Cách tạo Rent Roll bằng AI: Hướng dẫn từng bước
Bảng kê tiền thuê là tài liệu đầu tiên mà bên cho vay, người mua hoặc chính kế toán của bạn sẽ yêu cầu. Đây cũng là tài liệu thường được lưu dưới dạng bảng tính mà ba người cùng chỉnh sửa nhưng không ai hoàn toàn tin tưởng.
Khoảng cách giữa hai thực tế đó chính là nguyên nhân khiến các thương vụ bị đình trệ. Một bảng kê tiền thuê không khớp với hồ sơ hợp đồng thuê không đơn thuần là lỗi định dạng — đó là vấn đề về thẩm định pháp lý.
Hướng dẫn này sẽ đề cập đến những nội dung bắt buộc phải có trong tài liệu này và cách lập bảng từ những giấy tờ bạn đang có sẵn. Hướng dẫn cũng chỉ ra những điểm dễ sai sót trong phép tính tỷ lệ lấp đầy, và sự khác biệt giữa bảng này với báo cáo T12 thường đi kèm.
Bảng kê tiền thuê là gì
Bảng kê tiền thuê là báo cáo chi tiết theo từng căn hộ về doanh thu của bất động sản và người có nghĩa vụ thanh toán khoản doanh thu đó. Mỗi căn hộ tương ứng với một dòng và mỗi thông tin về hợp đồng thuê đó tương ứng với một cột. Tổng số tiền ở cuối bảng phải khớp với số tiền thực tế chuyển vào tài khoản ngân hàng.
Bảng kê này trả lời đồng thời ba câu hỏi: Thu nhập hiện tại của bất động sản là bao nhiêu? Khoản thu nhập đó được đảm bảo thế nào trong 12 tháng tới? Và những căn hộ nào hiện đang không tạo ra doanh thu?
Ba câu hỏi này giải thích lý do tại sao định dạng của bảng kê lại đồng nhất trên toàn ngành. Một người đọc hiểu bố cục có thể trả lời cả ba câu hỏi trên trong chưa đầy một phút, và đó chính là mục đích cốt lõi của một tài liệu chuẩn hóa.
Các đơn vị quản lý vận hành sử dụng bảng kê này hàng tháng để hoạt động, còn chủ sở hữu dùng để định giá. Bên cho vay xem xét bảng kê trong quá trình thẩm định tín dụng, còn người mua dùng trong quá trình thẩm định pháp lý. Đó là lý do tại sao tài liệu này phải vượt qua được sự săm soi của những người đọc luôn có mọi lý do để tìm ra sai sót trong đó.
Những thông tin cần có trong bảng kê tiền thuê
Không có một định dạng bắt buộc duy nhất nào, nhưng các cột dưới đây là những gì người đọc kỳ vọng sẽ thấy. Thiếu bất kỳ cột nào cũng sẽ dẫn đến một email yêu cầu làm rõ.
- Mã định danh căn hộ — số phòng hoặc địa chỉ, khớp với thông tin trên hợp đồng thuê
- Loại và diện tích căn hộ — số phòng ngủ và phòng tắm, hoặc diện tích sàn đối với bất động sản thương mại
- Tên người thuê — hoặc "Trống"
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng thuê — hai mốc ngày quyết định mọi vấn đề về thời hạn hết hạn
- Tiền thuê hàng tháng hiện tại — số tiền theo hợp đồng, không phải số tiền theo ngân sách dự kiến
- Giá thuê thị trường — mức giá ước tính của bạn nếu căn hộ được cho thuê vào hôm nay
- Tiền đặt cọc đang giữ
- Các khoản phí định kỳ khác — phí gửi xe, phí nuôi thú cưng, phí kho bãi, tiền tiện ích hoàn trả
- Số dư còn nợ — nợ đọng tính đến ngày lập báo cáo
- Tình trạng lấp đầy — đã dọn vào, đang trống, hoặc đã ký hợp đồng nhưng chưa dọn vào
Mục cuối cùng là mục cần phải cẩn trọng nhất, và phần tiếp theo sẽ giải thích lý do tại sao.
Có hai cột tùy chọn rất đáng để thêm vào nếu áp dụng được. Cột ưu đãi ghi nhận các tháng miễn phí hoặc khoản khấu trừ khi dọn vào, giúp tránh việc hiểu nhầm tiền thuê theo hợp đồng là tiền thuê thực tế. Cột tùy chọn gia hạn ghi chú bất kỳ quyền gia hạn nào của người thuê. Người mua sẽ định giá tòa nhà rất khác nếu một nửa số hợp đồng thuê có thể được gia hạn tùy theo ý muốn của người thuê.
Cột tình trạng lấp đầy là nơi dễ xảy ra sai sót nhất
Hầu hết các lỗi trong bảng kê tiền thuê không phải là lỗi số học. Chúng là lỗi phân loại — cụ thể là cách xử lý đối với một căn hộ đã ký hợp đồng thuê nhưng chưa có người dọn vào ở.
Chương trình Khảo sát Trống nhà ở và Sở hữu nhà của U.S. Census Bureau công bố tỷ lệ trống nhà cho thuê toàn quốc, và họ rất chính xác về điểm này. Tỷ lệ này được định nghĩa là "tỷ lệ nguồn cung nhà cho thuê đang để trống để chờ thuê."
Sau đó, chương trình bổ sung một điểm làm rõ mà hầu hết các bảng tính nội bộ đều bỏ qua: "Không tính vào mẫu số các căn hộ cho thuê quanh năm đã được thuê nhưng đang chờ người dọn vào."
In other words, the official statistical treatment does not count a leased-but-empty unit as available inventory. It is neither producing rent today nor sitting on the market.
Hãy chọn một cách xử lý, ghi rõ trên tài liệu và áp dụng một cách nhất quán. Một bảng kê âm thầm trộn lẫn giữa tỷ lệ lấp đầy thực tế và tỷ lệ lấp đầy kinh tế sẽ tạo ra hai con số khác nhau tùy thuộc vào người cộng cột đó. Đó chính là sự sai lệch mà chuyên viên phân tích của bên cho vay sẽ phát hiện ra.
Điều này có ý nghĩa quan trọng hơn cả sự ngăn nắp nội bộ. U.S. Census Bureau lưu ý rằng tỷ lệ trống nhà cho thuê "là một thành phần của chỉ số các chỉ báo kinh tế hàng đầu." Do đó, định nghĩa bạn áp dụng sẽ quyết định liệu số liệu danh mục đầu tư của bạn có thể so sánh được với tiêu chuẩn quốc gia hay không.
Những thứ bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu
Hãy thu thập những tài liệu này trước khi mở bất kỳ phần mềm nào. Việc lập bảng kê tiền thuê phần lớn là một hoạt động đối soát, và việc đối soát đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin từ cả hai phía.
Hồ sơ hợp đồng thuê của từng căn hộ, bao gồm cả các phụ lục và gia hạn. Biên lai thu tiền thuê hoặc tiền gửi ngân hàng của ba tháng gần nhất. Danh sách nợ đọng hiện tại của bạn. Ghi chú về bất kỳ khoản ưu đãi nào — các tháng miễn phí, thời gian giảm tiền thuê hoặc khoản khấu trừ khi dọn vào khiến tiền thuê theo hợp đồng khác với số tiền thực tế thu được.
Nếu những thông tin này nằm ở các hệ thống khác nhau thì đó là điều bình thường. Đây cũng là lý do tại sao việc thực hiện thủ công lại mất cả ngày trời.
Một thói quen giúp tiết kiệm thời gian sau này: hãy ghi chú ngày chốt số liệu trước khi bắt đầu và sử dụng ngày đó ở mọi nơi. Nợ đọng, tình trạng lấp đầy và số dư đều thay đổi hàng ngày. Một bảng kê được tổng hợp trong ba ngày mà không có ngày chốt cố định sẽ không thể đối soát khớp với bất kỳ sao kê ngân hàng đơn lẻ nào.
Điều tương tự cũng áp dụng cho sổ cái mà bạn dùng để đối chiếu. Hãy xuất sổ cái một lần duy nhất cho cùng một ngày chốt sổ, thay vì làm mới sổ cái giữa chừng trong quá trình thực hiện.
Cách lập bảng kê tiền thuê bằng AI
Công việc ở đây không phải là nhập liệu. Đó là việc đọc một xấp hợp đồng thuê và trích xuất cùng tám thông tin giống nhau từ mỗi hợp đồng. Mỗi hợp đồng thuê lại trình bày chúng theo một thứ tự hơi khác nhau.
Việc trích xuất đó chính là phần việc đáng để giao cho một trợ lý AI.
Bước 1: Tải lên các hợp đồng thuê và hồ sơ thanh toán
Mở Powerdrill Bloom và tạo một không gian làm việc cho bất động sản đó. Tải lên các tệp PDF hợp đồng thuê, sổ cái tiền thuê hoặc dữ liệu xuất từ ngân hàng, và bất kỳ bảng tính nào bạn đang quản lý.
Việc có nhiều định dạng hỗn hợp là hoàn toàn bình thường và được dự liệu trước ở đây. Hợp đồng thuê có thể là tệp PDF quét, sổ cái ở dạng CSV hoặc Excel, và bảng kê hiện tại có thể là bất kỳ định dạng nào do người trước đó lập ra.
Việc đưa tất cả vào một không gian làm việc là điều giúp cho việc đối chiếu chéo trở nên khả thi. Hợp đồng thuê ghi nhận một con số, còn sổ cái cho biết số tiền thực tế đã nhận được.
Bước 2: Mô tả bảng kê tiền thuê bạn cần
Hãy yêu cầu tạo bảng bằng ngôn ngữ tự nhiên và đặt tên cho các cột bạn muốn. Mỗi căn hộ một dòng, bao gồm số căn hộ, người thuê, ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng thuê, tiền thuê hàng tháng hiện tại, giá thuê thị trường, tiền đặt cọc đang giữ, số dư còn nợ và tình trạng lấp đầy.
Hãy nêu rõ quy tắc tính tỷ lệ lấp đầy của bạn trong cùng một câu lệnh — liệu một căn hộ đã ký hợp đồng nhưng chưa dọn vào được tính là đã lấp đầy, đang trống hay có một trạng thái riêng. Việc nêu rõ một lần ở đây sẽ giúp cột này luôn nhất quán trên mọi dòng.
Hãy yêu cầu gắn cờ cảnh báo đối với bất kỳ căn hộ nào có số tiền trên hợp đồng thuê và số tiền trên sổ cái không khớp nhau. Đó là những dòng xứng đáng để con người dành ra một phút để kiểm tra lại.
Bước 3: Kiểm tra các dòng bị gắn cờ và xuất dữ liệu
Hãy xử lý các cờ cảnh báo sai lệch trước, bởi vì đó là nơi ẩn chứa các vấn đề tài chính thực tế. Một căn hộ trả ít tiền hơn so với hợp đồng thuê thường là do có khoản ưu đãi mà không ai ghi nhận. Một căn hộ trả nhiều tiền hơn thường là do có một gia hạn hợp đồng chưa bao giờ được cập nhật vào hồ sơ.
Sau đó, hãy kiểm tra tổng số tiền so với số tiền thực tế gửi vào ngân hàng trong tháng. Khi con số tổng cộng khớp với ngân hàng, hãy xuất bảng sang Excel hoặc dưới dạng tài liệu để gửi cho bên cho vay.
Mọi số liệu đều có thể truy xuất nguồn gốc về tệp gốc của nó, điều này giúp dữ liệu xuất ra có tính thuyết phục cao khi có ai đó hỏi nguồn gốc của một con số từ đâu ra.
Cách lập bảng kê thủ công trong Excel
Nếu danh mục đầu tư đủ nhỏ, phương pháp thủ công vẫn là một lựa chọn hợp lý.
Tạo mỗi căn hộ một dòng và các cột đã liệt kê ở trên. Hãy nhập mã định danh căn hộ trước và nhập đầy đủ, bao gồm cả các căn hộ trống — một bảng kê tiền thuê bỏ qua các căn hộ trống sẽ phóng đại hiệu quả hoạt động và sẽ bị phát hiện ngay lập tức.
Hãy làm việc theo từng hợp đồng thuê thay vì theo từng cột. Việc mở một hợp đồng thuê một lần và điền thông tin cho toàn bộ dòng đó sẽ tốt hơn việc phải mở mỗi hợp đồng thuê hai lần. Điều này cũng làm giảm khả năng một dòng bị ghi nhầm ngày tháng của người thuê trước đó.
Thêm một cột xác thực bằng cách lấy tiền thuê theo hợp đồng trừ đi tiền thuê thực tế thu được trong tháng. Bất kỳ kết quả nào khác không sẽ là nợ đọng hoặc ưu đãi, và điều đó phải giải thích được chỉ trong một câu.
Hãy tính tổng riêng biệt cho tiền thuê theo hợp đồng, tiền thuê thực thu và nợ đọng. Ba con số tổng này sẽ phản ánh một thực trạng mà nếu chỉ gộp chung một con số tổng sẽ bị che lấp. Khoảng cách giữa hai con số đầu tiên là điều mà bên cho vay sẽ hỏi đến đầu tiên.
Bảng kê tiền thuê so với T12: mỗi loại thể hiện điều gì
Hai tài liệu này hầu như luôn được yêu cầu cùng nhau, và những người mới làm quen với lĩnh vực này thường nhầm lẫn giữa chúng.
Bảng kê tiền thuê là một bức ảnh chụp nhanh. Nó mô tả tình trạng bất động sản tại một thời điểm cụ thể — ai đang ở căn hộ nào, trả bao nhiêu tiền, cho đến khi nào. Nó mang tính hướng về tương lai theo nghĩa là ngày kết thúc hợp đồng thuê sẽ cho bạn biết những gì sẽ chuyển tiếp sang năm tới.
Báo cáo T12, hay doanh thu 12 tháng gần nhất, là một lịch sử hoạt động. Nó thể hiện doanh thu và chi phí thực tế trong 12 tháng, do đó nó ghi nhận tính mùa vụ, chi phí bàn giao, sửa chữa và mọi thứ khác mà bảng kê tiền thuê bỏ qua.
Bên cho vay sẽ đối chiếu hai tài liệu này với nhau. Bảng kê tiền thuê cho biết bất động sản đáng lẽ phải thu được bao nhiêu; báo cáo T12 cho biết thực tế đã thu được bao nhiêu. Một khoảng cách lớn và không được giải thích rõ ràng giữa hai con số đó là cách nhanh nhất khiến quá trình thẩm định tín dụng bị chậm lại.
Hãy lập bảng kê tiền thuê trước. Đó là tài liệu làm cơ sở để diễn giải báo cáo T12.
Cách đối chiếu bảng kê tiền thuê của bạn với dữ liệu thị trường
Khi bảng kê đã chính xác, câu hỏi tiếp theo là liệu các con số đó có tốt hay không.
Cột giá thuê thị trường của riêng bạn chỉ là một con số ước tính, và các ước tính thì luôn có sự sai lệch. Chương trình Khảo sát Trống nhà ở và Sở hữu nhà của U.S. Census Bureau công bố tỷ lệ trống nhà cho thuê hàng quý, cùng với các bảng dữ liệu và bảng hàng năm. Những số liệu này cung cấp cho bạn một nguồn tham chiếu bên ngoài để biết liệu tỷ lệ trống của bạn là bình thường trong giai đoạn đó hay là vấn đề riêng của bất động sản của bạn.
Hãy so sánh dựa trên cùng một định nghĩa. Tỷ lệ nội bộ của bạn có thể tính các căn hộ đã ký hợp đồng nhưng còn trống là đã lấp đầy, khi chỉ số chuẩn lại loại trừ chúng khỏi mẫu số. Trong trường hợp đó, hai con số này không đo lường cùng một thứ, và việc so sánh sẽ khiến bạn hiểu sai theo bất kỳ hướng nào có lợi cho bạn lúc đó.
Các sai lầm thường gặp
Bỏ qua các căn hộ trống trong bảng kê. Bảng kê tiền thuê khi đó sẽ trở thành một danh sách những người thuê đang trả tiền chứ không phải là một báo cáo về bất động sản, và tỷ lệ lấp đầy mà nó thể hiện sẽ bị sai lệch.
Sử dụng tiền thuê theo ngân sách dự kiến thay vì tiền thuê theo hợp đồng. Ngân sách là một kế hoạch. Bảng kê tiền thuê ghi nhận các nghĩa vụ thực tế.
Bỏ qua các khoản ưu đãi. Một căn hộ có giá $2,000 với hai tháng miễn phí không phải là một căn hộ trị giá $2,000 trong suốt thời hạn thuê. Người mua sẽ quy đổi nó về giá trị thực tế cho dù bạn có làm vậy hay không.
Để ngày kết thúc hợp đồng thuê bị quá hạn. Các hợp đồng thuê đã hết hạn chuyển sang hình thức thuê theo từng tháng cần phải được ghi rõ. Bên cho vay sẽ hiểu một ngày kết thúc đã qua là một lỗi nhập liệu hoặc một hợp đồng thuê chưa được gia hạn.
Lập lại bảng kê từ đầu mỗi tháng. Bảng kê nên được tạo lại từ các hồ sơ nguồn thay vì nhập lại từ bản sao của tháng trước. Việc nhập lại thủ công sẽ khiến mọi sai sót trở thành vĩnh viễn, vì không ai kiểm tra lại một con số đã có sẵn từ trước.
Câu hỏi thường gặp
Bảng kê tiền thuê là gì? Đó là báo cáo chi tiết theo từng căn hộ về các hợp đồng thuê của bất động sản: ai đang thuê từng căn hộ, họ trả bao nhiêu, khi nào hợp đồng thuê kết thúc và họ đang nợ bao nhiêu. Tài liệu này được sử dụng cho hoạt động vận hành, định giá, cho vay và thẩm định pháp lý.
Bảng kê tiền thuê nên bao gồm những gì? Mã định danh căn hộ, loại hoặc diện tích căn hộ, tên người thuê, ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng thuê. Tiếp theo là tiền thuê hiện tại, giá thuê thị trường, tiền đặt cọc, các khoản phí định kỳ khác, số dư còn nợ và tình trạng lấp đầy.
Sự khác biệt giữa bảng kê tiền thuê và báo cáo T12 là gì? Bảng kê tiền thuê là một bức ảnh chụp nhanh về các hợp đồng thuê hiện tại tính đến một ngày cụ thể. Báo cáo T12 là lịch sử doanh thu và chi phí thực tế trong 12 tháng. Bên cho vay xem xét cả hai tài liệu này cùng nhau để so sánh số tiền bất động sản đáng lẽ phải thu được với số tiền thực tế đã thu được.
Làm thế nào để tính một căn hộ đã được thuê nhưng chưa dọn vào ở? Hãy chọn một cách xử lý và ghi rõ trên tài liệu. Định nghĩa về tỷ lệ trống nhà cho thuê của U.S. Census Bureau loại trừ các căn hộ đã được thuê nhưng đang chờ người dọn vào khỏi mẫu số nguồn cung sẵn có, đây là một quy ước hợp lý mà bạn có thể làm theo.
Tôi có thể lập bảng kê tiền thuê từ các tệp PDF hợp đồng thuê không? Có. Bước trích xuất các trường thông tin giống nhau từ mỗi hợp đồng thuê rất phù hợp với một không gian làm việc bằng AI. Hãy tải lên cả hồ sơ thanh toán để có thể đối chiếu số tiền theo hợp đồng với số tiền thực tế nhận được.
Kết luận
Giá trị của tài liệu này nằm ở khả năng đối soát được. Bất kỳ ai cũng có thể lập một bảng danh sách các căn hộ và tiền thuê. Nhưng phiên bản vượt qua được quá trình thẩm định pháp lý là phiên bản mà mỗi số liệu đều có thể truy xuất nguồn gốc từ một hợp đồng thuê và được đối chiếu chéo với một khoản tiền gửi.
Hãy xác định đúng định nghĩa về tỷ lệ lấp đầy, đưa các căn hộ trống vào bảng kê và gắn cờ mọi khoảng cách chênh lệch giữa số tiền theo hợp đồng và số tiền thực thu. Khi đó, tài liệu này sẽ không còn là một bảng tính do ai đó quản lý nữa mà sẽ trở thành một bằng chứng xác thực.
Nếu hợp đồng thuê của bạn là các tệp PDF và sổ cái là một bảng tính, thì việc đối soát đó sẽ là phần việc tốn thời gian nhất. Hãy dùng thử Powerdrill Bloom miễn phí — tải lên tệp hợp đồng thuê cùng với sổ cái, và để hệ thống tự động chỉ ra các điểm sai lệch.
Nguồn tham khảo: U.S. Census Bureau, Housing Vacancies and Homeownership · HUD, Office of Asset Management Owners and Portfolio Oversight