Come creare un'analisi di pareggio in Excel: Guida completa
Un'analisi di pareggio (break-even analysis) individua il livello di vendite in cui i ricavi totali equivalgono ai costi totali, in modo che l'azienda non generi né un profitto né una perdita. Per realizzarne una in Excel, inserisci i costi fissi, il prezzo unitario e il costo variabile unitario. Dividi i costi fissi per la differenza tra il prezzo e il costo variabile, quindi rappresenta graficamente i ricavi rispetto ai costi totali.
Questa guida illustra le formule, i dati di input necessari, tre passaggi in Excel e un esempio pratico. Mostra inoltre come utilizzare Goal Seek e le tabelle dati per verificare cosa cambia al variare dei prezzi o dei costi.
Cos'è un'analisi di pareggio
La US Small Business Administration definisce il punto di pareggio (break-even point) come "il punto in cui il costo totale e il ricavo totale sono uguali". Al di sotto di tale punto, ogni vendita non consente ancora all'azienda di coprire i propri costi. Al di sopra, ogni vendita genera un profitto.
La SBA include l'analisi di pareggio tra i motivi per calcolare i costi di avvio, insieme alla stima dei profitti e all'ottenimento di prestiti. Finanziatori e investitori la richiedono spesso perché mostra quanto l'azienda debba vendere prima di smettere di perdere denaro.
Un'analisi di pareggio risponde a tre domande pratiche. Quante unità dobbiamo vendere? A quanto ammontano i ricavi corrispondenti? E quanto è sensibile la risposta alle variazioni di prezzi e costi?
Funziona anche come test rapido per una nuova idea. Prima di impegnarsi in un nuovo prodotto o in una nuova sede, stima i tre dati di input. Poi chiediti se il volume richiesto sia realistico per il mercato di riferimento.
Le formule del punto di pareggio
La SBA fornisce due versioni della formula del punto di pareggio.
In unità:
Punto di pareggio (unità) = costi fissi / (prezzo di vendita unitario - costo variabile unitario)
In valore monetario delle vendite:
Punto di pareggio (valore vendite) = costi fissi / margine di contribuzione
La SBA spiega il secondo termine come "la differenza tra il prezzo di un prodotto e il costo per realizzarlo". Per la formula in valore monetario, calcola tale margine come rapporto: prezzo meno costo variabile, diviso per il prezzo.
Questa distinzione è importante in un foglio di calcolo. Il margine di contribuzione unitario è un importo monetario, ad esempio $3 su un prodotto da $5. Il rapporto del margine di contribuzione è una percentuale, ad esempio il 60%. Usa la cifra monetaria per la formula in unità e il rapporto per la formula in valore delle vendite.
La SBA stabilisce anche un limite: "Questa analisi di pareggio si basa sul presupposto di un singolo prodotto o servizio". Una sezione successiva spiega cosa fare in presenza di più prodotti.
Cosa serve prima di iniziare
Tre dati di input guidano ogni analisi di pareggio. Suddividere correttamente i costi è più importante del lavoro su Excel.
| Input | Significato | Esempi |
|---|---|---|
| Costi fissi | Costi che rimangono invariati indipendentemente dal volume delle vendite | Affitto, stipendi, assicurazioni, abbonamenti software |
| Costo variabile unitario | Costi che aumentano con ogni unità venduta | Materie prime, imballaggio, commissioni di pagamento, spedizione |
| Prezzo unitario | Quanto paga il cliente per una singola unità | Prezzo di listino o prezzo medio di vendita al netto degli sconti |
Utilizza lo stesso periodo di tempo per ogni dato inserito. Se l'affitto è mensile, il risultato sarà un punto di pareggio mensile. Mescolare uno stipendio annuale con un affitto mensile produce un numero privo di significato.
Il costo variabile unitario è il dato che più spesso viene stimato a spanne. Calcolalo invece in base allo storico. Prendi i costi variabili totali dell'ultimo trimestre e dividili per le unità vendute nello stesso trimestre. Se il risultato varia molto da un trimestre all'altro, usa la media di più periodi.
Alcuni costi sono misti. Un piano telefonico con una tariffa base e costi a consumo ha una componente fissa e una variabile. Suddividile anziché tirare a indovinare in quale categoria inserirle.
Come realizzare un'analisi di pareggio in Excel
I tre passaggi seguenti consentono di creare un modello e un grafico di pareggio funzionanti. Utilizzano formule standard compatibili anche con Google Sheets.
Passaggio 1: Configurare i dati di input
Apri un foglio vuoto e assegna alle celle da A1 ad A3 le etichette Costi fissi, Prezzo unitario e Costo variabile unitario. Inserisci i valori nelle celle da B1 a B3.
Mantieni i dati di input nelle proprie celle, senza mai digitarli direttamente nelle formule. In questo modo, ogni calcolo successivo si aggiornerà automaticamente al variare di un input, consentendoti di testare diversi scenari modificando una sola cella.
Formatta le celle di input con un colore di riempimento chiaro. Segnalerà a chiunque apra il file quali numeri è possibile modificare.
Passaggio 2: Calcolare il punto di pareggio
Aggiungi i calcoli nelle righe da 5 a 8.
- In A5, digita Margine di contribuzione unitario e in B5 inserisci
=B2-B3. - In A6, digita Unità di pareggio e in B6 inserisci
=ROUNDUP(B1/B5,0). - In A7, digita Rapporto margine di contribuzione e in B7 inserisci
=B5/B2. - In A8, digita Fatturato di pareggio e in B8 inserisci
=B1/B7.
La funzione ROUNDUP è importante in B6. Non è possibile vendere una frazione di unità e arrotondare per difetto ti lascerebbe appena al di sotto del pareggio.
Verifica che B8 sia all'incirca uguale a B6 moltiplicato per il prezzo. In caso contrario, uno dei dati di input si trova nella cella sbagliata.
Passaggio 3: Creare il grafico di pareggio
Sotto i calcoli, crea una piccola tabella. Nella colonna D, elenca i volumi unitari a partire da 0 a intervalli regolari, ad esempio 0, 500 e 1.000. Prosegui oltre il punto di pareggio. Nella colonna E, calcola i ricavi con =D11*$B$2. Nella colonna F, calcola il costo totale con =$B$1+D11*$B$3.
Seleziona le colonne da D a F e inserisci un grafico. Un grafico a dispersione con linee dritte è la scelta migliore, poiché tratta la colonna delle unità come un vero asse numerico.
La linea dei ricavi parte da zero e sale rapidamente. La linea dei costi totali parte dal livello dei costi fissi e sale più lentamente. Il punto in cui si incrociano è il punto di pareggio. Aggiungi un'etichetta dati in quel punto in modo che i lettori non debbano fare stime visive. Sfumare l'area a destra del punto di incrocio con un colore chiaro per evidenziare la zona di profitto.
Un esempio pratico
Un carretto del caffè ha costi fissi di $6.000 al mese. Vende il caffè a $5.00 a tazza e ogni tazza costa $2.00 tra chicchi, latte, bicchieri e commissioni della carta.
| Calcolo | Risultato |
|---|---|
| Margine di contribuzione unitario | $5.00 - $2.00 = $3.00 |
| Unità di pareggio | $6,000 / $3.00 = 2,000 tazze |
| Rapporto margine di contribuzione | $3.00 / $5.00 = 60% |
| Fatturato di pareggio | $6,000 / 0.60 = $10,000 |
Il carretto deve vendere 2,000 tazze al mese, ovvero generare $10,000 di ricavi, per coprire i propri costi. Ogni tazza successiva aggiunge $3.00 di profitto.
Un obiettivo di profitto segue la stessa logica. Per guadagnare $3,000 al mese, aggiungili ai costi fissi: $9,000 divisi per $3.00 corrispondono a 3,000 tazze.
Il margine di sicurezza mostra quanto margine di manovra sia disponibile. Se il carretto prevede di vendere 2,600 tazze, può venderne 600 in meno prima di iniziare a perdere denaro. Ciò equivale a circa il 23% delle vendite previste.
Usare Goal Seek per trovare il prezzo di pareggio
A volte la domanda si pone al contrario. Conosci il volume e vuoi sapere quale prezzo consente di raggiungere il pareggio.
La pagina di supporto di Microsoft inquadra questo caso d'uso in modo semplice. Conosci il risultato che desideri ottenere da una formula, ma non il valore di input che lo produce. Lo strumento Goal Seek trova tale input regolando una singola cella.
Aggiungi una cella per il profitto, ad esempio B9, con =B2*C1-B1-B3*C1, dove C1 contiene il volume previsto. Segui quindi i passaggi indicati da Microsoft. Nella scheda Data, nel gruppo Forecast, seleziona What-If Analysis, quindi Goal Seek. Imposta la cella B9 al valore 0 modificando la cella B2.
Excel regola il prezzo finché il profitto non è esattamente pari a zero. Con 1,500 tazze al mese, il carretto del caffè avrebbe bisogno di un prezzo di $6.00 per raggiungere il pareggio.
Microsoft segnala un limite: "Goal Seek funziona solo con un singolo valore di input variabile". Per risolvere il calcolo con più dati di input contemporaneamente, suggerisce di utilizzare il componente aggiuntivo Solver.
Sensibilità: cosa succede se il prezzo o i costi cambiano?
Un singolo valore di pareggio nasconde quanto possa essere fragile la situazione. Una tabella di sensibilità mostra la risposta per un'intera gamma di dati di input.
Nel caso del carretto del caffè, una piccola variazione del prezzo o del costo sposta il punto di pareggio in modo significativo:
| Scenario | Margine di contribuzione | Unità di pareggio |
|---|---|---|
| Caso base: prezzo $5.00, costo $2.00 | $3.00 | 2,000 |
| Il prezzo sale a $5.50 | $3.50 | 1,715 |
| Il costo variabile sale a $2.50 | $2.50 | 2,400 |
| I costi fissi salgono a $7,500 | $3.00 | 2,500 |
La funzionalità Data Table di Excel, all'interno di What-If Analysis, può creare automaticamente una griglia di questo tipo. Inserisci una serie di prezzi in una colonna e una serie di costi variabili in una riga. Quindi, collega la tabella alla cella delle unità di pareggio.
Confronta variazioni della stessa entità per vedere quale dato di input influisce maggiormente. In questo esempio, una variazione di 50 centesimi aggiunge 400 tazze al punto di pareggio se applicata al costo variabile, ma ne sottrae solo 285 se applicata al prezzo. Ecco perché il costo variabile è spesso il primo su cui vale la pena negoziare.
Analisi di pareggio per più di un prodotto
La formula della SBA presuppone un singolo prodotto. La maggior parte delle aziende ne vende diversi, ciascuno con il proprio margine.
L'approccio consueto consiste nell'utilizzare una media ponderata del margine di contribuzione. Stima la quota di vendite generata da ciascun prodotto, moltiplica il margine di ciascun prodotto per la sua quota e somma i risultati. Dividi i costi fissi per questo valore ponderato per ottenere le unità di pareggio per l'intero mix di prodotti.
Ecco un breve esempio. Il Prodotto A ha un margine di $3 e rappresenta il 60% delle unità. Il Prodotto B ha un margine di $5 e rappresenta il 40%. Il margine ponderato è $3 moltiplicato per 0.6 più $5 moltiplicato per 0.4, ovvero $3.80. Con costi fissi pari a $7,600, il punto di pareggio è di 2,000 unità: 1,200 del Prodotto A e 800 del Prodotto B.
La SBA fa notare che potrebbe essere utile eseguire il calcolo individualmente per ciascun prodotto se le vendite variano di mese in mese. Aggiunge inoltre un avvertimento da tenere a mente: il punto di pareggio è una stima utile per la pianificazione e per valutare la fattibilità del progetto con i finanziatori, e non è destinato a sostituire una contabilità dettagliata.
Se il mix cambia, anche il punto di pareggio cambia di conseguenza. Uno spostamento verso prodotti a basso margine innalza il punto di pareggio, anche se le vendite totali rimangono stabili.
Come presentare un'analisi di pareggio
La maggior parte dei lettori ha bisogno di tre numeri e di un grafico. Inizia con le unità di pareggio, il fatturato di pareggio e il margine di sicurezza. Posiziona il grafico subito sotto, con il punto di incrocio chiaramente indicato da un'etichetta.
Mostra poi la tabella di sensibilità. Risponde alla domanda che ogni finanziatore e manager si pone subito dopo: cosa succede se i costi aumentano o le vendite sono inferiori alle aspettative?
Mantieni visibili i dati di input. Un breve elenco dei costi fissi, del prezzo e del costo variabile unitario consente al lettore di verificare la logica del calcolo in un minuto. La SBA sottolinea che il punto di pareggio è un calcolo fondamentale in un business plan, quindi aspettati che venga esaminato con attenzione.
Errori comuni
- Mescolare periodi di tempo diversi. Un affitto mensile combinato con uno stipendio annuale produce un risultato privo di senso. Converti tutto a un unico periodo di tempo.
- Utilizzare il prezzo di listino quando i clienti pagano meno. Se gli sconti sono frequenti, utilizza il prezzo medio effettivamente incassato.
- Dimenticare piccoli costi variabili. Le commissioni sulle carte, l'imballaggio e la spedizione si sommano per ogni unità e modificano il risultato finale.
- Ignorare la capacità produttiva. I costi fissi spesso subiscono un'impennata a determinati volumi, ad esempio quando si rende necessario un secondo turno o uno spazio più grande. Ricalcola il punto di pareggio a ogni variazione di livello.
- Arrotondare per difetto. Un risultato frazionario significa che è necessaria l'unità intera successiva, non quella precedente.
Fare più velocemente con l'IA
Il metodo del foglio di calcolo funziona bene una volta chiarita la suddivisione dei costi. La parte più lenta è solitamente arrivare a quel punto, poiché i costi si trovano spesso in un'esportazione del libro giornale o in una pila di fatture.
Un'area di lavoro basata sull'IA può occuparsi di questa classificazione. Carica l'esportazione dei costi su Powerdrill Bloom e chiedigli di classificare ogni riga come fissa o variabile, quindi di calcolare le unità e il fatturato di pareggio. Richiedi la tabella di sensibilità e il grafico nella stessa richiesta.
Verifica la classificazione prima di considerare attendibile il risultato. I costi misti, come le utenze, richiedono spesso una valutazione soggettiva che solo tu puoi fare.
Per una visione di pianificazione più ampia, le pagine generatore di analisi di sensibilità e modellazione finanziaria basata su IA coprono modelli correlati. La nostra guida a un report budget rispetto al consuntivo mostra come monitorare se i risultati reali si collocano al di sopra o al di sotto del piano. Per quanto riguarda la tempistica anziché i totali, un report sui flussi di cassa mostra quando la liquidità entra effettivamente in cassa.
Se hai un'esportazione dei costi pronta, puoi provare Powerdrill Bloom e confrontare il suo risultato di pareggio con quello del tuo foglio di calcolo.
Domande frequenti
Cos'è un'analisi di pareggio?
Un'analisi di pareggio calcola il livello di vendite in cui i ricavi totali equivalgono ai costi totali. In quel punto, un'azienda non genera né un profitto né una perdita. Viene comunemente utilizzata nei business plan e nelle richieste di finanziamento.
Come si calcola il punto di pareggio in unità?
Dividi i costi fissi per il margine di contribuzione unitario, che è pari al prezzo di vendita meno il costo variabile unitario. Con $6,000 di costi fissi e un margine di $3 per unità, il punto di pareggio è di 2,000 unità.
Come si esegue un'analisi di pareggio in Excel?
Inserisci i costi fissi, il prezzo e il costo variabile in celle separate. Calcola il margine come prezzo meno costo variabile, quindi dividi i costi fissi per questo valore. Rappresenta graficamente i ricavi e i costi totali rispetto alle unità e individua il punto di incrocio.
Qual è la differenza tra margine di contribuzione e rapporto del margine di contribuzione?
Il margine di contribuzione unitario è un importo monetario: prezzo meno costo variabile. Il rapporto è tale importo diviso per il prezzo, espresso in percentuale. Usa la cifra monetaria per calcolare le unità di pareggio e il rapporto per il fatturato di pareggio.
Perché l'analisi di pareggio è importante?
Mostra quanto un'azienda debba vendere prima di smettere di perdere denaro. Rivela inoltre quale dato di input, come il prezzo, il costo variabile o l'affitto, sposta maggiormente tale soglia. La SBA la include tra i motivi per calcolare i costi di avvio.
Fonti: US Small Business Administration, Calculate your startup costs · Supporto Microsoft, Usare Goal Seek. L'esempio pratico utilizza cifre illustrative.