स्प्रेडशीट से KPI डैशबोर्ड कैसे बनाएं (और किन मेट्रिक्स को हटाना है)

स्प्रेडशीट से एक KPI डैशबोर्ड बनाने के लिए, कुछ भी बनाने से पहले यह तय करें कि किन मैट्रिक्स को टाइल में जगह मिलनी चाहिए। हर टाइल को एक ओनर और एक तुलनात्मक आधार दें, फिर ऐसी हर चीज़ को हटा दें जिस पर कोई कार्रवाई नहीं की जानी है। इसके बाद, बची हुई टाइल्स को इस तरह व्यवस्थित करें कि निर्णय लेने के लिए सबसे महत्वपूर्ण संख्या सबसे ऊपर बाईं ओर दिखाई दे। इसे बनाने में सिर्फ एक दोपहर का समय लगता है। लेकिन इसकी असली उपयोगिता इसकी छंटनी करने में ही है।

यह गाइड चयन परीक्षण (selection test), एक डैशबोर्ड में कितनी टाइल्स होनी चाहिए, लेआउट, और स्प्रेडशीट की उस तैयारी के बारे में है जो दोबारा काम करने की अधिकांश झंझट को बचाती है।

अधिकांश डैशबोर्ड के साथ समस्या

अधिकांश डैशबोर्ड एक ही वजह से असफल होते हैं। वे "हम क्या माप सकते हैं" के बजाय "हम इसके बारे में क्या करेंगे" सवाल का जवाब देते हैं।

इसका परिणाम जाना-पहचाना है। बीस टाइल्स, सभी तकनीकी रूप से सही, लेकिन उनमें से कोई भी किसी को कुछ भी बदलने के लिए प्रेरित नहीं करती। लोग एक हफ्ते तक इसे देखते हैं, फिर बंद कर देते हैं। छह महीने बाद कोई पूछता है कि क्या ये संख्याएं अभी भी सही ढंग से जुड़ी हुई हैं, और किसी को पता नहीं होता।

इसका समाधान कोई बेहतर चार्टिंग टूल नहीं है। बल्कि एक छोटी सूची है।

एक KPI डैशबोर्ड आपके डेटा का केवल एक प्रदर्शन नहीं है। यह बार-बार पूछे जाने वाले कुछ सवालों का एक स्थायी जवाब है। यदि आप उन सवालों को नहीं पहचान सकते, तो लेआउट भी आपकी मदद नहीं कर पाएगा।

कट टेस्ट (The cut test): किन मैट्रिक्स को टाइल में जगह मिलनी चाहिए

हर संभावित मीट्रिक को इन चार नियमों से गुजारें। अधिकांश कम से कम एक में असफल हो जाएंगे, और यही इसका उद्देश्य है। किसी के भी चार्टिंग टूल खोलने से पहले, इसे कागज पर करें। बनाते समय निर्णय लेने से ही बीस-टाइल वाले डैशबोर्ड बन जाते हैं।

हर टाइल के लिए एक ओनर होना ज़रूरी है

उस व्यक्ति का नाम तय करें जो संख्या बदलने पर कार्रवाई करेगा। टीम का नहीं, बल्कि उस व्यक्ति का। जिस मीट्रिक का कोई ओनर नहीं होता, उसके गिरने पर कोई भी उसकी जांच नहीं करेगा, जिससे वह केवल सजावट की चीज़ बनकर रह जाता है। जब आप निर्णय ले रहे हों, तभी मीट्रिक के बगल में ओनर का नाम लिख लें। यदि किसी का नाम फिट नहीं बैठता है, तो यही आपका जवाब है।

हर टाइल के लिए एक तुलना होना ज़रूरी है

केवल एक संख्या को समझना मुश्किल होता है। $840K का रेवेन्यू तब तक कोई मायने नहीं रखता जब तक आपको यह न पता हो कि पिछले महीने यह $600K था या $1.2M। हर टाइल में पिछली अवधि (prior period) का डेटा होना चाहिए, और इसे किसी लक्ष्य (target) की तुलना में अधिक प्राथमिकता दें, क्योंकि लक्ष्य आपको दिशा के बजाय केवल योजना के बारे में बताता है।

अनुपातों (Ratios) के हर (Denominators) दिखने चाहिए

कनवर्टर रेट, विन रेट और रिटेंशन, ये सभी अपने सैंपल साइज को छुपाते हैं। पांच डील्स पर 60% विन रेट और पांच सौ डील्स पर 60% विन रेट एक टाइल पर बिल्कुल एक जैसे दिखते हैं, लेकिन इनके मायने पूरी तरह से अलग होते हैं। दर (rate) के बगल में संख्या (count) भी लिखें।

यदि कुछ नहीं बदलता, तो इसकी कोई ज़रूरत नहीं है

अंतिम फ़िल्टर। कल्पना कीजिए कि अगले महीने यह संख्या 30% खराब हो जाती है। क्या कोई कुछ करेगा? यदि ईमानदारी से इसका जवाब 'नहीं' है, तो इसे डैशबोर्ड से हटा दें। यह किसी मासिक रिपोर्ट में रह सकता है जहां केवल जिज्ञासा की अनुमति होती है।

एक डैशबोर्ड में कितनी टाइल्स होनी चाहिए

एक वर्किंग डैशबोर्ड के लिए पांच से नौ के बीच, और एक एग्जीक्यूटिव डैशबोर्ड के लिए पांच के करीब।

यह सीमा कोई स्टाइल प्राथमिकता नहीं है। यह इस बात से तय होती है कि लोग वास्तव में कितनी देर तक डैशबोर्ड को देखते हैं, जो शायद ही कभी कुछ सेकंड से अधिक होता है।

सीमा स्क्रीन स्पेस की नहीं है। बात यह है कि लोग कुछ ही सेकंड में डैशबोर्ड को स्कैन करते हैं, और उनका ध्यान बंट जाता है। नौ टाइल्स को लगभग एक-एक सेकंड मिलता है। बीस टाइल्स को पूरी तरह से छोड़ दिया जाता है, और पाठक वापस उन्हीं दो टाइल्स पर आ जाता है जिन पर वे पहले से भरोसा करते थे।

एक अपवाद की अनुमति दी जा सकती है। टाइल्स के नीचे एक विस्तृत टेबल (dense table) होना ठीक है, क्योंकि लोग टेबल को उस तरह नहीं पढ़ते जैसे वे टाइल्स को स्कैन करते हैं।

यदि आपको वास्तव में अधिक की आवश्यकता है, तो सब कुछ एक ही जगह ठूंसने के बजाय दर्शकों (audience) के आधार पर इसे विभाजित करें। हर टीम के लिए एक डैशबोर्ड, जिसमें प्रत्येक के पास अपनी पांच से नौ टाइल्स हों, उस एक डैशबोर्ड से कहीं बेहतर है जिसमें तीस टाइल्स हों और जो किसी के काम न आए।

ग्रिड को व्यवस्थित करना

ज़ोन	वहां क्या होना चाहिए	क्यों
सबसे ऊपर बाईं ओर	निर्णय लेने के लिए सबसे महत्वपूर्ण एकमात्र संख्या	पढ़ना हमेशा यहीं से शुरू होता है
सबसे ऊपर की पंक्ति	तुलना के साथ तीन से चार मुख्य (headline) मैट्रिक्स	पांच सेकंड में स्कैन करने वाली लेयर
बीच में	मुख्य संख्याओं के पीछे के ट्रेंड चार्ट	मुख्य संख्या से हैरान होने के बाद कोई व्यक्ति जहां जाता है
सबसे नीचे	सेगमेंट, क्षेत्र (region) या ओनर के अनुसार ब्रेकडाउन	डायग्नोस्टिक लेयर, केवल तभी पढ़ी जाती है जब कुछ गड़बड़ हो
कहीं भी	आखिरी बार अपडेट होने का समय (timestamp)	सबसे पहली चीज़ जिस पर लोग अविश्वास करते हैं, वह है डेटा का नया होना

मोबाइल इस गणित को बदल देता है। यदि लोग इसे फोन पर देखते हैं, तो सबसे ऊपर बाईं ओर (top-left) का नियम कॉलम के सबसे ऊपर (top-of-column) का नियम बन जाता है, और टाइल्स की संख्या फिर से कम हो जाती है।

सबसे ऊपर की पंक्ति को केवल एक ही पंक्ति में रखें। जैसे ही मुख्य मैट्रिक्स दूसरी पंक्ति में जाते हैं, आपके द्वारा डिज़ाइन किया गया पदानुक्रम (hierarchy) दिखना बंद हो जाता है।

दिशा को दर्शाने वाले रंगों (direction coding) का भी लगातार एक जैसा उपयोग करें। यदि एक टाइल पर हरे रंग का मतलब अच्छा है, तो हर टाइल पर इसका मतलब अच्छा ही होना चाहिए। इसमें वे टाइल्स भी शामिल हैं जहां संख्या का गिरना एक अच्छा परिणाम होता है।

सबसे पहले स्प्रेडशीट तैयार करना

सोर्स डेटा में तीन समस्याएं अधिकांश डैशबोर्ड को दोबारा बनाने का कारण बनती हैं.

टेक्स्ट के रूप में सेव की गई तारीखें (Dates)। इससे समय के आधार पर ग्रुपिंग (time grouping) बिना किसी चेतावनी के खराब हो जाती है। बनाने से पहले कॉलम को बदलें, और जांचें कि सबसे शुरुआती और सबसे आखिरी तारीखें सही लग रही हैं या नहीं।

असंगत कैटेगरी लेबल। "EMEA", "emea", और "Europe" हर ब्रेकडाउन में तीन अलग-अलग सेगमेंट बन जाते हैं। उन्हें एक सेट में मैप करें और मैपिंग फ़ाइल को संभाल कर रखें।

डिटेल पंक्तियों में मिली हुई समरी (Summary) पंक्तियां। डेटा के अंदर मौजूद कुल (total) की पंक्ति उससे जुड़ी हर संख्या को दोगुना कर देती है। पहले एग्रीगेशन (aggregation) से पहले ही उन्हें हटा दें, न कि तब जब कोई यह देखे कि कोई संख्या दोगुनी बड़ी दिख रही है।

डेटा साफ करने (cleaning) के चरणों को केवल करने के बजाय कहीं लिख कर रखें। अगली तिमाही में, कोई और इसे रिफ्रेश करेगा।

इसे एक बार करें, साफ किए गए वर्शन को सेव करें, और अगले महीने का रिफ्रेश केवल एक फाइल बदलने जैसा आसान हो जाएगा, न कि दोबारा बनाने जैसा।

Powerdrill Bloom के साथ KPI डैशबोर्ड कैसे बनाएं

एक बार मैट्रिक्स की सूची तय हो जाने के बाद, इसे असेंबल करना केवल एक तकनीकी काम रह जाता है।

स्टेप 1: अपनी स्प्रेडशीट अपलोड करें

मैट्रिक्स के पीछे की Excel, CSV, या TSV फ़ाइल को अपलोड करें। एक साथ कई फ़ाइलें लोड हो सकती हैं, इसलिए वर्तमान फ़ाइल और पिछली अवधि की फ़ाइल की तुलना बिना किसी मैन्युअल खोज के एक ही बार में की जा सकती है। अपलोड करने पर कॉलम डिटेक्शन और क्लीनअप अपने आप चल जाते हैं, जो ऊपर बताई गई तारीख और लेबल की समस्याओं को ठीक कर देते हैं।

स्टेप 2: प्राकृतिक भाषा (natural language) में डैशबोर्ड का वर्णन करें

आपके द्वारा तय की गई टाइल्स की सूची बनाएं। उदाहरण के लिए: "पिछले महीने की तुलना में रेवेन्यू, नए अकाउंट्स, डील काउंट के साथ विन रेट, और मीडियन साइकिल टाइम दिखाएं, साथ ही क्षेत्र (region) के अनुसार ब्रेकडाउन भी दिखाएं।" एजेंट टाइल्स बनाता है और चार्ट के प्रकार चुनता है। इसे किसी टाइल को हटाने या सेगमेंट जोड़ने के लिए कहें और यह शीट को पुनर्गठित करने के बजाय इसे फिर से बना देता है।

स्टेप 3: चार्ट, रिपोर्ट या डेक को एक्सपोर्ट करें

डैशबोर्ड को चार्ट, लिखित सारांश, या समीक्षा बैठक के लिए स्लाइड्स के रूप में एक्सपोर्ट करें। Professional, Business, और Fancy शैलियाँ PowerPoint या Notion में एक्सपोर्ट होती हैं। data visualization tool पेज उसी अपलोड से उपलब्ध चार्ट प्रकारों की जानकारी देता है।

सामान्य गलतियाँ

तय करने से पहले बनाना। बनाते समय टाइल्स चुनने से यह तय हो जाता है कि आप केवल उसी चीज़ को रखेंगे जिसकी गणना करना आसान था।

अलग-अलग समय अवधियों (time grains) को मिलाना। एक टाइल पर महीने-दर-तारीख (month-to-date) दिखाना और उसके बगल में दूसरी टाइल पर पिछले बारह महीनों (trailing twelve months) का डेटा दिखाना तुलना को अर्थहीन बना देता है। हर टाइल पर अवधि स्पष्ट रूप से लिखें।

बिना इतिहास के लक्ष्य। पिछले महीने के 48% के बिना, 70% के लक्ष्य के मुकाबले 62% पर मौजूद टाइल आपको कुछ नहीं बताती। पहले दिशा (direction) देखें, फिर लक्ष्य (target)।

डैशबोर्ड का कोई ओनर न होना। छह महीने बाद भी पूरा डैशबोर्ड सही रहे, इसके लिए किसी को ज़िम्मेदार होना होगा। इसके बिना, डेटा की सटीकता धीरे-धीरे खत्म हो जाती है।

टूल को चार्ट चुनने देना। एक डिफ़ॉल्ट चार्ट प्रकार टूल की सुविधा का जवाब देता है, पाठक के सवाल का नहीं। चार्ट के प्रकार को सोच-समझकर चुनें।

इसे पूरी तरह से तैयार मान लेना। हर तिमाही में टाइल्स की सूची की समीक्षा करें। किसी विशेष अभियान के दौरान जो मैट्रिक्स महत्वपूर्ण थे, वे अक्सर बाद में महत्वहीन हो जाते हैं, और कोई उन्हें हटाता नहीं है।

संक्षेप में

एक KPI डैशबोर्ड पहले चयन की समस्या है और बाद में लेआउट की। हर टाइल को एक ओनर और एक तुलनात्मक आधार दें, अनुपातों के बगल में उनके हर (denominators) दिखाएं, और ऐसी किसी भी चीज़ को हटा दें जिस पर कोई कार्रवाई नहीं करेगा। पांच से नौ टाइल्स, सबसे महत्वपूर्ण टाइल ऊपर बाईं ओर, और आखिरी बार अपडेट होने का समय स्पष्ट रूप से दिखाई देना चाहिए।

यदि सोर्स स्प्रेडशीट को काम शुरू करने से पहले साफ करने की आवश्यकता है, तो दोनों काम एक साथ करना अधिक तेज़ होता है। Powerdrill Bloom को मुफ्त में आज़माएं — फ़ाइल अपलोड करें, अपनी पसंद की टाइल्स के नाम बताएं, और परिणाम को डेक के रूप में एक्सपोर्ट करें। यह भी देखें: CSV से एक इंटरैक्टिव सेल्स डैशबोर्ड कैसे बनाएं और डेटा डैशबोर्ड क्या है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

एक डैशबोर्ड में कितने KPIs होने चाहिए?

एक वर्किंग टीम डैशबोर्ड के लिए पांच से नौ, और एक एग्जीक्यूटिव डैशबोर्ड के लिए पांच के करीब। लोग कुछ ही सेकंड में स्कैन करते हैं, इसलिए ध्यान अलग-अलग टाइल्स पर बंट जाता है। यदि आपको अधिक जानकारी की आवश्यकता है, तो पंक्तियाँ जोड़ने के बजाय दर्शकों (audience) के आधार पर इसे विभाजित करें।

एक अच्छा KPI क्या होता है?

इसका एक तय ओनर होता है, एक तुलनात्मक अवधि होती है, अनुपात होने पर एक स्पष्ट हर (denominator) होता है, और इससे जुड़ा एक निर्णय होता है। यदि संख्या बदलने पर कुछ भी नहीं बदलता है, तो यह ट्रैक करने योग्य मीट्रिक तो है लेकिन टाइल में रखने लायक नहीं है।

क्या मैं Excel से KPI डैशबोर्ड बना सकता हूँ?

हाँ। सबसे पहले तारीखों को साफ करें, कैटेगरी लेबल्स को एक समान करें, और किसी भी समरी पंक्ति को हटा दें, फिर एग्रीगेट करें और चार्ट बनाएं। बार-बार आने वाली लागत हर महीने इसे दोबारा बनाने की होती है, और एक बार टाइल्स की सूची तय हो जाने के बाद इस हिस्से को ऑटोमेट करना ही सबसे सही होता है।

डैशबोर्ड और रिपोर्ट में क्या अंतर है?

एक डैशबोर्ड लगातार पूछे जाने वाले सवालों के एक निश्चित सेट का जवाब देता है, और इसे कुछ ही सेकंड में पढ़ा जा सकता है। एक रिपोर्ट किसी एक समय पर किसी एक सवाल का जवाब देती है, जिसमें उसके पीछे के कारण भी शामिल होते हैं। अधिकांश टीमों को दोनों की आवश्यकता होती है, और इनमें भ्रमित होने से ऐसा डैशबोर्ड बनता है जिसे कोई नहीं पढ़ता।

एक KPI डैशबोर्ड कितनी बार अपडेट होना चाहिए?

रिफ्रेश को निर्णय लेने के चक्र (decision cycle) के अनुसार तय करें, न कि इस आधार पर कि तकनीकी रूप से क्या संभव है। मासिक रूप से समीक्षा किए जाने वाले मीट्रिक को हर घंटे अपडेट करने से कोई लाभ नहीं होता है, और धीमी गति से बदलने वाली संख्याओं को बार-बार रिफ्रेश करने से केवल भ्रम पैदा होता है।