Cách lập phân tích điểm hòa vốn trong Excel: Hướng dẫn toàn diện

Phân tích điểm hòa vốn giúp xác định mức doanh số mà tại đó tổng doanh thu bằng tổng chi phí, nghĩa là doanh nghiệp không có lãi cũng không bị lỗ. Để thực hiện phân tích này trong Excel, hãy nhập chi phí cố định, đơn giá bán và chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị sản phẩm. Chia chi phí cố định cho hiệu số giữa đơn giá bán và chi phí biến đổi, sau đó vẽ biểu đồ biểu diễn doanh thu so với tổng chi phí.

Hướng dẫn này bao gồm các công thức, các thông tin đầu vào cần thiết, ba bước thực hiện trong Excel và một ví dụ thực tế. Hướng dẫn cũng chỉ cho bạn cách sử dụng Goal Seek và bảng dữ liệu (data tables) để thử nghiệm xem điều gì sẽ thay đổi khi giá cả hoặc chi phí biến động.

Phân tích điểm hòa vốn là gì

Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ (SBA) định nghĩa điểm hòa vốn là "điểm mà tại đó tổng chi phí và tổng doanh thu bằng nhau." Dưới điểm đó, mỗi sản phẩm bán ra vẫn chưa đủ để bù đắp chi phí của doanh nghiệp. Trên điểm đó, mỗi sản phẩm bán ra sẽ mang lại lợi nhuận.

SBA xếp phân tích điểm hòa vốn vào nhóm các lý do cần tính toán chi phí khởi nghiệp, bên cạnh việc ước tính lợi nhuận và đảm bảo các khoản vay. Các bên cho vay và nhà đầu tư thường yêu cầu phân tích này vì nó cho thấy doanh nghiệp phải bán được bao nhiêu trước khi ngừng thua lỗ.

Phân tích điểm hòa vốn trả lời ba câu hỏi thực tế. Chúng ta cần bán bao nhiêu đơn vị sản phẩm? Mức doanh số đó tương đương với bao nhiêu doanh thu? Và kết quả đó nhạy cảm thế nào trước những thay đổi về giá cả và chi phí?

Nó cũng đóng vai trò như một bài kiểm tra nhanh cho một ý tưởng mới. Trước khi bạn quyết định đầu tư vào một sản phẩm hoặc địa điểm mới, hãy ước tính ba thông tin đầu vào này. Sau đó, hãy tự hỏi liệu sản lượng yêu cầu có thực tế đối với thị trường mà bạn phục vụ hay không.

Các công thức tính điểm hòa vốn

SBA đưa ra hai phiên bản của công thức tính điểm hòa vốn.

Tính theo đơn vị sản phẩm:

Điểm hòa vốn (đơn vị sản phẩm) = chi phí cố định / (đơn giá bán - chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị)

Tính theo doanh thu bằng tiền:

Điểm hòa vốn (doanh thu bằng tiền) = chi phí cố định / biên đóng góp

SBA giải thích thuật ngữ thứ hai là "sự chênh lệch giữa giá của một sản phẩm và chi phí để tạo ra sản phẩm đó." Đối với công thức tính theo doanh thu bằng tiền, tỷ lệ biên đóng góp được tính bằng: giá bán trừ chi phí biến đổi, chia cho giá bán.

Sự khác biệt đó rất quan trọng trong bảng tính. Biên đóng góp trên mỗi đơn vị là một số tiền cụ thể, ví dụ như $3 trên một sản phẩm có giá $5. Tỷ lệ biên đóng góp là một tỷ lệ phần trăm, ví dụ như 60%. Hãy sử dụng số tiền cụ thể cho công thức tính đơn vị sản phẩm và sử dụng tỷ lệ phần trăm cho công thức tính doanh thu bằng tiền.

SBA cũng đặt ra một giới hạn: "Phân tích điểm hòa vốn này được xây dựng trên cơ sở một sản phẩm hoặc dịch vụ đơn lẻ." Một phần sau sẽ hướng dẫn cách xử lý khi có nhiều hơn một sản phẩm.

Những gì bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu

Ba thông tin đầu vào quyết định mọi phân tích điểm hòa vốn. Việc phân loại chi phí chính xác quan trọng hơn nhiều so với việc thao tác trên Excel.

Thông tin đầu vào	Ý nghĩa	Ví dụ
Chi phí cố định	Chi phí không thay đổi bất kể bạn bán được bao nhiêu sản phẩm	Tiền thuê nhà, lương nhân viên, bảo hiểm, phí đăng ký phần mềm
Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị	Chi phí tăng lên theo từng đơn vị sản phẩm bán ra	Nguyên vật liệu, đóng gói, phí thanh toán, vận chuyển
Đơn giá bán	Số tiền khách hàng trả cho một đơn vị sản phẩm	Giá niêm yết, hoặc giá bán trung bình sau khi giảm giá

Hãy sử dụng cùng một khoảng thời gian cho mọi thông tin đầu vào. Nếu tiền thuê nhà tính theo tháng, kết quả thu được sẽ là điểm hòa vốn hàng tháng. Việc gộp chung lương năm với tiền thuê nhà hàng tháng sẽ tạo ra một con số vô nghĩa.

Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị là thông tin đầu vào mà mọi người thường hay đoán mò nhất. Thay vào đó, hãy ước tính từ số liệu lịch sử. Hãy lấy tổng chi phí biến đổi của quý trước chia cho số lượng đơn vị sản phẩm bán ra trong cùng quý đó. Nếu kết quả biến động nhiều giữa các quý, hãy sử dụng mức trung bình của nhiều kỳ.

Một số chi phí là chi phí hỗn hợp. Một gói cước điện thoại có phí thuê bao cơ bản và phí sử dụng vượt định mức sẽ có cả phần cố định và phần biến đổi. Hãy tách riêng chúng ra thay vì đoán xem chúng thuộc nhóm nào.

Cách lập phân tích điểm hòa vốn trong Excel

Ba bước dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng một mô hình và biểu đồ hòa vốn hoạt động hiệu quả. Các bước này sử dụng các công thức tiêu chuẩn cũng hoạt động được trong Google Sheets.

Bước 1: Thiết lập các thông tin đầu vào

Mở một trang tính trống và đặt nhãn cho các ô từ A1 đến A3 lần lượt là Fixed costs, Price per unit, và Variable cost per unit. Nhập các giá trị tương ứng vào các ô từ B1 đến B3.

Hãy để các thông tin đầu vào trong các ô riêng biệt, tuyệt đối không nhập trực tiếp vào công thức. Bằng cách đó, mọi tính toán sau này sẽ tự động cập nhật khi thông tin đầu vào thay đổi, và bạn có thể thử nghiệm các kịch bản khác nhau chỉ bằng cách chỉnh sửa một ô.

Định dạng các ô nhập liệu bằng một màu nền nhạt. Điều này báo hiệu cho bất kỳ ai mở tệp biết những con số nào họ được phép thay đổi.

Bước 2: Tính toán điểm hòa vốn

Thêm các phép tính vào các hàng từ 5 đến 8.

• Tại ô A5, nhập Contribution margin per unit, và tại ô B5 nhập =B2-B3.
• Tại ô A6, nhập Break-even units, và tại ô B6 nhập =ROUNDUP(B1/B5,0).
• Tại ô A7, nhập Contribution margin ratio, và tại ô B7 nhập =B5/B2.
• Tại ô A8, nhập Break-even sales, và tại ô B8 nhập =B1/B7.

Hàm ROUNDUP rất quan trọng ở ô B6. Bạn không thể bán một phần lẻ của sản phẩm, và việc làm tròn xuống sẽ khiến bạn chưa đạt đến điểm hòa vốn.

Hãy kiểm tra xem giá trị ở ô B8 có xấp xỉ bằng B6 nhân với đơn giá bán hay không. Nếu không, một trong các thông tin đầu vào đã bị đặt sai ô.

Bước 3: Xây dựng biểu đồ hòa vốn

Phía dưới phần tính toán, hãy lập một bảng nhỏ. Ở cột D, liệt kê sản lượng sản phẩm từ 0 trở lên theo các bước đều nhau, ví dụ như 0, 500, và 1,000. Tiếp tục liệt kê vượt qua điểm hòa vốn của bạn. Ở cột E, tính doanh thu bằng công thức =D11*$B$2. Ở cột F, tính tổng chi phí bằng công thức =$B$1+D11*$B$3.

Chọn các cột từ D đến F và chèn một biểu đồ. Biểu đồ phân tán (scatter chart) với các đường thẳng là lựa chọn tốt nhất, vì nó coi cột sản lượng là một trục số thực sự.

Đường doanh thu bắt đầu từ điểm 0 và dốc lên nhanh chóng. Đường tổng chi phí bắt đầu từ mức chi phí cố định và dốc lên chậm hơn. Điểm giao nhau giữa hai đường này chính là điểm hòa vốn. Hãy thêm một nhãn dữ liệu (data label) tại đó để người đọc không phải tự ước lượng. Tô màu nhạt cho khu vực bên phải điểm giao nhau để biểu thị vùng lợi nhuận.

Một ví dụ thực tế

Một xe bán cà phê có chi phí cố định là $6,000 một tháng. Xe bán cà phê với giá $5.00 một ly, và mỗi ly tốn $2.00 chi phí hạt cà phê, sữa, ly giấy và phí quẹt thẻ.

Phép tính	Kết quả
Biên đóng góp trên mỗi đơn vị	$5.00 - $2.00 = $3.00
Điểm hòa vốn (đơn vị sản phẩm)	$6,000 / $3.00 = 2,000 ly
Tỷ lệ biên đóng góp	$3.00 / $5.00 = 60%
Điểm hòa vốn (doanh thu)	$6,000 / 0.60 = $10,000

Xe cà phê cần bán được 2,000 ly mỗi tháng, tương đương $10,000 doanh thu, để bù đắp chi phí. Mỗi ly bán thêm sau đó sẽ mang lại $3.00 lợi nhuận.

Mục tiêu lợi nhuận cũng áp dụng logic tương tự. Để kiếm được $3,000 một tháng, hãy cộng con số này vào chi phí cố định: $9,000 chia cho $3.00 sẽ ra 3,000 ly.

Biên an toàn (margin of safety) cho biết bạn có bao nhiêu khoảng trống dự phòng. Nếu xe cà phê dự kiến bán được 2,600 ly, doanh số có thể giảm tối đa 600 ly trước khi bắt đầu thua lỗ. Con số đó tương đương khoảng 23% doanh số dự kiến.

Sử dụng Goal Seek để tìm mức giá hòa vốn

Đôi khi câu hỏi lại đi theo chiều ngược lại. Bạn đã biết sản lượng của mình và muốn biết mức giá nào sẽ giúp hòa vốn.

Trang hỗ trợ của Microsoft mô tả trường hợp sử dụng này một cách đơn giản. Bạn biết kết quả mình muốn từ một công thức, nhưng không biết thông tin đầu vào nào tạo ra kết quả đó. Goal Seek sẽ tìm thông tin đầu vào đó bằng cách điều chỉnh một ô.

Thêm một ô tính lợi nhuận, ví dụ như B9, với công thức =B2*C1-B1-B3*C1, trong đó ô C1 chứa sản lượng dự kiến của bạn. Sau đó làm theo các bước của Microsoft. Trên tab Data, trong nhóm Forecast, chọn What-If Analysis, rồi chọn Goal Seek. Thiết lập ô B9 thành giá trị 0 bằng cách thay đổi ô B2.

Excel sẽ điều chỉnh giá cho đến khi lợi nhuận bằng đúng 0. Với mức 1,500 ly một tháng, xe cà phê sẽ cần bán với giá $6.00 để hòa vốn.

Microsoft lưu ý một hạn chế: "Goal Seek chỉ hoạt động với một giá trị đầu vào biến đổi." Để giải bài toán với nhiều thông tin đầu vào cùng lúc, Microsoft gợi ý sử dụng tiện ích bổ sung Solver.

Độ nhạy: Điều gì xảy ra nếu giá cả hoặc chi phí thay đổi?

Một con số hòa vốn duy nhất có thể che giấu mức độ mong manh của nó. Một bảng phân tích độ nhạy sẽ hiển thị kết quả trên một phạm vi các thông tin đầu vào khác nhau.

Áp dụng vào ví dụ xe cà phê, một thay đổi nhỏ về giá hoặc chi phí sẽ làm thay đổi điểm hòa vốn một cách đáng kể:

Kịch bản	Biên đóng góp	Điểm hòa vốn (đơn vị sản phẩm)
Kịch bản cơ sở: giá $5.00, chi phí $2.00	$3.00	2,000
Giá tăng lên $5.50	$3.50	1,715
Chi phí biến đổi tăng lên $2.50	$2.50	2,400
Chi phí cố định tăng lên $7,500	$3.00	2,500

Tính năng Data Table của Excel, nằm trong mục What-If Analysis, có thể tự động xây dựng một bảng lưới như thế này. Hãy đặt một dải giá dọc theo một cột và một dải chi phí biến đổi ngang qua một hàng. Sau đó, hướng bảng dữ liệu vào ô tính điểm hòa vốn (đơn vị sản phẩm).

Hãy so sánh các mức thay đổi có cùng quy mô để xem thông tin đầu vào nào quan trọng nhất. Trong ví dụ này, mức thay đổi 50-cent sẽ cộng thêm 400 ly vào điểm hòa vốn nếu rơi vào chi phí biến đổi, nhưng chỉ giảm đi 285 ly nếu áp dụng vào giá bán. Đó là lý do tại sao chi phí biến đổi thường là chi phí đầu tiên đáng để thương lượng.

Phân tích điểm hòa vốn cho nhiều sản phẩm

Công thức của SBA giả định doanh nghiệp chỉ có một sản phẩm duy nhất. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều bán nhiều sản phẩm, mỗi sản phẩm có biên lợi nhuận riêng.

Phương pháp thông thường là sử dụng biên đóng góp bình quân gia quyền. Hãy ước tính tỷ trọng doanh số đóng góp của từng sản phẩm, nhân biên đóng góp của từng sản phẩm với tỷ trọng của nó, rồi cộng các kết quả lại. Chia chi phí cố định cho con số gia quyền đó để có được sản lượng hòa vốn cho toàn bộ danh mục sản phẩm.

Dưới đây là một ví dụ ngắn. Sản phẩm A có biên đóng góp là $3 và chiếm 60% sản lượng. Sản phẩm B có biên đóng góp là $5 và chiếm 40% sản lượng. Biên đóng góp gia quyền là $3 nhân 0.6 cộng với $5 nhân 0.4, bằng $3.80. Với chi phí cố định là $7,600, điểm hòa vốn là 2,000 đơn vị sản phẩm: gồm 1,200 sản phẩm A và 800 sản phẩm B.

SBA lưu ý rằng bạn cũng có thể muốn thực hiện tính toán riêng lẻ cho từng sản phẩm nếu doanh số biến động theo từng tháng. Cơ quan này cũng đưa ra một cảnh báo đáng lưu ý: Điểm hòa vốn chỉ là một con số ước tính phục vụ cho việc lập kế hoạch và đánh giá tính khả thi đối với bên cho vay, chứ không nhằm mục đích thay thế cho công tác kế toán chi tiết.

Nếu cơ cấu sản phẩm thay đổi, điểm hòa vốn cũng sẽ thay đổi theo. Việc chuyển dịch sang các sản phẩm có biên lợi nhuận thấp sẽ làm tăng điểm hòa vốn ngay cả khi tổng doanh số vẫn giữ nguyên.

Cách trình bày phân tích điểm hòa vốn

Hầu hết người đọc chỉ cần ba con số và một biểu đồ. Hãy bắt đầu bằng sản lượng hòa vốn, doanh thu hòa vốn và biên an toàn. Đặt biểu đồ ngay phía dưới và đánh dấu rõ ràng điểm giao nhau.

Sau đó, hãy trình bày bảng phân tích độ nhạy. Nó sẽ trả lời câu hỏi mà bất kỳ bên cho vay hay nhà quản lý nào cũng sẽ hỏi tiếp theo: Điều gì xảy ra nếu chi phí tăng hoặc doanh số không đạt kỳ vọng?

Hãy luôn hiển thị rõ ràng các thông tin đầu vào. Một danh sách ngắn gọn gồm chi phí cố định, giá bán và chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị sẽ giúp người đọc kiểm tra logic của bạn chỉ trong một phút. SBA lưu ý rằng điểm hòa vốn là một phép tính quan trọng trong kế hoạch kinh doanh, vì vậy hãy chuẩn bị tinh thần rằng nó sẽ được xem xét rất kỹ lưỡng.

Các sai lầm thường gặp

• Lẫn lộn các khoảng thời gian. Tiền thuê nhà hàng tháng gộp với lương năm sẽ cho ra kết quả vô nghĩa. Hãy quy đổi tất cả về cùng một khoảng thời gian.
• Sử dụng giá niêm yết khi khách hàng trả ít hơn. Nếu việc giảm giá diễn ra phổ biến, hãy sử dụng mức giá trung bình thực tế thu được.
• Bỏ quên các chi phí biến đổi nhỏ. Phí quẹt thẻ, đóng gói và vận chuyển cộng dồn trên mỗi đơn vị sản phẩm sẽ làm thay đổi kết quả.
• Bỏ qua giới hạn công suất. Chi phí cố định thường tăng vọt ở một số mức sản lượng nhất định, chẳng hạn như khi cần thêm ca làm việc thứ hai hoặc không gian rộng hơn. Hãy tính toán lại ở mỗi giai đoạn.
• Làm tròn xuống. Một kết quả lẻ có nghĩa là bạn cần bán thêm một đơn vị sản phẩm nguyên vẹn tiếp theo, chứ không phải bớt đi.

Thực hiện nhanh hơn với AI

Phương pháp lập bảng tính hoạt động rất tốt một khi việc phân loại chi phí đã rõ ràng. Phần tốn thời gian nhất thường là giai đoạn chuẩn bị, vì các khoản chi phí thường nằm rải rác trong tệp xuất sổ cái chung hoặc một đống hóa đơn.

Một không gian làm việc AI có thể thực hiện việc phân loại đó. Hãy tải tệp xuất chi phí lên Powerdrill Bloom và yêu cầu công cụ này phân loại từng dòng chi phí thành cố định hoặc biến đổi, sau đó tính toán sản lượng và doanh thu hòa vốn. Bạn cũng có thể yêu cầu tạo bảng phân tích độ nhạy và biểu đồ ngay trong cùng một câu lệnh.

Hãy xem lại việc phân loại trước khi tin tưởng vào kết quả. Các chi phí hỗn hợp, chẳng hạn như tiền điện nước, thường cần đến sự đánh giá chủ quan mà chỉ bạn mới có thể đưa ra.

Để có bức tranh lập kế hoạch rộng hơn, các trang sensitivity analysis generator và AI financial modeling sẽ cung cấp các mô hình liên quan. Hướng dẫn của chúng tôi về budget vs. actual report sẽ chỉ ra cách theo dõi xem kết quả thực tế đang cao hơn hay thấp hơn kế hoạch. Để theo dõi thời điểm dòng tiền thay vì chỉ xem tổng số, một cash flow report sẽ hiển thị thời điểm tiền thực tế đổ về.

Nếu bạn đã có sẵn tệp xuất chi phí, bạn có thể thử trải nghiệm Powerdrill Bloom và so sánh kết quả hòa vốn của công cụ này với bảng tính của chính bạn.

Các câu hỏi thường gặp

Phân tích điểm hòa vốn là gì?

Phân tích điểm hòa vốn tính toán mức doanh số mà tại đó tổng doanh thu bằng tổng chi phí. Tại điểm đó, doanh nghiệp không có lãi cũng không bị lỗ. Phân tích này thường được sử dụng trong các kế hoạch kinh doanh và hồ sơ xin vay vốn.

Làm thế nào để tính điểm hòa vốn theo đơn vị sản phẩm?

Chia chi phí cố định cho biên đóng góp trên mỗi đơn vị (bằng giá bán trừ đi chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị). Với $6,000 chi phí cố định và biên đóng góp $3 trên mỗi đơn vị, điểm hòa vốn sẽ là 2,000 đơn vị sản phẩm.

Làm thế nào để thực hiện phân tích điểm hòa vốn trong Excel?

Nhập chi phí cố định, giá bán và chi phí biến đổi vào các ô riêng biệt. Tính biên đóng góp bằng cách lấy giá bán trừ đi chi phí biến đổi, sau đó chia chi phí cố định cho con số đó. Vẽ biểu đồ doanh thu và tổng chi phí theo sản lượng, rồi xác định điểm giao nhau.

Sự khác biệt giữa biên đóng góp và tỷ lệ biên đóng góp là gì?

Biên đóng góp trên mỗi đơn vị là một số tiền cụ thể: bằng giá bán trừ đi chi phí biến đổi. Tỷ lệ biên đóng góp là số tiền đó chia cho giá bán, được hiển thị dưới dạng phần trăm. Hãy sử dụng số tiền cụ thể cho sản lượng hòa vốn và sử dụng tỷ lệ phần trăm cho doanh thu hòa vốn.

Tại sao phân tích điểm hòa vốn lại quan trọng?

Nó cho thấy doanh nghiệp phải bán được bao nhiêu trước khi ngừng thua lỗ. Nó cũng tiết lộ thông tin đầu vào nào, chẳng hạn như giá bán, chi phí biến đổi hoặc tiền thuê nhà, ảnh hưởng nhiều nhất đến ngưỡng đó. SBA xếp phân tích này vào nhóm các lý do cần tính toán chi phí khởi nghiệp.

Nguồn tham khảo: US Small Business Administration, Tính toán chi phí khởi nghiệp của bạn · Microsoft Support, Sử dụng Goal Seek. Ví dụ thực tế trong bài sử dụng các con số mang tính minh họa.