Cara Membuat Laporan Umur Piutang Usaha di Excel (30, 60, 90 Hari)
Laporan umur piutang mengelompokkan faktur yang belum dibayar ke dalam beberapa kategori berdasarkan tingkat keterlambatannya, biasanya 0–30, 31–60, 61–90, dan lebih dari 90 hari. Dua keputusan menentukan apakah laporan Anda akurat. Pertama, apakah Anda menghitung umur piutang dari tanggal jatuh tempo atau tanggal faktur. Kedua, apakah faktur yang baru dibayar sebagian menampilkan jumlah penuh atau sisa saldonya.
Jika kedua hal tersebut salah, maka total setiap kategori akan salah, yang mana ini lebih buruk daripada tidak memiliki laporan sama sekali.
Panduan ini membahas mengapa pembuatan laporan ini sering kali gagal, tiga pendekatan yang biasa digunakan orang, dan di mana batas kemampuan masing-masing pendekatan tersebut. Ini adalah alur kerja data, bukan saran akuntansi, jadi konfirmasikan penanganannya dengan penanggung jawab buku besar Anda.
Mengapa laporan umur piutang merusak spreadsheet
Masalah pertama adalah pertanyaan tentang tanggal. Menghitung umur piutang dari tanggal faktur memberi tahu Anda berapa usia dokumen tersebut. Menghitung dari tanggal jatuh tempo memberi tahu Anda seberapa terlambat pelanggan membayar, dan untuk penagihan, angka itulah yang Anda butuhkan.
Kedua metode tersebut memiliki dasar argumen yang kuat dan menghasilkan laporan yang berbeda. Kegagalan yang sering terjadi adalah ketika tidak ada yang mencatat metode mana yang digunakan dalam spreadsheet tersebut.
Masalah kedua adalah pembayaran sebagian. Faktur senilai $10,000 dengan pembayaran yang telah diterima sebesar $7,000 menyisakan piutang sebesar $3,000, dan jumlah ini harus muncul sebagai $3,000 di tepat satu kategori saja. Laporan umur piutang yang dibuat berdasarkan daftar faktur, alih-alih daftar item terbuka (open-items), secara tidak langsung akan menggelembungkan semua nilai.
Masalah ketiga adalah laporan ini bersifat snapshot (potret sesaat). Kategori dihitung berdasarkan hari ini, sehingga file kemarin sudah usang, dan setiap pembuatan ulang akan menghitung ulang setiap baris.
Lalu ada baris-baris yang rumit. Nota kredit, pembayaran di muka, faktur yang disengketakan, dan saldo multi-mata uang masing-masing memerlukan aturan tersendiri. Setiap aturan tersebut kemudian harus tetap dipahami oleh orang berikutnya yang membuka file tersebut.
Tidak ada satu pun dari masalah ini yang sulit jika diselesaikan secara terpisah. Masalah ini menjadi sulit karena semuanya datang bersamaan, sebulan sekali, di bawah tekanan tenggat waktu.
Kerugian yang harus Anda tanggung
Daftar penagihan yang tidak bisa ditindaklanjuti. Tujuan pengelompokan adalah untuk mengetahui siapa yang harus dihubungi terlebih dahulu. Laporan yang menggelembungkan saldo akan membuat seseorang menagih uang yang sebenarnya sudah diterima.
Pekerjaan berulang setiap bulan. Karena kategori bersifat relatif terhadap hari ini, laporan umur piutang tidak pernah benar-benar selesai. Setiap siklus mengulangi penggabungan data yang sama, rumus yang sama, dan pemeriksaan manual yang sama.
Total yang tidak cocok dengan buku besar. Ketika total kategori tidak sama dengan saldo piutang, laporan tersebut kehilangan kredibilitasnya. Menemukan penyebab ketidakcocokan ini biasanya memakan waktu lebih lama daripada membuat laporan itu sendiri.
Laporan umur piutang dapat dipercaya karena totalnya cocok dengan buku besar. Hal lain tidak akan berarti jika bagian ini gagal.
Solusi sementara yang biasa dicoba orang
Opsi 1: Tetapkan definisi sebelum menyentuh rumus
Tuliskan empat hal di bagian atas lembar kerja. Tanggal mana yang Anda gunakan sebagai acuan umur piutang, dan apa saja batas kategorinya. Apakah jumlahnya kotor atau bersih dari pembayaran, dan tanggal acuan (as-of date) yang digunakan.
Ini hanya memakan waktu sepuluh menit dan mencegah perselisihan yang paling sering terjadi. Journal of Accountancy membahas proses pembuatan yang sama dengan penekanan yang sama pada pentingnya melakukan pengaturan awal dengan benar.
Hal ini juga menentukan sumber data Anda. Anda memerlukan ekstrak item terbuka (open-items) dengan sisa saldo, bukan daftar setiap faktur yang pernah diterbitkan.
Keterbatasannya adalah definisi tidak menghitung apa pun. Definisi hanya mencegah Anda menghitung hal yang salah.
Opsi 2: Buat kolom kategori, lalu buat pivot dari totalnya
Hitung hari keterlambatan sebagai tanggal acuan dikurangi tanggal jatuh tempo, lalu petakan angka tersebut ke label kategori. TODAY memberi Anda tanggal acuan yang dinamis, dan DATEDIF mengembalikan jumlah hari di antara dua tanggal.
Untuk label itu sendiri, IFS lebih mudah dibaca daripada pernyataan IF bersarang enam bulan kemudian. Kemudian, jumlahkan berdasarkan pelanggan dan kategori dengan SUMIFS, yang membuat perhitungan dapat diaudit baris demi baris.
Gunakan tanggal acuan yang diketik manual (hard-coded) alih-alih TODAY saat laporan diedarkan. File yang secara otomatis memperbarui umur piutangnya sendiri minggu depan akan bertentangan dengan versi yang sudah ada di kotak masuk seseorang.
Batas maksimalnya adalah volume data dan kasus-kasus khusus. Rumusnya tetap berfungsi, tetapi nota kredit, pembayaran sebagian, dan sengketa masih harus ditangani secara manual.
Opsi 3: Buat tab aturan di samping data angka
Tempatkan keputusan-keputusan yang rumit di satu tempat. Bagaimana nota kredit dikurangkan, dan apakah faktur yang disengketakan dikecualikan atau ditandai. Bagaimana saldo mata uang asing dikonversi, dan dengan kurs yang mana.
Inilah yang membuat laporan tetap dapat digunakan ketika dijalankan oleh orang lain. Namun, tab ini juga yang sering dilewati saat tenggat waktu akhir bulan sudah mepet.
Keterbatasannya adalah tab aturan hanya mendokumentasikan keputusan tanpa menerapkannya secara otomatis. Seseorang masih harus menerapkan setiap aturan tersebut di setiap siklus. Panduan kami tentang merekonsiliasi transaksi dalam spreadsheet membahas pekerjaan pencocokan yang mendasari hal ini.
Batas maksimal yang sama. Ketiga opsi tersebut mengasumsikan Anda memulai dari ekstrak item terbuka (open-items) yang bersih. Ketika sumber datanya adalah ekspor faktur mentah ditambah file pembayaran terpisah, pekerjaan sebenarnya adalah menggabungkannya sebelum pengelompokan dimulai.
Cara membuat laporan umur piutang dengan Powerdrill Bloom
Langkah 1: Unggah data faktur dan pembayaran Anda
Unggah hasil ekspor item terbuka (open-items), atau file faktur dan pembayaran secara bersamaan. Powerdrill Bloom akan menganalisis kolom-kolom tersebut saat diunggah, sehingga tanggal jatuh tempo yang hilang, jumlah yang kosong, dan nomor faktur ganda akan terdeteksi sebelum kategori apa pun dihitung.
Langkah 2: Jelaskan aturan pengelompokan dalam bahasa sehari-hari
Sebutkan aturannya alih-alih menyusunnya secara manual. Katakan bahwa Anda menghitung umur piutang dari tanggal jatuh tempo per tanggal tertentu. Tentukan batas kategorinya, dan sebutkan bahwa jumlahnya harus bersih dari pembayaran yang diterima.
Kemudian mintalah pemeriksaan dalam langkah yang sama. Tanyakan faktur mana yang pembayarannya melebihi jumlah yang ditagihkan, dan mana yang memiliki tanggal jatuh tempo lebih awal dari tanggal fakturnya. Lalu tanyakan apakah total kategori cocok dengan saldo piutang.
Langkah 3: Ekspor grafik, laporan, atau slide presentasi
Dapatkan tabel umur piutang per pelanggan, grafik distribusi kategori, atau daftar penagihan yang diurutkan berdasarkan saldo tertua.
Mengapa cara ini lebih baik daripada membuatnya ulang setiap bulan
| Cara manual | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Menggabungkan faktur dengan pembayaran | Rumus lookup per file | Unggah keduanya dan tanyakan |
| Mengubah tanggal acuan (as-of date) | Hitung ulang dan verifikasi ulang | Sebutkan tanggal baru |
| Mengurangi pembayaran sebagian | Kolom saldo manual | Minta saldo bersih dari pembayaran |
| Mencocokkan total dengan buku besar | Pemeriksaan manual setiap siklus | Tanyakan apakah totalnya cocok |
Baris-baris tengah itulah yang menghabiskan waktu bulanan Anda. Pengelompokan hanyalah aritmetika; mendapatkan daftar item terbuka (open-items) yang bersih adalah pekerjaan yang sesungguhnya.
Kesalahan umum
Menghitung umur piutang dari tanggal faktur padahal yang Anda maksud adalah tanggal jatuh tempo. Untuk penagihan, tanggal jatuh tempo hampir selalu merupakan pilihan yang tepat. Apa pun yang Anda pilih, tuliskan di laporan.
Menampilkan jumlah faktur alih-alih sisa saldo. Faktur yang baru dibayar sebagian harus dimasukkan ke dalam kategori berdasarkan saldo yang belum dibayar. Jumlah penuh akan menggelembungkan setiap total.
Membiarkan fungsi TODAY memperbarui umur piutang pada file yang sudah diedarkan. Bekukan tanggal acuan sebelum Anda mengirim laporan, jika tidak, dua orang akan membaca angka yang berbeda dari file yang sama.
Mengabaikan nota kredit. Kredit yang belum dialokasikan tercatat pada pelanggan dan mengurangi utang mereka. Mengabaikannya akan membuat saldo terlihat lebih buruk dari yang sebenarnya.
Mengelompokkan berdasarkan pelanggan alih-alih berdasarkan faktur. Pengelompokan dilakukan per faktur, baru kemudian dijumlahkan per pelanggan. Merata-ratakan umur piutang pelanggan akan menyembunyikan item tertua, padahal itulah yang Anda butuhkan.
Tidak pernah mencocokkan dengan buku besar. Total kategori harus sama dengan saldo kontrol piutang. Lewatkan pemeriksaan itu, dan laporan tersebut hanyalah hiasan.
Membuat ulang dari awal di setiap siklus. Aturannya tidak berubah setiap bulan, hanya datanya yang berubah. Pertahankan aturan tersebut dan cukup ganti data ekspornya, disiplin yang sama seperti pada laporan anggaran versus realisasi.
Kesimpulan
Tentukan tanggal umur piutang, gunakan sisa saldo, bekukan tanggal acuan, dan cocokkan totalnya dengan buku besar. Keempat hal tersebut membedakan antara laporan yang ditindaklanjuti orang dan tabel yang diperdebatkan orang.
Yang membuatnya memakan banyak biaya (waktu) adalah karena semuanya bersifat relatif terhadap hari ini, sehingga tidak pernah benar-benar selesai. Penggabungan data dan pemeriksaan akan selalu berulang di setiap siklus.
Jika di situlah waktu akhir bulan Anda habis, coba Powerdrill Bloom pada hasil ekspor faktur dan pembayaran Anda. Lihat juga panduan kami tentang mengubah laporan keuangan PDF menjadi grafik dan halaman analisis arus kas AI.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja kategori standar dalam laporan umur piutang usaha?
Sebagian besar laporan menggunakan 0–30, 31–60, 61–90, dan lebih dari 90 hari, sering kali dilengkapi dengan kolom lancar atau belum jatuh tempo. Batasan tersebut merupakan kesepakatan umum alih-alih aturan baku, jadi sebutkan batasan mana yang Anda gunakan.
Haruskah saya menghitung umur piutang dari tanggal faktur atau tanggal jatuh tempo?
Gunakan tanggal jatuh tempo jika Anda ingin mengetahui seberapa terlambat pelanggan membayar, yang biasanya menjadi tujuan penagihan. Gunakan tanggal faktur jika Anda ingin mengetahui berapa usia dokumen tersebut.
Bagaimana cara menangani pembayaran sebagian?
Tampilkan sisa saldo, bukan jumlah faktur asli, dan tempatkan saldo tersebut di satu kategori. Bekerja dengan ekstrak item terbuka (open-items) alih-alih daftar faktur akan menangani hal ini secara otomatis.
Fungsi Excel apa saja yang saya butuhkan?
TODAY atau tanggal tetap untuk tanggal acuan, dan DATEDIF untuk hari keterlambatan. IFS menetapkan label kategori, dan SUMIFS menjumlahkan total berdasarkan pelanggan dan kategori. Tidak ada satu pun dari fungsi tersebut yang rumit; bagian yang sulit adalah definisinya.
Seberapa sering laporan harus dibuat ulang?
Setidaknya sebulan sekali, dan seminggu sekali jika penagihan sedang aktif, karena setiap kategori bersifat relatif terhadap tanggal acuan. Bekukan tanggal tersebut pada setiap versi yang Anda edarkan.