Cara Membuat Templat PowerPoint: Panduan Lengkap

Untuk membuat templat PowerPoint, buka slide master, edit master beserta tata letaknya, lalu simpan file sebagai .potx. Microsoft menyatakannya dengan jelas: menyimpan presentasi sebagai file templat PowerPoint memungkinkan Anda "membagikannya dengan kolega Anda dan menggunakannya kembali." Seluruh pekerjaan ini memakan waktu sekitar satu jam setelah Anda mengetahui tata letak mana yang Anda butuhkan.

Hal itu memberi Anda dek presentasi dengan tampilan yang konsisten. Namun, hal itu tidak membuat Anda bekerja lebih cepat. Panduan ini membahas kedua bagian tersebut: templat yang didokumentasikan oleh Microsoft, dan konten berulang yang tidak dimuat dalam file templat.

Apa sebenarnya templat PowerPoint itu

Templat adalah file tersimpan yang memuat slide master, tata letak slide, tema, dan placeholder Anda. Buka presentasi baru dari templat tersebut dan setiap slide akan dimulai dengan pengaturan yang sudah siap. Font yang tepat, posisi logo yang tepat, dan kotak kosong yang tepat sudah berada di tempatnya.

Halaman dukungan Microsoft menyebutkan persyaratannya secara langsung: "Untuk membuat templat, Anda perlu memodifikasi slide master dan serangkaian tata letak slide." Jika Anda melewatkan slide master, Anda hanya akan mendapatkan dek presentasi dengan format yang bagus, bukan sebuah templat.

Ekstensi file .potx

Templat PowerPoint disimpan sebagai .potx, bukan .pptx. Perbedaan ini sangat penting dalam praktiknya. Membuka file .potx akan membuat presentasi baru berdasarkan templat tersebut, sehingga tidak ada yang secara tidak sengaja menimpa salinan master saat membuat dek presentasi bulan ini.

Templat versus tema

Kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian, padahal keduanya tidak sama.

A tema adalah rangkaian warna, font, dan efek yang Anda terapkan dari tab Slide Master. Petunjuk Microsoft menjelaskan penambahan tema sebagai memilih "tema penuh warna dengan font dan efek khusus" dari galeri.

A templat adalah file tersimpan yang memuat tema ditambah slide master, tata letak, dan placeholder Anda. Tema mengubah gaya tampilan dek presentasi. Templat memberikan kerangka bagi dek presentasi tersebut.

Ukuran slide apa yang harus digunakan

Atur bagian ini terlebih dahulu, karena mengubahnya di kemudian hari akan mengatur ulang setiap tata letak yang telah Anda buat. Pada tab Design, pilih Slide Size > Custom Slide Size lalu pilih orientasi halaman dan dimensi yang Anda inginkan. Widescreen cocok untuk berbagi layar; portrait cocok untuk dokumen yang akan dicetak atau dibaca orang di ponsel.

Microsoft mencatat bahwa Anda juga dapat mengatur orientasi untuk semua slide dari tempat yang sama, di bawah Orientation, dengan pilihan Portrait atau Landscape.

Apa yang Anda butuhkan sebelum memulai

Tiga hal, dan tidak ada satu pun di antaranya yang berupa bakat desain.

• Dek presentasi yang sudah Anda buat dua kali. Dua siklus sudah cukup untuk melihat slide mana yang berulang dan mana yang hanya sekali pakai.
• Sumber data di baliknya. Biasanya berupa hasil ekspor: laporan CRM, buku kerja keuangan, CSV analitik produk.
• Keputusan tentang apa yang tetap dipertahankan. Tata letak, urutan bagian, dan jenis grafik dapat dipertahankan. Angka dan komentar tidak bisa.

Catat urutan bagian dari dek presentasi terakhir Anda sebelum membuka PowerPoint. Daftar tersebut adalah aset yang sebenarnya, dan sebagian besar tim melewatkan pembuatannya.

Cara membuat templat PowerPoint langkah demi langkah

Petunjuk dari Microsoft sendiri cukup singkat dan patut diikuti dengan tepat.

Opsi 1: mulai dari file kosong dan atur kanvasnya. Buka File > New > Blank Presentation. Pada tab Design, pilih Slide Size > Custom Slide Size lalu pilih orientasi dan dimensi Anda.

Opsi 2: buka tampilan master. Pada tab View, di grup Master Views, pilih Slide Master. Microsoft menjelaskan apa yang sedang Anda lihat. "Slide master adalah gambar slide terbesar di bagian atas daftar thumbnail slide, di sebelah kiri slide Anda. Tata letak slide yang terkait diposisikan di bawah slide master."

Setiap perubahan yang Anda lakukan pada master akan mengalir ke tata letak di bawahnya. Setiap perubahan yang Anda lakukan pada satu tata letak hanya berlaku untuk slide yang menggunakan tata letak tersebut. Memahami hierarki ini dengan benar adalah perbedaan antara templat yang Anda kelola di satu tempat dan templat yang harus Anda perbaiki di sembilan tempat berbeda.

Opsi 3: bentuk tata letak dan tambahkan placeholder. Pada tab Slide Master, Anda dapat menerapkan tema dari galeri, mengubah latar belakang dengan Background Styles, dan menambahkan placeholder. Microsoft mencatat bahwa placeholder dapat memuat "teks, gambar, grafik, video, suara, dan objek lainnya."

Untuk menambahkan placeholder, pilih tata letak di panel thumbnail, pilih Insert Placeholder, pilih jenisnya, lalu seret untuk menggambarnya. Seret sudut untuk mengubah ukuran, seret tepi untuk memindahkannya, dan pilih batas lalu tekan Delete untuk menghapus yang tidak Anda inginkan.

Kemudian simpan file tersebut sebagai templat PowerPoint. Templat ini akan muncul di samping opsi bawaan saat berikutnya seseorang membuka presentasi baru.

Membuat templat dari presentasi yang sudah ada

Sebagian besar orang memulai dengan dek presentasi yang sudah ada alih-alih file kosong, dan jalurnya sama dengan satu langkah tambahan di awal. Buka dek presentasi yang ingin Anda standarisasi dan hapus setiap slide yang kontennya spesifik untuk bulan tersebut. Pertahankan satu contoh dari setiap jenis slide yang berulang. Kemudian buka slide master dan ubah contoh-contoh tersebut menjadi tata letak.

Dua kebiasaan ini akan membuat prosesnya lebih cepat. Hapus kontennya tetapi pertahankan geometrinya, sehingga placeholder tetap berada di tempat grafik tersebut sebenarnya berada. Dan tahan keinginan untuk mempertahankan sebelas tata letak hanya karena sebelas bentuk slide pernah ada sebelumnya. Tiga hingga lima tata letak sudah cukup untuk sebagian besar dek presentasi bisnis yang berulang.

Anda juga dapat memulai dari sesuatu yang sudah didesain. Rangkuman kami tentang templat PowerPoint analisis data gratis mencakup dek presentasi siap pakai yang dapat Anda kembalikan ke master. Itu adalah jalan pintas untuk bagian penataan gaya, bukan untuk bagian konten.

Di mana batas kegunaan templat

Bacalah halaman resmi dengan saksama dan perhatikan apa saja yang dibahas. Ukuran slide, orientasi, tema, gaya latar belakang, placeholder, master, tata letak. Setiap petunjuk adalah tentang wadahnya.

Dokumentasi tersebut sengaja berhenti pada wadahnya saja. Dokumentasi itu tidak memberi tahu delapan slide mana yang dibutuhkan oleh tinjauan bisnis bulanan Anda, dalam urutan apa, atau apa yang harus ditegaskan oleh masing-masing slide. Bagian itu bukanlah keputusan pemformatan, dan tidak ada pengaturan tata letak yang dapat menentukannya untuk Anda.

Jadi, bagian kedua dari pekerjaan ini tetap dilakukan secara manual. Setiap siklus, seseorang akan membuka kembali file bulan lalu, menghapus angka-angka lama, menempelkan angka-angka baru, menulis ulang setiap judul, dan berharap tidak ada yang terlewat. Templat membuat dek presentasi terlihat konsisten. Namun, templat tidak membuat pembuatan dek presentasi menjadi lebih cepat.

Ada kerugian kedua yang mudah terlewatkan. Setiap siklus yang dimulai dengan menyalin file bulan lalu juga menyalin kesalahan bulan lalu. Catatan kaki yang tidak pernah diperbarui oleh siapa pun, sumbu grafik yang dimasukkan secara manual oleh seseorang, slide yang sebenarnya hanya relevan sekali saja. Templat yang dibuat dari salinan akan mewarisi semua kesalahan tersebut.

Cara membangun bagian konten dengan Powerdrill Bloom

Solusinya adalah dengan memperlakukan konten berulang sebagai templatnya sendiri. Buat konten tersebut dari file sumber di setiap siklus, lalu masukkan ke dalam templat visual yang baru saja Anda buat.

Langkah 1: Unggah hasil ekspor yang menjadi dasar pembuatan dek presentasi

Buka Powerdrill Bloom dan unggah file yang menjadi dasar dek presentasi Anda. Excel, CSV, PDF, dan dokumen semuanya terdaftar sebagai unggahan yang didukung pada paket gratis. Gunakan hasil ekspor yang sama dengan yang Anda gunakan pada siklus lalu agar perbandingannya adil.

Biarkan kolom yang berantakan tetap ada. Kolom catatan teks bebas biasanya merupakan tempat tersembunyinya penjelasan untuk suatu perubahan data. Menghapusnya sebelum Anda mulai berarti membuang kolom paling berguna dalam file tersebut.

Langkah 2: Deskripsikan bagian-bagian yang berulang dalam bahasa alami

Berikan daftar bagian Anda yang sebelumnya dalam satu prompt. Contohnya seperti: hasil utama, tren dibandingkan periode lalu, tiga penggerak teratas, satu risiko, satu permintaan. Minta grafik di tempat yang seharusnya dan baris kesimpulan singkat di bawah masing-masing bagian.

Bersikaplah spesifik tentang rentang perbandingan dan pembulatan angka. Kedua detail itulah yang membuat dua siklus benar-benar dapat dibandingkan, dan keduanya adalah hal yang sering kali diubah secara diam-diam oleh manusia saat membangun kembali dek presentasi secara manual.

Karena setiap angka ditampilkan kembali bersama dengan baris data di belakangnya, Anda dapat memeriksa banyak angka sebelum angka tersebut dimasukkan ke dalam slide, bukan setelahnya.

Langkah 3: Ekspor bagian-bagian tersebut dan masukkan ke dalam templat Anda

Ekspor hasilnya ke slide, lalu terapkan templat yang Anda simpan agar tata letak, tema, dan placeholder mengambil alih. Halaman AI canvas menyebutkan PowerPoint, gambar, dan Notion sebagai target ekspor.

Pada siklus berikutnya, unggah hasil ekspor baru dan jalankan prompt yang sama. Templat visual menangani tampilannya. Prompt yang disimpan menangani apa yang dikatakannya.

7 tips untuk dek presentasi yang berulang

1. Tetapkan urutan bagian sebelum mendesain. Urutan jalannya presentasi yang stabil adalah hal yang membuat dek presentasi terasa familier. Font adalah hal sekunder.
2. Berikan pertanyaan tetap pada setiap slide yang berulang. Bukan "Pendapatan" melainkan "Apakah pendapatan melampaui rencana, dan mengapa?" Judulnya berubah setiap bulan; pertanyaannya tidak.
3. Buat satu tata letak untuk setiap jenis slide yang berulang. Grafik-plus-kesimpulan, tabel-plus-catatan, dan pembatas bagian akan mencakup sebagian besar tinjauan bisnis.
4. Letakkan placeholder kesimpulan di atas grafik. Jika tidak ada tempat untuk kalimat tersebut, orang-benar akan melewatkan untuk menulisnya.
5. Sediakan tata letak lampiran yang siap Anda biarkan kosong. Detail cadangan harus berada di tempat yang mudah ditebak, bukan disisipkan secara paksa ke dalam alur utama.
6. Buat versi prompt bersama dengan templatnya. Prompt adalah setengah dari templat itu sendiri. Simpan di tempat yang sama, bukan di riwayat obrolan seseorang.
7. Pensiunkan slide begitu tidak ada lagi yang menanyakannya. Sebuah templat secara diam-diam menumpuk slide yang bertahan hanya karena slide tersebut sudah ada di sana sebelumnya.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pertama kalinya

Sediakan waktu satu sore, yang dibagi secara tidak merata. Pembuatan master dan tata letak memakan waktu sekitar satu jam setelah Anda mengetahui tata letak mana yang Anda butuhkan. Menuliskan urutan bagian dan mengubahnya menjadi prompt membutuhkan waktu lebih lama, karena di situlah letak perdebatan yang sebenarnya.

Hasilnya akan terlihat pada siklus ketiga, bukan siklus kedua. Siklus kedua membuktikan bahwa tata letak tersebut berfungsi dengan baik. Siklus ketiga adalah saat orang lain dapat menjalankan dek presentasi tersebut tanpa perlu bertanya kepada Anda bagaimana cara membuatnya.

Apa yang berubah dari hal ini selama setahun

Item pekerjaan	Hanya templat tata letak	Templat tata letak ditambah prompt yang disimpan
Penataan gaya slide	Ditangani sekali	Ditangani sekali
Urutan bagian	Diingat oleh seseorang	Ditulis ke dalam prompt
Menarik angka siklus ini	Manual setiap siklus	Dibuat ulang dari hasil ekspor baru
Menulis ulang baris kesimpulan	Manual setiap siklus	Dibuat drafnya, lalu diedit
Risiko angka yang usang	Selalu ada di setiap penempelan data	Berkurang, karena angka-angka dibuat ulang
Serah terima ke kolega	File berpindah tangan, tetapi rutinitasnya tidak	Keduanya berpindah tangan

Meluncurkan templat ke tim

Sebuah templat hanya akan memberikan hasil jika orang lain menggunakannya, dan itu adalah masalah distribusi, bukan masalah desain.

Letakkan di tempat pembuatan dek presentasi baru dimulai. File di drive bersama yang tidak pernah dibuka oleh siapa pun bukanlah sebuah templat. File tersebut harus menjadi sesuatu yang muncul saat seseorang memilih New.

Beri nama tata letak dengan bahasa yang sederhana. Chart + takeaway lebih baik daripada Title and Content 3. Orang-orang akan memilih tata letak yang namanya sesuai dengan apa yang akan mereka lakukan.

Tulis panduan satu halaman saja dan tidak lebih. Tata letak mana untuk slide yang mana, di mana baris kesimpulan diletakkan, dan siapa yang harus ditanya. Panduan yang lebih panjang dari itu tidak akan dibaca.

Tinjau sekali dalam satu kuartal, jangan pernah diabaikan. Meluangkan waktu sepuluh menit untuk memeriksa tata letak mana yang benar-benar digunakan akan memberi tahu Anda dua tata letak mana yang harus dihapus.

Kesalahan umum

Menganggap templat sebagai solusi keseluruhan. File .potx menstandarisasi tampilan. Namun, file tersebut tidak memuat penalaran yang sebenarnya dibaca oleh audiens Anda.

Mengunci terlalu banyak hal. Tim terkadang menghapus setiap placeholder yang dapat diedit untuk melindungi desain. Orang berikutnya kemudian membuat slide mereka di dalam kotak teks yang melayang di atasnya, dan templat tersebut akhirnya kehilangan maknanya.

Memulai dari dek presentasi yang baru Anda buat sekali. Satu siklus bukanlah sebuah pola. Tunggulah hingga siklus kedua dan buatlah templat dari apa yang benar-benar berulang.

Melupakan pembaruan data. Sebuah templat akan dengan senang hati menyajikan angka kuartal lalu dalam tata letak kuartal ini. Membuat ulang data dari file sumber adalah satu-satunya pelindung yang andal terhadap hal tersebut.

Membiarkan dua versi tetap aktif. Seseorang menyimpan salinan pribadi, mengedit master di dalamnya, dan sekarang setengah dari tim menggunakan templat yang berbeda. Simpan satu file di satu tempat dan arahkan semua orang ke file tersebut.

Mendesain untuk dek presentasi dengan skenario terbaik. Tata letak yang dibangun di sekitar satu grafik yang rapi akan rusak saat pertama kali suatu bagian membutuhkan dua grafik. Sediakan tata letak terpisah (split layout) sebelum Anda membutuhkannya.

Kesimpulan

Buat templat PowerPoint seperti yang didokumentasikan oleh Microsoft: atur ukuran slide, buka slide master, buat tata letak dan placeholder Anda, lalu simpan sebagai .potx. Langkah tersebut menangani wadahnya, dan itu benar-benar sepadan dengan waktu satu sore Anda.

Kemudian tangani bagian lainnya. Simpan daftar bagian, simpan prompt, dan buat ulang konten dari hasil ekspor sumber di setiap siklus alih-alih mengetiknya kembali. Coba Powerdrill Bloom pada dek presentasi yang paling sering Anda buat ulang dan lihat seberapa banyak bagian di dalamnya yang sebenarnya tidak pernah benar-benar baru.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa ekstensi file templat PowerPoint?

Templat PowerPoint disimpan sebagai file .potx. Membuka file tersebut akan membuat presentasi baru berdasarkan templat, itulah sebabnya salinan master tidak akan tertimpa secara tidak sengaja.

Bagaimana cara membuat templat PowerPoint dari presentasi yang sudah ada?

Buka dek presentasi, hapus konten yang spesifik untuk siklus tersebut, dan pertahankan satu contoh dari setiap jenis slide yang berulang. Kemudian buka slide master, ubah contoh-contoh tersebut menjadi tata letak, dan simpan file tersebut sebagai templat.

Apakah saya harus mengedit slide master untuk membuat templat?

Ya. Microsoft menyatakan dengan jelas bahwa "untuk membuat templat, Anda perlu memodifikasi slide master dan serangkaian tata letak slide." Slide master berada di bagian atas panel thumbnail dengan tata letak di bawahnya.

Apa perbedaan antara templat PowerPoint dan tema?

Tema adalah rangkaian warna, font, dan efek yang Anda terapkan dari tab Slide Master. Templat adalah file tersimpan yang memuat tema ditambah slide master, tata letak, dan placeholder Anda secara bersamaan.

Apakah templat dapat menjaga angka-angka saya tetap mutakhir?

Tidak. Templat menyimpan tata letak, tema, dan placeholder. Memperbarui angka adalah langkah terpisah, itulah sebabnya memasangkan templat dengan cara yang dapat diulang untuk membuat ulang konten adalah hal yang benar-benar menghemat waktu.