Cara Membuat Dasbor KPI dari Spreadsheet (Dan Metrik Mana yang Harus Dipangkas)

Untuk membuat dashboard KPI dari spreadsheet, tentukan metrik mana yang layak mendapatkan tile sebelum Anda membangun apa pun. Berikan pemilik dan perbandingan pada setiap tile, lalu pangkas apa pun yang tidak akan ditindaklanjuti oleh siapa pun. Kemudian atur metrik yang tersisa agar angka yang paling relevan dengan keputusan berada di kiri atas. Pembuatannya hanya memakan waktu satu sore. Pemangkasannya lah yang membuatnya berguna.

Panduan ini membahas uji seleksi, berapa banyak tile yang dapat ditampung oleh dashboard, tata letak, dan persiapan spreadsheet yang mencegah sebagian besar pengerjaan ulang.

Masalah pada sebagian besar dashboard

Sebagian besar dashboard gagal karena alasan yang sama. Mereka menjawab pertanyaan "apa yang bisa kita ukur" alih-alih "apa yang akan kita lakukan terhadap hal itu."

Hasilnya sudah tidak asing lagi. Dua puluh tile, semuanya akurat secara teknis, tetapi tidak ada satu pun yang mendorong siapa pun untuk mengubah apa pun. Orang-orang memeriksanya selama seminggu, lalu berhenti. Enam bulan kemudian seseorang bertanya apakah angka-angkanya masih terhubung dengan benar, dan tidak ada yang tahu.

Solusinya bukanlah alat pembuat grafik yang lebih baik. Melainkan daftar yang lebih pendek.

Dashboard KPI bukanlah sekadar tampilan data Anda. Ini adalah jawaban tetap untuk sekumpulan kecil pertanyaan yang berulang. Jika Anda tidak dapat menyebutkan pertanyaan-pertanyaan tersebut, tata letak yang bagus pun tidak akan membantu Anda.

Uji pemangkasan: metrik mana yang layak mendapatkan tile

Uji setiap kandidat metrik dengan empat aturan ini. Sebagian besar akan gagal setidaknya pada satu aturan, dan itulah tujuannya. Lakukan ini di atas kertas, sebelum ada yang membuka alat pembuat grafik. Memutuskan saat sedang membangun adalah bagaimana dashboard dengan dua puluh tile bisa tercipta.

Setiap tile membutuhkan pemilik

Tentukan nama orang yang akan bertindak jika angka tersebut berubah. Bukan tim, melainkan individu. Metrik yang tidak dimiliki oleh siapa pun adalah metrik yang tidak akan diselidiki oleh siapa pun saat nilainya turun, menjadikannya sekadar hiasan. Tulis nama pemilik di samping metrik saat Anda masih memutuskan. Jika tidak ada nama yang cocok, itulah jawabannya.

Setiap tile membutuhkan perbandingan

Angka tanpa konteks tidak dapat dibaca. Pendapatan sebesar $840K tidak berarti apa-apa sampai Anda tahu apakah bulan lalu adalah $600K atau $1.2M. Setiap tile harus menyertakan periode sebelumnya, dan utamakan hal itu daripada target, karena target memberi tahu Anda tentang rencana alih-alih arah perkembangan.

Rasio membutuhkan penyebut yang terlihat

Tingkat konversi, win rate, dan retensi semuanya menyembunyikan ukuran sampelnya. Win rate sebesar 60% pada lima kesepakatan dan pada lima ratus kesepakatan terlihat identik pada sebuah tile, padahal memiliki arti yang sangat berbeda. Cantumkan jumlahnya di samping persentase tersebut.

Jika tidak ada yang berubah, metrik tersebut tidak perlu ada

Filter terakhir. Bayangkan jika angka tersebut memburuk 30% bulan depan. Apakah ada yang akan melakukan sesuatu? Jika jawaban jujurnya adalah tidak, singkirkan dari dashboard. Metrik tersebut bisa ditempatkan di laporan bulanan di mana rasa ingin tahu lebih diperbolehkan.

Berapa banyak tile yang harus dimiliki sebuah dashboard

Antara lima hingga sembilan untuk dashboard operasional, dan mendekati lima untuk dashboard eksekutif.

Rentang tersebut bukanlah preferensi gaya. Ini didasarkan pada seberapa lama orang benar-benar melihatnya, yang jarang sekali lebih dari beberapa detik.

Kendalanya bukanlah ruang layar. Melainkan karena orang memindai dashboard dalam beberapa detik, dan perhatian mereka terbagi. Sembilan tile masing-masing mendapatkan sekitar satu detik. Dua puluh tile akan dilewati sepenuhnya, dan pembaca akan kembali ke dua tile yang sudah mereka percayai.

Ada satu pengecualian yang layak dipertimbangkan. Satu tabel padat di bawah tile tidak masalah, karena orang membaca tabel dengan cara yang berbeda dibanding saat mereka memindai tile.

Jika Anda benar-benar membutuhkan lebih banyak, bagilah berdasarkan audiens alih-alih menjejalkannya. Satu dashboard per tim, masing-masing dengan lima hingga sembilan tile, jauh lebih baik daripada satu dashboard berisi tiga puluh tile yang tidak berguna bagi siapa pun.

Mengatur tata letak grid

Zona	Apa yang ditempatkan di sana	Mengapa
Kiri atas	Satu angka yang paling relevan dengan keputusan	Membaca selalu dimulai dari sini
Baris atas	Tiga hingga empat metrik utama dengan perbandingan	Lapisan pemindaian lima detik
Tengah	Grafik tren di balik angka-angka utama	Tempat yang dituju seseorang setelah dikejutkan oleh angka utama
Bawah	Rincian berdasarkan segmen, wilayah, atau pemilik	Lapisan diagnostik, hanya dibaca ketika ada yang tidak beres
Di mana saja	Penanda waktu pembaruan terakhir	Hal pertama yang diragukan orang adalah kebaruan data

Tampilan seluler mengubah perhitungan ini. Jika orang memeriksa ini di ponsel, aturan kiri atas menjadi aturan bagian atas kolom, dan jumlah tile akan berkurang lagi.

Jaga agar baris atas tetap satu baris. Begitu metrik utama turun ke baris kedua, hierarki yang Anda rancang tidak akan terlihat lagi.

Gunakan juga pengodean arah yang konsisten. Jika warna hijau berarti baik pada satu tile, maka warna tersebut harus berarti baik pada setiap tile. Ini termasuk tile di mana penurunan angka adalah hasil yang baik.

Mempersiapkan spreadsheet terlebih dahulu

Tiga masalah pada sumber data sering kali menyebabkan pembuatan ulang dashboard.

Tanggal yang disimpan sebagai teks. Pengelompokan waktu apa pun akan rusak tanpa peringatan. Konversikan kolom tersebut sebelum Anda membangun, dan periksa apakah tanggal paling awal dan paling lambat terlihat masuk akal.

Label kategori yang tidak konsisten. "EMEA", "emea", dan "Europe" menjadi tiga segmen dalam setiap rincian. Petakan ke dalam satu set label dan simpan file pemetaannya.

Baris ringkasan yang tercampur ke dalam baris detail. Baris total yang berada di dalam data akan melipatgandakan setiap angka yang disentuhnya. Hapus baris tersebut sebelum agregasi pertama, bukan setelah seseorang melihat angka yang dua kali lipat lebih besar.

Catat langkah-langkah pembersihan tersebut, jangan hanya dilakukan. Kuartal berikutnya, orang lain mungkin yang akan melakukan pembaruan data.

Lakukan ini sekali, simpan versi yang sudah dibersihkan, dan pembaruan bulan depan hanya berupa pertukaran file, bukan pembuatan ulang.

Cara membuat dashboard KPI dengan Powerdrill Bloom

Setelah daftar metrik ditentukan, perakitannya hanyalah bagian mekanis.

Langkah 1: Unggah spreadsheet Anda

Masukkan file Excel, CSV, atau TSV yang mendasari metrik tersebut. Beberapa file dapat dimuat bersamaan, sehingga file saat ini dan file periode sebelumnya dapat dibandingkan dalam satu proses tanpa pencarian manual. Deteksi kolom dan pembersihan berjalan saat pengunggahan, yang menangani masalah tanggal dan label di atas.

Langkah 2: Deskripsikan dashboard dalam bahasa alami

Cantumkan tile yang telah Anda tentukan. Sebagai contoh: "tampilkan pendapatan, akun baru, win rate dengan jumlah kesepakatan, dan median waktu siklus, masing-masing dibandingkan dengan bulan lalu, ditambah rincian berdasarkan wilayah." Agen akan membuat tile dan memilih jenis grafik. Minta agen untuk menghapus tile atau menambahkan segmen, dan agen tersebut akan membangunnya kembali alih-alih membuat Anda harus merestrukturisasi lembar kerja.

Langkah 3: Ekspor grafik, laporan, atau dek presentasi

Keluarkan dashboard sebagai grafik, ringkasan tertulis, atau slide untuk rapat tinjauan. Gaya Professional, Business, dan Fancy dapat diekspor ke PowerPoint atau Notion. Halaman alat visualisasi data mencakup jenis grafik yang tersedia dari pengunggahan yang sama.

Kesalahan umum

Membangun sebelum memutuskan. Memilih tile saat Anda membangun menjamin Anda hanya akan mempertahankan apa pun yang mudah dihitung.

Mencampur rentang waktu. Satu tile yang menunjukkan month-to-date di samping tile lain yang menunjukkan dua belas bulan terakhir membuat perbandingan menjadi tidak berarti. Nyatakan periode pada setiap tile.

Target tanpa riwayat. Tile di angka 62% dibandingkan dengan target 70% tidak memberi tahu Anda apa-apa tanpa angka 48% dari bulan lalu. Arah perkembangan adalah yang utama, target adalah yang kedua.

Tidak ada pemilik pada dashboard itu sendiri. Seseorang harus bertanggung jawab agar keseluruhan dashboard tetap akurat dalam enam bulan ke depan. Tanpa itu, keakuratan data akan menurun secara perlahan tanpa disadari.

Membiarkan alat memilih grafik. Jenis grafik default menjawab kenyamanan alat tersebut, bukan pertanyaan pembaca. Pilihlah bentuk grafik secara sengaja.

Menganggapnya sudah selesai. Tinjau daftar tile setiap kuartal. Metrik yang penting selama satu periode kampanye sering kali tidak lagi penting setelahnya, dan tidak ada yang menghapusnya.

Ringkasan singkat

Dashboard KPI adalah masalah pemilihan terlebih dahulu dan masalah tata letak kemudian. Berikan pemilik dan perbandingan pada setiap tile, tunjukkan penyebut di samping rasio, dan pangkas apa pun yang tidak akan ditindaklanjuti oleh siapa pun. Lima hingga sembilan tile, yang paling penting di kiri atas, dan penanda waktu pembaruan terakhir yang terlihat.

Jika spreadsheet sumber perlu dibersihkan sebelum semua itu bisa berjalan, melakukan keduanya dalam satu proses akan lebih cepat. Coba Powerdrill Bloom gratis — unggah file, sebutkan tile yang Anda inginkan, dan ekspor hasilnya ke dek presentasi. Lihat juga cara membuat dashboard penjualan interaktif dari CSV dan apa itu dashboard data.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa banyak KPI yang harus dimiliki sebuah dashboard?

Lima hingga sembilan untuk dashboard tim operasional, dan mendekati lima untuk tampilan eksekutif. Orang memindai dalam hitungan detik, sehingga perhatian terbagi di antara berbagai tile. Jika Anda membutuhkan cakupan yang lebih luas, bagilah berdasarkan audiens alih-alih menambahkan baris.

Apa yang membuat sebuah KPI dinilai baik?

KPI yang baik memiliki pemilik yang jelas, periode perbandingan, penyebut yang terlihat jika berupa rasio, dan keputusan yang menyertainya. Jika tidak ada yang berubah saat angka tersebut bergerak, itu adalah metrik yang layak dilacak tetapi tidak layak mendapatkan tile.

Apakah saya bisa membuat dashboard KPI dari Excel?

Ya. Bersihkan tanggal, satukan label kategori, dan hapus baris ringkasan terlebih dahulu, lalu lakukan agregasi dan buat grafik. Biaya berulang adalah pembuatan ulang bulanan, yang merupakan bagian yang layak diotomatisasi setelah daftar tile tidak lagi berubah.

Apa perbedaan antara dashboard dan laporan?

Dashboard menjawab sekumpulan pertanyaan tetap secara terus-menerus, dan dibaca dalam hitungan detik. Laporan menjawab satu pertanyaan pada satu waktu tertentu, lengkap dengan penjelasannya. Sebagian besar tim membutuhkan keduanya, dan mencampuradukkan keduanya akan menghasilkan dashboard yang tidak dibaca oleh siapa pun.

Seberapa sering dashboard KPI harus diperbarui?

Sesuaikan pembaruan dengan siklus keputusan, bukan dengan apa yang secara teknis memungkinkan. Metrik yang ditinjau bulanan tidak akan mendapat manfaat dari pembaruan setiap jam, dan pembaruan yang terlalu sering pada angka yang lambat berubah sebagian besar hanya akan menghasilkan gangguan (noise).