Come creare un report di aging dei crediti in Excel (30, 60, 90 giorni)
Un report di aging suddivide le fatture non pagate in fasce in base ai giorni di ritardo, solitamente 0–30, 31–60, 61–90 e oltre 90 giorni. Due decisioni determinano se il tuo report è corretto. La prima è se calcolare l'anzianità a partire dalla data di scadenza o dalla data della fattura. La seconda è se una fattura parzialmente pagata debba mostrare l'intero importo o il saldo rimanente.
Sbaglia queste due impostazioni e ogni totale per fascia sarà errato, il che è peggio che non avere affatto un report.
Questa guida spiega perché la creazione del report si blocca, i tre approcci comunemente utilizzati e dove ciascuno di essi smette di funzionare. Si tratta di un flusso di lavoro di dati, non di una consulenza contabile, quindi conferma il trattamento con il responsabile del tuo libro mastro.
Perché un report di aging manda in crisi un foglio di calcolo
Il primo problema riguarda la scelta della data. Calcolare l'aging dalla data della fattura ti dice quanto è vecchio il documento. Calcolarlo dalla data di scadenza ti dice quanto è in ritardo il cliente, e per le attività di recupero crediti questo è il dato che ti serve.
Entrambe le opzioni sono valide e producono report diversi. Il problema tipico è un foglio di calcolo in cui nessuno ha annotato quale criterio sia stato utilizzato.
Il secondo problema riguarda i pagamenti parziali. Una fattura da $10,000 con $7,000 ricevuti rappresenta un credito di $3,000, e deve apparire come $3,000 in un'unica fascia specifica. I report di aging creati a partire da un elenco di fatture anziché da un elenco di partite aperte finiscono per sovrastimare silenziosamente ogni cifra.
Il terzo problema è che il report è un'istantanea. Le fasce sono calcolate rispetto a oggi, quindi il file di ieri è già obsoleto e ogni aggiornamento ricalcola ogni singola riga.
Ciò comporta poi la gestione delle righe più complesse. Note di credito, pagamenti anticipati, fatture contestate e saldi multivaluta richiedono ciascuno una regola specifica. Ogni regola deve poi sopravvivere alla prossima persona che aprirà il file.
Nessuno di questi problemi è difficile se preso singolarmente. Diventano difficili perché si presentano tutti insieme, una volta al mese, con una scadenza imminente.
Cosa ti costa tutto questo
Una lista di solleciti inutilizzabile. Lo scopo della suddivisione in fasce è sapere chi chiamare per primo. Un report che sovrastima i saldi spinge qualcuno a rincorrere denaro che è già stato incassato.
Lavoro da rifare ogni singolo mese. Poiché le fasce sono relative a oggi, il report di aging non è mai definitivo. Ogni ciclo ripete gli stessi join, le stesse formule e gli stessi controlli manuali.
Totali che non corrispondono al libro mastro. Quando i totali delle fasce non corrispondono al saldo dei crediti, il report perde di credibilità. Trovare il motivo di solito richiede più tempo rispetto alla creazione iniziale del report stesso.
Un report di aging è affidabile solo se il suo totale coincide con il libro mastro. Se questo controllo fallisce, tutto il resto non ha importanza.
Le soluzioni temporanee più comuni
Opzione 1: Definire le regole prima di toccare una formula
Scrivi quattro cose in cima al foglio. Da quale data calcoli l'aging e quali sono i limiti delle fasce. Se gli importi sono lordi o al netto dei pagamenti e qual è la data di riferimento.
Questo richiede dieci minuti e previene le contestazioni più comuni. Il Journal of Accountancy illustra lo stesso processo di creazione, ponendo la stessa enfasi sull'importanza di impostare correttamente la struttura fin dall'inizio.
Questo determina anche la tua fonte di dati. Ti serve un estratto delle partite aperte con i saldi rimanenti, non un elenco di tutte le fatture mai emesse.
Il limite è che le definizioni non calcolano nulla. Ti impediscono solo di calcolare la cosa sbagliata.
Opzione 2: Creare la colonna delle fasce, poi creare una tabella pivot per i totali
Calcola i giorni di ritardo come data di riferimento meno data di scadenza, quindi associa quel numero a un'etichetta di fascia. TODAY ti fornisce una data di riferimento dinamica, mentre DATEDIF restituisce il conteggio dei giorni tra due date.
Per l'etichetta stessa, la funzione IFS risulterà più leggibile rispetto a una serie di istruzioni IF nidificate a distanza di sei mesi. Successivamente, calcola il totale per cliente e fascia con SUMIFS, che mantiene il calcolo verificabile riga per riga.
Utilizza una data di riferimento fissa anziché TODAY quando distribuisci il report. Un file che aggiorna silenziosamente l'aging la settimana successiva contraddirrà la versione già presente nella casella di posta di qualcuno.
Il limite invalicabile è rappresentato dai volumi e dai casi particolari. Le formule reggono, ma le note di credito, i pagamenti parziali e le contestazioni devono comunque essere gestiti a mano.
Opzione 3: Creare una scheda delle regole accanto ai numeri
Raccogli le decisioni più complesse in un unico posto. Come compensare le note di credito, se escludere o contrassegnare le fatture contestate, come convertire i saldi in valuta estera e con quale tasso di cambio.
Questo è ciò che rende il report utilizzabile anche quando viene eseguito da qualcun altro. È anche la scheda che viene regolarmente saltata quando la scadenza di fine mese si fa pressante.
Il limite è che una scheda delle regole documenta i criteri di valutazione senza applicarli. Qualcuno deve comunque implementare ogni regola a ogni ciclo. La nostra guida su come riconciliare le transazioni in un foglio di calcolo illustra il lavoro di quadratura necessario per alimentare questo processo.
Il limite comune. Tutte e tre le opzioni presuppongono che si parta da un estratto pulito delle partite aperte. Quando la fonte è un'esportazione grezza di fatture unita a un file di pagamenti separato, il vero lavoro consiste nell'unirli prima ancora di iniziare la suddivisione in fasce.
Come creare un report di aging con Powerdrill Bloom
Passaggio 1: Carica i dati delle fatture e dei pagamenti
Carica l'esportazione delle partite aperte, oppure i file delle fatture e dei pagamenti insieme. Powerdrill Bloom analizza le colonne al momento del caricamento, in modo che date di scadenza mancanti, importi vuoti e numeri di fattura duplicati emergano prima ancora di calcolare qualsiasi fascia.
Passaggio 2: Descrivi le regole di suddivisione in fasce in linguaggio naturale
Definisci le regole a parole anziché costruirle manualmente. Specifica che stai calcolando l'aging a partire dalla data di scadenza riferita a una data specifica. Indica i limiti delle fasce e stabilisci che gli importi devono essere al netto dei pagamenti ricevuti.
Poi, richiedi i controlli nello stesso passaggio. Chiedi quali fatture presentano pagamenti superiori all'importo fatturato e quali hanno date di scadenza antecedenti alle date di fatturazione. Infine, chiedi se i totali delle fasce corrispondono al saldo dei crediti.
Passaggio 3: Esporta il grafico, il report o la presentazione
Estrai una tabella di aging per cliente, un grafico della distribuzione delle fasce o una lista di solleciti ordinata a partire dal saldo più vecchio.
Perché questo metodo è migliore rispetto a ricreare il report ogni mese
| Metodo manuale | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Unione di fatture e pagamenti | Formule di ricerca per ciascun file | Carica entrambi e chiedi |
| Modifica della data di riferimento | Ricalcola e verifica di nuovo | Specifica la nuova data |
| Compensazione dei pagamenti parziali | Colonna del saldo manuale | Richiedi i saldi al netto dei pagamenti |
| Riconciliazione dei totali con il libro mastro | Controllo manuale a ogni ciclo | Chiedi se i totali corrispondono |
Le righe centrali sono quelle che portano via più tempo durante il mese. La suddivisione in fasce è semplice aritmetica; ottenere un elenco pulito delle partite aperte è il vero lavoro.
Errori comuni
Calcolare l'aging dalla data della fattura anziché dalla data di scadenza. Per il recupero crediti, la data di scadenza è quasi sempre la scelta corretta. Qualunque sia la tua decisione, indicala chiaramente sul report.
Mostrare gli importi delle fatture anziché i saldi rimanenti. Una fattura parzialmente pagata deve essere inserita in una fascia in base al suo saldo non pagato. Gli importi totali gonfiano inutilmente ogni totale.
Permettere alla funzione TODAY di ricalcolare l'aging di un file già distribuito. Blocca la data di riferimento prima di inviare il report, altrimenti due persone leggeranno numeri diversi dallo stesso file.
Ignorare le note di credito. Un credito non applicato rimane associato a un cliente e riduce il suo debito complessivo. Escluderlo fa apparire il saldo peggiore di quello che è in realtà.
Suddividere in fasce per cliente anziché per fattura. Le fasce si calcolano per singola fattura e poi si sommano per cliente. Fare una media dell'anzianità di un cliente nasconde la partita più vecchia, che è proprio quella su cui devi intervenire.
Non effettuare mai una verifica con il libro mastro. I totali delle fasce devono corrispondere al saldo di controllo dei crediti. Salta questo controllo e il report diventerà un semplice elemento decorativo.
Ricreare il report da zero a ogni ciclo. Le regole non cambiano ogni mese, cambiano solo i dati. Mantieni le regole e sostituisci semplicemente l'esportazione dei dati, seguendo lo stesso principio di un report budget rispetto al consuntivo.
Conclusione
Decidi la data per l'aging, utilizza i saldi rimanenti, blocca la data di riferimento e riconcilia i totali con il libro mastro. Questi quattro passaggi fanno la differenza tra un report operativo su cui agire e una tabella su cui discutere.
Ciò che rende questo processo dispendioso in termini di tempo è che tutto è relativo a oggi, quindi non è mai definitivo. I join e i controlli si ripresentano a ogni ciclo.
Se è qui che finisce il tuo tempo a fine mese, prova Powerdrill Bloom sulle tue esportazioni di fatture e pagamenti. Consulta anche la nostra guida su come trasformare i rendiconti finanziari in PDF in grafici e la pagina dedicata all'analisi dei flussi di cassa con l'IA.
Domande frequenti
Quali sono le fasce standard in un report di aging dei crediti?
La maggior parte dei report utilizza le fasce 0–30, 31–60, 61–90 e oltre 90 giorni, spesso accompagnate da una colonna per le scadenze correnti o non ancora scadute. I limiti delle fasce sono una convenzione piuttosto che una regola, quindi specifica chiaramente quali hai utilizzato.
Should I age invoices from the invoice date or the due date?
Utilizza la data di scadenza se vuoi sapere quanto è in ritardo un cliente, che è l'obiettivo principale del recupero crediti. Utilizza la data della fattura se vuoi sapere quanto è vecchio il documento cartaceo.
Come devo gestire i pagamenti parziali?
Mostra il saldo rimanente, non l'importo originale della fattura, e inserisci quel saldo in un'unica fascia. Lavorare partendo da un estratto delle partite aperte anziché da un elenco di fatture gestisce questo aspetto in modo automatico.
Di quali funzioni Excel ho bisogno?
TODAY o una data fissa per la data di riferimento, e DATEDIF per i giorni di ritardo. IFS assegna l'etichetta della fascia, mentre SUMIFS calcola i totali per cliente e fascia. Nessuna di queste funzioni è complicata; la parte difficile sono le definizioni.
Con quale frequenza deve essere aggiornato il report?
Almeno mensilmente, e settimanalmente se le attività di recupero crediti sono intense, poiché ogni fascia è relativa alla data di riferimento. Blocca quella data su ogni versione che distribuisci.