kéo.
Chỉ cần bạn chủ động đưa ra quyết định chia tỷ lệ. Cài đặt mặc định cung cấp cho mỗi hàng một trục riêng, điều này đúng đối với các chuỗi độc lập nhưng lại âm thầm gây sai lệch khi so sánh. Việc lựa chọn chỉ mất một thao tác trên menu; việc không lựa chọn sẽ khiến bạn đánh mất lòng tin của người đọc.
Bạn có một tệp xuất dữ liệu cần định hình lại trước? Hãy dùng thử Powerdrill Bloom và đưa bảng dữ liệu về dạng một hàng cho mỗi mục.
Câu hỏi thường gặp
Sparkline trong Excel là gì?
Microsoft định nghĩa nó là một biểu đồ nhỏ trong một ô trang tính giúp cung cấp hình ảnh trực quan của dữ liệu. Nó được sử dụng để hiển thị xu hướng trong một chuỗi giá trị, hoặc để làm nổi bật các giá trị tối đa và tối thiểu.
Ba loại sparkline là gì?
Đường (Line), Cột (Column), và Thắng/Thua (Win/Loss). Đường hiển thị hướng đi, Cột so sánh các khoảng thời gian riêng lẻ, và Thắng/Thua chỉ hiển thị xem mỗi khoảng thời gian là dương hay âm.
Tại sao các sparkline của tôi đều có hình dạng giống nhau?
Bởi vì cài đặt trục tung mặc định là tự động cho từng sparkline, nên mỗi hàng được chia tỷ lệ theo mức tối thiểu và tối đa của riêng nó. Việc chuyển sang cài đặt chia sẻ chung sẽ đưa tất cả các hàng về cùng một tỷ lệ.
Sparkline có thể hiển thị ngày tháng một cách chính xác không?
Có. Microsoft cung cấp tài liệu về trục ngày tháng giúp vẽ biểu đồ cho từng điểm trong mối tương quan với một ngày tháng cụ thể. Hãy sử dụng cài đặt đó khi các khoảng thời gian của bạn không đều nhau hoặc có khoảng trống.
Khi nào tôi nên sử dụng biểu đồ thông thường?
Khi người đọc cần các giá trị thực tế, nhãn trục hoặc nhiều hơn một chuỗi dữ liệu. Sparkline hiển thị xu hướng bên trong một bảng; còn biểu đồ tự nó sẽ truyền tải một luận điểm độc lập.