Как составить отчет о расходах: полное руководство
Большинство отчетов о расходах составляются на той неделе, когда их нужно сдать, а не на той, когда были потрачены деньги. Эта единственная привычка является источником почти всех последующих проблем. Утерянный чек, счет за отель, который никто не разделил правильно, статья расходов с пометкой «ужин с клиентом» без указания имени клиента — все начинается именно с этого.
Решение кроется не в более удачном шаблоне. Нужно понять, что именно должен подтверждать отчет о расходах, а затем составить его так, чтобы он это доказывал.
В этом руководстве рассказывается, что должно входить в отчет о расходах и что IRS считает надлежащим подтверждением. Мы также покажем, как собрать отчет на основе уже имеющихся чеков и как поступить со счетом, в котором три разные категории объединены в один платеж.
Что такое отчет о расходах
Отчет о расходах — это список деловых расходов, которые сотрудник оплатил лично, с приложением подтверждающих документов. Его цель — позволить работодателю возместить эти расходы или компании списать их в качестве вычетов.
Он предназначен сразу для двух аудиторий, и именно поэтому составить его сложнее, чем кажется. Ваша финансовая служба изучает его, чтобы принять решение о выплате. Налоговый орган, если он когда-либо решит провести проверку, изучает его, чтобы определить, действительно ли расходы были связаны с бизнесом. Второй читатель более требователен, и если вы составляете отчет с расчетом на него, это удовлетворит требования обеих сторон.
Сам документ обычно представляет собой таблицу. Каждому расходу соответствует одна строка, в колонках указываются факты об этом расходе, прикрепляются или упоминаются чеки, а в конце подводится итог.
Что должен содержать отчет о расходах
Какой бы шаблон вы ни использовали, полностью заполненная строка отвечает на пять вопросов о каждом расходе.
- Дата — когда были понесены расходы, а не когда вы подаете отчет
- Сумма — точная цифра в валюте платежа
- Категория — командировочные расходы, питание, проживание, транспорт, расходные материалы и так далее
- Деловая цель — зачем понадобились эти расходы, сформулированная так, чтобы ее понял посторонний человек
- Деловые отношения — для представительских расходов и питания: кто присутствовал и какое отношение они имеют к бизнесу
Помимо строк с расходами, в самом отчете должны быть указаны имя сотрудника, отчетный период и итоговая сумма. Также необходимо указать любые уже выплаченные авансы или суммы, оплаченные корпоративной картой, чтобы итоговая сумма к возмещению была однозначной.
Колонку «Деловая цель» люди обычно заполняют в последнюю очередь и хуже всего. «Обед» — это не цель. А вот «Обед с региональным дистрибьютором для обсуждения объемов заказов за Q3» — цель.
Проверить себя очень просто. Прочитайте строку так, будто вы ничего не помните о поездке. Если из нее непонятно, почему компания должна нести эти расходы, строка не заполнена до конца. Этот стандарт требует около десяти дополнительных слов на строку, но снимает практически все последующие вопросы.
Что IRS считает надлежащим подтверждением
Если вы отчитываетесь о деловых расходах в США, требования к подтверждающим документам изложены в IRS Publication 463. Стоит ознакомиться с точными формулировками, поскольку в одном отношении они более лояльны, чем принято думать, а в другом — гораздо строже.
Письменные документы, включая цифровые. В публикации указано, что «для признания подтверждения надлежащим вы, как правило, должны подготовить письменный документ». Там же объясняется причина: «письменные доказательства более надежны, чем одни лишь устные показания».
Далее следует фраза, важная для всех, кто пользуется программным обеспечением: «Если вы ведете учет на компьютере, это считается надлежащим подтверждением».
Документальные доказательства. Помимо ваших собственных записей, в Publication 463 говорится, что «для подтверждения ваших расходов вы, как правило, должны иметь документальные доказательства, такие как чеки, аннулированные чеки или счета». Таким образом, отчет и чеки — это два разных требования, а не одно.
Своевременность. Это требование, которое нарушается в большинстве отчетов. Инструкция предписывает «фиксировать элементы расходов или делового использования непосредственно в момент совершения расходов или использования либо вскоре после него». Причина объясняется далее: «своевременно сделанная запись имеет большую ценность, чем отчет, составленный позже, когда точные детали обычно стираются из памяти».
В трактовке понятия «своевременный» есть разумная гибкость. Журнал учета, который ведется еженедельно и «отражает использование в течение недели», по словам авторов публикации, «считается своевременно заполненным документом». Достаточно делать это раз в неделю. Проблемы возникают тогда, когда отчеты пытаются восстановить раз в квартал.
Что вам понадобится перед началом работы
Соберите эти документы перед тем, как открывать шаблон. Отчет о расходах, составленный по памяти, — это как раз тот случай, который в Publication 463 описывается как страдающий от отсутствия точных воспоминаний.
Все чеки за этот период, как цифровые, так и бумажные. Выписку по вашей карте за тот же период — именно так вы найдете расходы, чеки от которых бесследно исчезли. Ваш календарь, который подскажет деловую цель и имена участников совместных обедов. Любые уже полученные суточные или авансы. А также правила вашего работодателя касательно лимитов и категорий, поскольку даже соответствующий налоговым требованиям отчет будет возвращен, если он нарушает внутреннюю политику компании.
Стоит держать открытым еще один документ: отчет за предыдущий период. Повторяющиеся расходы имеют свойство повторяться, поэтому категории и цели за прошлый месяц станут отличным шаблоном для текущего. Это также поможет заметить то, что незаметно перестало списываться — например, отмененную подписку, на которую никто не обратил внимания.
Как составить отчет о расходах с помощью ИИ
Самая медленная часть работы над отчетом о расходах — это вовсе не арифметика. Это чтение тридцати чеков в пяти разных форматах и извлечение из каждого одних и тех же четырех фактов.
Именно для такого извлечения данных и создано рабочее пространство на базе ИИ.
Шаг 1. Загрузите чеки вместе с выпиской по карте
Откройте Powerdrill Bloom и создайте рабочее пространство для отчетного периода. Загрузите изображения и PDF-файлы чеков, выписку по карте в формате CSV или Excel, а также ваш текущий шаблон отчета, если он у вас есть.
Загрузка выписки вместе с чеками — это шаг, который многие пропускают, но именно он помогает выявить упущенное. Выписка — это полный список того, что вы потратили; чеки — это неполный список того, что вы можете подтвердить. Объединение обоих документов в одном месте позволяет легко ответить на вопрос: «Ничего ли я не упустил?».
Шаг 2. Опишите отчет, который вам нужен
Запросите таблицу на обычном языке и укажите названия колонок: дата, сумма, категория, деловая цель и участники (при необходимости).
Добавьте две инструкции, которые выполнят основную часть работы. Во-первых, попросите отметить все строки выписки, для которых нет соответствующего чека. Во-вторых, попросите разделить чеки, содержащие разные категории расходов, вместо того чтобы относить их к одной группе. Типичный пример — счет за отель, включающий питание.
Если ваш работодатель использует фиксированные названия категорий, перечислите их в этой же инструкции. Соответствие категорий выпадающему списку в вашей финансовой системе избавит вас от необходимости вносить правки вручную.
Шаг 3. Заполните цели и экспортируйте отчет
Деловая цель — это единственное поле, которое вам придется заполнить самостоятельно, так как эта информация хранится в вашей памяти, а не в чеке. Пройдитесь по отмеченным строкам и заполните это поле для каждой из них, взяв имена и причины из своего календаря.
Затем сверьте итоговую сумму с ожидаемым возмещением, вычтите авансы и экспортируйте данные в Excel или в виде документа. Каждая цифра будет связана с чеком, из которого она была взята, что сделает ваш отчет неуязвимым для любых проверок.
Как составить отчет в Excel или Google Таблицах
Для короткой поездки вполне подойдет обычная электронная таблица.
Создайте колонки для даты, категории, описания, деловой цели, суммы, способа оплаты и ссылки на чек. Колонку со ссылкой на чек часто упускают в шаблонах. Это простой номер или имя файла, связывающие каждую строку с подтверждающим документом. Благодаря этому никому не придется гадать, какое из сорока изображений относится к двенадцатой строке.
Вносите расходы в хронологическом порядке, а не по категориям. Хронологический порядок совпадает с выпиской по карте, что превращает сверку в простое сравнение, а не в долгие поиски.
Добавьте промежуточные итоги по категориям над общей суммой. Финансовые службы в первую очередь смотрят на промежуточные итоги по категориям, и их наличие избавит вас от лишних уточнений.
Храните чеки в одной папке, названной в честь отчетного периода, а имена файлов должны соответствовать вашей колонке со ссылками. Спустя год отчет и подтверждающие документы должны легко находиться вместе.
Ваша компания возмещает расходы в валюте, отличной от той, в которой вы платили? Добавьте колонку для исходной суммы и использованного курса обмена. Скрытая конвертация делает невозможной сверку строки с чеком. Это также первое, к чему придерется внимательный проверяющий.
Как разделить счет, объединяющий разные категории
Счет за отель, включающий ужин, — самый распространенный пример такой ситуации, и в Publication 463 об этом говорится напрямую.
Публикация охватывает случаи, когда один расход включает питание, развлечения и другие услуги, такие как проживание или транспорт. В этом случае вы «должны распределить этот расход» между соответствующими категориями.
Стандарт, который она устанавливает для разделения, заключается в том, что «у вас должно быть разумное основание для такого распределения». В качестве примера приводится как раз случай с отелем и питанием.
На практике это означает использование отдельных позиций самого счета, если они там есть. В счете за отель обычно отдельно расписываются плата за номер, налоги и расходы на ресторан — эти строки и будут вашим разумным основанием. Если в счете указана одна общая сумма, сделайте пометку о том, как именно вы ее разделили. Подойдет цена из меню или опубликованный тариф за сутки проживания; эту пометку следует хранить вместе с чеком.
Главная ошибка, которой следует избегать, — это отнесение всего счета к той категории, которую проще всего согласовать.
Как убедиться в точности отчетов о расходах
Четыре простые проверки позволяют выявить большинство ошибок и занимают около десяти минут.
Сверяйте данные с выпиской, а не с памятью. Каждая строка в выписке по карте за отчетный период должна либо присутствовать в отчете, либо быть идентифицирована как личный расход. Работа исключительно по чекам гарантирует упущения, поскольку потерянный чек полностью скрывает расход из виду.
Сверяйте даты с календарем. Обед, датированный днем, когда вы не были в поездке, указывает либо на неверную дату, либо на чужой расход. И то, и другое лучше обнаружить до того, как это сделает кто-то другой.
Прочитайте колонку с целями глазами постороннего человека. Если строка непонятна тому, кто не присутствовал при этом событии, она вызовет вопросы. Перепишите ее сейчас, чтобы потом не отвечать на уточняющие письма.
Сверьте арифметику с ожидаемой суммой возмещения. Если итоговая сумма вас удивляет, значит, что-то было учтено дважды или не был вычтен аванс.
Распространенные ошибки
Поздняя подача и восстановление по памяти. В Publication 463 четко указано, что своевременная запись имеет большую ценность, чем составленная позже. Еженедельное ведение учета соответствует стандарту и полностью решает проблему восстановления данных.
Отношение к чеку как к единственному документу. Чек — это лишь документальное подтверждение. Ваши собственные записи о дате, сумме, цели и участниках — это отдельное требование.
Размытые деловые цели. Формулировка «встреча команды» не выдержит никакой проверки. Указывайте имена участников и тему обсуждения.
Отнесение смешанных счетов к одной категории. Счет за отель, включающий питание, должен быть распределен на разумной основе, и отдельные позиции самого счета обычно предоставляют такую возможность.
Потеря связи между отчетом и чеком. Ведение колонки со ссылками на чеки ничего не стоит, но экономит массу времени при проверке.
Часто задаваемые вопросы
Что такое отчет о расходах? Это документ, содержащий список деловых расходов, которые человек оплатил лично, с указанием даты, суммы, категории и деловой цели для каждого из них. Чеки подтверждают эти записи, позволяя работодателю возместить расходы, а компании — обосновать налоговый вычет.
Каковы требования IRS к учету расходов? В IRS Publication 463 описывается ведение письменного учета каждого расхода, который отдельно подтверждается документальными доказательствами, такими как чеки, аннулированные чеки или счета. В ней также указано, что запись, подготовленная на компьютере, считается надлежащим подтверждением.
Как быстро мне нужно зафиксировать расход? В Publication 463 рекомендуется фиксировать элементы расходов непосредственно в момент их совершения или вскоре после него. Также отмечается, что еженедельный журнал учета расходов за неделю считается своевременно заполненным документом.
Как поступить со счетом за отель, включающим питание? В Publication 463 говорится, что вы должны распределить расходы между питанием и другими услугами, и у вас должно быть разумное основание для такого распределения. Обычно таким основанием служат детализированные строки самого счета.
Нужны ли чеки для каждого пункта в отчете о расходах? В Publication 463 указано, что документальные доказательства, как правило, обязательны, и перечисляются конкретные исключения, включая определенные соглашения о суточных расходах в рамках подотчетного плана. Правила работодателя могут быть строже налоговых норм.
Заключение
Отчет о расходах — это подтверждающий документ, который по воле случая выглядит как электронная таблица. Проблемы никогда не возникают со строками, где есть четкий чек и понятная цель. Трудности вызывают восстановленные по памяти записи, размытые формулировки и смешанные счета, которые кто-то округлил до одной категории.
Фиксируйте расходы по ходу дела, указывайте ссылку на чек рядом с каждой строкой и разделяйте смешанные счета на понятных основаниях. В этом и заключается большая часть работы.
Самая медленная часть работы — превращение папки с чеками и выписки по карте в одну сверенную таблицу? Попробуйте Powerdrill Bloom бесплатно и загрузите оба документа вместе.
Источник: IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses. Данная статья носит исключительно информационный характер и не является налоговой консультацией.