Cara Mengubah Ekspor CRM Menjadi Laporan Pipeline (Salesforce, HubSpot, atau CSV)
Untuk mengubah ekspor CRM menjadi laporan pipeline, tarik data transaksi ke CSV terlebih dahulu. Normalisasikan nama tahapan dan mata uang, hapus baris duplikat, lalu hitung konversi, waktu siklus, dan nilai tertimbang. Pembuatan laporan adalah bagian yang mudah. Pembersihan data adalah bagian yang paling banyak menyita waktu.
Panduan ini akan membahas proses ekspor itu sendiri dan empat masalah data yang sering merusak setiap laporan pipeline. Selanjutnya, panduan ini akan membahas lima angka yang dibutuhkan dalam laporan, serta rute yang lebih cepat setelah Anda mendapatkan file tersebut.
Apa yang Sebenarnya Terkandung dalam Ekspor CRM
Ekspor transaksi atau peluang (opportunity) berisi satu baris per data dengan kolom yang telah dikonfigurasi oleh tim Anda. Hal itu terdengar sederhana sampai Anda membukanya.
| Kolom yang Anda harapkan | Apa yang sering Anda dapatkan |
|---|---|
| Tahap | Campuran nama saat ini dan nama lama dari alur kerja terdahulu |
| Jumlah | Beberapa mata uang, terkadang dengan simbol di dalam sel |
| Tanggal penutupan | Kosong pada transaksi yang masih terbuka, dan berulang kali diundur pada transaksi lainnya |
| Pemilik | Nama yang ejaannya berubah setelah dialihkan |
| Tanggal dibuat | Ada, tetapi bukan tanggal saat transaksi memasuki setiap tahapan |
Baris terakhir tersebut jauh lebih penting daripada kelihatannya. Sebagian besar ekspor hanya memberikan gambaran instan tentang posisi transaksi saat ini, bukan riwayat kapan transaksi tersebut berpindah. Waktu siklus per tahapan membutuhkan riwayat perpindahan tersebut, dan ekspor biasa umumnya tidak memuat data ini.
Mintalah daftar kolom sebelum Anda melakukan ekspor. Diskusi singkat dengan admin CRM Anda akan menghemat waktu satu jam yang terbuang hanya untuk menebak arti setiap kolom.
Melakukan Ekspor dari CRM Anda
Salesforce
Salesforce mendokumentasikan lebih dari satu jalur ekspor, dan jalur mana yang dapat Anda gunakan bergantung pada edisi dan izin akses Anda. Referensi saat ini adalah halaman ekspor data resmi milik Salesforce. Periksa halaman tersebut sebelum berasumsi bahwa suatu jalur tersedia untuk profil Anda.
HubSpot
HubSpot mengekspor nilai properti dan asosiasi saat ini untuk data yang Anda pilih. Beberapa detail yang terdokumentasi akan memengaruhi hasil ekspor yang Anda terima.
File CSV tidak memiliki batas kolom, jadi pilihlah CSV jika ekspor Anda memiliki banyak kolom data. File berukuran di atas 2 MB akan dikirim dalam format zip. Ekspor yang sangat besar akan dibagi menjadi beberapa file. Anda akan menerima email berisi tautan unduhan, dan tautan tersebut akan kedaluwarsa setelah 30 hari. Halaman ekspor data Anda di HubSpot memiliki daftar lengkapnya.
Any other CRM
Polanya sama di mana saja. Ekspor objek transaksi atau peluang (opportunity), sertakan pemilik dan tahapannya, serta sertakan tanggal dibuat dan tanggal penutupan. Ekspor data mentah alih-alih laporan ringkasan yang sudah jadi, karena ringkasan akan membuang baris-baris data yang Anda butuhkan untuk menghitung ulang apa pun.
Satu kebiasaan lagi yang akan sangat membantu. Simpan pengaturan ekspor yang Anda gunakan, sehingga file bulan depan akan memiliki kolom yang sama dengan urutan yang sama.
Empat Hal yang Merusak Setiap Laporan Pipeline
Nama Tahapan yang Tidak Selaras
Tim sering kali mengubah nama tahapan. Transaksi lama tetap menggunakan label lama. Akhirnya, Anda mendapati kata "Negotiation", "Negotiating", dan "Contract Sent" untuk menjelaskan satu langkah yang sama. Perhitungan per tahapan akan salah sebelum semua ini dipetakan ke dalam satu set nama yang seragam.
Buat tabel pemetaan ini sekali, lalu gunakan kembali. Setiap ekspor di masa mendatang akan membutuhkan perlakuan yang sama.
Mata Uang yang Bercampur
Jika Anda menjual dalam lebih dari satu mata uang, kolom jumlah tidak dapat langsung dijumlahkan. Beberapa hasil ekspor menyertakan kolom jumlah yang sudah dikonversi dan beberapa tidak. Beberapa menyimpan simbol mata uang di dalam sel, yang mengubah seluruh kolom menjadi teks.
Tentukan satu mata uang pelaporan, terapkan satu nilai tukar per periode, dan catat nilai tukar tersebut dalam laporan. Melewatkan langkah ini secara tidak langsung akan membuat nilai pipeline Anda tampak terlalu tinggi atau terlalu rendah.
Baris Duplikat dan Hampir Duplikat
Pembaruan (renewal) yang dikloning dari aslinya, transaksi yang dipecah berdasarkan lini produk, dan data uji coba yang tertinggal di sistem produksi semuanya akan menggelembungkan jumlah transaksi. Menghapus duplikat hanya berdasarkan nama transaksi saja tidak aman, karena transaksi berulang yang sah bisa saja memiliki nama yang sama.
Cocokkan berdasarkan kombinasi akun, jumlah, dan tanggal penutupan, lalu tinjau baris yang ditandai secara manual. Hitung jumlah baris yang Anda hapus dan sebutkan dalam laporan, karena penurunan angka tanpa penjelasan akan dianggap sebagai kesalahan data.
Kolom Tanggal yang Tidak Sesuai dengan Namanya
Tanggal penutupan pada transaksi yang masih terbuka adalah sebuah perkiraan, bukan fakta. Tanggal dibuat adalah saat data tersebut dimasukkan ke sistem, yang bisa jadi berminggu-minggu setelah percakapan pertama terjadi. Jika Anda menghitung waktu siklus dari tanggal dibuat hingga tanggal penutupan, Anda sebenarnya sedang mengukur kedisiplinan pencatatan data, bukan kecepatan penjualan.
Sebutkan tanggal mana saja yang Anda gunakan dalam laporan, cukup dalam satu baris.
Lima Angka yang Dibutuhkan dalam Laporan Pipeline
| Angka | Cara menghitungnya | Informasi yang diberikan |
|---|---|---|
| Transaksi dan nilai berdasarkan tahapan | Hitung jumlah transaksi dan total nilai, dikelompokkan berdasarkan tahapan yang telah dipetakan | Di mana posisi pipeline saat ini |
| Konversi dari tahap ke tahap | Transaksi yang mencapai tahap N+1 dibagi dengan transaksi yang mencapai tahap N | Tahapan mana yang mengalami kebocoran |
| Win rate | Closed-won dibagi dengan semua transaksi yang ditutup (closed) | Apakah kebocoran tersebut nyata atau hanya karena proses yang lambat |
| Rata-rata waktu siklus | Median jumlah hari dari awal masuk hingga penutupan, bukan rata-rata (mean) | Berapa lama waktu yang sebenarnya dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi |
| Pipeline tertimbang | Nilai dikalikan dengan probabilitas tahapan | Perkiraan yang tahan uji saat diteliti |
Gunakan median untuk waktu siklus. Satu transaksi korporat (enterprise) yang memakan waktu 18 bulan akan menarik nilai rata-rata (mean) jauh dari kondisi yang biasa terjadi. Urutan penyajian sangat penting saat Anda mempresentasikan angka-angka ini, jadi mulailah dengan bagian yang bocor alih-alih angka total.
Ada dua batasan pengaman yang perlu ditambahkan. Tampilkan jumlah transaksi di samping setiap persentase, agar tidak ada yang menganggap konversi 50% yang hanya didasarkan pada empat transaksi sebagai sebuah tren. Dan bandingkan dengan periode sebelumnya alih-alih dengan target, karena target tidak memberi tahu Anda apa pun tentang arah perkembangan.
Cara Membuat Laporan dengan Powerdrill Bloom
Setelah hasil ekspor CRM ada di komputer Anda, pekerjaan yang tersisa hanyalah pembersihan data, perhitungan matematika, dan pembuatan grafik.
Langkah 1: Unggah hasil ekspor CRM Anda
Masukkan file Excel, CSV, atau TSV langsung dari email hasil ekspor. Beberapa file dapat dimuat bersamaan, sehingga ekspor transaksi dan ekspor aktivitas dapat digabungkan dalam sekali jalan tanpa perlu pencarian manual. Deteksi dan pembersihan kolom berjalan otomatis saat diunggah, yang akan mengatasi masalah tipe data yang membuat kolom jumlah tidak dapat dijumlahkan.
Langkah 2: Deskripsikan laporan dalam bahasa sehari-hari
Sampaikan apa yang harus dijawab oleh laporan tersebut. Sebagai contoh: "petakan nama-nama tahapan ini ke dalam satu set, konversikan jumlahnya ke USD, lalu tampilkan nilai berdasarkan tahapan, konversi, win rate, dan median waktu siklus." Agen AI akan menerapkan pemetaan tersebut, melakukan perhitungan, dan memilih grafik yang sesuai. Mintalah rincian berdasarkan pemilik atau wilayah, dan sistem akan menyusunnya kembali tanpa mengharuskan Anda mengatur ulang lembar kerja.
Langkah 3: Ekspor grafik, laporan, atau slide presentasi
Ekspor tampilan yang sudah selesai sebagai grafik, laporan tertulis, atau slide untuk tinjauan pipeline. Gaya Professional, Business, dan Fancy dapat diekspor ke PowerPoint atau Notion. Halaman AI data cleaning menjelaskan apa yang terjadi pada kolom-kolom yang berantakan saat proses masuk.
Kesalahan Umum
Membuat laporan dari ekspor yang difilter. Jika hasil ekspor difilter hanya untuk transaksi yang masih terbuka, win rate Anda tidak akan memiliki penyebut. Ekspor juga transaksi yang sudah ditutup.
Menghitung jumlah transaksi alih-alih nilainya. Dua puluh transaksi kecil dan dua transaksi besar dapat menghasilkan jumlah tahapan yang sama tetapi perkiraan yang sama sekali berbeda. Laporkan keduanya.
Menganggap probabilitas tahapan bersifat tetap. Persentase default dalam CRM hanyalah konfigurasi awal, bukan bukti nyata. Hitung ulang persentase tersebut dari win rate historis Anda sendiri setidaknya sekali setahun.
Membuat ulang pemetaan setiap bulan. Simpan pemetaan tahapan dan nilai tukar mata uang bersama dengan laporan tersebut. Ekspor bulan depan pasti akan memiliki masalah yang sama.
Menyajikan gambaran instan tanpa perbandingan. Angka pipeline saja tidak dapat dibaca dengan baik. Cantumkan periode sebelumnya di sampingnya.
Membiarkan laporan menentukan pipeline. Sebuah tahapan ada karena proses penjualan memang memiliki langkah tersebut, bukan karena laporan membutuhkan sebuah kolom.
Ringkasan Singkat
Laporan pipeline terdiri dari empat langkah pembersihan dan lima perhitungan. Pembersihan adalah bagian yang terus berulang: nama tahapan yang bergeser, mata uang yang bercampur, duplikat yang menumpuk, dan kolom tanggal yang maknanya tidak sesuai dengan namanya. Selesaikan masalah tersebut sekali, catat apa yang Anda lakukan, dan laporan tersebut akan mudah dibuat kembali.
Jika Anda membuat ulang laporan yang sama setiap bulan dari ekspor CRM yang baru, pengulangan itulah yang patut diotomatiskan. Coba Powerdrill Bloom gratis — unggah file Anda, deskripsikan laporan dalam bahasa sehari-hari, dan ekspor ke slide presentasi. Untuk perbandingan alat, lihat AI tools for sales pipeline analysis, dan untuk versi langsungnya, how to build an interactive sales dashboard from a CSV.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara mengekspor transaksi dari CRM saya ke CSV?
Ekspor objek transaksi atau peluang (opportunity) alih-alih laporan ringkasan yang disimpan, dan sertakan tahapan, jumlah, pemilik, tanggal dibuat, serta tanggal penutupan. Di HubSpot, hasil ekspor dikirim melalui email berupa tautan unduhan yang akan kedaluwarsa setelah 30 hari. Di Salesforce, jalur yang tersedia bergantung pada edisi dan izin akses Anda.
Apa saja yang harus disertakan dalam laporan pipeline?
Lima hal: transaksi dan nilai berdasarkan tahapan, konversi dari tahap ke tahap, win rate, median waktu siklus, dan nilai pipeline tertimbang. Tampilkan jumlah transaksi di samping setiap persentase, dan bandingkan dengan periode sebelumnya alih-alih dengan target.
Mengapa angka pipeline saya tidak cocok dengan dasbor CRM?
Biasanya karena perbedaan filter, mata uang, atau kolom tanggal. Dasbor sering kali mengecualikan transaksi yang berstatus closed-lost atau menggunakan kolom jumlah yang sudah dikonversi yang tidak disertakan dalam ekspor CSV Anda. Periksa ketiga hal tersebut sebelum berasumsi bahwa hasil ekspor Anda salah.
Bagaimana cara menghitung waktu siklus penjualan dari hasil ekspor?
Gunakan median jumlah hari antara tanggal transaksi masuk ke pipeline dan tanggal transaksi tersebut ditutup. Ekspor biasa umumnya tidak memiliki tanggal masuk tahapan, sehingga waktu siklus per tahapan memerlukan objek riwayat atau laporan perubahan tahapan dari CRM Anda.
Apakah saya harus menggunakan rata-rata (mean) atau median untuk waktu siklus?
Median. Siklus penjualan sangat bervariasi, dan beberapa transaksi korporat (enterprise) yang panjang akan menarik nilai rata-rata (mean) jauh di atas apa yang biasa dialami oleh tim penjualan. Laporkan nilai median, dan sebutkan transaksi terlama secara terpisah jika memang penting.