Come creare un Rent Roll con l'IA: passo dopo passo

Il rent roll è il primo documento che un istituto di credito, un acquirente o il vostro commercialista vi chiederà. È anche il documento che più spesso viene gestito come un foglio di calcolo modificato da tre persone diverse e di cui nessuno si fida fino in fondo.

La discrepanza tra questi due fatti è ciò che rallenta le trattative. Un rent roll che non coincide con i contratti di locazione non è un problema di formattazione, è un problema di due diligence.

Questa guida spiega cosa deve contenere il documento e come crearne uno a partire dai documenti già in vostro possesso. Mostra inoltre dove si annidano gli errori nel calcolo dell'occupazione e in cosa questa tabella si differenzia dal T12 che di solito la accompagna.

Cos'è un rent roll

Un rent roll è un prospetto dettagliato, unità per unità, di quanto rende un immobile e di chi è tenuto a pagare. C'è una riga per ogni unità e una colonna per ogni informazione relativa a quella locazione. Il totale in calce dovrebbe corrispondere a quanto effettivamente depositato in banca.

Risponde a tre domande contemporaneamente. Qual è il reddito attuale dell'immobile? Quanto è sicuro questo reddito nei prossimi dodici mesi? E quali unità non stanno producendo nulla in questo momento?

Queste tre domande spiegano perché il formato sia così uniforme in tutto il settore. Un lettore che conosce la struttura può rispondere a tutte e tre in meno di un minuto, ed è proprio questo lo scopo di un documento standard.

I property manager lo usano mensilmente per la gestione operativa e i proprietari per la valutazione. Gli istituti di credito lo esaminano durante la fase di underwriting e gli acquirenti durante la due diligence. Ecco perché lo stesso documento deve essere a prova di un lettore che ha ottimi motivi per cercarvi un errore.

Cosa deve contenere un rent roll

Non esiste un unico formato obbligatorio, ma le colonne indicate di seguito sono quelle che un lettore si aspetta di trovare. L'assenza di una sola di esse genererà una richiesta di chiarimenti via email.

• Identificativo dell'unità — numero o indirizzo, corrispondente a quello utilizzato nel contratto di locazione
• Tipo e dimensioni dell'unità — camere da letto e bagni, o superficie in metri quadri per gli immobili commerciali
• Nome dell'inquilino — o "Vacante"
• Date di inizio e fine locazione — le due date fondamentali per qualsiasi questione relativa alle scadenze
• Canone mensile attuale — l'importo contrattualizzato, non quello preventivato
• Canone di mercato — la vostra stima di quanto l'unità potrebbe essere affittata oggi
• Deposito cauzionale versato
• Altre spese ricorrenti — parcheggio, supplemento per animali domestici, deposito, rimborso utenze
• Saldo dovuto — arretrati alla data del prospetto
• Stato di occupazione — occupato, vacante, o locato ma non ancora occupato

Quest'ultima riga è quella a cui prestare maggiore attenzione, e la sezione successiva ne spiega il motivo.

Vale la pena aggiungere due colonne opzionali, se applicabili. Una colonna per le agevolazioni registra i mesi gratuiti o i crediti all'ingresso, evitando che il canone contrattualizzato venga scambiato per il canone effettivo. Una colonna per le opzioni di rinnovo indica l'eventuale diritto dell'inquilino di prorogare il contratto. Un acquirente valuta un immobile in modo molto diverso se la metà dei contratti di locazione può essere prorogata a discrezione dell'inquilino.

La colonna dell'occupazione è dove i rent roll spesso falliscono

La maggior parte degli errori nei rent roll non è di natura aritmetica. Si tratta di errori di classificazione, nello specifico su cosa fare con un'unità che ha un contratto firmato ma non è ancora occupata dall'inquilino.

Il programma Housing Vacancies and Homeownership del Census Bureau pubblica il tasso di sfitto nazionale degli immobili in affitto, ed è molto preciso su questo punto. Il tasso è definito come "la percentuale dello stock immobiliare destinato alla locazione che risulta sfitta e disponibile per l'affitto".

Aggiunge poi un chiarimento che sfugge alla maggior parte dei fogli di calcolo interni: "Sono escluse dal denominatore le unità disponibili tutto l'anno che sono già state locate ma sono in attesa di essere occupate".

In altre parole, il trattamento statistico ufficiale non considera un'unità locata ma vuota come stock disponibile. Non sta producendo un canone oggi, ma non è nemmeno sul mercato.

Scegliete un criterio, indicatelo nel documento e applicatelo in modo coerente. Una tabella che mescola implicitamente l'occupazione fisica e l'occupazione economica produrrà due numeri diversi a seconda di chi somma la colonna. Questa è esattamente la discrepanza che l'analista di un istituto di credito individuerà.

Questo aspetto va ben oltre l'ordine interno. Il Census Bureau sottolinea che il tasso di sfitto degli affitti "è una componente dell'indice dei principali indicatori economici". La definizione adottata determina quindi se il dato del vostro portafoglio possa essere minimamente confrontato con un benchmark nazionale.

Cosa serve prima di iniziare

Raccogliete questi elementi prima di aprire qualsiasi file. La creazione di un rent roll è principalmente un esercizio di riconciliazione, e per la riconciliazione è necessario che siano presenti entrambe le parti.

Il fascicolo dei contratti di locazione per ogni unità, inclusi addenda e rinnovi. Le ricevute degli affitti o i depositi bancari degli ultimi tre mesi. L'elenco aggiornato degli arretrati. Una nota su eventuali agevolazioni — mesi gratuiti, periodi a canone ridotto o crediti all'ingresso che fanno differire il canone contrattualizzato da quello effettivamente riscosso.

Se questi dati risiedono in sistemi diversi, è del tutto normale. È anche il motivo per cui la versione manuale richiede un'intera giornata di lavoro.

Un'abitudine che fa risparmiare tempo in seguito: annotate la data di riferimento prima di iniziare e usatela ovunque. Arretrati, occupazione e saldi cambiano ogni giorno. Una tabella compilata nell'arco di tre giorni senza una data fissa non coinciderà con nessun estratto conto bancario.

Lo stesso vale per il registro contabile di controllo. Esportatelo una sola volta, con la stessa data di chiusura, anziché aggiornarlo a metà del lavoro.

Come creare un rent roll con l'AI

Il lavoro qui non consiste nel digitare. Si tratta di leggere una pila di contratti di locazione ed estrarre le stesse otto informazioni da ciascuno di essi. Ogni contratto le riporta in un ordine leggermente diverso.

Questa estrazione è la parte che vale la pena affidare a un agente.

Passaggio 1: Caricare i contratti di locazione e i record di pagamento

Aprite Powerdrill Bloom e create uno spazio di lavoro per l'immobile. Caricate i PDF dei contratti di locazione, il registro dei canoni o l'esportazione bancaria e qualsiasi foglio di calcolo attualmente in uso.

I formati misti vanno benissimo e sono normali in questo contesto. I contratti di locazione arrivano come PDF scansionati, i registri come CSV o Excel, e la tabella esistente nel formato creato dall'ultima persona che ci ha lavorato.

Riunirli in un unico spazio di lavoro è ciò che rende possibile il controllo incrociato. Il contratto di locazione indica una cifra, e il registro contabile mostra quanto è effettivamente pervenuto.

Passaggio 2: Descrivere il rent roll di cui avete bisogno

Richiedete la tabella in linguaggio naturale e indicate le colonne desiderate. Una riga per unità, con numero dell'unità, inquilino, inizio e fine della locazione, canone mensile attuale, canone di mercato, deposito cauzionale versato, saldo dovuto e stato di occupazione.

Specificate chiaramente la vostra regola di occupazione nella stessa istruzione — se un'unità con contratto firmato ma non ancora occupata debba essere considerata occupata, vacante o avere uno stato a sé. Definirlo una volta qui è ciò che garantisce la coerenza della colonna in ogni riga.

Richiedete di contrassegnare con un flag qualsiasi unità in cui l'importo del contratto di locazione e quello del registro contabile non corrispondano. Quelle sono le righe che meritano un minuto di attenzione da parte di una persona.

Passaggio 3: Controllare le righe contrassegnate ed esportare

Esaminate prima i flag di discrepanza, perché è lì che si nascondono i soldi veri. Un'unità che paga meno di quanto indicato nel contratto di locazione di solito beneficia di un'agevolazione che nessuno ha registrato. Un'unità che paga di più di solito ha un rinnovo che non è mai stato inserito nel fascicolo.

Verificate poi i totali rispetto ai depositi effettivi del mese. Quando il totale finale corrisponde a quello della banca, esportate la tabella in Excel o come documento per l'istituto di credito.

Ogni cifra può essere ricondotta al file di origine, il che rende l'esportazione inattaccabile quando qualcuno chiederà da dove provenga un determinato numero.

Come crearne uno manualmente in Excel

Se il portafoglio è abbastanza piccolo, la via manuale è ancora ragionevole.

Create una riga per ogni unità e le colonne elencate in precedenza. Inserite gli identificativi delle unità per primi e in modo completo, comprese quelle vacanti — un rent roll che omette le unità vuote sovrastima le prestazioni e verrà scoperto immediatamente.

Lavorate contratto per contratto anziché colonna per colonna. Aprire un contratto di locazione una sola volta e compilare l'intera riga è molto meglio che aprire ogni contratto due volte. Inoltre, riduce la possibilità che una riga riporti le date dell'inquilino precedente.

Aggiunete una colonna di convalida che sottragga il canone riscosso da quello contrattualizzato per il mese. Qualsiasi valore diverso da zero rappresenta un arretrato o un'agevolazione, e dovrebbe essere spiegabile in una sola frase.

Sommate separatamente il canone contrattualizzato, il canone riscosso e gli arretrati. Tre totali raccontano una storia che un unico totale nasconde. La discrepanza tra i primi due è la prima cifra su cui un istituto di credito chiederà spiegazioni.

Rent roll contro T12: cosa mostra ciascuno

Questi due documenti vengono quasi sempre richiesti insieme, e chi è nuovo del settore spesso tende a confonderli.

Un rent roll è un'istantanea. Descrive l'immobile a una determinata data — chi si trova in quale unità, quanto paga e fino a quando. È orientato al futuro nel senso che le date di scadenza dei contratti indicano cosa andrà in rinnovo l'anno successivo.

Un T12, o trailing twelve months, è uno storico. Mostra dodici mesi di entrate e uscite effettive, registrando così la stagionalità, i costi di turnover, le riparazioni e tutto ciò che il rent roll tralascia.

Un istituto di credito li esaminano mettendoli a confronto. Il rent roll indica quanto l'immobile dovrebbe incassare; il T12 indica quanto ha effettivamente incassato. Un divario ampio e non spiegato tra questi due dati è il modo più rapido in assoluto per rallentare un processo di underwriting.

Create prima il rent roll. È il documento in base al quale viene interpretato il T12.

Come verificare il rent roll rispetto ai dati di mercato

Una volta che la tabella è accurata, la domanda successiva è se i numeri siano buoni.

La vostra colonna del canone di mercato è una stima, e le stime tendono a scostarsi dalla realtà. Il programma Housing Vacancies and Homeownership del Census Bureau pubblica tassi trimestrali di sfitto degli affitti, insieme a tabelle di dati e tabelle annuali. Questi dati offrono un riferimento esterno per capire se il vostro sfitto sia normale per il periodo o specifico per il vostro immobile.

Effettuate il confronto basandovi sulla stessa definizione. Il vostro tasso interno potrebbe considerare occupate le unità locate ma vuote, mentre il benchmark le esclude dal denominatore. In tal caso, i due numeri non misurano la stessa cosa e il confronto vi trarrà in inganno, in un senso o nell'altro a seconda di come capita.

Errori comuni

Escludere le unità vacanti dalla tabella. Il rent roll diventa un elenco di inquilini paganti anziché un prospetto sull'immobile, e il tasso di occupazione che ne deriva risulta errato.

Utilizzare il canone preventivato anziché quello contrattualizzato. Il budget è una pianificazione. Un rent roll registra obbligazioni reali.

Ignorare le agevolazioni. Un'unità a $2,000 con due mesi gratuiti non è un'unità da $2,000 per l'intera durata del contratto. Un acquirente normalizzerà questa cifra, che lo facciate voi o meno.

Lasciare che le date di fine locazione diventino obsolete. I contratti scaduti e passati a un regime mese per mese devono essere indicati come tali. Un istituto di credito interpreta una data di fine passata come un errore o come una locazione non rinnovata.

Ricostruirlo da zero ogni mese. La tabella dovrebbe essere rigenerata a partire dai record di origine anziché essere digitata nuovamente copiando quella del mese precedente. La digitazione manuale rende permanente ogni errore, poiché nessuno ricontrolla una cifra che era già presente.

FAQs

Cos'è un rent roll? È un prospetto dettagliato, unità per unità, delle locazioni di un immobile: chi occupa ciascuna unità, quanto paga, quando scade il contratto e quanto deve. Il documento viene utilizzato per la gestione operativa, la valutazione, la concessione di finanziamenti e la due diligence.

Cosa dovrebbe includere un rent roll? Identificativo dell'unità, tipo o dimensioni dell'unità, nome dell'inquilino e date di inizio e fine locazione. Inoltre, canone attuale, canone di mercato, deposito cauzionale, altre spese ricorrenti, saldo dovuto e stato di occupazione.

Qual è la differenza tra un rent roll e un T12? Un rent roll è un'istantanea delle locazioni in corso a una determinata data. Un T12 rappresenta lo storico delle entrate e delle uscite effettive degli ultimi dodici mesi. Gli istituti di credito li esaminano insieme per confrontare quanto un immobile dovrebbe incassare rispetto a quanto ha effettivamente incassato.

Come devo considerare un'unità locata ma non ancora occupata? Scegliete un criterio e indicatelo nel documento. La definizione di sfitto del Census Bureau esclude dal denominatore dello stock disponibile le unità locate ma in attesa di essere occupate, una convenzione decisamente valida da seguire.

Posso creare un rent roll a partire dai PDF dei contratti di locazione? Sì. La fase di estrazione degli stessi campi da ciascun contratto si adatta perfettamente a uno spazio di lavoro basato sull'AI. Caricate anche i record di pagamento, in modo da poter verificare gli importi contrattualizzati rispetto a quanto effettivamente ricevuto.

Conclusione

Il documento dimostra la sua utilità quando è riconciliabile. Chiunque può creare una tabella di unità e canoni. La versione che supera la due diligence è quella in cui ogni cifra è riconducibile a un contratto di locazione e trova riscontro in un deposito bancario.

Definite correttamente l'occupazione, includete le unità vacanti e contrassegnate ogni discrepanza tra canone contrattualizzato e riscosso. In questo modo, il documento smetterà di essere un semplice foglio di calcolo gestito da qualcuno e diventerà una prova documentale.

Se i vostri contratti sono in formato PDF e il registro contabile è un foglio di calcolo, la riconciliazione è la parte più lenta. Provate Powerdrill Bloom gratuitamente — caricate insieme il file dei contratti e il registro contabile, e lasciate che le discrepanze emergano da sole.

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Fonti: U.S. Census Bureau, Housing Vacancies and Homeownership · HUD, Office of Asset Management Owners and Portfolio Oversight