Jak przygotować raport z wydatków: Kompletny przewodnik
Większość raportów z wydatków jest sporządzana w tygodniu, w którym upływa termin ich złożenia, a nie w tygodniu, w którym wydano pieniądze. Ten jeden nawyk jest źródłem niemal każdego kolejnego problemu. Brakujący paragon, rachunek za hotel, którego nikt poprawnie nie rozdzielił, pozycja opisana jako „kolacja z klientem” bez podania nazwiska klienta: wszystko zaczyna się właśnie tam.
Rozwiązaniem nie jest lepszy szablon. Chodzi o zrozumienie, co musi udowodnić dokument potwierdzający wydatek, a następnie skonstruowanie raportu tak, aby to udowadniał.
Ten poradnik wyjaśnia, co powinno znaleźć się w raporcie z wydatków i co IRS uznaje za wystarczający dowód. Pokazuje również, jak przygotować taki raport na podstawie posiadanych już paragonów oraz jak poradzić sobie z rachunkiem, który łączy trzy różne kategorie w jedną opłatę.
Czym jest raport z wydatków
Raport z wydatków to zestawienie kosztów biznesowych, które ktoś opłacił z własnej kieszeni, wraz z dołączonymi dowodami zakupu. Jego celem jest umożliwienie pracodawcy zwrotu tych kosztów lub firmie odliczenie ich od podatku.
Służy on dwóm odbiorcom jednocześnie i dlatego jest trudniejszy, niż się wydaje. Twój dział finansowy czyta go, aby zdecydować, czy wypłacić Ci zwrot. Urząd skarbowy, jeśli kiedykolwiek do niego zajrzy, analizuje go, aby ocenić, czy wydatek rzeczywiście miał charakter biznesowy. Drugi odbiorca jest bardziej wymagający, a pisanie z myślą o nim zadowoli obie strony.
Sam dokument ma zazwyczaj formę tabeli. Jeden wiersz przypada na jeden wydatek, kolumny zawierają szczegółowe informacje na jego temat, dołączone lub powiązane paragony oraz sumę końcową.
Co musi zawierać raport z wydatków
Niezależnie od używanego szablonu, kompletny wiersz odpowiada na pięć pytań dotyczących każdego wydatku.
- Data — kiedy koszt został poniesiony, a nie kiedy składasz raport
- Kwota — dokładna suma w walucie, w której dokonano płatności
- Kategoria — podróże, posiłki, zakwaterowanie, transport, materiały biurowe itp.
- Cel biznesowy — dlaczego ten koszt powstał, opisany w zdaniu zrozumiałym dla osoby postronnej
- Relacja biznesowa — w przypadku posiłków i spotkań towarzyskich: kto był obecny i jaki ma związek z firmą
Oprócz samych wierszy, raport musi zawierać imię i nazwisko pracownika, okres, którego dotyczy, oraz sumę końcową. Powinien również uwzględniać wszelkie zaliczki lub kwoty opłacone już kartą służbową, aby kwota zwrotu netto była jednoznaczna.
Kolumna z celem biznesowym to ta, którą ludzie uzupełniają na samym końcu i najgorzej. „Obiad” to nie cel. „Obiad z regionalnym dystrybutorem w celu omówienia wolumenu zamówień na Q3” już tak.
Test jest prosty. Przeczytaj ten wiersz tak, jakbyś nie pamiętał nic z tej podróży. Jeśli nie wyjaśnia on, dlaczego firma powinna ponieść ten koszt, to nie jest gotowy. Ten standard wymaga dodania około dziesięciu dodatkowych słów na wiersz, a eliminuje niemal każde dodatkowe pytanie ze strony działu finansowego.
Co IRS uznaje za wystarczający dowód
Jeśli rozliczasz wydatki biznesowe w Stanach Zjednoczonych, IRS Publication 463 określa, jakich dowodów się oczekuje. Warto zapoznać się z jej dokładnym brzmieniem, ponieważ pod jednym względem jest ona bardziej elastyczna, niż większość ludzi sądzi, a pod innym – bardziej rygorystyczna.
Dokumentacja pisemna, w tym cyfrowa. Publikacja stwierdza, że „aby dokumentację uznać za wystarczającą, należy zasadniczo sporządzić ją w formie pisemnej”. Wyjaśnia też dlaczego: „dowód pisemny jest bardziej wiarygodny niż same wyjaśnienia ustne”.
Następnie dodaje zdanie kluczowe dla każdego, kto korzysta z oprogramowania: „Jeśli przygotujesz dokumentację na komputerze, uważa się ją za wystarczający dowód”.
Dowody dokumentacyjne. Niezależnie od własnej ewidencji, IRS Publication 463 mówi, że „zasadniczo należy posiadać dowody dokumentacyjne, takie jak paragony, anulowane czeki lub rachunki, na poparcie swoich wydatków”. Zatem raport i paragony to dwa różne wymogi, a nie jeden.
Terminowość. To wymóg, na którym wykłada się większość raportów. Instrukcja nakazuje „rejestrować elementy wydatku lub użytku biznesowego w czasie wydatku lub użytku bądź w jego pobliżu”. Powód jest następujący: „dokumentacja prowadzona na bieżąco ma większą wartość niż zestawienie sporządzone później, kiedy zazwyczaj brakuje dokładnych wspomnień”.
Istnieje spora elastyczność w interpretacji słowa „na bieżąco”. Rejestr prowadzony co tydzień, „który uwzględnia użytkowanie w ciągu tygodnia”, jest – według słów publikacji – „uznawany za dokumentację prowadzoną na bieżąco”. Raz w tygodniu wystarczy. Problemy zaczynają się przy próbach odtwarzania wydatków raz na kwartał.
Czego potrzebujesz, zanim zaczniesz
Zbierz te rzeczy przed otwarciem szablonu. Raport z wydatków składany z pamięci to dokładnie ten rodzaj dokumentu, który IRS Publication 463 opisuje jako cierpiący na brak dokładnych wspomnień.
Wszystkie paragony z danego okresu, cyfrowe lub papierowe. Wyciąg z karty za ten sam okres, dzięki któremu znajdziesz wydatki, do których zgubiłeś paragony. Twój kalendarz, który dostarczy informacji o celu biznesowym i nazwiskach uczestników posiłków. Wszelkie otrzymane już diety lub zaliczki. Oraz politykę pracodawcy dotyczącą limitów i kategorii, ponieważ raport zgodny z przepisami podatkowymi, ale naruszający wewnętrzne zasady firmy, i tak zostanie odrzucony.
Warto mieć otwartą jeszcze jedną rzecz: raport z poprzedniego okresu. Wydatki cykliczne mają tendencję do powtarzania się, a kategorie i cele z zeszłego miesiąca stanowią sprawdzony szablon na ten miesiąc. Pozwala to również wychwycić wszystko, co po cichu przestało się pojawiać – czasem jest to anulowana subskrypcja, której nikt nie zauważył.
Jak przygotować raport z wydatków za pomocą AI
Najbardziej czasochłonną częścią tworzenia raportu z wydatków nie jest matematyka. Jest nią czytanie trzydziestu paragonów w pięciu różnych formatach i wyciąganie z każdego z nich tych samych czterech faktów.
To właśnie przy tym wyodrębnianiu danych przestrzeń robocza AI udowadnia swoją wartość.
Krok 1: Prześlij jednocześnie paragony i wyciąg z karty
Otwórz Powerdrill Bloom i utwórz przestrzeń roboczą dla okresu sprawozdawczego. Prześlij zdjęcia i pliki PDF paragonów, wyciąg z karty wyeksportowany jako plik CSV lub Excel oraz swój dotychczasowy szablon wydatków, jeśli go posiadasz.
Przesyłanie wyciągu wraz z paragonami to krok, który ludzie często pomijają, a to właśnie on pozwala wyłapać braki. Wyciąg to kompletna lista tego, co wydałeś; paragony to niekompletna lista tego, co możesz udowodnić. Posiadanie obu tych rzeczy w jednym miejscu sprawia, że pytanie „czy o czymś zapomniałem?” zyskuje prostą odpowiedź.
Krok 2: Opisz raport, którego potrzebujesz
Poproś o tabelę, używając języka naturalnego, i nazwij swoje kolumny — data, kwota, kategoria, cel biznesowy oraz, w stosownych przypadkach, uczestnicy.
Dodaj dwie instrukcje, które wykonają większość pracy. Po pierwsze, poproś o oznaczenie każdej pozycji z wyciągu, która nie ma pasującego paragonu. Po drugie, poproś, aby każdy paragon łączący różne kategorie był rozbity na osobne pozycje, zamiast trafiać do jednego worka. Typowym przykładem jest rachunek za hotel obejmujący posiłki.
Jeśli Twój pracodawca korzysta ze stałych nazw kategorii, wypisz je w tej samej instrukcji. Kategorie pasujące do rozwijanej listy w systemie finansowym pozwolą uniknąć całej rundy poprawek.
Krok 3: Uzupełnij cele i wyeksportuj dane
Cel biznesowy to jedyne pole, które musisz uzupełnić samodzielnie, ponieważ znajduje się on w Twojej pamięci, a nie na paragonie. Przejdź po oznaczonych wierszach i opisz każdy z nich, pobierając nazwiska i powody ze swojego kalendarza.
Następnie porównaj sumę z oczekiwanym zwrotem kosztów, odejmij ewentualne zaliczki i wyeksportuj dane do programu Excel lub jako dokument. Każdą kwotę można powiązać z paragonem, z którego pochodzi, co sprawia, że raport jest nie do podważenia w razie jakichkolwiek pytań.
Jak stworzyć raport w programie Excel lub Google Sheets
W przypadku krótkiej podróży arkusz kalkulacyjny jest w zupełności wystarczający.
Przygotuj kolumny na datę, kategorię, opis, cel biznesowy, kwotę, metodę płatności oraz odnośnik do paragonu. Kolumna z odnośnikiem do paragonu to coś, co większość szablonów pomija. Jest to zwykły numer lub nazwa pliku łącząca dany wiersz z dowodem zakupu. Dzięki temu nikt nie musi zgadywać, które z czterdziestu zdjęć pasuje do dwunastego wiersza.
Wprowadzaj wydatki chronologicznie, a nie według kategorii. Porządek chronologiczny odpowiada wyciągowi z karty, co sprawia, że uzgadnianie staje się prostym porównaniem, a nie żmudnym przeszukiwaniem.
Dodaj sumy częściowe dla poszczególnych kategorii nad sumą końcową. Działy finansowe w pierwszej kolejności sprawdzają sumy częściowe kategorii, a ich podanie zapobiega odsyłaniu raportu do poprawki.
Przechowuj paragony w jednym folderze nazwanym odpowiednio do okresu, z nazwami plików pasującymi do Twojej kolumny z odnośnikami. Raport i dowody zakupu powinny być łatwe do znalezienia razem nawet rok później.
Czy Twoja firma zwraca koszty w innej walucie niż ta, w której płaciłeś? Dodaj kolumnę na pierwotną kwotę oraz zastosowany kurs wymiany. Ciche przeliczanie walut sprawia, że wiersza nie da się zweryfikować z paragonem. Jest to również pierwsza rzecz, którą zakwestionuje skrupulatny weryfikator.
Jak rozdzielić rachunek łączący różne kategorie
Faktura za hotel obejmująca kolację to najczęstszy przypadek takiej sytuacji, a IRS Publication 463 odnosi się do niego bezpośrednio.
Publikacja ta dotyczy jednego wydatku, który obejmuje posiłki, rozrywkę i inne usługi, takie jak zakwaterowanie lub transport. W takim przypadku „należy przypisać ten wydatek” do poszczególnych kategorii.
Standard, jaki wyznacza dla takiego podziału, zakłada, że „musisz mieć uzasadnione podstawy do dokonania takiego przypisania”. Jako przykład podaje właśnie sytuację z hotelem i posiłkami.
W praktyce oznacza to korzystanie z poszczególnych pozycji na fakturze, o ile są tam wyszczególnione. Rachunek hotelowy zazwyczaj rozbija pokój, podatek i opłaty za restaurację na osobne pozycje i te linie stanowią Twoją uzasadnioną podstawę. W sytuacjach, gdy faktura podaje jedną ogólną kwotę, zanotuj, jak doszedłeś do takiego podziału. Cena z menu lub oficjalna stawka za dobę będą odpowiednie, a taka notatka powinna być przechowywana razem z paragonem.
Błędem, którego należy unikać, jest przypisywanie całego rachunku do tej kategorii, którą najłatwiej zatwierdzić.
Jak upewnić się, że raporty z wydatków są dokładne
Cztery proste kontrole pozwalają wyłapać większość błędów i zajmują około dziesięciu minut.
Ugadniaj dane z wyciągiem, a nie z pamięcią. Każda pozycja na wyciągu z karty za dany okres powinna albo znaleźć się w raporcie, albo zostać zidentyfikowana jako wydatek prywatny. Praca wyłącznie na podstawie paragonów gwarantuje braki, ponieważ zgubiony paragon całkowicie eliminuje wydatek z pola widzenia.
Sprawdź daty z kalendarzem. Posiłek z datą z dnia, w którym nie byłeś w podróży służbowej, oznacza błędną datę lub błędny wydatek. Obie te rzeczy warto wykryć, zanim zrobi to ktoś inny.
Przeczytaj kolumnę z celem jako osoba postronna. Jeśli dana pozycja nie tłumaczy się sama komuś, kogo tam nie było, wywoła pytania. Popraw ją teraz, zamiast odpowiadać na e-maile później.
Potwierdź obliczenia z oczekiwanym zwrotem kosztów. Jeśli suma Cię zaskakuje, oznacza to, że coś zostało policzone podwójnie lub nie odliczono zaliczki.
Typowe błędy
Późne składanie raportów i odtwarzanie danych. IRS Publication 463 wyraźnie wskazuje, że dokumentacja prowadzona na bieżąco ma większą wartość niż ta przygotowana później. Cotygodniowe rejestrowanie spełnia ten standard i całkowicie eliminuje problem odtwarzania wydatków z pamięci.
Traktowanie paragonu jako pełnej dokumentacji. Paragon to jedynie dowód dokumentacyjny. Twój własny rejestr zawierający datę, kwotę, cel i uczestników to osobny wymóg.
Niejasne cele biznesowe. „Spotkanie zespołu” nie przejdzie żadnej weryfikacji. Podaj nazwiska osób i temat spotkania.
Przypisywanie rachunków mieszanych do jednej kategorii. Rachunek za hotel obejmujący posiłki musi zostać podzielony na uzasadnionej podstawie, a poszczególne pozycje na fakturze zazwyczaj taką podstawę stanowią.
Utrata powiązania między raportem a paragonem. Prowadzenie kolumny z odnośnikami do paragonów nic nie kosztuje, a może uratować całe popołudnie podczas audytu.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czym jest raport z wydatków? To dokument zawierający zestawienie kosztów biznesowych, które dana osoba opłaciła z własnych środków, zawierający datę, kwotę, kategorię i cel biznesowy każdego z nich. Paragony stanowią poparcie tych wpisów, umożliwiając pracodawcy zwrot kosztów, a firmie uzasadnienie odliczenia podatkowego.
Czego wymaga IRS w odniesieniu do dokumentacji wydatków? IRS Publication 463 opisuje wymóg prowadzenia pisemnej ewidencji każdego wydatku, popartej oddzielnie dowodami dokumentacyjnymi, takimi jak paragony, anulowane czeki lub rachunki. Stwierdza również, że dokumentacja przygotowana na komputerze jest uznawana za wystarczający dowód.
Jak szybko muszę zarejestrować wydatek? IRS Publication 463 zaleca rejestrowanie elementów wydatku w czasie jego poniesienia lub w jego pobliżu. Zauważa również, że cotygodniowy rejestr uwzględniający użytkowanie w ciągu tygodnia jest uznawany za dokumentację prowadzoną na bieżąco.
Jak mam postąpić z rachunkiem za hotel, który obejmuje posiłki? IRS Publication 463 mówi, że należy podzielić wydatek między posiłki a inne usługi oraz że trzeba mieć uzasadnioną podstawę do takiego podziału. Wyszczególnione pozycje na samej fakturze zazwyczaj stanowią taką podstawę.
Czy raporty z wydatków wymagają paragonów dla każdej pozycji? IRS Publication 463 stwierdza, że dowody dokumentacyjne są zasadniczo wymagane, i wymienia określone wyjątki, w tym niektóre ustalenia dotyczące diet rozliczanych w ramach planu zwrotu kosztów (accountable plan). Polityka pracodawcy może być bardziej rygorystyczna niż przepisy podatkowe.
Podsumowanie
Raport z wydatków to dokument dowodowy, który akurat wygląda jak arkusz kalkulacyjny. Wiersze, które sprawiają problemy, to nigdy te z czytelnym paragonem i jasnym celem. To te odtwarzane z pamięci, niejasne oraz rachunki mieszane, które ktoś zaokrąglił do jednej kategorii.
Rejestruj wydatki na bieżąco, umieszczaj odnośnik do paragonu obok każdego wiersza i dziel faktury mieszane na podstawie, którą potrafisz wyjaśnić. To stanowi większość pracy.
Czy najbardziej czasochłonną częścią jest zamiana folderu z paragonami i wyciągu z karty w jedną uzgodnioną tabelę? Wypróbuj Powerdrill Bloom za darmo i prześlij oba dokumenty razem.
Źródło: IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses. Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady podatkowej.