Wie Sie eine Break-Even-Analyse in Excel erstellen: Vollständige Anleitung

Eine Break-even-Analyse ermittelt das Umsatzniveau, bei dem der Gesamtumsatz den Gesamtkosten entspricht, sodass das Unternehmen weder Gewinn noch Verlust macht. Um eine solche Analyse in Excel zu erstellen, tragen Sie Ihre Fixkosten, den Preis pro Einheit und die variablen Kosten pro Einheit ein. Teilen Sie die Fixkosten durch die Differenz zwischen Preis und variablen Kosten und stellen Sie dann den Umsatz den Gesamtkosten in einem Diagramm gegenüber.

Dieser Leitfaden behandelt die Formeln, die benötigten Eingabewerte, drei Excel-Schritte und ein praktisches Beispiel. Er zeigt auch, wie Sie die Zielwertsuche und Datentabellen nutzen, um zu testen, was sich ändert, wenn sich Preise oder Kosten verschieben.

Was eine Break-even-Analyse ist

Die US Small Business Administration definiert den Break-even-Point als „den Punkt, an dem Gesamtkosten und Gesamtumsatz gleich sind“. Unterhalb dieses Punktes reicht jeder Verkauf noch nicht aus, um die Kosten des Unternehmens zu decken. Darüber trägt jeder Verkauf zum Gewinn bei.

Die SBA führt eine Break-even-Analyse neben der Gewinnschätzung und der Kreditsicherung als einen der Gründe für die Berechnung von Gründungskosten auf. Kreditgeber und Investoren verlangen häufig danach, weil sie zeigt, wie viel das Unternehmen verkaufen muss, bevor es aufhört, Geld zu verlieren.

Eine Break-even-Analyse beantwortet drei praktische Fragen: Wie viele Einheiten müssen wir verkaufen? Welchem Umsatz entspricht das? Und wie empfindlich reagiert das Ergebnis auf Preis- und Kostenänderungen?

Sie eignet sich auch als Schnelltest für eine neue Idee. Bevor Sie sich für ein neues Produkt oder einen neuen Standort entscheiden, schätzen Sie die drei Eingabewerte. Fragen Sie sich dann, ob das erforderliche Volumen für den von Ihnen bedienten Markt realistisch ist.

Die Break-even-Formeln

Die SBA nennt zwei Versionen der Break-even-Formel.

In Einheiten:

Break-even-Point (Einheiten) = Fixkosten / (Verkaufspreis pro Einheit - variable Kosten pro Einheit)

In Umsatz-Dollar:

Break-even-Point (Umsatz-Dollar) = Fixkosten / Deckungsbeitrag

Die SBA erklärt den zweiten Begriff als „die Differenz zwischen dem Preis eines Produkts und den Kosten für die Herstellung dieses Produkts“. Für die Umsatz-Dollar-Formel berechnet sie diese Marge als Verhältnis: Preis minus variable Kosten, geteilt durch den Preis.

Diese Unterscheidung ist in einer Tabellenkalkulation wichtig. Der Deckungsbeitrag pro Einheit ist ein Dollarbetrag, beispielsweise $3 bei einem $5-Produkt. Die Deckungsbeitragsquote ist ein Prozentsatz, beispielsweise 60%. Verwenden Sie den Dollarbetrag für die Einheitenformel und die Quote für die Umsatz-Dollar-Formel.

Die SBA setzt zudem eine Grenze: „Diese Break-even-Analyse basiert auf der Grundlage eines einzelnen Produkts oder einer einzelnen Dienstleistung.“ Ein späterer Abschnitt befasst sich damit, was bei mehr als einem Produkt zu tun ist.

Was Sie vor dem Start benötigen

Drei Eingabewerte bestimmen jede Break-even-Analyse. Die Kosten richtig aufzuteilen ist wichtiger als die Arbeit in Excel.

Eingabewert	Bedeutung	Beispiele
Fixkosten	Kosten, die unabhängig von der Verkaufsmenge gleich bleiben	Miete, Gehälter, Versicherungen, Software-Abonnements
Variable Kosten pro Einheit	Kosten, die mit jeder verkauften Einheit steigen	Materialien, Verpackung, Zahlungsgebühren, Versand
Preis pro Einheit	Was der Kunde für eine Einheit bezahlt	Listenpreis oder durchschnittlicher Verkaufspreis nach Rabatten

Verwenden Sie für jeden Eingabewert denselben Zeitraum. Wenn die Miete monatlich anfällt, ist das Ergebnis ein monatlicher Break-even-Point. Die Mischung aus einem Jahresgehalt und einer Monatsmiete führt zu einer Zahl, die keinerlei Aussagekraft hat.

Die variablen Kosten pro Einheit sind der Eingabewert, der am häufigsten geschätzt wird. Schätzen Sie ihn stattdessen anhand historischer Daten. Nehmen Sie die gesamten variablen Kosten des letzten Quartals und teilen Sie diese durch die im selben Quartal verkauften Einheiten. Wenn das Ergebnis von Quartal zu Quartal stark schwankt, verwenden Sie den Durchschnitt mehrerer Zeiträume.

Einige Kosten sind Mischkosten. Ein Telefontarif mit einer Grundgebühr und Nutzungsgebühren hat einen festen und einen variablen Teil. Teilen Sie diese auf, anstatt zu raten, in welche Kategorie sie gehören.

Wie man eine Break-even-Analyse in Excel erstellt

Die folgenden drei Schritte erstellen ein funktionierendes Break-even-Modell und -Diagramm. Sie verwenden Standardformeln, die auch in Google Sheets funktionieren.

Schritt 1: Eingabewerte einrichten

Öffnen Sie ein leeres Tabellenblatt und beschriften Sie die Zellen A1 bis A3 mit Fixkosten, Preis pro Einheit und Variable Kosten pro Einheit. Tragen Sie die Werte in B1 bis B3 ein.

Halten Sie Eingabewerte in eigenen Zellen und tippen Sie sie niemals direkt in Formeln ein. Auf diese Weise wird jede spätere Berechnung aktualisiert, wenn sich ein Eingabewert ändert, und Sie können Szenarien durch Bearbeiten einer einzigen Zelle testen.

Formatieren Sie die Eingabezellen mit einer hellen Füllfarbe. Das signalisiert jedem, der die Datei öffnet, welche Zahlen geändert werden dürfen.

Schritt 2: Break-even-Point berechnen

Fügen Sie die Berechnungen in den Zeilen 5 bis 8 hinzu.

• Schreiben Sie in A5 Deckungsbeitrag pro Einheit und tragen Sie in B5 =B2-B3 ein.
• Schreiben Sie in A6 Break-even-Einheiten und tragen Sie in B6 =AUFRUNDEN(B1/B5;0) ein.
• Schreiben Sie in A7 Deckungsbeitragsquote und tragen Sie in B7 =B5/B2 ein.
• Schreiben Sie in A8 Break-even-Umsatz und tragen Sie in B8 =B1/B7 ein.

AUFRUNDEN ist in B6 wichtig. Sie können keine Bruchteile einer Einheit verkaufen, und ein Abrunden würde dazu führen, dass Sie den Break-even-Point knapp verfehlen.

Überprüfen Sie, ob B8 ungefähr B6 multipliziert mit dem Preis entspricht. Wenn dies nicht der Fall ist, befindet sich einer der Eingabewerte in der falschen Zelle.

Schritt 3: Break-even-Diagramm erstellen

Erstellen Sie unter den Berechnungen eine kleine Tabelle. Listen Sie in Spalte D die Stückzahlen ab 0 in gleichmäßigen Schritten auf, z. B. 0, 500 und 1.000. Gehen Sie dabei über Ihren Break-even-Point hinaus. Berechnen Sie in Spalte E den Umsatz mit =D11*$B$2. Berechnen Sie in Spalte F die Gesamtkosten mit =$B$1+D11*$B$3.

Wählen Sie die Spalten D bis F aus und fügen Sie ein Diagramm ein. Ein Punktdiagramm mit geraden Linien eignet sich am besten, da es die Spalte mit den Einheiten als echte numerische Achse behandelt.

Die Umsatzlinie beginnt bei Null und steigt steil an. Die Gesamtkostenlinie beginnt auf der Höhe der Fixkosten und steigt langsamer an. Wo sie sich kreuzen, liegt der Break-even-Point. Fügen Sie dort eine Datenbeschriftung hinzu, damit die Leser den Wert nicht schätzen müssen. Schattieren Sie den Bereich rechts vom Schnittpunkt in einer hellen Farbe, um die Gewinnzone darzustellen.

Ein praktisches Beispiel

Ein Kaffeewagen hat Fixkosten von $6,000 pro Monat. Er verkauft Kaffee für $5.00 pro Tasse, und jede Tasse kostet $2.00 für Bohnen, Milch, Becher und Kartengebühren.

Berechnung	Ergebnis
Deckungsbeitrag pro Einheit	$5.00 - $2.00 = $3.00
Break-even-Einheiten	$6,000 / $3.00 = 2,000 Tassen
Deckungsbeitragsquote	$3.00 / $5.00 = 60%
Break-even-Umsatz	$6,000 / 0,60 = $10,000

Der Wagen muss 2,000 Tassen pro Monat verkaufen oder einen Umsatz von $10,000 erzielen, um seine Kosten zu decken. Jede weitere Tasse bringt einen Gewinn von $3.00.

Ein Zielgewinn folgt derselben Logik. Um $3,000 pro Monat zu verdienen, addieren Sie diesen Betrag zu den Fixkosten: $9,000 geteilt durch $3.00 ergibt 3,000 Tassen.

Die Sicherheitsmarge zeigt, wie viel Spielraum vorhanden ist. Wenn der Wagen den Verkauf von 2,600 Tassen erwartet, kann er 600 Tassen unter dem Ziel bleiben, bevor er Verlust macht. Das entspricht etwa 23% des erwarteten Umsatzes.

Verwendung der Zielwertsuche zur Ermittlung des Break-even-Preises

Manchmal stellt sich die Frage umgekehrt. Sie kennen Ihre Absatzmenge und möchten wissen, welcher Preis zum Break-even führt.

Die Support-Seite von Microsoft beschreibt diesen Anwendungsfall ganz einfach. Sie kennen das gewünschte Ergebnis einer Formel, aber nicht den Eingabewert, der es erzeugt. Die Zielwertsuche findet diesen Eingabewert, indem sie eine Zelle anpasst.

Fügen Sie eine Gewinnzelle hinzu, z. B. B9, mit =B2*C1-B1-B3*C1, wobei C1 Ihre erwartete Absatzmenge enthält. Folgen Sie dann den Schritten von Microsoft. Wählen Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Prognose die Option Was-wäre-wenn-Analyse und dann Zielwertsuche. Setzen Sie die Zelle B9 auf den Wert 0, indem Sie die Zelle B2 ändern.

Excel passt den Preis an, bis der Gewinn genau Null beträgt. Bei 1,500 Tassen pro Monat müsste der Kaffeewagen einen Preis von $6.00 verlangen, um die Gewinnschwelle zu erreichen.

Microsoft weist auf eine Einschränkung hin: „Die Zielwertsuche funktioniert nur mit einem variablen Eingabewert.“ Um mehrere Eingabewerte gleichzeitig zu ermitteln, wird auf das Solver-Add-In verwiesen.

Sensitivität: Was passiert, wenn sich Preise oder Kosten ändern?

Eine einzelne Break-even-Zahl verschleiert, wie anfällig sie sein kann. Eine Sensitivitätstabelle zeigt das Ergebnis über eine Reihe von Eingabewerte hinweg.

Am Beispiel des Kaffeewagens verschiebt eine kleine Änderung des Preises oder der Kosten den Break-even-Point spürbar:

Szenario	Deckungsbeitrag	Break-even-Einheiten
Basisszenario: $5.00 Preis, $2.00 Kosten	$3.00	2,000
Preis steigt auf $5.50	$3.50	1,715
Variable Kosten steigen auf $2.50	$2.50	2,400
Fixkosten steigen auf $7,500	$3.00	2,500

Die Datentabellen-Funktion von Excel unter Was-wäre-wenn-Analyse kann ein solches Raster automatisch erstellen. Tragen Sie eine Reihe von Preisen in eine Spalte und eine Reihe von variablen Kosten in eine Zeile ein. Verweisen Sie dann mit der Tabelle auf die Zelle mit den Break-even-Einheiten.

Vergleichen Sie Änderungen gleicher Größenordnung, um zu sehen, welcher Eingabewert am wichtigsten ist. In diesem Beispiel erhöht eine Änderung von 50 Cent die Break-even-Menge um 400 Tassen, wenn sie die variablen Kosten betrifft, verringert sie jedoch nur um 285, wenn sie auf den Preis aufgeschlagen wird. Aus diesem Grund sind variable Kosten oft die ersten Kosten, über die es sich zu verhandeln lohnt.

Break-even-Analyse für mehr als ein Produkt

Die Formel der SBA geht von einem einzelnen Produkt aus. Die meisten Unternehmen verkaufen jedoch mehrere Produkte, jedes mit einer eigenen Marge.

Der übliche Ansatz ist ein gewichteter durchschnittlicher Deckungsbeitrag. Schätzen Sie den Anteil am Umsatz, den jedes Produkt beiträgt, multiplizieren Sie die Marge jedes Produkts mit seinem Anteil und addieren Sie die Ergebnisse. Teilen Sie die Fixkosten durch diesen gewichteten Wert, um die Break-even-Einheiten für den gesamten Produktmix zu erhalten.

Hier ist ein kurzes Beispiel. Produkt A hat eine Marge von $3 und macht 60% der Einheiten aus. Produkt B hat eine Marge von $5 und macht 40% aus. Der gewichtete Deckungsbeitrag beträgt $3 mal 0,6 plus $5 mal 0,4, also $3,80. Bei Fixkosten von $7,600 liegt der Break-even-Point bei 2,000 Einheiten: 1,200 von A und 800 von B.

Die SBA weist darauf hin, dass Sie die Berechnung auch für jedes Produkt einzeln durchführen sollten, wenn die Umsätze von Monat zu Monat schwanken. Sie fügt eine Warnung hinzu, die man im Hinterkopf behalten sollte: Der Break-even-Point ist ein Schätzwert für die Planung und die Prüfung der Tragfähigkeit durch Kreditgeber und soll eine detaillierte Buchhaltung nicht ersetzen.

Wenn sich der Produktmix ändert, verschiebt sich auch der Break-even-Point. Eine Verschiebung hin zu Produkten mit geringer Marge erhöht die Gewinnschwelle, selbst wenn der Gesamtumsatz stabil bleibt.

Wie man eine Break-even-Analyse präsentiert

Die meisten Leser benötigen drei Zahlen und ein Diagramm. Beginnen Sie mit den Break-even-Einheiten, dem Break-even-Umsatz und der Sicherheitsmarge. Platzieren Sie das Diagramm direkt darunter und beschriften Sie den Schnittpunkt.

Zeigen Sie dann die Sensitivitätstabelle. Sie beantwortet die Frage, die sich jeder Kreditgeber und Manager als Nächstes stellt: Was passiert, wenn die Kosten steigen oder die Umsätze hinter den Erwartungen zurückbleiben?

Halten Sie die Eingabewerte sichtbar. Eine kurze Liste der Fixkosten, des Preises und der variablen Kosten pro Einheit ermöglicht es dem Leser, Ihre Logik in einer Minute zu überprüfen. Die SBA weist darauf hin, dass der Break-even-Point eine wichtige Berechnung in einem Businessplan ist, stellen Sie sich also darauf ein, dass er genau geprüft wird.

Häufige Fehler

• Mischung von Zeiträumen. Eine Monatsmiete zusammen mit einem Jahresgehalt führt zu einem bedeutungslosen Ergebnis. Rechnen Sie alles auf einen einzigen Zeitraum um.
• Verwendung des Listenpreises, wenn Kunden weniger bezahlen. Wenn Rabatte üblich sind, verwenden Sie den tatsächlich erzielten Durchschnittspreis.
• Vergessen kleiner variabler Kosten. Kartengebühren, Verpackung und Versand summieren sich pro Einheit und verändern das Ergebnis.
• Ignorieren von Kapazitäten. Die Fixkosten steigen oft ab bestimmten Mengen sprunghaft an, beispielsweise wenn eine zweite Schicht oder größere Räumlichkeiten benötigt werden. Berechnen Sie die Werte für jede Stufe neu.
• Abrunden. Ein Ergebnis mit Nachkommastellen bedeutet, dass Sie die nächste ganze Einheit benötigen, nicht die vorherige.

Schneller ans Ziel mit KI

Die Tabellenkalkulationsmethode funktioniert gut, sobald die Kostenaufteilung klar ist. Der zeitaufwendige Teil ist meist der Weg dorthin, da die Kosten in einem Hauptbuchexport oder einem Stapel von Rechnungen liegen.

Ein KI-Arbeitsbereich kann diese Sortierung übernehmen. Laden Sie den Kostenexport in Powerdrill Bloom hoch und bitten Sie das Tool, jede Zeile als fix oder variabel zu klassifizieren und anschließend die Break-even-Einheiten und den Umsatz zu berechnen. Fordern Sie im selben Prompt auch die Sensitivitätstabelle und das Diagramm an.

Überprüfen Sie die Klassifizierung, bevor Sie dem Ergebnis vertrauen. Mischkosten, wie z. B. Nebenkosten, erfordern oft eine Ermessensentscheidung, die nur Sie selbst treffen können.

Für den größeren Planungsrahmen decken die Seiten Sensitivitätsanalyse-Generator und KI-Finanzmodellierung verwandte Modelle ab. Unser Leitfaden für einen Soll-Ist-Vergleichsbericht zeigt Ihnen, wie Sie verfolgen können, ob die tatsächlichen Ergebnisse über oder unter dem Plan liegen. Wenn es eher um das Timing als um Gesamtsummen geht, zeigt ein Cashflow-Bericht, wann das Geld tatsächlich eingeht.

Wenn Sie einen Kostenexport bereitliegen haben, können Sie Powerdrill Bloom ausprobieren und das Break-even-Ergebnis mit Ihrer eigenen Excel-Tabelle vergleichen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Break-even-Analyse?

Eine Break-even-Analyse berechnet das Umsatzniveau, bei dem der Gesamtumsatz den Gesamtkosten entspricht. An diesem Punkt macht ein Unternehmen weder Gewinn noch Verlust. Sie wird häufig in Businessplänen und Kreditanträgen verwendet.

Wie berechnet man den Break-even-Point in Einheiten?

Teilen Sie die Fixkosten durch den Deckungsbeitrag pro Einheit, der sich aus dem Verkaufspreis minus den variablen Kosten pro Einheit ergibt. Bei Fixkosten von $6,000 und einer Marge von $3 pro Einheit liegt der Break-even-Point bei 2,000 Einheiten.

Wie führt man eine Break-even-Analyse in Excel durch?

Tragen Sie Fixkosten, Preis und variable Kosten in separate Zellen ein. Berechnen Sie die Marge als Preis minus variable Kosten und teilen Sie die Fixkosten durch diesen Wert. Stellen Sie Umsatz und Gesamtkosten im Verhältnis zu den Einheiten in einem Diagramm dar und lesen Sie den Schnittpunkt ab.

Was ist der Unterschied zwischen Deckungsbeitrag und Deckungsbeitragsquote?

Der Deckungsbeitrag pro Einheit ist ein Dollarbetrag: Preis minus variable Kosten. Die Quote ist dieser Betrag geteilt durch den Preis, dargestellt als Prozentsatz. Verwenden Sie den Dollarbetrag für die Break-even-Einheiten und die Quote für den Break-even-Umsatz.

Warum ist eine Break-even-Analyse wichtig?

Sie zeigt, wie viel ein Unternehmen verkaufen muss, bevor es aufhört, Geld zu verlieren. Sie zeigt auch, welcher Eingabewert – wie Preis, variable Kosten oder Miete – diesen Schwellenwert am stärksten verschiebt. Die SBA führt sie unter den Gründen für die Berechnung von Gründungskosten auf.

Quellen: US Small Business Administration, Calculate your startup costs · Microsoft Support, Use Goal Seek. Das praktische Beispiel verwendet illustrative Zahlen.