วิธีทำรายงานค่าใช้จ่าย: คู่มือฉบับสมบูรณ์
รายงานค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่มักจะถูกเขียนขึ้นในสัปดาห์ที่ครบกำหนดส่ง ไม่ใช่สัปดาห์ที่มีการใช้จ่ายเงินจริง นิสัยเพียงอย่างเดียวนี้คือต้นตอของเกือบทุกปัญหาที่ตามมา ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จที่สูญหาย บิลโรงแรมที่ไม่มีใครแยกยอดอย่างถูกต้อง หรือรายการที่ระบุว่า "อาหารค่ำกับลูกค้า" โดยไม่มีการระบุชื่อลูกค้า ทั้งหมดนี้ล้วนเริ่มต้นจากจุดนั้นทั้งสิ้น
วิธีแก้ไขไม่ใช่การใช้เทมเพลตที่ดีขึ้น แต่คือการทำความเข้าใจว่าหลักฐานการบันทึกค่าใช้จ่ายต้องพิสูจน์อะไรบ้าง จากนั้นจึงสร้างรายงานเพื่อพิสูจน์สิ่งนั้น
คู่มือนี้จะครอบคลุมถึงสิ่งที่คุณควรระบุในรายงานค่าใช้จ่าย และสิ่งที่คุณ IRS ถือว่าเป็นบันทึกหลักฐานที่เพียงพอ นอกจากนี้ยังแสดงวิธีรวบรวมรายงานจากใบเสร็จที่คุณมีอยู่แล้ว และวิธีจัดการกับบิลที่รวมค่าใช้จ่าย 3 ประเภทเข้าด้วยกันในการเรียกเก็บเงินครั้งเดียว
รายงานค่าใช้จ่ายคืออะไร
รายงานค่าใช้จ่ายคือรายการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งได้สำรองจ่ายไปก่อน โดยมีหลักฐานแนบมาด้วย วัตถุประสงค์ของรายงานนี้คือเพื่อให้ผู้ว่าจ้างสามารถเบิกจ่ายคืนให้แก่ผู้จ่าย หรือเพื่อให้ธุรกิจสามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้
รายงานนี้ตอบสนองต่อผู้อ่าน 2 กลุ่มพร้อมกัน และนั่นคือสาเหตุที่ทำให้มันยากกว่าที่คิด ทีมการเงินของคุณจะอ่านรายงานนี้เพื่อตัดสินใจว่าจะจ่ายเงินคืนให้คุณหรือไม่ ส่วนหน่วยงานจัดเก็บภาษี (หากมีการตรวจสอบ) จะอ่านเพื่อตัดสินใจว่าค่าใช้จ่ายนั้นเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจอย่างแท้จริงหรือไม่ ผู้อ่านกลุ่มที่ 2 มีความต้องการที่เข้มงวดกว่า และการเขียนเพื่อตอบโจทย์ผู้อ่านกลุ่มนี้จะช่วยตอบสนองความต้องการของทั้งสองกลุ่มได้เป็นอย่างดี
ตัวเอกสารมักจะอยู่ในรูปแบบของตาราง โดยมี 1 แถวต่อ 1 รายการค่าใช้จ่าย มีคอลัมน์สำหรับระบุข้อเท็จจริงเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายนั้น ๆ มีใบเสร็จแนบหรืออ้างอิงถึง และมียอดรวมทั้งหมด
สิ่งที่รายงานค่าใช้จ่ายต้องมี
ไม่ว่าคุณจะใช้เทมเพลตใดก็ตาม แถวที่สมบูรณ์จะต้องตอบคำถาม 5 ข้อเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ
- วันที่ — วันที่เกิดค่าใช้จ่ายขึ้นจริง ไม่ใช่วันที่คุณยื่นเอกสาร
- จำนวนเงิน — ตัวเลขที่ถูกต้องแม่นยำ ในสกุลเงินที่ชำระจริง
- ประเภท — ค่าเดินทาง ค่าอาหาร ค่าที่พัก ค่าขนส่ง ค่าวัสดุอุปกรณ์ และอื่น ๆ
- วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ — เหตุใดจึงเกิดค่าใช้จ่ายนี้ขึ้น โดยอธิบายเป็นประโยคที่คนนอกสามารถเข้าใจได้ง่าย
- ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ — สำหรับค่าอาหารและค่าความบันเทิง ต้องระบุว่ามีใครเข้าร่วมบ้าง และพวกเขามีความสัมพันธ์อย่างไรกับธุรกิจ
นอกเหนือจากแถวรายการแล้ว ตัวรายงานเองยังต้องระบุชื่อพนักงาน ช่วงเวลาที่ครอบคลุม และยอดรวม นอกจากนี้ยังต้องระบุเงินทดรองจ่ายหรือยอดเงินผ่านบัตรบริษัทที่ชำระไปแล้ว เพื่อให้ยอดเงินคืนสุทธิมีความชัดเจนไม่มีข้อกังขา
คอลัมน์วัตถุประสงค์ทางธุรกิจมักจะเป็นช่องที่ผู้คนกรอกเป็นอันดับสุดท้ายและกรอกได้แย่ที่สุด คำว่า "อาหารกลางวัน" ไม่ใช่วัตถุประสงค์ แต่ "อาหารกลางวันกับตัวแทนจำหน่ายระดับภูมิภาคเพื่อทบทวนปริมาณการสั่งซื้อใน Q3" คือวัตถุประสงค์
การทดสอบนั้นง่ายมาก ให้ลองอ่านรายการนั้นราวกับว่าคุณจำการเดินทางครั้งนั้นไม่ได้เลย หากมันไม่ได้อธิบายว่าทำไมบริษัทจึงควรเป็นผู้รับภาระค่าใช้จ่ายนี้ แสดงว่ารายการนั้นยังไม่สมบูรณ์ มาตรฐานนี้อาจทำให้คุณต้องเขียนเพิ่มอีกประมาณ 10 คำต่อแถว แต่จะช่วยขจัดคำถามที่ต้องตามตอบในภายหลังไปได้เกือบทั้งหมด
สิ่งที่ IRS ถือว่าเป็นบันทึกหลักฐานที่เพียงพอ
หากคุณกำลังรายงานค่าใช้จ่ายทางธุรกิจในสหรัฐอเมริกา IRS Publication 463 ได้กำหนดหลักฐานที่คาดหวังไว้ การอ่านข้อความจริงนั้นคุ้มค่า เพราะในแง่หนึ่งมันมีความยืดหยุ่นมากกว่าที่คนส่วนใหญ่คิด แต่ในอีกแง่หนึ่งก็มีความเข้มงวดมากกว่าเช่นกัน
บันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษร รวมถึงบันทึกดิจิทัล เอกสารเผยแพร่ระบุว่า "โดยทั่วไปคุณต้องจัดทำบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้ถือว่าเพียงพอ" และอธิบายเหตุผลว่า "หลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีความน่าเชื่อถือมากกว่าหลักฐานทางวาจาเพียงอย่างเดียว"
จากนั้นได้เพิ่มข้อความที่สำคัญสำหรับทุกคนที่ใช้ซอฟต์แวร์ว่า "หากคุณจัดทำบันทึกบนคอมพิวเตอร์ จะถือว่าเป็นบันทึกหลักฐานที่เพียงพอ"
หลักฐานเอกสาร นอกเหนือจากบันทึกของคุณเองแล้ว Publication 463 ระบุว่า "โดยทั่วไปคุณต้องมีหลักฐานเอกสาร เช่น ใบเสร็จ เช็คที่ผ่านการเรียกเก็บเงินแล้ว หรือบิล เพื่อสนับสนุนค่าใช้จ่ายของคุณ" ดังนั้น รายงานและใบเสร็จจึงเป็นข้อกำหนด 2 ประการที่แยกจากกัน ไม่ใช่สิ่งเดียวกัน
ความทันเวลา นี่คือข้อกำหนดที่รายงานส่วนใหญ่ไม่ผ่าน คำแนะนำคือให้ "บันทึกองค์ประกอบของค่าใช้จ่ายหรือการใช้งานทางธุรกิจในเวลาหรือใกล้เคียงกับเวลาที่เกิดค่าใช้จ่ายหรือการใช้งานนั้น" โดยมีเหตุผลตามมาว่า "บันทึกที่จัดทำอย่างทันท่วงทีมีมูลค่ามากกว่ารายงานที่จัดทำขึ้นในภายหลัง ซึ่งโดยทั่วไปแล้วมักจะขาดความทรงจำที่ถูกต้องแม่นยำ"
มีความยืดหยุ่นที่เป็นประโยชน์ในการตีความคำว่า "ทันท่วงที" บันทึกประจำวันที่จัดทำขึ้นเป็นรายสัปดาห์ "ซึ่งแสดงรายละเอียดการใช้งานในระหว่างสัปดาห์" ตามคำจำกัดความในเอกสารเผยแพร่จะ "ถือว่าเป็นบันทึกที่จัดทำขึ้นอย่างทันท่วงที" การบันทึกรายสัปดาห์นั้นเพียงพอแล้ว การมานั่งนึกย้อนหลังเพื่อทำรายงานรายไตรมาสต่างหากที่เป็นปัญหา
สิ่งที่คุณต้องเตรียมก่อนเริ่มต้น
รวบรวมสิ่งเหล่านี้ก่อนที่จะเปิดเทมเพลต รายงานค่าใช้จ่ายที่จัดทำขึ้นจากความทรงจำคือประเภทที่ Publication 463 อธิบายว่าประสบปัญหาจากการขาดความทรงจำที่ถูกต้องแม่นยำ
ใบเสร็จทุกใบในช่วงเวลาดังกล่าว ไม่ว่าจะเป็นแบบดิจิทัลหรือกระดาษ รายการเดินบัญชีบัตรเครดิตของคุณในช่วงเวลาเดียวกัน ซึ่งเป็นวิธีที่คุณจะใช้ค้นหาค่าใช้จ่ายที่ใบเสร็จสูญหาย ปฏิทินของคุณซึ่งจะช่วยระบุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและรายชื่อผู้เข้าร่วมสำหรับค่าอาหาร เงินเบี้ยเลี้ยงหรือเงินทดรองจ่ายที่ได้รับไปแล้ว และนโยบายของนายจ้างเกี่ยวกับวงเงินและประเภทค่าใช้จ่าย เนื่องจากรายงานที่ถูกต้องตามกฎหมายแต่ละเมิดนโยบายภายในก็ยังคงถูกตีกลับอยู่ดี
อีกสิ่งหนึ่งที่ควรเปิดควบคู่ไปด้วยคือ รายงานของรอบระยะเวลาก่อนหน้า ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นประจำมักจะเกิดขึ้นซ้ำ ๆ และประเภทกับวัตถุประสงค์ของเดือนที่แล้วก็เป็นเทมเพลตที่เชื่อถือได้สำหรับเดือนนี้ นอกจากนี้ยังช่วยให้เห็นสิ่งที่หายไปอย่างเงียบ ๆ ซึ่งบางครั้งอาจเป็นบริการสมัครสมาชิกที่ถูกยกเลิกไปโดยไม่มีใครสังเกตเห็น
วิธีจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายด้วย AI
ส่วนที่ล่าช้าของรายงานค่าใช้จ่ายไม่ใช่การคำนวณตัวเลข แต่คือการอ่านใบเสร็จ 30 ใบใน 5 รูปแบบที่แตกต่างกัน และการดึงข้อเท็จจริง 4 ประการที่เหมือนกันออกมาจากใบเสร็จแต่ละใบ
การดึงข้อมูลนี้คือจุดที่พื้นที่ทำงาน AI เข้ามามีบทบาทสำคัญ
ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดใบเสร็จและรายการเดินบัญชีบัตรเครดิตพร้อมกัน
เปิด Powerdrill Bloom และสร้างพื้นที่ทำงานสำหรับรอบระยะเวลาที่ต้องการรายงาน อัปโหลดรูปภาพใบเสร็จและไฟล์ PDF รายการเดินบัญชีบัตรเครดิตที่ส่งออกเป็นไฟล์ CSV หรือ Excel และเทมเพลตค่าใช้จ่ายที่คุณมีอยู่ (ถ้ามี)
การอัปโหลดรายการเดินบัญชีควบคู่ไปกับใบเสร็จเป็นขั้นตอนที่คนส่วนใหญ่มักจะข้ามไป และเป็นขั้นตอนที่ช่วยตรวจจับรายการที่ตกหล่น รายการเดินบัญชีคือรายการทั้งหมดที่คุณจ่ายไปจริง ส่วนใบเสร็จคือรายการที่ไม่สมบูรณ์ของสิ่งที่คุณสามารถพิสูจน์ได้ การมีทั้งสองอย่างรวมอยู่ในที่เดียวกันจะเปลี่ยนคำถามที่ว่า "ฉันลืมอะไรไปหรือเปล่า?" ให้กลายเป็นคำถามที่สามารถตอบได้อย่างชัดเจน
ขั้นตอนที่ 2: อธิบายรายงานที่คุณต้องการ
ร้องขอตารางด้วยภาษาธรรมชาติและระบุชื่อคอลัมน์ของคุณ — วันที่ จำนวนเงิน ประเภท วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และผู้เข้าร่วมในกรณีที่เกี่ยวข้อง
เพิ่มคำสั่ง 2 ข้อที่จะช่วยแบ่งเบาภาระงานส่วนใหญ่ ข้อแรกคือ ขอให้ทำเครื่องหมายแจ้งเตือนรายการในรายการเดินบัญชีที่ไม่มีใบเสร็จที่ตรงกัน ข้อสองคือ ขอให้แยกรายการใบเสร็จที่รวมค่าใช้จ่ายหลายประเภทออกจากกัน แทนที่จะจัดให้อยู่ในกลุ่มเดียว บิลโรงแรมที่รวมค่าอาหารด้วยคือกรณีตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุด
หากนายจ้างของคุณใช้ชื่อประเภทค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้เฉพาะ ให้ระบุชื่อเหล่านั้นในคำสั่งเดียวกัน ประเภทค่าใช้จ่ายที่ตรงกับเมนูแบบเลื่อนลง (dropdown) ของระบบการเงินจะช่วยประหยัดเวลาในการแก้ไขไปได้มาก
ขั้นตอนที่ 3: กรอกวัตถุประสงค์และส่งออกข้อมูล
วัตถุประสงค์ทางธุรกิจเป็นเพียงฟิลด์เดียวที่คุณต้องกรอกด้วยตนเอง เนื่องจากข้อมูลนี้อยู่ในความทรงจำของคุณ ไม่ใช่ในใบเสร็จ ให้ไล่ตามแถวที่ถูกทำเครื่องหมายไว้และเขียนวัตถุประสงค์สำหรับแต่ละรายการ โดยดึงชื่อและเหตุผลมาจากปฏิทินของคุณ
จากนั้นตรวจสอบยอดรวมกับจำนวนเงินคืนที่คุณคาดหวัง หักเงินทดรองจ่ายออก แล้วส่งออกไปยัง Excel หรือเป็นเอกสาร ตัวเลขแต่ละตัวจะสามารถย้อนกลับไปยังใบเสร็จที่เป็นที่มาได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้รายงานนี้สามารถชี้แจงและตรวจสอบได้หากมีใครสอบถาม
วิธีสร้างรายงานใน Excel หรือ Google Sheets
สำหรับการเดินทางระยะสั้น การใช้สเปรดชีตถือเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลอย่างยิ่ง
ตั้งค่าคอลัมน์สำหรับวันที่ ประเภท คำอธิบาย วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ จำนวนเงิน วิธีการชำระเงิน และการอ้างอิงใบเสร็จ คอลัมน์การอ้างอิงใบเสร็จคือสิ่งที่เทมเพลตส่วนใหญ่มักจะละเลย มันเป็นเพียงตัวเลขหรือชื่อไฟล์ง่าย ๆ ที่เชื่อมโยงแต่ละแถวเข้ากับหลักฐาน เพื่อที่ไม่มีใครต้องมานั่งเดาว่ารูปภาพใดในบรรดาสี่สิบรูปที่เป็นของแถวที่ 12
ป้อนค่าใช้จ่ายตามลำดับเวลาแทนที่จะป้อนตามประเภทค่าใช้จ่าย การเรียงลำดับตามเวลาจะตรงกับรายการเดินบัญชีบัตรเครดิตของคุณ ซึ่งทำให้การกระทบยอดเป็นการเปรียบเทียบโดยตรงแทนที่จะต้องมานั่งค้นหา
เพิ่มยอดรวมย่อยตามประเภทค่าใช้จ่ายไว้เหนือยอดรวมทั้งหมด ทีมการเงินมักจะอ่านยอดรวมย่อยของแต่ละประเภทก่อน และการจัดเตรียมข้อมูลนี้ไว้จะช่วยป้องกันไม่ให้เอกสารต้องถูกตีกลับไปแก้ไข
เก็บใบเสร็จไว้ในโฟลเดอร์เดียวที่ตั้งชื่อตามรอบระยะเวลา โดยตั้งชื่อไฟล์ให้ตรงกับคอลัมน์อ้างอิงของคุณ รายงานและหลักฐานควรจะสามารถค้นหาพบร่วมกันได้แม้เวลาจะผ่านไป 1 ปีก็ตาม
บริษัทของคุณจ่ายเงินคืนในสกุลเงินที่แตกต่างจากสกุลเงินที่คุณชำระไปหรือไม่? หากใช่ ให้เพิ่มคอลัมน์สำหรับจำนวนเงินเดิมและอัตราแลกเปลี่ยนที่คุณใช้ การแปลงสกุลเงินโดยไม่ระบุรายละเอียดจะทำให้ไม่สามารถตรวจสอบแถวนั้นเทียบกับใบเสร็จได้ และยังเป็นสิ่งแรกที่ผู้ตรวจสอบที่รอบคอบจะตั้งคำถาม
วิธีแยกบิลที่รวมค่าใช้จ่ายหลายประเภทเข้าด้วยกัน
ใบแจ้งหนี้โรงแรมที่รวมค่าอาหารค่ำคือกรณีที่พบบ่อยที่สุดของเรื่องนี้ และ Publication 463 ก็ได้ระบุถึงเรื่องนี้โดยตรง
เอกสารเผยแพร่ครอบคลุมถึงค่าใช้จ่ายรายการเดียวที่รวมค่าอาหาร ค่าความบันเทิง และบริการอื่น ๆ เช่น ที่พักหรือการขนส่ง ในกรณีดังกล่าว คุณ "ต้องจัดสรรค่าใช้จ่ายนั้น" ระหว่างประเภทต่าง ๆ เหล่านั้น
มาตรฐานที่กำหนดไว้สำหรับการแยกยอดคือ "คุณต้องมีเกณฑ์ที่สมเหตุสมผลในการจัดสรรนี้" โดยได้ยกกรณีโรงแรมที่รวมค่าอาหารเป็นตัวอย่างประกอบ
ในทางปฏิบัติ นั่นหมายถึงการใช้รายการแต่ละบรรทัดในใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ โดยปกติแล้วใบเสร็จรายละเอียดของโรงแรม (hotel folio) จะแยกรายการค่าห้องพัก ภาษี และค่าอาหารในร้านอาหารไว้อย่างชัดเจน และรายการเหล่านั้นคือเกณฑ์ที่สมเหตุสมผลของคุณ ในกรณีที่ใบแจ้งหนี้ระบุเป็นยอดรวมเพียงยอดเดียว ให้บันทึกโน้ตอธิบายวิธีที่คุณใช้ในการแยกยอด เช่น ราคาอาหารในเมนู หรืออัตราค่าห้องพักต่อคืนที่เผยแพร่ และควรเก็บโน้ตนี้ไว้คู่กับใบเสร็จ
ข้อผิดพลาดที่ต้องหลีกเลี่ยงคือการจัดยอดบิลทั้งหมดให้อยู่ในประเภทค่าใช้จ่ายใดก็ตามที่อนุมัติได้ง่ายที่สุด
วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายงานค่าใช้จ่ายมีความถูกต้องแม่นยำ
การตรวจสอบ 4 ประการนี้สามารถตรวจจับข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ได้ และใช้เวลาเพียงประมาณ 10 นาทีเท่านั้น
กระทบยอดกับรายการเดินบัญชี ไม่ใช่กับความทรงจำ ทุกรายการในรายการเดินบัญชีบัตรเครดิตสำหรับรอบระยะเวลานั้นควรปรากฏในรายงาน หรือระบุได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว การทำงานจากใบเสร็จเพียงอย่างเดียวจะทำให้เกิดการตกหล่นอย่างแน่นอน เพราะใบเสร็จที่หายไปจะทำให้ค่าใช้จ่ายนั้นหายไปจากการมองเห็นโดยสิ้นเชิง
ตรวจสอบวันที่เทียบกับปฏิทิน ค่าอาหารที่ลงวันที่ในวันที่คุณไม่ได้เดินทาง อาจเป็นวันที่ที่ผิดหรือเป็นค่าใช้จ่ายที่ผิดพลาด ทั้งสองกรณีเป็นสิ่งที่คุณควรตรวจพบก่อนที่คนอื่นจะพบ
อ่านคอลัมน์วัตถุประสงค์ในมุมมองของคนนอก หากรายการใดไม่สามารถอธิบายตัวเองให้คนที่ไม่ได้อยู่ในเหตุการณ์เข้าใจได้ รายการนั้นจะทำให้เกิดคำถามตามมา ให้แก้ไขใหม่ตอนนี้ดีกว่าต้องมาคอยตอบอีเมลในภายหลัง
ยืนยันการคำนวณตัวเลขเทียบกับเงินคืนที่คุณคาดหวัง หากยอดรวมทำให้คุณประหลาดใจ อาจมีบางรายการที่ถูกนับซ้ำ หรือยังไม่ได้หักเงินทดรองจ่ายออกไป
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
การยื่นเอกสารล่าช้าและการมานั่งนึกย้อนหลัง Publication 463 ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าบันทึกที่จัดทำอย่างทันท่วงทีมีมูลค่ามากกว่าบันทึกที่จัดทำขึ้นในภายหลัง การบันทึกข้อมูลเป็นรายสัปดาห์จะช่วยให้เป็นไปตามมาตรฐานและขจัดปัญหาการนึกย้อนหลังไปได้อย่างสิ้นเชิง
การคิดว่าใบเสร็จคือบันทึกทั้งหมด ใบเสร็จเป็นเพียงหลักฐานเอกสารเท่านั้น บันทึกของคุณเองเกี่ยวกับวันที่ จำนวนเงิน วัตถุประสงค์ และผู้เข้าร่วม ถือเป็นข้อกำหนดอีกประการหนึ่งที่แยกต่างหาก
วัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่คลุมเครือ คำว่า "การประชุมทีม" ไม่สามารถผ่านการตรวจสอบได้ ให้ระบุชื่อบุคคลและหัวข้อการประชุมลงไปด้วย
การจัดยอดบิลที่รวมค่าใช้จ่ายหลายประเภทให้อยู่ในประเภทเดียว บิลโรงแรมที่รวมค่าอาหารจะต้องได้รับการจัดสรรตามเกณฑ์ที่สมเหตุสมผล และรายการแต่ละบรรทัดในใบแจ้งหนี้มักจะช่วยระบุเกณฑ์นั้นได้
การทำลิงก์เชื่อมโยงระหว่างรายงานและใบเสร็จสูญหาย คอลัมน์อ้างอิงใบเสร็จไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ ในการจัดทำ แต่จะช่วยประหยัดเวลาได้เป็นวันในช่วงที่มีการตรวจสอบบัญชี
คำถามที่พบบ่อย
รายงานค่าใช้จ่ายคืออะไร? คือเอกสารที่แสดงรายการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งได้สำรองจ่ายไปก่อน โดยระบุวันที่ จำนวนเงิน ประเภท และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจสำหรับแต่ละรายการ โดยมีใบเสร็จรองรับรายการเหล่านั้น เพื่อให้นายจ้างสามารถจ่ายเงินคืนให้ได้ หรือเพื่อให้ธุรกิจสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการหักลดหย่อนภาษีได้
IRS มีข้อกำหนดอย่างไรสำหรับบันทึกค่าใช้จ่าย? IRS Publication 463 อธิบายถึงการเก็บบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ โดยมีหลักฐานเอกสารสนับสนุนแยกต่างหาก เช่น ใบเสร็จ เช็คที่ผ่านการเรียกเก็บเงินแล้ว หรือบิล นอกจากนี้ยังระบุด้วยว่าบันทึกที่จัดทำขึ้นบนคอมพิวเตอร์ถือว่าเป็นบันทึกหลักฐานที่เพียงพอ
ฉันต้องบันทึกค่าใช้จ่ายเร็วแค่ไหน? Publication 463 แนะนำให้บันทึกองค์ประกอบของค่าใช้จ่ายในเวลาหรือใกล้เคียงกับเวลาที่เกิดค่าใช้จ่ายนั้น และยังระบุด้วยว่าบันทึกประจำสัปดาห์ที่แสดงรายละเอียดการใช้งานในระหว่างสัปดาห์ถือว่าเป็นบันทึกที่จัดทำขึ้นอย่างทันท่วงที
ฉันจะจัดการกับบิลโรงแรมที่รวมค่าอาหารอย่างไร? Publication 463 ระบุว่าคุณต้องจัดสรรค่าใช้จ่ายระหว่างค่าอาหารและบริการอื่น ๆ และคุณต้องมีเกณฑ์ที่สมเหตุสมผลในการจัดสรรนั้น โดยปกติแล้วรายการแยกย่อยในใบแจ้งหนี้คือเกณฑ์ดังกล่าว
รายงานค่าใช้จ่ายจำเป็นต้องมีใบเสร็จสำหรับทุกรายการหรือไม่? Publication 463 ระบุว่าโดยทั่วไปแล้วจำเป็นต้องมีหลักฐานเอกสาร และได้ระบุข้อยกเว้นเฉพาะไว้ รวมถึงการจัดสรรเงินเบี้ยเลี้ยงบางประเภทที่อยู่ภายใต้แผนงานที่ตรวจสอบได้ (accountable plan) ทั้งนี้นโยบายของนายจ้างอาจมีความเข้มงวดมากกว่ากฎเกณฑ์ทางภาษี
บทสรุป
รายงานค่าใช้จ่ายคือเอกสารหลักฐานที่บังเอิญมีหน้าตาเหมือนสเปรดชีต แถวรายการที่สร้างปัญหามักไม่ใช่แถวที่มีใบเสร็จที่ชัดเจนและวัตถุประสงค์ที่แจ่มแจ้ง แต่เป็นแถวที่เกิดจากการนึกย้อนหลัง แถวที่คลุมเครือ และบิลที่รวมค่าใช้จ่ายหลายประเภทซึ่งมีคนปัดยอดรวมเข้าไว้ในประเภทเดียว
บันทึกข้อมูลไปเรื่อย ๆ ในขณะที่ใช้งาน เก็บข้อมูลอ้างอิงใบเสร็จไว้ข้าง ๆ ทุกแถวรายการ และแยกใบแจ้งหนี้ที่รวมค่าใช้จ่ายหลายประเภทตามเกณฑ์ที่คุณสามารถอธิบายได้ เพียงเท่านี้ก็ถือว่างานส่วนใหญ่เสร็จสิ้นแล้ว
ส่วนที่ล่าช้าคือการเปลี่ยนโฟลเดอร์ใบเสร็จและรายการเดินบัญชีบัตรเครดิตให้กลายเป็นตารางกระทบยอดตารางเดียวใช่หรือไม่? ทดลองใช้ Powerdrill Bloom ฟรี และอัปโหลดทั้งสองอย่างพร้อมกันได้เลย
แหล่งที่มา: IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษี