Come creare una nota spese: guida completa
La maggior parte delle note spese viene compilata la settimana in cui scade la consegna, non quella in cui il denaro è stato effettivamente speso. Questa singola abitudine è la fonte di quasi tutti i problemi successivi. La ricevuta mancante, il conto dell'hotel che nessuno ha suddiviso correttamente, la voce di spesa etichettata come "cena con cliente" senza indicare il nome del cliente: tutto inizia da lì.
La soluzione non è un modello migliore. Consiste nel capire cosa debba dimostrare una registrazione di spesa e poi strutturare il report in modo che lo dimostri.
Questa guida spiega cosa includere in una nota spese e cosa l'IRS considera una documentazione adeguata. Mostra inoltre come compilarne una a partire dalle ricevute già in vostro possesso e come gestire una fattura che unisce tre diverse categorie in un unico addebito.
Cos'è una nota spese
Una nota spese elenca i costi aziendali anticipati personalmente da qualcuno, con i relativi giustificativi allegati. Il suo scopo è consentire al datore di lavoro di rimborsarli o all'azienda di dedurli dalle tasse.
Si rivolge a due destinatari contemporaneamente, ed è per questo che è più difficile di quanto sembri. Il team amministrativo la esamina per decidere se rimborsarvi. L'autorità fiscale, in caso di controlli, la legge per stabilire se la spesa fosse realmente di natura aziendale. Il secondo lettore è più esigente, e scrivere pensando a lui permette di soddisfare entrambi.
Il documento in sé è solitamente una tabella. Una riga per ogni spesa, colonne per i dettagli di tale spesa, ricevute allegate o richiamate, e un totale.
Cosa deve contenere una nota spese
Qualunque sia il modello utilizzato, una riga completa risponde a cinque domande per ciascuna spesa.
- Data — quando la spesa è stata sostenuta, non quando si invia il report
- Importo — la cifra esatta, nella valuta in cui è stato effettuato il pagamento
- Categoria — viaggi, pasti, alloggio, trasporti, forniture e così via
- Scopo aziendale — il motivo per cui questa spesa è stata sostenuta, spiegato in una frase comprensibile anche a un estraneo
- Relazione professionale — per pasti e intrattenimento, chi era presente e la sua relazione con l'azienda
Oltre alle singole righe, il report stesso deve indicare il nome del dipendente, il periodo di riferimento e un totale. Deve inoltre riportare eventuali anticipi o importi già pagati con carta aziendale, in modo che il rimborso netto sia inequivocabile.
La colonna dello scopo aziendale è quella che viene compilata per ultima e nel modo peggiore. "Pranzo" non è uno scopo. "Pranzo con il distributore regionale per verificare i volumi d'ordine del Q3" lo è.
Il test è semplice. Leggete la riga come se non aveste alcun ricordo del viaggio. Se non spiega perché l'azienda dovrebbe farsi carico di quel costo, non è completa. Questo standard richiede circa dieci parole in più per riga e previene quasi ogni successiva richiesta di chiarimento.
Cosa considera l'IRS come documentazione adeguata
Se dovete dichiarare spese aziendali negli Stati Uniti, la IRS Publication 463 stabilisce quali prove siano richieste. Vale la pena leggere il testo originale, perché per certi versi è più flessibile di quanto si pensi, mentre per altri è più rigoroso.
Documentazione scritta, anche digitale. La pubblicazione stabilisce che "in genere è necessario redigere un documento scritto affinché sia considerato adeguato". Ne spiega anche il motivo: "la prova scritta è più affidabile della sola prova orale".
Aggiunge poi una frase fondamentale per chiunque utilizzi un software: "Se si prepara un documento al computer, questo è considerato un documento adeguato".
Prove documentali. Indipendentemente dal proprio registro, la Publication 463 afferma che "in genere è necessario disporre di prove documentali come ricevute, assegni annullati o fatture a supporto delle spese". Pertanto, il report e le ricevute sono due requisiti distinti, non uno solo.
Tempestività. Questo è il requisito che la maggior parte dei report non rispetta. L'istruzione è quella di "registrare gli elementi di una spesa o di un uso aziendale al momento della spesa o dell'uso, o in un momento prossimo ad essi". La ragione è la seguente: "un registro tenuto tempestivamente ha più valore di una dichiarazione preparata in un secondo momento, quando generalmente manca un ricordo preciso".
C'è un utile margine di tolleranza nell'interpretazione di "tempestivo". Un registro aggiornato settimanalmente "che dia conto dell'uso durante la settimana" è, secondo le parole della pubblicazione, "considerato un registro tenuto tempestivamente". Una frequenza settimanale è sufficiente. È la ricostruzione trimestrale a creare problemi.
Cosa serve prima di iniziare
Raccogliete questi elementi prima di aprire un modello. Una nota spese compilata a memoria è proprio il tipo di documento che la Publication 463 descrive come affetto da mancanza di un ricordo preciso.
Ogni ricevuta del periodo, digitale o cartacea. L'estratto conto della carta per lo stesso periodo, utile per rintracciare le spese di cui si sono perse le ricevute. Il calendario, che fornisce lo scopo aziendale e i nomi dei partecipanti ai pasti. Eventuali diarie o anticipi già ricevuti. E la politica aziendale su limiti e categorie, poiché un report conforme alle norme fiscali ma che viola le regole interne verrà comunque respinto.
Vale la pena tenere aperta anche un'altra cosa: la nota spese del periodo precedente. Le spese ricorrenti tendono a ripetersi, e le categorie e gli scopi del mese scorso sono un modello affidabile per quelli di questo mese. Inoltre, permette di individuare ciò che ha smesso silenziosamente di comparire, come ad esempio un abbonamento disdetto di cui nessuno si era accorto.
Come creare una nota spese con l'IA
La parte più lenta nella compilazione di una nota spese non sono i calcoli. È leggere trenta ricevute in cinque formati diversi ed estrarre da ciascuna le stesse quattro informazioni.
È proprio in questa fase di estrazione che uno spazio di lavoro basato sull'IA dimostra la sua utilità.
Passaggio 1: Carica contemporaneamente le ricevute e l'estratto conto della carta
Aprite Powerdrill Bloom e create uno spazio di lavoro per il periodo di riferimento. Caricate le immagini delle ricevute e i PDF, l'estratto conto della carta esportato in formato CSV o Excel e il vostro modello di nota spese esistente, se ne avete uno.
Caricare l'estratto conto insieme alle ricevute è il passaggio che spesso si salta, ed è proprio quello che permette di individuare le omissioni. L'estratto conto è un elenco completo di ciò che avete speso; le ricevute sono un elenco incompleto di ciò che potete dimostrare. Avere entrambi nello stesso posto trasforma la domanda "ho dimenticato qualcosa?" in un quesito a cui è facile rispondere.
Passaggio 2: Descrivi il report di cui hai bisogno
Richiedete la tabella usando il linguaggio naturale e indicate i nomi delle colonne: data, importo, categoria, scopo aziendale ed eventuali partecipanti.
Aggiungete due istruzioni che svolgeranno la maggior parte del lavoro. Innanzitutto, chiedete di contrassegnare qualsiasi riga dell'estratto conto priva di una ricevuta corrispondente. In secondo luogo, chiedete che le ricevute che uniscono più categorie vengano suddivise in voci separate anziché essere assegnate a un'unica categoria. Il conto dell'hotel che include i pasti è il caso più comune.
Se il vostro datore di lavoro utilizza nomi di categoria predefiniti, elencateli nella stessa istruzione. L'uso di categorie corrispondenti al menu a discesa del sistema amministrativo vi eviterà un intero ciclo di modifiche successive.
Passaggio 3: Inserisci gli scopi aziendali ed esporta
Lo scopo aziendale è l'unico campo che dovete inserire personalmente, poiché risiede nella vostra memoria e non nella ricevuta. Scorrete le righe contrassegnate e compilatelo per ciascuna, recuperando nomi e motivazioni dal vostro calendario.
Then check the total against the reimbursement you expect, subtract any advances, and export to Excel or as a document. Each figure traces back to the receipt it came from, which is what makes the report defensible if anyone asks.
Come crearne una in Excel o Google Sheets
Per un viaggio breve, un foglio di calcolo è una soluzione del tutto ragionevole.
Impostate le colonne per data, categoria, descrizione, scopo aziendale, importo, metodo di pagamento e un riferimento alla ricevuta. La colonna del riferimento alla ricevuta è quella che manca nella maggior parte dei modelli. Si tratta di un semplice numero o del nome del file che collega ogni riga al relativo giustificativo. In questo modo, nessuno dovrà indovinare quale delle quaranta immagini corrisponda alla riga dodici.
Inserite le spese in ordine cronologico anziché per categoria. L'ordine cronologico corrisponde a quello dell'estratto conto della carta, il che rende la riconciliazione un semplice confronto diretto anziché una ricerca affannosa.
Aggiungete un subtotale per categoria sopra il totale generale. I team amministrativi leggono prima i subtotali per categoria, e fornirli evita inutili scambi di email.
Conservate le ricevute in un'unica cartella denominata con il periodo di riferimento, con nomi di file corrispondenti alla colonna dei riferimenti. Il report e i giustificativi devono poter essere rintracciati facilmente insieme anche a distanza di un anno.
La vostra azienda rimborsa in una valuta diversa da quella in cui avete pagato? Aggiungete una colonna per l'importo originale e il tasso di cambio applicato. Convertire le cifre senza mostrare il calcolo rende impossibile verificare la riga rispetto alla ricevuta. Inoltre, è la prima cosa che un revisore attento metterà in discussione.
Come suddividere una fattura che unisce più categorie
Una fattura dell'hotel che include la cena è il caso più comune, e la Publication 463 lo affronta direttamente.
La pubblicazione prende in esame il caso di una singola spesa che include pasti, intrattenimento e altri servizi come alloggio o trasporti. In questa circostanza, è necessario "ripartire tale spesa" tra le diverse categorie.
Lo standard stabilito per la suddivisione prevede che "si debba disporre di una base ragionevole per effettuare tale ripartizione". E cita proprio l'esempio del soggiorno in hotel che include i pasti.
All'atto pratico, ciò significa utilizzare le singole voci della fattura stessa, laddove presenti. Il conto di un hotel di solito elenca separatamente camera, tasse e spese del ristorante, e quelle righe costituiscono la vostra base ragionevole. Se la fattura riporta un'unica cifra, annotate come siete arrivati alla suddivisione. Il prezzo del menu o la tariffa a notte pubblicata sono soluzioni valide, e tale nota deve essere conservata insieme alla ricevuta.
L'errore da evitare è assegnare l'intero conto alla categoria per la quale è più facile ottenere l'approvazione.
Come assicurarsi che le note spese siano accurate
Quattro controlli consentono di individuare la maggior parte degli errori e richiedono circa dieci minuti.
Effettuate la riconciliazione rispetto all'estratto conto, non a memoria. Ogni singola riga dell'estratto conto della carta per il periodo considerato deve comparire nel report o essere identificata come spesa personale. Lavorare basandosi solo sulle ricevute garantisce l'omissione di alcune voci, poiché una ricevuta smarrita fa sparire completamente la spesa dalla vostra vista.
Verificate le date con il calendario. Un pasto registrato in un giorno in cui non eravate in viaggio indica una data errata o una spesa sbagliata. In entrambi i casi, è meglio accorgersene prima che lo faccia qualcun altro.
Leggete la colonna dello scopo come se foste un estraneo. Se una riga non è chiara per chi non era presente, genererà sicuramente domande. Riscrivetela subito, piuttosto che dover rispondere a un'email in seguito.
Verificate i calcoli rispetto al rimborso previsto. Se il totale vi sorprende, significa che qualcosa è stato conteggiato due volte o che non è stato sottratto un anticipo.
Errori comuni
Inviare il report in ritardo e ricostruire le spese a posteriori. La Publication 463 è esplicita sul fatto che un registro tempestivo ha più valore di uno preparato in seguito. Una registrazione settimanale rispetta lo standard ed elimina del tutto il problema della ricostruzione a posteriori.
Considerare la ricevuta come l'unico documento necessario. La ricevuta è una prova documentale. La vostra registrazione di data, importo, scopo e partecipanti è un requisito separato e altrettanto necessario.
Scopi aziendali generici. "Riunione di team" non supera alcun controllo. Indicate i nomi delle persone e l'argomento.
Assegnare conti misti a un'unica categoria. Un conto dell'hotel che include i pasti deve essere ripartito su una base ragionevole, e le singole voci della fattura di solito ne forniscono una.
Perdere il collegamento tra report e ricevuta. Mantenere una colonna con i riferimenti alle ricevute non costa nulla e fa risparmiare un intero pomeriggio in caso di audit.
FAQ
Cos'è una nota spese? È un documento che elenca i costi aziendali anticipati personalmente da un individuo, indicando per ciascuno data, importo, categoria e scopo aziendale. Le ricevute supportano le voci inserite, consentendo al datore di lavoro di rimborsarle o all'azienda di giustificare una deduzione fiscale.
Quali sono i requisiti dell'IRS per la registrazione delle spese? La IRS Publication 463 prescrive di tenere un registro scritto di ciascuna spesa, supportato separatamente da prove documentali come ricevute, assegni annullati o fatture. Stabilisce inoltre che un documento preparato al computer è considerato un documento adeguato.
Entro quanto tempo devo registrare una spesa? La Publication 463 consiglia di registrare gli elementi di una spesa al momento stesso in cui si verifica o in un momento prossimo ad esso. Specifica inoltre che un registro settimanale che dia conto delle spese della settimana è considerato un registro tenuto tempestivamente.
Come gestisco un conto dell'hotel che include i pasti? La Publication 463 stabilisce che è necessario ripartire la spesa tra i pasti e gli altri servizi, e che occorre disporre di una base ragionevole per tale ripartizione. Le singole voci dettagliate della fattura costituiscono solitamente tale base.
Le note spese richiedono ricevute per ogni singola voce? La Publication 463 stabilisce che le prove documentali sono generalmente richieste e ne elenca le specifiche eccezioni, inclusi alcuni accordi di diaria gestiti nell'ambito di un piano rimborsabile (accountable plan). La politica del datore di lavoro può essere più restrittiva rispetto alla normativa fiscale.
Conclusione
Una nota spese è un documento di prova che ha l'aspetto di un foglio di calcolo. Le righe che creano problemi non sono mai quelle con una ricevuta chiara e uno scopo preciso. Sono quelle ricostruite a posteriori, quelle generiche e i conti misti che qualcuno ha raggruppato in un'unica categoria.
Registrate le spese man mano, tenete il riferimento alla ricevuta accanto a ogni riga e ripartite le fatture miste in base a un criterio che siete in grado di spiegare. Questo è il grosso del lavoro.
La parte più lenta consiste nel trasformare una cartella di ricevute e un estratto conto in un'unica tabella riconciliata? Provate Powerdrill Bloom gratuitamente e caricate entrambi contemporaneamente.
Fonte: IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses. Questo articolo è a scopo puramente informativo e non costituisce una consulenza fiscale.