Come creare un modello PowerPoint: la guida completa

Per creare un modello PowerPoint, apri lo schema diapositiva, modifica lo schema e i relativi layout, quindi salva il file come .potx. Microsoft lo dice chiaramente: salvare una presentazione come file di modello PowerPoint ti consente di "condividerla con i colleghi e riutilizzarla". L'intero lavoro richiede circa un'ora, una volta che sai di quali layout hai bisogno.

In questo modo otterrai una presentazione dall'aspetto coerente. Ma non la renderà più veloce da creare. Questa guida copre entrambi gli aspetti: il modello documentato da Microsoft e i contenuti ricorrenti che un file di modello non include.

Cos'è in realtà un modello PowerPoint

Un modello è un file salvato che contiene lo schema diapositiva, i layout delle diapositive, il tema e i segnaposto. Aprendo una nuova presentazione da esso, ogni diapositiva risulterà già preimpostata. I caratteri corretti, la posizione esatta del logo e le caselle vuote appropriate saranno già al loro posto.

La pagina di supporto di Microsoft indica chiaramente questo requisito: "Per creare un modello, è necessario modificare uno schema diapositiva e un set di layout di diapositiva". Se salti lo schema diapositiva, avrai solo una presentazione ben formattata, non un modello.

L'estensione di file .potx

Un modello PowerPoint viene salvato come .potx, non .pptx. La differenza è fondamentale all'atto pratico. Aprendo un file .potx si crea una nuova presentazione basata su di esso, evitando che qualcuno sovrascriva accidentalmente la copia master mentre prepara la presentazione del mese.

Modello e tema a confronto

Questi termini vengono spesso usati come sinonimi, ma non sono la stessa cosa.

Un tema è l'insieme di colori, caratteri ed effetti che applichi dalla scheda Schema diapositiva. Le istruzioni di Microsoft descrivono l'aggiunta di un tema come la scelta di "un tema colorato con caratteri ed effetti speciali" dalla raccolta.

Un modello è il file salvato che contiene un tema più lo schema diapositiva, i layout e i segnaposto. Un tema ridefinisce lo stile di una presentazione. Un modello ne fornisce lo scheletro.

Quale dimensione della diapositiva utilizzare

Imposta questo parametro per primo, perché modificarlo in un secondo momento altererà la disposizione di ogni layout che hai creato. Nella scheda Progettazione, seleziona Dimensioni diapositiva > Dimensioni diapositiva personalizzate e scegli l'orientamento e le dimensioni della pagina desiderati. Il formato widescreen è ideale per la condivisione dello schermo; l'orientamento verticale è più adatto per i documenti da stampare o da leggere su uno smartphone.

Microsoft segnala che è possibile impostare l'orientamento per tutte le diapositive anche dalla stessa posizione, alla voce Orientamento, scegliendo tra Verticale o Orizzontale.

Cosa ti serve prima di iniziare

Tre cose, e nessuna di queste è il talento per il design.

• Una presentazione che hai già creato due volte. Due cicli sono sufficienti per capire quali diapositive sono ricorrenti e quali erano casi isolati.
• La fonte dei dati sottostante. Di solito un'esportazione: un report CRM, un foglio di calcolo finanziario, un file CSV di analisi del prodotto.
• Una decisione su cosa debba rimanere fisso. Il layout, l'ordine delle sezioni e i tipi di grafico possono essere fissati. I numeri e i commenti no.

Scrivi l'ordine delle sezioni della tua ultima presentazione prima di aprire PowerPoint. Quell'elenco è la vera risorsa di valore, e la maggior parte dei team salta questo passaggio.

Come creare un modello PowerPoint passo dopo passo

Le istruzioni di Microsoft sono brevi e vale la pena seguirle alla lettera.

Opzione 1: parti da un file vuoto e imposta l'area di lavoro. Vai su File > Nuovo > Presentazione vuota. Nella scheda Progettazione, seleziona Dimensioni diapositiva > Dimensioni diapositiva personalizzate e scegli l'orientamento e le dimensioni.

Opzione 2: apri la visualizzazione schema. Nella scheda Visualizza, nel gruppo Visualizzazioni master, seleziona Schema diapositiva. Microsoft descrive ciò che stai guardando: "Lo schema diapositiva è l'immagine della diapositiva più grande in cima all'elenco delle miniature delle diapositive, a sinistra delle diapositive. I layout di diapositiva associati sono posizionati sotto lo schema diapositiva".

Ogni modifica apportata allo schema si ripercuote sui layout sottostanti. Ogni modifica apportata a un singolo layout si applica solo alle diapositive che utilizzano quel layout. Gestire correttamente questa gerarchia fa la differenza tra un modello che gestisci in un unico posto e uno che devi correggere in nove punti diversi.

Opzione 3: modella i layout e aggiungi i segnaposto. Nella scheda Schema diapositiva puoi applicare un tema dalla raccolta, modificare lo sfondo con Stili sfondo e aggiungere segnaposto. Microsoft sottolinea che un segnaposto può contenere "testo, immagini, grafici, video, audio e altri oggetti".

Per aggiungerne uno, seleziona il layout nel riquadro delle miniature, scegli Inserisci segnaposto, seleziona un tipo, quindi trascina per disegnarlo. Trascina un angolo per ridimensionarlo, trascina il bordo per spostarlo, oppure seleziona il bordo e premi Canc per rimuovere quello che non desideri.

Quindi salva il file come modello PowerPoint. Apparirà accanto alle opzioni predefinite la prossima volta che qualcuno aprirà una nuova presentazione.

Creare un modello da una presentazione esistente

La maggior parte delle persone parte da una presentazione esistente piuttosto che da un file vuoto; il percorso è lo stesso, con un solo passaggio preliminare in più. Apri la presentazione che desideri standardizzare ed elimina ogni diapositiva il cui contenuto era specifico per quel mese. Conserva un esempio per ogni tipo di diapositiva ricorrente. Quindi apri lo schema diapositiva e trasforma quegli esempi in layout.

Due abitudini velocizzano questo processo. Elimina il contenuto ma mantieni la geometria, in modo che il segnaposto rimanga esattamente dove si trovava il grafico. E resisti alla tentazione di conservare undici layout solo perché una volta esistevano undici formati di diapositiva diversi. Da tre a cinque layout sono sufficienti per coprire la maggior parte delle presentazioni aziendali ricorrenti.

Puoi anche partire da qualcosa di già progettato. La nostra raccolta di modelli PowerPoint gratuiti per l'analisi dei dati include presentazioni pronte all'uso che puoi ridurre a uno schema master. Questa è una scorciatoia per la parte estetica, non per quella dei contenuti.

Dove il modello smette di essere d'aiuto

Leggi attentamente la pagina ufficiale e nota cosa copre. Dimensioni della diapositiva, orientamento, temi, stili di sfondo, segnaposto, schemi, layout. Ogni istruzione riguarda il contenitore.

La documentazione si ferma intenzionalmente al contenitore. Non ti dice di quali otto diapositive ha bisogno la tua revisione aziendale mensile, in quale ordine o cosa dovrebbe affermare ciascuna di esse. Quella parte non è una decisione di formattazione, e nessuna impostazione di layout può prenderla al posto tuo.

Quindi la seconda metà del lavoro rimane manuale. A ogni ciclo, qualcuno riapre il file del mese precedente, cancella i vecchi numeri, incolla quelli nuovi, riscrive ogni titolo e spera che non sia sfuggito nulla. Il modello ha reso la presentazione coerente nell'aspetto, ma non ha velocizzato il processo di creazione.

C'è un secondo costo che è facile ignorare. Ogni ciclo che inizia copiando il file del mese precedente copia anche gli errori del mese precedente. La nota a piè di pagina che nessuno ha aggiornato, l'asse del grafico inserito manualmente, la diapositiva che era rilevante solo per quella volta. Un modello costruito a partire da una copia eredita tutto questo.

Come costruire la parte dei contenuti con Powerdrill Bloom

La soluzione consiste nel trattare il contenuto ricorrente come un modello a sé stante. Generalo dal file sorgente a ogni ciclo, quindi inseriscilo nel modello visivo che hai appena creato.

Passo 1: Carica l'esportazione su cui si basa la presentazione

Apri Powerdrill Bloom e carica il file da cui dipende la tua presentazione. Excel, CSV, PDF e documenti sono tutti elencati tra i formati supportati nel piano gratuito. Usa la stessa esportazione del ciclo precedente, in modo che il confronto sia equo.

Conserva anche le colonne disordinate. Il campo delle note a testo libero è solitamente il posto in cui si nasconde la spiegazione di una variazione nei dati. Eliminarlo prima di iniziare significa buttare via la colonna più utile del file.

Passo 2: Descrivi le sezioni ricorrenti in linguaggio naturale

Fornisci l'elenco delle sezioni creato in precedenza in un unico prompt. Qualcosa del tipo: risultato principale, tendenza rispetto al periodo precedente, i tre principali fattori di variazione, un rischio, una richiesta. Richiedi un grafico dove necessario e una breve riga di sintesi sotto ognuno.

Sii specifico sulla finestra temporale di confronto e sugli arrotondamenti. Questi due dettagli sono ciò che rende due cicli effettivamente confrontabili, e sono proprio le due cose che una persona che ricostruisce la presentazione a mano tende a modificare senza farsi notare.

Poiché ogni dato viene restituito insieme alla riga di origine sottostante, puoi verificare un numero sorprendente di cifre prima che finiscano sulla diapositiva, anziché farlo a posteriori.

Passo 3: Esporta le sezioni e inseriscile nel tuo modello

Esporta il risultato in diapositive, quindi applica il modello salvato in modo che subentrino i layout, il tema e i segnaposto. La pagina AI canvas indica PowerPoint, immagini e Notion come destinazioni di esportazione.

Al ciclo successivo, carica la nuova esportazione ed esegui lo stesso prompt. Il modello visivo gestisce l'aspetto estetico. Il prompt salvato gestisce il contenuto del testo.

7 consigli per presentazioni ricorrenti

1. Fissa l'ordine delle sezioni prima del design. Un ordine di presentazione stabile è ciò che rende familiare una presentazione. I caratteri sono secondari.
2. Assegna a ogni diapositiva ricorrente una domanda fissa. Non "Fatturato", ma "Il fatturato ha superato le previsioni, e perché?". Il titolo cambia ogni mese; la domanda no.
3. Crea un layout per ogni tipo di diapositiva ricorrente. Grafico più sintesi, tabella più nota e divisore di sezione copriranno la maggior parte delle presentazioni aziendali.
4. Posiziona il segnaposto per la sintesi sopra il grafico. Se la frase non ha uno spazio dedicato, le persone eviteranno di scriverla.
5. Conserva un layout per l'appendice che sei disposto a lasciare vuoto. I dettagli di supporto devono trovarsi in un punto prevedibile, non incastrati nel flusso principale.
6. Gestisci le versioni del prompt insieme al modello. Il prompt rappresenta metà del modello. Conservalo nello stesso posto, non nella cronologia delle chat di qualcuno.
7. Elimina una diapositiva nel momento in cui nessuno fa più domande al riguardo. Un modello accumula silenziosamente diapositive che sopravvivono solo perché sono già presenti.

Quanto tempo richiede la prima volta

Pianifica un pomeriggio, suddiviso in modo non uniforme. Lo schema e i layout richiedono circa un'ora, una volta che sai di quali layout hai bisogno. Scrivere l'ordine delle sezioni e trasformarlo in un prompt richiede più tempo, perché è lì che si concentrano le discussioni.

Il ritorno sull'investimento si vede al terzo ciclo, non al secondo. Il secondo ciclo dimostra che i layout tengono. Il terzo ciclo è quello in cui qualcun altro può gestire la presentazione senza chiederti come è stata costruita.

Cosa cambia nel corso di un anno

Attività	Solo modello di layout	Modello di layout più prompt salvato
Stile delle diapositive	Gestito una sola volta	Gestito una sola volta
Ordine delle sezioni	Ricordato da una persona	Scritto nel prompt
Estrazione dei numeri del ciclo corrente	Manuale a ogni ciclo	Rigenerato dalla nuova esportazione
Riscrittura delle righe di sintesi	Manuale a ogni ciclo	Bozza generata, poi modificata
Rischio di dati non aggiornati	Presente a ogni copia-incolla	Ridotto, poiché i dati vengono rigenerati
Passaggio di consegne a un collega	Si trasferisce il file, non la procedura	Si trasferiscono entrambi

Distribuire il modello a un team

Un modello ripaga l'investimento solo se gli altri lo usano, e questo è un problema di distribuzione piuttosto che di design.

Mettilo dove inizia una nuova presentazione. Un file in una cartella condivisa che nessuno apre non è un modello. Deve essere l'elemento che appare quando qualcuno seleziona Nuovo.

Nomina i layout in modo chiaro. Grafico + sintesi è meglio di Titolo e contenuto 3. Le persone scelgono il layout il cui nome corrisponde a ciò che stanno per fare.

Scrivi una sola pagina di guida, non di più. Quale layout usare per quale diapositiva, dove va inserita la riga di sintesi e a chi rivolgersi. Qualsiasi testo più lungo non verrà letto.

Verificalo una volta al trimestre, non dimenticartene. Dieci minuti per controllare quali layout sono stati effettivamente utilizzati ti diranno quali due eliminare.

Errori comuni

Considerare il modello come la soluzione definitiva. Un file .potx standardizza l'aspetto visivo. Non contiene il ragionamento che il tuo pubblico andrà effettivamente a leggere.

Bloccare troppi elementi. A volte i team rimuovono ogni segnaposto modificabile per proteggere il design. La persona successiva finirà per creare la propria diapositiva in una casella di testo fluttuante sopra il resto, e il modello perderà ogni utilità.

Partire da una presentazione creata una sola volta. Un singolo ciclo non costituisce un modello ricorrente. Aspetta il secondo e costruisci il modello basandoti su ciò che si è effettivamente ripetuto.

Dimenticare l'aggiornamento dei dati. Un modello presenterà senza problemi i numeri del trimestre precedente nel layout di questo trimestre. La rigenerazione dal file sorgente è l'unica difesa affidabile contro questo errore.

Mantenere attive due versioni. Qualcuno salva una copia personale, ne modifica lo schema master e ora metà del team utilizza un modello diverso. Conserva un solo file in un unico posto e indirizza tutti verso quello.

Progettare per lo scenario ideale. I layout costruiti attorno a un singolo grafico ordinato si rompono la prima volta che una sezione ne richiede due. Crea un layout suddiviso prima che si presenti la necessità.

Conclusione

Crea il modello PowerPoint come documentato da Microsoft: imposta le dimensioni della diapositiva, apri lo schema diapositiva, costruisci i layout e i segnaposto, salva come .potx. Questo risolve la questione del contenitore, e vale davvero la pena dedicarvi un pomeriggio.

Poi occupati dell'altra metà. Conserva l'elenco delle sezioni, conserva il prompt e rigenera il contenuto dall'esportazione sorgente a ogni ciclo invece di digitarlo nuovamente. Prova Powerdrill Bloom sulla presentazione che ricostruisci più spesso e scopri quanto di essa non sia mai stato veramente nuovo.

Domande frequenti

Qual'è l'estensione del file di un modello PowerPoint?

Un modello PowerPoint viene salvato come file .potx. Aprendone uno si crea una nuova presentazione basata sul modello, motivo per cui la copia master non viene sovrascritta accidentalmente.

Come posso creare un modello PowerPoint da una presentazione esistente?

Apri la presentazione, elimina il contenuto specifico di quel ciclo e conserva un esempio di ciascun tipo di diapositiva ricorrente. Quindi apri lo schema diapositiva, trasforma quegli esempi in layout e salva il file come modello.

Devo per forza modificare lo schema diapositiva per creare un modello?

Sì. Microsoft afferma chiaramente che "per creare un modello, è necessario modificare uno schema diapositiva e un set di layout di diapositiva". Lo schema diapositiva si trova in cima al riquadro delle miniature, con i relativi layout posizionati al di sotto.

Qual è la differenza tra un modello PowerPoint e un tema?

Un tema è l'insieme di colori, caratteri ed effetti che applichi dalla scheda Schema diapositiva. Un modello è il file salvato che racchiude un tema insieme allo schema diapositiva, ai layout e ai segnaposto.

Un modello può mantenere aggiornati i miei numeri?

No. Un modello memorizza il layout, il tema e i segnaposto. L'aggiornamento dei dati è un passaggio separato, ed è per questo che associare al modello un metodo ripetibile per rigenerare i contenuti è ciò che fa risparmiare tempo davvero.