Cách chuyển đổi PDF sang Excel: 5 cách dễ dàng trong năm 2026

Để chuyển đổi PDF sang Excel, hãy mở Excel và chọn Data > Get Data > From File > From PDF. Chọn tệp, chọn bảng bạn muốn trong Navigator và nhấp vào Load. Bảng sẽ xuất hiện trong một trang tính mới. Đối với các tệp PDF dạng quét, hãy sử dụng trình chuyển đổi có tính năng nhận dạng văn bản, chẳng hạn như Adobe Acrobat hoặc một công cụ AI.

Hướng dẫn này bao gồm năm cách để thực hiện, từ các công cụ tích hợp sẵn trong Excel đến AI. Hướng dẫn cũng đề cập đến cách chọn phương pháp phù hợp, một ví dụ thực tế và cách khắc phục các vấn đề phổ biến nhất sau khi dữ liệu được tải lên.

Nên chọn cách nào

Mỗi cách sẽ phù hợp với một loại PDF khác nhau.

Cách	Tốt nhất cho	Yêu cầu
Cách 1: Excel Get Data	PDF dạng văn bản với các bảng rõ ràng	Excel với Power Query
Cách 2: Adobe Acrobat desktop	PDF dài hoặc dạng quét, có quyền kiểm soát các cài đặt	Một gói đăng ký Acrobat
Cách 3: Acrobat online	Các tệp đơn lẻ nhanh chóng trên trình duyệt	Một trình duyệt
Cách 4: Sao chép và dán	Một bảng nhỏ trên một trang	Bất kỳ trình đọc PDF nào
Cách 5: Các công cụ AI	Các bảng lộn xộn, nhiều tệp hoặc dữ liệu bạn cần phân tích	Tài khoản công cụ AI

Hai câu hỏi sẽ quyết định hầu hết các trường hợp. PDF là dạng văn bản hay dạng quét? Và bạn chỉ cần bảng dữ liệu, hay cần cả phần phân tích sau đó?

Một tệp PDF dạng văn bản cho phép bạn chọn từ bằng con trỏ. Một tệp PDF dạng quét là hình ảnh của một trang. Các bản quét cần nhận dạng văn bản, điều mà Cách 2, 3 và 5 có thể xử lý.

Nếu cùng một tệp PDF được gửi đến hàng tháng, hãy ưu tiên cách có tính lặp lại. Truy vấn của Excel có thể làm mới và công cụ AI có thể chạy lại cùng một yêu cầu. Sao chép và dán phải được thực hiện thủ công mỗi lần.

Trước khi bắt đầu: kiểm tra tệp PDF của bạn

Một chút chuẩn bị sẽ giúp tiết kiệm thời gian dọn dẹp sau này. Hãy kiểm tra các điểm sau trước:

• Bạn có thể chọn văn bản không? Hãy thử bôi đen một con số. Nếu không thể, PDF đó là dạng quét.
• Các bảng nằm ở đâu? Ghi chú số trang để bạn có thể bỏ qua các trang bìa và ghi chú.
• Các bảng có kéo dài qua nhiều trang không? Các bảng nhiều trang cần được kết hợp lại.
• Có các tiêu đề bị gộp (merged) không? Tiêu đề hai hàng thường bị chia thành các cột lẻ.
• Định dạng của các con số là gì? Lưu ý các ký hiệu tiền tệ và các dấu phân cách thập phân và hàng nghìn.

Đồng thời quyết định những gì bạn cần ở kết quả cuối cùng. Một bảng sạch sẽ để bạn tự sử dụng cần ít công sức hơn là một báo cáo cho người khác.

Cuối cùng, hãy giữ một bản sao của tệp PDF gốc bên cạnh sổ làm việc. Khi một con số trông có vẻ sai sau này, bạn có thể mở trang nguồn và kiểm tra nó trong vài giây. Thói quen này quan trọng nhất đối với các bản sao kê và hóa đơn dùng để thanh toán hoặc ghi sổ sách.

Cách 1: Sử dụng Get Data from PDF của Excel

Excel có thể đọc các bảng trực tiếp từ PDF bằng Power Query. Tài liệu của Microsoft cho biết trình kết nối PDF "Trả về bất kỳ bảng nào được tìm thấy trong tệp PDF." Trình kết nối này được liệt kê là có sẵn rộng rãi trong Excel, Power BI và Power Query Online.

Dưới đây là các bước trong Excel:

1. Mở một sổ làm việc trống.
2. Đi tới Data > Get Data > From File > From PDF.
3. Tìm đến tệp PDF và chọn Open.
4. Trong Navigator, chọn bảng hoặc trang bạn muốn.
5. Chọn Load để đưa nó vào một trang tính, hoặc Transform Data để làm sạch dữ liệu trước.

Tài liệu của Microsoft mô tả bước cuối cùng theo cùng một cách. Trong Navigator, bạn "chọn Load để tải dữ liệu hoặc Transform Data để tiếp tục chuyển đổi dữ liệu trong Power Query Editor."

Các bảng nhiều trang được xử lý đặc biệt. Tài liệu cho biết một cài đặt có tên MultiPageTables "Kiểm soát việc các bảng tương tự trên các trang liên tiếp có được tự động kết hợp thành một bảng duy nhất hay không." Nó được bật theo mặc định.

Các tệp lớn có thể xử lý chậm. Microsoft gợi ý "chọn từng trang một hoặc từng phạm vi nhỏ một" bằng cách sử dụng các tùy chọn StartPage và EndPage. Đối với nhiều tệp PDF cùng lúc, tài liệu chỉ hướng đến trình kết nối Folder.

Cũng có một phiên bản web. Trong Power Query Online, tài liệu cho biết bạn có thể "cung cấp đường dẫn tệp hoặc URL đến vị trí của tệp PDF." Đối với tệp cục bộ, bạn có thể tải lên hoặc kéo tệp vào.

Nếu tệp PDF nằm trực tuyến, tài liệu đưa ra một mẹo khác cho Excel trên máy tính để bàn: "sử dụng trình kết nối Web để kết nối với tệp." Điều đó giúp tiết kiệm bước tải xuống cho các báo cáo bạn lấy từ một cổng thông tin.

Cách này có một lợi thế lớn. Truy vấn ghi nhớ các bước của nó. Khi tệp PDF của tháng sau đến với cùng một bố cục, bạn có thể làm mới thay vì bắt đầu lại từ đầu.

Cách 2: Xuất bằng Adobe Acrobat trên máy tính để bàn

Adobe Acrobat có thể xuất tệp PDF trực tiếp sang sổ làm việc Excel. Trang trợ giúp của Adobe cho tính năng này được cập nhật lần cuối vào ngày 22 tháng 10 năm 2026.

Các bước từ trang trợ giúp của Adobe:

1. Mở tệp PDF trong Acrobat.
2. Chọn Convert từ thanh công cụ chung.
3. Chọn Microsoft Excel từ ngăn bên trái, sau đó chọn XLSX từ menu thả xuống.
4. Chọn Convert to XLSX.
5. Chọn vị trí, nhập tên tệp và chọn Save.

Adobe cũng cho phép bạn điều chỉnh việc xuất dữ liệu. Trang trợ giúp của nó liệt kê Excel Workbook Settings, nơi bạn có thể tạo "một trang tính cho mỗi bảng, trang hoặc toàn bộ tài liệu." Numeric Settings thiết lập các dấu phân cách thập phân và hàng nghìn. Text Recognition Settings cho phép Acrobat "Nhận dạng hình ảnh văn bản nếu cần và thiết lập ngôn ngữ."

Cài đặt cuối cùng đó rất quan trọng đối với các bản quét. Trang hướng dẫn của Adobe cho biết nếu tài liệu PDF của bạn chứa văn bản dạng quét, "Acrobat sẽ tự động chạy nhận dạng văn bản."

Acrobat là một sản phẩm trả phí. Hãy kiểm tra trang các gói dịch vụ của Adobe để biết giá hiện tại ở khu vực của bạn.

Cách 3: Chuyển đổi trong trình duyệt với Acrobat online

Đối với một tệp đơn lẻ, Adobe cũng cung cấp một công cụ trên trình duyệt. Trang hướng dẫn của nó cho biết bạn có thể "Sử dụng trình chuyển đổi PDF sang Excel trên trình duyệt hoặc thiết bị di động của bạn." Kết quả là một bảng tính có thể chỉnh sửa.

Quy trình rất ngắn gọn:

1. Mở trình chuyển đổi PDF sang Excel trực tuyến của Adobe.
2. Tải lên hoặc kéo tệp PDF của bạn vào.
3. Đợi quá trình chuyển đổi hoàn tất.
4. Tải xuống tệp Excel và mở nó.

Trang của Adobe cũng đề cập đến tài liệu giấy. "Chỉ cần quét sang PDF và chuyển đổi sang Excel," trang này cho biết, đồng thời thêm rằng tính năng nhận dạng văn bản sẽ trích xuất dữ liệu.

Trước khi tải lên, hãy nghĩ về nội dung. Sao kê ngân hàng, bảng lương và hồ sơ khách hàng có thể nằm dưới các quy tắc của công ty bạn đối với các công cụ trực tuyến. Khi nghi ngờ, hãy sử dụng Cách 1 trên máy tính của chính bạn.

Cách 4: Sao chép và dán một bảng nhỏ

Đối với một bảng nhỏ duy nhất, việc sao chép và dán có thể là đủ.

1. Mở tệp PDF trong trình đọc của bạn.
2. Chọn các hàng của bảng bằng con trỏ.
3. Nhấn Ctrl+C.
4. Trong Excel, nhấp vào một ô và nhấn Ctrl+V.

Dữ liệu dán thường nằm trong một cột. Nếu đúng như vậy, hãy chọn cột đó và sử dụng Data > Text to Columns. Chọn Delimited, sau đó chọn dấu phân cách, chẳng hạn như dấu cách hoặc tab, và hoàn tất trình hướng dẫn.

Hãy chú ý hai điều sau khi dán. Các con số có ký hiệu tiền tệ có thể bị coi là văn bản, vì vậy chúng sẽ không thể cộng tổng. Ngày tháng có thể bị đảo ngược giữa tháng trước và ngày trước. Hãy kiểm tra một tổng số và một ngày trước khi bạn xây dựng dữ liệu tiếp.

Một mẹo nhanh giúp xử lý các bảng rộng. Hãy dán vào một trình chỉnh sửa văn bản thuần túy trước để xem khoảng cách. Nếu các cột được phân tách bằng các tab, việc dán vào Excel thường sẽ được chia tách rõ ràng.

Cách này hiệu quả với một vài hàng. Đối với nhiều hơn một trang, hoặc các bảng có các ô bị gộp, Cách 1, 2 và 5 sẽ tiết kiệm thời gian hơn.

Cách 5: Chuyển đổi và phân tích với AI

Đôi khi bảng dữ liệu chỉ là bước khởi đầu. Bạn có thể cần tổng số, biểu đồ hoặc bản tóm tắt từ dữ liệu bên trong PDF. Một công cụ AI có thể trích xuất bảng và thực hiện phân tích trong một lần chạy.

Dưới đây là phương pháp gồm ba bước, sử dụng Powerdrill Bloom.

Bước 1: Tải lên tệp PDF của bạn

Bắt đầu với chính tệp PDF. Công cụ Convert PDF to Excel cho biết nó có thể "Trích xuất các bảng từ PDF trong vài giây và tải chúng xuống dưới dạng tệp Excel hoặc CSV sạch sẽ." Trang web yêu cầu bạn đảm bảo "tệp rõ ràng và sẵn sàng để chuyển đổi để có kết quả tốt nhất."

Nếu tệp PDF có nhiều bảng, hãy lưu ý bảng nào bạn cần. Điều đó giúp bước tiếp theo nhanh hơn.

Bước 2: Mô tả bảng bạn cần bằng ngôn ngữ tự nhiên

Yêu cầu kết quả đầu ra. Ví dụ: "Chuyển đổi bảng hóa đơn ở trang 2 đến 4 thành một trang tính Excel. Giữ các số tiền dưới dạng số và thêm một hàng tổng cộng."

Bạn cũng có thể đặt câu hỏi cùng lúc, chẳng hạn như nhà cung cấp nào có số dư lớn nhất. Công cụ PDF to CSV hoạt động theo cùng một cách đối với CSV và bao gồm "báo cáo tài chính, hàng tồn kho hoặc dữ liệu nghiên cứu."

Bước 3: Kiểm tra các con số và tải xuống tệp Excel

So sánh một hoặc hai tổng số với PDF trước khi bạn sử dụng tệp. Sau đó tải nó xuống.

Trang Convert PDF to Excel cho biết tệp "sẵn sàng để sử dụng với tính toàn vẹn của dữ liệu và định dạng được bảo toàn." Nếu bạn cần một biểu đồ hoặc một báo cáo từ cùng một dữ liệu, AI Report Generator có thể xây dựng nó từ tệp đã chuyển đổi.

Một ví dụ về PDF sang Excel

Dưới đây là một ví dụ thực tế cho một công ty giả định, Redwood Supply. Nhóm kế toán của họ nhận được bản sao kê của nhà cung cấp dưới dạng PDF hàng tháng và cần các hóa đơn trong Excel.

Hóa đơn	Ngày	Số tiền
INV-1041	3 tháng 10	$1,250.00
INV-1042	8 tháng 10	$980.50
INV-1043	12 tháng 10	$2,415.75
INV-1044	17 tháng 10	$640.00
INV-1045	22 tháng 10	$1,815.25
INV-1046	28 tháng 10	$3,120.00
Tổng cộng		$10,221.50

Bản sao kê là một tệp PDF dạng văn bản, vì vậy Cách 1 hiệu quả. Nhóm tải bảng bằng Get Data. Hai vấn đề xuất hiện. Cột Số tiền hiển thị dưới dạng văn bản do có ký hiệu đô la, và hàng Tổng cộng xuất hiện như một hàng dữ liệu.

Trong Power Query, họ thay đổi loại cột Số tiền thành Currency và lọc bỏ hàng Tổng cộng. Sau đó, họ thêm tổng số của riêng mình trong Excel. Nó khớp với PDF ở mức $10,221.50, vì vậy việc nhập dữ liệu đã hoàn tất.

Tháng sau, họ lưu tệp PDF mới đè lên tệp cũ và chọn Refresh. Các bước tương tự sẽ chạy lại.

Dữ liệu cũng trả lời một câu hỏi mà người quản lý đặt ra hàng tháng. Hai hóa đơn, INV-1043 và INV-1046, chiếm $5,535.75. Đó là 54.2% của bản sao kê. Một thao tác sắp xếp đơn giản theo Số tiền sẽ đưa chúng lên đầu trang tính.

Nếu sau đó nhà cung cấp gửi bản sao kê dạng quét, nhóm sẽ chuyển sang Cách 2 hoặc Cách 5 cho tháng đó. Tính năng nhận dạng văn bản sẽ đọc bản quét và các bước làm sạch tương tự sẽ được áp dụng.

PDF sang Excel hoặc PDF sang CSV

Không phải lúc nào bạn cũng cần một sổ làm việc Excel. Đôi khi tệp CSV là mục tiêu tốt hơn.

Chọn Excel khi:

• Bạn sẽ thêm công thức, biểu đồ hoặc bảng Pivot.
• Bạn muốn có nhiều bảng trong một tệp, trên các trang tính riêng biệt.
• Tệp được gửi cho một đồng nghiệp làm việc trên Excel.

Chọn CSV khi:

• Dữ liệu được đưa vào một hệ thống khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán hoặc cơ sở dữ liệu.
• Bạn cần một bảng phẳng duy nhất không có định dạng.
• Bạn dự định tải nó vào một công cụ phân tích.

Cả hai đều bắt đầu theo cùng một cách. Hướng dẫn của chúng tôi về cách chuyển đổi PDF sang CSV đề cập chi tiết hơn về lộ trình CSV. Các cài đặt của Acrobat có thể tạo một trang tính cho mỗi bảng và Excel có thể xuất bất kỳ trang tính nào dưới dạng tệp CSV từ menu File. Các công cụ AI thường có thể trả về một trong hai định dạng từ một câu lệnh.

Khắc phục các sự cố thường gặp sau khi chuyển đổi

Hầu hết các lần chuyển đổi đều cần một vài chỉnh sửa. Đây là những lỗi phổ biến.

Số được lưu trữ dưới dạng văn bản. Ký hiệu tiền tệ và khoảng trắng ngăn Excel cộng các con số. Hãy thay đổi loại cột trong Power Query, hoặc sử dụng Data > Text to Columns và hoàn tất mà không thay đổi gì.

Tiêu đề bị gộp. Tiêu đề hai hàng có thể tạo ra các cột trống hoặc bị chia tách. Hãy xóa hàng tiêu đề thừa và đổi tên các cột.

Các bảng bị chia tách qua nhiều trang. Các tiêu đề lặp lại xuất hiện ở giữa bảng. Hãy lọc bỏ chúng, hoặc để tùy chọn nhiều trang tự động kết hợp chúng.

Dấu phân cách sai. Một số tệp PDF sử dụng dấu phẩy làm dấu thập phân. Hãy thiết lập các dấu phân cách trong Numeric Settings của Acrobat, hoặc thay đổi ngôn ngữ (locale) trong Power Query.

Các trang dạng quét. Các bản quét cần nhận dạng văn bản. Hãy kiểm tra kỹ một mẫu các con số, vì các lỗi nhận dạng rất dễ bị bỏ sót.

Tổng số được nhập dưới dạng hàng. Các hàng tổng phụ và tổng cộng sẽ làm tăng gấp đôi tổng số tiền. Hãy xóa chúng và tính toán lại trong Excel.

Ngày tháng sai định dạng. Thiết lập loại cột thành Date và xác nhận thứ tự tháng và ngày.

Mẹo để chuyển đổi sạch sẽ hàng tháng

Một vài thói quen giúp việc chuyển đổi PDF sang Excel có tính lặp lại.

• Giữ nguyên tên tệp và thư mục. Một truy vấn có thể làm mới cần tìm thấy tệp mới.
• Kiểm tra một tổng số mỗi lần. Việc này giúp phát hiện trang bị thiếu hoặc bố cục bị thay đổi.
• Giữ phần nhập dữ liệu thô riêng biệt. Thực hiện các bước làm sạch trong Power Query, không phải bằng tay.
• Yêu cầu người gửi cung cấp tệp nguồn. Nhiều báo cáo tồn tại dưới dạng Excel hoặc CSV trước khi chúng trở thành PDF.
• Bảo vệ các tệp nhạy cảm. Sử dụng các công cụ trên máy tính để bàn cho dữ liệu bảo mật, trừ khi công ty bạn phê duyệt một công cụ trực tuyến.

Khi bạn đã sẵn sàng chuyển tệp PDF tiếp theo của mình thành một trang tính sạch sẽ, hãy thử Powerdrill Bloom với bản sao kê của tháng trước.

Câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để chuyển đổi PDF sang Excel miễn phí?

Sử dụng Data > Get Data > From File > From PDF của Excel nếu bạn đã có Excel. Đối với các bảng nhỏ, việc sao chép và dán sẽ hiệu quả. Các trình chuyển đổi trực tuyến cũng cung cấp các bản dùng thử miễn phí hoặc chuyển đổi miễn phí.

Làm cách nào để chuyển đổi PDF sang Excel mà không làm mất định dạng?

Sử dụng trình chuyển đổi giữ nguyên các bảng, chẳng hạn như tính năng xuất của Adobe Acrobat hoặc một công cụ AI. Sau đó, sửa các loại số và tiêu đề trong Excel. Hãy chuẩn bị tinh thần cho một số bước làm sạch với các bố cục phức tạp.

Excel có thể mở trực tiếp tệp PDF không?

Excel không thể mở tệp PDF giống như một sổ làm việc, nhưng nó có thể nhập các bảng từ đó. Sử dụng Get Data > From File > From PDF, sau đó tải bảng bạn cần.

Làm cách nào để chuyển đổi PDF dạng quét sang Excel?

Sử dụng một công cụ có tính năng nhận dạng văn bản. Adobe cho biết Acrobat tự động chạy nhận dạng văn bản trên các tệp PDF dạng quét. Các công cụ AI cũng có thể đọc các bản quét. Hãy kiểm tra kỹ các con số sau đó.

Làm cách nào để chuyển đổi bảng PDF nhiều trang sang Excel?

Sử dụng Get Data from PDF của Excel. Tài liệu của Microsoft cho biết các bảng tương tự trên các trang liên tiếp có thể được kết hợp thành một bảng tự động. Sau đó, hãy xóa các hàng tiêu đề lặp lại.

Nguồn: Microsoft Learn, Power Query PDF connector · Adobe Help, Convert PDFs to Microsoft Excel formats · Adobe, How to convert a PDF to Excel.