Yapay Zeka ile Veri Sözlüğü Nasıl Oluşturulur: Ücretsiz ve Adım Adım Bir Kılavuz

Veri sözlüğü, verilerinizdeki her bir sütunun gerçekte ne anlama geldiğini açıklayan belgedir. Bir e-tablodan üç adımda veri sözlüğü oluşturabilirsiniz: dosyayı yükleyin, her bir alanın açıklanmasını ve türünün belirlenmesini sağlayın, ardından sonucu gözden geçirip yayınlayın. Bu kılavuz, bir veri sözlüğünde nelerin yer alması gerektiğini, ekiplerin bunları manuel olarak nasıl oluşturduğunu ve bu sıkıcı süreci nasıl kısaltabileceğinizi ele almaktadır.

Veri sözlüğü nedir?

En net tanımı ABD Jeolojik Araştırmalar Kurumu (USGS) sunmaktadır. Kurumun data management guidance kılavuzu, veri sözlüğünün "verilerin yapısını ve içeriğini kataloglamak ve iletmek için kullanıldığını" belirtir. Ayrıca veri sözlüğü, "ayrı ayrı adlandırılmış veri nesneleri için anlamlı açıklamalar sağlar."

Bu tanımdaki iki kelime büyük önem taşır. Kataloglamak, hiç kimsenin kullanmadığı alanlar da dahil olmak üzere her alanın listelenmesi anlamına gelir. İletmek ise bunun bir veri tabanı için değil, başka bir insan için yazıldığı anlamına gelir.

Bu ikinci kısım, gerçek bir veri sözlüğünü sütun başlıklarının ekran görüntüsünden ayıran şeydir. cust_stat_cd adlı bir başlık dokümantasyon değildir. Ancak bu kodların ne anlama geldiğini, hangi değerlere izin verildiğini ve boş bir alanın neyi ifade ettiğini açıklayan bir satır dokümantasyondur.

Çoğu ekibin zaten buna ihtiyacı vardır ama bunun farkında değillerdir. İki kişinin "aktif müşteri" tanımının ne olduğu konusunda anlaşmazlığa düştüğü an, eksik olan belge tam olarak bir veri sözlüğüdür.

Veri sözlüğünde neler yer alır?

USGS tipik içerikleri listeler ve bu liste bir kontrol listesi olarak kullanılabilecek kadar kısadır.

Öğe	Neleri kaydeder
Veri nesneleri	Her alanın adı ve tanımı
Detaylı özellikler	Veri türü, boyut, boş bırakılabilirlik, isteğe bağlılık, dizinler
Diyagramlar	Varlık-ilişki ve diğer sistem düzeyindeki görünümler
Referans verileri	Sınıflandırma ve açıklayıcı alanlar
Kalite kodları	Eksik veri ve kalite göstergesi kodları
İş kuralları	Bir şemayı veya veri kalitesini doğrulamaya yönelik kurallar

Her projenin bu altı öğenin tümüne ihtiyacı yoktur. İki ekip arasında paylaşılan tek bir e-tablo için ilk ikisi ve beşincisi yeterlidir. Canlı bir veri tabanı ise bunların hepsine ihtiyaç duyar.

Kalite kodu satırı, en sık atlanan ve sonrasında en çok pişmanlık duyulan satırdır. Boş bir hücre "sıfır", "bilinmiyor" veya "uygulanamaz" anlamına gelebiliyorsa, bunu yazılı hale getirmek üç farklı analistin üç farklı toplama ulaşmasını engeller.

Ekipler neden veri sözlüğü oluşturur?

USGS altı kullanım alanı belirtmektedir ve bunların her biri, önlediği gerçek bir başarısızlıkla eşleşir.

Dokümantasyon; kullanıcılar, geliştiriciler ve diğer paydaşlar için yapı detayları sağlar. İletişim, insanlara ortak bir kelime dağarcığı kazandırır ve geliştiricilerin şema değişikliklerinin etkisini ölçmesine yardımcı olur.

Uygulama tasarımı, geliştiricilerin doğru veri türleri ve kontrollerle formlar ve raporlar oluşturmasına yardımcı olur. Sistem analizi, analistlerin genel tasarımı görmelerini ve verilerin her bir süreçle nerede kesiştiğini izlemelerini sağlar.

Veri entegrasyonu, e-tablo çalışmaları için en çok önem taşıyan unsurdur. USGS, net tanımların "bir veri sisteminin diğeriyle nasıl eşleştirileceğine karar verirken ihtiyaç duyulan bağlamsal anlayışı sağladığını" belirtmektedir. Aynı anlayış, "verilerin belirli bir kullanım için alt kümelere ayrılmasına, birleştirilmesine, yığılmasına veya dönüştürülmesine" karar verilmesini sağlar.

Karar verme süreci ise veri toplama planlamasına ve diğer iş birlikçi çalışmalara yardımcı olarak bu listeyi tamamlar.

Aynı sayfada daha da çarpıcı bir argüman yer almaktadır. USGS, bir sözlüğün güvenilirlik sorunlarını ortaya çıkarabileceğini gözlemlemektedir. Kurum, "eksik veri tanımlarının, aksi takdirde harika olabilecek verileri neredeyse tamamen kullanışsız hale getirebileceği" konusunda uyarıda bulunur.

Gereksinim tarafı da belgelenmiştir. USGS'nin Survey Manual chapter on metadata bölümü, kayıtların kaynak ve kullanım kısıtlamalarının yanı sıra varlıkların ve özniteliklerin tanımlarını da taşımasını zorunlu kılar.

Ekipler manuel olarak nasıl veri sözlüğü oluşturur?

Manuel yöntem verilerin nerede bulunduğuna bağlıdır ve her iki versiyon da geçerlidir.

Veriler bir veri tabanında bulunuyorsa, sistem sizin için ilk taslağı oluşturabilir. USGS, çoğu veri tabanı yönetim sisteminin "yerleşik, aktif veri sözlüklerine sahip olduğunu ve gerektiğinde dokümantasyon oluşturabildiğini" belirtmektedir.

Veriler bir e-tabloda bulunuyorsa, otomatik bir oluşturucu yoktur. USGS, "Excel'de manuel olarak basit bir 'veri sözlüğü' oluşturmak için" boş bir şablona işaret eder; bu da tam olarak işin dürüstçe yapıldığı mevcut en son yöntemdir.

Bu manuel sürüm, veriyi bilen bir kişi tarafından doldurulan sütun başına bir satır anlamına gelir. Alan adı, sade dilde tanım, tür, izin verilen değerler, boş bırakılıp bırakılamayacağı ve sahibinin kim olduğu bilgileri yer alır.

On beş sütunlu bir dışa aktarma işlemi için bu yirmi dakika sürer. Üç sistemden çekilen altmış sütunlu operasyonel bir dosya için ise kimsenin sahip olmadığı koca bir öğleden sonraya mal olur.

Manuel yöntemin yavaşladığı yerler

Tıkanıklık noktası nadiren yazma aşamasıdır. Asıl sorun veri arkeolojisidir.

Gerçek bir dışa aktarmadaki sütunların yarısı, beş yıl önce birinin kafasındaki kısaltmalardan oluşan adlara sahiptir. flag_2 ifadesinin ne anlama geldiğini çözmek; verileri açmayı, sıralamayı ve değerlerden kuralı çıkarmayı gerektirir.

Bir de zamanla meydana gelen sapmalar vardır. USGS bu durumun sonucu konusunda oldukça nettir: "sözlüğün gerçek veri yapılarıyla güncel tutulmaması, veri yönetiminin eksikliğine işaret eder." Bir kez yazılıp bir daha hiç dokunulmayan bir sözlük, hiç olmamasından daha kötüdür; çünkü insanlar ona güvenir.

Her iki sorun da mekaniktir. Her sütunu okumak, değerlerinin profilini çıkarmak, bir tür ve tanım önermek tekrarlayan bir süreçtir. İnsanlar bunu sıkıcı bulur ve kırkıncı satıra gelindiğinde tutarsızlıklar başlar.

Yapay zeka ile veri sözlüğü nasıl oluşturulur?

Adım 1: Belgelenmesini istediğiniz dosyayı yükleyin

Powerdrill Bloom'da oturum açın ve dışa aktarılan dosyayı yükleyin. Ücretsiz planda Excel, CSV, PDF ve dokümanlar desteklenmektedir.

Kırpılmış bir örnek yerine gerçek dosyayı yükleyin. 900 ile 1.100 arasındaki satırlarda yer alan sıra dışı değerler, genellikle ilginç kuralların gizlendiği yerlerdir.

Adım 2: Doğal dilde alan bazında bir profil isteyin

Sütun başına bir satır isteyin. Her satırda sade dilde bir tanım, görünen veri türü, aralık veya benzersiz değerler ve boş hücre sayısı yer almalıdır. Veriden ziyade bir koda benzeyen her değeri işaretlemesini isteyin.

Ardından belirsiz olanların üzerine gidin. Hangi sütunların kodlanmış bir anlam taşıdığını ve her bir kodun neyi temsil ettiğini sorun. Daha sonra bunları sistemi bilen biriyle teyit edebilir veya düzeltebilirsiniz.

Bu aşamadaki çıktı bir belge değil, bir taslaktır. Görevi, veri arkeolojisi yükünü ortadan kaldırmaktır, böylece size sadece değerlendirme yapmak kalır.

Adım 3: Tanımları düzeltin ve yayınlayın

Her satırı gözden geçirin ve yalnızca bir insanın çözebileceği durumları düzeltin. Neyin aktif sayılacağı, iki tarih sütununun neden uyuşmadığı ve hangi alanların yetkili kaynak olduğu gibi konuları belirleyin. Ardından sonucu bir e-tablo veya doküman olarak dışa aktarın.

Ona verinin hemen yanında bir yer bulun. Birinin indirilenler klasöründe duran bir sözlük dokümantasyon değildir ve az önce düzelttiğiniz sapmaların en hızlı şekilde geri dönmesine yol açar.

İlk günden sonra da kullanışlı kalmasını sağlayın

Bir veri sözlüğü yalnızca güncel ve doğru kaldığı sürece değerini korur ve USGS bunun nasıl yapılacağı konusunda nettir. Önceden plan yapın, öğeleri belirlendikçe ekleyin ve yapılar değiştikçe sözlüğü güncelleyin.

Üç alışkanlık bu işin büyük kısmını halleder.

Tanımları dışarıdan kişiler için yazın. İşe yeni başlayan biri, ek bir soru sormadan tanımı kullanamıyorsa, o tanım henüz tamamlanmamış demektir.

Veriyle birlikte versiyonlayın. Bir sütun eklendiğinde veya türü değiştirildiğinde, sözlük bir sonraki çeyrekte değil, aynı anda güncellenmelidir.

Mevcut bir standart varsa onu benimseyin. USGS, bir veri standardını benimsemenin ve buna atıfta bulunmanın, kendi dokümantasyonunuzu yönetme ihtiyacını tamamen ortadan kaldırdığını belirtmektedir.

Bir sözlük, sayılar üzerinde tek bir seferde anlaşmaya varma alışkanlığıyla da doğal bir uyum sağlar. a single source of truth oluşturma kılavuzumuz, bu konunun bir üst katmanını ele almaktadır. Bu sırada, analyzing a spreadsheet someone else built konulu yazımız ise genellikle bu ihtiyacı tetikleyen durumu açıklamaktadır.

Halihazırda sahip olduğunuz dosya ile başlayın

Yukarıdaki tüm döngüyü ücretsiz planda tamamlayabilirsiniz. Bu plan; Excel, CSV, PDF ve doküman yüklemelerini, oluşturulan içgörüleri ve özetleri, ayrıca temel slayt, doküman, e-tablo ve görsel oluşturma özelliklerini içerir.

İki sınırı açıkça belirtmekte fayda var. Excel analizi ve Office belgesi oluşturma Pro planında yer almaktadır. Ücretsiz plan bir adet zamanlanmış görev içerir, bu nedenle belirli bir programa göre yeniden oluşturulan bir sözlük için ücretli bir abonelik gerekir.

Temeldeki dosyanın önce düzenlenmesi gerekiyorsa, AI data cleaning sayfamız bu adımı kapsar. Excel AI assistant ve CSV AI assistant sayfaları en yaygın iki dosya türünü ele alır. En karmaşık dışa aktarımınızı bugün belgelemek için try Powerdrill Bloom.

Sıkça sorulan sorular

Veri sözlüğü ile meta veri arasındaki fark nedir?

Veri sözlüğü, bağımsız alanların yapısını ve içeriğini tanımlar. Metadata ise daha geniştir; veriyi kimin, neden ürettiğini, nasıl toplandığını ve işlendiğini kapsar.

Canlı bir veri sözlüğü Excel'de oluşturulabilir mi?

Evet, ve e-tablo verileri için normal yaklaşım budur. USGS, Excel'de manuel olarak basit bir veri sözlüğü oluşturmak için boş bir şablon yayınlamaktadır.

Her bir alan tanımı ne kadar detaylı olmalıdır?

Ekibinizin dışından birinin sütunu soru sormadan kullanabileceği kadar detaylı olmalıdır. En çok anlaşmazlığa neden olan konular olduğu için, izin verilen değerleri ve boş bir alanın ne anlama geldiğini ekleyin.

Veri sözlüğünün sahibi kim olmalıdır?

Raporu talep eden kişi değil, veri yapısının sahibi kimse o olmalıdır. Sahiplik en çok bir sütun değiştiğinde önem kazanır, çünkü sözlüğün de aynı anda değişmesi gerekir.

Bir veri sözlüğü ne sıklıkla güncellenmelidir?

Temeldeki yapı her değiştiğinde güncellenmelidir. USGS, güncel olmayan bir sözlüğü bir veri yönetimi sorunu olarak değerlendirir; çünkü insanlar artık verilerle eşleşmeyen tanımlara güvenmeye devam ederler.