व्यय रिपोर्ट कैसे बनाएं: संपूर्ण गाइड

अधिकांश एक्सपेंस रिपोर्ट उस सप्ताह लिखी जाती हैं जब वे जमा करनी होती हैं, न कि उस सप्ताह जब पैसे खर्च किए गए थे। यही एक आदत आगे आने वाली लगभग हर समस्या की जड़ है। खोई हुई रसीद, होटल का बिल जिसे किसी ने सही तरीके से नहीं बांटा, "क्लाइंट डिनर" लिखा हुआ लाइन आइटम जिसमें किसी क्लाइंट का नाम न हो: यह सब वहीं से शुरू होता है।

इसका समाधान कोई बेहतर टेम्पलेट नहीं है। इसका समाधान यह समझना है कि एक एक्सपेंस रिकॉर्ड को क्या साबित करना है, और फिर रिपोर्ट को इस तरह तैयार करना है कि वह इसे साबित कर सके।

यह गाइड बताती है कि एक्सपेंस रिपोर्ट में क्या होना चाहिए और IRS किसे एक पर्याप्त रिकॉर्ड मानता है। यह यह भी दिखाती है कि आपके पास पहले से मौजूद रसीदों से रिपोर्ट कैसे तैयार करें, और उस बिल को कैसे संभालें जिसमें तीन श्रेणियां एक ही चार्ज में मिली हुई हों।

एक्सपेंस रिपोर्ट क्या होती है

एक एक्सपेंस रिपोर्ट उन व्यावसायिक खर्चों की सूची होती है जिनका भुगतान किसी ने व्यक्तिगत रूप से किया है, और इसके साथ सबूत जुड़े होते हैं। इसका उद्देश्य नियोक्ता को उनकी प्रतिपूर्ति करने देना या व्यवसाय को उन्हें टैक्स में कटौती के रूप में दिखाने की अनुमति देना है।

यह एक साथ दो दर्शकों की ज़रूरतें पूरी करती है, और इसीलिए यह दिखने में जितनी आसान लगती है, उससे कहीं अधिक कठिन है। आपकी फाइनेंस टीम इसे यह तय करने के लिए पढ़ती है कि आपको भुगतान करना है या नहीं। एक टैक्स अथॉरिटी, यदि वह कभी इसे देखती है, तो यह तय करने के लिए पढ़ती है कि क्या खर्च वास्तव में व्यावसायिक था। दूसरा पाठक अधिक मांग करने वाला होता है, और उस पाठक को ध्यान में रखकर लिखने से दोनों संतुष्ट हो जाते हैं।

यह दस्तावेज़ आमतौर पर एक तालिका होता है। प्रति खर्च एक पंक्ति, उस खर्च के तथ्यों के लिए कॉलम, संलग्न या संदर्भित रसीदें, और एक कुल योग।

एक्सपेंस रिपोर्ट में क्या होना चाहिए

आप चाहे किसी भी टेम्पलेट का उपयोग करें, एक पूरी पंक्ति प्रत्येक खर्च के बारे में पांच सवालों के जवाब देती है।

• तारीख — जब खर्च किया गया था, न कि जब आप फाइल कर रहे हैं
• राशि — सटीक आंकड़ा, भुगतान की गई मुद्रा में
• श्रेणी — यात्रा, भोजन, आवास, परिवहन, आपूर्ति, इत्यादि
• व्यावसायिक उद्देश्य — यह खर्च क्यों हुआ, एक ऐसे वाक्य में जिसे कोई अजनबी भी समझ सके
• व्यावसायिक संबंध — भोजन और मनोरंजन के लिए, कौन उपस्थित था और व्यवसाय के साथ उनका क्या संबंध है

पंक्तियों के अलावा, रिपोर्ट में कर्मचारी का नाम, कवर की गई अवधि और कुल योग होना आवश्यक है। इसमें पहले से भुगतान की गई कोई भी अग्रिम राशि या कंपनी-कार्ड की राशि भी होनी चाहिए, ताकि शुद्ध प्रतिपूर्ति स्पष्ट रहे।

व्यावसायिक उद्देश्य वाला कॉलम वह है जिसे लोग सबसे अंत में और सबसे खराब तरीके से भरते हैं। "लंच" कोई उद्देश्य नहीं है। "Q3 ऑर्डर वॉल्यूम की समीक्षा करने के लिए क्षेत्रीय वितरक के साथ लंच" एक उद्देश्य है।

इसका परीक्षण सरल है। इस लाइन को ऐसे पढ़ें जैसे कि आपको यात्रा के बारे में कुछ याद न हो। यदि यह यह नहीं समझाता है कि कंपनी को यह खर्च क्यों उठाना चाहिए, तो यह अधूरा है। इस मानक को अपनाने में प्रति पंक्ति लगभग दस अतिरिक्त शब्द लगते हैं और यह लगभग हर बाद के सवाल को समाप्त कर देता है।

IRS किसे एक पर्याप्त रिकॉर्ड मानता है

यदि आप संयुक्त राज्य अमेरिका में व्यावसायिक खर्चों की रिपोर्ट कर रहे हैं, तो IRS Publication 463 यह निर्धारित करता है कि किस प्रमाण की अपेक्षा की जाती है। इसकी वास्तविक भाषा को पढ़ना सार्थक है, क्योंकि यह एक मामले में अधिकांश लोगों की धारणा से अधिक उदार है और दूसरे मामले में अधिक सख्त है।

लिखित रिकॉर्ड, जिसमें डिजिटल रिकॉर्ड भी शामिल हैं। प्रकाशन में कहा गया है कि "इसे पर्याप्त माने जाने के लिए आपको आम तौर पर एक लिखित रिकॉर्ड तैयार करना होगा।" यह इसका कारण बताता है: "लिखित साक्ष्य अकेले मौखिक साक्ष्य की तुलना में अधिक विश्वसनीय होते हैं।"

इसके बाद यह वह पंक्ति जोड़ता है जो सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए महत्वपूर्ण है। "यदि आप कंप्यूटर पर रिकॉर्ड तैयार करते हैं, तो इसे एक पर्याप्त रिकॉर्ड माना जाता है।"

दस्तावेजी साक्ष्य। आपके अपने रिकॉर्ड से अलग, Publication 463 कहता है "आपके खर्चों का समर्थन करने के लिए आपके पास आम तौर पर रसीदें, रद्द किए गए चेक या बिल जैसे दस्तावेजी साक्ष्य होने चाहिए।" इसलिए रिपोर्ट और रसीदें दो अलग-अलग आवश्यकताएं हैं, एक नहीं।

समयबद्धता। यह वह आवश्यकता है जिसमें अधिकांश रिपोर्टें विफल हो जाती हैं। निर्देश यह है कि "खर्च या उपयोग के समय या उसके आस-पास खर्च या व्यावसायिक उपयोग के तत्वों को रिकॉर्ड करें।" इसका कारण इस प्रकार है: "समय पर रखे गए रिकॉर्ड का मूल्य बाद में तैयार किए गए विवरण की तुलना में अधिक होता है जब आम तौर पर सटीक रूप से याद रखने की कमी होती है।"

"समय पर" को किस प्रकार समझा जाए, इसमें उपयोगी छूट दी गई है। साप्ताहिक रूप से बनाए रखा जाने वाला लॉग "जो सप्ताह के दौरान उपयोग का हिसाब रखता है", प्रकाशन के शब्दों में, "समय पर रखा गया रिकॉर्ड माना जाता है।" साप्ताहिक होना पर्याप्त है। त्रैमासिक रूप से दोबारा तैयार करना ही समस्या का कारण बनता है।

शुरू करने से पहले आपको क्या चाहिए

टेम्पलेट खोलने से पहले इन्हें एकत्र कर लें। याददाश्त के आधार पर तैयार की गई एक्सपेंस रिपोर्ट वैसी ही होती है जिसे Publication 463 सटीक रूप से याद रखने की कमी से पीड़ित बताता है।

उस अवधि की प्रत्येक रसीद, चाहे डिजिटल हो या कागजी। उसी अवधि का आपका कार्ड स्टेटमेंट, जिससे आप उन खर्चों का पता लगाते हैं जिनकी रसीदें गायब हो गई हैं। आपका कैलेंडर, जो भोजन के लिए व्यावसायिक उद्देश्य और उपस्थित लोगों के नाम प्रदान करता है। पहले से प्राप्त कोई भी दैनिक भत्ता या अग्रिम राशि। और सीमाओं और श्रेणियों पर आपके नियोक्ता की नीति, क्योंकि नियमों का पालन करने वाली रिपोर्ट भी यदि आंतरिक नीति का उल्लंघन करती है, तो उसे वापस कर दिया जाता है।

एक और चीज़ खुली रखना फायदेमंद है: पिछली अवधि की रिपोर्ट। आवर्ती खर्चों के बार-बार होने की प्रवृत्ति होती है, और पिछले महीने की श्रेणियां और उद्देश्य इस महीने के लिए एक विश्वसनीय टेम्पलेट हैं। यह ऐसी किसी भी चीज़ को भी सामने लाता है जो चुपचाप दिखना बंद हो गई है, जो कभी-कभी एक रद्द की गई सदस्यता होती है जिस पर किसी ने ध्यान नहीं दिया।

AI के साथ एक्सपेंस रिपोर्ट कैसे बनाएं

एक्सपेंस रिपोर्ट का धीमा हिस्सा अंकगणित नहीं है। यह पांच प्रारूपों में तीस रसीदों को पढ़ना और प्रत्येक से समान चार तथ्यों को निकालना है।

यही वह निष्कर्षण है जहां एक AI वर्कस्पेस अपनी उपयोगिता साबित करता है।

चरण 1: रसीदें और कार्ड स्टेटमेंट एक साथ अपलोड करें

Open Powerdrill Bloom खोलें और रिपोर्टिंग अवधि के लिए एक वर्कस्पेस बनाएं। रसीद की छवियां और PDF, CSV या Excel एक्सपोर्ट के रूप में कार्ड स्टेटमेंट, और यदि आपके पास कोई मौजूदा एक्सपेंस टेम्पलेट है, तो उसे अपलोड करें।

रसीदों के साथ स्टेटमेंट अपलोड करना वह चरण है जिसे लोग छोड़ देते हैं, और यही वह चरण है जो छूटी हुई चीज़ों को पकड़ता है। स्टेटमेंट आपके द्वारा खर्च की गई राशि की एक पूरी सूची है; रसीदें उस चीज़ की एक अधूरी सूची हैं जिसे आप साबित कर सकते हैं। दोनों को एक ही स्थान पर रखने से "क्या मुझसे कुछ छूट गया?" एक ऐसा प्रश्न बन जाता है जिसका उत्तर दिया जा सकता है।

चरण 2: आपको जिस रिपोर्ट की आवश्यकता है उसका वर्णन करें

प्राकृतिक भाषा में तालिका के लिए कहें और अपने कॉलमों के नाम दें — तारीख, राशि, श्रेणी, व्यावसायिक उद्देश्य, और जहां प्रासंगिक हो वहां उपस्थित लोग।

दो निर्देश जोड़ें जो अधिकांश काम कर देते हैं। पहला, बिना किसी मिलान वाली रसीद के किसी भी स्टेटमेंट लाइन को फ़्लैग करने के लिए कहें। दूसरा, किसी भी ऐसी रसीद को जिसमें श्रेणियां मिली हुई हों, एक ही श्रेणी में डालने के बजाय अलग से सूचीबद्ध करने के लिए कहें। भोजन सहित होटल का बिल इसका सामान्य उदाहरण है।

यदि आपका नियोक्ता निश्चित श्रेणी नामों का उपयोग करता है, तो उन्हें उसी निर्देश में सूचीबद्ध करें। फाइनेंस सिस्टम के ड्रॉपडाउन से मेल खाने वाली श्रेणियां संपादन के एक पूरे दौर को बचाती हैं।

चरण 3: उद्देश्य भरें और एक्सपोर्ट करें

व्यावसायिक उद्देश्य ही एकमात्र ऐसा फ़ील्ड है जिसे आपको स्वयं प्रदान करना होता है, क्योंकि यह रसीद के बजाय आपकी याददाश्त में होता है। फ़्लैग की गई पंक्तियों पर नीचे की ओर काम करें और अपने कैलेंडर से नाम और कारण लेते हुए प्रत्येक के लिए इसे लिखें।

फिर अपनी अपेक्षित प्रतिपूर्ति के विरुद्ध कुल योग की जांच करें, किसी भी अग्रिम राशि को घटाएं, और Excel में या दस्तावेज़ के रूप में एक्सपोर्ट करें। प्रत्येक आंकड़ा उस रसीद से जुड़ा होता है जिससे वह आया है, जो किसी के पूछने पर रिपोर्ट को विश्वसनीय बनाता है।

Excel या Google Sheets में इसे कैसे बनाएं

एक छोटी यात्रा के लिए, स्प्रेडशीट पूरी तरह से उचित है।

तारीख, श्रेणी, विवरण, व्यावसायिक उद्देश्य, राशि, भुगतान विधि और रसीद संदर्भ के लिए कॉलम सेट करें। रसीद संदर्भ कॉलम वह है जिसे अधिकांश टेम्पलेट छोड़ देते हैं। यह एक साधारण संख्या या फ़ाइल नाम है जो प्रत्येक पंक्ति को उसके प्रमाण से जोड़ता है। इसके बाद किसी को यह अनुमान लगाने की आवश्यकता नहीं होती है कि चालीस छवियों में से कौन सी छवि पंक्ति बारह की है।

खर्चों को श्रेणी के बजाय कालानुक्रमिक रूप से दर्ज करें। कालानुक्रमिक क्रम आपके कार्ड स्टेटमेंट से मेल खाता है, जिससे मिलान करना खोज के बजाय एक सीधा मुकाबला बन जाता है।

कुल योग के ऊपर प्रति श्रेणी एक उप-योग जोड़ें। फाइनेंस टीमें सबसे पहले श्रेणी के उप-योग पढ़ती हैं, और उन्हें प्रदान करने से बार-बार होने वाली पूछताछ से बचा जा सकता है।

रसीदों को उस अवधि के नाम वाले एक ही फ़ोल्डर में रखें, जिसके फ़ाइल नाम आपके संदर्भ कॉलम से मेल खाते हों। रिपोर्ट और प्रमाण एक साल बाद भी एक साथ मिलने योग्य होने चाहिए।

क्या आपकी कंपनी उस मुद्रा से भिन्न मुद्रा में प्रतिपूर्ति करती है जिसमें आपने भुगतान किया था? मूल राशि और आपके द्वारा उपयोग की गई दर के लिए एक कॉलम जोड़ें। बिना बताए कनवर्ट करने से पंक्ति की रसीद से जांच करना असंभव हो जाता है। यह पहली चीज़ भी है जिस पर एक सतर्क समीक्षक सवाल उठाएगा।

श्रेणियों को मिलाने वाले बिल को कैसे विभाजित करें

एक होटल का इनवॉइस जिसमें रात का खाना शामिल है, इसका सबसे आम उदाहरण है, और Publication 463 इसे सीधे संबोधित करता है।

प्रकाशन में एक ऐसे खर्च को शामिल किया गया है जिसमें भोजन, मनोरंजन और अन्य सेवाएं जैसे आवास या परिवहन शामिल हैं। उस स्थिति में आपको उन श्रेणियों के बीच "उस खर्च को आवंटित करना होगा।"

विभाजन के लिए यह जो मानक निर्धारित करता है वह यह है कि "इस आवंटन को करने के लिए आपके पास एक उचित आधार होना चाहिए।" यह भोजन सहित होटल के मामले को अपने उदाहरण के रूप में देता है।

व्यावहारिक रूप से, इसका अर्थ है इनवॉइस के अपने लाइन आइटम का उपयोग करना जहां वे मौजूद हैं। एक होटल फोलियो आमतौर पर कमरे, टैक्स और रेस्तरां के शुल्कों को अलग-अलग दिखाता है, और वे लाइनें आपका उचित आधार हैं। जहां इनवॉइस में एक ही संख्या दी गई हो, वहां नोट करें कि आप विभाजन तक कैसे पहुंचे। एक मेनू मूल्य या प्रकाशित प्रति-रात की दर काम करती है, और नोट रसीद के साथ रहना चाहिए।

जिस गलती से बचना है वह है पूरे बिल को उस श्रेणी में डाल देना जिसे स्वीकृत कराना सबसे आसान हो।

यह कैसे सुनिश्चित करें कि एक्सपेंस रिपोर्ट सटीक हैं

चार जांचें अधिकांश त्रुटियों को पकड़ लेती हैं, और इनमें लगभग दस मिनट लगते हैं.

याददाश्त के बजाय स्टेटमेंट से मिलान करें। उस अवधि के लिए कार्ड स्टेटमेंट की प्रत्येक लाइन या तो रिपोर्ट में दिखाई देनी चाहिए या व्यक्तिगत के रूप में पहचानी जानी चाहिए। केवल रसीदों के आधार पर काम करने से चूक होना तय है, क्योंकि खोई हुई रसीद खर्च को पूरी तरह से नजरों से ओझल कर देती है।

कैलेंडर से तारीखों की जांच करें। जिस दिन आप यात्रा नहीं कर रहे थे, उस दिन की तारीख वाला भोजन या तो गलत तारीख है या गलत खर्च। दोनों को किसी और के ढूंढने से पहले ढूंढ लेना बेहतर है।

उद्देश्य वाले कॉलम को एक अजनबी की तरह पढ़ें। यदि कोई लाइन किसी ऐसे व्यक्ति को खुद स्पष्ट नहीं करती है जो वहां नहीं था, तो यह एक सवाल खड़ा करेगी। बाद में किसी ईमेल का उत्तर देने के बजाय इसे अभी दोबारा लिख लें।

अपनी अपेक्षित प्रतिपूर्ति के विरुद्ध अंकगणित की पुष्टि करें। यदि कुल योग आपको आश्चर्यचकित करता है, तो कुछ दोहरा गिना गया है या कोई अग्रिम राशि घटाई नहीं गई है।

सामान्य गलतियाँ

देर से फाइल करना और दोबारा तैयार करना। Publication 463 स्पष्ट रूप से कहता है कि समय पर रखे गए रिकॉर्ड का मूल्य बाद में तैयार किए गए रिकॉर्ड से अधिक होता है। साप्ताहिक लॉगिंग मानक को पूरा करती है और दोबारा तैयार करने की समस्या को पूरी तरह से समाप्त कर देती है।

रसीद को ही पूरा रिकॉर्ड मानना। रसीद दस्तावेजी साक्ष्य है। तारीख, राशि, उद्देश्य और उपस्थित लोगों का आपका अपना रिकॉर्ड एक अलग आवश्यकता है।

अस्पष्ट व्यावसायिक उद्देश्य। "टीम मीटिंग" किसी जांच में टिक नहीं पाती। लोगों और विषय का नाम बताएं।

मिश्रित बिलों को एक ही श्रेणी में डालना। भोजन सहित होटल के बिल को एक उचित आधार पर आवंटित किया जाना चाहिए, और इनवॉइस के अपने लाइन आइटम आमतौर पर एक आधार प्रदान करते हैं।

रिपोर्ट और रसीद के बीच की कड़ी को खोना। रसीद संदर्भ कॉलम को बनाए रखने में कुछ खर्च नहीं होता और यह ऑडिट के दौरान आपकी पूरी दोपहर बचा सकता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

एक्सपेंस रिपोर्ट क्या है? यह एक दस्तावेज़ है जो किसी व्यक्ति द्वारा व्यक्तिगत रूप से भुगतान किए गए व्यावसायिक खर्चों को सूचीबद्ध करता है, जिसमें प्रत्येक के लिए तारीख, राशि, श्रेणी और व्यावसायिक उद्देश्य होता है। रसीदें प्रविष्टियों का समर्थन करती हैं, ताकि एक नियोक्ता उनकी प्रतिपूर्ति कर सके या एक व्यवसाय कटौती को प्रमाणित कर सके।

एक्सपेंस रिकॉर्ड के लिए IRS को क्या आवश्यकताएं हैं? IRS Publication 463 प्रत्येक खर्च का एक लिखित रिकॉर्ड रखने का वर्णन करता है, जो रसीदें, रद्द किए गए चेक या बिल जैसे दस्तावेजी साक्ष्य द्वारा अलग से समर्थित हो। यह यह भी बताता है कि कंप्यूटर पर तैयार किए गए रिकॉर्ड को एक पर्याप्त रिकॉर्ड माना जाता है।

मुझे कितनी जल्दी खर्च रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है? Publication 463 खर्च के तत्वों को उसके होने के समय या उसके आस-पास रिकॉर्ड करने की सलाह देता है। यह यह भी नोट करता है कि सप्ताह के दौरान उपयोग का हिसाब रखने वाले साप्ताहिक लॉग को समय पर रखा गया रिकॉर्ड माना जाता है।

मैं भोजन सहित होटल के बिल को कैसे संभालूं? Publication 463 कहता है कि आपको भोजन और अन्य सेवाओं के बीच खर्च को आवंटित करना होगा, और आवंटन के लिए आपके पास एक उचित आधार होना चाहिए। इनवॉइस की अपनी मदवार लाइनें आमतौर पर वह आधार होती हैं।

क्या एक्सपेंस रिपोर्ट के लिए प्रत्येक आइटम की रसीद की आवश्यकता होती है? Publication 463 बताता है कि दस्तावेजी साक्ष्य आम तौर पर आवश्यक होते हैं, और विशिष्ट अपवादों को सूचीबद्ध करता है, जिसमें एक जवाबदेह योजना के तहत हिसाब किए गए कुछ दैनिक भत्ते की व्यवस्था शामिल है। नियोक्ता की नीति टैक्स नियम से अधिक सख्त हो सकती है।

निष्कर्ष

एक एक्सपेंस रिपोर्ट एक प्रमाण दस्तावेज़ है जो संयोग से एक स्प्रेडशीट जैसा दिखता है। जिन पंक्तियों के कारण समस्याएँ होती हैं वे कभी भी साफ रसीद और स्पष्ट उद्देश्य वाली नहीं होती हैं। वे दोबारा तैयार की गई, अस्पष्ट और मिश्रित बिल वाली पंक्तियाँ होती हैं जिन्हें किसी ने एक ही श्रेणी में समेट दिया हो।

जैसे-जैसे आप खर्च करें वैसे-वैसे रिकॉर्ड करें, प्रत्येक पंक्ति के बगल में रसीद संदर्भ रखें, और मिश्रित इनवॉइस को ऐसे आधार पर विभाजित करें जिसे आप समझा सकें। यही अधिकांश काम है।

क्या रसीदों के एक फ़ोल्डर और एक कार्ड स्टेटमेंट को एक मिलान की गई तालिका में बदलना सबसे धीमा हिस्सा है? Try Powerdrill Bloom free और दोनों को एक साथ अपलोड करें।

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स्रोत: IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses. यह लेख सामान्य जानकारी है, टैक्स सलाह नहीं।