Come unire più presentazioni PowerPoint in una sola: la guida completa
Tre persone hanno creato ciascuna una parte della presentazione. Ora ti ritrovi con tre file, tre combinazioni di colori e una riunione tra un'ora.
Combinarli sembra un'operazione da un solo comando di menu. Non è così. Il motivo è importante: la documentazione ufficiale di Microsoft descrive tre percorsi distinti per combinare i file di PowerPoint, e nessuno di questi si chiama Unisci. Offre invece tre modi diversi per spostare le diapositive tra i file, e ognuno gestisce la formattazione in modo differente. Scegli quello sbagliato e passerai l'ora a sistemare i caratteri invece di fare le prove.
Questa guida illustra tutti e tre i metodi ufficiali e l'effetto di ciascuno sul tuo design. Tratta anche le varianti per PDF e Mac, e mostra come evitare del tutto il problema quando il materiale di partenza non è ancora sotto forma di diapositive.
Cosa significa davvero "combinare" in PowerPoint
Le pagine di supporto di Microsoft documentano tre percorsi per spostare le diapositive tra i file, e nessuno di questi porta il nome di Unisci. Cercare questo comando nei menu è il motivo più comune per cui le persone si bloccano quando decidono di combinare le presentazioni di PowerPoint.
Esistono invece tre modi supportati per combinare i file di PowerPoint. Si differenziano per un aspetto che determina tutto il resto: cosa succede al design delle diapositive che inserisci.
Riusa diapositive importa le diapositive da un altro file senza aprirlo. Copia e incolla sposta le diapositive tra due file aperti e ti consente di scegliere il tema di destinazione. La copia dello schema diapositiva trasferisce un intero sistema di design prima ancora di spostare qualsiasi contenuto.
La documentazione di Microsoft è esplicita sul comportamento predefinito. Quando riusi una diapositiva, "una diapositiva copiata eredita il design della diapositiva dopo la quale la inserisci nella presentazione di destinazione. Tuttavia, puoi scegliere di mantenere invece la formattazione della diapositiva che stai copiando".
Questa frase racchiude l'intera decisione. Vuoi che le diapositive in arrivo abbiano l'aspetto del file in cui vengono inserite o di quello da cui provengono?
Prima di iniziare: cosa succede alla formattazione
Due fatti tratti dalle pagine ufficiali di Microsoft ti faranno risparmiare moltissimo tempo.
Primo, le diapositive importate sono indipendenti. "Quando importi una diapositiva da una presentazione all'altra, si tratta semplicemente di una copia dell'originale. Le modifiche apportate alla copia non influiscono sulla diapositiva originale nell'altra presentazione". Quindi non c'è un collegamento attivo: se un collega modifica il file sorgente in un secondo momento, la tua presentazione combinata non si aggiornerà.
Secondo, ed è facile che sfugga: il riquadro Riusa diapositive presenta una limitazione dichiarata. Microsoft segnala che "questa funzionalità è disponibile solo per riutilizzare diapositive da file locali. Il riutilizzo di diapositive da file cloud è deprecato".
Se il tuo team conserva le presentazioni su OneDrive o SharePoint, dovrai scaricare una copia locale prima che il riquadro Riusa possa rilevarla. Molte persone si scontrano con questo problema e pensano che la funzionalità non funzioni.
Metodo 1: Riusa diapositive
Questo è il percorso più rapido quando vuoi estrarre alcune diapositive da un'altra presentazione senza aprirla.
Apri la presentazione a cui desideri aggiungere le diapositive. Nella scheda Home, nel gruppo Diapositive, seleziona la freccia sotto Nuova diapositiva, quindi scegli Riusa diapositive. Nel riquadro Riusa diapositive, seleziona Apri un file di PowerPoint, quindi individua il file desiderato e aprilo.
Vedrai le miniature di ogni diapositiva contenuta in quel file. Fai clic su una singola diapositiva per aggiungerla. Per trasferire tutto, fai clic con il pulsante destro del mouse su una miniatura qualsiasi e scegli Inserisci tutte le diapositive.
Il controllo fondamentale è la casella di controllo Mantieni formattazione sorgente. Se la lasci deselezionata, le diapositive in arrivo adotteranno lo stile della diapositiva successiva a cui vengono posizionate. Se la selezioni, manterranno esattamente l'aspetto che avevano nel file originale.
Usa questo metodo quando vuoi selezionare solo elementi specifici. È l'unico dei tre che non richiede l'apertura dell'altra presentazione.
Vale la pena conoscere una limitazione prima di affidarsi a questo metodo. Il riquadro mostra ogni diapositiva del file sorgente, ma non indica quali hai già importato. Su una presentazione lunga, tieni nota di ciò che hai già trasferito. Altrimenti rischierai di ritrovarti con dei duplicati noiosi da individuare in seguito.
Metodo 2: Copia e incolla
Questo è il metodo giusto quando desideri combinare intere presentazioni di PowerPoint anziché scegliere singole diapositive. Puoi visualizzare entrambi i file affiancati.
Microsoft descrive direttamente questo comportamento chiave. Quando copi le diapositive in un'altra presentazione, puoi "specificare il tema che desideri venga adottato dalle nuove diapositive".
Apri entrambe le presentazioni. Nel file sorgente, fai clic su Visualizza, quindi su Normale, in modo che il riquadro delle miniature delle diapositive sia visibile a sinistra. Fai clic sulla prima diapositiva desiderata, quindi tieni premuto Maiusc e fai clic sull'ultima per selezionare una serie di diapositive consecutive. Per selezionare diapositive sparse, tieni premuto Ctrl e fai clic su ciascuna singolarmente.
Fai clic con il pulsante destro del mouse su una delle miniature selezionate e scegli Copia. Passa alla presentazione di destinazione, fai clic nel riquadro delle miniature nella posizione in cui desideri inserire le diapositive e incolla.
Il pulsante delle opzioni di incollamento che appare successivamente è il punto in cui scegli il tema. Si tratta della stessa decisione della casella di controllo del riquadro Riusa, solo presentata a posteriori anziché in anticipo.
Metodo 3: Copia prima lo schema diapositiva
Usa questo metodo quando le due presentazioni hanno design decisamente diversi e desideri che prevalga il design in arrivo. Funziona anche quando vuoi che entrambi i file corrispondano prima ancora di combinare le diapositive di PowerPoint.
La pagina di Microsoft a riguardo è specifica: "è possibile copiare uno schema diapositiva (e tutti i layout associati) da una presentazione all'altra".
Apri entrambe le presentazioni. Nel file con il design che desideri mantenere, vai alla scheda Visualizza e seleziona Schema diapositiva. Nel riquadro delle miniature, lo schema diapositiva è l'immagine più grande con un numero accanto. Gli elementi più piccoli sottostanti sono i layout associati. Fai clic con il pulsante destro del mouse sullo schema diapositiva e scegli Copy, quindi incollalo nella visualizzazione Schema diapositiva dell'altra presentazione.
Eseguire questa operazione prima di spostare le diapositive significa che entrambi i file condivideranno lo stesso sistema di design. La decisione sulla formattazione nei metodi 1 and 2 smette quindi di essere un problema. Sono quei cinque minuti in più che ti evitano un'ora di pulizia su una presentazione lunga.
C'è un secondo motivo per iniziare da qui in caso di un'unione di grandi dimensioni. Copiare diapositive tra presentazioni con schemi diversi può importare un nuovo set di layout a ogni incollamento. Ti ritroverai con un file che contiene una dozzina di layout quasi identici. Allineare prima gli schemi mantiene breve questo elenco.
Come combinare i file sorgente in un'unica presentazione con l'IA
I tre metodi sopra descritti presuppongono che le diapositive esistano già. Spesso non è così.
La versione più comune di questo problema inizia con un foglio di calcolo trimestrale, un report PDF di un fornitore e la presentazione del mese scorso. Ciò di cui hai effettivamente bisogno è un'unica presentazione creata a partire da tutti e tre. Copiare le diapositive non aiuta, perché due dei tre input non sono diapositive.
È qui che generare la presentazione combinata direttamente dal materiale di partenza risulta più veloce rispetto all'assemblarla manualmente.
Passaggio 1: Carica tutti i file sorgente in un unico spazio di lavoro
Apri Powerdrill Bloom e crea uno spazio di lavoro per questa presentazione. Carica tutto ciò che hai: i file PowerPoint esistenti, la cartella di lavoro Excel, il PDF, l'esportazione CSV. I formati misti in un unico spazio di lavoro rappresentano la norma, non un'eccezione.
Il vantaggio di metterli insieme è che lo strumento può leggerli trasversalmente. Un numero nel foglio di calcolo e un'affermazione nel PDF possono finire sulla stessa diapositiva. Questa è esattamente la riconciliazione che altrimenti dovresti fare a mano.
Passaggio 2: Descrivi la presentazione che desideri
Richiedi la presentazione in linguaggio naturale. Indica chi è il pubblico, all'incirca quanto dovrebbe durare e qual è l'argomento principale. Ad esempio: un aggiornamento di dodici diapositive per il team di leadership che copra i numeri del trimestre, i due elementi che hanno subito ritardi e cosa cambierà il mese prossimo.
Sii specifico su quale file sorgente debba guidare ciascuna sezione. Questa singola istruzione svolge la maggior parte del lavoro di unione, perché spiega all'agente come si relazionano gli input tra loro, anziché limitarsi a dire cosa contengono.
Passaggio 3: Rivedi la bozza ed esporta
La presentazione generata viene fornita sotto forma di diapositive che puoi scorrere e regolare. Verifica i numeri confrontandoli con le righe sottostanti, perfeziona i titoli e taglia tutto ciò che non è necessario per il pubblico.
Esporta in PowerPoint quando il risultato ti soddisfa. Da quel momento in poi, tornerai in un territorio familiare. Se hai ancora bisogno di inserire due diapositive da una vecchia presentazione, il Metodo 1 sopra descritto lo farà in trenta secondi.
Come combinare i file PowerPoint in un unico PDF
Questa è una delle varianti più comuni della domanda e prevede due risposte a seconda di ciò che desideri ottenere.
Se desideri un unico PDF continuo di diverse presentazioni, combina prima i file PowerPoint utilizzando uno dei metodi sopra descritti. Quindi esporta il risultato con File, Esporta, Crea documento PDF/XPS. Una presentazione combinata produce un unico PDF.
Se le presentazioni devono rimanere file separati, esporta ciascuna singolarmente in PDF e poi unisci i PDF. Questa è un'operazione legata ai PDF piuttosto che a PowerPoint. Anteprima su macOS e la maggior parte degli editor PDF su Windows sono in grado di gestirla. A quel punto la formattazione delle diapositive è già bloccata, quindi non possono verificarsi conflitti di temi.
Il secondo percorso è più sicuro quando le presentazioni di origine utilizzano design contrastanti e non si ha il tempo di armonizzarli.
Come combinare i file PowerPoint su Mac
I tre metodi esistono tutti in PowerPoint per Mac, con piccole differenze nella posizione dei comandi.
Riusa diapositive è disponibile in PowerPoint per Microsoft 365 per Mac e nelle versioni Mac 2024, 2021 e 2019. Copia e incolla funziona allo stesso modo, con il tasto Command al posto di Ctrl per la selezione multipla di diapositive sparse. Schema diapositiva si trova sotto la scheda Visualizza esattamente come su Windows.
La limitazione dei file locali nel riquadro Riusa si applica anche su Mac. Scarica una copia locale prima di provare a importare da una presentazione archiviata sul cloud.
Problemi comuni e soluzioni
I caratteri sono cambiati. Le diapositive in arrivo hanno ereditato il tema di destinazione. Annulla l'operazione, quindi ripeti l'incollamento e scegli Mantieni formattazione sorgente, oppure copia prima lo schema diapositiva in modo che entrambe le presentazioni concordino sul design.
Il riquadro Riusa non vede il mio file. Legge solo i file locali. Scarica prima la presentazione da OneDrive o SharePoint sul tuo computer.
Le immagini si sono spostate o sovrapposte. Le due presentazioni utilizzano dimensioni delle diapositive diverse. Controlla Progettazione, Dimensioni diapositiva in entrambi i file e rendile uguali prima di combinarli. Ridimensionare a posteriori riorganizza i segnaposto su ogni diapositiva interessata.
Le modifiche all'originale non vengono visualizzate. Non verranno visualizzate. Una diapositiva importata è una copia, non un collegamento, quindi le modifiche apportate al file sorgente dopo l'importazione non si propagano.
La presentazione combinata ha dieci layout inutilizzati. Copiare gli schemi diapositiva da diverse presentazioni porta con sé i layout di ciascuna. Apri la visualizzazione Schema diapositiva ed elimina i layout che non vengono utilizzati da nulla prima di inviare il file. Un elenco di layout più breve rende anche più semplice gestire la successiva unione.
FAQ
Esiste una funzione di unione in PowerPoint? La documentazione di Microsoft non descrive un comando con questo nome. I tre percorsi documentati per combinare i file di PowerPoint sono Riusa diapositive, copia e incolla e la copia di uno schema diapositiva tra presentazioni.
Come posso combinare due presentazioni PowerPoint in un unico file? Apri la presentazione di destinazione, vai su Home, seleziona la freccia sotto Nuova diapositiva e scegli Riusa diapositive. Apri l'altro file, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse su una miniatura e seleziona Inserisci tutte le diapositive.
Come posso mantenere la formattazione originale quando combino le diapositive? Seleziona la casella di controllo Mantieni formattazione sorgente nel riquadro Riusa diapositive, oppure scegli l'opzione di incollamento corrispondente dopo aver incollato. Per impostazione predefinita, le diapositive adottano il design della diapositiva dopo la quale vengono inserite.
Posso combinare file PowerPoint archiviati in OneDrive o SharePoint? Non direttamente tramite il riquadro Riusa diapositive. Microsoft segnala che il riutilizzo di diapositive da file cloud è deprecato e che la funzionalità funziona con i file locali, quindi scarica prima una copia.
E se il mio contenuto non è ancora sotto forma di diapositive? La combinazione si applica solo alle diapositive esistenti. Quando gli input sono fogli di calcolo, PDF e documenti, generare un'unica presentazione da tutti questi elementi è più veloce rispetto a convertire ciascuno in diapositive per poi unirli.
Conclusione
Combinare le presentazioni è una decisione di formattazione travestita da operazione sui file. Decidi prima se le diapositive in arrivo debbano avere l'aspetto del file da cui provengono o di quello in cui sono dirette. Il metodo si sceglierà di conseguenza: Riusa diapositive per selezionare elementi specifici, copia e incolla per intere presentazioni e lo schema diapositiva per primo quando i design sono decisamente in contrasto.
Se il vero problema è che il tuo materiale non è ancora sotto forma di diapositive, l'assemblaggio è un passaggio del tutto errato. Prova Powerdrill Bloom gratuitamente, carica i fogli di calcolo, i PDF e le presentazioni in tuo possesso e lascia che ne esca un'unica presentazione finita.
Fonti: Riusare (importare) diapositive da un'altra presentazione · Copiare e incollare le diapositive · Copiare e incollare uno schema diapositiva da una presentazione all'altra