Cara Membuat Laporan Pengeluaran: Panduan Lengkap

Powerdrill Bloom·14 September 2026

Sebagian besar laporan pengeluaran dibuat pada minggu tenggat waktunya, bukan pada minggu saat uang tersebut dibelanjakan. Kebiasaan satu ini adalah sumber dari hampir setiap masalah yang muncul setelahnya. Tanda terima yang hilang, tagihan hotel yang tidak dibagi dengan benar oleh siapa pun, pos pengeluaran berlabel "makan malam klien" tanpa nama klien yang dicantumkan: semuanya bermula dari sana.

Solusinya bukanlah templat yang lebih baik. Solusinya adalah memahami apa yang harus membuktikan oleh catatan pengeluaran, lalu menyusun laporan tersebut agar dapat membuktikannya.

Panduan ini membahas apa saja yang harus ada dalam laporan pengeluaran dan apa yang dianggap oleh IRS sebagai catatan yang memadai. Panduan ini juga menunjukkan cara menyusun laporan dari tanda terima yang sudah Anda miliki, serta cara menangani tagihan yang menggabungkan tiga kategori ke dalam satu biaya.

Apa itu laporan pengeluaran

Laporan pengeluaran mencantumkan biaya bisnis yang dibayar secara pribadi oleh seseorang, dengan bukti yang dilampirkan. Tujuannya adalah agar pemberi kerja dapat mengganti biaya tersebut (reimburse), atau agar bisnis dapat memotongnya sebagai pengurang pajak.

Laporan ini melayani dua audiens sekaligus, dan itulah mengapa hal ini lebih sulit daripada yang terlihat. Tim keuangan Anda membacanya untuk memutuskan apakah akan membayar Anda. Otoritas pajak, jika mereka memeriksanya, membacanya untuk memutuskan apakah pengeluaran tersebut benar-benar untuk keperluan bisnis. Pembaca kedua ini lebih menuntut, dan menulis untuk pembaca tersebut akan memuaskan kedua belah pihak.

Dokumen itu sendiri biasanya berbentuk tabel. Satu baris untuk setiap pengeluaran, kolom-kolom untuk rincian tentang pengeluaran tersebut, tanda terima yang dilampirkan atau dirujuk, dan jumlah total.

Apa saja yang harus ada dalam laporan pengeluaran

Apa pun templat yang Anda gunakan, satu baris yang lengkap harus menjawab lima pertanyaan tentang setiap pengeluaran.

Tanggal — kapan biaya tersebut terjadi, bukan kapan Anda mengajukannya
Jumlah — angka pastinya, dalam mata uang yang dibayarkan
Kategori — perjalanan, konsumsi, penginapan, transportasi, perlengkapan, dan sebagainya
Tujuan bisnis — mengapa biaya ini ada, dalam satu kalimat yang dapat dipahami oleh orang asing
Hubungan bisnis — untuk konsumsi dan hiburan, siapa saja yang hadir dan hubungan mereka dengan bisnis tersebut

Selain baris-baris tersebut, laporan itu sendiri memerlukan nama karyawan, periode yang dicakup, dan jumlah total. Laporan ini juga memerlukan informasi tentang uang muka atau jumlah kartu perusahaan yang telah dibayarkan, sehingga pengembalian dana bersih menjadi jelas.

Kolom tujuan bisnis adalah kolom yang paling terakhir dan paling buruk diisi oleh orang-orang. "Makan siang" bukanlah sebuah tujuan. "Makan siang dengan distributor regional untuk meninjau volume pesanan Q3" adalah contoh tujuan yang benar.

Pengujiannya sederhana. Bacalah baris tersebut seolah-olah Anda tidak memiliki ingatan tentang perjalanan itu. Jika baris tersebut tidak menjelaskan mengapa perusahaan harus menanggung biayanya, berarti laporan itu belum selesai. Standar tersebut hanya membutuhkan sekitar sepuluh kata tambahan per baris dan menghilangkan hampir setiap pertanyaan lanjutan.

Apa yang dianggap oleh IRS sebagai catatan yang memadai

Jika Anda melaporkan pengeluaran bisnis di Amerika Serikat, IRS Publication 463 menetapkan bukti apa saja yang diharapkan. Sangat layak untuk membaca bahasa aslinya, karena aturan ini lebih longgar daripada yang diperkirakan kebanyakan orang dalam satu hal, namun lebih ketat dalam hal lainnya.

Catatan tertulis, termasuk catatan digital. Publikasi tersebut menyatakan bahwa "Anda umumnya harus menyiapkan catatan tertulis agar dianggap memadai." Hal ini menjelaskan alasannya: "bukti tertulis lebih andal daripada bukti lisan saja."

Kemudian ditambahkan baris yang penting bagi siapa saja yang menggunakan perangkat lunak. "Jika Anda menyiapkan catatan di komputer, itu dianggap sebagai catatan yang memadai."

Bukti dokumenter. Terpisah dari catatan Anda sendiri, Publication 463 menyatakan "Anda umumnya harus memiliki bukti dokumenter seperti tanda terima, cek yang dibatalkan, atau tagihan, untuk mendukung pengeluaran Anda." Jadi, laporan dan tanda terima adalah dua persyaratan yang berbeda, bukan satu.

Ketepatan waktu. Ini adalah persyaratan yang paling sering gagal dipenuhi oleh sebagian besar laporan. Instruksinya adalah untuk "mencatat elemen-elemen pengeluaran atau penggunaan bisnis pada atau mendekati waktu pengeluaran atau penggunaan tersebut." Alasannya adalah: "catatan yang disimpan tepat waktu memiliki nilai lebih daripada pernyataan yang disiapkan di kemudian hari ketika umumnya terjadi kekurangan ingatan yang akurat."

Ada kelonggaran yang berguna dalam mengartikan kata "tepat waktu". Catatan yang diperbarui setiap minggu "yang mencatat penggunaan selama minggu tersebut", dalam bahasa publikasi tersebut, "dianggap sebagai catatan yang disimpan tepat waktu." Mingguan saja sudah cukup. Rekonstruksi triwulanan adalah hal yang menimbulkan masalah.

Apa yang Anda butuhkan sebelum memulai

Kumpulkan hal-hal ini sebelum membuka templat. Laporan pengeluaran yang disusun berdasarkan ingatan adalah jenis laporan yang digambarkan oleh Publication 463 sebagai laporan yang mengalami kekurangan ingatan yang akurat.

Setiap tanda terima untuk periode tersebut, baik digital maupun kertas. Rekening koran atau mutasi kartu Anda untuk periode yang sama, yang merupakan cara Anda menemukan pengeluaran yang tanda terimanya hilang. Kalender Anda, yang menyediakan tujuan bisnis dan nama-nama peserta untuk makan bersama. Setiap uang harian (per diem) atau jumlah uang muka yang telah diterima. Serta kebijakan pemberi kerja Anda tentang batas dan kategori, karena laporan yang patuh aturan pajak tetapi melanggar kebijakan internal tetap akan dikembalikan.

Satu hal lagi yang patut dibuka: laporan periode sebelumnya. Pengeluaran berulang cenderung terjadi lagi, dan kategori serta tujuan bulan lalu adalah templat yang andal untuk bulan ini. Hal ini juga memunculkan apa pun yang diam-diam berhenti muncul, yang terkadang merupakan langganan yang dibatalkan tanpa ada yang menyadarinya.

Cara membuat laporan pengeluaran dengan AI

Bagian yang lambat dari laporan pengeluaran bukanlah perhitungannya. Melainkan membaca tiga puluh tanda terima dalam lima format berbeda dan menarik empat fakta yang sama dari masing-masing tanda terima tersebut.

Ekstraksi itulah yang membuat ruang kerja AI sangat berguna.

Langkah 1: Unggah tanda terima dan mutasi kartu secara bersamaan

Buka Powerdrill Bloom and buat ruang kerja untuk periode pelaporan. Unggah gambar tanda terima dan PDF, mutasi kartu sebagai ekspor CSV atau Excel, dan templat pengeluaran Anda yang sudah ada jika Anda memilikinya.

Mengunggah tanda terima bersama dengan mutasi kartu untuk menyusun laporan pengeluaran

Mengunggah mutasi kartu bersama dengan tanda terima adalah langkah yang sering dilewati orang, padahal langkah inilah yang mendeteksi kelalaian. Mutasi kartu adalah daftar lengkap dari apa yang Anda belanjakan; tanda terima adalah daftar tidak lengkap dari apa yang dapat Anda buktikan. Memiliki keduanya di satu tempat mengubah pertanyaan "apakah ada yang terlewat?" menjadi pertanyaan yang dapat dijawab.

Langkah 2: Deskripsikan laporan yang Anda butuhkan

Mintalah tabel tersebut menggunakan bahasa sehari-hari dan beri nama kolom Anda — tanggal, jumlah, kategori, tujuan bisnis, dan peserta jika relevan.

Tambahkan dua instruksi yang akan melakukan sebagian besar pekerjaan. Pertama, minta agar setiap baris mutasi kartu tanpa tanda terima yang cocok ditandai. Kedua, minta agar setiap tanda terima yang menggabungkan beberapa kategori dicantumkan secara terpisah, bukan dimasukkan ke dalam satu kategori saja. Tagihan hotel yang mencakup makanan adalah kasus yang biasa terjadi.

Jika pemberi kerja Anda menggunakan nama kategori yang tetap, cantumkan nama-nama tersebut dalam instruksi yang sama. Kategori yang cocok dengan menu pilihan (dropdown) sistem keuangan akan menghemat waktu pengeditan secara signifikan.

Langkah 3: Isi tujuan pengeluaran dan ekspor

Tujuan bisnis adalah satu-satunya kolom yang harus Anda isi sendiri, karena hal itu ada dalam ingatan Anda dan bukan di dalam tanda terima. Periksa baris-baris yang ditandai dan tuliskan tujuannya untuk masing-masing baris, dengan mengambil nama dan alasan dari kalender Anda.

Memilih tema slide di Powerdrill Bloom sebelum mengekspor laporan pengeluaran yang telah selesai

Kemudian periksa jumlah totalnya dengan pengembalian dana yang Anda harapkan, kurangi dengan uang muka apa pun, lalu ekspor ke Excel atau sebagai dokumen. Setiap angka dapat ditelusuri kembali ke tanda terima asalnya, yang membuat laporan ini dapat dipertanggungjawabkan jika ada yang bertanya.

Cara menyusun laporan di Excel atau Google Sheets

Untuk perjalanan singkat, menggunakan spreadsheet sangatlah masuk akal.

Buat kolom untuk tanggal, kategori, deskripsi, tujuan bisnis, jumlah, metode pembayaran, dan referensi tanda terima. Kolom referensi tanda terima adalah kolom yang paling sering dilewatkan oleh sebagian besar templat. Ini adalah nomor atau nama file sederhana yang menghubungkan setiap baris dengan buktinya. Dengan begitu, tidak ada yang perlu menebak gambar mana dari empat puluh gambar yang ada yang merupakan milik baris dua belas.

Masukkan pengeluaran secara kronologis, bukan berdasarkan kategori. Urutan kronologis cocok dengan mutasi kartu Anda, yang membuat rekonsiliasi menjadi perbandingan langsung alih-alih pencarian.

Tambahkan subtotal per kategori di atas jumlah total keseluruhan. Tim keuangan membaca subtotal kategori terlebih dahulu, dan menyediakannya akan mencegah proses bolak-balik.

Simpan tanda terima dalam satu folder yang dinamai sesuai periode tersebut, dengan nama file yang cocok dengan kolom referensi Anda. Laporan dan buktinya harus dapat ditemukan bersama-sama setahun kemudian.

Apakah perusahaan Anda memberikan penggantian dalam mata uang yang berbeda dari yang Anda bayarkan? Tambahkan kolom untuk jumlah asli dan nilai tukar (kurs) yang Anda gunakan. Mengonversi secara diam-diam membuat baris tersebut mustahil untuk dicocokkan dengan tanda terima. Hal ini juga merupakan hal pertama yang akan dipertanyakan oleh pemeriksa yang teliti.

Cara membagi tagihan yang menggabungkan beberapa kategori

Faktur hotel yang mencakup makan malam adalah versi paling umum dari kasus ini, dan Publication 463 membahasnya secara langsung.

Publikasi tersebut membahas satu pengeluaran yang mencakup konsumsi, hiburan, dan layanan lainnya seperti penginapan atau transportasi. Dalam hal ini, Anda "harus mengalokasikan pengeluaran tersebut" di antara kategori-kategori tersebut.

Standar yang ditetapkan untuk pembagian tersebut adalah bahwa "Anda harus memiliki dasar yang wajar untuk melakukan alokasi ini." Aturan ini memberikan contoh kasus hotel yang mencakup makanan sebagai contohnya sendiri.

Secara praktis, itu berarti menggunakan rincian baris dari faktur itu sendiri jika ada. Tagihan hotel biasanya merinci biaya kamar, pajak, dan restoran secara terpisah, dan baris-baris itulah yang menjadi dasar wajar Anda. Jika faktur hanya memberikan satu angka total, catat bagaimana Anda menentukan pembagian tersebut. Harga menu atau tarif per malam yang dipublikasikan dapat digunakan, dan catatan tersebut harus disimpan bersama tanda terima.

Kesalahan yang harus dihindari adalah memasukkan seluruh tagihan ke kategori mana pun yang paling mudah disetujui.

Cara memastikan laporan pengeluaran akurat

Empat pemeriksaan dapat mendeteksi sebagian besar kesalahan, dan hanya membutuhkan waktu sekitar sepuluh menit.

Lakukan rekonsiliasi dengan mutasi kartu, bukan dengan ingatan. Setiap baris pada mutasi kartu untuk periode tersebut harus muncul dalam laporan atau dapat diidentifikasi sebagai pengeluaran pribadi. Bekerja hanya berdasarkan tanda terima menjamin adanya kelalaian, karena tanda terima yang hilang akan membuat pengeluaran tersebut tidak terlihat sama sekali.

Periksa tanggal dengan kalender. Makan bersama yang bertanggal pada hari saat Anda tidak sedang melakukan perjalanan dinas bisa jadi merupakan tanggal yang salah atau pengeluaran yang salah. Keduanya patut ditemukan sebelum orang lain mengetahuinya.

Bacalah kolom tujuan seolah-olah Anda adalah orang asing. Jika suatu baris tidak dapat menjelaskan dirinya sendiri kepada seseorang yang tidak ada di sana, hal itu akan menimbulkan pertanyaan. Tulis ulang sekarang daripada harus membalas email di kemudian hari.

Konfirmasikan perhitungannya dengan pengembalian dana yang Anda harapkan. Jika jumlah totalnya mengejutkan Anda, mungkin ada sesuatu yang dihitung ganda atau uang muka yang belum dikurangi.

Kesalahan umum

Mengajukan terlambat dan merekonstruksi. Publication 463 secara eksplisit menyatakan bahwa catatan yang tepat waktu memiliki nilai lebih daripada catatan yang disiapkan di kemudian hari. Pencatatan mingguan memenuhi standar ini dan menghilangkan masalah rekonstruksi sepenuhnya.

Menganggap tanda terima sebagai keseluruhan catatan. Tanda terima adalah bukti dokumenter. Catatan Anda sendiri tentang tanggal, jumlah, tujuan, dan peserta adalah persyaratan yang terpisah.

Tujuan bisnis yang tidak jelas. "Rapat tim" tidak akan lolos pemeriksaan. Sebutkan nama orang-orang yang hadir dan topik bahasannya.

Memasukkan tagihan gabungan ke dalam satu kategori. Tagihan hotel yang mencakup makanan harus dialokasikan berdasarkan dasar yang wajar, dan rincian baris dari faktur itu sendiri biasanya menyediakannya.

Kehilangan tautan antara laporan dan tanda terima. Kolom referensi tanda terima tidak memerlukan biaya untuk dikelola dan menghemat waktu Anda saat audit dilakukan.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Apa itu laporan pengeluaran? Ini adalah dokumen yang mencantumkan biaya bisnis yang dibayar secara pribadi oleh seseorang, lengkap dengan tanggal, jumlah, kategori, dan tujuan bisnis untuk masing-masing pengeluaran. Tanda terima mendukung entri tersebut, sehingga pemberi kerja dapat mengganti biaya tersebut atau bisnis dapat membuktikan pengurangan pajaknya.

Apa yang diwajibkan oleh IRS untuk catatan pengeluaran? IRS Publication 463 menjelaskan tentang penyimpanan catatan tertulis untuk setiap pengeluaran, yang didukung secara terpisah oleh bukti dokumenter seperti tanda terima, cek yang dibatalkan, atau tagihan. Aturan ini juga menyatakan bahwa catatan yang disiapkan di komputer dianggap sebagai catatan yang memadai.

Seberapa cepat saya harus mencatat pengeluaran? Publication 463 menyarankan untuk mencatat elemen-elemen pengeluaran pada atau mendekati waktu terjadinya pengeluaran tersebut. Aturan ini juga mencatat bahwa catatan mingguan yang mencatat penggunaan selama minggu tersebut dianggap sebagai catatan yang disimpan tepat waktu.

Bagaimana cara menangani tagihan hotel yang mencakup makanan? Publication 463 menyatakan bahwa Anda harus mengalokasikan pengeluaran antara makanan dan layanan lainnya, dan Anda harus memiliki dasar yang wajar untuk alokasi tersebut. Rincian baris pada faktur itu sendiri biasanya menjadi dasar tersebut.

Apakah laporan pengeluaran memerlukan tanda terima untuk setiap item? Publication 463 menyatakan bahwa bukti dokumenter umumnya diperlukan, dan mencantumkan pengecualian tertentu, termasuk pengaturan uang harian (per diem) tertentu yang dipertanggungjawabkan di bawah rencana yang dapat dipertanggungjawabkan (accountable plan). Kebijakan pemberi kerja mungkin lebih ketat daripada aturan pajak.

Kesimpulan

Laporan pengeluaran adalah dokumen bukti yang kebetulan terlihat seperti spreadsheet. Baris yang menimbulkan masalah bukanlah baris dengan tanda terima yang bersih dan tujuan yang jelas. Melainkan baris yang direkonstruksi, yang tidak jelas, dan tagihan gabungan yang dibulatkan seseorang ke dalam satu kategori.

Catatlah saat Anda melakukannya, simpan referensi tanda terima di samping setiap baris, dan bagi faktur gabungan berdasarkan dasar yang dapat Anda jelaskan. Itu adalah bagian terbesar dari pekerjaan ini.

Apakah bagian yang lambat adalah mengubah folder tanda terima dan mutasi kartu menjadi satu tabel yang terekonsiliasi? Coba Powerdrill Bloom gratis dan unggah keduanya secara bersamaan.

Sumber: IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses. Artikel ini adalah informasi umum, bukan saran perpajakan.