Cách biến tệp xuất CRM thành báo cáo pipeline (Salesforce, HubSpot, hoặc CSV)
Để chuyển đổi dữ liệu xuất từ CRM thành báo cáo phễu bán hàng (pipeline), trước tiên hãy xuất các bản ghi giao dịch ra tệp CSV. Chuẩn hóa tên các giai đoạn và đơn vị tiền tệ, loại bỏ các hàng trùng lặp, sau đó tính toán tỷ lệ chuyển đổi, chu kỳ bán hàng và giá trị trọng số. Việc lập báo cáo là phần dễ dàng. Phần dọn dẹp dữ liệu mới là nơi tiêu tốn nhiều thời gian nhất.
Hướng dẫn này sẽ đi qua các bước xuất dữ liệu và bốn vấn đề về dữ liệu thường làm hỏng mọi báo cáo phễu bán hàng. Sau đó, tài liệu sẽ đề cập đến năm chỉ số cần thiết cho báo cáo, và một lộ trình nhanh hơn khi bạn đã có tệp dữ liệu trong tay.
Bản xuất dữ liệu CRM thực sự chứa những gì
Bản xuất dữ liệu giao dịch hoặc cơ hội là một hàng cho mỗi bản ghi với các trường thông tin mà nhóm của bạn đã cấu hình. Nghe có vẻ đơn giản cho đến khi bạn mở nó ra.
| Cột bạn mong đợi | Những gì bạn thường nhận được |
|---|---|
| Stage | Sự kết hợp giữa các tên gọi hiện tại và các tên đã cũ từ các quy trình làm việc trước đây |
| Amount | Nhiều loại tiền tệ khác nhau, đôi khi có cả ký hiệu bên trong ô dữ liệu |
| Close date | Để trống đối với các giao dịch đang mở, và liên tục bị lùi ngày đối với các giao dịch còn lại |
| Owner | Tên bị thay đổi cách viết sau khi được phân bổ lại |
| Created date | Có hiển thị, nhưng không phải là ngày giao dịch bước vào từng giai đoạn cụ thể |
Hàng cuối cùng đó quan trọng hơn vẻ bề ngoài của nó. Hầu hết các bản xuất dữ liệu chỉ cung cấp cho bạn ảnh chụp nhanh về tình trạng hiện tại của các giao dịch, chứ không phải lịch sử thời điểm chúng dịch chuyển. Chu kỳ bán hàng theo từng giai đoạn cần có lịch sử dịch chuyển này, và một bản xuất dữ liệu thông thường thường không đi kèm thông tin đó.
Hãy yêu cầu danh sách các trường thông tin trước khi bạn xuất dữ liệu. Một cuộc trò chuyện ngắn với người quản trị CRM sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ tự đoán nghĩa của các cột.
Cách xuất dữ liệu ra khỏi CRM của bạn
Salesforce
Salesforce tài liệu hóa nhiều hơn một lộ trình thực hiện, và việc bạn có thể sử dụng lộ trình nào phụ thuộc vào phiên bản và quyền hạn tài khoản của bạn. Tài liệu tham khảo hiện tại là trang xuất dữ liệu của chính Salesforce. Hãy kiểm tra trang này trước khi mặc định rằng một lộ trình nào đó khả dụng cho hồ sơ của bạn.
HubSpot
HubSpot xuất các giá trị thuộc tính hiện tại và các liên kết cho các bản ghi mà bạn chọn. Một vài chi tiết được ghi chép trong tài liệu hướng dẫn sẽ định hình những gì bạn nhận được.
Các tệp CSV không giới hạn số cột, vì vậy hãy chọn CSV khi bản xuất của bạn có nhiều trường thông tin. Các tệp trên 2 MB sẽ được gửi dưới dạng nén (zip). Các bản xuất dữ liệu cực lớn sẽ được chia thành nhiều tệp. Bạn sẽ nhận được một email kèm liên kết tải xuống, và liên kết đó sẽ hết hạn sau 30 ngày. Trang xuất bản ghi của bạn của HubSpot có danh sách đầy đủ.
Any other CRM
Quy trình ở mọi nơi đều giống nhau. Xuất đối tượng giao dịch hoặc cơ hội, bao gồm người phụ trách và giai đoạn, đồng thời bao gồm cả ngày tạo và ngày đóng. Hãy xuất các bản ghi thô thay vì một báo cáo đã được tóm tắt trước, bởi vì báo cáo tóm tắt sẽ loại bỏ các hàng dữ liệu mà bạn cần để tính toán lại mọi thứ.
Thêm một thói quen hữu ích nữa là: Hãy lưu lại các thiết lập xuất dữ liệu mà bạn đã sử dụng, để tệp của tháng sau cũng có các cột tương tự theo cùng một thứ tự.
Bốn yếu tố làm hỏng mọi báo cáo phễu bán hàng
Tên các giai đoạn không đồng nhất
Các đội ngũ thường đổi tên giai đoạn. Các giao dịch cũ vẫn giữ nhãn cũ. Kết quả là bạn có các nhãn "Negotiation", "Negotiating" và "Contract Sent" cùng mô tả cho một bước duy nhất. Bất kỳ số liệu thống kê theo từng giai đoạn nào cũng sẽ bị sai lệch cho đến khi chúng được ánh xạ về một bộ nhãn duy nhất.
Hãy xây dựng bảng ánh xạ một lần, sau đó tái sử dụng nó. Mọi bản xuất dữ liệu trong tương lai đều cần được xử lý tương tự.
Đơn vị tiền tệ bị lẫn lộn
Nếu bạn bán hàng bằng nhiều loại tiền tệ, cột số tiền sẽ không thể cộng dồn trực tiếp được. Một số bản xuất dữ liệu có bao gồm trường số tiền đã quy đổi, một số khác thì không. Một số hệ thống lưu trữ ký hiệu tiền tệ ngay trong ô dữ liệu, điều này biến toàn bộ cột thành định dạng văn bản.
Hãy quyết định một loại tiền tệ dùng để báo cáo, áp dụng một tỷ giá cho mỗi kỳ và ghi chú tỷ giá đó trong báo cáo. Bỏ qua bước này sẽ âm thầm làm phóng đại hoặc giảm bớt giá trị thực tế của phễu bán hàng.
Các hàng trùng lặp hoặc gần trùng lặp
Các giao dịch gia hạn được sao chép từ bản gốc, các giao dịch được chia nhỏ theo dòng sản phẩm và các bản ghi thử nghiệm còn sót lại trong môi trường thực tế đều làm tăng khống số lượng. Việc loại bỏ trùng lặp chỉ dựa trên tên giao dịch là không an toàn, vì các giao dịch lặp lại hợp lệ của cùng một khách hàng thường có tên giống nhau.
Hãy đối chiếu dựa trên sự kết hợp giữa tài khoản, số tiền và ngày đóng, sau đó kiểm tra thủ công các hàng được gắn cờ. Hãy đếm số hàng bạn đã loại bỏ và nêu rõ trong báo cáo, vì một sự sụt giảm không rõ nguyên nhân sẽ dễ bị coi là lỗi dữ liệu.
Các trường ngày tháng không đúng như tên gọi
Ngày đóng đối với một giao dịch đang mở chỉ là một dự báo, không phải là thực tế. Ngày tạo là thời điểm bản ghi xuất hiện trên hệ thống, có thể là vài tuần sau cuộc trò chuyện đầu tiên. Nếu bạn tính toán chu kỳ bán hàng từ ngày tạo đến ngày đóng, bạn đang đo lường cả mức độ sạch sẽ của dữ liệu bản ghi bên cạnh tốc độ bán hàng.
Hãy nêu rõ bạn đã sử dụng những ngày nào trong báo cáo, chỉ bằng một dòng ngắn gọn.
Năm chỉ số cần có trong một báo cáo phễu bán hàng
| Chỉ số | Cách tính toán | Ý nghĩa chỉ số mang lại |
|---|---|---|
| Số lượng giao dịch và giá trị theo từng giai đoạn | Đếm số lượng và tính tổng, nhóm theo giai đoạn đã được ánh xạ | Trạng thái hiện tại của phễu bán hàng |
| Tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn | Số giao dịch đạt đến giai đoạn N+1 chia cho số giao dịch đạt đến giai đoạn N | Bước nào đang bị rò rỉ (thất thoát khách hàng) |
| Tỷ lệ thắng (Win rate) | Số giao dịch thành công (Closed-won) chia cho tổng số giao dịch đã đóng | Liệu sự thất thoát là thực tế hay chỉ là do tiến độ chậm |
| Chu kỳ bán hàng trung bình | Số trung vị của số ngày từ khi bắt đầu đến khi đóng, không dùng số trung bình cộng | Một giao dịch thực tế mất bao lâu |
| Giá trị phễu bán hàng có trọng số | Giá trị nhân với xác suất của giai đoạn đó | Một dự báo có cơ sở vững chắc trước mọi sự xem xét kỹ lưỡng |
Hãy sử dụng số trung vị cho chu kỳ bán hàng. Một giao dịch doanh nghiệp lớn kéo dài 18 tháng sẽ kéo số trung bình cộng đi rất xa so với thực tế thông thường. Thứ tự trình bày rất quan trọng khi bạn đưa ra các con số này, vì vậy hãy bắt đầu bằng điểm rò rỉ thay vì tổng số.
Có hai nguyên tắc bảo vệ nên được thêm vào. Hãy hiển thị số lượng giao dịch bên cạnh mỗi tỷ lệ, để không ai hiểu lầm tỷ lệ chuyển đổi 50% dựa trên bốn giao dịch là một xu hướng. Và hãy so sánh với kỳ trước thay vì so với mục tiêu, bởi vì mục tiêu không cho bạn biết gì về xu hướng phát triển.
Cách xây dựng báo cáo với Powerdrill Bloom
Sau khi tệp xuất CRM đã có trên máy tính của bạn, công việc còn lại chỉ là dọn dẹp, tính toán và vẽ biểu đồ.
Bước 1: Tải lên bản xuất CRM của bạn
Thả tệp Excel, CSV hoặc TSV trực tiếp từ email xuất dữ liệu của bạn. Nhiều tệp có thể được tải lên cùng lúc, vì vậy bản xuất giao dịch và bản xuất hoạt động có thể được liên kết với nhau trong một lượt mà không cần tra cứu thủ công. Tính năng phát hiện và dọn dẹp cột sẽ chạy ngay khi tải lên, giúp xử lý các vấn đề về định dạng dữ liệu vốn làm cho cột số tiền không thể cộng dồn được.
Bước 2: Mô tả báo cáo bằng ngôn ngữ tự nhiên
Hãy nêu những câu hỏi mà báo cáo cần trả lời. Ví dụ: "ánh xạ các tên giai đoạn này thành một bộ duy nhất, chuyển đổi số tiền sang USD, sau đó hiển thị giá trị theo giai đoạn, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ thắng và chu kỳ bán hàng trung vị." Trợ lý ảo (agent) sẽ áp dụng ánh xạ, thực hiện tính toán và chọn biểu đồ phù hợp. Bạn cũng có thể yêu cầu phân tích chi tiết theo người phụ trách hoặc khu vực, hệ thống sẽ tự động xây dựng lại thay vì bắt bạn phải cấu trúc lại bảng tính.
Bước 3: Xuất biểu đồ, báo cáo hoặc slide trình bày
Xuất kết quả hoàn chỉnh dưới dạng biểu đồ, báo cáo văn bản hoặc các trang slide để đánh giá phễu bán hàng. Các phong cách Professional, Business và Fancy hỗ trợ xuất sang PowerPoint hoặc Notion. Trang làm sạch dữ liệu bằng AI sẽ giải thích chi tiết những gì xảy ra với các cột dữ liệu lộn xộn trong quá trình nạp vào.
Các sai lầm thường gặp
Báo cáo trên một bản xuất đã bị lọc. Nếu bản xuất dữ liệu bị lọc chỉ để lại các giao dịch đang mở, tỷ lệ thắng của bạn sẽ không có mẫu số. Hãy xuất cả các giao dịch đã đóng nữa.
Đếm số lượng giao dịch thay vì giá trị. 20 giao dịch nhỏ và 2 giao dịch lớn có thể tạo ra cùng một số lượng giao dịch trong giai đoạn nhưng lại mang đến những dự báo hoàn toàn khác nhau. Hãy báo cáo cả hai.
Coi xác suất của giai đoạn là cố định. Các tỷ lệ phần trăm mặc định trong CRM chỉ là thiết lập cấu hình, không phải là bằng chứng thực tế. Hãy tính toán lại chúng từ tỷ lệ thắng lịch sử của chính bạn ít nhất mỗi năm một lần.
Xây dựng lại bảng ánh xạ mỗi tháng. Hãy lưu lại bảng ánh xạ giai đoạn và tỷ giá tiền tệ cùng với báo cáo. Bản xuất dữ liệu của tháng sau cũng sẽ gặp phải những vấn đề tương tự.
Trình bày ảnh chụp nhanh mà không có sự so sánh. Một con số phễu bán hàng đứng riêng lẻ sẽ không mang lại nhiều ý nghĩa. Hãy đặt số liệu của kỳ trước ngay bên cạnh nó.
Để báo cáo định nghĩa phễu bán hàng. Một giai đoạn tồn tại vì quy trình bán hàng thực tế có bước đó, chứ không phải vì báo cáo cần có một cột.
Tóm tắt ngắn gọn
Một báo cáo phễu bán hàng gồm bốn bước dọn dẹp và năm bước tính toán. Dọn dẹp là phần việc lặp đi lặp lại: tên giai đoạn bị lệch lệch, tiền tệ bị lẫn lộn, các bản trùng lặp tích tụ và các trường ngày tháng không mang đúng ý nghĩa như tên gọi của chúng. Hãy khắc phục những điều đó một lần, ghi lại những gì bạn đã làm, và báo cáo sẽ có thể dễ dàng tái lập lại.
Nếu bạn phải xây dựng lại cùng một báo cáo mỗi tháng từ một bản xuất CRM mới, thì sự lặp lại đó chính là phần rất đáng để tự động hóa. Dùng thử Powerdrill Bloom miễn phí — tải tệp lên, mô tả báo cáo bằng ngôn ngữ tự nhiên và xuất ra một slide trình bày. Để so sánh các công cụ, hãy xem các công cụ AI để phân tích phễu bán hàng, và đối với phiên bản trực tiếp, hãy xem cách xây dựng bảng điều khiển bán hàng tương tác từ tệp CSV.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để xuất các giao dịch từ CRM của tôi sang CSV?
Hãy xuất đối tượng giao dịch hoặc cơ hội thay vì một báo cáo tóm tắt đã lưu, đồng thời bao gồm giai đoạn, số tiền, người phụ trách, ngày tạo và ngày đóng. Trong HubSpot, các bản xuất dữ liệu sẽ được gửi qua email dưới dạng liên kết tải xuống và hết hạn sau 30 ngày. Trong Salesforce, các lộ trình khả dụng phụ thuộc vào phiên bản và quyền hạn tài khoản của bạn.
Một báo cáo phễu bán hàng nên bao gồm những gì?
Năm yếu tố: số lượng giao dịch và giá trị theo từng giai đoạn, tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn, tỷ lệ thắng, chu kỳ bán hàng trung vị và giá trị phễu bán hàng có trọng số. Hãy hiển thị số lượng giao dịch bên cạnh mỗi tỷ lệ phần trăm, và so sánh với kỳ trước thay vì so với mục tiêu.
Tại sao các con số trên phễu bán hàng của tôi không khớp với bảng điều khiển CRM?
Thông thường là do bộ lọc, đơn vị tiền tệ hoặc trường ngày tháng có sự khác biệt. Các bảng điều khiển thường loại bỏ các giao dịch thất bại (closed-lost) hoặc sử dụng trường số tiền đã quy đổi mà bản xuất CSV của bạn không có. Hãy kiểm tra cả ba yếu tố này trước khi cho rằng bản xuất dữ liệu bị sai.
Làm thế nào để tính toán chu kỳ bán hàng từ một bản xuất dữ liệu?
Hãy sử dụng số trung vị của số ngày tính từ khi một giao dịch bước vào phễu bán hàng cho đến ngày nó được đóng. Một bản xuất dữ liệu thông thường thường thiếu ngày bắt đầu bước vào giai đoạn, vì vậy chu kỳ bán hàng theo từng giai đoạn sẽ cần một đối tượng lịch sử hoặc một báo cáo thay đổi giai đoạn từ CRM của bạn.
Tôi nên sử dụng số trung bình cộng hay số trung vị cho chu kỳ bán hàng?
Số trung vị. Các chu kỳ bán hàng thường bị lệch rất lớn, và một vài giao dịch doanh nghiệp kéo dài sẽ kéo số trung bình cộng lên cao hơn nhiều so với những gì một nhân viên kinh doanh thực tế trải qua. Hãy báo cáo số trung vị, và đề cập riêng đến các giao dịch kéo dài nhất nếu chúng thực sự quan trọng.