Bir E-Tabloda İşlemlerin Mutabakatı Nasıl Yapılır (Satırları Elle Eşleştirmeden)
İki işlem listesini mutabık kılmak, dört tür farkı bulmak anlamına gelir. Bir tarafta eksik olan satırlar, diğer tarafta yinelenen satırlar, uyuşmayan tutarlar ve farklı dönemlere sarkan aynı ödeme. Geriye kalan her şey bu dördünün etrafındaki muhasebe işlemlerinden ibarettir.
İlk içgüdü, iki dosyayı yan yana getirip satırları eşleştirmeye başlamaktır. Bu yöntem yaklaşık iki yüz satıra kadar işe yarar, sonrasında ise kimsenin denetleyemeyeceği bir rakam ortaya çıkaran koca bir öğleden sonraya mal olur.
Bu kılavuz, e-tabloların bu özel görevde neden zorlandığını, insanların başvurduğu üç geçici çözümü ve her birinin nerede yetersiz kaldığını ele almaktadır. Bu bir veri iş akışıdır, muhasebe tavsiyesi değildir.
Mutabakat bir e-tabloda neden göründüğünden daha zordur?
Bir e-tablo hücreleri karşılaştırır. Mutabakat ise olayları karşılaştırır ve aynı olay nadiren her iki tarafta da birebir aynı görünür.
Bir kart ödemesi defter-i kebirinizde bir kez görünürken, ödeme kuruluşunun çıktısında işlem ve komisyon olarak ikiye bölünmüş halde iki kez görünebilir. Bir tedarikçi faturası bir sistemde INV-0042 referansını taşırken, diğerinde INV42 olabilir. Ayın 31'inde başlatılan bir transfer ancak ayın 1'inde gerçekleşebilir ve bu da tüm ayı altüst eder.
Bunların hiçbiri verideki bir hata değildir. Aynı gerçekliği kaydeden iki sistemin normal işleyiş şeklidir ve hiçbir arama formülü bunları tek başına çözemez.
Ayrıca her ay insanları tuzağa düşüren bir yuvarlama hatası vardır. Tam kayan noktalı duyarlıkla saklanan para birimi değerleri dördüncü ondalık basamakta farklılık gösterebilir; bu nedenle 1,204.50 olarak görünen iki tutar, birebir eşitlik testinden geçemez.
Veri hacmi de problemin niteliğini değiştirir. Elli satırda bir kişi her iki listeyi de aklında tutabilir. Beş bin satırda ise görev, büyük bir uyum yığınının içine gizlenmiş birkaç istisnayı aramaya dönüşür. İnsan dikkati buna pek uygun değildir.
Bunun size maliyeti nedir?
Ay sonu uzantısı. Satırların ilk yüzde doksanı dakikalar içinde eşleşir. Geriye kalan az sayıda satır ise saatler alır, çünkü her birinin bu dört fark türünden hangisi olduğunu anlamak için bir insan eli değmesi gerekir.
Denetlenemeyen sonuçlar. Eşleştirme göz kararıyla yapıldığında, dosya kapatıldığı an tüm çalışma kaybolur. Altı hafta sonra, iki satırın neden aynı ödeme olarak kabul edildiğini kimse yeniden kurgulayamaz.
Gözden kaçan hatalar. Yanlış bir karşılıkla eşleşen yinelenen bir kayıt, toplamda birbirini götürür ve temiz bir mutabakat gibi görünür. Toplamların uyuşması, satırların uyuştuğunun kanıtı değildir.
Bu üç maliyet birbirini katlar. Uzayan süreç yorgunluğa, yorgunluk kestirme yollara yol açar ve kestirme yollar da yanlış bir eşleşmenin doğru olarak kaydedilmesine neden olur.
İnsanların denediği geçici çözümler
Seçenek 1: Herhangi bir şeyi eşleştirmeden önce toplamları karşılaştırın
Satırlar yerine grup toplamlarını karşılaştırarak başlayın. Her iki tarafı aya, hesaba veya karşı tarafa göre toplamak için SUMIFS kullanın, ardından iki sütunu yan yana koyun.
Bu, farkı bulmak için zaman harcamadan önce yerini tespit etmenizi sağlar. On iki aydan on biri kuruşu kuruşuna uyuşuyorsa, bir yıl yerine mutabakat yapmanız gereken sadece bir ay var demektir.
Gerçekten kullanışlıdır ve süreci erken sonlandırır. Grup toplamları size tutarsızlığın nerede olduğunu söyler, ancak buna hangi satırların neden olduğunu asla göstermez ve aynı grup içindeki birbirini dengeleyen iki hata fark edilmeden kaybolup gider.
Seçenek 2: Bir eşleşme anahtarı oluşturun ve arama yapın
Bir olayı tanımlayan alanları (genellikle tarih, tutar ve temizlenmiş bir referans) tek bir anahtar halinde birleştirin. Ardından, bir tarafta olup diğer tarafta olmayan satırları bulmak için her iki yönde XLOOKUP kullanın.
Yinelenenleri yakalamak için aynı anahtara karşı COUNTIFS ekleyin; çünkü arama formülü ilk eşleşmeyi döndürür ve ikincisini sessizce görmezden gelir. Tutarları anahtara dahil etmeden önce iki ondalık basamağa ROUND ile yuvarlayın; bu, yukarıda açıklanan kayan nokta uyuşmazlığını ortadan kaldırır.
Bu, en çok kullanılan yöntemdir ve çoğu ayın üstesinden gelir. Sınırı ise yapısaldır: Her iki tarafta da aynı anlama gelen bir anahtara ihtiyaç duyar. Farklılık gösteren referans biçimleri veya iki satıra bölünmüş bir komisyon ücreti bu yöntemi anında işlevsiz kılar.
Seçenek 3: Dört fark türünü bilinçli bir şekilde ele alın
Tek bir eşleştirme adımı yerine, daha dar kapsamlı dört kontrol gerçekleştirin. Eksik satırlar iki yönlü aramadan gelir. Yinelenenler, anahtar üzerindeki sayımdan gelir. Tutar uyuşmazlıkları, yalnızca referansa göre eşleştirme yapıp ardından değerleri karşılaştırmaktan gelir. Zamanlama farkları ise tam bir tarih yerine belirli bir tarih aralığında eşleştirme yapmaktan gelir.
Doğru yapıldığında bu en dürüst yöntemdir; çünkü eşleşmeyen her satır, bir kenara atılmış bir yığın yerine tanımlanmış bir kategoriye dahil olur.
Aynı zamanda en çok emek isteyen yöntemdir. Dört adım, her iki taraf için de dörder yardımcı sütun anlamına gelir ve dışa aktarılan dosyalardan birinin sütun sırası değiştiğinde tüm sistemin yeniden kurulması gerekir. Verileri temizleme ve yinelenenleri kaldırma kılavuzumuz, bu yöntemin dayandığı hazırlık adımını kapsamaktadır.
Ortak sınır. Her üç yöntem de bir taraftaki bir satırın diğer taraftaki bir satıra karşılık geldiğini varsayar. Tek bir mutabakat kırk işlemi kapsayabilir. Bir ödeme; işlem tutarı, komisyon ve iade olarak gelebilir. Her iki durumda da anahtar eşleştirmenin tutunabileceği hiçbir şey yoktur. İşte o öğleden sonra bu yüzden heba olur.
Powerdrill Bloom ile işlemler nasıl mutabık kılınır?
Adım 1: Her iki dosyayı da yükleyin
Defter-i kebir çıktısını ve karşı taraf ekstresini birlikte yükleyin. Powerdrill Bloom her ikisini de analiz eder; böylece uyuşmayan sütun adları, farklı tarih biçimleri ve tutarsız referans stilleri herhangi bir eşleştirme başlamadan önce görünür hale gelir.
Adım 2: Mutabakatı doğal dille tanımlayın
Dört kategoriyi adıyla isteyin. Bir dosyada bulunup diğerinde bulunmayan satırları ve yinelenen referansları talep edin. Ardından, belirtilen toleransın dışındaki tutar uyuşmazlıklarını ve tarihleri birkaç gün farklı olan kayıtları isteyin.
Sonra da zor vakaları çözen soruyu sorun. Bir taraftaki hangi satır gruplarının toplamının diğer taraftaki tek bir satıra eşit olduğunu sorun. Bu, anahtar eşleştirmenin ulaşamadığı "çoktan teke" durumudur.
Adım 3: Grafiği, raporu veya sunumu dışa aktarın
İstisna listesini, kategoriye göre eşleşmeyen değerlerin özetini veya kapanış dosyası için kısa bir yazılı notu alın.
Bu yöntem, eşleştirmeyi her ay yeniden kurmaktan neden daha iyidir?
| Manuel yöntem | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Referans biçimleri farklı olduğunda | Önce her iki tarafı da elle temizleyin | Farkı tanımlayın ve sorun |
| Çok sayıda satıra karşılık tek satır | Manuel gruplama | Hangi satırların toplamının karşı tarafa eşit olduğunu sorun |
| Yinelenenler | Her iki taraf için ekstra sayım sütunu | İstisna listesine dahil edilir |
| Gelecek ay | Her yardımcı sütunu yeniden oluşturun | Yeni çıktıları yükleyin |
Zamanın çoğu ilk satıra gider. İki sistemin uyuşması için referansları temizlemek, tek başına hiçbir şey üretmeyen bir hazırlık çalışmasıdır. Ayrıca, dışa aktarma biçimi her değiştiğinde bunun yeniden yapılması gerekir.
Sık yapılan hatalar
Uyuşan bir toplamı tamamlanmış bir mutabakat olarak görmek. Zıt yönlerde eşit büyüklükteki iki hata, mükemmel bir toplam verir. Sadece toplamı değil, satır sayılarını ve eşleşmeyen değerleri de kontrol edin.
Yalnızca tutara göre eşleştirme yapmak. Gerçek bir defter-i kebirde, birkaç işlem aynı değere sahip olabilir. Tutara göre yapılacak bir arama, yanlış olanları eşleştirecek ve bunu yaparken de son derece emin görünecektir.
Yuvarlama farkını göz ardı etmek. Aynı şekilde görüntülenen değerler yine de eşitlik testinden geçemeyebilir. Karşılaştırmadan önce her iki tarafı da aynı duyarlıkta yuvarlayın.
Kontrolün yönünü unutmak. Tek yönlü bir arama, ikinci dosyada eksik olan satırları bulur ancak ilk dosyada eksik olan satırları asla bulamaz. Her seferinde her iki yönde de çalıştırın.
İlerledikçe eşleşen satırları silmek. Bu pratik bir yol gibi görünse de denetim izini yok eder. Bunun yerine satırları bir durum sütunuyla işaretleyin ve orijinal verileri bozmayın.
Dönem kapanmadan önce mutabakat yapmak. Geç gelen kayıtlar, kendi kendine çözülen zamanlama farkları yaratır. Dönem ortasında bunların peşine düşmek emeği boşa harcar.
Sonuç
Mutabakat bir eşleştirme problemi değil, bir sınıflandırma problemidir. Eşleşmeyen her satırı eksik, yinelenen, yanlış tutar veya yanlış dönem olarak sınıflandırın; geriye kalan iş yükü az ve açıklanabilir olacaktır.
Bu süreci maliyetli kılan şey, özellikle referanslar uyuşmadığında veya bir ödeme birkaç satırla eşleştiğinde, sistemi her ay yeniden kurmaktır. Kapanış süreciniz bu yüzden uzuyorsa, her iki çıktı için de Powerdrill Bloom'u deneyin. Ayrıca VLOOKUP olmadan iki Excel dosyasını birleştirme ve bütçe ve gerçekleşen raporu oluşturma kılavuzlarımıza göz atın. Gider raporu ve nakit akışı analizi sayfaları da ilgili iş akışlarını kapsamaktadır.
Sıkça sorulan sorular
İşlemleri mutabık kılmak ne anlama gelir?
Aynı faaliyete ait iki kaydın uyuştuğunu doğrulamak ve geriye kalan her farkı açıklamak anlamına gelir. Açıklamalar dört grupta toplanır: eksik satırlar, yinelenenler, tutar uyuşmazlıkları ve zamanlama farkları.
Can Excel reconcile two lists automatically?
Tek başına hayır. Excel size temel olarak aramalar, sayımlar ve koşullu toplamlar gibi bileşenleri sunar; ancak eşleştirme mantığını kendiniz kurarsınız ve dışa aktarılan dosyalardan biri değiştiğinde bunu yeniden oluşturmanız gerekir.
Aynı görünen iki tutar neden eşleşmez?
Genellikle saklanan duyarlık nedeniyle. İki ondalık basamak olarak görüntülenen bir değer, arka planda daha fazlasını taşıyor olabilir; bu nedenle birebir karşılaştırma başarısız olur. Her iki tarafı da aynı duyarlıkta yuvarlamak bunu çözer.
Birkaç satır olarak görünen tek bir ödemeyi nasıl ele alırım?
Daha küçük satırları gruplayın ve grup toplamını tek olan karşılığıyla karşılaştırın. Satır düzeyinde anahtar eşleştirme bu durumu ifade edemez, bu yüzden manuel çalışmanın en yaygın kaynağı budur.
Eşleşmeyen satırlar silinmeli mi?
Hayır. Onları saklayın ve kategoriyi ve nedeni kaydeden bir durum sütunu ekleyin. Silmek, mutabakatı daha sonra savunulabilir kılan denetim izini ortadan kaldırır.