Bir CRM Dışa Aktarımını Pipeline Raporuna Dönüştürme (Salesforce, HubSpot veya CSV)

Bir CRM dışa aktarımını bir pipeline raporuna dönüştürmek için önce anlaşma kayıtlarını bir CSV dosyasına çekin. Aşama adlarını ve para birimlerini normalleştirin, yinelenen satırları kaldırın, ardından dönüşüm oranını, döngü süresini ve ağırlıklı değeri hesaplayın. Raporlama işin kolay kısmıdır. Zamanın büyük kısmı temizliğe gider.

Bu kılavuz, dışa aktarma işleminin kendisini ve her pipeline raporunu bozan dört veri sorununu ele almaktadır. Ardından, raporun ihtiyaç duyduğu beş sayıyı ve dosya elinize geçtikten sonra izleyebileceğiniz daha hızlı bir yolu kapsar.

Bir CRM dışa aktarımı aslında ne içerir

Bir anlaşma veya fırsat dışa aktarımı, ekibinizin yapılandırdığı alanlarla birlikte her kayıt için bir satırdan oluşur. Dosyayı açana kadar bu kulağa basit gelir.

Beklediğiniz sütun	Genellikle elde ettiğiniz şey
Aşama	Mevcut adlar ile geçmiş iş akışlarından kalan eski adların bir karışımı
Tutar	Çeşitli para birimleri, bazen hücrenin içinde sembollerle birlikte
Kapanış tarihi	Açık anlaşmalarda boş bırakılmış, diğerlerinde ise sürekli ileriye ötelenmiş
Sahibi	Yeniden atamadan sonra yazılışı değişen isimler
Oluşturulma tarihi	Mevcuttur, ancak anlaşmanın her bir aşamaya girdiği tarih değildir

Bu son satır göründüğünden daha önemlidir. Çoğu dışa aktarım, anlaşmaların ne zaman taşındığının geçmişini değil, şu anda nerede durduklarının anlık bir görüntüsünü sunar. Aşamalara göre döngü süresi hareket geçmişini gerektirir ve düz bir dışa aktarım genellikle bunu içermez.

Dışa aktarmadan önce alan listesini isteyin. CRM'i yöneten kişiyle yapılacak kısa bir görüşme, sütun anlamlarını tahmin etmeye çalışırken harcayacağınız bir saati kurtarır.

Dışa aktarımı CRM'inizden alma

Salesforce

Salesforce birden fazla yol tanımlar ve hangisini kullanabileceğiniz sürümünüze ve izinlerinize bağlıdır. Güncel referans, Salesforce'un kendi exporting data sayfasıdır. Profiliniz için bir yolun mevcut olduğunu varsaymadan önce burayı kontrol edin.

HubSpot

HubSpot, seçtiğiniz kayıtlar için mevcut özellik değerlerini ve ilişkilendirmeleri dışa aktarır. Belgelenmiş birkaç detay, elde edeceğiniz sonucu şekillendirir.

CSV dosyalarında sütun sınırı yoktur, bu nedenle dışa aktarımınız çok sayıda alan içeriyorsa CSV'yi seçin. 2 MB'ın üzerindeki dosyalar sıkıştırılmış (zip) olarak gelir. Çok büyük dışa aktarımlar birden fazla dosyaya bölünür. İndirme bağlantısı içeren bir e-posta alırsınız ve bu bağlantının süresi 30 gün sonra dolar. HubSpot'un export your records sayfasında listenin tamamı yer almaktadır.

Any other CRM

Şablon her yerde aynıdır. Anlaşma veya fırsat nesnesini dışa aktarın; sahibini, aşamasını, oluşturulma tarihini ve kapanış tarihini dahil edin. Önceden özetlenmiş bir rapor yerine ham kayıtları dışa aktarın, çünkü bir özet, herhangi bir şeyi yeniden hesaplamak için ihtiyaç duyduğunuz satırları çöpe atar.

Bir alışkanlık daha edinmek işinize yarayacaktır. Kullandığınız dışa aktarma ayarlarını kaydedin, böylece gelecek ayın dosyasında da aynı sütunlar aynı sırada yer alır.

Her pipeline raporunu bozan dört şey

Birbiriyle uyuşmayan aşama adları

Ekipler aşamaları yeniden adlandırır. Eski anlaşmalar eski etiketi korur. Sonuçta tek bir adımı tanımlayan "Negotiation", "Negotiating" ve "Contract Sent" gibi ifadelerle karşılaşırsınız. Bunlar tek bir kümede eşleştirilene kadar aşama aşama yapılan tüm sayımlar yanlış olacaktır.

Eşleştirme tablosunu bir kez oluşturun, ardından tekrar kullanın. Gelecekteki her dışa aktarımın aynı işleme tabi tutulması gerekecektir.

Karışık para birimleri

Birden fazla para birimiyle satış yapıyorsanız, tutar sütunu toplanamaz hale gelir. Bazı dışa aktarımlar dönüştürülmüş bir tutar alanı içerirken bazıları içermez. Bazıları ise sembolü hücrenin içinde saklar, bu da tüm sütunu metne dönüştürür.

Bir raporlama para birimine karar verin, dönem başına tek bir kur uygulayın ve bu kuru raporda belirtin. Bunu atlamak, pipeline değerini sessizce çok yüksek veya çok düşük göstermenize neden olur.

Yinelenen ve neredeyse yinelenen satırlar

Orijinalinden kopyalanan yenilemeler, ürün gruplarına göre bölünen anlaşmalar ve canlı ortamda unutulan test kayıtlarının tümü sayıları şişirir. Yalnızca anlaşma adına göre tekilleştirme yapmak güvenli değildir, çünkü meşru mükerrer işler de aynı isimleri paylaşabilir.

Hesap, tutar ve kapanış tarihi kombinasyonuna göre eşleştirme yapın, ardından işaretlenen satırları manuel olarak inceleyin. Kaldırdığınız satırları sayın ve bunu raporda belirtin, çünkü açıklanamayan bir düşüş veri hatası olarak algılanır.

İddia edildiği gibi olmayan tarih alanları

Açık bir anlaşmadaki kapanış tarihi bir gerçek değil, tahmindir. Oluşturulma tarihi, kaydın göründüğü tarihtir ve bu tarih ilk görüşmeden haftalar sonra olabilir. Döngü süresini oluşturulma tarihinden kapanış tarihine kadar hesaplarsanız, satış hızıyla birlikte kayıt düzenini de ölçmüş olursunuz.

Hangi tarihleri kullandığınızı raporda tek bir satırda belirtin.

Bir pipeline raporunun ihtiyaç duyduğu beş sayı

Sayı	Nasıl hesaplanır	Size ne anlatır
Aşamaya göre anlaşmalar ve değer	Eşleştirilmiş aşamaya göre gruplandırılmış adet ve toplam	Pipeline'ın şu anda nerede durduğu
Aşamadan aşamaya dönüşüm	N+1 aşamasına ulaşan anlaşmaların, N aşamasına ulaşan anlaşmalara bölünmesi	Hangi adımda kayıp yaşandığı
Kazanma oranı	Kazanılan-kapalı anlaşmaların tüm kapalı anlaşmalara bölünmesi	Kaybın gerçek mi yoksa sadece yavaş mı olduğu
Ortalama döngü süresi	Girişten kapanışa kadar geçen günlerin ortalaması (mean) değil, medyanı	Bir anlaşmanın gerçekte ne kadar sürdüğü
Ağırlıklı pipeline	Değerin aşama olasılığı ile çarpımı	İncelemelere dayanıklı bir tahmin

Döngü süresi için medyanı kullanın. 18 aylık tek bir kurumsal anlaşma, ortalamayı (mean) tipik olandan çok uzaklaştıracaktır. Bu sayıları sunarken sıra önemlidir, bu nedenle toplama odaklanmak yerine kayıplarla başlayın.

İki koruyucu önlem eklemekte fayda var. Her oranın yanında anlaşma sayısını gösterin, böylece kimse dört anlaşmaya dayanan %50'lik bir dönüşümü bir trend olarak okumasın. Ve bir hedef yerine önceki dönemle karşılaştırın, çünkü hedef size yön hakkında hiçbir şey söylemez.

Powerdrill Bloom ile rapor nasıl oluşturulur

CRM dışa aktarımı bilgisayarınıza geldikten sonra, geri kalan iş temizlik, matematik ve grafiklerden ibarettir.

Adım 1: CRM dışa aktarımınızı yükleyin

Doğrudan dışa aktarma e-postasından gelen Excel, CSV veya TSV dosyasını sürükleyip bırakın. Birden fazla dosya birlikte yüklenir, böylece bir anlaşma dışa aktarımı ile bir aktivite dışa aktarımı, manuel bir aramaya gerek kalmadan tek seferde birleştirilebilir. Sütun algılama ve temizleme işlemleri yükleme sırasında çalışır ve tutar sütununun toplanamaz hale gelmesine neden olan tür sorunlarını çözer.

Adım 2: Raporu doğal dille tanımlayın

Raporun neye yanıt vermesi gerektiğini söyleyin. Örneğin: "bu aşama adlarını tek bir kümede eşleştir, tutarları USD'ye dönüştür, ardından aşamaya göre değeri, dönüşümü, kazanma oranını ve medyan döngü süresini göster." Temsilci (agent) eşleştirmeyi uygular, matematiği yapar ve grafikleri seçer. Sahibe veya bölgeye göre bir döküm isteyin; tabloyu yeniden yapılandırmanıza gerek kalmadan raporu yeniden oluşturur.

Adım 3: Grafiği, raporu veya sunumu dışa aktarın

Tamamlanan görünümü grafikler, yazılı bir rapor veya pipeline incelemesi için slaytlar olarak dışarı aktarın. Professional, Business ve Fancy stilleri PowerPoint veya Notion'a aktarılabilir. AI data cleaning sayfası, içeri aktarma sırasında düzensiz sütunlara ne olduğunu açıklamaktadır.

Sık yapılan hatalar

Filtrelenmiş bir dışa aktarım üzerinden raporlama yapmak. Dışa aktarım açık anlaşmalarla filtrelendiyse, kazanma oranınızın bir paydası olmaz. Kapalı anlaşmaları da dışa aktarın.

Değer yerine anlaşmaları saymak. 20 küçük anlaşma ile iki büyük anlaşma aynı aşama sayısını ve tamamen farklı tahminleri üretebilir. Her ikisini de raporlayın.

Aşama olasılığını sabit kabul etmek. Bir CRM'deki varsayılan yüzdeler birer yapılandırmadır, kanıt değil. Bunları yılda en az bir kez kendi geçmiş kazanma oranlarınızdan yeniden hesaplayın.

Eşleştirmeyi her ay yeniden oluşturmak. Aşama eşleştirmesini ve döviz kurlarını raporla birlikte kaydedin. Gelecekteki ayın dışa aktarımında da aynı sorunlar olacaktır.

Anlık görüntüyü karşılaştırma yapmadan sunmak. Tek başına bir pipeline sayısı okunamaz. Yanına bir önceki dönemi koyun.

Raporun pipeline'ı tanımlamasına izin vermek. Bir aşama, raporun bir sütuna ihtiyacı olduğu için değil, satış sürecinde o adım olduğu için mevcuttur.

Özetle

Bir pipeline raporu, dört temizlik adımı ve ve beş hesaplamadan oluşur. Temizlik, tekrarlanan kısımdır: aşama adları kayar, para birimleri karışır, yinelenenler birikir ve tarih alanları adlarının ima ettiğinden daha az şey ifade eder. Bunları bir kez düzeltin, ne yaptığınızı yazın ve rapor tekrarlanabilir hale gelsin.

Her ay yeni bir CRM dışa aktarımından aynı raporu yeniden oluşturuyorsanız, bu tekrar otomatikleştirilmeye değer kısımdır. Powerdrill Bloom'u ücretsiz deneyin — dosyayı yükleyin, raporu doğal dille tanımlayın ve bir sunuma aktarın. Araç karşılaştırmaları için satış pipeline analizi için AI araçları sayfasına, canlı sürüm için ise bir CSV'den etkileşimli satış panosu nasıl oluşturulur sayfasına göz atın.

Sıkça sorulan sorular

CRM'imden CSV'ye anlaşmaları nasıl aktarırım?

Kaydedilmiş bir özet rapor yerine anlaşma veya fırsat nesnesini dışa aktarın ve aşama, tutar, sahip, oluşturulma tarihi ve kapanış tarihini dahil edin. HubSpot'ta dışa aktarımlar, e-posta ile 30 gün sonra süresi dolan bir indirme bağlantısı olarak gelir. Salesforce'ta ise kullanılabilir yollar sürümünüze ve izinlerinize bağlıdır.

Bir pipeline raporu neleri içermelidir?

Beş şey: aşamaya göre anlaşmalar ve değer, aşamadan aşamaya dönüşüm, kazanma oranı, medyan döngü süresi ve ağırlıklı pipeline değeri. Her yüzdenin yanında anlaşma sayılarını gösterin ve bir hedef yerine önceki dönemle karşılaştırın.

Pipeline sayılarım neden CRM paneliyle eşleşmiyor?

Genellikle filtre, para birimi veya tarih alanı farklıdır. Paneller genellikle kaybedilen-kapalı anlaşmaları hariç tutar veya CSV dışa aktarımınızın içermediği dönüştürülmüş bir tutar alanı kullanır. Dışa aktarımın yanlış olduğunu varsaymadan önce bu üçünü de kontrol edin.

Bir dışa aktarımdan satış döngü süresini nasıl hesaplarım?

Bir anlaşmanın pipeline'a girdiği tarih ile kapandığı tarih arasındaki gün sayısının medyanını kullanın. Düz bir dışa aktarımda genellikle aşamaya giriş tarihleri bulunmaz, bu nedenle aşama başına döngü süresi için CRM'inizden bir geçmiş nesnesi veya aşama değişikliği raporu almanız gerekir.

Döngü süresi için ortalamayı (mean) mı yoksa medyanı mı kullanmalıyım?

Medyan. Satış döngüleri büyük ölçüde sapma gösterir ve birkaç uzun kurumsal anlaşma, ortalamayı (mean) bir temsilcinin kabul edeceğinin çok üzerine çıkaracaktır. Medyanı raporlayın ve önemliyse en uzun anlaşmaları ayrı olarak belirtin.