Jak połączyć prezentacje PowerPoint w jedną: kompletny przewodnik
Trzy osoby przygotowały po części prezentacji. Teraz masz trzy pliki, trzy schematy kolorów i spotkanie za godzinę.
Połączenie ich brzmi jak coś, co powinno być pojedynczym poleceniem w menu. Tak jednak nie jest. Powód ma znaczenie: oficjalna dokumentacja firmy Microsoft opisuje trzy oddzielne sposoby łączenia plików PowerPoint i żaden z nich nie nazywa się Merge. Oferuje ona trzy różne metody przenoszenia slajdów między plikami, a każda z nich inaczej traktuje formatowanie. Wybierz niewłaściwą, a spędzisz tę godzinę na poprawianiu czcionek zamiast na próbie generalnej.
Ten poradnik omawia wszystkie trzy oficjalne metody oraz to, jak każda z nich wpływa na wygląd slajdów. Opisuje również warianty dla formatu PDF oraz systemu Mac, a także pokazuje, jak całkowicie uniknąć tego problemu, gdy materiały źródłowe nie są jeszcze slajdami.
Co naprawdę oznacza „łączenie” w programie PowerPoint
Strony pomocy technicznej firmy Microsoft opisuje trzy sposoby przenoszenia slajdów między plikami i żaden z nich nie nosi nazwy Merge. Przeszukiwanie menu w celu znalezienia takiego polecenia to najczęstszy powód, dla którego użytkownicy napotykają trudności, gdy chcą połączyć prezentacje PowerPoint.
Zamiast tego istnieją trzy obsługiwane sposoby łączenia plików PowerPoint. Różnią się one pod jednym względem, który decyduje o wszystkim innym: co dzieje się z wyglądem importowanych slajdów.
Opcja Użyj ponownie slajdów importuje slajdy z innego pliku bez otwierania go. Metoda Kopiuj i wklej przenosi slajdy między dwoma otwartymi plikami i pozwala wybrać motyw docelowy. Kopiowanie wzorca slajdów przenosi cały system projektowania, zanim jeszcze przeniesiesz jakąkolwiek zawartość.
Dokumentacja firmy Microsoft jasno określa domyślne zachowanie. Podczas ponownego używania slajdu „skopiowany slajd przejmuje wygląd slajdu, po którym jest wstawiany w prezentacji docelowej. Możesz jednak zdecydować o zachowaniu formatowania kopiowanego slajdu”.
To jedno zdanie definiuje całą decyzję. Czy chcesz, aby importowane slajdy wyglądały tak, jak plik docelowy, czy tak, jak plik, z którego pochodzą?
Zanim zaczniesz: co dzieje się z formatowaniem
Dwa fakty z oficjalnych stron firmy Microsoft pozwolą Ci zaoszczędzić najwięcej czasu.
Po pierwsze, importowane slajdy są niezależne. „Gdy importujesz slajd z jednej prezentacji do drugiej, jest on po prostu kopią oryginału. Zmiany wprowadzone w kopii nie wpływają na oryginalny slajd w drugiej prezentacji”. Nie ma więc aktywnego powiązania – jeśli współpracownik zmodyfikuje później swój plik źródłowy, Twoja połączona prezentacja nie zostanie zaktualizowana.
Po drugie, co łatwo przeoczyć: okienko Użyj ponownie slajdów ma określone ograniczenie. Microsoft zauważa, że „ta funkcja jest dostępna tylko do ponownego używania slajdów z plików lokalnych. Ponowne używanie slajdów z plików w chmurze jest wycofywane”.
Jeśli Twój zespół przechowuje prezentacje w usłudze OneDrive lub SharePoint, oznacza to konieczność pobrania lokalnej kopii, zanim okienko ponownego użycia w ogóle ją wykryje. Wiele osób napotyka ten problem i zakłada, że funkcja nie działa.
Metoda 1: Użyj ponownie slajdów
To najszybsza droga, gdy chcesz wyciągnąć kilka slajdów z innej prezentacji bez jej otwierania.
Otwórz prezentację, do której chcesz dodać slajdy. Na karcie Narzędzia główne, w grupie Slajdy, kliknij strzałkę pod przyciskiem Nowy slajd, a następnie wybierz Użyj ponownie slajdów. W okienku Użyj ponownie slajdów wybierz Otwórz plik programu PowerPoint, a następnie przejdź do żądanego pliku i go otwórz.
Zobaczysz miniatury każdego slajdu w tym pliku. Kliknij pojedynczy slajd, aby go dodać. Aby przenieść wszystko, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną miniaturę i wybierz Wstaw wszystkie slajdy.
Kluczowym elementem sterującym jest pole wyboru Zachowaj formatowanie źródłowe. Jeśli pozostawisz je niezaznaczone, importowane slajdy przyjmą styl slajdu, po którym zostaną umieszczone. Jeśli je zaznaczysz, zachowają dokładnie taki wygląd, jaki miały w oryginalnym pliku.
Użyj tej metody, gdy wybierasz tylko pojedyncze slajdy. Jest to jedyna z trzech metod, która nie wymaga otwierania drugiej prezentacji.
Przed skorzystaniem z tej metody warto poznać jedno ograniczenie. Okienko pokazuje każdy slajd w pliku źródłowym, ale nie informuje, które z nich zostały już zaimportowane. Przy długiej prezentacji zapisuj sobie, co już zostało przeniesione. W przeciwnym razie skończysz z duplikatami, których późniejsze wyszukiwanie bywa uciążliwe.
Metoda 2: Kopiuj i wklej
To właściwa metoda, gdy chcesz połączyć prezentacje PowerPoint w całości, zamiast wybierać pojedyncze slajdy. Możesz wtedy widzieć oba pliki obok siebie.
Microsoft bezpośrednio opisuje to kluczowe zachowanie. Podczas kopiowania slajdów do innej prezentacji możesz „określić motyw, który mają przyjąć nowe slajdy”.
Otwórz obie prezentacje. In de pliku źródłowym kliknij Widok, a następnie Normalny, aby po lewej stronie widoczne było okienko miniatur slajdów. Kliknij pierwszy interesujący Cię slajd, a następnie przytrzymaj klawisz Shift i kliknij ostatni, aby zaznaczyć ciąg kolejnych slajdów. Aby zaznaczyć slajdy w różnych miejscach, przytrzymaj klawisz Ctrl i klikaj każdy z nich osobno.
Kliknij prawym przyciskiem myszy jedną z zaznaczonych miniatur i wybierz Kopiuj. Przełącz się do prezentacji docelowej, kliknij w okienku miniatur w miejscu, w którym mają znaleźć się slajdy, i wklej je.
Przycisk opcji wklejania, który pojawi się po tej operacji, pozwala wybrać motyw. To ta sama decyzja, co w przypadku pola wyboru w okienku ponownego użycia, tyle że podejmowana po fakcie, a nie przed nim.
Metoda 3: Najpierw skopiuj wzorzec slajdów
Użyj tej metody, gdy obie prezentacje mają zupełnie różne projekty graficzne i chcesz, aby to styl importowanych slajdów był nadrzędny. Sprawdza się to również wtedy, gdy chcesz ujednolicić oba pliki, zanim w ogóle zaczniesz łączyć slajdy PowerPoint.
Strona pomocy technicznej firmy Microsoft precyzuje: „możesz skopiować wzorzec slajdów (oraz wszystkie powiązane z nim układy) z jednej prezentacji do drugiej”.
Otwórz obie prezentacje. W pliku z projektem, który chcesz zachować, przejdź do karty Widok i wybierz Wzorzec slajdów. W okienku miniatur wzorzec slajdów to większy obraz z numerem obok. Mniejsze elementy pod nim to powiązane z nim układy. Kliknij prawym przyciskiem myszy wzorzec slajdów i wybierz Kopiuj, a następnie wklej go w widoku wzorca slajdów drugiej prezentacji.
Zrobienie tego przed przeniesieniem jakichkolwiek slajdów sprawia, że oba pliki współdzielą ten sam system projektowania. Decyzja o formatowaniu w metodach 1 i 2 przestaje mieć wtedy znaczenie. To dodatkowe pięć minut, które zapobiega godzinie porządkowania długiej prezentacji.
Istnieje drugi powód, dla którego warto od tego zacząć przy dużym łączeniu. Kopiowanie slajdów między prezentacjami o różnych wzorcach może przy każdym wklejeniu przenosić nowy zestaw układów. W efekcie otrzymasz plik z kilkunastoma niemal identycznymi układami. Ujednolicenie wzorców na samym początku pozwala zachować tę listę krótką.
Jak połączyć pliki źródłowe w jedną prezentację za pomocą AI
Wszystkie trzy powyższe metody zakładają, że slajdy już istnieją. Często jednak tak nie jest.
Częstszy wariant tego problemu zaczyna się od kwartalnego arkusza kalkulacyjnego, raportu PDF od dostawcy i prezentacji z zeszłego miesiąca. W rzeczywistości potrzebujesz jednej prezentacji zbudowanej na podstawie wszystkich trzech dokumentów. Kopiowanie slajdów tutaj nie pomoże, ponieważ dwa z trzech plików źródłowych w ogóle nie są slajdami.
W takich sytuacjach wygenerowanie połączonej prezentacji z materiałów źródłowych jest szybsze niż jej ręczne składanie.
Krok 1: Prześlij wszystkie pliki źródłowe do jednego obszaru roboczego
Otwórz Powerdrill Bloom i utwórz obszar roboczy dla tej prezentacji. Prześlij wszystko, co masz – istniejące pliki PowerPoint, skoroszyt Excel, plik PDF, eksport CSV. Różne formaty w jednym obszarze roboczym to standardowa sytuacja, a nie wyjątek.
Sens zebrania ich razem polega na tym, że narzędzie może analizować je jednocześnie. Liczba z arkusza kalkulacyjnego i twierdzenie z pliku PDF mogą trafić na ten sam slajd. To dokładnie takie uzgadnianie danych, które w przeciwnym razie musiałbyś wykonywać ręcznie.
Krok 2: Opisz prezentację, którą chcesz otrzymać
Poproś o przygotowanie prezentacji, używając języka naturalnego. Określ, kim są odbiorcy, jak długa powinna być prezentacja i jaka jest jej główna myśl. Na przykład: dwunastoslajdowe podsumowanie dla zespołu kierowniczego, obejmujące wyniki za kwartał, dwie kwestie, które uległy opóźnieniu, oraz planowane zmiany na kolejny miesiąc.
Wskaż precyzyjnie, który plik źródłowy ma stanowić podstawę dla danej sekcji. Ta jedna instrukcja wykonuje większość pracy związanej z łączeniem, ponieważ mówi agentowi, jak powiązać ze sobą dane wejściowe, a nie tylko, co się w nich znajduje.
Krok 3: Przejrzyj wersję roboczą i wyeksportuj ją
Wygenerowana prezentacja pojawia się w formie slajdów, które możesz przejrzeć i dostosować. Sprawdź liczby z danymi w wierszach źródłowych, dopracuj tytuły i usuń wszystko, co nie jest potrzebne Twoim odbiorcom.
Wyeksportuj plik do programu PowerPoint, gdy wszystko wygląda dobrze. Od tego momentu wracasz na dobrze znany grunt. Jeśli nadal musisz wstawić dwa slajdy ze starej prezentacji, opisana wyżej Metoda 1 pozwoli Ci to zrobić w trzydzieści sekund.
Jak połączyć prezentacje PowerPoint w jeden plik PDF
To jeden z najczęstszych wariantów tego pytania, który ma dwie odpowiedzi w zależności od tego, co chcesz osiągnąć.
Jeśli chcesz uzyskać jeden ciągły plik PDF z kilku prezentacji, najpierw połącz pliki PowerPoint dowolną z powyższych metod. Następnie wyeksportuj wynik, wybierając Plik, Eksportuj, Utwórz dokument PDF/XPS. Jedna połączona prezentacja wygeneruje jeden plik PDF.
Jeśli prezentacje muszą pozostać osobnymi plikami, wyeksportuj każdą z nich osobno do formatu PDF, a następnie scal te pliki PDF. To zadanie dla edytora PDF, a nie programu PowerPoint. Program Podgląd w systemie macOS oraz większość edytorów PDF w systemie Windows bez problemu sobie z tym poradzą. Formatowanie slajdów jest już wtedy zablokowane, więc nie wystąpią żadne konflikty motywów.
Drugi sposób jest bezpieczniejszy, gdy prezentacje źródłowe mają niespójne projekty graficzne, a Ty nie masz czasu na ich ujednolicanie.
Jak połączyć prezentacje PowerPoint na komputerze Mac
Wszystkie trzy metody są dostępne w programie PowerPoint dla systemu Mac, z niewielkimi różnicami w lokalizacji poszczególnych poleceń.
Funkcja Użyj ponownie slajdów jest dostępna w programie PowerPoint dla usługi Microsoft 365 dla systemu Mac oraz w wersjach 2024, 2021 i 2019 dla systemu Mac. Kopiowanie i wklejanie działa tak samo, przy czym klawisz Command zastępuje Ctrl przy zaznaczaniu wielu rozproszonych slajdów. Wzorzec slajdów znajduje się na karcie Widok, dokładnie tak samo jak w systemie Windows.
Ograniczenie dotyczące plików lokalnych w okienku ponownego użycia dotyczy również systemu Mac. Pobierz lokalną kopię przed próbą importu z prezentacji przechowywanej w chmurze.
Typowe problemy i ich rozwiązania
Czcionki uległy zmianie. Importowane slajdy przejęły motyw docelowy. Cofnij operację, a następnie powtórz wklejanie i wybierz opcję Zachowaj formatowanie źródłowe – lub najpierw skopiuj wzorzec slajdów, aby obie prezentacje miały spójny projekt.
Okienko ponownego użycia nie widzi mojego pliku. Odczytuje ono wyłącznie pliki lokalne. Najpierw pobierz prezentację z usługi OneDrive lub SharePoint na swój komputer.
Obrazy przesunęły się lub nakładają się na siebie. Obie prezentacje mają różne wymiary slajdów. Przed połączeniem sprawdź opcję Projektowanie, Rozmiar slajdu w obu plikach i ujednolić je. Zmiana rozmiaru po fakcie zmienia układ symboli zastępczych na każdym slajdzie, którego dotyczy.
Zmiany w oryginale nie pojawiają się. I nie pojawią się. Zaimportowany slajd jest kopią, a nie łączem, więc modyfikacje pliku źródłowego wprowadzone po imporcie nie zostaną przeniesione.
Połączona prezentacja zawiera dziesięć nieużywanych układów. Kopiowanie wzorców slajdów z kilku prezentacji przenosi również układy każdego z nich. Przed wysłaniem pliku otwórz widok wzorca slajdów i usuń układy, z których nic nie korzysta. Krótsza lista układów ułatwi również kolejne łączenie plików.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy w programie PowerPoint istnieje funkcja scalania? Dokumentacja firmy Microsoft nie opisuje polecenia o takiej nazwie. Trzy udokumentowane sposoby łączenia plików PowerPoint to: Użyj ponownie slajdów, kopiowanie i wklejanie oraz kopiowanie wzorca slajdów między prezentacjami.
Jak połączyć dwie prezentacje PowerPoint w jeden plik? Otwórz prezentację docelową, przejdź do karty Narzędzia główne, kliknij strzałkę pod przyciskiem Nowy slajd i wybierz Użyj ponownie slajdów. Otwórz drugi plik, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy miniaturę i wybierz Wstaw wszystkie slajdy.
How do I keep the original formatting when combining slides? Zaznacz pole wyboru Zachowaj formatowanie źródłowe w okienku Użyj ponownie slajdów lub wybierz odpowiednią opcję wklejania po wklejeniu slajdów. Domyślnie slajdy przejmują wygląd slajdu, po którym są wstawiane.
Czy mogę łączyć pliki PowerPoint przechowywane w usłudze OneDrive lub SharePoint? Nie bezpośrednio przez okienko Użyj ponownie slajdów. Microsoft zaznacza, że ponowne używanie slajdów z plików w chmurze jest wycofywane i funkcja ta działa z plikami lokalnymi, dlatego najpierw należy pobrać kopię.
Co jeśli moje materiały nie są jeszcze slajdami? Łączenie dotyczy wyłącznie istniejących slajdów. Gdy materiałami wejściowymi są arkusze kalkulacyjne, pliki PDF i dokumenty, wygenerowanie jednej prezentacji na ich podstawie jest szybsze niż konwertowanie każdego z nich na slajdy, a następnie ich scalanie.
Podsumowanie
Łączenie prezentacji to decyzja dotycząca formatowania ukryta pod postacią operacji na plikach. Najpierw zdecyduj, czy importowane slajdy mają wyglądć tak, jak w miejscu, z którego pochodzą, czy tam, dokąd zmierzają. Metoda wybierze się sama: Użyj ponownie slajdów do wybierania pojedynczych elementów, kopiowanie i wklejanie dla całych prezentacji oraz wzorzec slajdów na samym początku, gdy projekty graficzne zupełnie się wykluczają.
Jeśli prawdziwym problemem jest to, że Twoje materiały nie są jeszcze slajdami, ręczne składanie jest zupełnie niewłaściwym krokiem. Wypróbuj Powerdrill Bloom za darmo, prześlij posiadane arkusze kalkulacyjne, pliki PDF oraz prezentacje i pozwól, aby gotowa prezentacja powstała automatycznie.
Źródła: Ponowne używanie (importowanie) slajdów z innej prezentacji · Kopiowanie i wklejanie slajdów · Kopiowanie i wklejanie wzorca slajdów z jednej prezentacji do drugiej