Cách lập báo cáo chi phí: Hướng dẫn toàn diện
Hầu hết các báo cáo chi phí đều được viết vào tuần đến hạn nộp, chứ không phải tuần mà tiền được chi ra. Thói quen duy nhất đó chính là nguồn cơn của gần như mọi vấn đề phát sinh sau đó. Hóa đơn bị thất lạc, hóa đơn khách sạn không ai phân chia chính xác, khoản mục được ghi nhãn là "bữa tối với khách hàng" nhưng không có tên khách hàng nào: tất cả đều bắt đầu từ đó.
Cách khắc phục không phải là một biểu mẫu tốt hơn. Mà là hiểu rõ một hồ sơ chi phí cần phải chứng minh điều gì, và sau đó xây dựng báo cáo để chứng minh được điều đó.
Hướng dẫn này đề cập đến những gì cần có trong một báo cáo chi phí và những gì IRS coi là một hồ sơ đầy đủ. Hướng dẫn cũng chỉ ra cách lập báo cáo từ các hóa đơn bạn đã có, và cách xử lý hóa đơn gộp chung ba danh mục vào một khoản phí.
Báo cáo chi phí là gì
Báo cáo chi phí liệt kê các khoản chi phí kinh doanh mà một cá nhân đã tự thanh toán, có kèm theo bằng chứng. Mục đích của báo cáo này là để người sử dụng lao động hoàn trả lại tiền cho họ, hoặc để doanh nghiệp khấu trừ thuế.
Nó phục vụ hai đối tượng cùng một lúc, và đó là lý do tại sao việc này khó hơn vẻ bề ngoài. Bộ phận tài chính của bạn đọc báo cáo để quyết định xem có thanh toán cho bạn hay không. Cơ quan thuế, nếu họ kiểm tra, sẽ đọc báo cáo để quyết định xem khoản chi phí đó có thực sự phục vụ cho hoạt động kinh doanh hay không. Người đọc thứ hai đòi hỏi khắt khe hơn, và việc viết để đáp ứng người đọc đó sẽ làm hài lòng cả hai.
Bản thân tài liệu này thường là một bảng biểu. Mỗi hàng cho một khoản chi phí, các cột dành cho các thông tin thực tế về khoản chi phí đó, các hóa đơn được đính kèm hoặc tham chiếu, và một tổng số tiền.
Báo cáo chi phí phải bao gồm những gì
Dù bạn sử dụng biểu mẫu nào, một hàng hoàn chỉnh cũng phải trả lời được năm câu hỏi về từng khoản chi phí.
- Ngày tháng — thời điểm phát sinh chi phí, chứ không phải thời điểm bạn nộp báo cáo
- Số tiền — con số chính xác, theo loại tiền tệ đã thanh toán
- Danh mục — đi lại, ăn uống, lưu trú, vận chuyển, văn phòng phẩm, v.v.
- Mục đích kinh doanh — lý do tại sao khoản chi phí này phát sinh, được diễn đạt trong một câu mà một người lạ cũng có thể hiểu được
- Mối quan hệ kinh doanh — đối với các bữa ăn và hoạt động giải trí, những ai đã tham dự và mối quan hệ của họ với doanh nghiệp
Ngoài các hàng chi tiết, bản thân báo cáo cần có tên nhân viên, khoảng thời gian báo cáo và tổng số tiền. Báo cáo cũng cần thể hiện bất kỳ khoản tạm ứng hoặc số tiền thẻ công ty nào đã được thanh toán trước đó, để số tiền hoàn trả ròng được rõ ràng.
Cột mục đích kinh doanh là cột mà mọi người thường điền sau cùng và tệ nhất. "Ăn trưa" không phải là một mục đích. "Ăn trưa với nhà phân phối khu vực để xem xét sản lượng đơn hàng Quý 3" mới là mục đích.
Cách kiểm tra rất đơn giản. Hãy đọc dòng đó như thể bạn không hề có ký ức gì về chuyến đi. Nếu nó không giải thích được tại sao công ty phải chịu khoản chi phí đó, thì nó vẫn chưa hoàn thành. Tiêu chuẩn đó chỉ tốn thêm khoảng mười từ cho mỗi hàng nhưng lại loại bỏ được hầu hết mọi câu hỏi chất vấn sau đó.
Những gì IRS coi là một hồ sơ đầy đủ
Nếu bạn đang báo cáo chi phí kinh doanh tại Hoa Kỳ, Ấn phẩm 463 của IRS sẽ quy định những bằng chứng được yêu cầu. Rất đáng để đọc văn bản thực tế, bởi vì ở một khía cạnh nào đó, nó dễ chịu hơn nhiều người nghĩ nhưng ở khía cạnh khác lại nghiêm ngặt hơn.
Hồ sơ bằng văn bản, bao gồm cả hồ sơ kỹ thuật số. Ấn phẩm nêu rõ rằng "nhìn chung bạn phải chuẩn bị một hồ sơ bằng văn bản để nó được coi là đầy đủ." Ấn phẩm giải thích lý do: "bằng chứng bằng văn bản đáng tin cậy hơn là chỉ có bằng chứng truyền miệng."
Sau đó, ấn phẩm bổ sung thêm một dòng quan trọng đối với bất kỳ ai sử dụng phần mềm: "Nếu bạn chuẩn bị hồ sơ trên máy tính, nó được coi là một hồ sơ đầy đủ."
Bằng chứng tài liệu. Độc lập với hồ sơ của riêng bạn, Ấn phẩm 463 cho biết "nhìn chung bạn phải có bằng chứng tài liệu như hóa đơn, séc đã hủy hoặc biên lai để chứng minh cho các khoản chi phí của mình." Vì vậy, báo cáo và hóa đơn là hai yêu cầu riêng biệt, chứ không phải là một.
Tính kịp thời. Đây là yêu cầu mà hầu hết các báo cáo đều không đạt. Hướng dẫn là phải "ghi lại các yếu tố của một khoản chi phí hoặc của một mục đích sử dụng kinh doanh tại hoặc gần thời điểm phát sinh chi phí hoặc sử dụng." Lý do tiếp theo là: "một hồ sơ được lưu giữ kịp thời có giá trị hơn một bản kê khai được chuẩn bị sau đó, khi mà nhìn chung khả năng nhớ lại chính xác không còn nữa."
Có một sự linh hoạt hữu ích trong cách hiểu từ "kịp thời". Một nhật ký được duy trì hàng tuần "ghi chép lại việc sử dụng trong tuần" được coi là, theo cách dùng từ của ấn phẩm, "một hồ sơ được lưu giữ kịp thời." Hàng tuần là đủ. Việc dựng lại báo cáo theo quý mới là điều gây ra rắc rối.
Những gì bạn cần trước khi bắt đầu
Hãy thu thập những thứ này trước khi mở một biểu mẫu. Một báo cáo chi phí được lập từ trí nhớ chính là loại báo cáo mà Ấn phẩm 463 mô tả là gặp phải tình trạng thiếu khả năng nhớ lại chính xác.
Mọi hóa đơn trong kỳ báo cáo, dù là bản điện tử hay bản giấy. Bảng sao kê thẻ của bạn trong cùng kỳ, đây là cách bạn tìm ra các khoản chi phí bị mất hóa đơn. Lịch làm việc của bạn, nơi cung cấp mục đích kinh doanh và tên những người tham gia các bữa ăn. Bất kỳ khoản công tác phí hoặc tạm ứng nào đã nhận trước đó. Và chính sách của người sử dụng lao động về các hạn mức và danh mục, vì một báo cáo tuân thủ quy định thuế nhưng vi phạm chính sách nội bộ vẫn sẽ bị trả lại.
Một thứ nữa cũng rất đáng để mở sẵn: báo cáo của kỳ trước. Các khoản chi phí định kỳ thường có xu hướng lặp lại, và các danh mục cũng như mục đích của tháng trước là một biểu mẫu đáng tin cậy cho tháng này. Nó cũng giúp phát hiện bất kỳ khoản chi nào đã âm thầm ngừng xuất hiện, đôi khi là một dịch vụ đăng ký trả phí đã bị hủy mà không ai nhận ra.
Cách lập báo cáo chi phí bằng AI
Phần tốn thời gian nhất của một báo cáo chi phí không phải là việc tính toán. Mà là việc đọc ba mươi hóa đơn dưới năm định dạng khác nhau và trích xuất cùng bốn thông tin thực tế từ mỗi hóa đơn.
Việc trích xuất đó chính là nơi mà một không gian làm việc AI chứng minh được giá trị của mình.
Bước 1: Tải lên hóa đơn và bảng sao kê thẻ cùng lúc
Mở Powerdrill Bloom và tạo một không gian làm việc cho kỳ báo cáo. Tải lên các hình ảnh hóa đơn và tệp PDF, bảng sao kê thẻ dưới dạng xuất tệp CSV hoặc Excel, và biểu mẫu chi phí hiện tại của bạn nếu có.
Tải bảng sao kê lên cùng với hóa đơn là bước mà mọi người thường bỏ qua, và đó lại là bước giúp phát hiện các thiếu sót. Bảng sao kê là danh sách đầy đủ những gì bạn đã chi tiêu; hóa đơn là danh sách không đầy đủ những gì bạn có thể chứng minh. Việc có cả hai ở cùng một nơi sẽ biến câu hỏi "mình có bỏ sót gì không?" thành một câu hỏi có thể trả lời được.
Bước 2: Mô tả báo cáo bạn cần
Yêu cầu tạo bảng bằng ngôn ngữ tự nhiên và đặt tên cho các cột của bạn — ngày tháng, số tiền, danh mục, mục đích kinh doanh và những người tham dự nếu có liên quan.
Thêm hai hướng dẫn giúp giải quyết phần lớn công việc. Đầu tiên, yêu cầu gắn cờ bất kỳ dòng sao kê nào không có hóa đơn khớp kèm theo. Thứ hai, yêu cầu liệt kê riêng biệt bất kỳ hóa đơn nào gộp nhiều danh mục thay vì xếp chung vào một nhóm. Hóa đơn khách sạn bao gồm cả tiền ăn uống là trường hợp phổ biến nhất.
Nếu người sử dụng lao động của bạn sử dụng các tên danh mục cố định, hãy liệt kê chúng trong cùng một hướng dẫn. Các danh mục khớp với danh sách thả xuống của hệ thống tài chính sẽ giúp bạn tiết kiệm được cả một lượt chỉnh sửa.
Bước 3: Điền mục đích và xuất dữ liệu
Mục đích kinh doanh là trường thông tin duy nhất bạn phải tự cung cấp, bởi vì nó nằm trong trí nhớ của bạn chứ không phải trong hóa đơn. Hãy rà soát các hàng được gắn cờ và viết mục đích cho từng hàng, lấy tên và lý do từ lịch làm việc của bạn.
Sau đó, hãy kiểm tra tổng số tiền so với khoản hoàn trả bạn mong đợi, trừ đi bất kỳ khoản tạm ứng nào, và xuất sang Excel hoặc dưới dạng tài liệu. Mỗi con số đều có thể truy xuất nguồn gốc từ hóa đơn gốc của nó, điều này giúp báo cáo của bạn có cơ sở vững chắc nếu có ai đó thắc mắc.
Cách lập báo cáo trong Excel hoặc Google Sheets
Đối với một chuyến đi ngắn, một bảng tính là hoàn toàn hợp lý.
Thiết lập các cột cho ngày tháng, danh mục, mô tả, mục đích kinh doanh, số tiền, phương thức thanh toán và tham chiếu hóa đơn. Cột tham chiếu hóa đơn là cột mà hầu hết các biểu mẫu đều bỏ qua. Đó là một con số đơn giản hoặc tên tệp liên kết mỗi hàng với bằng chứng của nó. Nhờ vậy, không ai phải đoán xem hình ảnh nào trong số bốn mươi hình ảnh thuộc về hàng thứ mười hai.
Nhập các khoản chi phí theo trình tự thời gian thay vì theo danh mục. Trình tự thời gian khớp với bảng sao kê thẻ của bạn, giúp việc đối chiếu trở thành một phép so sánh trực tiếp thay vì phải tìm kiếm.
Thêm tổng phụ cho mỗi danh mục phía trên tổng số tiền cuối cùng. Các bộ phận tài chính thường đọc tổng phụ của danh mục trước, và việc cung cấp chúng sẽ giúp tránh việc phải gửi qua gửi lại báo cáo.
Lưu giữ các hóa đơn trong một thư mục duy nhất được đặt tên theo kỳ báo cáo, với tên tệp khớp với cột tham chiếu của bạn. Báo cáo và bằng chứng phải có thể tìm thấy cùng nhau sau đó một năm.
Công ty của bạn có hoàn trả bằng một loại tiền tệ khác với loại tiền bạn đã thanh toán không? Hãy thêm một cột cho số tiền gốc và tỷ giá bạn đã sử dụng. Việc âm thầm quy đổi tiền tệ khiến hàng đó không thể đối chiếu được với hóa đơn. Đó cũng là điều đầu tiên mà một người kiểm duyệt cẩn thận sẽ thắc mắc.
Cách phân chia một hóa đơn gộp nhiều danh mục
Một hóa đơn khách sạn bao gồm cả bữa tối là trường hợp phổ biến nhất của việc này, và Ấn phẩm 463 đề cập trực tiếp đến nó.
Ấn phẩm đề cập đến một khoản chi phí bao gồm ăn uống, giải trí và các dịch vụ khác như lưu trú hoặc vận chuyển. Trong trường hợp đó, bạn "phải phân bổ khoản chi phí đó" giữa các danh mục này.
Tiêu chuẩn mà ấn phẩm đặt ra cho việc phân chia là "bạn phải có cơ sở hợp lý để thực hiện việc phân bổ này." Ấn phẩm đưa ra trường hợp khách sạn bao gồm cả bữa ăn làm ví dụ minh họa.
Về mặt thực tế, điều đó có nghĩa là sử dụng chính các khoản mục chi tiết trên hóa đơn nếu có. Một hóa đơn khách sạn thường ghi chi tiết riêng tiền phòng, thuế và phí nhà hàng, và những dòng đó chính là cơ sở hợp lý của bạn. Trong trường hợp hóa đơn chỉ đưa ra một con số chung, hãy ghi chú lại cách bạn đưa ra tỷ lệ phân chia. Giá trên thực đơn hoặc giá phòng công bố theo đêm đều có thể áp dụng, và ghi chú đó nên được lưu giữ cùng với hóa đơn.
Sai lầm cần tránh là xếp toàn bộ hóa đơn vào bất kỳ danh mục nào dễ được phê duyệt nhất.
Cách đảm bảo báo cáo chi phí chính xác
Bốn bước kiểm tra sau đây sẽ giúp phát hiện hầu hết các lỗi, và chúng chỉ mất khoảng mười phút.
Đối chiếu với bảng sao kê, không đối chiếu với trí nhớ. Mỗi dòng trên bảng sao kê thẻ trong kỳ báo cáo phải xuất hiện trong báo cáo hoặc được xác định là chi phí cá nhân. Việc chỉ làm việc dựa trên hóa đơn chắc chắn sẽ dẫn đến thiếu sót, bởi vì một hóa đơn bị mất sẽ khiến khoản chi phí đó hoàn toàn biến mất khỏi tầm mắt.
Kiểm tra ngày tháng với lịch làm việc. Một bữa ăn ghi ngày vào một ngày bạn không đi công tác thì hoặc là sai ngày hoặc là sai khoản chi phí. Cả hai trường hợp đều rất đáng để tự phát hiện trước khi có người khác tìm ra.
Đọc cột mục đích dưới góc nhìn của một người lạ. Nếu một dòng không tự giải thích được cho một người không có mặt ở đó, nó sẽ tạo ra thắc mắc. Hãy viết lại nó ngay bây giờ thay vì phải trả lời email giải trình sau này.
Xác nhận lại phép tính toán so với khoản hoàn trả bạn mong đợi. Nếu tổng số tiền làm bạn ngạc nhiên, có thể một khoản nào đó đã bị tính hai lần hoặc một khoản tạm ứng chưa được trừ đi.
Các sai lầm thường gặp
Nộp muộn và dựng lại báo cáo. Ấn phẩm 463 nêu rõ rằng một hồ sơ được ghi chép kịp thời có giá trị hơn một hồ sơ được chuẩn bị sau đó. Việc ghi chép hàng tuần đáp ứng được tiêu chuẩn này và loại bỏ hoàn toàn vấn đề phải dựng lại báo cáo.
Coi hóa đơn là toàn bộ hồ sơ. Hóa đơn là bằng chứng tài liệu. Việc tự ghi chép của bạn về ngày tháng, số tiền, mục đích và người tham dự là một yêu cầu riêng biệt.
Mục đích kinh doanh mơ hồ. "Họp nhóm" sẽ không vượt qua được bất kỳ sự kiểm tra nào. Hãy nêu rõ tên những người tham gia và chủ đề cuộc họp.
Xếp các hóa đơn gộp vào một danh mục. Một hóa đơn khách sạn bao gồm cả tiền ăn uống phải được phân bổ trên một cơ sở hợp lý, và chính các khoản mục chi tiết trên hóa đơn thường cung cấp cơ sở đó.
Làm mất liên kết giữa báo cáo và hóa đơn. Một cột tham chiếu hóa đơn không tốn chi phí để duy trì nhưng lại giúp bạn tiết kiệm cả một buổi chiều khi bị kiểm toán.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo chi phí là gì? Đó là một tài liệu liệt kê các khoản chi phí kinh doanh mà một cá nhân đã tự thanh toán, với ngày tháng, số tiền, danh mục và mục đích kinh doanh cho từng khoản. Các hóa đơn sẽ chứng minh cho các mục ghi chép này, để người sử dụng lao động có thể hoàn trả tiền hoặc doanh nghiệp có thể chứng minh cho một khoản khấu trừ.
IRS yêu cầu những gì đối với hồ sơ chi phí? Ấn phẩm 463 của IRS mô tả việc lưu giữ hồ sơ bằng văn bản cho mỗi khoản chi phí, được chứng minh riêng biệt bằng bằng chứng tài liệu như hóa đơn, séc đã hủy hoặc biên lai. Ấn phẩm cũng nêu rõ rằng một hồ sơ được chuẩn bị trên máy tính được coi là một hồ sơ đầy đủ.
Tôi cần ghi lại một khoản chi phí sớm như thế nào? Ấn phẩm 463 khuyên bạn nên ghi lại các yếu tố của một khoản chi phí tại hoặc gần thời điểm nó phát sinh. Ấn phẩm cũng lưu ý rằng một nhật ký hàng tuần ghi chép lại việc sử dụng trong tuần được coi là một hồ sơ được lưu giữ kịp thời.
Tôi phải xử lý hóa đơn khách sạn bao gồm cả tiền ăn uống như thế nào? Ấn phẩm 463 cho biết bạn phải phân bổ khoản chi phí giữa tiền ăn uống và các dịch vụ khác, và bạn phải có cơ sở hợp lý cho việc phân bổ đó. Các dòng ghi chi tiết trên chính hóa đơn thường là cơ sở đó.
Báo cáo chi phí có cần hóa đơn cho mọi khoản mục không? Ấn phẩm 463 nêu rõ rằng nhìn chung cần phải có bằng chứng tài liệu, và liệt kê các trường hợp ngoại lệ cụ thể, bao gồm một số thỏa thuận công tác phí nhất định được hạch toán theo một kế hoạch có thể giải trình. Chính sách của người sử dụng lao động có thể nghiêm ngặt hơn quy định thuế.
Kết luận
Báo cáo chi phí là một tài liệu chứng minh nhưng lại có vẻ ngoài giống như một bảng tính. Những hàng gây ra rắc rối không bao giờ là những hàng có hóa đơn rõ ràng và mục đích cụ thể. Chúng là những hàng được dựng lại, những hàng mơ hồ và những hóa đơn gộp mà ai đó đã làm tròn thành một danh mục duy nhất.
Hãy ghi chép ngay khi phát sinh, giữ tham chiếu hóa đơn bên cạnh mỗi hàng và phân chia các hóa đơn gộp trên một cơ sở mà bạn có thể giải thích được. Đó là phần lớn công việc.
Có phải phần tốn thời gian nhất là chuyển đổi một thư mục hóa đơn và một bảng sao kê thẻ thành một bảng đối chiếu duy nhất? Hãy dùng thử Powerdrill Bloom miễn phí và tải cả hai lên cùng lúc.
Nguồn: Ấn phẩm 463 của IRS, Chi phí Đi lại, Quà tặng và Xe hơi. Bài viết này là thông tin chung, không phải lời khuyên về thuế.