Jak stworzyć szablon PowerPoint: Pełny przewodnik

Aby utworzyć szablon PowerPoint, otwórz wzorzec slajdów, edytuj wzorzec i jego układy, a następnie zapisz plik jako .potx. Microsoft stawia sprawę jasno: zapisanie prezentacji jako pliku szablonu PowerPoint pozwala "udostępniać go współpracownikom i używać go ponownie". Całe zadanie zajmuje około godziny, gdy już wiesz, jakich układów potrzebujesz.

Dzięki temu uzyskasz spójnie wyglądającą prezentację. Nie sprawi to jednak, że przygotujesz ją szybciej. Ten przewodnik obejmuje obie kwestie: szablon opisywany w dokumentacji Microsoft oraz powtarzającą się treść, której plik szablonu nie zawiera.

Czym tak naprawdę jest szablon PowerPoint

Szablon to zapisany plik, który zawiera wzorzec slajdów, układy slajdów, motyw oraz symbole zastępcze. Gdy otworzysz na jego podstawie nową prezentację, każdy slajd będzie już wstępnie przygotowany. Odpowiednie czcionki, właściwe położenie logo i odpowiednie puste pola są już na swoim miejscu.

Strona pomocy technicznej Microsoft wprost określa ten wymóg: "Aby utworzyć szablon, należy zmodyfikować wzorzec slajdów i zestaw układów slajdów". Pomiń wzorzec slajdów, a otrzymasz ładnie sformatowaną prezentację, a nie szablon.

Rozszerzenie pliku .potx

Szablon PowerPoint jest zapisywany jako .potx, a nie .pptx. Ta różnica ma znaczenie w praktyce. Otwarcie pliku .potx tworzy nową prezentację na jego podstawie, dzięki czemu nikt przypadkowo nie nadpisze kopii wzorcowej podczas tworzenia prezentacji na ten miesiąc.

Szablon a motyw

Te pojęcia są często używane zamiennie, ale nie oznaczają tego samego.

A motyw to zestaw kolorów, czcionek i efektów, które stosuje się z karty Wzorzec slajdów. Instrukcje Microsoft opisują dodanie motywu jako wybranie z galerii "kolorowego motywu ze specjalnymi czcionkami i efektami".

A szablon to zapisany plik, który zawiera motyw oraz wzorzec slajdów, układy i symbole zastępcze. Motyw zmienia styl prezentacji. Szablon daje jej szkielet.

Jakiego rozmiaru slajdu użyć

Ustaw to na samym początku, ponieważ późniejsza zmiana zmieni układ każdego zbudowanego elementu. Na karcie Projektowanie wybierz Rozmiar slajdu > Niestandardowy rozmiar slajdu i wybierz żądaną orientację oraz wymiary strony. Format panoramiczny sprawdza się przy udostępnianiu ekranu; orientacja pionowa jest odpowiednia dla dokumentów, które będą drukowane lub czytane na telefonie.

Microsoft zauważa, że w tym samym miejscu, w sekcji Orientacja, można również ustawić orientację pionową lub poziomą dla wszystkich slajdów.

Czego potrzebujesz przed rozpoczęciem

Trzech rzeczy, i żadną z nich nie jest talent plastyczny.

• Prezentacji, którą stworzyłeś już co najmniej dwukrotnie. Dwa cykle wystarczą, aby zobaczyć, które slajdy się powtarzają, a które były jednorazowe.
• Źródła danych, na którym się opiera. Zazwyczaj jest to plik eksportu: raport CRM, arkusz finansowy, plik CSV z analityki produktu.
• Decyzji o tym, co pozostaje niezmienne. Układ, kolejność sekcji i typy wykresów mogą być stałe. Liczby i komentarze nie.

Zanim otworzysz PowerPoint, zapisz kolejność sekcji ze swojej ostatniej prezentacji. Ta lista to najcenniejszy zasób, a większość zespołów pomija jej tworzenie.

Jak krok po kroku utworzyć szablon PowerPoint

Instrukcje firmy Microsoft są krótkie i warto postępować zgodnie z nimi krok po kroku.

Opcja 1: zacznij od pustego pliku i ustaw obszar roboczy. Otwórz Plik > Nowy > Pusta prezentacja. Na karcie Projektowanie wybierz Rozmiar slajdu > Niestandardowy rozmiar slajdu i wybierz orientację oraz wymiary.

Opcja 2: otwórz widok wzorca. Na karcie Widok, w grupie Widoki wzorców, wybierz Wzorzec slajdów. Microsoft opisuje to, co widzisz: "Wzorzec slajdów to największy obraz slajdu na samej górze listy miniatur slajdów, po lewej stronie slajdów. Powiązane układy slajdów znajdują się pod wzorcem slajdów".

Wszystko, co zmienisz we wzorcu, przechodzi na układy znajdujące się pod nim. Każda zmiana wprowadzona w pojedynczym układzie dotyczy tylko slajdów korzystających z tego układu. Właściwe zrozumienie tej hierarchii decyduje o tym, czy będziesz zarządzać szablonem w jednym miejscu, czy poprawiać go w dziewięciu różnych.

Opcja 3: nadaj kształt układom i dodaj symbole zastępcze. Na karcie Wzorzec slajdów możesz zastosować motyw z galerii, zmienić tło za pomocą opcji Style tła oraz dodać symbole zastępcze. Microsoft zauważa, że symbol zastępczy może zawierać "tekst, obraz, wykres, wideo, dźwięk i inne obiekty".

Aby go dodać, wybierz układ w okienku miniatur, wybierz Wstaw symbol zastępczy, wskaż typ, a następnie przeciągnij myszą, aby go narysować. Przeciągnij róg, aby zmienić rozmiar, przeciągnij krawędź, aby go przesunąć, lub zaznacz obramowanie i naciśnij Delete, aby usunąć ten, którego nie chcesz.

Następnie zapisz plik jako szablon PowerPoint. Pojawi się on obok wbudowanych opcji, gdy następnym razem ktoś otworzy nową prezentację.

Tworzenie szablonu na podstawie istniejącej prezentacji

Większość osób zaczyna pracę z gotową prezentacją, a nie z pustym plikiem. Droga jest taka sama, z jednym dodatkowym krokiem na początku. Otwórz prezentację, którą chcesz ujednolicić, i usuń każdy slajd, którego treść była specyficzna dla danego miesiąca. Zachowaj po jednym przykładzie każdego powtarzającego się typu slajdu. Następnie otwórz wzorzec slajdów i przekształć te przykłady w układy.

Dwa nawyki przyspieszą ten proces. Usuń treść, ale zachowaj geometrię, aby symbol zastępczy znalazł się dokładnie tam, gdzie faktycznie znajdował się wykres. Oprzyj się też pokusie zachowania jedenastu układów tylko dlatego, że kiedyś istniało jedenaście różnych form slajdów. Od trzech do pięciu układów wystarczy dla większości powtarzalnych prezentacji biznesowych.

Możesz także zacząć od czegoś już zaprojektowanego. Nasze zestawienie darmowych szablonów PowerPoint do analizy danych zawiera gotowe prezentacje, które możesz uprościć do poziomu wzorca. To skrót w kwestii stylizacji, ale nie w kwestii treści.

Gdzie szablon przestaje pomagać

Przeczytaj uważnie oficjalną stronę i zwróć uwagę na to, co obejmuje. Rozmiar slajdu, orientacja, motywy, style tła, symbole zastępcze, wzorce, układy. Każda instrukcja dotyczy opakowania.

Dokumentacja celowo kończy się na opakowaniu. Nie mówi o tym, jakich ośmiu slajdów wymaga Twój miesięczny przegląd działalności, w jakiej kolejności ani co każdy z nich powinien przekazywać. Ta część nie jest decyzją dotyczącą formatowania i żadne ustawienie układu nie podejmie jej za Ciebie.

Druga połowa pracy pozostaje więc ręczna. W każdym cyklu ktoś ponownie otwiera plik z zeszłego miesiąca, usuwa stare liczby, wkleja nowe, przepisuje każdy tytuł i ma nadzieję, że nic nie zostało pominięte. Szablon sprawił, że prezentacja wygląda spójnie. Nie sprawił jednak, że powstała szybciej.

Istnieje też drugi koszt, który łatwo przeoczyć. Każdy cykl rozpoczynający się od skopiowania pliku z zeszłego miesiąca kopiuje również zeszłomiesięczne błędy. Przypis, którego nikt nie zaktualizował, oś wykresu wpisana na sztywno, slajd, który był istotny tylko ten jeden raz. Szablon zbudowany z kopii dziedziczy to wszystko.

Jak stworzyć drugą połowę – treść – za pomocą Powerdrill Bloom

Rozwiązaniem jest potraktowanie powtarzającej się treści jako osobnego szablonu. Generuj ją z pliku źródłowego w każdym cyklu, a następnie wlewaj do szablonu wizualnego, który właśnie stworzyłeś.

Krok 1: Prześlij plik eksportu, na którym opiera się prezentacja

Otwórz Powerdrill Bloom i prześlij plik, od którego zależy Twoja prezentacja. Excel, CSV, PDF i dokumenty tekstowe są wymienione jako obsługiwane formaty w planie darmowym. Użyj tego samego eksportu, co w poprzednim cyklu, aby porównanie było rzetelne.

Zachowaj nieuporządkowane kolumny. Pole z dowolnym tekstem notatek to zazwyczaj miejsce, w którym kryje się wyjaśnienie danej zmiany. Usunięcie go przed rozpoczęciem oznacza pozbycie się najbardziej użytecznej kolumny w pliku.

Krok 2: Opisz powtarzające się sekcje w języku naturalnym

Przekaż swoją wcześniejszą listę sekcji w jednym poleceniu (prompcie). Na przykład: główny wynik, trend w porównaniu z poprzednim okresem, trzy największe zmiany, jedno ryzyko, jedna prośba. Poproś o wykres tam, gdzie jego miejsce, oraz o krótki wniosek pod każdym z nich.

Określ dokładnie przedział porównawczy i zaokrąglenia. Te dwa szczegóły sprawiają, że dwa cykle są rzeczywiście porównywalne, i to są te dwie rzeczy, które człowiek odtwarzający prezentację ręcznie po cichu zmienia.

Ponieważ każda liczba wraca wraz z wierszem, który za nią stoi, możesz sprawdzić zaskakująco wiele danych, zanim trafią na slajd, a nie po fakcie.

Krok 3: Wyeksportuj sekcje i umieść je w swoim szablonie

Wyeksportuj wynik do slajdów, a następnie zastosuj zapisany szablon, aby układy, motyw i symbole zastępcze przejęły kontrolę. Strona AI canvas wymienia PowerPoint, obrazy i Notion jako cele eksportu.

W następnym cyklu prześlij nowy eksport i uruchom to samo polecenie. Szablon wizualny dba o wygląd. Zapisany prompt dba o treść.

7 wskazówek dotyczących powtarzalnych prezentacji

1. Ustal kolejność sekcji przed projektowaniem. Stabilna kolejność sprawia, że prezentacja wydaje się znajoma. Czcionki są drugorzędne.
2. Przypisz każdemu powtarzającemu się slajdowi stałe pytanie. Nie "Przychody", ale "Czy przychody przekroczyły plan i dlaczego?". Tytuł zmienia się co miesiąc; pytanie pozostaje bez zmian.
3. Zbuduj jeden układ dla każdego powtarzającego się typu slajdu. Wykres z wnioskiem, tabela z notatką oraz podział sekcji wystarczą dla większości przeglądów biznesowych.
4. Umieść symbol zastępczy na wniosek nad wykresem. Jeśli nie będzie wyznaczonego miejsca na to zdanie, ludzie po prostu go nie napiszą.
5. Zachowaj układ aneksu, który możesz zostawić pusty. Szczegóły pomocnicze powinny znajdować się w przewidywalnym miejscu, a nie być wpychane do głównego wątku.
6. Zapisuj wersje promptu razem z szablonem. Prompt to połowa szablonu. Przechowuj go w tym samym miejscu, a nie w historii czatu jednego z pracowników.
7. Usuń slajd, gdy tylko nikt o niego nie pyta. Szablon po cichu gromadzi slajdy, które przetrwały tylko dlatego, że już tam były.

Ile czasu to zajmuje za pierwszym razem

Zaplanuj jedno popołudnie, podzielone nierówno. Wzorzec i układy zajmują około godziny, gdy już wiesz, jakich układów potrzebujesz. Zapisanie kolejności sekcji i przekształcenie jej w prompt zajmuje więcej czasu, ponieważ to tam pojawiają się dyskusje.

Zwrot z inwestycji pojawia się w trzecim cyklu, a nie w drugim. Drugi cykl udowadnia, że układy się sprawdzają. Trzeci cykl to moment, w którym ktoś inny może przygotować prezentację bez pytania Cię, jak została zbudowana.

Co to zmienia w skali roku

Zadanie	Tylko szablon układu	Szablon układu plus zapisany prompt
Stylizacja slajdów	Zrobione raz	Zrobione raz
Kolejność sekcji	Pamiętana przez człowieka	Zapisana w prompcie
Pobieranie liczb z tego cyklu	Ręczne w każdym cyklu	Wygenerowane na nowo z nowego eksportu
Przepisywanie wniosków	Ręczne w każdym cyklu	Szkicowane, a następnie edytowane
Ryzyko nieaktualnych danych	Obecne przy każdym wklejaniu	Zmniejszone, ponieważ liczby są generowane na nowo
Przekazanie koledze/koleżance	Przekazywany jest plik, ale nie procedura	Przekazywane jest jedno i drugie

Wdrażanie szablonu w zespole

Szablon przynosi korzyści tylko wtedy, gdy inni z niego korzystają, a to jest problem dystrybucji, a nie projektowania.

Umieść go tam, gdzie zaczyna się nowa prezentacja. Plik na wspólnym dysku, którego nikt nie otwiera, nie jest szablonem. Musi to być element, który pojawia się, gdy ktoś wybiera opcję Nowy.

Nazwij układy prostym językiem. Wykres + wniosek brzmi lepiej niż Tytuł i zawartość 3. Ludzie wybierają układ, którego nazwa odpowiada temu, co zamierzają zrobić.

Napisz jedną stronę instrukcji i nic więcej. Który układ do którego slajdu, gdzie trafia wniosek i do kogo się zwrócić z pytaniem. Nic dłuższego nie zostanie przeczytane.

Przeglądaj go raz na kwartał, a nie raz na zawsze. Dziesięć minut na sprawdzenie, które układy faktycznie były używane, podpowie Ci, które dwa należy usunąć.

Typowe błędy

Traktowanie szablonu jako kompletnego rozwiązania. Plik .potx ujednolica wygląd. Nie zawiera jednak argumentacji, którą faktycznie czytają Twoi odbiorcy.

Zbyt mocne blokowanie elementów. Zespoły czasami usuwają każdy edytowalny symbol zastępczy, aby chronić projekt. Kolejna osoba buduje wtedy swój slajd w polu tekstowym nałożonym na wierzch i szablon traci jakiekolwiek znaczenie.

Zaczynanie od prezentacji stworzonej tylko raz. Jeden cykl to nie reguła. Poczekaj do drugiego i zbuduj szablon na podstawie tego, co faktycznie się powtórzyło.

Zapominanie o odświeżeniu danych. Szablon bez problemu zaprezentuje liczby z zeszłego kwartału w układzie z tego kwartału. Ponowne wygenerowanie danych z pliku źródłowego to jedyne niezawodne zabezpieczenie przed tym błędem.

Utrzymywanie dwóch wersji jednocześnie. Ktoś zapisuje osobistą kopię, edytuje w niej wzorzec i nagle połowa zespołu korzysta z innego szablonu. Przechowuj jeden plik w jednym miejscu i kieruj do niego wszystkich.

Projektowanie pod kątem idealnego scenariusza. Układy zbudowane wokół jednego uporządkowanego wykresu przestają działać, gdy sekcja wymaga dwóch wykresów. Przygotuj dzielony układ, zanim będzie potrzebny.

Podsumowanie

Utwórz szablon PowerPoint tak, jak opisano w dokumentacji Microsoft: ustaw rozmiar slajdu, otwórz wzorzec slajdów, zbuduj układy i symbole zastępcze, a następnie zapisz jako .potx. To załatwia sprawę opakowania i naprawdę warto poświęcić na to jedno popołudnie.

Następnie zajmij się drugą połową. Zachowaj listę sekcji, zachowaj prompt i w każdym cyklu generuj treść na nowo z eksportu źródłowego, zamiast wpisywać ją ręcznie. Wypróbuj Powerdrill Bloom na prezentacji, którą odtwarzasz najczęściej, i zobacz, jak wiele z niej nigdy nie było naprawdę nowe.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie jest rozszerzenie pliku szablonu PowerPoint?

Szablon PowerPoint jest zapisywany jako plik .potx. Otwarcie go tworzy nową prezentację na podstawie szablonu, dzięki czemu kopia wzorcowa nie zostanie przypadkowo nadpisana.

Jak utworzyć szablon PowerPoint z istniejącej prezentacji?

Otwórz prezentację, usuń treść specyficzną dla danego cyklu i zachowaj po jednym przykładzie każdego powtarzającego się typu slajdu. Następnie otwórz wzorzec slajdów, przekształć te przykłady w układy i zapisz plik jako szablon.

Czy muszę edytować wzorzec slajdów, aby stworzyć szablon?

Tak. Microsoft wyraźnie stwierdza, że "aby utworzyć szablon, należy zmodyfikować wzorzec slajdów i zestaw układów slajdów". Wzorzec slajdów znajduje się na samej górze okienka miniatur, a pod nim umieszczone są jego układy.

Jaka jest różnica między szablonem PowerPoint a motywem?

Motyw to zestaw kolorów, czcionek i efektów, które stosuje się z karty Wzorzec slajdów. Szablon to zapisany plik, który zawiera motyw wraz z wzorcem slajdów, układami i symbolimi zastępczymi.

Czy szablon może dbać o aktualność moich liczb?

Nie. Szablon przechowuje układ, motyw i symbole zastępcze. Odświeżanie danych liczbowych to osobny krok, dlatego połączenie szablonu z powtarzalnym sposobem generowania treści jest tym, co naprawdę oszczędza czas.