Yapay Zeka ile Rent Roll Nasıl Oluşturulur: Adım Adım
Kira cetveli (rent roll), bir borç verenin, alıcının veya kendi muhasebecinizin ilk isteyeceği belgedir. Aynı zamanda, genellikle üç kişinin düzenlediği ve kimsenin tam olarak güvenmediği bir e-tablo olarak tutulan belgedir.
Bu iki gerçek arasındaki boşluk, anlaşmaların yavaşladığı yerdir. Kira sözleşmesi dosyasıyla uyuşmayan bir kira cetveli, bir biçimlendirme sorunu değil, bir durum tespiti (diligence) sorunudur.
Bu kılavuz, belgenin neleri içermesi gerektiğini ve halihazırda elinizde bulunan evraklardan nasıl bir cetvel oluşturacağınızı ele almaktadır. Ayrıca doluluk hesaplamasının nerede yanlış gittiğini ve bu tablonun genellikle yanında duran T12'den nasıl ayrıştığını göstermektedir.
Kira cetveli nedir
Kira cetveli, bir mülkün ne kadar kazandırdığının ve bunu kimin ödemekle yükümlü olduğunun birim bazında dökümüdür. Her birim için bir satır ve bu kiracılıkla ilgili her bir bilgi için bir sütun bulunur. En alttaki toplam, bankaya fiilen yatan tutarla eşleşmelidir.
Aynı anda üç soruyu yanıtlar: Mülkün mevcut geliri nedir? Bu gelir önümüzdeki on iki ay boyunca ne kadar güvendedir? Ve şu anda hangi birimler hiçbir gelir üretmiyor?
Bu üç soru, formatın sektör genelinde neden bu kadar tutarlı olduğunu açıklar. Düzeni bilen bir okuyucu, her üç soruyu da bir dakikadan kısa sürede yanıtlayabilir; standart bir belgenin asıl amacı da zaten budur.
Mülk yöneticileri bunu operasyonlar için aylık olarak, mülk sahipleri ise değerleme için kullanır. Borç verenler risk değerlendirmesi (underwriting) sırasında, alıcılar ise durum tespiti (diligence) sürecinde bu belgeyi inceler. Bu nedenle, aynı belgenin, içinde hata bulmak için her türlü nedene sahip bir okuyucunun incelemesinden başarıyla geçmesi gerekir.
Bir kira cetvelinde neler yer almalıdır
Zorunlu tek bir format yoktur, ancak bir okuyucunun bulmayı bekleyeceği sütunlar aşağıdakilerdir. Bunlardan herhangi birinin eksik olması, takip e-postası gönderilmesine neden olur.
- Birim tanımlayıcı — kira sözleşmesinde kullanılanla eşleşen numara veya adres
- Birim tipi ve boyutu — yatak odası ve banyo sayısı veya ticari mülkler için metrekare
- Kiracı adı — veya "Boş"
- Kira başlangıç ve bitiş tarihleri — her sözleşme sonu sorusunu belirleyen iki tarih
- Mevcut aylık kira — bütçelenen değil, sözleşmeye bağlanan tutar
- Piyasa kirası — birimin bugün ne kadara kiraya verilebileceğine dair tahmininiz
- Alınan güvence bedeli (depozito)
- Diğer yinelenen ücretler — otopark, evcil hayvan kirası, depo, fatura iadeleri
- Borç bakiyesi — beyan tarihi itibarıyla birikmiş borçlar
- Doluluk durumu — dolu, boş veya kiralanmış ancak henüz taşınılmamış
Dikkat edilmesi gereken en son satır budur ve bir sonraki bölümde bunun nedeni açıklanmaktadır.
Geçerli olduğunda eklenmeye değer iki isteğe bağlı sütun vardır. Bir taviz (concession) sütunu, ücretsiz ayları veya taşınma kredilerini kaydeder; bu da sözleşmeli kiranın efektif kira olarak okunmasını engeller. Yenileme seçeneği sütunu, kiracının sözleşmeyi uzatma hakkını not eder. Sözleşmelerin yarısı kiracının takdirine bağlı olarak uzatılabiliyorsa, bir alıcı binaya farklı bir değer biçecektir.
Doluluk sütunu, kira cetvellerinin en çok hata yaptığı yerdir
Kira cetveli hatalarının çoğu aritmetik değildir. Bunlar sınıflandırma hatalarıdır; özellikle de imzalı bir sözleşmesi olan ancak içinde henüz kiracı bulunmayan bir birime ne yapılacağı konusundadır.
Nüfus Sayım Bürosu'nun (Census Bureau) Konut Boşlukları ve Ev Sahipliği programı, ulusal kiralık konut boşluk oranını yayınlar ve bu konuda oldukça nettir. Oran, "kiralık envanterin kiralanmaya hazır boş olan kısmı" olarak tanımlanır.
Ardından, çoğu dahili e-tablonun gözden kaçırdığı bir açıklamayı ekler: "Kiralanmış ancak taşınılması beklenen yıl boyu açık birimler paydaya dahil edilmez."
Diğer bir deyişle, resmi istatistiksel yaklaşım, kiralanmış ancak boş olan bir birimi mevcut envanter olarak saymaz. Bu birim bugün ne kira üretmektedir ne de piyasada boşta durmaktadır.
Tek bir yaklaşım seçin, bunu belgede belirtin ve tutarlı bir şekilde uygulayın. Fiziksel doluluk ile ekonomik doluluğu sessizce birbirine karıştıran bir tablo, sütunu kimin topladığına bağlı olarak iki farklı sonuç üretir. Bu, borç veren kurumun analistinin tam olarak bulacağı tutarsızlıktır.
Bu durum, şirket içi düzenin ötesinde bir önem taşır. Nüfus Sayım Bürosu (Census Bureau), kiralık konut boşluk oranının "öncü ekonomik göstergeler endeksinin bir bileşeni" olduğunu belirtmektedir. Dolayısıyla, benimsediğiniz tanım, portföyünüzün verilerinin ulusal bir kıyaslama ölçütüyle karşılaştırılıp karşılaştırılamayacağını belirler.
Başlamadan önce ihtiyacınız olanlar
Herhangi bir şey açmadan önce bunları bir araya getirin. Bir kira cetveli oluşturmak çoğunlukla bir mutabakat (reconciliation) çalışmasıdır ve mutabakat için her iki tarafın da hazır bulunması gerekir.
Değişiklikler ve yenilemeler dahil olmak üzere her birim için kira sözleşmesi dosyası. Son üç aya ait kira makbuzları veya banka mevduatları. Mevcut birikmiş borç listeniz. Sözleşmeli kiranın fiilen tahsil edilenden farklı olmasına neden olan her türlü tavizin (ücretsiz aylar, indirimli kira dönemleri veya taşınma kredileri) notu.
Bunlardan herhangi birinin farklı sistemlerde bulunması normaldir. Manuel versiyonun bir gün sürmesinin nedeni de budur.
Bir alışkanlık daha sonra zaman kazandırır: Başlamadan önce geçerlilik tarihini (as-of date) not edin ve bunu her yerde kullanın. Birikmiş borçlar, doluluk ve bakiyeler her gün değişir. Sabit bir tarih olmadan üç gün boyunca derlenen bir tablo, hiçbir banka ekstresiyle mutabık kalmayacaktır.
Aynı durum, kontrol ettiğiniz muhasebe defteri (ledger) için de geçerlidir. Çalışmanın ortasında yenilemek yerine, aynı kapanış tarihi için bir kez çekin.
Yapay zeka ile kira cetveli nasıl oluşturulur
Buradaki iş veri girişi yapmak değildir. Bir yığın kira sözleşmesini okumak ve her birinden aynı sekiz bilgiyi çekip çıkarmaktır. Her sözleşme bunları biraz farklı bir sırayla belirtir.
Bu veri çıkarma işlemi, bir yapay zeka temsilcisine (agent) devretmeye değer olan kısımdır.
Adım 1: Kira sözleşmelerini ve ödeme kayıtlarını yükleyin
Open Powerdrill Bloom uygulamasını açın ve mülk için bir çalışma alanı oluşturun. Kira sözleşmesi PDF'lerini, kira defterini veya banka dökümünü ve şu anda tuttuğunuz tüm e-tabloları yükleyin.
Burada farklı formatların bir arada olması normaldir ve beklenen bir durumdur. Kira sözleşmeleri taranmış PDF'ler, defterler CSV veya Excel ve mevcut tablo ise son kişinin oluşturduğu formatta gelir.
Bunları tek bir çalışma alanına koymak, çapraz kontrolü mümkün kılan şeydir. Kira sözleşmesi bir rakam belirtirken, defter fiilen neyin ulaştığını gösterir.
Adım 2: İhtiyacınız olan kira cetvelini tanımlayın
Doğal dilde tabloyu isteyin ve istediğiniz sütunları adlandırın. Birim numarası, kiracı, kira başlangıcı ve bitişi, mevcut aylık kira, piyasa kirası, alınan depozito, borç bakiyesi ve doluluk durumu ile her birim için bir satır isteyin.
Aynı talimatta doluluk kuralınızı açıkça belirtin; imzalanmış ancak taşınılmamış bir birimin dolu mu, boş mu sayılacağını yoksa kendi özel durumunu mu alacağını yazın. Bunu burada bir kez belirtmek, sütunun her satırda tutarlı kalmasını sağlar.
Kira sözleşmesi tutarı ile defter tutarının uyuşmadığı tüm birimler için bir işaret (flag) isteyin. Bunlar, her biri için bir insanın bir dakikasını ayırmasına değecek satırlardır.
Adım 3: İşaretli satırları kontrol edin edin ve dışa aktarın
İlk olarak tutarsızlık işaretleri üzerinde çalışın, çünkü gerçek paranın gizlendiği yer burasıdır. Sözleşmesinde yazandan daha az ödeyen bir birimde genellikle kimsenin kaydetmediği bir taviz vardır. Daha fazla ödeyen bir birimde ise genellikle dosyaya hiç girmemiş bir yenileme söz konusudur.
Ardından toplamları o ayki fiili mevduatlarınızla karşılaştırın. En alttaki satır bankayla eşleştiğinde, tabloyu Excel'e veya borç veren kurum için bir belge olarak dışa aktarın.
Her rakam geldiği dosyaya kadar takip edilebilir; bu da birisi bir sayının nereden geldiğini sorduğunda dışa aktarılan veriyi savunulabilir kılan şeydir.
Excel'de manuel olarak nasıl oluşturulur
Portföy yeterince küçükse, manuel yöntem hala makuldür.
Her birim için bir satır ve daha önce listelenen sütunları oluşturun. Boş olanlar da dahil olmak üzere önce birim tanımlayıcılarını eksiksiz girin; boş birimleri atlayan bir kira cetveli performansı abartılı gösterir ve hemen fark edilir.
Sütun sütun gitmek yerine sözleşme sözleşme ilerleyin. Bir sözleşmeyi bir kez açıp tüm satırını doldurmak, her sözleşmeyi iki kez açmaktan daha iyidir. Bu aynı zamanda bir satırın önceki kiracının tarihlerini alma riskini de azaltır.
O ay için tahsil edilen kirayı sözleşmeli kiradan çıkaran bir doğrulama sütunu ekleyin. Sıfır olmayan her şey ya birikmiş borçtur ya da bir tavizdir ve tek bir cümleyle açıklanabilmelidir.
Sözleşmeli kirayı, tahsil edilen kirayı ve birikmiş borçları ayrı ayrı toplayın. Üç toplam, tek bir toplamın gizlediği bir hikayeyi anlatır. İlk ikisi arasındaki fark, borç verenin ilk soracağı rakamdır.
Kira cetveli ve T12 karşılaştırması: Her biri neyi gösterir
Bu iki belge neredeyse her zaman birlikte istenir ve bu alana yeni olan kişiler genellikle bunları birbirine karıştırır.
Kira cetveli anlık bir görüntüdür (snapshot). Mülkü belirli bir tarih itibarıyla tanımlar; hangi birimde kimin olduğu, ne kadar ödediği ve ne zamana kadar kalacağı gibi. Sözleşme bitiş tarihlerinin size gelecek yıl neyin devredeceğini söylemesi bakımından geleceğe yöneliktir.
T12 veya geriye dönük on iki ay (trailing twelve months), bir geçmiş dökümüdür. On iki aylık fiili gelir ve giderleri gösterir; böylece mevsimselliği, devir maliyetlerini, onarımları ve kira cetvelinin dışarıda bıraktığı diğer her şeyi yakalar.
Borç veren kurum bunları birbiriyle karşılaştırarak okur. Kira cetveli mülkün ne kadar toplaması gerektiğini söyler; T12 ise ne kadar topladığını gösterir. Bu ikisi arasındaki geniş ve açıklanamayan bir fark, risk değerlendirme (underwriting) sürecini yavaşlatmanın en kesin yoludur.
Önce kira cetvelini oluşturun. T12'nin kendisine göre yorumlandığı belge budur.
Kira cetvelinizi piyasa verileriyle nasıl karşılaştırabilirsiniz?
Tablo doğru olduğunda, bir sonraki soru rakamların iyi olup olmadığıdır.
Kendi piyasa kirası sütununuz bir tahmindir ve tahminler sapabilir. Nüfus Sayım Bürosu'nun (Census Bureau) Konut Boşlukları ve Ev Sahipliği programı, veri tabloları ve yıllık tablolarla birlikte üç aylık kiralık konut boşluk oranlarını yayınlar. Bunlar, boşluk oranınızın o dönem için normal mi yoksa mülkünüze mi özel olduğu konusunda size harici bir referans sağlar.
Aynı tanım üzerinden karşılaştırma yapın. Dahili oranınız kiralanmış ancak boş birimleri dolu olarak sayarken, kıyaslama ölçütü bunları paydadan hariç tutabilir. Bu durumda, iki sayı aynı şeyi ölçmüyor demektir ve karşılaştırma sizi hangi yön işinize geliyorsa o yönde yanıltacaktır.
Sık yapılan hatalar
Boş birimleri tablonun dışında bırakmak. Kira cetveli, mülk hakkında bir beyan olmaktan çıkıp ödeme yapan kiracıların bir listesi haline gelir ve ima ettiği doluluk oranı yanlış olur.
Sözleşmeli kira yerine bütçelenen kirayı kullanmak. Bütçe bir plandır. Kira cetveli ise yükümlülükleri kaydeder.
Tavizleri görmezden gelmek. İki ay ücretsiz kullanım hakkı olan $2,000'lık bir birim, kira süresi boyunca $2,000'lık bir birim değildir. Siz normalleştir deseniz de normalleştirmeseniz de bir alıcı bunu normalleştirecektir.
Kira bitiş tarihlerinin güncelliğini yitirmesine izin vermek. Süresi dolan ve aydan aya (month-to-month) dönen sözleşmelerin bu şekilde belirtilmesi gerekir. Borç veren kurum, geçmiş bir bitiş tarihini ya bir hata ya da yenilenmemiş bir kiracılık olarak okur.
Her ay sıfırdan yeniden oluşturmak. Tablo, geçen ayın kopyasından yeniden yazılmak yerine kaynak kayıtlardan yeniden oluşturulmalıdır. Yeniden yazmak her hatayı kalıcı hale getirir, çünkü kimse zaten orada olan bir rakamı tekrar kontrol etmez.
Sıkça Sorulan Sorular
Kira cetveli nedir? Bir mülkün kiracılık durumunun birim bazında dökümüdür: her birimde kimin oturduğu, ne kadar ödediği, sözleşmesinin ne zaman bittiği ve ne kadar borcu olduğu. Belge operasyonlar, değerleme, borç verme ve durum tespiti için kullanılır.
Bir kira cetveli neleri içermelidir? Birim tanımlayıcı, birim tipi veya boyutu, kiracı adı ve kira başlangıç ile bitiş tarihleri. Ardından mevcut kira, piyasa kirası, güvence bedeli (depozito), diğer yinelenen ücretler, borç bakiyesi ve doluluk durumu.
Kira cetveli ile T12 arasındaki fark nedir? Kira cetveli, belirli bir tarih itibarıyla mevcut kiracılıkların anlık bir görüntüsüdür. T12 ise on iki aylık fiili gelir ve gider geçmişidir. Borç verenler, bir mülkün ne toplaması gerektiği ile ne topladığını karşılaştırmak için bunları birlikte okurlar.
Kiralanmış ancak henüz taşınılmamış bir birimi nasıl saymalıyım? Tek bir yaklaşım seçin ve bunu belgede belirtin. Nüfus Sayım Bürosu'nun (Census Bureau) kiralık konut boşluk tanımı, kiralanmış ancak taşınılması beklenen birimleri mevcut envanter paydasından hariç tutar; bu, takip edilebilecek makul bir kuraldır.
Kira sözleşmesi PDF'lerinden bir kira cetveli oluşturabilir miyim? Evet. Her sözleşmeden aynı alanları çekip çıkarma adımı, bir yapay zeka çalışma alanı için oldukça uygundur. Ödeme kayıtlarını da yükleyin, böylece sözleşmeli tutarlar fiilen alınanlarla karşılaştırılabilir.
Sonuç
Belge, mutabık kalınabilir olmasıyla değerini kanıtlar. Herkes birimlerin ve kiraların tablosunu oluşturabilir. Durum tespiti sürecinden başarıyla geçen versiyon, her bir rakamın bir sözleşmeye dayandığı ve bir mevduatla çapraz kontrolünün yapıldığı versiyondur.
Doluluk tanımını doğru yapın, boş birimleri dahil edin ve sözleşmeli ile tahsil edilen arasındaki her farkı işaretleyin. Belge o zaman birinin tuttuğu bir e-tablo olmaktan çıkıp bir kanıt haline gelir.
Kira sözleşmeleriniz PDF ve defteriniz bir e-tablo ise, bu mutabakat yavaş olan kısımdır. Powerdrill Bloom'u ücretsiz deneyin — kira dosyasını ve defteri birlikte yükleyin ve tutarsızlıkların kendiliğinden ortaya çıkmasını sağlayın.
Kaynaklar: U.S. Census Bureau, Housing Vacancies and Homeownership · HUD, Office of Asset Management Owners and Portfolio Oversight