Cách tạo mẫu PowerPoint: Hướng dẫn đầy đủ
Để tạo một PowerPoint template, hãy mở slide master, chỉnh sửa master và các layout của nó, sau đó lưu tệp dưới dạng .potx. Microsoft đã nêu rõ: việc lưu một bản trình bày dưới dạng tệp PowerPoint template cho phép bạn "chia sẻ nó với đồng nghiệp và tái sử dụng." Toàn bộ công việc chỉ mất khoảng một giờ sau khi bạn biết mình cần những layout nào.
Điều đó giúp bạn có được một slide thuyết trình (deck) trông nhất quán. Nhưng nó không giúp bạn làm nhanh hơn. Hướng dẫn này sẽ bao gồm cả hai phần: template mà Microsoft hướng dẫn, và nội dung lặp đi lặp lại mà một tệp template không chứa đựng.
Bản chất thực sự của một PowerPoint template là gì
Một template là một tệp được lưu chứa slide master, các slide layout, theme và các placeholder của bạn. Khi mở một bản trình bày mới từ đó, mọi slide đều được sắp xếp sẵn. Phông chữ chuẩn, vị trí logo chuẩn và các khung trống chuẩn đều đã ở đúng vị trí.
Trang hỗ trợ của Microsoft nêu trực tiếp yêu cầu này: "Để tạo một template, bạn cần sửa đổi một slide master và một tập hợp các slide layout." Nếu bỏ qua slide master, bạn chỉ có một slide thuyết trình (deck) được định dạng đẹp mắt, chứ không phải là một template.
Đuôi tệp .potx
Một PowerPoint template được lưu dưới dạng .potx, chứ không phải .pptx. Sự khác biệt này rất quan trọng trong thực tế. Việc mở một tệp .potx sẽ tạo ra một bản trình bày mới dựa trên template đó, nhờ vậy không ai vô tình ghi đè lên bản gốc (master copy) khi đang xây dựng slide thuyết trình (deck) của tháng này.
Template so với theme
Hai khái niệm này thường bị dùng lẫn lộn nhưng chúng không phải là một.
Một theme là tập hợp các màu sắc, phông chữ và hiệu ứng mà bạn áp dụng từ tab Slide Master. Hướng dẫn của Microsoft mô tả việc thêm theme là chọn "một theme đầy màu sắc với các phông chữ và hiệu ứng đặc biệt" từ thư viện.
Một template là tệp được lưu chứa một theme cùng với slide master, các layout và các placeholder của bạn. Theme giúp thay đổi phong cách của slide thuyết trình (deck). Còn template cung cấp bộ khung cho slide thuyết trình đó.
Nên sử dụng kích thước slide nào
Hãy thiết lập điều này trước tiên, vì việc thay đổi nó sau đó sẽ làm xáo trộn mọi layout bạn đã xây dựng. Trên tab Design, chọn Slide Size > Custom Slide Size và chọn hướng trang cũng như kích thước bạn muốn. Màn hình rộng (Widescreen) phù hợp để chia sẻ màn hình; hướng dọc (portrait) phù hợp cho các tài liệu mà mọi người sẽ in ra hoặc đọc trên điện thoại.
Microsoft lưu ý rằng bạn cũng có thể thiết lập hướng cho tất cả các slide từ cùng một vị trí, trong mục Orientation, với tùy chọn Portrait (Dọc) hoặc Landscape (Ngang).
Những gì bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu
Ba thứ, và không có thứ nào yêu cầu tài năng thiết kế cả.
- Một slide thuyết trình (deck) bạn đã từng xây dựng hai lần. Hai chu kỳ là đủ để nhận ra slide nào lặp lại và slide nào chỉ dùng một lần.
- Nguồn dữ liệu đằng sau nó. Thường là một tệp xuất ra: báo cáo CRM, bảng tính tài chính, tệp CSV phân tích sản phẩm.
- Quyết định về những gì sẽ được giữ cố định. Layout, thứ tự các phần và loại biểu đồ có thể cố định. Số liệu và phần bình luận thì không thể.
Hãy viết ra thứ tự các phần từ slide thuyết trình (deck) gần nhất của bạn trước khi mở PowerPoint. Danh sách đó mới là tài sản thực sự, và hầu hết các đội ngũ đều bỏ qua bước tạo danh sách này.
Hướng dẫn từng bước cách tạo PowerPoint template
Hướng dẫn của chính Microsoft rất ngắn gọn và rất đáng để làm theo một cách chính xác.
Tùy chọn 1: bắt đầu từ một tệp trống và thiết lập khung vẽ. Mở File > New > Blank Presentation. Trên tab Design, chọn Slide Size > Custom Slide Size và chọn hướng cũng như kích thước của bạn.
Tùy chọn 2: mở chế độ xem master. Trên tab View, trong nhóm Master Views, chọn Slide Master. Microsoft mô tả những gì bạn đang nhìn thấy: "Slide master là hình ảnh slide lớn nhất ở đầu danh sách hình thu nhỏ (thumbnail) của slide, nằm ở bên trái các slide của bạn. Các slide layout liên kết được đặt ngay bên dưới slide master."
Mọi thay đổi bạn thực hiện trên master sẽ tự động áp dụng xuống các layout bên dưới nó. Mọi thay đổi bạn thực hiện trên một layout đơn lẻ chỉ áp dụng cho các slide sử dụng layout đó. Việc nắm vững hệ thống phân cấp này là điểm khác biệt giữa một template bạn chỉ cần bảo trì ở một nơi duy nhất và một template bạn phải sửa ở chín nơi khác nhau.
Tùy chọn 3: định hình các layout và thêm placeholder. Trên tab Slide Master, bạn có thể áp dụng một theme từ thư viện, thay đổi nền bằng Background Styles, và thêm các placeholder. Microsoft lưu ý rằng một placeholder có thể chứa "văn bản, hình ảnh, biểu đồ, video, âm thanh và các đối tượng khác."
Để thêm một placeholder, hãy chọn layout trong ngăn hình thu nhỏ (thumbnail pane), chọn Insert Placeholder, chọn một loại, sau đó kéo để vẽ nó. Kéo một góc để thay đổi kích thước, kéo cạnh để di chuyển, và chọn phần viền rồi nhấn Delete để xóa cái bạn không muốn giữ.
Sau đó, lưu tệp dưới dạng PowerPoint template. Nó sẽ xuất hiện bên cạnh các tùy chọn có sẵn vào lần tới khi ai đó mở một bản trình bày mới.
Tạo một template từ một bản trình bày hiện có
Hầu hết mọi người bắt đầu với một slide thuyết trình (deck) có sẵn thay vì một tệp trống, và lộ trình thực hiện cũng tương tự nhưng có thêm một bước phụ ở đầu. Hãy mở slide thuyết trình bạn muốn chuẩn hóa và loại bỏ mọi slide có nội dung riêng biệt của tháng đó. Giữ lại một ví dụ cho mỗi loại slide lặp lại. Sau đó, mở slide master và biến những ví dụ đó thành các layout.
Hai thói quen sau sẽ giúp quá trình này diễn ra nhanh hơn. Hãy xóa nội dung nhưng giữ nguyên cấu trúc hình học, để placeholder nằm đúng vị trí mà biểu đồ thực tế từng tọa lạc. Và hãy cưỡng lại ý muốn giữ lại mười một layout chỉ vì mười một hình dạng slide đó từng tồn tại một lần. Chỉ cần ba đến năm layout là đã đủ đáp ứng cho hầu hết các slide thuyết trình (deck) kinh doanh định kỳ.
Bạn cũng có thể bắt đầu từ một thứ đã được thiết kế sẵn. Bài tổng hợp của chúng tôi về các mẫu PowerPoint template phân tích dữ liệu miễn phí bao gồm các slide thuyết trình (deck) được làm sẵn mà bạn có thể tinh giản lại thành một master. Đó là một lối tắt cho phần định hình phong cách, chứ không phải cho phần nội dung.
Những giới hạn mà template không thể giúp bạn
Hãy đọc kỹ trang chính thức và chú ý đến những gì nó đề cập. Kích thước slide, hướng trang, theme, phong cách nền, placeholder, master, layout. Mọi hướng dẫn đều xoay quanh "vỏ bọc" bên ngoài.
Tài liệu hướng dẫn cố tình dừng lại ở phần vỏ bọc. Nó không cho bạn biết báo cáo đánh giá kinh doanh hàng tháng của bạn cần tám slide nào, theo thứ tự ra sao, hoặc mỗi slide nên khẳng định điều gì. Phần đó không phải là một quyết định về định dạng, và không có thiết lập layout nào có thể đưa ra quyết định đó thay bạn.
Vì vậy, một nửa công việc còn lại vẫn phải làm thủ công. Mỗi chu kỳ, ai đó lại mở tệp của tháng trước, xóa các số liệu cũ, dán số liệu mới, viết lại từng tiêu đề và hy vọng không bỏ sót điều gì. Template giúp slide thuyết trình (deck) trông nhất quán, chứ không giúp bạn hoàn thành nó nhanh hơn.
Có một cái giá thứ hai rất dễ bị bỏ qua. Mỗi chu kỳ bắt đầu bằng việc sao chép tệp của tháng trước cũng đồng thời sao chép luôn cả những sai sót của tháng trước. Chú thích không ai cập nhật, trục biểu đồ bị ai đó nhập cứng (hard-code), slide vốn chỉ có giá trị sử dụng một lần duy nhất. Một template được xây dựng từ một bản sao sẽ thừa hưởng tất cả những lỗi đó.
Cách xây dựng phần nội dung với Powerdrill Bloom
Giải pháp là coi nội dung lặp đi lặp lại như một template riêng của nó. Hãy tạo nội dung đó từ tệp nguồn trong mỗi chu kỳ, sau đó đổ nó vào template giao diện trực quan mà bạn vừa xây dựng.
Step 1: Tải lên tệp xuất dữ liệu dùng để xây dựng slide thuyết trình (deck)
Mở Powerdrill Bloom và tải lên tệp mà slide thuyết trình (deck) của bạn phụ thuộc vào. Excel, CSV, PDF và các tài liệu (docs) đều được liệt kê là các định dạng tải lên được hỗ trợ trong gói miễn phí. Hãy sử dụng cùng một tệp xuất dữ liệu mà bạn đã dùng trong chu kỳ trước để đảm bảo tính so sánh công bằng.
Hãy giữ lại các cột lộn xộn. Trường ghi chú văn bản tự do thường là nơi ẩn chứa lời giải thích cho một biến động số liệu. Việc xóa nó trước khi bắt đầu sẽ vô tình vứt bỏ cột hữu ích nhất trong tệp.
Step 2: Mô tả các phần lặp lại bằng ngôn ngữ tự nhiên
Cung cấp cho nó danh sách các phần của bạn từ trước đó, trong một câu lệnh (prompt) duy nhất. Đại loại như: kết quả nổi bật, xu hướng so với kỳ trước, ba nhân tố biến động hàng đầu, một rủi ro, một yêu cầu. Yêu cầu một biểu đồ ở những nơi cần biểu đồ và một dòng thông điệp chính (takeaway) ngắn gọn bên dưới mỗi phần.
Hãy cụ thể về khoảng thời gian so sánh và cách làm tròn số. Hai chi tiết đó là những gì giúp hai chu kỳ thực sự có thể so sánh được với nhau, và chúng cũng là hai thứ mà một người khi tự tay làm lại slide thuyết trình thường âm thầm thay đổi.
Bởi vì mỗi số liệu trả về đều đi kèm với hàng dữ liệu gốc phía sau nó, bạn có thể kiểm tra một lượng số liệu đáng kinh ngạc trước khi nó được đưa lên slide thay vì kiểm tra sau đó.
Step 3: Xuất các phần nội dung và đưa chúng vào template của bạn
Xuất kết quả ra các slide, sau đó áp dụng template đã lưu của bạn để các layout, theme và placeholder tiếp quản. Trang AI canvas liệt kê PowerPoint, hình ảnh và Notion là các mục tiêu xuất dữ liệu được hỗ trợ.
Ở chu kỳ tiếp theo, hãy tải lên tệp xuất dữ liệu mới và chạy cùng một câu lệnh (prompt). Template giao diện trực quan sẽ xử lý phần hình thức. Câu lệnh đã lưu sẽ xử lý phần nội dung.
7 tips cho các slide thuyết trình (deck) định kỳ
- Cố định thứ tự các phần trước khi thiết kế. Một thứ tự trình bày ổn định là điều giúp slide thuyết trình mang lại cảm giác quen thuộc. Phông chữ chỉ là thứ yếu.
- Đặt cho mỗi slide lặp lại một câu hỏi cố định. Không phải là "Doanh thu" mà là "Doanh thu có vượt kế hoạch không, và tại sao?" Tiêu đề thay đổi mỗi tháng; câu hỏi thì không.
- Xây dựng một layout cho mỗi loại slide lặp lại. Biểu đồ kèm thông điệp chính (chart-plus-takeaway), bảng kèm ghi chú (table-plus-note) và phần phân tách chương mục (section divider) sẽ đáp ứng hầu hết các buổi đánh giá kinh doanh.
- Đặt placeholder của thông điệp chính (takeaway) phía trên biểu đồ. Nếu câu đó không có chỗ để đặt, mọi người sẽ bỏ qua việc viết nó.
- Giữ một layout phụ lục mà bạn sẵn sàng để trống. Chi tiết sao lưu dự phòng nên nằm ở một nơi có thể dự đoán được, chứ không phải chen chúc vào luồng nội dung chính.
- Quản lý phiên bản của câu lệnh (prompt) song song với template. Câu lệnh chiếm một nửa giá trị của template. Hãy lưu trữ nó ở cùng một nơi, chứ không phải trong lịch sử trò chuyện của một ai đó.
- Loại bỏ một slide ngay khi không còn ai hỏi về nó nữa. Một template thường âm thầm tích lũy những slide tồn tại chỉ vì chúng đã có sẵn ở đó từ trước.
Việc này mất bao lâu trong lần đầu tiên thực hiện
Hãy dành ra một buổi chiều, phân bổ thời gian không đều nhau. Việc tạo master và các layout mất khoảng một giờ sau khi bạn biết mình cần những layout nào. Việc viết ra thứ tự các phần và chuyển nó thành một câu lệnh (prompt) sẽ mất nhiều thời gian hơn, bởi vì đó là nơi diễn ra các cuộc tranh luận.
Thành quả sẽ thực sự xuất hiện ở chu kỳ thứ ba, chứ không phải chu kỳ thứ hai. Chu kỳ thứ hai chứng minh các layout hoạt động ổn định. Chu kỳ thứ ba là lúc một người khác có thể vận hành slide thuyết trình (deck) mà không cần hỏi bạn cách xây dựng nó như thế nào.
Những thay đổi mang lại trong vòng một năm
| Hạng mục công việc | Chỉ sử dụng layout template | Layout template kết hợp câu lệnh (prompt) đã lưu |
|---|---|---|
| Định dạng phong cách slide | Xử lý một lần | Xử lý một lần |
| Thứ tự các phần | Ghi nhớ bởi một người | Được viết sẵn vào câu lệnh (prompt) |
| Lấy số liệu của chu kỳ này | Thủ công mỗi chu kỳ | Được tạo lại tự động từ tệp xuất dữ liệu mới |
| Viết lại các dòng thông điệp chính (takeaway) | Thủ công mỗi chu kỳ | Được viết nháp, sau đó chỉnh sửa |
| Rủi ro số liệu bị cũ/lỗi thời | Luôn hiện hữu mỗi lần dán dữ liệu | Được giảm thiểu, vì số liệu được tạo lại tự động |
| Bàn giao cho đồng nghiệp | Chỉ chuyển giao tệp, không chuyển giao quy trình | Chuyển giao cả hai |
Triển khai template cho toàn đội ngũ
Một template chỉ thực sự mang lại giá trị nếu những người khác sử dụng nó, và đó là vấn đề về mặt phân phối chứ không phải về mặt thiết kế.
Đặt nó ở nơi bắt đầu một slide thuyết trình (deck) mới. Một tệp nằm trong ổ đĩa dùng chung mà không ai mở thì không phải là một template. Nó phải là thứ xuất hiện khi ai đó chọn New (Tạo mới).
Đặt tên cho các layout bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Chart + takeaway (Biểu đồ + thông điệp chính) sẽ tốt hơn nhiều so với Title and Content 3 (Tiêu đề và Nội dung 3). Mọi người sẽ chọn layout có tên khớp với những gì họ sắp thực hiện.
Viết hướng dẫn gói gọn trong một trang duy nhất và không hơn. Layout nào dùng cho slide nào, dòng thông điệp chính đặt ở đâu, và cần hỏi ai khi có thắc mắc. Bất kỳ tài liệu nào dài hơn thế đều sẽ không được đọc.
Đánh giá lại mỗi quý một lần, chứ đừng bao giờ bỏ mặc nó. Mười phút kiểm tra xem những layout nào thực sự được sử dụng sẽ cho bạn biết nên xóa đi hai layout nào.
Các sai lầm thường gặp
Coi template là toàn bộ giải pháp. Một tệp .potx chỉ giúp chuẩn hóa giao diện bên ngoài. Nó không chứa đựng những lập luận thực tế mà khán giả của bạn sẽ đọc.
Khóa quá nhiều thứ. Các đội ngũ đôi khi xóa bỏ mọi placeholder có thể chỉnh sửa để bảo vệ thiết kế. Người tiếp theo sau đó sẽ xây dựng slide của họ trong một hộp văn bản (text box) trôi nổi phía trên, và template lúc này không còn ý nghĩa gì nữa.
Bắt đầu từ một slide thuyết trình (deck) bạn mới chỉ xây dựng một lần. Một chu kỳ chưa tạo nên một khuôn mẫu. Hãy đợi đến chu kỳ thứ hai và xây dựng template từ những gì thực sự lặp lại.
Quên làm mới dữ liệu. Một template sẽ vui vẻ hiển thị số liệu của quý trước trong layout của quý này. Việc tạo lại nội dung từ tệp nguồn là biện pháp bảo vệ đáng tin cậy duy nhất chống lại điều đó.
Duy trì song song hai phiên bản. Ai đó lưu một bản sao cá nhân, chỉnh sửa master trong đó, và giờ đây một nửa đội ngũ đang sử dụng một template khác. Hãy lưu trữ một tệp duy nhất ở một nơi duy nhất và hướng mọi người sử dụng tệp đó.
Thiết kế cho trường hợp lý tưởng nhất. Các layout được xây dựng xung quanh một biểu đồ gọn gàng duy nhất sẽ bị vỡ ngay trong lần đầu tiên một phần nội dung cần đến hai biểu đồ. Hãy chuẩn bị sẵn cho mình một layout chia đôi (split layout) trước khi bạn thực sự cần đến nó.
Kết luận
Hãy tạo PowerPoint template theo cách mà Microsoft hướng dẫn: thiết lập kích thước slide, mở slide master, xây dựng các layout và placeholder của bạn, rồi lưu dưới dạng .potx. Việc đó sẽ xử lý xong phần vỏ bọc, và nó thực sự xứng đáng để bạn dành ra một buổi chiều.
Sau đó, hãy xử lý nửa còn lại. Hãy giữ lại danh sách các phần, giữ lại câu lệnh (prompt), và tạo lại nội dung từ tệp xuất dữ liệu nguồn trong mỗi chu kỳ thay vì phải nhập lại thủ công. Hãy dùng thử Powerdrill Bloom trên slide thuyết trình (deck) mà bạn thường xuyên phải làm lại nhất và xem có bao nhiêu phần trong đó thực chất chưa bao giờ là mới.
Các câu hỏi thường gặp
Đuôi tệp của PowerPoint template là gì?
Một PowerPoint template được lưu dưới dạng tệp .potx. Việc mở tệp này sẽ tạo ra một bản trình bày mới dựa trên template đó, đó là lý do tại sao bản gốc (master copy) không bị ghi đè một cách vô tình.
Làm cách nào để tạo một PowerPoint template từ một bản trình bày hiện có?
Hãy mở slide thuyết trình (deck), xóa nội dung riêng biệt của chu kỳ đó và giữ lại một ví dụ cho mỗi loại slide lặp lại. Sau đó, mở slide master, biến những ví dụ đó thành các layout và lưu tệp dưới dạng một template.
Tôi có bắt buộc phải chỉnh sửa slide master để tạo một template không?
Có. Microsoft nêu rõ rằng "để tạo một template, bạn cần sửa đổi một slide master và một tập hợp các slide layout." Slide master nằm ở đầu ngăn hình thu nhỏ (thumbnail pane) với các layout của nó nằm ngay bên dưới.
Sự khác biệt giữa một PowerPoint template và một theme là gì?
Một theme là tập hợp các màu sắc, phông chữ và hiệu ứng mà bạn áp dụng từ tab Slide Master. Một template là tệp được lưu chứa cả theme cùng với slide master, các layout và các placeholder của bạn.
Một template có thể tự động cập nhật số liệu của tôi không?
Không. Một template chỉ lưu trữ layout, theme và các placeholder. Việc làm mới số liệu là một bước riêng biệt, đó là lý do tại sao việc kết hợp template với một phương pháp lặp lại để tạo lại nội dung mới thực sự là điều giúp tiết kiệm thời gian.