วิธีสร้างเทมเพลต PowerPoint: คู่มือฉบับสมบูรณ์
ในการสร้างเทมเพลต PowerPoint ให้เปิดต้นแบบสไลด์ แก้ไขต้นแบบและเค้าโครง จากนั้นบันทึกไฟล์เป็น .potx Microsoft ระบุไว้อย่างชัดเจนว่า การบันทึกงานนำเสนอเป็นไฟล์เทมเพลต PowerPoint จะช่วยให้คุณ "แชร์กับเพื่อนร่วมงานและนำกลับมาใช้ใหม่ได้อีกครั้ง" งานทั้งหมดนี้ใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงเมื่อคุณรู้ว่าต้องการเค้าโครงแบบใดบ้าง
วิธีนี้จะช่วยให้คุณได้สไลด์ที่มีรูปลักษณ์สอดคล้องกัน แต่มันไม่ได้ช่วยให้คุณทำสไลด์ได้เร็วขึ้น คู่มือนี้จะครอบคลุมทั้งสองส่วน ได้แก่ เทมเพลตตามที่ Microsoft แนะนำ และเนื้อหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ซึ่งไฟล์เทมเพลตไม่ได้บันทึกไว้
เทมเพลต PowerPoint คืออะไรกันแน่
เทมเพลตคือไฟล์ที่บันทึกไว้ซึ่งประกอบด้วยต้นแบบสไลด์ เค้าโครงสไลด์ ธีม และตัวแทนตำแหน่ง (placeholders) ของคุณ เมื่อเปิดงานนำเสนอใหม่จากเทมเพลตนี้ ทุกสไลด์จะถูกจัดเตรียมไว้ล่วงหน้า โดยมีฟอนต์ที่ถูกต้อง ตำแหน่งโลโก้ที่ถูกต้อง และกล่องข้อความว่างที่ถูกต้องเตรียมพร้อมไว้แล้ว
หน้าสนับสนุนของ Microsoft ระบุข้อกำหนดไว้อย่างตรงไปตรงมาว่า "ในการสร้างเทมเพลต คุณจะต้องแก้ไขต้นแบบสไลด์และชุดเค้าโครงสไลด์" หากคุณข้ามขั้นตอนต้นแบบสไลด์ไป คุณจะได้เพียงสไลด์ที่จัดรูปแบบสวยงามเท่านั้น ไม่ใช่เทมเพลต
นามสกุลไฟล์ .potx
เทมเพลต PowerPoint จะถูกบันทึกเป็น .potx ไม่ใช่ .pptx ความแตกต่างนี้มีความสำคัญในทางปฏิบัติ การเปิดไฟล์ .potx จะเป็นการสร้างงานนำเสนอ ใหม่ โดยอิงตามเทมเพลตนั้น ดังนั้นจึงไม่มีใครเผลอเขียนทับไฟล์ต้นฉบับในขณะที่กำลังสร้างสไลด์ของเดือนนี้
เทมเพลต กับ ธีม
สองคำนี้มักถูกใช้สลับกัน แต่จริงๆ แล้วไม่ใช่สิ่งเดียวกัน
ธีม คือชุดสี ฟอนต์ และเอฟเฟกต์ที่คุณนำไปใช้จากแท็บต้นแบบสไลด์ คำแนะนำของ Microsoft อธิบายว่าการเพิ่มธีมคือการเลือก "ธีมที่มีสีสันพร้อมฟอนต์และเอฟเฟกต์พิเศษ" จากแกลเลอรี
เทมเพลต คือไฟล์ที่บันทึกไว้ซึ่งประกอบด้วยธีม รวมถึง ต้นแบบสไลด์ เค้าโครง และตัวแทนตำแหน่งของคุณ ธีมจะช่วยปรับเปลี่ยนสไตล์ของสไลด์ ส่วนเทมเพลตจะให้โครงร่างของสไลด์ทั้งหมดแก่คุณ
ควรใช้สไลด์ขนาดเท่าใด
ให้ตั้งค่าส่วนนี้เป็นอันดับแรก เพราะการเปลี่ยนขนาดในภายหลังจะทำให้เค้าโครงทุกแบบที่คุณสร้างไว้ขยับเขยื้อน บนแท็บออกแบบ ให้เลือก Slide Size > Custom Slide Size และเลือกการวางแนวหน้าและขนาดที่คุณต้องการ ขนาดจอกว้าง (Widescreen) เหมาะสำหรับการแชร์หน้าจอ ส่วนแนวตั้ง (Portrait) เหมาะสำหรับเอกสารที่ผู้คนจะสั่งพิมพ์หรืออ่านบนโทรศัพท์มือถือ
Microsoft ระบุว่าคุณยังสามารถตั้งค่าการวางแนวสำหรับสไลด์ทั้งหมดได้จากที่เดียวกัน ภายใต้หัวข้อ Orientation โดยเลือกเป็นแนวตั้ง (Portrait) หรือแนวนอน (Landscape)
สิ่งที่คุณต้องเตรียมก่อนเริ่มต้น
มี 3 สิ่งที่คุณต้องเตรียม และไม่มีสิ่งใดที่ต้องใช้พรสวรรค์ด้านการออกแบบเลย
- สไลด์ที่คุณเคยทำมาแล้วอย่างน้อยสองครั้ง การทำสองรอบนั้นเพียงพอที่จะทำให้เห็นว่าสไลด์ใดที่ต้องใช้ซ้ำ และสไลด์ใดที่เป็นแบบใช้ครั้งเดียวทิ้ง
- แหล่งข้อมูลเบื้องหลัง โดยทั่วไปจะเป็นไฟล์ที่ส่งออก เช่น รายงาน CRM, เวิร์กบุ๊กการเงิน หรือไฟล์ CSV สำหรับวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์
- การตัดสินใจว่าสิ่งใดควรคงที่ เค้าโครง ลำดับของส่วนต่างๆ และประเภทแผนภูมิสามารถกำหนดให้คงที่ได้ ส่วนตัวเลขและคำอธิบายประกอบไม่สามารถทำได้
เขียนลำดับของส่วนต่างๆ จากสไลด์ล่าสุดของคุณก่อนที่จะเปิด PowerPoint รายการนั้นคือสินทรัพย์ที่แท้จริง และทีมส่วนใหญ่มักจะข้ามขั้นตอนการสร้างมันไป
วิธีสร้างเทมเพลต PowerPoint ทีละขั้นตอน
คำแนะนำของ Microsoft นั้นสั้นกระชับและคุ้มค่าที่จะปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด
ทางเลือกที่ 1: เริ่มต้นจากไฟล์เปล่าและตั้งค่าผืนผ้าใบ เปิดไปที่ File > New > Blank Presentation บนแท็บ Design ให้เลือก Slide Size > Custom Slide Size แล้วเลือกการวางแนวและขนาดของคุณ
ทางเลือกที่ 2: เปิดมุมมองต้นแบบ บนแท็บ View ในกลุ่ม Master Views ให้เลือก Slide Master Microsoft อธิบายถึงสิ่งที่คุณกำลังมองหาว่า "ต้นแบบสไลด์คือรูปภาพสไลด์ที่ใหญ่ที่สุดที่อยู่ด้านบนสุดของรายการรูปขนาดย่อของสไลด์ ทางด้านซ้ายของสไลด์ของคุณ เค้าโครงสไลด์ที่เกี่ยวข้องจะอยู่ใต้ต้นแบบสไลด์"
ทุกสิ่งที่คุณเปลี่ยนแปลงบนต้นแบบจะส่งผลต่อเค้าโครงที่อยู่ด้านล่างทั้งหมด ทุกสิ่งที่คุณเปลี่ยนแปลงบนเค้าโครงเดี่ยวจะส่งผลเฉพาะกับสไลด์ที่ใช้เค้าโครงนั้นเท่านั้น การจัดลำดับขั้นนี้ให้ถูกต้องคือความแตกต่างระหว่างเทมเพลตที่คุณดูแลรักษาได้จากที่เดียว กับเทมเพลตที่คุณต้องตามไปแก้ไขถึงเก้าจุด
ทางเลือกที่ 3: ปรับแต่งเค้าโครงและเพิ่มตัวแทนตำแหน่ง บนแท็บ Slide Master คุณสามารถใช้ธีมจากแกลเลอรี เปลี่ยนพื้นหลังด้วย Background Styles และเพิ่มตัวแทนตำแหน่งได้ Microsoft ระบุว่าตัวแทนตำแหน่งสามารถบรรจุ "ข้อความ รูปภาพ แผนภูมิ วิดีโอ เสียง และวัตถุอื่นๆ" ได้
ในการเพิ่มตัวแทนตำแหน่ง ให้เลือกเค้าโครงในบานหน้าต่างรูปขนาดย่อ เลือก Insert Placeholder เลือกประเภท จากนั้นลากเพื่อวาด ลากมุมเพื่อปรับขนาด ลากขอบเพื่อย้าย และเลือกที่เส้นขอบแล้วกด Delete เพื่อลบสิ่งที่คุณไม่ต้องการออก
จากนั้นบันทึกไฟล์เป็นเทมเพลต PowerPoint มันจะปรากฏขึ้นควบคู่ไปกับตัวเลือกที่มีมาให้ในเครื่องในครั้งต่อไปที่มีคนเปิดงานนำเสนอใหม่
การสร้างเทมเพลตจากงานนำเสนอที่มีอยู่
คนส่วนใหญ่มักจะเริ่มจากสไลด์ที่มีอยู่แล้วมากกว่าไฟล์เปล่า ซึ่งขั้นตอนก็เหมือนกันโดยมีขั้นตอนพิเศษเพิ่มขึ้นมาหนึ่งขั้นตอนในตอนแรก ให้เปิดสไลด์ที่คุณต้องการทำให้เป็นมาตรฐานและลบทุกสไลด์ที่มีเนื้อหาเฉพาะเจาะจงสำหรับเดือนนั้นออก เก็บตัวอย่างของสไลด์แต่ละประเภทที่ต้องใช้ซ้ำไว้ประเภทละหนึ่งสไลด์ จากนั้นเปิดต้นแบบสไลด์และเปลี่ยนตัวอย่างเหล่านั้นให้เป็นเค้าโครง
นิสัยสองอย่างนี้จะช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น: ลบเนื้อหาออกแต่คงรูปทรงเรขาคณิตไว้ เพื่อให้ตัวแทนตำแหน่งอยู่ในตำแหน่งที่แผนภูมิตั้งอยู่จริงๆ และหักห้ามใจไม่ให้เก็บเค้าโครงไว้ถึงสิบเอ็ดแบบเพียงเพราะเคยมีรูปแบบสไลด์สิบเอ็ดแบบในอดีต เค้าโครงเพียงสามถึงห้าแบบก็ครอบคลุมสไลด์ธุรกิจที่ใช้ซ้ำส่วนใหญ่ได้แล้ว
คุณยังสามารถเริ่มต้นจากสิ่งที่ได้รับการออกแบบไว้แล้วได้ด้วยเช่นกัน บทความรวบรวม เทมเพลต PowerPoint สำหรับวิเคราะห์ข้อมูลฟรี ของเราได้รวมสไลด์สำเร็จรูปที่คุณสามารถนำมาปรับลดให้เหลือเพียงต้นแบบได้ นั่นเป็นทางลัดสำหรับส่วนของการจัดสไตล์ ไม่ใช่ส่วนของเนื้อหา
จุดที่เทมเพลตเริ่มไม่ช่วยคุณแล้ว
อ่านหน้าอย่างเป็นทางการอย่างละเอียดและสังเกตว่ามันครอบคลุมอะไรบ้าง ขนาดสไลด์, การวางแนว, ธีม, สไตล์พื้นหลัง, ตัวแทนตำแหน่ง, ต้นแบบ, เค้าโครง ทุกคำแนะนำล้วนเกี่ยวกับกรอบโครงสร้างทั้งสิ้น
เอกสารคู่มือหยุดอยู่แค่เรื่องของกรอบโครงสร้างโดยเจตนา มันไม่ได้บอกว่าสไลด์ทบทวนธุรกิจประจำเดือนของคุณต้องมีสไลด์แปดหน้าใดบ้าง ต้องเรียงลำดับอย่างไร หรือแต่ละหน้าควรนำเสนออะไร ส่วนนั้นไม่ใช่การตัดสินใจเรื่องการจัดรูปแบบ และไม่มีการตั้งค่าเค้าโครงใดที่จะตัดสินใจแทนคุณได้
ดังนั้น งานในส่วนที่สองจึงยังคงต้องทำด้วยตัวเอง ในแต่ละรอบการทำงาน จะต้องมีคนเปิดไฟล์ของเดือนที่แล้ว ลบตัวเลขเก่า วางตัวเลขใหม่ เขียนหัวข้อใหม่ทุกหน้า และหวังว่าจะไม่มีอะไรตกหล่น เทมเพลตช่วยให้สไลด์ดูสอดคล้องกัน แต่มันไม่ได้ช่วยให้ทำสไลด์ได้เร็วขึ้นเลย
และยังมีต้นทุนแฝงอีกอย่างหนึ่งที่มักจะถูกมองข้าม ทุกรอบการทำงานที่เริ่มต้นด้วยการคัดลอกไฟล์ของเดือนที่แล้ว จะเป็นการคัดลอกข้อผิดพลาดของเดือนที่แล้วมาด้วย เช่น ฟุตโน้ตที่ไม่มีใครอัปเดต แกนแผนภูมิที่มีคนใส่ค่าคงที่ไว้ หรือสไลด์ที่เคยมีประโยชน์แค่ครั้งเดียว เทมเพลตที่สร้างขึ้นจากการคัดลอกจะสืบทอดสิ่งเหล่านี้มาทั้งหมด
วิธีสร้างเนื้อหาอีกครึ่งหนึ่งด้วย Powerdrill Bloom
วิธีแก้ไขคือการจัดการกับเนื้อหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เสมือนเป็นเทมเพลตอีกชุดหนึ่ง โดยสร้างเนื้อหาขึ้นมาจากไฟล์ต้นฉบับในแต่ละรอบการทำงาน จากนั้นจึงนำไปใส่ในเทมเพลตภาพที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น
ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดไฟล์ที่ส่งออกซึ่งใช้สร้างสไลด์
เปิด Powerdrill Bloom แล้วอัปโหลดไฟล์ที่สไลด์ของคุณต้องใช้ข้อมูล Excel, CSV, PDF และเอกสารต่างๆ ล้วนระบุว่ารองรับการอัปโหลดในแผนบริการฟรี ใช้ไฟล์ส่งออกชุดเดียวกับที่คุณใช้ในรอบที่แล้วเพื่อให้การเปรียบเทียบมีความเที่ยงตรง
เก็บคอลัมน์ที่ดูรกรุงรังไว้ ฟิลด์บันทึกข้อความอิสระมักจะเป็นที่ที่คำอธิบายสำหรับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ซ่อนอยู่ การลบมันออกก่อนที่คุณจะเริ่มต้นจะทำให้คุณสูญเสียคอลัมน์ที่มีประโยชน์ที่สุดในไฟล์ไป
ขั้นตอนที่ 2: อธิบายส่วนที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ด้วยภาษาธรรมชาติ
ป้อนรายการส่วนต่างๆ ที่คุณเตรียมไว้ก่อนหน้านี้ลงไปในพรอมต์เดียว เช่น ผลลัพธ์หลัก, แนวโน้มเมื่อเทียบกับช่วงก่อนหน้า, ปัจจัยขับเคลื่อนหลักสามอันดับแรก, ความเสี่ยงหนึ่งข้อ, สิ่งที่ต้องการขอหนึ่งข้อ ขอให้แสดงแผนภูมิในจุดที่ควรมีแผนภูมิ และมีข้อสรุปสั้นๆ ใต้แต่ละส่วน
ระบุช่วงเวลาการเปรียบเทียบและการปัดเศษให้ชัดเจน รายละเอียดสองประการนี้คือสิ่งที่ทำให้การทำงานสองรอบสามารถเปรียบเทียบกันได้จริงๆ และเป็นสองสิ่งที่มนุษย์ที่สร้างสไลด์ใหม่ด้วยมือมักจะแอบเปลี่ยนไปโดยไม่รู้ตัว
เนื่องจากตัวเลขแต่ละตัวจะถูกส่งกลับมาพร้อมกับแถวข้อมูลเบื้องหลัง คุณจึงสามารถตรวจสอบตัวเลขจำนวนมากได้อย่างน่าทึ่งก่อนที่มันจะไปอยู่บนสไลด์ แทนที่จะต้องไปตามตรวจทีหลัง
ขั้นตอนที่ 3: ส่งออกส่วนต่างๆ แล้วนำไปใส่ในเทมเพลตของคุณ
ส่งออกผลลัพธ์ไปยังสไลด์ จากนั้นใช้เทมเพลตที่คุณบันทึกไว้เพื่อให้เค้าโครง ธีม และตัวแทนตำแหน่งทำงาน หน้า AI canvas ระบุว่า PowerPoint, รูปภาพ และ Notion เป็นปลายทางในการส่งออก
ในรอบการทำงานถัดไป ให้เปิดอัปโหลดไฟล์ส่งออกใหม่และรันพรอมต์เดิม เทมเพลตภาพจะจัดการเรื่องรูปลักษณ์ ส่วนพรอมต์ที่บันทึกไว้จะจัดการเรื่องเนื้อหาที่จะพูด
7 เคล็ดลับสำหรับสไลด์ที่ต้องทำซ้ำ
- กำหนดลำดับของส่วนต่างๆ ให้คงที่ก่อนที่จะเริ่มออกแบบ ลำดับการนำเสนอที่มั่นคงคือสิ่งที่ทำให้สไลด์รู้สึกคุ้นเคย ส่วนเรื่องฟอนต์เป็นเรื่องรอง
- ตั้งคำถามที่แน่นอนให้กับสไลด์ที่ต้องใช้ซ้ำทุกหน้า ไม่ใช่แค่คำว่า "รายได้" แต่เป็น "รายได้สูงกว่าแผนที่วางไว้หรือไม่ และเพราะเหตุใด" หัวข้ออาจเปลี่ยนไปในแต่ละเดือน แต่คำถามยังคงเดิม
- สร้างเค้าโครงหนึ่งแบบต่อประเภทสไลด์ที่ใช้ซ้ำ เค้าโครงแบบแผนภูมิพร้อมข้อสรุป, ตารางพร้อมบันทึก และตัวคั่นส่วน จะครอบคลุมการทบทวนธุรกิจส่วนใหญ่ได้แล้ว
- วางตัวแทนตำแหน่งสำหรับข้อสรุปไว้เหนือแผนภูมิ หากไม่มีพื้นที่สำหรับประโยคข้อสรุป ผู้คนก็มักจะข้ามการเขียนมันไป
- เตรียมเค้าโครงภาคผนวกที่พร้อมจะปล่อยว่างไว้ รายละเอียดสำรองควรอยู่ในที่ที่คาดเดาได้ ไม่ใช่แทรกอยู่ในการนำเสนอหลัก
- บันทึกเวอร์ชันของพรอมต์ควบคู่ไปกับเทมเพลต พรอมต์คือครึ่งหนึ่งของเทมเพลต ให้เก็บมันไว้ในที่เดียวกัน ไม่ใช่ในประวัติการแชทของใครบางคน
- ยกเลิกการใช้สไลด์ทันทีที่ไม่มีใครถามถึงมันอีกต่อไป เทมเพลตมักจะสะสมสไลด์ที่อยู่รอดมาได้เพียงเพราะมันเคยมีอยู่แล้วอย่างเงียบๆ
การทำครั้งแรกใช้เวลานานเท่าใด
เผื่อเวลาไว้สักหนึ่งบ่าย โดยแบ่งเวลาอย่างไม่เท่ากัน ต้นแบบและเค้าโครงจะใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงเมื่อคุณรู้ว่าต้องการเค้าโครงแบบใดบ้าง ส่วนการเขียนลำดับของส่วนต่างๆ และเปลี่ยนให้เป็นพรอมต์จะใช้เวลานานกว่า เพราะนั่นคือจุดที่ต้องมีการถกเถียงกัน
ผลตอบแทนจะปรากฏในรอบการทำงานที่สาม ไม่ใช่รอบที่สอง รอบที่สองจะพิสูจน์ว่าเค้าโครงนั้นใช้งานได้จริง ส่วนรอบที่สามคือตอนที่คนอื่นสามารถทำสไลด์นี้ได้โดยไม่ต้องถามคุณว่ามันถูกสร้างขึ้นมาอย่างไร
สิ่งที่จะเปลี่ยนแปลงไปในระยะเวลาหนึ่งปี
| รายการงาน | ใช้เทมเพลตเค้าโครงอย่างเดียว | ใช้เทมเพลตเค้าโครงร่วมกับพรอมต์ที่บันทึกไว้ |
|---|---|---|
| การจัดสไตล์สไลด์ | จัดการเพียงครั้งเดียว | จัดการเพียงครั้งเดียว |
| ลำดับของส่วนต่างๆ | จำโดยบุคคล | เขียนไว้ในพรอมต์ |
| การดึงตัวเลขของรอบนี้ | ทำด้วยตัวเองทุกรอบ | สร้างขึ้นใหม่จากไฟล์ส่งออกชุดใหม่ |
| การเขียนข้อสรุปใหม่ | ทำด้วยตัวเองทุกรอบ | ร่างขึ้นมาแล้วค่อยแก้ไข |
| ความเสี่ยงจากตัวเลขที่ไม่อัปเดต | มีโอกาสเกิดขึ้นทุกครั้งที่วางข้อมูล | ลดลงเนื่องจากตัวเลขถูกสร้างขึ้นใหม่ |
| การส่งมอบงานให้เพื่อนร่วมงาน | ส่งมอบได้แค่ไฟล์ แต่ขั้นตอนการทำงานไม่ได้ส่งมอบไปด้วย | ส่งมอบได้ทั้งสองอย่าง |
การเผยแพร่เทมเพลตให้ทีมใช้งาน
เทมเพลตจะคุ้มค่าก็ต่อเมื่อมีคนอื่นนำไปใช้งาน และนั่นเป็นปัญหาเรื่องการเผยแพร่มากกว่าเรื่องการออกแบบ
นำไปไว้ในจุดเริ่มต้นของการสร้างสไลด์ใหม่ ไฟล์ในไดรฟ์ส่วนกลางที่ไม่มีใครเปิดไม่ใช่เทมเพลต มันจะต้องเป็นสิ่งที่ปรากฏขึ้นเมื่อมีคนเลือกคำสั่ง New
ตั้งชื่อเค้าโครงด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย Chart + takeaway ดีกว่า Title and Content 3 ผู้คนจะเลือกเค้าโครงที่ชื่อตรงกับสิ่งที่พวกเขากำลังจะทำ
เขียนคู่มือแนะนำเพียงหน้าเดียวและไม่เกินนั้น เค้าโครงใดใช้กับสไลด์ไหน ข้อความสรุปควรอยู่ตรงไหน และต้องสอบถามใคร หากยาวกว่านั้นจะไม่มีใครอ่าน
ทบทวนไตรมาสละครั้ง ไม่ใช่ไม่เคยทบทวนเลย การใช้เวลาสิบนาทีเพื่อตรวจสอบว่าเค้าโครงใดถูกใช้งานจริงบ้าง จะบอกคุณได้ว่าควรลบเค้าโครงใดออกไปสองแบบ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
การมองว่าเทมเพลตคือทางออกทั้งหมด ไฟล์ .potx ช่วยให้รูปลักษณ์เป็นมาตรฐาน แต่มันไม่ได้บันทึกเหตุผลที่ผู้ฟังของคุณต้องการอ่านจริงๆ
การล็อกข้อมูลมากเกินไป บางครั้งทีมงานลบตัวแทนตำแหน่งที่แก้ไขได้ออกทั้งหมดเพื่อปกป้องการออกแบบ ส่งผลให้คนถัดไปต้องสร้างสไลด์ในกล่องข้อความที่ลอยอยู่ด้านบน และเทมเพลตก็หมดความหมายไปในที่สุด
การเริ่มต้นจากสไลด์ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นเพียงครั้งเดียว การทำงานรอบเดียวไม่ถือเป็นรูปแบบ ให้รอจนกว่าจะถึงรอบที่สองแล้วจึงสร้างเทมเพลตจากสิ่งที่เกิดขึ้นซ้ำจริงๆ
การลืมรีเฟรชข้อมูล เทมเพลตจะแสดงตัวเลขของไตรมาสที่แล้วในเค้าโครงของไตรมาสนี้อย่างไม่มีปัญหา การสร้างข้อมูลใหม่จากไฟล์ต้นฉบับเป็นวิธีเดียวที่เชื่อถือได้ในการป้องกันปัญหานี้
การปล่อยให้มีสองเวอร์ชันใช้งานพร้อมกัน มีคนบันทึกไฟล์สำเนาส่วนตัว แก้ไขต้นแบบในนั้น และตอนนี้คนครึ่งทีมก็กำลังใช้เทมเพลตที่ต่างออกไป ให้เก็บไฟล์เดียวไว้ในที่เดียวและแจ้งให้ทุกคนใช้งานจากจุดนั้น
การออกแบบสำหรับสไลด์ในกรณีที่ดีที่สุดเท่านั้น เค้าโครงที่สร้างขึ้นเพื่อรองรับแผนภูมิเดี่ยวที่เรียบร้อยจะพังทันทีเมื่อส่วนนั้นต้องการแผนภูมิสองอัน ให้เตรียมเค้าโครงแบบแบ่งส่วนไว้ก่อนที่คุณจำเป็นต้องใช้มัน
บทสรุป
สร้างเทมเพลต PowerPoint ตามวิธีที่ Microsoft แนะนำ: ตั้งค่าขนาดสไลด์, เปิดต้นแบบสไลด์, สร้างเค้าโครงและตัวแทนตำแหน่งของคุณ, บันทึกเป็น .potx วิธีนี้จะจัดการเรื่องกรอบโครงสร้าง และมันคุ้มค่ากับเวลาหนึ่งบ่ายจริงๆ
จากนั้นจัดการกับอีกครึ่งหนึ่งที่เหลือ เก็บรายการส่วนต่างๆ ไว้ เก็บพรอมต์ไว้ และสร้างเนื้อหาใหม่จากไฟล์ส่งออกต้นฉบับในแต่ละรอบแทนที่จะต้องพิมพ์ใหม่ ลองใช้ Powerdrill Bloom กับสไลด์ที่คุณต้องทำใหม่บ่อยที่สุด แล้วคุณจะพบว่าเนื้อหาเหล่านั้นส่วนใหญ่ไม่ได้เป็นเรื่องใหม่เลย
คำถามที่พบบ่อย
นามสกุลไฟล์ของเทมเพลต PowerPoint คืออะไร
เทมเพลต PowerPoint จะถูกบันทึกเป็นไฟล์ .potx การเปิดไฟล์นี้จะเป็นการสร้างงานนำเสนอใหม่โดยอิงตามเทมเพลต ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมไฟล์ต้นฉบับจึงไม่ถูกเขียนทับโดยอุบัติเหตุ
ฉันจะสร้างเทมเพลต PowerPoint จากงานนำเสนอที่มีอยู่ได้อย่างไร
เปิดสไลด์ ลบเนื้อหาเฉพาะเจาะจงสำหรับรอบนั้นออก และเก็บตัวอย่างของสไลด์แต่ละประเภทที่ต้องใช้ซ้ำไว้ประเภทละหนึ่งสไลด์ จากนั้นเปิดต้นแบบสไลด์ เปลี่ยนตัวอย่างเหล่านั้นให้เป็นเค้าโครง และบันทึกไฟล์เป็นเทมเพลต
ฉันจำเป็นต้องแก้ไขต้นแบบสไลด์เพื่อสร้างเทมเพลตหรือไม่
ใช่ Microsoft ระบุไว้อย่างชัดเจนว่า "ในการสร้างเทมเพลต คุณจะต้องแก้ไขต้นแบบสไลด์และชุดเค้าโครงสไลด์" ต้นแบบสไลด์จะอยู่ด้านบนสุดของบานหน้าต่างรูปขนาดย่อ โดยมีเค้าโครงต่างๆ อยู่ด้านล่าง
ความแตกต่างระหว่างเทมเพลต PowerPoint กับธีมคืออะไร
ธีมคือชุดสี ฟอนต์ และเอฟเฟกต์ที่คุณนำไปใช้จากแท็บต้นแบบสไลด์ ส่วนเทมเพลตคือไฟล์ที่บันทึกไว้ซึ่งประกอบด้วยธีม รวมถึงต้นแบบสไลด์ เค้าโครง และตัวแทนตำแหน่งเข้าไว้ด้วยกัน
เทมเพลตสามารถช่วยอัปเดตตัวเลขของฉันให้เป็นปัจจุบันได้หรือไม่
ไม่ได้ เทมเพลตจะจัดเก็บเค้าโครง ธีม และตัวแทนตำแหน่งเท่านั้น การรีเฟรชตัวเลขเป็นขั้นตอนที่แยกต่างหาก ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการจับคู่เทมเพลตกับวิธีสร้างเนื้อหาซ้ำที่ทำได้จริงจึงเป็นวิธีที่ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างแท้จริง