PowerPoint Şablonu Nasıl Oluşturulur: Eksiksiz Bir Kılavuz
Bir PowerPoint şablonu oluşturmak için asıl slaytı açın, asıl slaytı ve düzenlerini düzenleyin, ardından dosyayı .potx olarak kaydedin. Microsoft bunu açıkça belirtiyor: Bir sunuyu PowerPoint şablon dosyası olarak kaydetmek, sunuyu "iş arkadaşlarınızla paylaşmanıza ve yeniden kullanmanıza" olanak tanır. Hangi düzenlere ihtiyacınız olduğunu bildikten sonra tüm işlem yaklaşık bir saat sürer.
Bu size tutarlı görünen bir sunu sağlar. Ancak daha hızlı hazırlanan bir sunu sağlamaz. Bu kılavuz her iki bölümü de kapsıyor: Microsoft'un belgelediği şablon ve bir şablon dosyasının taşımadığı yinelenen içerik.
PowerPoint şablonu aslında nedir
Şablon; asıl slaytınızı, slayt düzenlerinizi, temanızı ve yer tutucularınızı içeren kaydedilmiş bir dosyadır. Bu dosyadan yeni bir sunu açtığınızda her slayt önceden düzenlenmiş olarak başlar. Doğru yazı tipleri, doğru logo konumu ve doğru boş kutular zaten yerli yerindedir.
Microsoft'un destek sayfası bu gereksinimi doğrudan belirtiyor: "Bir şablon oluşturmak için bir asıl slaytı ve bir dizi slayt düzenini değiştirmeniz gerekir." Asıl slaytı atlarsanız şablon değil, yalnızca güzel biçimlendirilmiş bir sunu elde edersiniz.
.potx dosya uzantısı
Bir PowerPoint şablonu .pptx olarak değil, .potx olarak kaydedilir. Bu fark pratikte önemlidir. Bir .potx dosyasını açmak, ona dayalı yeni bir sunu oluşturur; böylece bu ayın sunusunu hazırlarken hiç kimse yanlışlıkla asıl kopyanın üzerine yazmaz.
Şablon ve tema karşılaştırması
Bunlar birbirinin yerine kullanılır ancak aynı şey değildir.
A tema, Asıl Slayt sekmesinden uyguladığınız renkler, yazı tipleri ve efektler kümesidir. Microsoft'un yönergeleri, tema eklemeyi galeriden "özel yazı tiplerine ve efektlere sahip renkli bir tema" seçmek olarak tanımlar.
A şablon ise bir temanın yanı sıra asıl slaytınızı, düzenlerinizi ve yer tutucularınızı içeren kaydedilmiş dosyadır. Tema bir sunuyu yeniden şekillendirir. Şablon ise size sununun iskeletini verir.
Hangi slayt boyutu kullanılmalı
Bunu ilk önce ayarlayın, çünkü daha sonra değiştirmek oluşturduğunuz her düzenin akışını yeniden düzenler. Tasarım sekmesinde, Slayt Boyutu > Özel Slayt Boyutu seçeneğini belirleyin ve istediğiniz sayfa yönlendirmesini ve boyutlarını seçin. Geniş ekran, ekran paylaşımı için uygundur; dikey yönlendirme ise insanların yazdıracağı veya telefonda okuyacağı belgeler için idealdir.
Microsoft, tüm slaytların yönlendirmesini de aynı yerden, Yönlendirme altından Dikey veya Yatay olarak ayarlayabileceğinizi belirtiyor.
Başlamadan önce ihtiyacınız olanlar
Üç şey; ve bunların hiçbiri tasarım yeteneği değil.
- Daha önce iki kez oluşturduğunuz bir sunu. Hangi slaytların yinelendiğini ve hangilerinin tek seferlik olduğunu görmek için iki döngü yeterlidir.
- Arkasındaki veri kaynağı. Genellikle bir dışa aktarma dosyası: bir CRM raporu, bir finans çalışma kitabı, bir ürün analitiği CSV dosyası.
- Nelerin sabit kalacağına dair bir karar. Düzen, bölüm sırası ve grafik türleri sabitlenebilir. Sayılar ve yorumlar sabitlenemez.
PowerPoint uygulamasını açmadan önce son sununuzdaki bölüm sırasını bir kenara yazın. Bu liste asıl değerdir ve çoğu ekip bunu oluşturmayı atlar.
Adım adım PowerPoint şablonu oluşturma
Microsoft'un kendi yönergeleri kısadır ve tam olarak takip edilmeye değerdir.
Seçenek 1: Boş bir dosyadan başlayın ve tuvali ayarlayın. Dosya > Yeni > Boş Sunu yolunu izleyin. Tasarım sekmesinde, Slayt Boyutu > Özel Slayt Boyutu seçeneğini belirleyin ve yönlendirmeniz ile boyutlarınızı seçin.
Seçenek 2: Asıl görünümü açın. Görünüm sekmesinde, Asıl Görünümler grubunda Asıl Slayt seçeneğini belirleyin. Microsoft neye baktığınızı şöyle tanımlar: "Asıl slayt, slaytlarınızın solundaki slayt küçük resim listesinin en üstündeki en büyük slayt görüntüsüdür. İlişkili slayt düzenleri asıl slaydın altında konumlandırılır."
Asıl slaytta değiştirdiğiniz her şey altındaki düzenlere aktarılır. Tek bir düzende değiştirdiğiniz her şey ise yalnızca o düzeni kullanan slaytlara uygulanır. Bu hiyerarşiyi doğru kurmak, tek bir yerden yönettiğiniz bir şablon ile dokuz farklı yerde düzeltmek zorunda kaldığınız bir şablon arasındaki farkı yaratır.
Seçenek 3: Düzenleri şekillendirin ve yer tutucular ekleyin. Asıl Slayt sekmesinde galeriden bir tema uygulayabilir, Arka Plan Stilleri ile arka planı değiştirebilir ve yer tutucular ekleyebilirsiniz. Microsoft, bir yer tutucunun "metin, resim, grafik, video, ses ve diğer nesneleri" barındırabileceğini belirtiyor.
Bir yer tutucu eklemek için küçük resim bölmesinde düzeni seçin, Yer Tutucu Ekle seçeneğini belirleyin, bir tür seçin ve ardından çizmek için sürükleyin. Yeniden boyutlandırmak için bir köşeyi sürükleyin, taşımak için kenarı sürükleyin ve istemediğiniz bir yer tutucuyu kaldırmak için kenarlığı seçip Delete tuşuna basın.
Ardından dosyayı bir PowerPoint şablonu olarak kaydedin. Bir dahaki sefere birisi yeni bir sunu açtığında, yerleşik seçeneklerin yanında görünecektir.
Mevcut bir sunudan şablon oluşturma
Çoğu kişi buraya boş bir dosya yerine hazır bir sunuyla gelir ve izlenecek yol, başlangıçtaki bir ekstra adım dışında aynıdır. Standartlaştırmak istediğiniz sunuyu açın ve içeriği o aya özel olan tüm slaytları çıkarın. Yinelenen her slayt türünden birer örnek bırakın. Ardından asıl slaytı açın ve bu örnekleri düzenlere dönüştürün.
İki alışkanlık bu süreci hızlandırır. İçeriği silin ancak geometriyi koruyun, böylece yer tutucu grafiğin fiilen bulunduğu yerde kalır. Ayrıca, bir zamanlar on bir slayt şekli var diye on bir düzeni de koruma isteğine karşı koyun. Üç ila beş düzen, yinelenen iş sunularının çoğunu kapsar.
Zaten tasarlanmış bir şeyden de başlayabilirsiniz. Ücretsiz veri analizi PowerPoint şablonları derlememiz, asıl slayda kadar sadeleştirebileceğiniz hazır sunuları kapsar. Bu, içerik kısmında değil, stil kısmında bir kısayoldur.
Şablonun yardımcı olmayı bıraktığı yer
Resmi sayfayı dikkatlice okuyun ve neleri kapsadığına dikkat edin. Slayt boyutu, yönlendirme, temalar, arka plan stilleri, yer tutucular, asıl slaytlar, düzenler. Her yönerge kapsayıcı ile ilgilidir.
Belgeler, tasarım gereği kapsayıcıda durur. Aylık iş değerlendirmenizin hangi sekiz slayda, hangi sırada ihtiyacı olduğunu veya her birinin neyi iddia etmesi gerektiğini söylemez. Bu kısım bir biçimlendirme kararı değildir ve hiçbir düzen ayarı bunu sizin yerinize yapamaz.
Dolayısıyla işin ikinci yarısı manuel kalır. Her döngüde birisi geçen ayın dosyasını yeniden açar, eski sayıları siler, yenilerini yapıştırır, her başlığı yeniden yazar ve hiçbir şeyin gözden kaçmadığını umar. Şablon, sununun tutarlı görünmesini sağladı. Sununun daha hızlı hazırlanmasını sağlamadı.
Gözden kaçması kolay ikinci bir maliyet daha vardır. Geçen ayın dosyasını kopyalayarak başlayan her döngü, geçen ayın hatalarını da kopyalar. Kimsenin güncellemediği dipnot, birinin manuel olarak sabitlediği grafik ekseni, yalnızca bir kez geçerli olan slayt. Bir kopyadan oluşturulan şablon bunların hepsini devralır.
Powerdrill Bloom ile içerik yarısını oluşturma
Çözüm, yinelenen içeriği kendi başına bir şablon olarak ele almaktır. Her döngüde kaynak dosyadan içeriği oluşturun, ardından az önce oluşturduğunuz görsel şablona aktarın.
Adım 1: Sununun temel aldığı dışa aktarma dosyasını yükleyin
Powerdrill Bloom uygulamasını açın ve sununuzun bağlı olduğu dosyayı yükleyin. Excel, CSV, PDF ve dokümanların tümü ücretsiz planda desteklenen yüklemeler olarak listelenmiştir. Karşılaştırmanın adil olması için geçen döngüde kullandığınız dışa aktarma dosyasının aynısını kullanın.
Karışık sütunları tutun. Serbest metin notları alanı genellikle bir hareketin açıklamasının gizlendiği yerdir. Başlamadan önce bunu silmek, dosyadaki en yararlı sütunu çöpe atmak anlamına gelir.
Adım 2: Yinelenen bölümleri doğal dilde tanımlayın
Daha önceki bölüm listenizi tek bir komutla sisteme verin. Şunun gibi bir şey: ana sonuç, geçen döneme göre eğilim, en çok hareket eden ilk üç unsur, bir risk, bir talep. Grafik olması gereken yerde bir grafik ve her birinin altında kısa bir ana fikir satırı isteyin.
Karşılaştırma penceresi ve yuvarlama konusunda spesifik olun. Bu iki ayrıntı, iki döngüyü gerçekten karşılaştırılabilir kılan unsurlardır ve sunuyu elle yeniden oluşturan bir insanın sessizce değiştirdiği iki şeydir.
Her bir rakam arkasındaki satırla birlikte geldiği için, şaşırtıcı sayıda veriyi slayda ulaşmadan önce (ulaştıktan sonra değil) kontrol edebilirsiniz.
Adım 3: Bölümleri dışa aktarın ve şablonunuza bırakın
Sonucu slaytlara aktarın, ardından düzenlerin, temanın ve yer tutucuların devreye girmesi için kaydettiğiniz şablonu uygulayın. AI canvas sayfası dışa aktarma hedefleri olarak PowerPoint, görseller ve Notion platformlarını belirtiyor.
Bir sonraki döngüde, yeni dışa aktarma dosyasını yükleyin ve aynı komutu çalıştırın. Görsel şablon nasıl göründüğünü halleder. Kaydedilen komut ise ne söylediğini halleder.
Tekrarlanan sunular için 7 ipucu
- Tasarım yapmadan önce bölüm sırasını sabitleyin. Bir sununun tanıdık gelmesini sağlayan şey kararlı bir akış sırasıdır. Yazı tipleri ikincildir.
- Yinelenen her slayda sabit bir soru verin. "Gelir" değil, "Gelir planı aştı mı ve neden?" Başlık her ay değişir; soru ise değişmez.
- Yinelenen her slayt türü için bir düzen oluşturun. Grafik artı ana fikir, tablo artı not ve bölüm ayırıcı, çoğu iş değerlendirmesini kapsayacaktır.
- Ana fikir yer tutucusunu grafiğin üzerine koyun. Cümlenin yaşayacağı bir yer yoksa, insanlar onu yazmayı atlayacaktır.
- Boş bırakmaya razı olduğunuz bir ek düzeni bulundurun. Destekleyici ayrıntılar ana akışa sıkıştırılmak yerine tahmin edilebilir bir yerde bulunmalıdır.
- Komutun sürümünü şablonla birlikte takip edin. Komut, şablonun yarısıdır. Onu birinin sohbet geçmişinde değil, aynı yerde saklayın.
- Kimsenin sormadığı bir slaydı anında emekliye ayırın. Bir şablon, yalnızca zaten orada oldukları için hayatta kalan slaytları sessizce biriktirir.
Bu ilk seferde ne kadar sürer
Eşit olmayan şekilde bölünmüş bir öğleden sonrayı buna ayırın. Hangi düzenlere ihtiyacınız olduğunu bildikten sonra asıl slayt ve düzenler yaklaşık bir saat sürer. Bölüm sırasını yazmak ve bunu bir komuta dönüştürmek daha uzun sürer, çünkü tartışmaların yaşandığı yer burasıdır.
Bunun karşılığı ikinci döngüde değil, üçüncü döngüde alınır. İkinci döngü düzenlerin korunduğunu kanıtlar. Üçüncü döngü ise başka birinin size nasıl oluşturulduğunu sormadan sunuyu çalıştırabileceği zamandır.
Bunun bir yıl içinde neleri değiştirdiği
| İş kalemi | Yalnızca düzen şablonu | Düzen şablonu artı kaydedilmiş bir komut |
|---|---|---|
| Slayt stili | Bir kez halledilir | Bir kez halledilir |
| Bölüm sırası | Bir kişi tarafından hatırlanır | Komutun içine yazılır |
| Bu döngünün sayılarının çekilmesi | Her döngüde manuel | Yeni dışa aktarma dosyasından yeniden oluşturulur |
| Ana fikir satırlarının yeniden yazılması | Her döngüde manuel | Taslağı hazırlanır, ardından düzenlenir |
| Eski veri riski | Her yapıştırmada mevcuttur | Azalır, çünkü veriler yeniden oluşturulur |
| Bir meslektaşa devretme | Dosya aktarılır, rutin aktarılmaz | Her ikisi de aktarılır |
Şablonu bir ekibe yayma
Bir şablon yalnızca diğer insanlar onu kullandığında karşılığını verir ve bu bir tasarım probleminden ziyade bir dağıtım problemidir.
Yeni bir sununun başladığı yere koyun. Ortak bir sürücüde duran ve kimsenin açmadığı bir dosya şablon değildir. Birisi Yeni seçeneğini belirlediğinde görünen şey olmalıdır.
Düzenleri sade bir dille adlandırın. Grafik + ana fikir, Başlık ve İçerik 3 seçeneğinden daha iyidir. İnsanlar, adı yapacakları işe uyan düzeni seçerler.
Bir sayfadan fazla olmayan bir kılavuz yazın. Hangi slayt için hangi düzen, ana fikir satırının nereye gideceği ve kime sorulacağı. Daha uzun olan hiçbir şey okunmayacaktır.
Hiç yapmamak yerine üç ayda bir gözden geçirin. Hangi düzenlerin fiilen kullanıldığını kontrol etmek için ayıracağınız on dakika, hangi ikisini sileceğinizi size söyleyecektir.
Sık yapılan hatalar
Şablonu çözümün tamamı olarak görmek. Bir .potx dosyası görünümü standartlaştırır. Hedef kitlenizin fiilen okuduğu mantığı taşımaz.
Çok fazla şeyi kilitlemek. Ekipler bazen tasarımı korumak için düzenlenebilir her yer tutucuyu kaldırır. Bir sonraki kişi slaytını üstte yüzen bir metin kutusunda oluşturur ve şablon anlamını yitirir.
Bir kez oluşturduğunuz bir sunudan başlamak. Tek bir döngü bir şablon oluşturmaz. İkincisini bekleyin ve şablonu gerçekten yinelenen şeylerden oluşturun.
Veri yenilemeyi unutmak. Bir şablon, geçen çeyreğin sayılarını bu çeyreğin düzeninde memnuniyetle sunacaktır. Kaynak dosyadan yeniden oluşturmak, buna karşı tek güvenilir korumadır.
İki sürümü birden canlı tutmak. Birisi kişisel bir kopya kaydeder, içindeki asıl slaytı düzenler ve artık ekibin yarısı farklı bir şablon kullanır. Tek bir dosyayı tek bir yerde saklayın ve herkesi oraya yönlendirin.
En iyi senaryoya göre sunu tasarlamak. Tek bir düzenli grafik etrafında oluşturulan düzenler, bir bölümün iki grafiğe ihtiyaç duyduğu ilk anda bozulur. İhtiyacınız olmadan önce kendinize bölünmüş bir düzen sağlayın.
Sonuç
PowerPoint şablonunu Microsoft'un belgelediği şekilde oluşturun: slayt boyutunu ayarlayın, asıl slaytı açın, düzenlerinizi ve yer tutucularınızı oluşturun, .potx olarak kaydedin. Bu, kapsayıcıyı halleder ve gerçekten bir öğleden sonranızı ayırmaya değer.
Sonra diğer yarısını halledin. Bölüm listesini tutun, komutu saklayın ve içeriği her döngüde yeniden yazmak yerine kaynak dışa aktarma dosyasından yeniden oluşturun. En sık yeniden oluşturduğunuz sunuda Powerdrill Bloom uygulamasını deneyin ve ne kadarının aslında hiç de yeni olmadığını görün.
Sıkça sorulan sorular
PowerPoint şablonu dosya uzantısı nedir?
Bir PowerPoint şablonu .potx dosyası olarak kaydedilir. Birini açmak, şablona dayalı yeni bir sunu oluşturur; bu nedenle asıl kopya yanlışlıkla üzerine yazılmaz.
Mevcut bir sunudan nasıl PowerPoint şablonu oluşturabilirim?
Sunuyu açın, o döngüye özel olan içeriği silin ve yinelenen her slayt türünden birer örnek bırakın. Ardından asıl slaytı açın, bu örnekleri düzenlere dönüştürün ve dosyayı bir şablon olarak kaydedin.
Şablon oluşturmak için asıl slaytı düzenlemem gerekiyor mu?
Evet. Microsoft açıkça "bir şablon oluşturmak için bir asıl slaytı ve bir dizi slayt düzenini değiştirmeniz gerekir" diye belirtiyor. Asıl slayt, küçük resim bölmesinin en üstünde yer alır ve düzenleri onun altında bulunur.
PowerPoint şablonu ile tema arasındaki fark nedir?
Tema, Asıl Slayt sekmesinden uyguladığınız renkler, yazı tipleri ve efektler kümesidir. Şablon ise bir temayı ve bunun yanı sıra asıl slaytınızı, düzenlerinizi ve yer tutucularınızı bir arada içeren kaydedilmiş dosyadır.
Bir şablon sayılarımı güncel tutabilir mi?
Hayır. Bir şablon düzeni, temayı ve yer tutucuları depolar. Rakamları yenilemek ayrı bir adımdır; bu nedenle şablonu, içeriği yeniden oluşturmak için tekrarlanabilir bir yöntemle eşleştirmek asıl zaman kazandıran şeydir.