Como Fazer um Relatório de Despesas: Guia Completo
A maioria dos relatórios de despesas é preenchida na semana do prazo de entrega, não na semana em que o dinheiro foi gasto. Esse único hábito é a origem de quase todos os problemas que surgem depois. O recibo perdido, a conta do hotel que ninguém dividiu corretamente, o item de linha rotulado como "jantar com cliente" sem nenhum cliente nomeado: tudo começa aí.
A solução não é um modelo melhor. É entender o que um registro de despesas precisa comprovar e, então, estruturar o relatório para que ele comprove isso.
Este guia aborda o que deve constar em um relatório de despesas e o que o IRS trata como um registro adequado. Ele também mostra como montar um relatório a partir dos recibos que você já tem e como lidar com aquela conta que mistura três categorias em uma única cobrança.
O que é um relatório de despesas
Um relatório de despesas lista os custos de negócios que alguém pagou pessoalmente, com os comprovantes anexados. Seu objetivo é permitir que o empregador faça o reembolso ou que a empresa os deduza.
Ele atende a dois públicos ao mesmo tempo, e é por isso que é mais difícil do que parece. Sua equipe financeira o lê para decidir se deve pagar você. A autoridade fiscal, se algum dia analisar, o lê para decidir se a despesa foi genuinamente de negócios. O segundo leitor é mais exigente, e escrever para ele satisfaz a ambos.
O documento em si costuma ser uma tabela. Uma linha por despesa, colunas para as informações sobre essa despesa, recibos anexados ou referenciados e um total.
O que um relatório de despesas deve conter
Independentemente do modelo que você usar, uma linha completa responde a essa cinco perguntas sobre cada despesa.
- Data — quando o custo foi incorrido, não quando você está enviando o relatório
- Valor — o valor exato, na moeda em que foi pago
- Categoria — viagens, refeições, hospedagem, transporte, suprimentos e assim por diante
- Objetivo de negócios — por que esse custo existiu, em uma frase que um estranho consiga entender
- Relação comercial — para refeições e entretenimento, quem estava presente e sua relação com a empresa
Além das linhas, o relatório em si precisa do nome do funcionário, do período coberto e de um total. Também precisa de quaisquer adiantamentos ou valores já pagos no cartão corporativo, para que o reembolso líquido seja inequívoco.
A coluna de objetivo de negócios é a que as pessoas preenchem por último e da pior forma. "Almoço" não é um objetivo. "Almoço com o distribuidor regional para revisar os volumes de pedidos do Q3" é.
O teste é simples. Leia a linha como se você não tivesse nenhuma lembrança da viagem. Se ela não explicar por que a empresa deve arcar com o custo, não está concluída. Esse padrão custa cerca de dez palavras extras por linha e elimina quase todas as perguntas de acompanhamento.
O que o IRS considera um registro adequado
Se você estiver declarando despesas de negócios nos Estados Unidos, a IRS Publication 463 define qual comprovação é esperada. Vale a pena ler o texto real, pois ele é mais flexível do que a maioria das pessoas imagina em um aspecto e mais rigoroso em outro.
Registros escritos, incluindo os digitais. A publicação afirma que "geralmente você deve preparar um registro escrito para que ele seja considerado adequado". Ela explica o motivo: "a evidência escrita é mais confiável do que apenas a evidência oral".
Em seguida, ela adiciona a frase que importa para quem usa software. "Se você preparar um registro em um computador, ele será considerado um registro adequado".
Evidência documental. Separadamente do seu próprio registro, a Publicação 463 diz que "geralmente você deve ter evidências documentais, como recibos, cheques cancelados ou faturas, para comprovar suas despesas". Portanto, o relatório e os recibos são duas exigências distintas, não uma só.
Tempestividade. Este é o requisito em que a maioria dos relatórios falha. A instrução é "registrar os elementos de uma despesa ou de um uso comercial no momento ou próximo ao momento da despesa ou uso". O motivo vem a seguir: "um registro mantido em tempo hábil tem mais valor do que uma declaração preparada posteriormente, quando geralmente há falta de memória precisa".
Há uma margem útil na forma como "em tempo hábil" é interpretado. Um registro mantido semanalmente "que preste contas do uso durante a semana" é, nas palavras da publicação, "considerado um registro mantido em tempo hábil". Semanalmente é o suficiente. A reconstrução trimestral é o que causa problemas.
O que você precisa antes de começar
Reúna estes itens antes de abrir um modelo. Um relatório de despesas montado de memória é o tipo que a Publicação 463 descreve como sofrendo de falta de memória precisa.
Todos os recibos do período, digitais ou em papel. O extrato do seu cartão para o mesmo período, que é como você encontra as despesas cujos recibos sumiram. Seu calendário, que fornece o objetivo de negócios e os nomes dos participantes das refeições. Quaisquer valores de diárias ou adiantamentos já recebidos. E a política do seu empregador sobre limites e categorias, já que um relatório em conformidade que viola a política interna ainda assim será devolvido.
Vale a pena ter mais uma coisa aberta: o relatório do período anterior. Despesas recorrentes tendem a se repetir, e as categorias e objetivos do mês passado são um modelo confiável para os deste mês. Isso também revela qualquer coisa que parou de aparecer silenciosamente, o que às vezes é uma assinatura cancelada que ninguém notou.
Como fazer um relatório de despesas com IA
A parte demorada de um relatório de despesas não é a aritmética. É ler trinta recibos em cinco formatos diferentes e extrair os mesmos quatro fatos de cada um.
Essa extração é onde um espaço de trabalho de IA conquista seu espaço.
Passo 1: Faça o upload dos recibos e do extrato do cartão juntos
Abra o Powerdrill Bloom e crie um espaço de trabalho para o período do relatório. Faça o upload das imagens e PDFs dos recibos, do extrato do cartão como uma exportação em CSV ou Excel e do seu modelo de despesas existente, se tiver um.
Fazer o upload do extrato junto com os recibos é a etapa que as pessoas costumam pular, e é justamente ela que detecta omissões. O extrato é uma lista completa do que você gastou; os recibos são uma lista incompleta do que você pode comprovar. Ter ambos em um só lugar transforma a pergunta "esqueci de alguma coisa?" em algo que pode ser respondido.
Passo 2: Descreva o relatório que você precisa
Peça a tabela em linguagem natural e nomeie suas colunas — data, valor, categoria, objetivo de negócios e participantes, onde for relevante.
Adicione duas instruções que farão a maior parte do trabalho. Primeiro, peça para sinalizar qualquer linha do extrato que não tenha um recibo correspondente. Segundo, peça para listar separadamente qualquer recibo que misture categorias, em vez de atribuí-lo a um único grupo. Uma conta de hotel que inclui refeições é o caso mais comum.
Se o seu empregador usa nomes de categorias fixos, liste-os na mesma instrução. Categorias que correspondem ao menu suspenso do sistema financeiro economizam uma rodada inteira de edições.
Passo 3: Preencha os objetivos e exporte
O objetivo de negócios é o único campo que você mesmo precisa fornecer, pois ele vive na sua memória e não no recibo. Vá descendo pelas linhas sinalizadas e escreva o objetivo de cada uma, extraindo nomes e motivos do seu calendário.
Em seguida, verifique o total em relação ao reembolso esperado, subtraia eventuais adiantamentos e exporte para o Excel ou como um documento. Cada valor remete ao recibo de origem, o que torna o relatório defensável caso alguém questione.
Como criar um no Excel ou Google Sheets
Para uma viagem curta, uma planilha é totalmente razoável.
Configure colunas para data, categoria, descrição, objetivo de negócios, valor, método de pagamento e uma referência do recibo. A coluna de referência do recibo é o que a maioria dos modelos omite. Trata-se de um número simples ou nome de arquivo que vincula cada linha ao seu comprovante. Assim, ninguém precisa adivinhar qual das quarenta imagens pertence à linha doze.
Insira as despesas em ordem cronológica, em vez de por categoria. A ordem cronológica coincide com o extrato do seu cartão, o que torna a conciliação uma comparação direta em vez de uma busca.
Adicione um subtotal por categoria acima do total geral. As equipes financeiras leem os subtotais das categorias primeiro, e fornecê-los evita idas e vindas.
Guarde os recibos em uma única pasta nomeada com o período correspondente, com nomes de arquivos que coincidam com a sua coluna de referência. O relatório e os comprovantes devem ser fáceis de encontrar juntos um ano depois.
Sua empresa reembolsa em uma moeda diferente daquela em que você pagou? Adicione uma coluna para o valor original e a taxa de câmbio utilizada. Converter silenciosamente torna impossível verificar a linha em relação ao recibo. Além disso, é a primeira coisa que um revisor atento irá questionar.
Como dividir uma conta que mistura categorias
Uma fatura de hotel que inclui o jantar é a versão mais comum disso, e a Publicação 463 aborda essa questão diretamente.
A publicação abrange uma despesa que inclui refeições, entretenimento e outros serviços, como hospedagem ou transporte. Nesse caso, você "deve ratear essa despesa" entre essas categorias.
O padrão estabelecido para a divisão é que "você deve ter uma base razoável para fazer esse rateio". Ela traz o caso do hotel com refeições inclusas como seu próprio exemplo.
Na prática, isso significa usar os próprios itens de linha da fatura, onde existirem. Um extrato de hotel geralmente detalha quarto, impostos e despesas de restaurante separadamente, e essas linhas são a sua base razoável. Nos casos em que a fatura apresenta um único valor, anote como você chegou à divisão. O preço do cardápio ou uma tarifa diária publicada funcionam, e a nota deve ser guardada junto com o recibo.
O erro a ser evitado é atribuir a conta inteira à categoria que for mais fácil de aprovar.
Como garantir que os relatórios de despesas estejam precisos
Quatro verificações detectam a maioria dos erros e levam cerca de dez minutos.
Concilie com o extrato, não com a memória. Cada linha do extrato do cartão do período deve aparecer no relatório ou ser identificada como pessoal. Trabalhar apenas com recibos garante omissões, pois um recibo perdido remove totalmente a despesa de vista.
Verifique as datas no calendário. Uma refeição datada em um dia em que você não estava viajando é uma data errada ou uma despesa errada. Vale a pena descobrir ambas antes que outra pessoa o faça.
Leia a coluna de objetivo como se fosse um estranho. Se uma linha não se explicar por si mesma para alguém que não estava lá, ela gerará dúvidas. Reescreva-a agora em vez de responder a um e-mail mais tarde.
Confirme as contas com o reembolso esperado. Se o total surpreender você, algo foi contado duas vezes ou um adiantamento não foi subtraído.
Erros comuns
Enviar com atraso e reconstruir de memória. A Publicação 463 é explícita ao afirmar que um registro feito em tempo hábil tem mais valor do que um preparado posteriormente. O registro semanal atende ao padrão e elimina completamente o problema da reconstrução.
Tratar o recibo como o registro completo. O recibo é a evidência documental. Seu próprio registro de data, valor, objetivo e participantes é uma exigência separada.
Objetivos de negócios vagos. "Reunião de equipe" não resiste a nenhuma análise. Nomeie as pessoas e o assunto.
Atribuir contas mistas a uma única categoria. Uma conta de hotel que inclui refeições deve ser rateada com base em critérios razoáveis, e os próprios itens de linha da fatura costumam fornecer essa base.
Perder o vínculo entre o relatório e o recibo. Uma coluna de referência do recibo não custa nada para manter e economiza uma tarde inteira durante uma auditoria.
Perguntas frequentes
O que é um relatório de despesas? É um documento que lista os custos de negócios que um indivíduo pagou pessoalmente, contendo data, valor, categoria e objetivo de negócios para cada um. Os recibos comprovam os lançamentos, permitindo que o empregador faça o reembolso ou que a empresa comprove uma dedução.
O que o IRS exige para registros de despesas? A IRS Publication 463 descreve a manutenção de um registro escrito de cada despesa, comprovado separadamente por evidências documentais, como recibos, cheques cancelados ou faturas. Ela também afirma que um registro preparado em um computador é considerado um registro adequado.
Com que rapidez preciso registrar uma despesa? A Publicação 463 aconselha registrar os elementos de uma despesa no momento ou próximo ao momento em que ela ocorre. Ela também observa que um registro semanal que preste contas do uso durante a semana é considerado um registro mantido em tempo hábil.
Como lidar com uma conta de hotel que inclui refeições? A Publicação 463 diz que você deve ratear a despesa entre refeições e outros serviços, e que deve ter uma base razoável para o rateio. As próprias linhas detalhadas da fatura costumam ser essa base.
Os relatórios de despesas precisam de recibos para todos os itens? A Publicação 463 afirma que a evidência documental geralmente é exigida e lista exceções específicas, incluindo certos acordos de diárias contabilizados sob um plano reembolsável. A política do empregador pode ser mais rigorosa do que a regra fiscal.
Conclusão
Um relatório de despesas é um documento de comprovação que, por acaso, se parece com uma planilha. As linhas que causam problemas nunca são aquelas com um recibo limpo e um objetivo claro. São as reconstruídas de memória, as vagas e as contas mistas que alguém arredondou para uma única categoria.
Registre à medida que gasta, mantenha a referência do recibo ao lado de cada linha e divida as faturas mistas com base em um critério que você possa explicar. Isso é a maior parte do trabalho.
A parte demorada é transformar uma pasta de recibos e um extrato de cartão em uma única tabela conciliada? Experimente o Powerdrill Bloom gratuitamente e faça o upload de ambos juntos.
Fonte: IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses. Este artigo é para fins de informação geral, não se tratando de consultoria fiscal.